工程設(shè)備采購(gòu)控制程序

xx工程有限公司BeijingGoldenStateEngineeringCo.,Ltd.設(shè)備采購(gòu)控制程序ProcessControlofEquipmentProcurement（materials）目錄管理原則設(shè)備采購(gòu)程序三、設(shè)備付款程序四、設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量管理程序五、相關(guān)文件六、質(zhì)量記錄（相關(guān)表格）一、管理原則規(guī)范采購(gòu)程序，提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，完善的售后服務(wù)和質(zhì)量保證。二、設(shè)備采購(gòu)程序規(guī)范采購(gòu)程序，提高設(shè)備質(zhì)量，降低工程成本，設(shè)備采購(gòu)應(yīng)嚴(yán)守以下程序：項(xiàng)目采購(gòu)程序采購(gòu)清單項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)計(jì)劃公司廠商名錄（1）確定采購(gòu)范圍和編制采購(gòu)計(jì)劃項(xiàng)目采購(gòu)程序采購(gòu)清單項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)計(jì)劃公司廠商名錄主合同主合同采購(gòu)經(jīng)理編制計(jì)劃非公司名錄的廠商采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)經(jīng)理編制計(jì)劃非公司名錄的廠商采購(gòu)計(jì)劃（2）編制供貨廠商列表、詢價(jià)及評(píng)審，獲得業(yè)主認(rèn)可采購(gòu)工程師設(shè)計(jì)、采購(gòu)、項(xiàng)目管理人員項(xiàng)目供貨廠商列表采購(gòu)工程師設(shè)計(jì)、采購(gòu)、項(xiàng)目管理人員項(xiàng)目供貨廠商列表采購(gòu)經(jīng)理編制設(shè)計(jì)提供設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范詢價(jià)文件采購(gòu)經(jīng)理編制設(shè)計(jì)提供設(shè)計(jì)文件、技術(shù)規(guī)范詢價(jià)文件設(shè)備廠商報(bào)價(jià)文件設(shè)備廠商報(bào)價(jià)文件設(shè)計(jì)部門(mén)技術(shù)評(píng)審、評(píng)比水務(wù)部、采購(gòu)、項(xiàng)目經(jīng)理商務(wù)評(píng)審綜合評(píng)審報(bào)告設(shè)計(jì)部門(mén)技術(shù)評(píng)審、評(píng)比水務(wù)部、采購(gòu)、項(xiàng)目經(jīng)理商務(wù)評(píng)審綜合評(píng)審報(bào)告初擬定設(shè)備供貨商初擬定設(shè)備供貨商項(xiàng)目經(jīng)理提交業(yè)主認(rèn)可項(xiàng)目經(jīng)理提交業(yè)主認(rèn)可采購(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理簽訂合同主管的部門(mén)經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)合同評(píng)審設(shè)計(jì)訂貨版文件訂貨版文件設(shè)備廠商澄清會(huì)采購(gòu)及項(xiàng)目的商務(wù)澄清設(shè)計(jì)的技術(shù)澄清（3）供貨商澄清會(huì)、合同評(píng)審及簽訂采購(gòu)經(jīng)理或項(xiàng)目經(jīng)理簽訂合同主管的部門(mén)經(jīng)理主管領(lǐng)導(dǎo)合同評(píng)審設(shè)計(jì)訂貨版文件訂貨版文件設(shè)備廠商澄清會(huì)采購(gòu)及項(xiàng)目的商務(wù)澄清設(shè)計(jì)的技術(shù)澄清采購(gòu)及項(xiàng)目訂貨版商務(wù)文件采購(gòu)及項(xiàng)目訂貨版商務(wù)文件財(cái)務(wù)及公司相關(guān)部門(mén)財(cái)務(wù)及公司相關(guān)部門(mén)法律部門(mén)法律部門(mén)供貨廠商供貨廠商供貨廠商設(shè)計(jì)部門(mén)安裝分包方供貨廠商接收、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)箱檢驗(yàn)與交接供貨廠商出廠、發(fā)貨運(yùn)輸采購(gòu)部門(mén)工程師業(yè)主工程師車(chē)間檢驗(yàn)，測(cè)試生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度供貨廠商采購(gòu)負(fù)責(zé)人檢驗(yàn)通知單供貨廠商采購(gòu)負(fù)責(zé)人廠商設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)采購(gòu)部門(mén)項(xiàng)目經(jīng)理（4）與廠商協(xié)調(diào)、車(chē)間檢驗(yàn)、試驗(yàn)、現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)和驗(yàn)收供貨廠商設(shè)計(jì)部門(mén)安裝分包方供貨廠商接收、現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)箱檢驗(yàn)與交接供貨廠商出廠、發(fā)貨運(yùn)輸采購(gòu)部門(mén)工程師業(yè)主工程師車(chē)間檢驗(yàn)，測(cè)試生產(chǎn)計(jì)劃進(jìn)度供貨廠商采購(gòu)負(fù)責(zé)人檢驗(yàn)通知單供貨廠商采購(gòu)負(fù)責(zé)人廠商設(shè)計(jì)協(xié)調(diào)會(huì)采購(gòu)部門(mén)項(xiàng)目經(jīng)理供貨廠商檢試驗(yàn)人員供貨廠商檢試驗(yàn)人員設(shè)計(jì)部門(mén)專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人設(shè)計(jì)部門(mén)專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人業(yè)主業(yè)主采購(gòu)負(fù)責(zé)人采購(gòu)負(fù)責(zé)人項(xiàng)目經(jīng)理部項(xiàng)目經(jīng)理部項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備供應(yīng)商業(yè)主設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備安裝分包商業(yè)主供貨廠商工程師單機(jī)試車(chē)設(shè)備安裝分包商項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備安裝供貨廠商工程師（5）設(shè)備安裝、現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試及單機(jī)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備供應(yīng)商業(yè)主設(shè)備驗(yàn)收?qǐng)?bào)告項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備安裝分包商業(yè)主供貨廠商工程師單機(jī)試車(chē)設(shè)備安裝分包商項(xiàng)目經(jīng)理部設(shè)備安裝供貨廠商工程師付款主管領(lǐng)導(dǎo)審批設(shè)備采購(gòu)部門(mén)審批財(cái)務(wù)部門(mén)審批項(xiàng)目經(jīng)理部提交用款計(jì)劃三、設(shè)備付款程序付款主管領(lǐng)導(dǎo)審批設(shè)備采購(gòu)部門(mén)審批財(cái)務(wù)部門(mén)審批項(xiàng)目經(jīng)理部提交用款計(jì)劃四、設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量管理 設(shè)備采購(gòu)質(zhì)量管理的五個(gè)環(huán)節(jié)包括：設(shè)備采購(gòu)的前期準(zhǔn)備（設(shè)備選型、設(shè)計(jì)評(píng)審等）、設(shè)備分承包商的選擇與訂貨、設(shè)備制造過(guò)程中的監(jiān)制與檢驗(yàn)、庫(kù)場(chǎng)保管、安裝調(diào)試和試運(yùn)行檢驗(yàn)的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)等。為保證設(shè)備質(zhì)量自始至終得以控制，不斷提高，設(shè)備采購(gòu)部必須將質(zhì)量管理的五個(gè)環(huán)節(jié)活動(dòng)貫穿于設(shè)備供應(yīng)管理的全過(guò)程，不僅加強(qiáng)對(duì)設(shè)備訂貨、制造過(guò)程、到貨等環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，而且要做好定貨前期和設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)工作。1.設(shè)備采購(gòu)的前期準(zhǔn)備1.1編制設(shè)備采購(gòu)單A.《設(shè)備采購(gòu)單》由設(shè)計(jì)部門(mén)負(fù)責(zé)編制。設(shè)計(jì)部門(mén)提出《設(shè)備采購(gòu)單》，設(shè)備采購(gòu)部應(yīng)與設(shè)計(jì)部密切聯(lián)系，參與設(shè)計(jì)審核，對(duì)設(shè)備選型及設(shè)備清單及時(shí)提出意見(jiàn)，為確保設(shè)備質(zhì)量及采購(gòu)利潤(rùn)創(chuàng)造先決條件。B.《設(shè)備采購(gòu)單》應(yīng)標(biāo)明設(shè)備詳細(xì)技術(shù)參數(shù)，名稱(chēng)、數(shù)量和材質(zhì)，不允許在圖紙上或以書(shū)面形式指定唯一設(shè)備廠家。對(duì)于需預(yù)先確定設(shè)備尺寸才能進(jìn)行設(shè)計(jì)的設(shè)備，也不允許在圖紙上注明廠家，只能與設(shè)備采購(gòu)部進(jìn)行溝通，并做好保密工作。。C.對(duì)于復(fù)雜設(shè)備的技術(shù)要求，應(yīng)以《設(shè)備采購(gòu)單》附件的形式提出。D.對(duì)于非標(biāo)設(shè)備，應(yīng)繪制詳細(xì)加工圖紙。E.對(duì)于業(yè)主要求（如指定廠家、材質(zhì)、國(guó)產(chǎn)或進(jìn)口、備品備件等）應(yīng)在《設(shè)備采購(gòu)單》中標(biāo)明。F.所有采購(gòu)單均應(yīng)經(jīng)編制、校對(duì)、審核簽字后方能發(fā)出。G.項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)對(duì)設(shè)計(jì)部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供的《設(shè)備采購(gòu)單》進(jìn)行復(fù)核，并提供《設(shè)備采購(gòu)預(yù)算》給設(shè)備采購(gòu)部。1.2設(shè)備采購(gòu)部接受采購(gòu)單A.設(shè)備采購(gòu)部接收《設(shè)備采購(gòu)單》后，應(yīng)根據(jù)設(shè)計(jì)圖紙對(duì)采購(gòu)單進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后方可進(jìn)入下一道程序。B.如《設(shè)備采購(gòu)單》未滿足采購(gòu)要求，應(yīng)就相關(guān)問(wèn)題請(qǐng)?jiān)O(shè)計(jì)人員明確，對(duì)于相關(guān)變更應(yīng)形成文字記錄作為《設(shè)備采購(gòu)單》附件留存。C.項(xiàng)目經(jīng)理提交的《設(shè)備采購(gòu)預(yù)算》應(yīng)當(dāng)作為設(shè)備采購(gòu)部實(shí)施設(shè)備采購(gòu)的依據(jù)。1.3采購(gòu)前期準(zhǔn)備A、設(shè)備采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行采購(gòu)前期的實(shí)際調(diào)查工作，分析、研究各種影響設(shè)備供應(yīng)的有關(guān)因素，特別是大型主體設(shè)備以及技術(shù)復(fù)雜、制造周期長(zhǎng)的設(shè)備，在保證設(shè)備質(zhì)量的前提下，確保設(shè)備供應(yīng)計(jì)劃與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃相銜接。保證項(xiàng)目按進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施。B、避免三邊工程（邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊訂貨）的產(chǎn)生，以減少失誤、降低風(fēng)險(xiǎn)，確保設(shè)備質(zhì)量。2.設(shè)備分承包商的選擇和訂貨訂貨步驟：發(fā)出設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)；組織報(bào)價(jià)、議標(biāo)或談判；簽定訂貨合同及技術(shù)協(xié)議。2.1設(shè)備招標(biāo)招標(biāo)形式：公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)及談判招標(biāo)等。招標(biāo)原則：程序公開(kāi)、公平競(jìng)爭(zhēng)、符合慣例、機(jī)會(huì)均等（1）設(shè)備招標(biāo)由設(shè)備采購(gòu)部完成。（2）采購(gòu)人員根據(jù)采購(gòu)單，編制《設(shè)備招標(biāo)書(shū)》或《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》。（3）設(shè)備采購(gòu)部在《合格分承包商》名錄中對(duì)各類(lèi)設(shè)備至少選擇3家廠商，將《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》傳遞廠家，進(jìn)行招標(biāo)。（4）可以傳真和當(dāng)面提交方式發(fā)出《設(shè)備招標(biāo)書(shū)》或《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》，廠家必須以文字形式回復(fù)，對(duì)于廠家回復(fù)文件應(yīng)存檔。（5）對(duì)于專(zhuān)業(yè)要求較強(qiáng)的設(shè)備（如電氣、自控設(shè)備），應(yīng)由設(shè)計(jì)人員共同對(duì)廠商進(jìn)行技術(shù)交底，并形成記錄存檔。（6）對(duì)于復(fù)雜設(shè)備或首次選用的主要設(shè)備，設(shè)備采購(gòu)部應(yīng)會(huì)同項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)計(jì)部和最終用戶共同對(duì)設(shè)備供貨商進(jìn)行考察，并形成考察報(bào)告。（7）首次詢價(jià)結(jié)束后，設(shè)備采購(gòu)部應(yīng)匯總形成《設(shè)備詢價(jià)情況表》 在此階段，《設(shè)備采購(gòu)單》及附件、《設(shè)備招標(biāo)書(shū)》或《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》、《廠商報(bào)價(jià)單》、《設(shè)備詢價(jià)情況表》為此階段留存的設(shè)備采購(gòu)基礎(chǔ)資料。2.2、合同談判（1）首輪談判首輪談判由設(shè)備采購(gòu)部進(jìn)行。對(duì)于談判結(jié)果應(yīng)形成記錄，填寫(xiě)《合同談判記錄》，內(nèi)容應(yīng)包括價(jià)格、付款方式、到貨周期及相關(guān)技術(shù)材質(zhì)情況等《設(shè)備招標(biāo)書(shū)》或《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》中所涉及的問(wèn)題，并提出綜合評(píng)價(jià)意見(jiàn)；提交項(xiàng)目經(jīng)理。（2）項(xiàng)目經(jīng)理談判審批 由項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備采購(gòu)部提交文件，與設(shè)備分承包商談判，并在《采購(gòu)審批單》記錄談判結(jié)果并簽署意見(jiàn)。（3）總經(jīng)理核準(zhǔn)由總經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目成本和項(xiàng)目資金情況對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提交的談判結(jié)果進(jìn)行審核：符合，在《采購(gòu)審批單》上簽字交項(xiàng)目經(jīng)理簽定合同；不符合，總經(jīng)理責(zé)成項(xiàng)目經(jīng)理與供貨商進(jìn)行談判至滿足要求后，在《采購(gòu)審批單》簽字交項(xiàng)目經(jīng)理簽定合同。（4）如單項(xiàng)合同價(jià)款超出項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)權(quán)限，則根據(jù)設(shè)備采購(gòu)程序規(guī)定，繼續(xù)實(shí)施總經(jīng)理審批程序，并依據(jù)最終批準(zhǔn)結(jié)果簽定設(shè)備采購(gòu)合同。2.3、合同簽定1）合同起草 合同起草由設(shè)備采購(gòu)部根據(jù)最終審批結(jié)果進(jìn)行，設(shè)備采購(gòu)部在合同聯(lián)系人一欄簽字。合同內(nèi)容應(yīng)一經(jīng)書(shū)就，生效即具有法律效力，受法律保護(hù)。合同執(zhí)行過(guò)程中如發(fā)生技術(shù)或商務(wù)方面的問(wèn)題，應(yīng)正式行文通知對(duì)方，共同商定處理意見(jiàn)。2）合同簽署由項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)合同文本進(jìn)行審核，并在委托代理人處簽字。3）蓋合同章項(xiàng)目經(jīng)理簽字后，由人事行政部負(fù)責(zé)合同蓋章。2.4、合同管理（1）《設(shè)備采購(gòu)合同》正本及《采購(gòu)審批單》原件由人事行政部負(fù)責(zé)存檔。（2）項(xiàng)目經(jīng)理、設(shè)備采購(gòu)部、財(cái)務(wù)部留存合同復(fù)印件（3）《設(shè)備采購(gòu)單》、《設(shè)備招標(biāo)書(shū)》或《設(shè)備材料詢價(jià)書(shū)》、《廠商報(bào)價(jià)單》、《合同談判記錄》、《采購(gòu)審批單》等原始資料由設(shè)備采購(gòu)部和項(xiàng)目經(jīng)理各保存一份。 （4）設(shè)備采購(gòu)部應(yīng)按照工程項(xiàng)目分別建立《設(shè)備臺(tái)帳》2.5設(shè)備款支付1.項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)設(shè)備采購(gòu)合同和工程進(jìn)度計(jì)劃，編制付款計(jì)劃。2.根據(jù)付款計(jì)劃，設(shè)備采購(gòu)部審核設(shè)備撥款單，提交財(cái)務(wù)總監(jiān)。3.財(cái)務(wù)總監(jiān)根據(jù)資金狀況，統(tǒng)籌安排。4.設(shè)備采購(gòu)部需留存設(shè)備撥款的相關(guān)憑證復(fù)印件。2.6設(shè)備催交由設(shè)備采購(gòu)部負(fù)責(zé)設(shè)備日常的催交工作，并根據(jù)需要向項(xiàng)目經(jīng)理和工程管理部提交設(shè)備計(jì)劃到場(chǎng)日期，以便工程總體進(jìn)度的協(xié)調(diào)。3.設(shè)備監(jiān)制和驗(yàn)收3.1設(shè)備監(jiān)制程序當(dāng)根據(jù)合同及相關(guān)的技術(shù)規(guī)定（如技術(shù)協(xié)議、標(biāo)準(zhǔn)或制造圖紙等的規(guī)定）需要對(duì)設(shè)備進(jìn)行監(jiān)制時(shí)，由設(shè)備采購(gòu)部指派監(jiān)制人員，監(jiān)制人員應(yīng)向公司有關(guān)部門(mén)定期或不定期提交書(shū)面報(bào)告和監(jiān)制記錄。3.2設(shè)備驗(yàn)收程序合同簽定后，由設(shè)備采購(gòu)部向工程現(xiàn)場(chǎng)代表提交《采購(gòu)設(shè)備技術(shù)清單》，主要內(nèi)容包括型號(hào)、數(shù)量、配件及合同到貨日期。設(shè)備到場(chǎng)后，由項(xiàng)目經(jīng)理授權(quán)人員根據(jù)《采購(gòu)設(shè)備技術(shù)清單》和《廠商裝箱單》對(duì)到場(chǎng)設(shè)備進(jìn)行開(kāi)箱檢驗(yàn)，并填寫(xiě)《開(kāi)箱檢查單》。設(shè)備隨箱文件由現(xiàn)場(chǎng)代表登記保存。3.3驗(yàn)收內(nèi)容包括驗(yàn)收、核對(duì)憑證和檢驗(yàn)實(shí)物三個(gè)方面的工作。3.3.1驗(yàn)收準(zhǔn)備編制驗(yàn)收計(jì)劃組織驗(yàn)收人員。對(duì)重點(diǎn)設(shè)備、成套設(shè)備或大批量設(shè)備的開(kāi)箱驗(yàn)收，必須編制驗(yàn)收計(jì)劃。如需設(shè)計(jì)、施工、使用部門(mén)以及供方代表參加開(kāi)箱驗(yàn)收者，應(yīng)預(yù)先按計(jì)劃通知，有組織進(jìn)行。準(zhǔn)備相應(yīng)的檢驗(yàn)工具和開(kāi)箱工具。所有檢驗(yàn)工具、量具，必須事先檢查校正，保證準(zhǔn)確。收集整理、熟悉檢驗(yàn)憑證和有關(guān)資料。對(duì)設(shè)備驗(yàn)收后的維護(hù)保管預(yù)先做出合理安排，尤其是重要設(shè)備，成套設(shè)備和大批量的設(shè)備。如確定存放地點(diǎn)、保管方法，計(jì)算和準(zhǔn)備搬運(yùn)裝卸設(shè)備，工具及人力等，對(duì)特殊設(shè)備需準(zhǔn)備防護(hù)設(shè)施。3.3.2核對(duì)資料、憑證凡到貨及入庫(kù)設(shè)備必須核對(duì)下列憑證和資料：訂貨合同、有關(guān)的監(jiān)制報(bào)告、出廠會(huì)檢記錄等。供方單位提供的質(zhì)量證明書(shū)、合格證、裝箱單、圖紙、發(fā)貨明細(xì)單等。運(yùn)輸部門(mén)提供的運(yùn)單，如在到貨入庫(kù)前或運(yùn)輸途中發(fā)生設(shè)備殘損等情況時(shí)，應(yīng)有商務(wù)記錄或承運(yùn)單位的貨運(yùn)記錄。國(guó)內(nèi)供貨部分，其質(zhì)量要求有國(guó)家或行業(yè)統(tǒng)一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)者，應(yīng)該對(duì)國(guó)家或部門(mén)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。3.3.3檢驗(yàn)實(shí)物核對(duì)資料、證件都相符后，再進(jìn)行實(shí)物檢驗(yàn)。檢驗(yàn)人員一般負(fù)責(zé)外觀質(zhì)量和數(shù)量的檢驗(yàn)；對(duì)于設(shè)備的內(nèi)在質(zhì)量和性能的檢驗(yàn)，驗(yàn)收人員應(yīng)配合專(zhuān)業(yè)檢驗(yàn)人員和有關(guān)各方共同進(jìn)行，必要情況下，如需進(jìn)行通電試驗(yàn)、耐壓試驗(yàn)、絕緣檢測(cè)、探傷、材質(zhì)化驗(yàn)、金相檢驗(yàn)等現(xiàn)場(chǎng)不能進(jìn)行的測(cè)試項(xiàng)目時(shí)，須聯(lián)系專(zhuān)業(yè)檢驗(yàn)單位進(jìn)行。對(duì)于不合格的設(shè)備，要與質(zhì)量合格的分開(kāi)，并做好識(shí)別標(biāo)記，以待進(jìn)一步處理。3.4拒付、退貨、索賠在驗(yàn)收中，當(dāng)發(fā)現(xiàn)到貨設(shè)備型號(hào)規(guī)格不符，數(shù)量不足，配套件短缺，技術(shù)資料不齊和質(zhì)量不合格等問(wèn)題時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)做好驗(yàn)收記錄并上報(bào)。設(shè)備供應(yīng)部門(mén)拒此與供方單位或承運(yùn)部門(mén)進(jìn)行交涉，提出拒付、補(bǔ)交、賠償、退貨、換貨等要求。特別對(duì)進(jìn)口設(shè)備，更要按合同規(guī)定嚴(yán)格檢驗(yàn)，不可掉以輕心。對(duì)外索賠經(jīng)開(kāi)箱檢驗(yàn)確認(rèn)的設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題或其它問(wèn)題，需據(jù)實(shí)完成書(shū)面檢驗(yàn)記錄，由需方檢驗(yàn)代表與外商代表談判，明確產(chǎn)生問(wèn)題的責(zé)任方，商定處理方案，對(duì)外索賠須在一定期限內(nèi)向責(zé)任方提出，這個(gè)期限應(yīng)在訂貨合同、運(yùn)輸合同或保險(xiǎn)合同內(nèi)規(guī)定，逾期責(zé)任方可以不受理。因此，進(jìn)口設(shè)備的檢驗(yàn)工作一定要在規(guī)定日期內(nèi)完成，避免超過(guò)索賠期限而遭受不應(yīng)有的損失。4、庫(kù)場(chǎng)保管經(jīng)過(guò)開(kāi)箱檢驗(yàn)合格的設(shè)備，由驗(yàn)收人員填寫(xiě)入庫(kù)單，并附上檢驗(yàn)記錄、產(chǎn)品合格證、裝箱單、圖紙等有關(guān)資料憑證，一并交保管人員，以證實(shí)該設(shè)備已檢驗(yàn)合格，可入庫(kù)保管。倉(cāng)庫(kù)是設(shè)備集中保管的重地，對(duì)設(shè)備安全和質(zhì)量保護(hù)關(guān)系重大。設(shè)備倉(cāng)庫(kù)必須達(dá)到四個(gè)基本要求，即，帳物相符；合理存放、科學(xué)保管；精心維護(hù)、設(shè)備完好；制度健全執(zhí)行嚴(yán)格。5、設(shè)備安裝和試運(yùn)行檢驗(yàn)的現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)設(shè)備安裝過(guò)程中，應(yīng)由設(shè)備采購(gòu)部根據(jù)進(jìn)度情況，及時(shí)通知供貨商到現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)安裝。主要任務(wù)是：參加現(xiàn)場(chǎng)的例會(huì)，具體了解進(jìn)度，密切配合設(shè)計(jì)、施工、使用方對(duì)施工過(guò)程中出現(xiàn)的設(shè)備質(zhì)量和其他問(wèn)題研究處理方案并負(fù)責(zé)實(shí)施。參加安裝合同的談判對(duì)各承制廠派駐現(xiàn)場(chǎng)的服務(wù)人員進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，協(xié)同進(jìn)行技術(shù)服務(wù)，并督促完成質(zhì)量處理任務(wù)。對(duì)安裝中發(fā)現(xiàn)的缺損件和其他急需的補(bǔ)定件進(jìn)行核實(shí)、申報(bào)和催辦。參加設(shè)備調(diào)試、單機(jī)試車(chē)、聯(lián)動(dòng)試車(chē)和竣工驗(yàn)收，深入掌握有關(guān)情況和問(wèn)題。及時(shí)向設(shè)備供應(yīng)部門(mén)、項(xiàng)目經(jīng)理報(bào)告重大設(shè)備質(zhì)量問(wèn)題，為向承制廠反饋信息，進(jìn)行總結(jié)評(píng)估提供材料，查看現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況并征求各方意見(jiàn)；確定處理意見(jiàn)；由責(zé)任方處理問(wèn)題；檢查處理情況；組織有關(guān)各方做好驗(yàn)收工作并做好質(zhì)量記錄。。對(duì)存放在現(xiàn)場(chǎng)待安裝設(shè)備的保管情況進(jìn)行監(jiān)督。五、相關(guān)文件《項(xiàng)目管理制度》六、質(zhì)量記錄E-1設(shè)備到貨驗(yàn)收單E-2設(shè)備（材料）分承包方評(píng)價(jià)表E-3合格供方名錄E-4不合格供方名錄E-5采購(gòu)計(jì)劃表E-6設(shè)備采購(gòu)合同評(píng)審表設(shè)備到貨驗(yàn)收單E-1__/__項(xiàng)目名稱(chēng)編號(hào)：日期：合同編號(hào)：項(xiàng)設(shè)備名稱(chēng)規(guī)