項(xiàng)目八數(shù)據(jù)分析與工作表打印輸出

項(xiàng)目八數(shù)據(jù)分析與工作表打印輸出項(xiàng)目八數(shù)據(jù)分析與工作表打印輸出項(xiàng)目八數(shù)據(jù)分析與工作表打印輸出項(xiàng)目八

數(shù)據(jù)分析及工作表的打印輸出在日常辦公事務(wù)中，經(jīng)常有大量的數(shù)據(jù)需要處理。例如，職工工資表中數(shù)據(jù)的計(jì)算、匯總和分析，分期付款方案中的數(shù)據(jù)計(jì)算和分析等。除了可以利用公式和函數(shù)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算和分析外，Excel還提供了數(shù)據(jù)排序、數(shù)據(jù)篩選和分類匯總，以及數(shù)據(jù)透視表和圖表等功能，利用這些功能可以方便地管理、分析各類數(shù)據(jù)。任務(wù)一數(shù)據(jù)排序任務(wù)二數(shù)據(jù)篩選任務(wù)三分類匯總?cè)蝿?wù)四透視表及透視圖任務(wù)五圖表任務(wù)六查看并打印工作表本項(xiàng)目內(nèi)容提要任務(wù)一數(shù)據(jù)排序在Excel中，可以對(duì)行、列或整個(gè)工作表中的數(shù)據(jù)按文本、數(shù)字以及日期和時(shí)間順序進(jìn)行排序，還可以按自定義序列（如大、中、?。┻M(jìn)行排序。二、建立數(shù)據(jù)清單本任務(wù)內(nèi)容提要三、排序數(shù)據(jù)一、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性一、設(shè)置數(shù)據(jù)有效性在建立工作表的過程中，為了保證輸入的數(shù)據(jù)都在其有效范圍內(nèi)，我們可以使用Excel提供的“有效性”命令為單元格設(shè)置條件，以便在出錯(cuò)時(shí)得到提醒，從而快速、準(zhǔn)確地輸入數(shù)據(jù)。選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的單元格區(qū)域，然后選擇“數(shù)據(jù)”>“有效性”菜單，打開“數(shù)據(jù)有效性”對(duì)話框，在其中進(jìn)行設(shè)置并確定。

輸入有誤時(shí)的提示對(duì)話框二、建立數(shù)據(jù)清單在Excel中，數(shù)據(jù)清單是包含一系列數(shù)據(jù)的工作表行，清單的第一行具有列標(biāo)簽（列標(biāo)題行），緊隨其后的行是數(shù)據(jù)行，在列標(biāo)簽及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)之間不能有空行，而且同一列數(shù)據(jù)必須具有同樣的類型和含義。利用數(shù)據(jù)清單可以方便地記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)，以及對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、篩選和匯總等操作。建立數(shù)據(jù)清單分為兩個(gè)步驟：（1）在數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)題行中直接輸入各字段名（列標(biāo)簽）。（2）輸入各項(xiàng)記錄：可以直接在數(shù)據(jù)清單中輸入數(shù)據(jù)（該方式下當(dāng)數(shù)據(jù)清單欄目較多時(shí)容易出錯(cuò)）；或使用“記錄單”命令，逐條輸入數(shù)據(jù)。三、排序數(shù)據(jù)排序是對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行重新組織安排的一種方式。Excel可以對(duì)整個(gè)工作表或選定的某個(gè)單元格區(qū)域進(jìn)行排序。在Excel中，可以對(duì)一列或多列中的數(shù)據(jù)按文本、數(shù)字以及日期和時(shí)間進(jìn)行排序，還可以按自定義序列（如大、中和小）進(jìn)行排序。大多數(shù)排序操作都是針對(duì)列進(jìn)行的，但是，也可以針對(duì)行進(jìn)行。1．簡單排序簡單排序是指對(duì)工作表中的單列數(shù)據(jù)按照Excel默認(rèn)的升序或降序方式進(jìn)行排列。升序排序數(shù)字：按從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)進(jìn)行排序。日期：按從最早的日期到最晚的日期進(jìn)行排序。文本：按照特殊字符、數(shù)字（0…9）、小寫英文字母（a…z）、大寫英文字母（A…Z）、漢字（以拼音排序）進(jìn)行排序。邏輯值：FALSE排在TRUE之前。錯(cuò)誤值：所有錯(cuò)誤值（如#NUM!和#REF!）的優(yōu)先級(jí)相同。空白單元格：總是放在最后。降序排序及升序排序的順序相反。要進(jìn)行簡單排序，可利用“常用”工具欄上的排序按鈕進(jìn)行。

選中要排序的數(shù)據(jù)所在列中的任一單元格，單擊“常用”工具欄中的排序按鈕

，所選列即按所設(shè)方式進(jìn)行排序。2．多關(guān)鍵字排序Excel2003最多允許使用三個(gè)關(guān)鍵字進(jìn)行排序，先按“主要關(guān)鍵字”的值排序；當(dāng)“主要關(guān)鍵字”的值相同時(shí)，按“次要關(guān)鍵字”的值排序；當(dāng)“次要關(guān)鍵字”的值相同時(shí)，再按“第三關(guān)鍵字”的值排序。另外，為了獲得最佳結(jié)果，要排序的單元格區(qū)域應(yīng)包含列標(biāo)題。將成績表按總分、性別和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進(jìn)行降序排序任務(wù)二數(shù)據(jù)篩選利用Excel的數(shù)據(jù)篩選功能，可以快捷地查詢數(shù)據(jù)，它可以使工作表只顯示符合條件的數(shù)據(jù)，而將不符合條件的數(shù)據(jù)隱藏起來，且隱藏起來的數(shù)據(jù)不會(huì)被打印出來。要進(jìn)行篩選操作，數(shù)據(jù)表中必須有列標(biāo)簽。Excel提供了兩種不同的篩選方式——自動(dòng)篩選和高級(jí)篩選。自動(dòng)篩選可以輕松地顯示出工作表中滿足條件的記錄行，高級(jí)篩選則能完成比較復(fù)雜的多條件查詢。二、高級(jí)篩選本任務(wù)內(nèi)容提要一、自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)一、自動(dòng)篩選數(shù)據(jù)自動(dòng)篩選一般用于簡單的條件篩選，篩選時(shí)將不滿足條件的數(shù)據(jù)暫時(shí)隱藏起來，只顯示符合條件的數(shù)據(jù)。選中要進(jìn)行篩選操作的單元格區(qū)域，若數(shù)據(jù)清單的標(biāo)題行位于工作表的第一行，則選擇表格中有數(shù)據(jù)的任意一個(gè)單元格即可，無需選擇單元格區(qū)域

升序排列：將篩選出的數(shù)據(jù)按升序排序。降序排列：將篩選出的數(shù)據(jù)按降序排序。（全部）：顯示所有數(shù)據(jù)。（前10個(gè)…）：選擇該項(xiàng)，將打開“自動(dòng)篩選前”對(duì)話框，在其中可設(shè)置篩選后顯示項(xiàng)的數(shù)目。（自定義…）：自定義篩選條件。其他分類選項(xiàng)：只顯示選中的分類。標(biāo)題行中的每個(gè)單元格右側(cè)顯示篩選按鈕二、高級(jí)篩選高級(jí)篩選用于根據(jù)多個(gè)條件來查詢數(shù)據(jù)。要使用高級(jí)篩選，應(yīng)首先在選定工作表中的指定區(qū)域創(chuàng)建篩選條件，然后打開“高級(jí)篩選”對(duì)話框，接下來分別選擇要篩選的單元格區(qū)域、篩選條件區(qū)域和保存篩選結(jié)果的目標(biāo)區(qū)域即可。在高級(jí)篩選中，篩選條件又可分為多條件篩選和多選一條件篩選兩種。1．多條件篩選多條件篩選，即利用高級(jí)篩選功能查找出同時(shí)滿足多個(gè)條件的記錄。隔空白行或列在同一行中輸入篩選條件，然后單擊要進(jìn)行篩選操作的工作表中的任意單元格或選擇要進(jìn)行篩選操作的單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”>”篩選”>”高級(jí)篩選”菜單，打開“高級(jí)篩選”對(duì)話框，在其中進(jìn)行設(shè)置并確定即可。選中“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”單選鈕，會(huì)將篩選結(jié)果放置在原數(shù)據(jù)處，不符合條件的行隱藏。選中“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”單選鈕，會(huì)將篩選結(jié)果復(fù)制到工作表的其他位置。選擇條件區(qū)域選擇要放置篩選結(jié)果區(qū)域的左上角單元格將銷售業(yè)績表中“賒銷金額”大于等于50且“銷售提成”大于200的記錄篩選出來2．多選一條件篩選多選一條件篩選，也就是只要滿足幾個(gè)條件當(dāng)中的一個(gè)，記錄就會(huì)顯示出來。隔空白行或列在不同行中輸入篩選條件，然后單擊要進(jìn)行篩選操作的工作表中的任意單元格或選擇要進(jìn)行篩選操作的單元格區(qū)域，選擇“數(shù)據(jù)”>”篩選”>”高級(jí)篩選”菜單，打開“高級(jí)篩選”對(duì)話框，在其中進(jìn)行設(shè)置并確定即可。將銷售業(yè)績表中“數(shù)量”大于100，“獎(jiǎng)金”為“無”的記錄篩選出來任務(wù)三分類匯總分類匯總是把數(shù)據(jù)表中的數(shù)據(jù)分門別類地統(tǒng)計(jì)處理，無須建立公式，Excel將會(huì)自動(dòng)對(duì)各類別的數(shù)據(jù)進(jìn)行求和、求平均值等多種計(jì)算，并且分級(jí)顯示匯總的結(jié)果，增加了工作表的可讀性，使用戶能更快捷地獲得需要的數(shù)據(jù)并做出判斷。對(duì)工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總時(shí)，應(yīng)注意如下事項(xiàng)：因?yàn)榉诸悈R總是按字段名進(jìn)行的，所以要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)表的第一行必須有列標(biāo)簽，并且數(shù)據(jù)區(qū)域中沒有空行或空列。在分類匯總之前必須先對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行排序，將要進(jìn)行分類匯總的數(shù)據(jù)信息組合在一起，然后再進(jìn)行分類匯總操作。進(jìn)行分類匯總前，應(yīng)選擇數(shù)據(jù)區(qū)域中的任意一個(gè)單元格。在“分類匯總”對(duì)話框的“分類字段”下拉列表中選擇字段時(shí)，該字段必須是已經(jīng)排序的字段，如果選擇其他列，則分類匯總結(jié)果是不正確的。二、查看并刪除分類匯總本任務(wù)內(nèi)容提要一、執(zhí)行分類匯總一、執(zhí)行分類匯總對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行多關(guān)鍵字排序按“部門”字段，對(duì)實(shí)發(fā)工資進(jìn)行求平均值分類匯總在“選定匯總項(xiàng)”列表中可以選擇一個(gè)或多個(gè)字段以對(duì)不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總選中“替換當(dāng)前分類匯總”復(fù)選框：表示最后一次的分類匯總會(huì)取代以前的分類匯總。選中“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選框：表示在原工作表數(shù)據(jù)的下方會(huì)顯示出匯總計(jì)算的結(jié)果。選中“每組數(shù)據(jù)分頁”復(fù)選框：表示將分頁保存各種不同的分類數(shù)據(jù)，這樣更有利于保存和查閱，還可以將其分別打印出來。在“分類匯總”對(duì)話框中做設(shè)置時(shí)，注意在“選定匯總項(xiàng)”列表框中選擇的匯總項(xiàng)，要及“匯總方式”下拉列表中選擇的匯總方式相符合。例如，文本是不能進(jìn)行平均值計(jì)算的。二、查看并刪除分類匯總對(duì)工作表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行分類匯總后，在工作表行號(hào)的左側(cè)會(huì)顯示一些分級(jí)顯示符號(hào)，如

和

，利用這些符號(hào)可按照所需的明細(xì)程度分級(jí)顯示匯總結(jié)果。在

分級(jí)顯示符號(hào)中，單擊所需級(jí)別的數(shù)字，較低級(jí)別的明細(xì)數(shù)據(jù)會(huì)隱藏起來。其中數(shù)值越大的顯示符號(hào)表示顯示的匯總結(jié)果就越詳細(xì)，單擊符號(hào)

可隱藏分類匯總結(jié)果的所有明細(xì)數(shù)據(jù)。要隱藏工作表中某組明細(xì)數(shù)據(jù)行，可以單擊該組行號(hào)左側(cè)的

按鈕。對(duì)工作表進(jìn)行分類匯總后，如果要將工作表還原到分類匯總前的狀態(tài)，可以取消工作表中已插入的分類匯總。在進(jìn)行了分類匯總的數(shù)據(jù)表中選擇任意單元格，選擇“數(shù)據(jù)”→“分類匯總”菜單，打開“分類匯總”對(duì)話框，

單擊“全部刪除”按鈕。任務(wù)四透視表及透視圖數(shù)據(jù)透視表是一種交互式表格，主要用于快速匯總大量數(shù)據(jù)。它可以通過對(duì)行、列的不同組合來查看對(duì)源數(shù)據(jù)的匯總，也可以通過顯示不同的頁來篩選數(shù)據(jù)，還可以根據(jù)需要顯示區(qū)域中明細(xì)數(shù)據(jù)。因此，數(shù)據(jù)透視表是分析、組織復(fù)雜數(shù)據(jù)的重要工具。而數(shù)據(jù)透視圖則是以圖形形式來表示數(shù)據(jù)透視表中的數(shù)據(jù)。使用Excel2003的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А?，可以?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表或數(shù)據(jù)透視圖。二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖本任務(wù)內(nèi)容提要一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表一、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，首先要在工作表中創(chuàng)建數(shù)據(jù)源。為確保數(shù)據(jù)可用于數(shù)據(jù)透視表，在創(chuàng)建數(shù)據(jù)源時(shí)需要做到如下幾個(gè)方面：刪除數(shù)據(jù)區(qū)域中的所有空行或空列。刪除所有自動(dòng)小計(jì)。確保第一行包含各列的描述性標(biāo)題，即列標(biāo)簽。確保各列只包含一種類型的數(shù)據(jù)（例如，一列中是文本，另一列中是數(shù)值），而不能是文本及數(shù)字的混合。在工作表中選擇要?jiǎng)?chuàng)建透視表的單元格區(qū)域。若是對(duì)整個(gè)數(shù)據(jù)表創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，則單擊其中的任意單元格，然后選擇“數(shù)據(jù)”>

“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”菜單，然后在打開的對(duì)話框中根據(jù)提示一步步進(jìn)行設(shè)置即可。確認(rèn)選定的數(shù)據(jù)區(qū)域是否正確，然后單擊“下一步”按鈕。如果默認(rèn)選擇的數(shù)據(jù)區(qū)域不符合要求，應(yīng)單擊右側(cè)的壓縮對(duì)話框按鈕，在工作表中重新選擇用于創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的數(shù)據(jù)區(qū)域如果選中“現(xiàn)有工作表”單選鈕，然后在“現(xiàn)有工作表”下方的編輯框中輸入放置數(shù)據(jù)透視表單元格區(qū)域的第一個(gè)單元格，可將數(shù)據(jù)透視表放在現(xiàn)有工作表中對(duì)話框的右側(cè)有一些按鈕為字段按鈕，它們代表數(shù)據(jù)源中的字段；對(duì)話框中的中間部分代表數(shù)據(jù)透視區(qū)域，包括“行”、“列”、“頁”和“數(shù)據(jù)”等區(qū)域。除“頁”區(qū)域之外，每個(gè)區(qū)域至少要包含一個(gè)字段使用鼠標(biāo)把字段按鈕拖放到適當(dāng)區(qū)域，單擊“確定”按鈕返回?cái)?shù)據(jù)透視表的顯示位置對(duì)話框，單擊“完成”按鈕自動(dòng)新建一個(gè)工作表以放置創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，同時(shí)自動(dòng)顯示“數(shù)據(jù)透視表”工具欄和“數(shù)據(jù)透視表字段列表”對(duì)于創(chuàng)建的數(shù)據(jù)透視表，用戶可以根據(jù)需要對(duì)其進(jìn)行編輯操作，如創(chuàng)建月銷售報(bào)表、創(chuàng)建月商品品牌透視表等。在數(shù)據(jù)透視表單擊“銷售日期”字段標(biāo)簽，然后單擊“數(shù)據(jù)透視表”工具欄中

的“數(shù)據(jù)透視表”按鈕，在展開的列表中選擇“組及顯示明細(xì)數(shù)據(jù)”>“組合”項(xiàng)創(chuàng)建的銷售月報(bào)表二、創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖的操作步驟及創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表類似，只是在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?-3步驟之1”對(duì)話框選中“數(shù)據(jù)透視圖（及數(shù)據(jù)透視表）”單選鈕。另外我們也可將原有的數(shù)據(jù)透視表轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)透視圖，方法是右擊該數(shù)據(jù)透視表，在彈出的快捷菜單中選擇“數(shù)據(jù)透視圖”項(xiàng)。將原有的銷售月報(bào)表轉(zhuǎn)換為月商品銷售數(shù)據(jù)透視圖任務(wù)五圖表圖表以圖形化方式表示工作表中的內(nèi)容，它可以直觀地反映工作表中的數(shù)據(jù)，讓乏味的數(shù)據(jù)變得生動(dòng)，從而方便用戶進(jìn)行數(shù)據(jù)的比較和預(yù)測(cè)。二、創(chuàng)建獨(dú)立圖表并設(shè)置格式本任務(wù)內(nèi)容提要一、快速創(chuàng)建嵌入式圖表要?jiǎng)?chuàng)建圖表，首先要在工作表中輸入用于創(chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)，然后使用“圖表”工具欄和“圖表向?qū)А眲?chuàng)建。創(chuàng)建的圖表可以放置在一個(gè)單獨(dú)的工作表中，也可以用嵌套方式插入到當(dāng)前工作表中。選擇要?jiǎng)?chuàng)建圖表的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后單擊“圖表”工具欄中“圖表類型”按鈕

右側(cè)的三角按鈕，在展開的列表中選擇一種圖表類型即可。一、快速創(chuàng)建嵌入式圖表

Excel2003的常用圖表類型主要有如下幾種。柱形圖

：用于顯示一段時(shí)間內(nèi)的數(shù)據(jù)變化或顯示各項(xiàng)之間的比較情況。在柱形圖中，通常沿水平軸組織類別，而沿垂直軸組織數(shù)值。條形圖

：顯示各個(gè)項(xiàng)目之間的比較情況。折線圖

：適用于顯示在相等時(shí)間間隔下數(shù)據(jù)的變化趨勢(shì)。在折線圖中，類別數(shù)據(jù)沿水平軸均勻分布，所有值數(shù)據(jù)沿垂直軸均勻分布。餅圖

：顯示一個(gè)數(shù)據(jù)系列中各項(xiàng)的大小及各項(xiàng)總和的比例。XY散點(diǎn)圖

：顯示若干數(shù)據(jù)系列中各數(shù)值之間的關(guān)系，或者將兩組數(shù)繪制為xy坐標(biāo)的一個(gè)系列。面積圖

：強(qiáng)調(diào)幅度隨時(shí)間的變化，也可用于引起人們對(duì)總值趨勢(shì)的注意。圓環(huán)圖

：顯示各個(gè)部分及整體之間的關(guān)系，但是它可以包含多個(gè)數(shù)據(jù)系列。雷達(dá)圖

：比較若干數(shù)據(jù)系列的總和值。曲面圖

：顯示兩組數(shù)據(jù)之間的最佳組合。氣泡圖

：氣泡圖將序列顯示為一組符號(hào)。不同的值由相應(yīng)點(diǎn)在圖表空間中的位置以及符號(hào)的大小表示。類別在圖表中以不同的符號(hào)形式表示。及XY散點(diǎn)圖類似，但是它們對(duì)成組的三個(gè)數(shù)值而非兩個(gè)數(shù)值進(jìn)行比較。第三個(gè)數(shù)值確定氣泡數(shù)據(jù)點(diǎn)的大小。股價(jià)圖

：用來描繪價(jià)格走勢(shì)。圓錐

、圓柱

和棱錐圖

：及柱形圖和條形圖類似。對(duì)于大多數(shù)圖表，如柱形圖和條形圖，可以將工作表的行或列中排列的數(shù)據(jù)繪制在圖表中，而有些圖表類型，如餅圖和氣泡圖，則需要特定的數(shù)據(jù)排列方式。二、創(chuàng)建獨(dú)立圖表并設(shè)置格式若要將創(chuàng)建的圖表放置在一個(gè)單獨(dú)的工作表中，可利用圖表向?qū)?chuàng)建。單擊工作表中的任意單元格，然后單擊“常用”工具欄中的“圖表向?qū)А卑粹o

，或選擇“插入”>“圖表”菜單，打開圖表向?qū)У摹皥D表類型”對(duì)話框，然后根據(jù)提示一步步進(jìn)行設(shè)置即可。選擇圖表類型確定數(shù)據(jù)區(qū)域及系列產(chǎn)生位置自定義圖表標(biāo)題及X、Y軸標(biāo)題選擇圖表放置位置圖表創(chuàng)建好后，用戶還可以對(duì)其進(jìn)行編輯，如改變圖表的類型、位置和大小、設(shè)置圖表各元素的格式等，以使圖表更符合要求。

任務(wù)六查看并打印工作表對(duì)于包含大量數(shù)據(jù)的工作表，為方便查看，我們可以拆分工作表，或凍結(jié)工作表中的某些行或列。此外，制作好工作表后，有時(shí)候需要將其打印出來，但在打印工作表前，一般還需要設(shè)置工作表頁面、打印區(qū)域、分頁符等，最后再按要求將工作表打印出來。二、設(shè)置工作表頁面和打印區(qū)域本任務(wù)內(nèi)容提要一、拆分和凍結(jié)窗格四、打印預(yù)覽和打印三、分頁符預(yù)覽和分頁符調(diào)整一、拆分和凍結(jié)窗格在查看數(shù)據(jù)行、列較多的工作表時(shí)，我們一般采用“滾動(dòng)”方式來查看數(shù)據(jù)。但在滾動(dòng)顯示頁面數(shù)據(jù)時(shí)，表格標(biāo)題會(huì)移出屏幕，此時(shí)只看到內(nèi)容而看不到標(biāo)題。利用Excel2003的拆分和凍結(jié)窗格功能可以解決該問題，讓用戶方便地查看和比較工作表中的各部分?jǐn)?shù)據(jù)。拆分窗格可以同時(shí)查看分隔較遠(yuǎn)的工作表數(shù)據(jù)。確定待拆分的行號(hào)或列標(biāo)后，選擇“窗口”>“拆分”菜單，窗口即在所選行處水平或垂直一分為二，且兩個(gè)窗格都擁有獨(dú)立的行號(hào)或列標(biāo)，可以分別滾動(dòng)顯示兩個(gè)窗格中的內(nèi)容。選擇“窗口”>“取消拆分”菜單，可取消拆分窗格。凍結(jié)窗格可以使用戶在滾動(dòng)顯示頁面時(shí)，保持凍結(jié)處的數(shù)據(jù)處于可見狀態(tài)，如保持首行或首列可見，或始終保持行標(biāo)題或列標(biāo)題可見。選定待凍結(jié)的單元格，然后選擇“窗口”>“凍結(jié)窗格”菜單，可凍結(jié)該單元格上方的所有行和左側(cè)的所有列，被凍結(jié)的窗口部分以黑線區(qū)分，此時(shí)上下拖動(dòng)垂直滾動(dòng)條或左右拖動(dòng)水平滾動(dòng)條，會(huì)發(fā)現(xiàn)凍結(jié)的行和列始終不變。若選擇某行或某列后執(zhí)行“凍結(jié)窗格”命令，則所選行上方的所有行，或所選列左方的所有列被凍結(jié)，而不是同時(shí)凍結(jié)行和列。選擇“窗口”>“取消凍結(jié)窗格”菜單，取消凍結(jié)窗格。二、設(shè)置工作頁面和打印區(qū)域工作表制作完畢，一般都會(huì)將其打印出來，但在打印前還需進(jìn)行一系列的設(shè)置，如設(shè)置頁面，設(shè)置打印區(qū)域等。其中，頁面設(shè)置包括紙張大小、頁邊距、打印方向、頁眉和頁腳等設(shè)置。如果工作表有多頁，還可設(shè)置在每頁都打印標(biāo)題。要進(jìn)行上述設(shè)置，均可在“頁面設(shè)置”對(duì)話框的各個(gè)選項(xiàng)卡中進(jìn)行。在該選項(xiàng)卡可設(shè)置紙張方向和紙張大小在該選項(xiàng)卡可設(shè)置上下左右頁邊距，以及表格打印在紙張中的位置在該選項(xiàng)卡可設(shè)置工作表的頁眉和頁腳在該選項(xiàng)卡可設(shè)置工作表的打印區(qū)域、打印標(biāo)題，以及其他打印選項(xiàng)要設(shè)置打印區(qū)域，也可不在“頁眉設(shè)置”對(duì)話框中進(jìn)行，而是直接在工作表中選擇要打印的單元格區(qū)域，然后選擇“文件”>“打印區(qū)域”>“設(shè)置打印區(qū)域”菜單。要取消打印區(qū)域的設(shè)置，可選擇“文件”>“打印區(qū)域”>“取消打印區(qū)域”菜單。三、分頁預(yù)覽及分頁符調(diào)整如果需要打印的工作表內(nèi)容不止一頁，Excel會(huì)自動(dòng)在工作表中插入分頁符將工作表分成多頁打印。但是這種自動(dòng)分頁有時(shí)不是用戶所需要的。因此，用戶最好在打印前查看分頁情況，并對(duì)分頁符進(jìn)行調(diào)整，或重新插入分頁符，從而使分頁打印符合要求。選擇“視圖”>“分頁預(yù)覽”菜單，可以將工作表從“普通”視圖切換到“分頁預(yù)覽”視圖。在“分頁預(yù)覽”視圖中，系統(tǒng)自動(dòng)插入的分頁符顯示為藍(lán)色虛線，移動(dòng)自動(dòng)分頁符將使其變成藍(lán)色實(shí)線。自動(dòng)分頁符的位置和數(shù)量取決于紙張的大小、頁邊距和打印比例設(shè)置，以及打印區(qū)域的設(shè)置等。第一次進(jìn)入分頁預(yù)覽視圖時(shí)