《檔案管理問題研究【論文】》4800字

基層單位檔案管理中的問題與對策目錄TOC\o"1-2"\h\u30955基層單位檔案管理中的問題與對策 124976一、檔案管理在基層單位的重要性和意義 127139（一）檔案管理在基層單位的重要性 18499（二）基層單位建設(shè)檔案信息化的意義 1759二、基層單位現(xiàn)代化檔案管理存在的問題 27392（一）意識不高，利用不足 220982（二）缺乏資金，設(shè)備落后 310485（三）素質(zhì)較低，隊伍不穩(wěn) 31319（四）管理方式過于陳舊 316691三、強化基層單位檔案管理信息化建設(shè)的策略 432409（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提升意識 41912（二）規(guī)范檔案分類，提高使用效率 510387（三）人才培養(yǎng)，穩(wěn)定隊伍 521836（四）引入先進技術(shù)手段 65490四、結(jié)語 624258參考文獻 6摘要：在當前新時代背景下，在基層單位當中，檔案管理工作得到了越來越多的重視，而如何高效做好相關(guān)基層單位檔案管理工作，成為了眼下亟待解決的問題。因此，本文從實際角度出發(fā)，對基層單位檔案管理工作當中存在的問題進行深入分析，并提出改善的具體措施，以求能夠加強檔案管理工作的實效性，進一步提升基層單位總體工作效率。關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；實效性一、檔案管理在基層單位的重要性和意義（一）檔案管理在基層單位的重要性與傳統(tǒng)文獻內(nèi)容不同，文書檔案是記錄基層單位整體發(fā)展情況與員工相應(yīng)信息的重要文件，也包含著一定的法律知識，而且，基層單位文書檔案內(nèi)容，也對國家檔案的不足進行了有效彌補。國家檔案信息在具體記錄過程當中，缺少詳細內(nèi)容，而基層單位文書檔案能夠?qū)Ω鱾€細節(jié)加以明確，從而填補這方面的缺失。通過相關(guān)管理部門將基層單位職務(wù)評聘、績效考核、相關(guān)獎懲制度、工資待遇與工作調(diào)配情況進行相應(yīng)記錄，能夠?qū)⒒鶎訂挝徽鎸嵡闆r進行反映，還能夠根據(jù)實際發(fā)展，不斷對檔案內(nèi)容進行實時更新。（二）基層單位建設(shè)檔案信息化的意義首先，檔案管理信息化替代了時代發(fā)展的趨勢。檔案管理是基層單位的重要部門。伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，基層單位會產(chǎn)生很多的信息。所以，如今社會被叫做大數(shù)據(jù)時期。數(shù)據(jù)是基層單位發(fā)展基礎(chǔ)，也是基層單位發(fā)展的動力。時代科技的推動，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷創(chuàng)新，提升了各個基層單位的水平。因此，基層單位在發(fā)展過程中也受到了打擊。其中，檔案管理工作被影響較高。老式的管理方式很難適應(yīng)現(xiàn)實的需要，網(wǎng)絡(luò)檔案管理是時代的產(chǎn)物。舊事物落后，新事物必定興起。因此，提高基層單位檔案管理的效率對基層單位的發(fā)展至關(guān)重要。檔案管理是基層單位工作中最普通的工作類型之一。為適應(yīng)市場需求，必須加強基層單位檔案管理信息化發(fā)展。只有提高基層單位檔案管理信息化水平，才能真正適應(yīng)信息化的發(fā)展。其次，為了讓如今檔案管理變得更簡式，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷滲透到每個人的日常中，檔案信息化的建設(shè)使紙質(zhì)檔案能夠數(shù)字化地進行數(shù)據(jù)管理。正因為這樣，可以提高文件管理能力，同時降低環(huán)境因素，保證文件信息的便捷性、安全性和準確性。最后，為了提高基層單位的文件信息查詢速度，研究開發(fā)包含大量信息的信息檔案管理系統(tǒng)，在往年的管理中，需要查找相應(yīng)的資金和信息，需要繁雜手續(xù)，耗費大量時間。通過建立信息系統(tǒng)，文件查詢變的便利，資源循環(huán)率提高。同時可以提高管理工作的效率，還可以促進資源的最佳使用。二、基層單位現(xiàn)代化檔案管理存在的問題（一）意識不高，利用不足一般情況下，歸檔與分類工作是檔案管理工作的主要環(huán)節(jié)，而隨著當前現(xiàn)代化技術(shù)飛速發(fā)展，各種高科技、信息化技術(shù)手段得到廣泛應(yīng)用，在為整體基層單位注入新鮮活力的同時，也使得檔案管理工作更加難以展開。在基層單位之中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作不夠重視，人員分配方面出現(xiàn)空缺，長此以往，會導(dǎo)致檔案管理工作人員過于懶散，工作態(tài)度懈怠，同時，對文書管理工作缺乏關(guān)注也會使得整體工作無法將現(xiàn)代化技術(shù)進行引用，使得管理手段只能以傳統(tǒng)方式為主，缺少相應(yīng)科學(xué)有效的管理理念與管理技術(shù)。較多基層單位對檔案管理不夠重視?；鶎訂挝粚n案管理認識的缺乏，使基層單位檔案管理的能力很難提高。由于對文件管理缺乏了解，導(dǎo)致很多基層單位根本沒有相應(yīng)的檔案管理，在信息查閱方面造成極大不便。（二）缺乏資金，設(shè)備落后在基層單位檔案管理中，軟硬件建設(shè)是保證檔案管理信息化的前提。由于軟件和硬件的使用需要很多的資金，因此，很多基層單位只能把資金用在產(chǎn)品研究和開發(fā)，所以檔案管理還處在不成熟階段。不僅資金較少，而且基層單位高層對檔案信息化管理不重視。導(dǎo)致了檔案管理困難較大。很多數(shù)基層單位的檔案信息技術(shù)系統(tǒng)太過于老化，技術(shù)檔案的歸檔還處于被動狀態(tài)。什么文件從上面?zhèn)飨聛恚吞幚硎裁次募?，工作人員的很難發(fā)揮自己才能，無法自覺將檔案中的內(nèi)容經(jīng)過認真檢查，導(dǎo)致后面工作中資源整合任務(wù)責任較大。另外，在建設(shè)檔案管理信息化時，前期需要很多資金購買軟硬件，使很多基層單位設(shè)備都需要更新。因此，基層單位也需要改變員工的工作方式。（三）素質(zhì)較低，隊伍不穩(wěn)基層單位由于其工作主要以傳統(tǒng)模式為主，使得檔案管理工作缺乏相應(yīng)靈活性。在基層單位內(nèi)部當中，對于文書管理工作總體認知不夠明確，此外，隨著現(xiàn)代化技術(shù)在基層單位當中不斷得到運用，檔案管理工作也更加多元化，但整體管理結(jié)構(gòu)卻越來越落后，由于檔案管理工作大部分以紙質(zhì)檔案為主體，且都是人工管理，現(xiàn)代化程度非常低，只是在檔案目錄以及個人信息方面進行數(shù)字化建設(shè)，而檔案管理結(jié)構(gòu)卻仍然缺乏創(chuàng)新，使得工作水平被大幅度削弱，導(dǎo)致檔案管理工作與當前現(xiàn)代化以及信息化工作要求進一步脫離。檔案管理人員的工資往往很低。因此，檔案管理者往往缺乏工作熱情。而且，人才在學(xué)歷較高的人選擇工作時不會選擇這份工作。但是，伴隨如今的發(fā)展，文件管理需要有更高的質(zhì)量。管理檔案的工作人員不僅要掌握計算機，還要具備綜合規(guī)劃的能力。檔案管理人員不僅要技術(shù)的提高，更需要提升職業(yè)道德。他們必須有強烈的責任感和較強的檔案管理認識。他們需要對文件管理有全新認知學(xué)習(xí)，保證文件管理的順利運行。（四）管理方式過于陳舊在基層單位當中，由于相應(yīng)管理方式過于老舊，采取的方法大多為傳統(tǒng)方式，缺乏與時俱進的創(chuàng)新突破能力，而且相應(yīng)管理人員自身工作意識與專業(yè)能力也十分落后，相關(guān)管理手段、管理思想、管理技能都無法適應(yīng)基層單位總體發(fā)展需求。除了這些問題，在有些基層單位當中，檔案管理工作十分簡陋，甚至直接將辦公雜物與檔案一起擱置在庫房當中，各種基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，導(dǎo)致檔案管理工作難以進行有效開展三、強化基層單位檔案管理信息化建設(shè)的策略（一）加強領(lǐng)導(dǎo)，提升意識隨著尊重員工工作理念不斷被推崇，在基層單位檔案管理工作當中也應(yīng)當加強相關(guān)理念，進一步提升檔案管理工作重視程度。將尊重員工理念作為思想指導(dǎo)，能夠使工作人員意識到自身崗位的重要性，加強人員之間相互交流，提升基層單位對文書檔案工作的重視程度，樹立起嚴格檔案意識。而在進行相關(guān)材料收集時，要求整個基層單位對檔案管理工作重視起來，必須要進行全方面檢測，確保檔案真實性，使得整體流程更加清晰，在進行文書檔案具體工作時，要將領(lǐng)導(dǎo)簽字、審查蓋章等過程進一步明確，結(jié)合實際情況將各種規(guī)章制度加以明確，從而保證檔案管理工作能夠有效運行。在長期的檔案建設(shè)中，基層單位單位需要對檔案信息化管理持有高度的重視，通過修改相關(guān)機制和制度，推進信息化轉(zhuǎn)變現(xiàn)代化。如今，很多基層單位推動檔案工作進度，需要檢查大量檔案信息中的問題，刪除無價值信息，通過信息平臺和電子技術(shù)對檔案進行全面盤察，評估各自的內(nèi)容和價值的檔案。明確定義以確保所有文件信息有價值。整體而言，這可以幫助基層單位節(jié)省資金和人力，提高檔案管理的準確性和經(jīng)濟價值。一是要加強管理層對工作管理信息化意識。作為基層單位發(fā)展戰(zhàn)略的定制者，管理層把工作檔案管理工作放在什么位置，將決定整個基層單位工作檔案管理工作的走向。管理層需要看到在大數(shù)據(jù)背景下，基層單位檔案的數(shù)據(jù)價值，能夠主動接受新信息化技術(shù)、運用信息化手段充分挖掘數(shù)據(jù)資產(chǎn)價值，幫助決策，建立起包含工作檔案管理在內(nèi)的基層單位級信息化平臺。同時，增強前段控制意識，認識到大數(shù)據(jù)時代的信息共享既是機遇又是挑戰(zhàn)，在有效活化利用檔案數(shù)據(jù)信息時，還要注重防范基層單位核心信息泄露、被盜取的風險。運用技術(shù)手段保護好基層單位的“核心生產(chǎn)資料”。做好各部門的協(xié)調(diào)工作，幫助各部門劃分責任歸屬。激發(fā)管理層對工作檔案信息化管理意識，促進在基層單位構(gòu)建比較全面的工作檔案管理制度，為推動基層單位工作檔案管理工作提供必要的支持。二是要加強工作檔案管理相關(guān)工作人員的信息化意識。明確自身責任，嚴格落實工作檔案管理工作規(guī)范，按照規(guī)定的時間節(jié)點，按照工作職能完成檔案的審核、整理、歸檔、銷毀工作。主動學(xué)習(xí)工作檔案管理最新法律法規(guī)、工作規(guī)范、行業(yè)標準和政策文件等，及時更新相關(guān)管理知識。三是加強其他人員的工作檔案信息化意識。讓檔案使用者感受到工作檔案信息化后所帶來的便利，同時也提示使用人在使用檔案時要對檔案利用規(guī)范有所了解，比如借入借出程序、存儲介質(zhì)的防病毒知識等，能夠更好的延長工作檔案使用壽命。（二）規(guī)范檔案分類，提高使用效率檔案管理過程中很多基層單位出現(xiàn)問題，如檔案歸檔錯誤，管理程序規(guī)范化不夠正規(guī)，為實現(xiàn)管理的信息化、智能化，必須先對檔案分類進行調(diào)整。工作人員首先要厘清不同檔案之間的差異，進行必要的整理和分類，形成有規(guī)劃的的檔案系統(tǒng)。在做好檔案分類工作的同時，也要進提高信息的實用價值，幫助基層單位在人力資源調(diào)配和內(nèi)部綜合管理方面取得成績。（三）人才培養(yǎng)，穩(wěn)定隊伍基層單位要組織系統(tǒng)的檔案管理信息化建設(shè)培訓(xùn)，幫助員工學(xué)習(xí)專業(yè)的理論知識，讓員工接觸到行業(yè)的領(lǐng)先的技術(shù)，使信息化建設(shè)步伐加快。工作檔案信息化建設(shè)是一項跨學(xué)科的工程，不僅要求具備工作知識，還需要檔案管理知識，計算機科學(xué)知識。為了完成基層單位工作檔案信息化建設(shè)，需要一大批具備財會背景、檔案管理背景、信息化管理背景的新型復(fù)合型人才等補充基層單位人才隊伍。從當前工作檔案管理人員的組成結(jié)構(gòu)來看，為財會或檔案管理專業(yè)為背景的人員較多，計算機信息化方面人才比例較低。很多地區(qū)工作檔案管理的電子化，僅限于利用計算機編制檔案目錄，方便檔案查找，事實上并沒有把握工作檔案信息化的真正內(nèi)涵。部門需要配置信息化專業(yè)人員來應(yīng)對可能會出現(xiàn)的信息化問題。在招用新人才的同時，也鼓勵培養(yǎng)基層單位內(nèi)部員工主動學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識?？梢苑峙侄畏致毮艿膶ぷ魅藛T進行培訓(xùn)。對于人員重點加強其信息化知識，提升對新設(shè)備、新系統(tǒng)的操作能力。對于檔案管理人員重點加強其工作和計算機方面的知識，以減少員工從管理紙質(zhì)檔案到管理電子化檔案后，因不適應(yīng)新工作方式導(dǎo)致的工作壓力。對于計算機技術(shù)人員加強其檔案管理工作、工作核算方面知識與技能，有利于工作人員有針對性的對工作檔案的信息化管理提供更好的技術(shù)支持。（四）引入先進技術(shù)手段隨著當前信息技術(shù)高速發(fā)展，各種行業(yè)都受到了不同的影響，而正確運用信息技術(shù)，也能夠提升基層單位檔案管理工作總體質(zhì)量。在實際運用當中，可以針對文書檔案工作具體特點引入相關(guān)現(xiàn)代化技術(shù)，將一些工作軟件進行應(yīng)用，構(gòu)建起全新管理模式，使得文書檔案工作能夠明確總體方向，向著數(shù)字化與現(xiàn)代化發(fā)展，同時，在檔案管理工作當中，還應(yīng)該加大信息化技術(shù)結(jié)合力度，對基層單位內(nèi)部當中的各種檔案及文書材料進行整理，將相關(guān)數(shù)據(jù)信息進行定期歸納，進一步為單位發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持。當前基層單位當中，檔案類型主要分為紙質(zhì)版與電子版，紙質(zhì)版有著文件不容易偽造、泄露等具體優(yōu)點，而電子檔案在這方面相對較弱，應(yīng)當采取人員輪換、更換密碼及數(shù)據(jù)加密等手段來保障電子檔案總體安全性，從而增強檔案管理工作保密性四、結(jié)語在基層單位當中，文書檔案的相關(guān)管理工作，必須要進行高度關(guān)注，結(jié)合當前實際情況，將其中存在的問題進行積極整改，進一步強化檔案管理人員專業(yè)能力與工作態(tài)度，將各類責任明確到個人身上，加大相關(guān)