會(huì)展實(shí)務(wù)第六講

第六講展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)和管理管理2/2/20231展品運(yùn)輸服務(wù)與管理一、展品運(yùn)輸代理服務(wù)與管理的工作內(nèi)容1、展覽運(yùn)輸包含的內(nèi)容展品，展架，展具，布展用品，道具，維修工具，宣傳資料，招待用品2、展覽運(yùn)輸?shù)姆绞竭\(yùn)輸代理2/2/20232二、國(guó)內(nèi)運(yùn)輸代理工作環(huán)節(jié)：展品集中與裝車——長(zhǎng)途運(yùn)輸——接運(yùn)和交接——掏箱和開箱1、展品集中和裝車2、長(zhǎng)途運(yùn)輸3、接運(yùn)和交接4、掏箱和開箱2/2/20233三、國(guó)際運(yùn)輸代理1、運(yùn)輸方式①路線分三段：第一段，參展商所在地將展品及展具路運(yùn)到參展商所在國(guó)的港口；第二段，從參展商所在國(guó)的港口運(yùn)到展會(huì)所在國(guó)的港口；第三段，從展會(huì)所在國(guó)的港口運(yùn)到展會(huì)所在地②運(yùn)輸方式：水運(yùn)（海運(yùn)，內(nèi)陸水運(yùn)）、空運(yùn)、陸運(yùn)（火車、汽車）、郵遞、快遞、自帶2/2/202342、有關(guān)文件明確告知參展商提供各種文件的具體時(shí)間①展覽文件展品及相關(guān)物品清單，展品安排指示書，需送海關(guān)審查的特殊物品樣本和清單，發(fā)票②運(yùn)輸單證裝運(yùn)委托書，裝箱單，集裝箱配裝明細(xì)表、提單、運(yùn)費(fèi)結(jié)算單，委托回運(yùn)通知書（需回運(yùn)）③海關(guān)單證報(bào)關(guān)函，清冊(cè)，進(jìn)口許可證，發(fā)票④保險(xiǎn)單證展品和道具險(xiǎn)，第三責(zé)任險(xiǎn)，展出人員險(xiǎn)，一切險(xiǎn)（運(yùn)輸）2/2/202353、報(bào)關(guān)進(jìn)口報(bào)關(guān)，出口報(bào)關(guān)①進(jìn)口報(bào)關(guān)的方式◆ATA單證冊(cè)方式只在ATA公約成員國(guó)之間使用，展會(huì)結(jié)束后貨物必須回運(yùn)；能縮短報(bào)關(guān)時(shí)間，簡(jiǎn)化手續(xù)，節(jié)約成本◆保稅方式經(jīng)海關(guān)批準(zhǔn)，暫不征稅。海關(guān)在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立臨時(shí)監(jiān)管區(qū)，進(jìn)行監(jiān)督檢查展品不能帶出保稅現(xiàn)場(chǎng)2/2/20236◆再出口方式預(yù)先交納和關(guān)稅相同的保證金，展會(huì)結(jié)束貨物再出口后，取回保證金貨物不能隨意出售或處理◆進(jìn)口方式按進(jìn)口商品處理，交納關(guān)稅這種方式，參展商可以隨意處理展品2/2/20237②進(jìn)口報(bào)關(guān)程序進(jìn)口展品備案——進(jìn)口展品申報(bào)、查驗(yàn)——展品轉(zhuǎn)關(guān)——進(jìn)口展品復(fù)運(yùn)出境、處置——核銷2/2/20238四、展品運(yùn)輸管理1、選擇運(yùn)輸代理商①對(duì)運(yùn)輸代理商實(shí)行準(zhǔn)入制度②可以只指定一家運(yùn)輸代理商，也可以指定多個(gè)代理商2、做好時(shí)間安排①展會(huì)主辦單位根據(jù)布展和開幕日期，安排好運(yùn)輸時(shí)間，并向運(yùn)輸代理和參展商公布。運(yùn)輸時(shí)間要提早安排（交箱日期、辦理手續(xù)日期、發(fā)運(yùn)日期、抵達(dá)目的地日期、到達(dá)會(huì)展場(chǎng)館日期、回運(yùn)日期等）②注意協(xié)調(diào)，讓展品按預(yù)定時(shí)間到達(dá)，不宜過早，更不能過晚3、運(yùn)輸線路和運(yùn)輸方式督促運(yùn)輸代理安排最佳的運(yùn)輸線路和運(yùn)輸方式，確保運(yùn)輸代理提供最好的服務(wù)2/2/202394、包裝要求①辦展單位要和運(yùn)輸單位一起規(guī)定好運(yùn)輸包裝的要求，以便搬運(yùn)和裝卸②運(yùn)輸包裝要按規(guī)定標(biāo)識(shí)、標(biāo)注，標(biāo)注的內(nèi)容包括：運(yùn)輸標(biāo)志、箱號(hào)、尺寸或體積、重量、展會(huì)名稱、展館號(hào)、座位號(hào)、收貨人名稱和地址5、費(fèi)用問題運(yùn)費(fèi)：參展企業(yè)所在地路運(yùn)費(fèi)及雜費(fèi)，發(fā)運(yùn)地倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)，港口、機(jī)場(chǎng)、車站費(fèi)，運(yùn)輸費(fèi)及雜費(fèi)，裝卸費(fèi)，至展館運(yùn)費(fèi)，掏箱費(fèi)6、保險(xiǎn)督促運(yùn)輸代理體現(xiàn)參展商注意投報(bào)有關(guān)險(xiǎn)種。一切險(xiǎn)7、對(duì)運(yùn)輸代理的現(xiàn)場(chǎng)管理實(shí)行“運(yùn)輸車輛準(zhǔn)入證”管理，規(guī)定好運(yùn)輸車輛進(jìn)出展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間、路線2/2/202310會(huì)展運(yùn)輸注意事項(xiàng)①全部或部分展品未及時(shí)運(yùn)到②展品因包裝不好而破損③缺少單證④包裝箱出現(xiàn)問題⑤運(yùn)輸方式導(dǎo)致的問題⑥巡回展的運(yùn)輸2/2/202311布展和撤展管理一、布展期間的主要工作1、對(duì)與服務(wù)商等有關(guān)的工作的協(xié)調(diào)和管理對(duì)展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行規(guī)劃，對(duì)參展商、搭建商進(jìn)行協(xié)調(diào)工作，為展會(huì)的開幕做好籌備工作。主要工作內(nèi)容：布展前：到管理部門辦理有關(guān)手續(xù)；與各服務(wù)商協(xié)調(diào)和溝通；爭(zhēng)取其他部門支持布展期間：展位畫線；地毯鋪設(shè)；參展商的接待；展位搭建協(xié)調(diào)；展位楣板的制作、安裝、核對(duì)；海關(guān)現(xiàn)場(chǎng)辦公；現(xiàn)場(chǎng)安全保衛(wèi)；現(xiàn)場(chǎng)施工管理和驗(yàn)收；消防和安全檢查；現(xiàn)場(chǎng)清潔和布置垃圾的處理2/2/2023122、展會(huì)整體現(xiàn)場(chǎng)布置①開幕式布置◆布置好展會(huì)的背板、門樓或展會(huì)橫幅◆布置好現(xiàn)場(chǎng)空飄氣球或其他廣告牌◆布置好表演場(chǎng)地②序幕大廳布置◆展館、展區(qū)和展位分布平面圖◆各服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)分布圖◆各參展企業(yè)及其展位號(hào)一覽表◆展會(huì)簡(jiǎn)介牌◆展會(huì)參觀路線指示牌◆展會(huì)宣傳推廣報(bào)道牌◆相關(guān)活動(dòng)告示2/2/202313③提示牌設(shè)置顯眼地方布置◆各展館（展區(qū)）展覽內(nèi)容提示牌◆參觀線路指示牌◆本區(qū)服務(wù)網(wǎng)點(diǎn)提示牌◆至其他展館（展區(qū)）的路線提示牌◆本展區(qū)及其展位號(hào)一覽表④嘉賓休息室布置◆咖啡、茶水、小點(diǎn)心◆展會(huì)介紹資料◆服務(wù)人員⑤各服務(wù)點(diǎn)布置設(shè)置網(wǎng)點(diǎn)集中處理參展商展具租賃、用水用電的額外申請(qǐng)、翻譯、通訊、信息咨詢等2/2/202314二、撤展期間的主要工作工作項(xiàng)目：1、參展商租用展具的退還2、展品的處理3、展位拆除4、展品出館管理5、展場(chǎng)的清潔6、撤展安全保衛(wèi)【知識(shí)鏈接4-2】2/2/202315三、對(duì)展位搭建商的基本要求展位搭建商的職責(zé)：①為展會(huì)提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建②水、電、氣等動(dòng)力設(shè)備的預(yù)訂及安裝③展具租賃④為主辦方提供大會(huì)整體布置（拱門、指示牌）⑤為提出特殊要求參展商提供如標(biāo)攤變形、緊急加裝、施展等服務(wù)⑥對(duì)展位的安全維護(hù)2/2/202316四、指定展位搭建商的基本方法1、對(duì)搭建商的考查考查內(nèi)容：①技術(shù)的全面性②搭建商的經(jīng)念③搭建商的報(bào)價(jià)④對(duì)展覽場(chǎng)地及設(shè)施的熟悉程度⑤展位維護(hù)服務(wù)2/2/2023172、選擇搭建商的方法①公開招標(biāo)②選擇招標(biāo)③兩階段招標(biāo)2/2/202318專業(yè)觀眾服務(wù)與管理一、專業(yè)觀眾登記與入場(chǎng)1、設(shè)置觀眾登記柜臺(tái)①在展館的序幕大廳或觀眾進(jìn)館大廳設(shè)置②可對(duì)專業(yè)觀眾柜臺(tái)和通道分類管理?？煞譃椤俺钟醒?qǐng)函觀眾登記柜臺(tái)”和“無邀請(qǐng)函觀眾登記柜臺(tái)”分類管理的好處①減少觀眾登記現(xiàn)場(chǎng)工作量，提高登記效率②觀眾不必長(zhǎng)時(shí)間排隊(duì)等候登記領(lǐng)證③展會(huì)錄入觀眾資料更容易、更準(zhǔn)確，方便客戶關(guān)系管理2/2/2023192、填寫登記表①?zèng)]有邀請(qǐng)函也沒有在網(wǎng)上登記申請(qǐng)的專業(yè)觀眾，現(xiàn)場(chǎng)填寫登記表②有邀請(qǐng)函或者網(wǎng)上登記過的專業(yè)觀眾，現(xiàn)場(chǎng)讀取客戶編號(hào)即可觀眾登記時(shí)的注意事項(xiàng)：◆專人負(fù)責(zé)，保持秩序井然◆提交資料盡量完整準(zhǔn)確◆現(xiàn)場(chǎng)錄入主要信息，其他信息展后錄入◆提交資料妥善保存，以備核?！衄F(xiàn)場(chǎng)工作人員要好，行動(dòng)要迅速，對(duì)展會(huì)有較深了解【案例分析4-2】2/2/2023203、辦理證件4、檢查證件或門票在入口處，對(duì)證件上的條形碼（或磁卡）掃描5、領(lǐng)取參觀指南參觀指南內(nèi)容p1106、免費(fèi)贈(zèng)送或出售會(huì)刊①免費(fèi)贈(zèng)送對(duì)象：與本展會(huì)主題相關(guān)的行業(yè)協(xié)會(huì)、商會(huì)、外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)及所有參展商，部分專業(yè)觀眾②出售對(duì)象：專業(yè)觀眾（定價(jià)50-70元人民幣）7、參觀引導(dǎo)①設(shè)立指示牌②重要客商，安排陪同人員2/2/202321二、對(duì)專業(yè)觀眾的服務(wù)1、現(xiàn)場(chǎng)咨詢?cè)O(shè)立單獨(dú)的觀眾接待臺(tái)，提供咨詢、處理投訴服務(wù)2、貿(mào)易配對(duì)服務(wù)包含的內(nèi)容：①觀眾進(jìn)行在線登錄時(shí)，選擇感興趣的展品類別，展會(huì)組織者將根據(jù)他們的興趣提供相應(yīng)的參展商名單和產(chǎn)品信息②專業(yè)觀眾在展覽會(huì)網(wǎng)站上瀏覽參展商名單，尋找他們感興趣的參展商和產(chǎn)品③觀眾隨即可約定與公司某一參展代表的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)談3、餐飲、休息和娛樂活動(dòng)在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置一定的餐飲服務(wù)柜臺(tái)，設(shè)置專門的休閑、娛樂場(chǎng)地【案例分析4-3】2/2/202322開展中的服務(wù)與管理一、參展商行為管理依據(jù)《參展合同》《參展手冊(cè)》，對(duì)其違規(guī)行為及時(shí)糾正。常見的違規(guī)行為：1、轉(zhuǎn)讓或轉(zhuǎn)租（賣）展位2、從事現(xiàn)場(chǎng)物品買賣活動(dòng)3、提前撤展4、促銷活動(dòng)影響其他參展商2/2/202323二、安全管理1、消防安全（的要求）p113【知識(shí)鏈接4-3】2、人身安全①要求參展商為參展人員購(gòu)買“第三責(zé)任險(xiǎn)”、“展出人員險(xiǎn)”②要求展位搭建商購(gòu)買相關(guān)險(xiǎn)種3、展品安全①現(xiàn)場(chǎng)安排專門的保安人員場(chǎng)內(nèi)巡邏，協(xié)助參展商保護(hù)展品安全②提醒參展商購(gòu)買有關(guān)險(xiǎn)種4、公共安全①專門的保安人員24小時(shí)巡邏②制定危機(jī)處理的流程及有關(guān)應(yīng)急預(yù)案2/2/202324三、新聞管理1、新聞中心的布置①現(xiàn)場(chǎng)設(shè)置新聞中心②新聞中心的配置：電腦、傳真機(jī)、寫字臺(tái)、紙筆、茶水、咖啡、小點(diǎn)心、展會(huì)資料2/2/2023252、新聞管理①安排專門的新聞主管，負(fù)責(zé)展會(huì)的官方信息發(fā)布，并接受采訪②給媒體記者發(fā)放“新聞袋”（開幕新聞稿、展會(huì)背景介紹、展會(huì)亮點(diǎn)、展會(huì)有關(guān)數(shù)據(jù)、相關(guān)活動(dòng)安排、會(huì)刊、參觀指南、小禮品）③有意識(shí)地引導(dǎo)安排媒體記者對(duì)展會(huì)各個(gè)側(cè)面進(jìn)行報(bào)道和深度采訪④及時(shí)收集整理相關(guān)報(bào)道，發(fā)現(xiàn)偏差，及時(shí)糾正2/2/202326四、證件管理與門票1、常見的證件①貴賓證；②參展商證；③籌（撤）展證；④專業(yè)觀眾證；⑤記者證；⑥工作人員證；⑦車輛通行證2、證件管理注意事項(xiàng)①版面設(shè)計(jì)與展會(huì)風(fēng)格一致②便于區(qū)別管理區(qū)別展會(huì)：展會(huì)標(biāo)志和色彩區(qū)別參與者身份：色彩③證件發(fā)放要規(guī)范，確保一人一證，人人有證，人證相符④明確制定管理規(guī)范。包括證件的申辦和審核程序，證件的種類和適用范圍，證件的使用規(guī)定，證件被盜用后的處置規(guī)定⑤采用信息技術(shù)管理。條形碼管理，指紋證件2/2/202327五、展區(qū)保潔服務(wù)①布展是產(chǎn)生的垃圾，由搭建商負(fù)責(zé)②開展期間產(chǎn)生的垃圾，通道及公共區(qū)域，由主辦方負(fù)責(zé)，展位的清潔由參展商負(fù)責(zé)③撤展時(shí)要求參展商及時(shí)撤離自己展位內(nèi)的搭建物和物品2/2/202328六、展會(huì)酒店服務(wù)1、主辦方自行安排①和賓館、酒店簽合作協(xié)議，作為展會(huì)接待酒店②選擇離場(chǎng)館近的，信譽(yù)好的酒店；提供高中低不同檔次的酒店以供選擇③通過“參展手冊(cè)”、“服務(wù)指南”將酒店基本情況告知參展商和專業(yè)觀眾2、指定旅行代理商①指定旅游公司為參展商和專業(yè)觀眾提供酒店、票務(wù)、旅游和訂車服務(wù)②指定的旅行代理商要在展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)設(shè)立接待臺(tái)3、委托專業(yè)代理機(jī)構(gòu)優(yōu)惠的價(jià)格、專業(yè)的服務(wù)2/2/