會展實務(wù)第六講

第六講展會現(xiàn)場服務(wù)和管理管理2/2/20231展品運輸服務(wù)與管理一、展品運輸代理服務(wù)與管理的工作內(nèi)容1、展覽運輸包含的內(nèi)容展品，展架，展具，布展用品，道具，維修工具，宣傳資料，招待用品2、展覽運輸?shù)姆绞竭\輸代理2/2/20232二、國內(nèi)運輸代理工作環(huán)節(jié)：展品集中與裝車——長途運輸——接運和交接——掏箱和開箱1、展品集中和裝車2、長途運輸3、接運和交接4、掏箱和開箱2/2/20233三、國際運輸代理1、運輸方式①路線分三段：第一段，參展商所在地將展品及展具路運到參展商所在國的港口；第二段，從參展商所在國的港口運到展會所在國的港口；第三段，從展會所在國的港口運到展會所在地②運輸方式：水運（海運，內(nèi)陸水運）、空運、陸運（火車、汽車）、郵遞、快遞、自帶2/2/202342、有關(guān)文件明確告知參展商提供各種文件的具體時間①展覽文件展品及相關(guān)物品清單，展品安排指示書，需送海關(guān)審查的特殊物品樣本和清單，發(fā)票②運輸單證裝運委托書，裝箱單，集裝箱配裝明細(xì)表、提單、運費結(jié)算單，委托回運通知書（需回運）③海關(guān)單證報關(guān)函，清冊，進口許可證，發(fā)票④保險單證展品和道具險，第三責(zé)任險，展出人員險，一切險（運輸）2/2/202353、報關(guān)進口報關(guān)，出口報關(guān)①進口報關(guān)的方式◆ATA單證冊方式只在ATA公約成員國之間使用，展會結(jié)束后貨物必須回運；能縮短報關(guān)時間，簡化手續(xù)，節(jié)約成本◆保稅方式經(jīng)海關(guān)批準(zhǔn)，暫不征稅。海關(guān)在展會現(xiàn)場設(shè)立臨時監(jiān)管區(qū)，進行監(jiān)督檢查展品不能帶出保稅現(xiàn)場2/2/20236◆再出口方式預(yù)先交納和關(guān)稅相同的保證金，展會結(jié)束貨物再出口后，取回保證金貨物不能隨意出售或處理◆進口方式按進口商品處理，交納關(guān)稅這種方式，參展商可以隨意處理展品2/2/20237②進口報關(guān)程序進口展品備案——進口展品申報、查驗——展品轉(zhuǎn)關(guān)——進口展品復(fù)運出境、處置——核銷2/2/20238四、展品運輸管理1、選擇運輸代理商①對運輸代理商實行準(zhǔn)入制度②可以只指定一家運輸代理商，也可以指定多個代理商2、做好時間安排①展會主辦單位根據(jù)布展和開幕日期，安排好運輸時間，并向運輸代理和參展商公布。運輸時間要提早安排（交箱日期、辦理手續(xù)日期、發(fā)運日期、抵達(dá)目的地日期、到達(dá)會展場館日期、回運日期等）②注意協(xié)調(diào)，讓展品按預(yù)定時間到達(dá)，不宜過早，更不能過晚3、運輸線路和運輸方式督促運輸代理安排最佳的運輸線路和運輸方式，確保運輸代理提供最好的服務(wù)2/2/202394、包裝要求①辦展單位要和運輸單位一起規(guī)定好運輸包裝的要求，以便搬運和裝卸②運輸包裝要按規(guī)定標(biāo)識、標(biāo)注，標(biāo)注的內(nèi)容包括：運輸標(biāo)志、箱號、尺寸或體積、重量、展會名稱、展館號、座位號、收貨人名稱和地址5、費用問題運費：參展企業(yè)所在地路運費及雜費，發(fā)運地倉儲費，港口、機場、車站費，運輸費及雜費，裝卸費，至展館運費，掏箱費6、保險督促運輸代理體現(xiàn)參展商注意投報有關(guān)險種。一切險7、對運輸代理的現(xiàn)場管理實行“運輸車輛準(zhǔn)入證”管理，規(guī)定好運輸車輛進出展會現(xiàn)場的時間、路線2/2/202310會展運輸注意事項①全部或部分展品未及時運到②展品因包裝不好而破損③缺少單證④包裝箱出現(xiàn)問題⑤運輸方式導(dǎo)致的問題⑥巡回展的運輸2/2/202311布展和撤展管理一、布展期間的主要工作1、對與服務(wù)商等有關(guān)的工作的協(xié)調(diào)和管理對展會現(xiàn)場進行規(guī)劃，對參展商、搭建商進行協(xié)調(diào)工作，為展會的開幕做好籌備工作。主要工作內(nèi)容：布展前：到管理部門辦理有關(guān)手續(xù)；與各服務(wù)商協(xié)調(diào)和溝通；爭取其他部門支持布展期間：展位畫線；地毯鋪設(shè)；參展商的接待；展位搭建協(xié)調(diào)；展位楣板的制作、安裝、核對；海關(guān)現(xiàn)場辦公；現(xiàn)場安全保衛(wèi)；現(xiàn)場施工管理和驗收；消防和安全檢查；現(xiàn)場清潔和布置垃圾的處理2/2/2023122、展會整體現(xiàn)場布置①開幕式布置◆布置好展會的背板、門樓或展會橫幅◆布置好現(xiàn)場空飄氣球或其他廣告牌◆布置好表演場地②序幕大廳布置◆展館、展區(qū)和展位分布平面圖◆各服務(wù)網(wǎng)點分布圖◆各參展企業(yè)及其展位號一覽表◆展會簡介牌◆展會參觀路線指示牌◆展會宣傳推廣報道牌◆相關(guān)活動告示2/2/202313③提示牌設(shè)置顯眼地方布置◆各展館（展區(qū)）展覽內(nèi)容提示牌◆參觀線路指示牌◆本區(qū)服務(wù)網(wǎng)點提示牌◆至其他展館（展區(qū)）的路線提示牌◆本展區(qū)及其展位號一覽表④嘉賓休息室布置◆咖啡、茶水、小點心◆展會介紹資料◆服務(wù)人員⑤各服務(wù)點布置設(shè)置網(wǎng)點集中處理參展商展具租賃、用水用電的額外申請、翻譯、通訊、信息咨詢等2/2/202314二、撤展期間的主要工作工作項目：1、參展商租用展具的退還2、展品的處理3、展位拆除4、展品出館管理5、展場的清潔6、撤展安全保衛(wèi)【知識鏈接4-2】2/2/202315三、對展位搭建商的基本要求展位搭建商的職責(zé)：①為展會提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建②水、電、氣等動力設(shè)備的預(yù)訂及安裝③展具租賃④為主辦方提供大會整體布置（拱門、指示牌）⑤為提出特殊要求參展商提供如標(biāo)攤變形、緊急加裝、施展等服務(wù)⑥對展位的安全維護2/2/202316四、指定展位搭建商的基本方法1、對搭建商的考查考查內(nèi)容：①技術(shù)的全面性②搭建商的經(jīng)念③搭建商的報價④對展覽場地及設(shè)施的熟悉程度⑤展位維護服務(wù)2/2/2023172、選擇搭建商的方法①公開招標(biāo)②選擇招標(biāo)③兩階段招標(biāo)2/2/202318專業(yè)觀眾服務(wù)與管理一、專業(yè)觀眾登記與入場1、設(shè)置觀眾登記柜臺①在展館的序幕大廳或觀眾進館大廳設(shè)置②可對專業(yè)觀眾柜臺和通道分類管理?？煞譃椤俺钟醒埡^眾登記柜臺”和“無邀請函觀眾登記柜臺”分類管理的好處①減少觀眾登記現(xiàn)場工作量，提高登記效率②觀眾不必長時間排隊等候登記領(lǐng)證③展會錄入觀眾資料更容易、更準(zhǔn)確，方便客戶關(guān)系管理2/2/2023192、填寫登記表①沒有邀請函也沒有在網(wǎng)上登記申請的專業(yè)觀眾，現(xiàn)場填寫登記表②有邀請函或者網(wǎng)上登記過的專業(yè)觀眾，現(xiàn)場讀取客戶編號即可觀眾登記時的注意事項：◆專人負(fù)責(zé)，保持秩序井然◆提交資料盡量完整準(zhǔn)確◆現(xiàn)場錄入主要信息，其他信息展后錄入◆提交資料妥善保存，以備核?！衄F(xiàn)場工作人員要好，行動要迅速，對展會有較深了解【案例分析4-2】2/2/2023203、辦理證件4、檢查證件或門票在入口處，對證件上的條形碼（或磁卡）掃描5、領(lǐng)取參觀指南參觀指南內(nèi)容p1106、免費贈送或出售會刊①免費贈送對象：與本展會主題相關(guān)的行業(yè)協(xié)會、商會、外國駐華機構(gòu)及所有參展商，部分專業(yè)觀眾②出售對象：專業(yè)觀眾（定價50-70元人民幣）7、參觀引導(dǎo)①設(shè)立指示牌②重要客商，安排陪同人員2/2/202321二、對專業(yè)觀眾的服務(wù)1、現(xiàn)場咨詢設(shè)立單獨的觀眾接待臺，提供咨詢、處理投訴服務(wù)2、貿(mào)易配對服務(wù)包含的內(nèi)容：①觀眾進行在線登錄時，選擇感興趣的展品類別，展會組織者將根據(jù)他們的興趣提供相應(yīng)的參展商名單和產(chǎn)品信息②專業(yè)觀眾在展覽會網(wǎng)站上瀏覽參展商名單，尋找他們感興趣的參展商和產(chǎn)品③觀眾隨即可約定與公司某一參展代表的現(xiàn)場會談3、餐飲、休息和娛樂活動在展會現(xiàn)場設(shè)置一定的餐飲服務(wù)柜臺，設(shè)置專門的休閑、娛樂場地【案例分析4-3】2/2/202322開展中的服務(wù)與管理一、參展商行為管理依據(jù)《參展合同》《參展手冊》，對其違規(guī)行為及時糾正。常見的違規(guī)行為：1、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)租（賣）展位2、從事現(xiàn)場物品買賣活動3、提前撤展4、促銷活動影響其他參展商2/2/202323二、安全管理1、消防安全（的要求）p113【知識鏈接4-3】2、人身安全①要求參展商為參展人員購買“第三責(zé)任險”、“展出人員險”②要求展位搭建商購買相關(guān)險種3、展品安全①現(xiàn)場安排專門的保安人員場內(nèi)巡邏，協(xié)助參展商保護展品安全②提醒參展商購買有關(guān)險種4、公共安全①專門的保安人員24小時巡邏②制定危機處理的流程及有關(guān)應(yīng)急預(yù)案2/2/202324三、新聞管理1、新聞中心的布置①現(xiàn)場設(shè)置新聞中心②新聞中心的配置：電腦、傳真機、寫字臺、紙筆、茶水、咖啡、小點心、展會資料2/2/2023252、新聞管理①安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)展會的官方信息發(fā)布，并接受采訪②給媒體記者發(fā)放“新聞袋”（開幕新聞稿、展會背景介紹、展會亮點、展會有關(guān)數(shù)據(jù)、相關(guān)活動安排、會刊、參觀指南、小禮品）③有意識地引導(dǎo)安排媒體記者對展會各個側(cè)面進行報道和深度采訪④及時收集整理相關(guān)報道，發(fā)現(xiàn)偏差，及時糾正2/2/202326四、證件管理與門票1、常見的證件①貴賓證；②參展商證；③籌（撤）展證；④專業(yè)觀眾證；⑤記者證；⑥工作人員證；⑦車輛通行證2、證件管理注意事項①版面設(shè)計與展會風(fēng)格一致②便于區(qū)別管理區(qū)別展會：展會標(biāo)志和色彩區(qū)別參與者身份：色彩③證件發(fā)放要規(guī)范，確保一人一證，人人有證，人證相符④明確制定管理規(guī)范。包括證件的申辦和審核程序，證件的種類和適用范圍，證件的使用規(guī)定，證件被盜用后的處置規(guī)定⑤采用信息技術(shù)管理。條形碼管理，指紋證件2/2/202327五、展區(qū)保潔服務(wù)①布展是產(chǎn)生的垃圾，由搭建商負(fù)責(zé)②開展期間產(chǎn)生的垃圾，通道及公共區(qū)域，由主辦方負(fù)責(zé)，展位的清潔由參展商負(fù)責(zé)③撤展時要求參展商及時撤離自己展位內(nèi)的搭建物和物品2/2/202328六、展會酒店服務(wù)1、主辦方自行安排①和賓館、酒店簽合作協(xié)議，作為展會接待酒店②選擇離場館近的，信譽好的酒店；提供高中低不同檔次的酒店以供選擇③通過“參展手冊”、“服務(wù)指南”將酒店基本情況告知參展商和專業(yè)觀眾2、指定旅行代理商①指定旅游公司為參展商和專業(yè)觀眾提供酒店、票務(wù)、旅游和訂車服務(wù)②指定的旅行代理商要在展會現(xiàn)場設(shè)立接待臺3、委托專業(yè)代理機構(gòu)優(yōu)惠的價格、專業(yè)的服務(wù)2/2/