學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求

第一頁，共二十七頁，2022年，8月28日學(xué)習(xí)目標(biāo)與要求學(xué)習(xí)目標(biāo)

系統(tǒng)學(xué)習(xí)自定義簡單報表和利用報表模板生成報表的基本知識和操作方法。學(xué)習(xí)要求：

掌握：報表格式設(shè)置、公式設(shè)置及報表數(shù)據(jù)的計算方法，利用報表模板生成報表數(shù)據(jù)的方法。了解：設(shè)置報表模板的方法第二頁，共二十七頁，2022年，8月28日思考題

1.UFO報表管理系統(tǒng)的主要功能有哪些？

2.在報表的格式狀態(tài)下能完成哪些工作？

3.如何調(diào)整關(guān)鍵字的位置？

4.可以對報表模板中的公式進行修改嗎？

5.生成報表數(shù)據(jù)應(yīng)具備哪些條件？

第三頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計定義一張報表，首先應(yīng)該定義報表數(shù)據(jù)的載體—報表格式。報表格式設(shè)計是制作報表的基本步驟，它決定了整張報表的外觀和結(jié)構(gòu)。第四頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計一、啟動UFO報表在使用UFO報表系統(tǒng)處理會計報表之前，應(yīng)首先啟動UFO系統(tǒng)，并建立一張空白的報表，然后在這張空白報表的基礎(chǔ)上設(shè)計報表的格式。注意

?建立新表后，將得到一張系統(tǒng)默認格式的空表，保表名默認為Report1.rep。

?空白報表建立起來以后，里面沒有任何內(nèi)容，所有單元的類型均默認為數(shù)值單元。

?新報表建立起來以后，默認的狀態(tài)欄為格式狀態(tài)。第五頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣設(shè)計表樣主要包括設(shè)計報表的表格，輸入報表的表間項目，以及定義報表中各項目的顯示風(fēng)格，定義單元屬性。通過設(shè)置報表表樣可以確定整張報表的大小和外觀。報表表樣設(shè)置的具體內(nèi)容一般包括設(shè)置報表尺寸，定義報表行高和列寬，畫表格線，定義組合單元，輸入表頭、表體、表尾內(nèi)容，定義單元屬性等。第六頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(一)設(shè)置報表尺寸設(shè)置報表尺寸是指設(shè)置報表的行數(shù)和列數(shù)。第七頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(二)定義報表的行高和列寬注意

?行高和列寬的定義，可以通過菜單操作，也可以直接利用鼠標(biāo)拖動某行或某列來調(diào)整行高和列寬。第八頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(三)畫表格線報表的尺寸設(shè)置完之后，在報表輸出時，該報表示沒有任何表格線的，為了滿足查詢和打印的需要，還需要在適當(dāng)?shù)奈恢蒙袭嫳砀窬€。注意

?畫好的表格線在格式狀態(tài)下變化并不明顯。操作完以后可以在數(shù)據(jù)狀態(tài)下查看效果。第九頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(四)定義組合單元有些內(nèi)容如標(biāo)題、編制單位、日期及貨幣單位等信息可能一個單元容納不下，所以為了實現(xiàn)這些內(nèi)容的輸入和顯示，需要定義組合單元。注意

?組合單元實際上就是一個大的單元，所有針對單元的操作對組合單元均有效。?

組合單元可以用該區(qū)域名或者區(qū)域中的任一單元名來加以表示。第十頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(五)輸入表間項目報表表間項目是指報表的固定文字內(nèi)容，主要包括表頭、表體項目、表尾項目等。注意

?在錄入報表項目時，編制單位、日期一般不需要錄入，UFO報表系統(tǒng)將其單獨設(shè)置為關(guān)鍵字。?

項目錄入完之后，默認的格式均為普通宋體12號，居左。?一個表樣單元最多能錄入63個字符或31個漢字，允許換行顯示。第十一頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計二、設(shè)計表樣(六)設(shè)置單元屬性單元屬性主要指單元類型、數(shù)據(jù)格式、對齊方式、字型、字體、字號及顏色、邊框樣式等內(nèi)容的設(shè)置。注意

?報表新建時，所有單元的單元類型均默認為數(shù)值型。?

格式狀態(tài)下，錄入的內(nèi)容均默認為表樣單元。?“字符”單元類型和“數(shù)值”單元類型錄入以后，只對本表頁有效；“表樣”單元類型錄入以后，對所有的表頁有效。?設(shè)置完之后可以在預(yù)覽窗口中查看效果。第十二頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字定義關(guān)鍵字主要包括設(shè)置關(guān)鍵字和調(diào)整關(guān)鍵字在表頁上的位置。關(guān)鍵字主要有六種：單位名稱、單位編號、年、季、月、日，另外還包括自定義關(guān)鍵字?？梢愿鶕?jù)用戶的實際需要任意設(shè)置相應(yīng)的關(guān)鍵字。第十三頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字(一)設(shè)置關(guān)鍵字第十四頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計三、設(shè)置關(guān)鍵字(二)調(diào)整關(guān)鍵字位置注意

?關(guān)鍵字在格式狀態(tài)下定義，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入。

?每張報表可以同時定義多個關(guān)鍵字。?關(guān)鍵字（如年，月等）會隨同報表數(shù)據(jù)一起顯示，在定義關(guān)鍵字時既要考慮編制報表的需要，又要考慮打印的需要。?關(guān)鍵字在一張報表中只能定義一次，即同一張報表中不能有重復(fù)的關(guān)鍵字。?如果關(guān)鍵字的位置設(shè)置錯誤，可以單擊【數(shù)據(jù)】︱【關(guān)鍵字】︱【取消】，取消后重新設(shè)置。第十五頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

單元公式是指為報表單元進行賦值的公式，利用它可以將單元賦值為數(shù)值，也可以賦值為字符。對于需要從報表本身或其他模塊（如總賬、工資、固定資產(chǎn)等模塊）中取數(shù)以及一些小計、合計、匯總等數(shù)據(jù)的單元，都可以利用單元公式進行取數(shù)。第十六頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

1.直接錄入公式注意

?

單元公式在錄入時，凡是涉及到數(shù)學(xué)符號的均須錄入英文半角字符。否則系統(tǒng)將認為公式錄入錯誤而不能被保存。第十七頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(一)單元公式

2.利用函數(shù)向?qū)т浫牍阶⒁?/p>

?

如果錄入的會計科目有輔助核算，還可以錄入相關(guān)輔助核算內(nèi)容。如果沒輔助核算，則“輔助核算”選擇框呈灰色，不可錄入。?

在“財務(wù)函數(shù)”界面，選中“包含未記賬憑證”，表示連同未記賬憑證數(shù)據(jù)一并取到報表中。如果用戶對UFO的函數(shù)不太了解，直接定義單元公式有困難，可以利用函數(shù)向?qū)б龑?dǎo)錄入公式。第十八頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(二)審核公式由于報表中各個數(shù)據(jù)之間一般都存在某種勾稽關(guān)系，可以利用這種勾稽關(guān)系定義審核公式，來進一步檢驗報表編制的結(jié)果是否正確。審核公式由驗證關(guān)系公式和提示信息組成。注意

?

審核公式在格式狀態(tài)下編輯，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下執(zhí)行審核公式。第十九頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計四、編輯公式(三)舍位平衡公式報表的數(shù)據(jù)生成后往往非常龐大，不方便讀者閱讀。另外在報表匯總時，各個報表的貨幣度量單位有可能不統(tǒng)一，這時，需要將報表的數(shù)據(jù)進行位數(shù)轉(zhuǎn)換，將報表單位數(shù)據(jù)由個位轉(zhuǎn)換為百位、千位或萬位，如將“元”單位轉(zhuǎn)換為“千元”或“萬元”單位，這種操作稱為進位操作。進位操作以后，原來的平衡關(guān)系可能會因為小數(shù)位四舍五入而被破壞，因此還需要對進位后的數(shù)據(jù)平衡關(guān)系重新調(diào)整，使舍位后的數(shù)據(jù)符合指定的平衡公式。這種用于對報表數(shù)據(jù)舍位及重新調(diào)整報表舍位之后平衡關(guān)系的公式稱之為舍位平衡公式。定義舍位平衡公式需要指明舍位的表名、舍位范圍、以及舍位位數(shù)，并且必須錄入平衡公式。第二十頁，共二十七頁，2022年，8月28日第一節(jié)報表格式設(shè)計五、保存報表報表的格式設(shè)置完成之后，為了確保今后能夠隨時調(diào)出使用并生成報表數(shù)據(jù)，應(yīng)將會計報表的格式保存起來。注意

?

ERP為用友報表文件專用擴展名。

?

如果沒有保存就退出，系統(tǒng)將彈出“是否保存報表？”信息提示對話框。第二十一頁，共二十七頁，2022年，8月28日第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理一、進入報表數(shù)據(jù)狀態(tài)進入報表數(shù)據(jù)處理狀態(tài)既可以使用菜單進入，也可以直接使用【數(shù)據(jù)/格式】切換按鈕進入。第二十二頁，共二十七頁，2022年，8月28日第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理二、錄入關(guān)鍵字關(guān)鍵字是表頁定位的特定標(biāo)志，在格式狀態(tài)下設(shè)置完成關(guān)鍵字后，只有在數(shù)據(jù)狀態(tài)下對其實際賦值才能真正成為表頁的鑒別標(biāo)志，為表頁間、表間的取數(shù)提供依據(jù)。注意

?

每一張表頁均對應(yīng)不同的關(guān)鍵字，輸出時隨同單元一起現(xiàn)實。?

日期關(guān)鍵字可以確認報表數(shù)據(jù)取數(shù)的時間范圍，即確定數(shù)據(jù)生成的具體日期。第二十三頁，共二十七頁，2022年，8月28日第二節(jié)報表數(shù)據(jù)處理三、整表重算當(dāng)完成報表的格式設(shè)計并完成關(guān)鍵字的錄入之后，便可以計算指定賬套并指定報表時間的報表數(shù)據(jù)了。計算報表數(shù)據(jù)是在數(shù)據(jù)處理狀態(tài)下進行的，它既可以在錄入完成報表的關(guān)鍵字后直接計算，也可以使用菜單功能計算。第二十四頁，共二十七頁，2022年，8月28日第三節(jié)報表模板在會計報表系統(tǒng)中，一般都提供了多種常用的會計報表格式及公式，稱為報表模板。在每個模板中詳細設(shè)計了該報表的格式與公式。利用報表模板可以迅速建立一張符合實際需要的財務(wù)報表。另外，對于一些本企業(yè)常用但報表模板中沒有提供標(biāo)準格式的報表，在定義完這些報表以后可以將其定制為報表模板，以后使用時可以直接調(diào)用這個模板。第二十五頁，共二十七頁，2022年，8月28日第三節(jié)報表模板一、調(diào)用報表模板用友UFO報表系統(tǒng)為用戶提供了16個行業(yè)的標(biāo)準財務(wù)報表模板。如果用戶需要使用系統(tǒng)內(nèi)的報表模板，則可以直接調(diào)用。注意

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如果所需要的報表格式或公式與調(diào)用的模板有所不同，可以在格式狀態(tài)下直接修改，然后再在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入關(guān)鍵字，計算報表數(shù)據(jù)。?

如果要生成該模板所對應(yīng)的報表數(shù)據(jù)，則應(yīng)進入“數(shù)據(jù)”狀態(tài)錄入關(guān)鍵