采購部流程培訓

采購部流程培訓一、公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的流程任何涉及到采購的公司，其部門相對來說都比較完善，如果貴公司有ISO質(zhì)量體系，那么公司生產(chǎn)經(jīng)營活動流程基本上可以在ISO的程序體系里進行系統(tǒng)學習和了解，這就比較全面了。隨著物流成本及市場競爭的加劇，對采購等前置作業(yè)活動的質(zhì)量要求和時間要求越來越高。要求采購人員不僅僅要了解自己的采購業(yè)務知識，更要了解生產(chǎn)工藝及經(jīng)營活動的相關知識。我們按普通的生產(chǎn)經(jīng)營活動：即涉及到業(yè)務部、技術(shù)部、采購部、生產(chǎn)部、物料部、質(zhì)量部等幾個部門的簡單流程，基本上是這樣運作的。首先業(yè)務部接單或公司下單，生產(chǎn)部、技術(shù)部及采購部共同確定各自負責的相關資料，如生產(chǎn)部要確定上線期及交貨期，技術(shù)部要確定相關的樣品、工藝制單及材耗，采購部要確定物料到公司的時間。以上幾個部門確認好了后，還要反饋至業(yè)務或公司，由相關人員進行審核成本及相關的時間，并與客戶取得聯(lián)系或公司相關負責人員，獲得確認后，迅速將相關信息反饋至技術(shù)部、采購部及生產(chǎn)部。各部門按原定確認資料進行計劃安排并執(zhí)行。二、采購作業(yè)流程在物料采購活動中，采購部門要按部門內(nèi)采購操作流程，進行合格供應商刷選、采購資料內(nèi)容傳遞告知給相關合格供應商并要求其反饋相關物料質(zhì)量及報價信息，然后采購人員進行比價和議價，并最終確定物料供應商，傳遞采購訂單合同。采購人員根據(jù)即定的合同要求對供應商進行跟蹤，保證保質(zhì)保量按時將物料供應到位。供應商按指定倉位將物料運送至物料部后，物料部要取部分物料樣送至質(zhì)檢部進行進料檢驗小公司由采購人員進行檢驗，或由物料部向質(zhì)檢部或相關采購人員發(fā)出進料檢驗通知。質(zhì)檢部對進料檢驗后要迅速將相關質(zhì)量信息反饋至采購人員，采購人員根據(jù)物料質(zhì)量情況對物料進行進倉、退貨或特采等處理決定。每采購一批物料都要對相關的供應商供貨的質(zhì)量、交期及相關合作事項進行評價并在各供應商檔案留檔，以備后查及對供應商的定期評審篩選。三、個人崗位作業(yè)流程通常情況下，新人到了新崗位后，要對本部門或公司的運作流程有全面和系統(tǒng)的了解是很困難的，基本上也只是了解個大概的流程，所進行的工作任務主要是一些簡單的事務。那么針對這些簡單的事務處理，通常情況下一個公司或部門都有其內(nèi)部日常事務的處理流程，個人一旦清楚自己每天的工作內(nèi)容后，就可以根據(jù)工作內(nèi)容設計其流程。個人作業(yè)流程如何設計?既然是一個正常運作的公司，其事務流程都有一套即定的或默認的程序。這就要求新人到新崗位工作后，必須多問、多看、多想。多問：每接到一個新的工作任務后，你要問按什么樣的流程操作，可以參考哪些案例或即定程序，需要與哪些部門或單位聯(lián)系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人匯報溝通協(xié)調(diào)。多看：工作間隙，可以看一下別的同事，有沒有和你工作內(nèi)容類似的，如果有那么他們是按什么樣的流程工作的;自己業(yè)務稍熟悉后，也可以看別的同事每天都會有哪些其他工作內(nèi)容，他們的工作內(nèi)容是如何進行的。這樣就可以通過同事，及一些經(jīng)驗豐富的工作人員身上學習到更多知識。多想：做任何工作，都要想為什么這樣做，有沒有更簡便的方法，這樣才能不斷提出創(chuàng)新，現(xiàn)在市場競爭環(huán)境下，具有創(chuàng)新能力的人才在競爭中才更具有競爭力。還有最重要的一點就是：對物料一定要深入地了解，性能、質(zhì)量、成本等很關鍵，我僅按一般流程給各位采購新手以指導參考，其他對物料要求、檢測事項還是希望能有專業(yè)人士來補充一下，以充實采購作業(yè)指導。1詢價詢價就是從可能的賣方那里獲得誰有資格完成工作的信息，該過程的專業(yè)術(shù)語叫供方資格確認。獲取信息的渠道有：招標文件、行業(yè)刊物、互聯(lián)網(wǎng)等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。招標文件的詢價方式是最為通用和可靠的，本文項目采購就是采用該詢價方式。招標文件的編寫是一項復雜而細致的基礎工作。其編制質(zhì)量的好壞直接關系到招標工作能否正常進行，甚至影響授標后能否順利履行合同。故招標文件的內(nèi)容應當完整、詳盡，用詞準確嚴謹，避免招標雙方對文件的理解和解釋產(chǎn)生分歧，增加評標工作量，影響招標工作的順利進行。招標文件通常由下列文件組成：①技術(shù)文件：設備、部件及其附件的技術(shù)條件和要求；②商務文件：包括詢價函、報價須知及供貨一攬表、合同基本條件及包裝、運輸?shù)?。招標文件定稿前要反復推敲、審查、修改。對于關鍵件的選用，應在廣泛了解市場及使用情況的基礎上，在招標文件中予以明確設備配套關鍵件的規(guī)格型號及供貨廠商。這樣做有利于提高各投標文件的響應性，防止投標文件內(nèi)容及標價差異過大，從而減少評標工作量。本次項目采購的招標文件就是完全按照上述要求進行編寫的，注明了每一臺采購設備的具體配置和詳細技術(shù)要求，并且對供應商的報價、供貨、合同基本條件等作了詳細說明。這項工作耗費了項目組采購階段最多的時間和精力，但是這些工作都是非常值得的，它確保了合同采購設備能夠滿足項目實施的所有需求。2供方選擇這個階段根據(jù)既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種：轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟①合同談判：雙方澄清見解，達成協(xié)議。這種方式也叫“議標”；②加權(quán)方法：把定性數(shù)據(jù)量化，將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。綜合評標價法是指以投標價為基礎，將評定各要素按預定的方法換算成相應的價格，在原投標價上增加或扣減該值而形成的評標價格。評標價格最低的投標書為最優(yōu)。采購機組、車輛等大型設備時，較多采用這種方法。評標時，投標價格以外還需考慮的因素和折算為價格的方法，一般包括以下幾個方面。1運輸費用。這部分由招標單位可能支付的額外費用包括運費、保險費和其他費用，如運輸超大件設備需要對道路加寬、橋梁加固所需支出的費用等。換算為評標價格時，可按照運輸部門鐵路、公路、水運、保險公司，以及其他有關部門公布的取費標準，計算貨物運抵最終目的地將要發(fā)生的費用。2交貨期。以招標文件“供貨一覽表”中規(guī)定的具體交貨時間作為標準。當投標書中提出的交貨期早于規(guī)定時間，一般不給予評標優(yōu)惠，因為施工還不需要時的提前到貨，不會使項目法人獲得提前收益，反而要增加倉儲管理費和設備保養(yǎng)費。如果遲于規(guī)定的交貨日期，但推遲的時間尚在可以接受的范圍之內(nèi)，則交貨日期每延遲一個月，按投標價的某一百分比一般為2%計算折算價，將其加到投標價上去。3付款條件。投標單位應按照招標文件中規(guī)定的付款條件來報價，對不符合規(guī)定的投標可視為非響應性投標而予以拒絕。但在訂購大型設備的招標中，如果投標單位在投標致函內(nèi)提出，若采用不同的付款條件如增加預付款或前期階段支付款可降低報價的方案供招標單位選擇時，這一付款要求在評標時也應予以考慮。當支付要求的偏離條件在可接受范圍內(nèi)的情況下，應將偏離要求而給項目法人增加的費用資金利息等，按招標文件中規(guī)定的貼現(xiàn)率換算成評標時的凈現(xiàn)值，加到投標致函中提出的更改報價上后作為評標價格。4零配件和售后服務。零配件以設備運行兩年內(nèi)各類易損備件的獲取途徑和價格作為評標要素。售后服務內(nèi)容包括安裝監(jiān)督、設備調(diào)試、提供備件、負責維修、人員培訓等工作，評價提供這些服務的可能性價格。評標時如何對待這兩筆費用，要視招標文件的規(guī)定區(qū)別對待。當這些費用已要求投標單位包括在投標價之內(nèi)，則評標時不再考慮這些因素;若要求投標單位在投標價之外單報這些費用，則應將其加到報價上。如果招標文件中沒有做出上述任何一種規(guī)定，評標時應按投標書技術(shù)規(guī)范附件中由投標單位填報的備件名稱、數(shù)量，計算可能需購置的總價格，以及由招標單位自行安排的售后服務價格，然后將其加到投標價上。5設備性能和生產(chǎn)能力。投標設備應具有招標文件技術(shù)規(guī)范中規(guī)定的生產(chǎn)效率。如果所提供設備的性能、生產(chǎn)能力等某些技術(shù)指標沒有達到技術(shù)規(guī)范要求的基準參數(shù)，則每種參數(shù)比基準參數(shù)降低1%時，應以投標設備實際生產(chǎn)效率單位成本為基礎計算，在投標價上增加若干金額。3采購合同簽署選定供方后，經(jīng)談判，買賣雙方簽訂合同。這一環(huán)節(jié)重點在于制定采購的測試、驗收及售后服務的細節(jié)。詳細的采購合同是今后作為項目經(jīng)理綜合調(diào)度的“憲法”，合同中定義不清楚或者不定義，在項目建設時，項目經(jīng)理就無法控制各個供應商。從法律之外，也許可以通過人際關系或者公司合作關系，促成有效的合作。但筆者認為最直接有效的還是采購合同。在此筆者想多提一些見解。在我國的信息項目建設時，項目經(jīng)理往往從技術(shù)崗位上提升上來，對市場、合同知識了解不多，我特別提醒的是，作為項目經(jīng)理，這方面知識十分重要。項目管理知識體系中，也單獨分出一章合同知識。對于信息項目采購，其又添加很多專業(yè)知識在其中。對于采購的產(chǎn)品及服務，其功能、性能、質(zhì)量、實施、部署、測試、驗證、驗收，每一個環(huán)節(jié)都需要詳細的規(guī)定。如果說前面段落將的都是草稿，那么合同就采購計劃、采購分析、采購工作說明書、采購選擇結(jié)果的綜合產(chǎn)出正式文稿就是采購合同。在提及項目采購過程中，詳細做了合同制定。事后證明，這個工作十分重要。有的供應商推委責任，或者相互推委，這時就拿出合同，讓他們老老實實地做事，項目才得以順利進行。4合同管理合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程，一般包括以下幾個層次的集成和協(xié)調(diào)：①授權(quán)供應商一直以來，環(huán)境、房型、價格這些正是購房者買房時關注的重點，如今人們買房已不是只注重這些，一項新的參考指標也逐漸為購房者所接受，那就是小區(qū)的物業(yè)在適當?shù)臅r間進行工作;②監(jiān)控供應商成本、進度計劃