施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)

施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)一、系統(tǒng)概況：在信息技術自身快速發(fā)展的同時，信息技術也以一種前所未有的速度和力量沖擊著企業(yè)的運作模式，也逐漸在各行各業(yè)普及，實施信息化也納入到很多企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中。對于建筑施工企業(yè)這樣的傳統(tǒng)型勞動密集產業(yè)而言，管理信息系統(tǒng)的應用較某些行業(yè)起步比較晚，同時發(fā)展也不夠成熟。目前，建筑施工企業(yè)面臨著嚴重的挑戰(zhàn)和來自同行的競爭壓力，為了在保證工程質量的前提下節(jié)約成本，高效率的利用資源，必須尋求新的解決方式，利用技術創(chuàng)新、采取管理信息系統(tǒng)等手段，增加建筑施工企業(yè)信息技術的含量，使企業(yè)的管理水平提升。二、系統(tǒng)分析1、施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀及需求分析目前我國正在進行著世界上最大規(guī)模的基本建設，全國建筑施工企業(yè)的數(shù)量隨著建設規(guī)模的擴大而不斷增長。同時，施工技術難度與工程質量的要求不斷提高，建筑施工企業(yè)管理的復雜程度和難度也越來越高。同時，建筑施工企業(yè)間各部門、企業(yè)與業(yè)主、企業(yè)與供應商等需要交互的信息量不斷擴大，信息的交流與傳遞頻度也在增加，相應地對信息管理的要求越來越高。施工企業(yè)需要把名目繁多的系統(tǒng)作為整個企業(yè)管理信息系統(tǒng)整合的對象，統(tǒng)一到一個平臺上來，讓各個業(yè)務部門的數(shù)據(jù)可以按業(yè)務流程實現(xiàn)“電子化傳遞”，讓整個管理流程架構在公司已有的網(wǎng)絡平臺上運作。真正實現(xiàn)“互聯(lián)互通、信息共享”。。2、施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)功能分析根據(jù)施工企業(yè)編制的具體情況,施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)分為四個子系統(tǒng)：即辦公信息子系統(tǒng)、企業(yè)資源子系統(tǒng)、過程控制子系統(tǒng)和項目管理子系統(tǒng)。在這四個子系統(tǒng)下,分別建立相應的功能模塊見圖。圖1施工企業(yè)管理信息系統(tǒng)圖Ⅰ、辦公信息管理子系統(tǒng)。辦公信息管理子系統(tǒng)通過對數(shù)據(jù)的收集、存儲、傳遞、管理和處理等手段，為企業(yè)各層次人員提供信息服務，以提高辦公效率和辦公質量，從而獲得經濟效益和社會效益。。Ⅱ、企業(yè)資源管理子系統(tǒng)。主要功能是收集整理企業(yè)的各項資源信息存貯于該模塊,實時反饋企業(yè)各項資源現(xiàn)狀，包括人力資源、材料管理與企業(yè)的資金等等情況。該系統(tǒng)可以提供給管理層決策的依據(jù)并且通過與其他子系統(tǒng)的連接控制企業(yè)運行的狀態(tài)。Ⅲ、過程控制子系統(tǒng)。該系統(tǒng)的主要功能是細化控制施工企業(yè)的運營情況，包括施工企業(yè)的行為控制與產出控制。保證企業(yè)運行于有目的有步驟的軌道之中Ⅳ、項目管理信息系統(tǒng)。即在項目管理中,信息、信息流和信息處理各方面的總和。項目管理系統(tǒng)是將各種管理職能和管理組織溝通起來并協(xié)調一致的神經系統(tǒng)。對施工企業(yè)內部與施工現(xiàn)場的行動進行精確控制，確保企業(yè)準確執(zhí)行管理層指令。3、施工管理信息系統(tǒng)的實施方案建筑施工企業(yè)的信息化建設總體目標是要通過信息化建設來提高企業(yè)的管理水平、決策水平，從而實現(xiàn)企業(yè)經濟效益和社會效益的最大化。1.1實現(xiàn)施工管理信息的高度共享主要指信息處理系統(tǒng)各子系統(tǒng)之間的信息共享，避免同類和相同信息的重復錄入和編輯，以達到系統(tǒng)內信息交換暢通。如通過工程量計算出的各類材料用量信息可直接供材料采購、成本控制預算決算等部門參考使用。1.2信息處理系統(tǒng)符合生產管理的需要信息處理系統(tǒng)應根據(jù)建筑施工企業(yè)生產管理的需求，遵從建筑施工行業(yè)中各類規(guī)程、生產流程和管理模式，滿足其科學管理的要求。1.3保障信息高度共享的同時要保障安全信息處理系統(tǒng)應建立系統(tǒng)有效的安全保密機制，具體來說是對操作人員采取不同的權限和密級管理，防止越權操作和非法侵入系統(tǒng)；系統(tǒng)自身通過網(wǎng)絡分級權限，數(shù)據(jù)加密等方式，防止非法竊取信息。另外，系統(tǒng)在進入時還可采用IC卡等安全措施自動檢驗操作者的權限和密碼，自動確定各個操作者權限范圍。1.4信息處理系統(tǒng)必須滿足網(wǎng)絡與通訊的要求對于大中型建筑施工企業(yè)而言，信息處理系統(tǒng)必須能滿足企業(yè)管理與通訊的要求，企業(yè)的總部可以通過internet方式進行企業(yè)內部信息的管理，同時通過internet發(fā)布新聞信息。下屬企業(yè)也可以通過internet網(wǎng)絡與企業(yè)總部進行信息交流1.5信息處理系統(tǒng)必須操作簡單、運行穩(wěn)定信息處理系統(tǒng)設計時要保證人機界面盡可能友好，操作方便，非計算機專業(yè)人員一經培訓、甚至于不經過培訓就可以比較熟練操作該系統(tǒng)進行信息處理。為此，可以引入語音輸入技術、視頻處理技術、手寫技術等。同時，信息處理系統(tǒng)設計要有科學性和可擴展性，數(shù)據(jù)庫技術必須保證有良好的兼容性，確保系統(tǒng)運行速度快、準確無誤。一個企業(yè)管理信息系統(tǒng)的完善能使企業(yè)不斷的向前發(fā)展企業(yè)的發(fā)展。在企業(yè)的管理信息系統(tǒng)中資源管理系統(tǒng)發(fā)揮著極其重要的作用。該系統(tǒng)可以提供給管理層決策的依據(jù)并且通過與其他子系統(tǒng)的連接控制企業(yè)運行的狀態(tài)。它已經成為現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，成為企業(yè)成本控制的利器，成為企業(yè)生產經營正常運作的重要保證，成為企業(yè)發(fā)展與壯大的重要基礎。圖2企業(yè)資源系統(tǒng)組織機構一個組織（企業(yè)、公司、部門等）的機構設置，自上而下一般是按級別、分層次構成的，呈樹狀結構，表示各組成部分之間的隸屬關系或管理與被管理的關系。圖3組織結構與管理功能分析材料資源管理，首當其沖，沒有原材料企業(yè)就只能停滯不前。顯然材料資源在資源系統(tǒng)中也是相當?shù)闹匾２牧腺Y源管理是指企業(yè)在生產過程中，對本企業(yè)所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制。材料資源管理的目的是，通過對材料進行有效管理，以降低企業(yè)生產成本，加速資金周轉，進而促進企業(yè)盈利，提升企業(yè)的市場競爭能力。企業(yè)的材料資源管理，包括物資計劃制訂、材料采購和材料使用等幾個重要環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)環(huán)環(huán)相扣、相互影響，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都將對企業(yè)的經營造成不良影響。圖4材料管理的業(yè)務流程圖保管員庫存盤點發(fā)現(xiàn)缺貨，通過報表上報有關部門并下達缺貨通知單給給采購員，采購員根據(jù)缺貨通知單處理訂貨。其中缺貨通知單是文件條目，處理訂貨是加工條目。材料采購過程是企業(yè)資金直接消耗的過程，科學合理的材料采購計劃加上嚴格的材料采購過程控制，可以使企業(yè)有效節(jié)省開支，為贏取更豐厚的利潤打下堅實基礎數(shù)據(jù)字典：數(shù)據(jù)流條目：編號名稱來源去處組成流量說明D1材料采購單采購員處理事務材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格購買數(shù)量事務類型D2材料補貨單缺貨通知單處理事務材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格購買數(shù)量事務類型D3編制貨單處理事務訂貨單、催貨單、補補充訂貨材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格購買數(shù)量事務類型D4訂貨事務訂貨單、催貨單、補補充訂貨供貨單位材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格購買數(shù)量事務類型D5發(fā)出提貨通知供貨單位提貨通知單提貨單位地址提貨時間材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格提貨數(shù)量事務類型D6提貨事務提貨通知單采購員提貨單位地址提貨時間提貨數(shù)量材料名稱材料規(guī)格材料型號事務類型加工條目：編號名稱輸入處理邏輯輸出P1處理訂貨采購員、缺料通知知單對缺貨的材料進行行分類、整理理，對已訂但但未到的貨物物進行整理，制制作出催貨單單，對漏訂的的貨物驚醒補補訂訂貨單催貨單補充訂貨P2供貨單位供貨訂貨單催貨單補充訂貨單對采購員發(fā)過來的的各種貨單進進行處理，提提供訂貨單上上要求的各種種材料，并向向采購員發(fā)出出提貨通知單單提貨通知單文件條目：標號名稱輸入數(shù)據(jù)流輸出數(shù)據(jù)流組成組成形式F1缺貨通知單倉管員處理階段材料編號按材料類別排序材料規(guī)格材料型號材料名稱定貨量目前單價主要供應者次要供應者F2訂貨單催貨單補充訂貨處理階段供貨單位材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格訂貨量F3提貨通知單供貨單位采購員材料編號材料名稱材料型號材料規(guī)格提貨地點提貨時間提貨量數(shù)據(jù)項條目：數(shù)據(jù)編號名稱數(shù)據(jù)類型長度取值范圍0001材料編號字符型40001-999990002材料名稱字符型2010個漢字0003采購量數(shù)字型9外部項條目：數(shù)據(jù)編號名稱簡述輸出數(shù)據(jù)流輸入數(shù)據(jù)流01采購員根據(jù)訂貨報表組織織訂貨，對已已訂未到的貨貨物要向供貨貨單位發(fā)出催催貨單材料采購單訂貨報表02供貨單位接收采購員發(fā)來的的訂貨單，催催貨單，補充充訂單，并及及時供應貨物物訂貨單催貨單補充訂貨采購員在施工管理企業(yè)的成本控制中，材料的采購成本占據(jù)了很大的比重，要想做好成本控制，就要先做好材料采購成本控制體系。材料采購中應該注意以下幾個方面：一、建立專業(yè)歸口、分類管理的采購管理體系

1、加強材料管理制度建設

為適應體制改革和市場變化的需要，必要建立、健全《物資管理辦法》、《物資招標采購辦法》、《現(xiàn)場物資管理辦法》、《周轉料管理辦法》等規(guī)章制度。在強化材料歸口管理、分類分級負責方面，使各項目物資部門有法可依，有章可循。

2、結合市場情況采用科學合理的采購管理方式

一是凡具備條件能形成批量的物資都實行招標采購。二是對非招標物資采取兩級報價、比價的限價采購方式；三是在實施采購過程中實行雙采購員采購制度，質量責任制度，采購核查制度，采購與定價分開制度以形成符合本企業(yè)特點的追求效益最大化的價格自控、聯(lián)合和監(jiān)控機制。

二、實施適應市場施工特點的材料計劃管理方式

實施以年度、半年度計劃為預測，季度、月份計劃為依據(jù)，臨時追加和核減計劃為補充的計劃管理方式。各項目在正常的施工狀況下，編報定期計劃，遇有設計變更、停工等要立即編報追加或核減計劃。同時，為適應施工生產多變形勢，現(xiàn)行物資計劃可縮短編制周期，增加編制次數(shù)，實施動態(tài)管理。為提高計劃的準確性，要求計劃人員注意收集各方面信息，分析、預測產品市場情況，提高調控能力、快速反映能力。密切部門協(xié)作。物資計劃的編制實施是物資部門與技術、計劃部門協(xié)同配合的結果，要實現(xiàn)物資計劃的全面性、準確性、及時性和預見性，物資設備部應加強與技術、計劃部門之間的協(xié)作，物資計劃要以施工計劃為基礎，以施工技術部門提供的備料計劃為依據(jù)，及時掌握施工進度和工程信息，及時變更調整物資計劃，同時計劃部應對工程材料計劃的及時性和準確性負責。各部門之間相互協(xié)作各負其責，共同促進材料計劃質量的提高。

三、以貫標為載體完善材料采購質量控制體系

1、認真落實企業(yè)的質量方針和質量目標

通過自審、內審和監(jiān)督審核，對物資采購計劃、檢驗證資料、分供方名錄、物資招標等進行監(jiān)督檢查，落到實處。按照計劃、實施、檢查、處理進行質量管理循環(huán)，保證質量方針和質量目標的全面實現(xiàn)。

2、認真貫徹落實質量責任制，健全質量管理體系

建立相互銜接、相互配合、相互約束的工作程序，并按工作程序操作、檢查和考核，在材料計劃、采購、檢驗、保管等各環(huán)節(jié)，把質量體系標準落實到崗位和責任人，做到工作有記錄、考核有依據(jù)。

四、強化材料價格論證和采購價格監(jiān)控體系

1、建立嚴密的內控機制

建立嚴密的內控機制，一是要組建價格論證小組，負責調查市場價格，論證當期材料價格水平，綜合平衡后予以公布，作為采購限價和測算降低成本的依據(jù)；二是采購部門要以效益為中心，以價格論證小組公布的當期采購限價為依據(jù)，通過貨、價比較，選擇最佳渠道，最大限度地降低采購成本；

2、建立價格信息資料庫

首先，在全處范圍內建立自上而下的采購信息網(wǎng)絡，物資設備部門要具備采購信息中心的功能，廣泛收集市場信息，并及時向各項目部發(fā)布，從而提供有效服務；其次，項目部也要在當?shù)剡M行廣泛深入、細致的資源調查，摸清當?shù)氐馁Y源供給能力、需求情況、價格、運距、運輸能力及季節(jié)性變化對供給能力的影響及價格浮動規(guī)律，特別要對采購權限內的材料價格摸清摸準；再次，可通過電腦網(wǎng)絡、信息刊物及其它媒介搜集信息，充實到信息中心資料庫，還可以通過本單位重點工程派駐人員反饋施工地區(qū)的價格變動信息和有關優(yōu)惠政策。經多方采集的信息資料匯入資料庫，并提供給價格論證小組，經論證篩選和綜合平衡確定出當期的采購價格，供各項目物資部門使用，這樣在“分級管理，分類供應”的框架下，采購供應工作就能在占有可靠消息的基礎上避免盲目采購。

五、加強合同管理，規(guī)范材料采購行為

采購合同的簽訂，即意味著采購行為的發(fā)生，嚴格采購合同管理，就是對采購行為的規(guī)范和制約。全面實行采購行為合同化，是市場經濟條件下經濟活動法制化的客觀要求，它可以約束和規(guī)范采購行為。采購行為合同化，所有材料采購都要簽定書面購銷合同或購銷協(xié)議，合同或協(xié)議的執(zhí)行結果，必須是保工期、保質量、保材料責任成本和資金安全。簽訂購銷合同或協(xié)議，要以采購計劃為依據(jù)，其主要