實訓(xùn)3 收發(fā)文實訓(xùn)ppt

文書處理收文程序總經(jīng)理辦公室：李總：小王，現(xiàn)在公司事務(wù)較多，你的工作都挺忙的，為了讓辦公室工作更有條理，公司打算再招聘一位秘書，主要讓她做一些基本的辦公事務(wù)，如文書處理等，你準(zhǔn)備一下，這個周末與人事部趙總?cè)ト瞬攀袌稣衅敢晃唬唧w要求到時趙總對你講，你負責(zé)業(yè)務(wù)面試就行了．收文程序：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。請第一組回答前三項的具體操作要領(lǐng)。收文程序：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。請第二組回答中三項的具體操作要領(lǐng)。收文程序：簽收——拆封——登記——分發(fā)——傳閱——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。請第三組回答后四項的具體操作要領(lǐng)。發(fā)文程序秘書辦公室：王俐：（對那位剛招聘進來的小胡）小胡，最近正值公司業(yè)務(wù)旺季，公司人手緊缺，可又不能招人太多，所以經(jīng)常要加班，按照李總的意思，加班費如何計算，他讓我們先拿出個初步意見來，他同意后下個通知，所以你先起草一下這個通知，注意一定按國家相關(guān)法律法規(guī)來寫。胡：好的，我馬上就寫。第二天：王俐：小胡，昨天讓你寫的通知草稿寫怎么樣了？小胡：哦，早完成了，昨晚我就放到李總辦公臺上了。王俐：放李總那去了？這么快？小胡：有什么不對嗎？不是說李總看過同意了就發(fā)嗎？王俐：那你的底稿還有吧？拿來我先看一下。小胡：你也要看？對不起，我不知道，喏，這是，你看吧。風(fēng)光公司關(guān)于加班費計算方法的通知各位同仁：鑒于目前公司業(yè)務(wù)紅火，大家加班勞累，比較辛苦，但這是沒辦法的事，不可能再招較多員工，只好大家咬緊牙關(guān)，共渡難關(guān)。當(dāng)然，不會讓大家白忙活，公司一定會根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：一、發(fā)放對象：公司所有員工。二、發(fā)放的時段：八小時以外。三、發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)：個人每小時平均工資的三倍。四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字和最少一位同事口頭或書面證明。辦公室二Ｏ一Ｏ年六月二日實訓(xùn)題１、小胡發(fā)文程序有問題嗎？按照你的理解，說說她應(yīng)當(dāng)如何做。２、這份通知有問題嗎？若有，請作修改。實訓(xùn)題參考答案１，小胡所寫草稿不經(jīng)王俐審核就直接送李總處是不對的，違背了辦公室發(fā)文程序。發(fā)文程序應(yīng)為：擬稿：秘書人員擬出文書草稿過程。此項過程為：領(lǐng)導(dǎo)交擬——領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖——收集、組織材料——構(gòu)思——討論修改——送領(lǐng)導(dǎo)審閱會商：文書涉及到不相隸屬的部門或平級單位或部門時，發(fā)文機關(guān)應(yīng)依法與其協(xié)商，只有征得同意后方可發(fā)文。審核：對草擬好的文書進行審查。在送領(lǐng)導(dǎo)審閱前，由秘書部門負責(zé)。簽發(fā)：主要領(lǐng)導(dǎo)對文稿的最后一次全面核查并最后確認過程。簽發(fā)后即成定稿，其他任何人不得擅自修改，否則將負行政或法律責(zé)任?？煞譃檎?、代簽、核簽、會簽。簽發(fā)時要在指定位置批注同意發(fā)出的意見，并署完整的職務(wù)、姓名、日期?？樣。嚎槍懞陀∷??？槍懢褪浅瓕懟虼蛴?。印刷就是批量“復(fù)制”文字、圖形等。用印：在正式文本上加蓋印章。發(fā)文登記簿發(fā)文日期發(fā)文號密級文件標(biāo)題收文單位共印份數(shù)發(fā)出份數(shù)擬稿單位簽發(fā)人備注風(fēng)光公司關(guān)于加班費發(fā)放問題的通知各位同仁：鑒于目前公司業(yè)務(wù)繁忙，人手緊張，各部門加班工作比較頻繁，敬請大家在完成工作任務(wù)的前提下注意休息。公司將根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)發(fā)放加班費的。下面將有關(guān)事項通知如下：一、發(fā)放對象：公司所有加班的員工。二、發(fā)放的時段：法定工作時間（八小時）以外。三、發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)：個人每小時平均工資的三倍。四、注意事項：加班員工要有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字和至少一位同事書面證明。辦公室二Ｏ一Ｏ年六月二日評析第一組：簽收時：要對照投遞單清點，查看其件數(shù)是否與單上記載一致。完成后要在上面簽字，表示已收。不是本單位的要退回，急件要注明簽收的具體日期和時間。發(fā)現(xiàn)的問題要盡量向發(fā)文單位查詢。簽收程序來函簽收檢查簽字拆封：拆時不可用手撕，應(yīng)用手拿信封，豎起輕彈數(shù)下，讓里面文書落到底部；在上端左下角剪一個斜三角，再順此剪開。小心取出，有附件的更要一一對照好，分門別類后，用文件夾存放好。信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段時間，以便發(fā)現(xiàn)差錯后查對。收文登記簿收文號收文日期來文機關(guān)來文字號文件標(biāo)題附件份數(shù)密級緩急時限承辦單位簽收人復(fù)文號歸卷日期備注第二組：分發(fā)：分發(fā)要及時準(zhǔn)確，最好將文件分為急件、要件、例行公務(wù)件、私人信件等，文件夾要明了。文件處理單共收份收文號：辦、閱人簽名：已分發(fā)給：收文時間：擬辦意見：批辦意見：辦理結(jié)果：傳閱：橫傳即應(yīng)閱人之間相互傳閱，原則上不允許，因為這樣容易丟失，難以分清責(zé)任。清查時，看文件有無破損、缺頁；看應(yīng)閱人是否全部閱過；要對閱后退文記錄標(biāo)注清晰。傳閱文件，秘書要填寫傳閱文件登記單。傳閱文件登記單收文號收文來文單位文件標(biāo)題文號密級份數(shù)傳閱情況轉(zhuǎn)出銷毀存檔備注月日文件傳閱單（附于文件前）文件字號（或收文號）月日姓名（或部門）簽字批示擬辦：需要秘書有一定政策水平和業(yè)務(wù)知識，要將擬辦意見填入“文件處理單”的“擬辦意見”欄中。第三組：批辦：意見要直接明確、簡明扼要，并填入“文件處理單”中的“批辦意見”中，要署名和寫日期，以備日后查考。秘書根據(jù)批辦意見告知承辦部門。承辦時：承辦要有時限，要求秘書工作要迅速、高效。要認真領(lǐng)會批辦意見的精神，要做到件件有著落，事事有結(jié)果。公司承辦時限規(guī)定工作行為承辦時限文書辦理一般文件，３—７日；緊急文件當(dāng)日或立即辦理文書整理當(dāng)日完成，周末清理，不得積壓復(fù)印一般文件２４小時提交，緊急文件３小時內(nèi)提交回復(fù)信件收到信件２個工作日內(nèi)發(fā)出；緊急的當(dāng)日發(fā)出回復(fù)電子郵件收到后１２小時內(nèi)發(fā)出；緊急的立即發(fā)送處理投訴接到電話后立即處理，收到投訴信后２４小時內(nèi)發(fā)出回函催辦時：不是所有的都要催辦，只有上司交辦的和明顯有時限要求的才催辦?？刹捎么螂娫挕l(fā)函、直接登門、約請承辦部門來人匯報等形式。緊急文件跟蹤催辦，重要文件重點催辦，一般文件定期催辦。若有拖延等問題要及時匯報。收文催辦記錄單

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