行政助理的主要工作內(nèi)容

行政助理的主要工作內(nèi)容1、協(xié)助行政部經(jīng)理完成公司行政事務(wù)工作及部門內(nèi)部日常事務(wù)工作2、協(xié)助審核、修訂公司各項(xiàng)管理規(guī)章制度，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理3、各項(xiàng)規(guī)章制度監(jiān)督與執(zhí)行4、參與公司績(jī)效管理、考勤等工作5、獎(jiǎng)懲辦法的執(zhí)行6、協(xié)助行政部經(jīng)理進(jìn)行內(nèi)務(wù)、安全管理，為其他部門提供及時(shí)有效的行政服務(wù)7、負(fù)責(zé)公司快件及傳真的收發(fā)及傳遞8、參與公司行政、采購事務(wù)管理9、負(fù)責(zé)公司各部門辦公用品的領(lǐng)用和分發(fā)工作10、做好材料收集、檔案管理、文書起草、公文制定、文件收發(fā)等工作11、對(duì)外相關(guān)部門聯(lián)絡(luò)接待，對(duì)內(nèi)接待來訪、接聽來電、解答咨詢及傳遞信息工作12、 協(xié)助辦理面試接待、會(huì)議、培訓(xùn)、公司集體活動(dòng)組織與安排，節(jié)假日慰問等13、 協(xié)助行政部經(jīng)理做好公司各部門之間的協(xié)調(diào)工作擴(kuò)展：商務(wù)英語是一門特殊用途英語，它的存在、發(fā)展和運(yùn)用與商務(wù)場(chǎng)合密不可分。在此基礎(chǔ)上形成的商務(wù)英語專業(yè)是在語言（英語）類課程和商務(wù)（商務(wù)）類課程基礎(chǔ)上發(fā)展起來的一個(gè)綜合性專業(yè)，具有交叉性和復(fù)合性的學(xué)科特點(diǎn)。如今，隨著中國(guó)與世界經(jīng)濟(jì)交流日益增多，企業(yè)對(duì)于商務(wù)英語專業(yè)人才的需要也不單是是外貿(mào)業(yè)務(wù)員。在公司日常對(duì)外的商務(wù)活動(dòng)中，企業(yè)需要的是涉外商務(wù)人才的主體，是企業(yè)或部門中的一般管理人員和業(yè)務(wù)人員，其特點(diǎn)是精通現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)，具備足夠的英語溝通能力，充分了解企業(yè)商務(wù)需求。相較于許多高職院校的培養(yǎng)課程體系仍是以外貿(mào)類課程為主，其實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)等實(shí)踐課程也多是基于對(duì)外貿(mào)易的基本流程與工作內(nèi)容，我院率先調(diào)整了商務(wù)英語專業(yè)的人才培養(yǎng)目標(biāo)：本專業(yè)面向涉外企事業(yè)單位，培養(yǎng)德、智、體、美全面發(fā)展，具有較高的綜合素質(zhì)、較強(qiáng)的商務(wù)英語應(yīng)用能力和跨文化交際能力，了解涉外企業(yè)結(jié)構(gòu)和運(yùn)作，國(guó)際貿(mào)易知識(shí)及基本運(yùn)作，熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備和運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠滿足涉外商務(wù)活動(dòng)需要的高技能人才。其目標(biāo)就業(yè)崗位也由外貿(mào)業(yè)務(wù)員、單證員等調(diào)整為涉外單位商務(wù)及行政助理。人才培養(yǎng)目標(biāo)和就業(yè)目標(biāo)崗位的變化促使我們對(duì)商務(wù)英語專業(yè)課程體系也嘗試著進(jìn)行了一系列的調(diào)整。在原有的商務(wù)英語專業(yè)課程體系之上，我們?cè)鲈O(shè)了商務(wù)英語實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)和商務(wù)項(xiàng)目設(shè)計(jì)等實(shí)踐課程，為語言主線課程和商務(wù)技能主線課程提供了一個(gè)有機(jī)融合的平臺(tái)。在這類實(shí)踐課程中，學(xué)生能夠?qū)⑺鶎W(xué)的語言技能和商務(wù)技能綜合應(yīng)用。一、本院商務(wù)英語實(shí)訓(xùn)課程的探索實(shí)施明確崗位，理清任務(wù)。多數(shù)商務(wù)英語專業(yè)的學(xué)生反映：商務(wù)英語專業(yè)課程體系繁雜，所學(xué)課程多，學(xué)完以后不知道自己該做什么、能做什么。而實(shí)訓(xùn)課程多為針對(duì)某一商務(wù)技能課程的單項(xiàng)技能實(shí)訓(xùn)，如進(jìn)出口貿(mào)易實(shí)訓(xùn)，電子商務(wù)實(shí)訓(xùn)等。我們?cè)趯I(yè)課程學(xué)習(xí)基本結(jié)束時(shí)安排的商務(wù)英語實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)是一個(gè)綜合型的實(shí)訓(xùn)，學(xué)生的多項(xiàng)商務(wù)技能和語言技能在此能得以綜合應(yīng)用。就實(shí)訓(xùn)內(nèi)容安排而言，我們通過企業(yè)走訪，專家座談等形式對(duì)此類崗位做了分析。針對(duì)商務(wù)、行政助理工作流程性、模式性不強(qiáng)的特征，我們探索了以工作基本內(nèi)容板塊為依托的實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)形式。其基本內(nèi)容板塊如下：（1）招聘與面試；（2）公司日常工作；（3）產(chǎn)品推廣策劃；（4）商務(wù)旅行安排；（5）商務(wù)談判。在上述模塊的實(shí)訓(xùn)過程中，學(xué)生以真實(shí)的案例為背景，學(xué)習(xí)處理商務(wù)及行政助理的日常工作版塊，如：公司活動(dòng)組織與籌備工作、公司常見文案撰寫工作、公司檔案整理、公司客戶接洽、基本財(cái)務(wù)工作流程等等。在這一過程中，我們采用案例分析、任務(wù)導(dǎo)向以及網(wǎng)絡(luò)輔助等方法，提高了實(shí)訓(xùn)的實(shí)效性和可操作性。學(xué)生在此過程中明確作為商務(wù)及行政助理的主要工作任務(wù)是什么，可供選擇的完成方式有哪些。通過老師的活動(dòng)點(diǎn)評(píng)和自己的實(shí)訓(xùn)內(nèi)容，學(xué)生進(jìn)一步明確了之前學(xué)過的商務(wù)英語寫作、商務(wù)英語聽說、市場(chǎng)營(yíng)銷、進(jìn)出口貿(mào)易、人力資源管理等專業(yè)課程知識(shí)是如何融會(huì)貫通并應(yīng)用于實(shí)際工作之中的。在實(shí)崗實(shí)務(wù)的實(shí)訓(xùn)之后，對(duì)于學(xué)生而言，既是一次知識(shí)和技能的復(fù)習(xí)與融會(huì)貫通，也是一次知識(shí)和技能的更新，因?yàn)樵诖诉^程中，他們鍛煉到的'不僅僅是較全面的商務(wù)活動(dòng)能力，如：有效溝通和協(xié)調(diào)、財(cái)務(wù)管理、人事管理、市場(chǎng)營(yíng)銷、營(yíng)運(yùn)管理等能力；還有綜合英語應(yīng)用能力；較強(qiáng)的信息搜集整合能力和計(jì)算機(jī)文檔處理能力以及快速學(xué)習(xí)知識(shí)的能力。通過實(shí)崗實(shí)務(wù)的商務(wù)英語實(shí)訓(xùn)，商務(wù)英語專業(yè)課程教學(xué)實(shí)踐環(huán)節(jié)全面而系統(tǒng)，不僅使學(xué)生對(duì)整個(gè)商務(wù)流程的必備理論知識(shí)作了一個(gè)全面的了解，而且使學(xué)生對(duì)對(duì)應(yīng)的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)踐，大大增強(qiáng)了學(xué)生的商務(wù)知識(shí)和英語知識(shí)的應(yīng)用能力。硬件保障，方法多樣。為保障商務(wù)英語專業(yè)實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)的順利進(jìn)行，外語學(xué)院及學(xué)校都給予了大力的支持。外語學(xué)院為本項(xiàng)實(shí)訓(xùn)專門設(shè)立了商務(wù)英語實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)教室，該教室被設(shè)計(jì)為公司辦公間的樣式，同時(shí)，學(xué)校其他院系的各類實(shí)訓(xùn)室資源也是共享型的，如：模擬機(jī)艙、模擬酒店等學(xué)生在其中實(shí)訓(xùn)，能大大提升實(shí)訓(xùn)情景模擬的真實(shí)感；此外我院自主學(xué)習(xí)中心資源豐富，海量信息中包含有商務(wù)英語課程庫等多種網(wǎng)絡(luò)資源，學(xué)生可自主選取相關(guān)內(nèi)容為實(shí)訓(xùn)做準(zhǔn)備。在時(shí)間上，我們采用整周實(shí)訓(xùn)的方式，每天實(shí)訓(xùn)一個(gè)模塊，使學(xué)生的實(shí)訓(xùn)更為流暢更有連貫性，同時(shí)學(xué)生在緊湊的時(shí)間中更能提高實(shí)訓(xùn)的時(shí)效性。在實(shí)訓(xùn)實(shí)施過程中，教師也采用了多種多樣的方法和手段來引導(dǎo)實(shí)訓(xùn)的進(jìn)行，如項(xiàng)目教學(xué)法、案例分析法、情景模擬法等。首先，通過企業(yè)專家的參與，我們編寫了《商務(wù)英語實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書》，對(duì)于整個(gè)實(shí)訓(xùn)的開展予以全面的指導(dǎo)。在實(shí)訓(xùn)開始時(shí)，我們對(duì)在校生進(jìn)行團(tuán)隊(duì)合作潛能測(cè)試，并按照測(cè)試結(jié)果將學(xué)生科學(xué)合理地進(jìn)行分組。然后提供人員招聘、產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、商務(wù)旅行等多個(gè)商務(wù)活動(dòng)項(xiàng)目給各個(gè)項(xiàng)目組，請(qǐng)他們按照各自的項(xiàng)目?jī)?nèi)容組織項(xiàng)目的策劃與實(shí)施。對(duì)于商務(wù)談判主題，我們則通過真實(shí)的案例分析幫助學(xué)生掌握商務(wù)談判中作為助理所需做的各項(xiàng)工作與注意事項(xiàng)，再通過模擬談判幫助學(xué)生總結(jié)自身實(shí)施中存在的各種問題。方法的多樣性不僅體現(xiàn)在教學(xué)形式與方法上，在實(shí)訓(xùn)課程的考核體系上也有所表現(xiàn)。對(duì)于商務(wù)實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)，我們采取了小組互評(píng)，組員自評(píng)以及教師評(píng)估的三方結(jié)合體系。整個(gè)評(píng)估體系更多地關(guān)注實(shí)訓(xùn)過程的參與度與表現(xiàn)情況，而不僅僅是依據(jù)小組提交的實(shí)訓(xùn)可視化成果來評(píng)定。大力創(chuàng)建“雙師型”教學(xué)團(tuán)隊(duì)。高職在校教師既要面對(duì)專業(yè)教學(xué)任務(wù)、又要進(jìn)行教學(xué)科研活動(dòng)。加上可接受教師進(jìn)行頂崗實(shí)習(xí)的單位有限。因此，各高職院校的商務(wù)英語專業(yè)在“雙師型”師資上都存在或多或少的匱乏問題。而“雙師型”教師的匱乏，直接影響到實(shí)訓(xùn)課程的成效。作為老師，如果自身對(duì)于企業(yè)的運(yùn)作，崗位的任務(wù)認(rèn)知有限，則很難指導(dǎo)學(xué)生通過實(shí)訓(xùn)的模擬任務(wù)來真實(shí)感受并有效完成實(shí)習(xí)任務(wù)。對(duì)此，我們做了多方探索，一方面我們?nèi)匀环e極聯(lián)系企業(yè)，選送教師赴企業(yè)實(shí)習(xí)。2009年至今，我們教學(xué)團(tuán)隊(duì)中的14名教師已經(jīng)全部到企業(yè)進(jìn)行了頂崗實(shí)習(xí)。另一方面我們大力推行的是用“雙師型”教學(xué)團(tuán)隊(duì)，也就是聘請(qǐng)企業(yè)專家作為團(tuán)隊(duì)成員來設(shè)計(jì)實(shí)訓(xùn)任務(wù)，探索實(shí)訓(xùn)考核方式等內(nèi)容，從而完成作為教師個(gè)人難以完成的任務(wù)。如此一來，校內(nèi)的實(shí)訓(xùn)為將來校外的實(shí)習(xí)做了有效的鋪墊。二、結(jié)語我們探索實(shí)施的“實(shí)崗實(shí)務(wù)”商務(wù)英語實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)能夠?yàn)閷W(xué)生大建綜合應(yīng)用語言技能及多項(xiàng)商務(wù)機(jī)能的良好平臺(tái)，使