公司文件控制程序

文件編號文件版本第B0版文件控制程序發(fā)行日期頁次第4頁共4頁1目的對文件控制作出規(guī)定，以滿足顧客及本公司要求。 2范圍適用于與質(zhì)量管理體系有關(guān)的文件和資料、記錄，本公司的或由顧客提供的技術(shù)文件、資料、圖紙的管理。3職責3.1文件的編制、審核、批準的權(quán)限見下表：層級文件名稱編制審核批準一質(zhì)量管理手冊管理部管理者代表總經(jīng)理二程序文件部門主管管理者代表總經(jīng)理三規(guī)范、規(guī)程、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、圖紙、工程規(guī)范、表單記錄等部門指定人員部門主管管理者代表3.2管理部：負責公司管理體系文件以及技術(shù)類文件、公司行政文件及需備份存檔文件的管理；3.3相關(guān)部門：負責本部門文件的管理。4定義4.1第一級文件：質(zhì)量管理手冊；4.2第二級文件：程序文件；4.3第三級文件：規(guī)范、規(guī)程、工藝文件、作業(yè)指導(dǎo)書、圖紙、工程規(guī)范、表單格式/記錄等；4.4外來文件4.4.1本公司收集的與產(chǎn)品有關(guān)的法律法規(guī)、技術(shù)標準、圖紙、書刊等；4.4.2客戶提供的標準、工程規(guī)范、圖紙、參考資料等；4.5備份存檔文件：關(guān)鍵特性文件（含顧客特殊要求）、重要質(zhì)量記錄、采購合同、銷售合同等。5作業(yè)流程圖(見附件)6工作程序6.1文件分發(fā)、回收、簽收6.1.1文件分為受控文件（標識為紅色“受控文件”印章）和非受控文件（無標識），受控文件在更改時接受更改服務(wù)，非受控文件不接受更改服務(wù)。非受控文本僅供參考。質(zhì)量管理體系文件由管理部統(tǒng)一分發(fā)和回收。質(zhì)量管理體系文件向廠外部發(fā)放時（不論受控與否），須經(jīng)管理者代表批準；6.1.2文件經(jīng)權(quán)責人員批準后，由管理部統(tǒng)一編號、分發(fā)和保管，并編入“文件總覽表”；屬技術(shù)文件的分發(fā)，由制造工程部（技質(zhì)）執(zhí)行；6.1.3文件發(fā)行時，收文單位在發(fā)文單位的“文件分發(fā)/回收/簽收記錄表”上簽收；若為更改、作廢的文件，需收回舊版并加蓋紅色“作廢文件”章予以標識，并在“文件分發(fā)/回收/簽收記錄表”上做好記錄；為法律或積累知識的目的而保留的舊版文件至少保存三個舊版次，并加蓋藍色“保留文件”章予以標識；其余回收的舊版文件在回收后10日內(nèi)完成銷毀工作。屬技術(shù)文件的由制造工程部（技術(shù)）按上述方法執(zhí)行；6.1.4正式發(fā)行的文件，由使用部門負責保管，使用部門及人員不得在文件上隨意畫線、加記號或涂改其內(nèi)容，并嚴禁復(fù)印。6.2文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)6.2.1質(zhì)量管理體系文件因公司組織結(jié)構(gòu)、質(zhì)量職能分配發(fā)生重大變化以及合同環(huán)境或產(chǎn)品發(fā)生變化等原因，需重新?lián)Q版（包括增刪與修改），由需要更改的部門提出“文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)申請單”，由原權(quán)責人員進行審批，管理部統(tǒng)一辦理；6.2.2當文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)不由原權(quán)責人員審批時，應(yīng)由相關(guān)部門提供背景資料。批準后，修改內(nèi)容由管理部填入“文件更改記錄表”。若屬技術(shù)文件、工程規(guī)范等應(yīng)由管理部執(zhí)行；質(zhì)量管理手冊的修改按《質(zhì)量管理手冊》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；6.2.3當文件在使用過程中損壞、丟失，或因需要重新補發(fā)時，由需要補發(fā)的部門提出“文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)申請單”，經(jīng)文件管理員核對無誤后，按本程序6.1的發(fā)放規(guī)定執(zhí)行。6.3市場部或相關(guān)部門收到顧客圖紙或工程標準等外來文件，應(yīng)立即轉(zhuǎn)交管理部進行登記（屬備份存檔的，作雙重存檔處理）。6.4文件編碼規(guī)定6.4.1質(zhì)量管理手冊編碼：SY-QM-XX質(zhì)量管理手冊序號-01質(zhì)量管理手冊英文縮寫柳州雙銀汽車內(nèi)飾有限公司拼音縮寫（以下同）6.4.2二級文件編碼：SY-QP-XX程序文件序號01-20程序文件英文縮寫公司代號6.4.3三級文件編碼：QW–XX-XX該規(guī)范、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書流水號該規(guī)范、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書所屬程序文件的序號規(guī)范、規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書英文縮寫6.5版本規(guī)定6.5.1管理體系文件版本編號（表單除外）：版本號依次為A0、B0等，版本號隨版號中的大寫英文字母確定；6.5.2文件修改某頁時，版次號不變，文件版本號也不變，由原文件編制部門提出“文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)申請單”，按6.2相關(guān)要求進行審批；交由文管員直接在該頁文件上進行增補、貼改、劃改，每次修改均由文管員在“文件更改記錄表”記錄更改情況；文件修改換頁時相同；6.5.3當整份文件累計修改5次以上時，需更改版本號，所有頁次的版次號相應(yīng)改變。例如：某文件A1版經(jīng)第一次修改某頁后，該頁版本號A0不變，當該頁文件累計修改為5次，其版次變?yōu)锽0，即版本號為B，其所有頁次的版本號均為B0。“文件總覽表”隨之更新，保持最新版次。6.6文件的保管6.6.1公司所有的文件必須得到妥善的保管，管理部負責對全公司質(zhì)量管理體系文件的保管，各部門負責本部門文件的保管；6.6.2公司所有的電子文件必須得到妥善的保管，管理部負責對全公司質(zhì)量管理體系文件的電子版本進行保管，指定文管員專門負責，建立專門的電子文檔，設(shè)定密碼存取權(quán)限，定期對電子系統(tǒng)進行殺毒，并建立文檔的備份。6.7公司技術(shù)文件和資料的管理按照《技術(shù)文件和資料管理規(guī)范》執(zhí)行。6.8必要時對體系文件的有效性進行評審確認，若發(fā)現(xiàn)文件需要更改、換版、增發(fā)、回收，按本文件相關(guān)條款執(zhí)行。7相關(guān)文件7.1《記錄控制程序》SY-QP-027.2《技術(shù)文件和資料管理規(guī)范》QW-188使用記錄8.1《文件總覽表》QR-01-018.2《文件分發(fā)/回收/簽收記錄表》QR-01-028.3《文件借閱/制訂/更改/作廢/補發(fā)申請單》QR-01-038.4《文件更改記錄表》QR-01-04附件一:作業(yè)流程圖過程分析作業(yè)規(guī)范使用記錄主要責任部門相關(guān)部門文件分發(fā)、回收、簽收文件分發(fā)、