辦公室管理歷年試卷

word文檔可自由復(fù)制編輯一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1．以下哪些不是辦公室事務(wù)管理的特征（B）B．決策性2．文員在進行辦公室布置時，以下哪種行為是不適宜的（C）C．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方3．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的（C）C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力4．以下哪種接打電話的行為是不正確的（A）A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊5．郵件的寄發(fā)不要考慮以下（D）因素。D．愛好6．辦公室人員在社交活動中應(yīng)如何選擇話題，（A）屬于合適的話題。A．有共同利益的話題7．文員在處理信訪工作時，由收信人（單位）復(fù)信的情況是以下哪一種（A）A．初次寫信，或有過激言行的8．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致9．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議。（C）C．圓桌型10．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的輕重緩急；另一是具有（B），了解要求約會者的心理。B．說話的技巧二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）2．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（√）3．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√）4．沒有兩位辦公室人員一天的工作內(nèi)容是完全相同的，但像核對文員的日志與上司的日志的事項是否一致則是典型的工作。（√）5．文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）6．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）7．男女之間，女士先伸手了，男士才能與之相握。（√）8．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）9．文員對于在值班期間發(fā)生的重要情況，可以等交接班后再報告上司。（×）l0．文書部門立好的案卷，必須逐年移交給檔案室集中保管，稱為“歸檔”，有歸檔范圍和要求，但沒有期限。（×）三、簡答題（每小題10分，共20分）1．什么是文員的擋駕方法？主要的擋駕方法有哪幾種？一般應(yīng)怎樣做？對于上司不必要接見的來訪者，不必要參加的邀請性活動，不想接聽的電話，由文員出面阻擋或謝絕。文員沒有必要把真正原因告訴對方，只需要禮貌地、委婉地達到阻擋或拒絕的目的即可。（1）電話擋駕。上司不愿接的電話，文員要告訴對方，暫時不能接或上司不在，將內(nèi)容記下，轉(zhuǎn)告上司。上司不能接的電話，要另約時間，或?qū)?nèi)容轉(zhuǎn)告。（2）來訪擋駕。先問情來由，判斷有無必要引見給上司，或先作請示。（3）會議、活動擋駕。對無必要的會議和活動文員要替上司委婉地拒絕。2．提高會議效率可以有哪些做法？遵循法律法規(guī)、合理確定會議目標(biāo)、確定必要的與會者、減少會議數(shù)量、縮小會議規(guī)模、簡化會議程序、縮短會議時間、控制會議經(jīng)費、分析會議成本。四、設(shè)計題（每題10分，共20分）1．所謂“有問題”的來訪者一般是怎樣的？文員應(yīng)如何應(yīng)對？（1）固執(zhí)任性的來訪者。死攪蠻纏、出言不遜，文員應(yīng)毫不妥協(xié)（但要注意禮貌）地反復(fù)進行解釋并提出建議。堅持說你沒有權(quán)利更改規(guī)章制度，可保證：如果對方寫信給上司，上司一定會看到這封信。（2）進行威脅的來訪者。悄悄地告訴老板，打電話保安部門，不要與蠻橫無理、可能帶來危險的來訪者直接沖突。（3）情緒激動的來訪者。如果來訪者是男性，女文員應(yīng)該找男的幫忙；如果是女性，女文員可能會使她平靜下來；如果不行，找一個成熟的女同事來幫忙。（4）騙人的老手。他們①介紹的產(chǎn)品或服務(wù)價格低得離譜；②公司經(jīng)營時間不長；③個人或公司沒有通訊地址，或電話號碼有疑問。必須保護公司和上司的利益。2．文秘人員經(jīng)常要代替上司選擇禮品，向他人贈送禮品，在處理這些事情應(yīng)考慮什么，怎樣做？在贈禮前必須搞清贈禮目的，如是為周年慶典、生日、結(jié)婚、榮升、喬遷，或是圣誕節(jié)、中秋節(jié)等；（1）還要清楚贈禮對象身份、愛好、文化背景、性格習(xí)慣等；（2）在日歷上應(yīng)該清楚地標(biāo)明節(jié)日活動安排以引起上司的注意。時間如何取決于當(dāng)?shù)氐馁徫锃h(huán)境。（3）還應(yīng)熟知以下規(guī)則：除非上司有特殊的要求，不必送太昂貴的禮物，只要用心為對方選擇適當(dāng)?shù)亩Y物即可。（4）要看對方的實際情況選擇禮品，做到恰如其分，適合對方。（5）贈送的禮物應(yīng)去掉包裝上的標(biāo)價，并應(yīng)請商店用精美包裝紙重新包裝一下。（6）如果不是親自送禮，應(yīng)該在禮物的外包裝上寫上贈送者的姓名或附上名片、賀卡。（7）文秘人員應(yīng)準備一張節(jié)日禮物名單，上司可以在上面作一些增減，表示是否同意你提的建議或者提出一些其他的意見、以及標(biāo)明價格范圍。（8）為了避免所送禮物的重復(fù)，文秘人員應(yīng)該為所有接受上司禮物的人做一張卡片記錄。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1．新上任的公司職員小馬接受領(lǐng)導(dǎo)的指派到機場接一位重要客人，因為是第一次被指派接受任務(wù)，小馬特意向領(lǐng)導(dǎo)征詢應(yīng)該注意的事項。考慮到小馬剛到單位不久，領(lǐng)導(dǎo)囑咐小馬對客人一定要熱情、大方，禮貌方面更應(yīng)多加注意，小馬一一記在心里。見到客人，小馬熱情地走上前去，大聲說著“歡迎、歡迎”，伸手就去接客人的行李，見客人要與自己握手并躲開小馬接行李的手，才慌忙與對方握手，并執(zhí)意要幫對方拿行李。來到車旁，順勢將行李放入汽車的行李箱，接著打開副駕駛艙門，引導(dǎo)客人落座，并說：“這里是也寬闊，可以看看沿途風(fēng)光?！倍螅约鹤狡嚭笈抛簧?。一路上，小馬熱情地回答客人提出的問題，還關(guān)切地詢問客人所在公司的情況，打聽客人的收入、福利和家庭情況，沒多久，小馬就覺得客人話語越來越少，客人也不象剛下飛機時那樣熱情了，小馬心里不悅，但又不能表現(xiàn)出什么。請你分析一下小馬在禮儀方面有何不當(dāng)之舉？應(yīng)該怎樣做才是正確的？答：（1）握手禮儀，主客之間，應(yīng)該主人先伸手；（2）替客人拿行李應(yīng)征求同意，再行動，哪些行李可以放入行李箱中也要征得同意；（3）乘坐方面，客人應(yīng)該坐后排，小李應(yīng)該坐副駕駛座；（4）客人公司的一些內(nèi)部情況、個人收入、福利和家庭情況等是不合適的話題；（5）應(yīng)該與客人談一些合適的話題，如天氣、風(fēng)土人情、新聞等。2．A公司原定于12月25日18：00時借一娛樂總匯召開公司成立兩周年慶?；顒?。為此，發(fā)了請柬邀請有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓光臨，在請柬上把時間、地點寫得一清二楚，要求自行前往。還通知了全體員工下班后趕往?？僧?dāng)部分員工提前在16：00趕去時，卻發(fā)現(xiàn)預(yù)訂的能容納50人的大包房已為B公司占用。經(jīng)詢問，當(dāng)初A公司預(yù)訂時，B公司已先預(yù)訂，但正考慮與娛樂總匯變更預(yù)訂時間，沒有最后確定。當(dāng)時大堂負責(zé)人說：“若B公司換了時間，則包房由A公司用，不用再通知了”，事后由于總匯工作人員的疏忽，忘了將時間沖突情況告知A公司。結(jié)果A公司與娛樂總匯的工作人員就這一問題發(fā)生爭執(zhí)和沖突，造成來參加活動的50多人滯留大堂2個多小時，最后交涉無果。不得不再包車前往附近另一賓館舉行。最后活動早早收場，大家掃興而歸。（1）為什么A公司慶?；顒游慈〉妙A(yù)期效果？（2）如果你是A公司的文秘人員，你應(yīng)如何組織這次活動？（3）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，應(yīng)怎樣處理？答：1）A公司負責(zé)預(yù)訂的文秘人員沒有對預(yù)訂的時間、地點進行確認，準備工作不充分導(dǎo)致活動沒有取得預(yù)期效果。（2）應(yīng)把這次活動的細節(jié)詳細列出，每個項目由專人負責(zé)。（3）由專人負責(zé)預(yù)訂，初步確定以后向上司匯報，再向娛樂總匯負責(zé)此事的人確定?；顒忧耙惶旎蚯皟商?，再和對方確認一下時間、日期、地點。（4）案例中領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)由公司派車接送。（5）在活動開始前半天，文秘人員應(yīng)提前到場，布置會場，落實有關(guān)細節(jié)，如有問題，可提前發(fā)現(xiàn)和解決。（6）如發(fā)現(xiàn)已預(yù)訂包房被他人所用，不應(yīng)爭執(zhí)過長時間。（7）應(yīng)立即聯(lián)系附近其他飯店、賓館，先安排領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓前往。（8）可在活動項目上增加一些內(nèi)容予以補救。（9）有必要的話，可向娛樂總匯進行索賠。試卷代號：2180中央廣播電視大學(xué)2008—2009學(xué)年度第二學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囖k公室管理試題2009年７月一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1．辦公室布置要注意（D）D．各種溝通、保密2．在使用復(fù)印機的過程中，以下哪些內(nèi)容是不恰當(dāng)?shù)模ˋ）A．接通電源可立即復(fù)印操作3．文員工作過程中，以下合作方法中哪一項是不適宜的（B）B．應(yīng)該有自己的個性，盡可能表現(xiàn)的與眾不同4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進（D）D．工作人員工作盡可能專門化、單一化5．文員在收取郵件時，不正確的做法是（D）。D．為提高辦事效率，應(yīng)帶著郵件去辦理其他事情6．下列接受名片時唯一正確的做法是（A）。A．接受名片時要用雙手7．在會議開始前和進行過程中，文員的以下哪項活動是不恰當(dāng)?shù)模–）C．作會議記錄時離開會議室接聽電話8．以下關(guān)于說話的要領(lǐng)中，哪一項不適宜（B）B．由過程先說9．上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A）A．通知上司家人把衣服送達10．接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是（D）D．切勿感情用事二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1．辦公室工作人員對工作認真負責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。（×）2．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）3．兩個電話鈴?fù)瑫r響起時，文員要同時對兩個電話講話。（×）4．上下級之間握手，下級先伸手后，上級才能相握。（×）5．如果上司一年之中交往很多，但很難記住每一個人和每一次見面的情況，文員應(yīng)把有關(guān)資料輸入電腦，準備交往提示文件。（√）6．當(dāng)上司要求文員協(xié)助私人事務(wù)時，就把它當(dāng)作是上司利用文員下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。（√）7．英美國家習(xí)慣，文員接待來訪者，應(yīng)該站起來與來訪者講話。（×）8．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度、分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（√）9．介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。（×）l0．檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價值的文書。（×）三、簡答題（每小題10分，共20分）1．文員處于社交場合時，引出的話題哪些是屬于合適的？哪些是不合適的？1．合適的話題：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題；（2）一般人喜聞樂見的話題；（3）顯示地方或民族色彩的話題；（4）比較高雅的話題，如中外名著、展覽會等；（5）積極、健康的生活體驗的話題。風(fēng)趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題；（2）令人不快的話題。過于敏感的話題；（3）自己不甚熟悉的話題?？湟约旱脑掝}；（4）庸俗的、色情的話題；（5）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。2．文員利用提示系統(tǒng)提醒上司的工作，有哪些提示系統(tǒng)？具體做法是怎樣的？2．有電子提示系統(tǒng)和人工提示系統(tǒng)。電子提示系統(tǒng)的做法：在電腦中設(shè)置日程表、報警系統(tǒng)、一周計劃以及其他提示事項，文員應(yīng)該隨著情況的變化不斷編排和修改輸入的信息。人工提示系統(tǒng)的做法：設(shè)置基本辦公日程表、固定活動日期一覽表、使用提示性備忘錄、準備約會表、準備特殊提示卡、準備交往提示文件。四、設(shè)計題（每題10分，共20分）2．總經(jīng)理要與公司總裁談某項業(yè)務(wù)工作，文員替總經(jīng)理安排這個約會，應(yīng)該怎么做？首先，用寫信的方式定約，等對方收到信后，再打電話給對方的文秘人員確認；其次，正確告知總經(jīng)理的姓名、目的、時間、地點、方式（早餐會、午餐會等）、所需要的時間等，日期的確定應(yīng)有彈性，告知你或總經(jīng)理的聯(lián)系電話。第三，決定時間、地點時，要注意：（一）星期一早上、周末下午、即將下班之前、午餐前后、對方的休息日、節(jié)假日或有特殊政治和宗教意義的日子、公司有重大活動時，不要安排約會；（二）地點必須選擇對方比較方便的地方，還應(yīng)考慮禮儀規(guī)格、是否需保密、是否需就餐等；（三）如對約會地點沒有充分把握，應(yīng)事先調(diào)查路線、如何前往、房間大小、桌子的配置等；（四）約定好后向上司匯報，并填寫在日程安排計劃表上。如有必要，還應(yīng)準備約會所需要的文件資料。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1．某公司聘任文員鄒某上班處理郵件時，正巧趕上接聽電話，他一手操持電話，另一手示意送信者把信堆放在已有一些信件的辦公桌上，并順手拿過筆在“收件人”處簽了字。打完電話，他急忙把所有的信封都剪開了，忙亂中一封信被剪掉了回信地址的一角，他并未在意。這時，他抽出所有的信紙，放在一邊，而把所有的信封放在了另一邊，并開始閱讀郵件。當(dāng)閱讀到寫有：“親愛的??”一封信時，他意識到拆錯了信，匆匆將信裝進一個信封，并用膠水粘了起來。在處理其他信件時，其中有一封急件，覺得應(yīng)該由上司回信，他把幾封信混在一起放在上司的辦公桌上。這時，上司把寫有美國地址的英文名片遞給他，讓他打印一個寄往美國的信封，小鄒按照以往寫信的習(xí)慣，把收件人地址、姓名打印在信封的上面，把公司的地址打印在右下角。你認為小鄒處理郵件是否正確，為什么？請講出理由并說明正確的做法。1．（1）收領(lǐng)郵件應(yīng)該把以前的信件另外放開，以免混淆，應(yīng)在清點后才能簽字；（2）首先應(yīng)分類，請示上司哪些郵件能拆封，哪些不能拆；（3）不能把回信地址剪掉，檢查信封、信紙上的地址、電話是否一致。如不一致，應(yīng)打電話詢問正確的，再把錯誤的劃去；（4）拆錯信，應(yīng)在信封上要寫上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，把信件交給收信人時向他（她）道歉。（5）把交給上司郵件分成最急件、次急件和普通件，不能混淆。寄往美國的信件信封地址位置寫錯了。2．請將下列文件分別組合成三至四個案卷，并擬制案卷標(biāo)題：（1）方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會議記錄；（2）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函；（3）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（4）方舟利亞公司2008年銷售計劃；（5）方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會議記錄；（6）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（7）澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜給利華公司的復(fù)函；（8）方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會議記錄；（9）方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會議紀要；（10）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；（11）方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會議記錄；（12）方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)。答：案卷一：（1）方舟利亞公司2008年2月份經(jīng)理會議記錄；（5）方舟利亞公司2008年4月份經(jīng)理會議記錄；（8）方舟利亞公司2008年6月份經(jīng)理會議記錄；（11）方舟利亞公司2008年8月份經(jīng)理會議記錄；標(biāo)題：方舟利亞公司2008年經(jīng)理會議記錄案卷二：（4）方舟利亞公司2008年銷售計劃；（12）方舟利亞公司2008年銷售工作總結(jié)。標(biāo)題：方舟利亞公司2003年銷售工作計劃、總結(jié)案卷三：（3）市物價局關(guān)于物價檢查的通知；（6）市工商局關(guān)于年檢工作的通知；（10）市稅務(wù)局關(guān)于稅務(wù)自查的通知；標(biāo)題：市工商局、物價局、稅務(wù)局關(guān)于年檢、物價、稅務(wù)自查的通知案卷四：（4）方舟利亞公司致澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函；（7）澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜給方舟利亞公司的復(fù)函；（9）方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司會議紀要；標(biāo)題：方舟利亞公司與澳門興盛福瑞公司關(guān)于合作事宜的函件、會議紀要試卷代號：2180中央廣播電視大學(xué)2009—2010年度第一學(xué)期“開放?？啤逼谀┛荚囈?、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）1．在辦公室的布置方面，（A）的位置是上座。A．離入口最遠2．在文員工作以及辦公環(huán)境等方面，下面選項中哪種行為不合時宜？（B）B．較大的物品放在稍高于眼光平行的層面上，用標(biāo)簽貼在各種物品的下方3．文員必須管理好自己的時間，以下利用時間的行為中哪一項是不適宜的？（C）C．每天把工作安排得超出工作時間，給自己壓力4．為了防止辦公室出現(xiàn)“瓶頸現(xiàn)象”，下列做法中，哪項工作應(yīng)該改進？（A）A．工作人員工作盡可能專門化、單一化5．以下哪些接打電話的行為是不正確的？（A）A．受到通話對方極大的責(zé)難，應(yīng)針鋒相對回擊6．在公務(wù)專用信件書寫禮儀方面，一般在收函單位或個人稱呼后習(xí)慣用（D）。D．“臺安”、“鈞安”7．按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM－120CM，應(yīng)該是（A）A．個人區(qū)8．文員做會議記錄時，可以在會議記錄中（C）C．與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致9．上司決定參加某個會議時，文員不應(yīng)該（D）。D．只在便箋上寫好會議名稱10．在某些情況下，文員在安排日程計劃表時可能獲得上司的完全信任，取決于兩點：一是掌握足夠的知識，了解業(yè)務(wù)的（B），B．說話的技巧二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1．辦公室的燈光照明要避開自然光，最好用人工燈光。（×）2．辦公室工作人員對工作認真負責(zé)的主要表現(xiàn)就是“樣樣事必躬親”。（×）3．同時介紹很多人時，可從右至左，按順序介紹。（√）4．文員在工作時間如需要補妝，應(yīng)隨時隨地進行。（×）5．文員應(yīng)有效利用時間，可以把重要工作如寫報告等與其他工作安排在一起去做。（×）6．日常交往中的上下級角色關(guān)系不應(yīng)淡化。（×）7．如果需要與來訪者確定會面時間，應(yīng)先征求來訪者方便的時間，查看上司的時間表，如果這一時間有空，就可答應(yīng)下來。（×）8．女性文員坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背離椅背有一個拳頭大小距離。（√）9．要發(fā)問或有意見時，應(yīng)該等上司說完話之后再發(fā)問，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，應(yīng)說服上司。（×）l0．列入保密范圍的公文，應(yīng)在產(chǎn)生的同時，由制文機關(guān)確定密級和保密范圍，密級和保密期限的變更和解密。（√）三、簡答題（每小題10分，共20分）2010年7月1．簡要說明會議紀要的概念，會議紀要有什么作用？形式是怎樣的？會議紀要是用來記載、傳達會議情況和議定事項的一種正式公文。它是在會議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉而成，擇要反映會議的精神和情況。會議紀要具有溝通情況、交流經(jīng)驗、統(tǒng)一認識、指導(dǎo)工作的作用?？梢杂糜谙蛏霞墔R報會議情況；也可以分發(fā)給平級或下屬單位，以傳達會議精神和議定事項，或要求與會單位共同遵守、執(zhí)行。有兩種形式：（1）議決性會議紀要。是與會者經(jīng)過商議，對某些問題作出一致決定，需要共同遵守、執(zhí)行時寫下的文字依據(jù)。（2）周知性會議紀要。用于傳達會議情況，傳播信息、交流經(jīng)驗而作的紀實性文件。

四、設(shè)計題（每題10分，共20分）1．某公司為了推銷自己的產(chǎn)品，做好宣傳和營銷前的準備工作，以良好的社會形象及合適的價格打入市場，決定組織召開專家座談會，對其推銷產(chǎn)品進行評估。如果你是辦公室人員，領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成你承辦這個座談會，你該如何做？（1）座談會邀請對象必須是新產(chǎn)品所在領(lǐng)域的專家和學(xué)者，能獨立思考、有主見又敢于發(fā)表意見者；（2）座談會以小型為主，人數(shù)以七、八人為宜；（3）座談會上，文秘人員應(yīng)與主持人密切配合；（4）主持人負責(zé)引導(dǎo)、組織，可不做記錄；（5）詳細的記錄應(yīng)由文秘人員在不引人注目的座位上去做；（6）座談會的時間不必嚴格規(guī)定，可長可短；（7）會場應(yīng)準備些飲料、茶點，邊吃邊談，可使氣氛輕松。2．文秘人員在單獨或隨同上司旅行結(jié)束后，要做好哪些工作？（1）整理好旅行過程中所有的單據(jù)、憑證，送上四審閱、簽字后向財務(wù)部門報銷，或者結(jié)算預(yù)支的出差費用。（2）回到公司上班后，應(yīng)將出差過程以及有關(guān)事務(wù)寫出工作匯報。如果是與上司同行的，可根據(jù)上司的原始記錄整理出報告，送上司過目或批準，然后存檔備案。（3）盡快恢復(fù)正常工作和生活狀態(tài)，繼續(xù)旅行前未完的工作。（4）把在出差時結(jié)識的有關(guān)人士、單位等情況做好記錄，以便將來有用。（5）對在旅行過程中給予幫助和照顧的有關(guān)部門和人員，分別去函或去電表示感謝。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1．上海某冰箱廠的冰箱暢銷全國各地，一天，江蘇某城市報上刊登了這家廠的家用冰箱發(fā)生爆炸的消息，輕重緩急；

這種冰箱在當(dāng)?shù)丶礋o人問津。奇怪的是廠房卻未收到該用戶的投訴信或電話，而是記者紛紛上門。廠房決定派一位副廠長帶一名技術(shù)員、一名文秘人員主動上門訪問、調(diào)查。在經(jīng)過周密的檢查之后，技術(shù)員始終找不出冰箱爆炸的原因。細心的文秘人員發(fā)現(xiàn)戶主的神色不太正常，又發(fā)現(xiàn)冰箱內(nèi)有細小的紅色紙片，便向副廠長匯報。副廠長和戶主進行了一整天的耐心、誠懇的交談，并主動提出了賠償冰箱和為之保密的條件。戶主終于說出了是在冰箱里藏放了準備過年的鞭炮，其他人不知道，取食品時碰撞所致，幸未傷人。又說是因為鄰居聽到爆炸后向居委會報告，引起了媒介的注意才上了報的。查清了原因，副廠長當(dāng)即與上海廠方聯(lián)系，在當(dāng)?shù)卣匍_了記者招待會，向新聞界說明了真相，隱去了戶主的姓名，并承認了廠方的責(zé)任：“未在冰箱使用說明書上寫明：冰箱內(nèi)不可冷藏易燃易爆物品?！贝嗽捯l(fā)出記者們

的哄堂大笑，這件事就此喜劇性結(jié)束。幾天后，這種品牌的冰箱銷售量迅速回升，一臺嶄新的冰箱也送至那位用戶的家中。從這個案例，可以為我們文秘人員的信訪工作提供哪些有益的啟示？（1）信訪工作也不完全是被動地等人們寫信，打電話或告上門來，文秘人員也應(yīng)該注意到社會上的反饋（2）有些事涉及本單位的利益或信譽，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報，采取主動出擊的方法。（3）文秘人員雖不是專業(yè)人員，不能解決技術(shù)性的問題，但是文秘人員應(yīng)具有細心、敏感的工作方式和作風(fēng)，能從其他角度幫助領(lǐng)導(dǎo)解決問題。一、單項選擇題（請將正確答案的字母序號填在括號內(nèi)。每小題1分，共10分）

1．文員傳達上司的指示時，哪一項做法是不適宜的？（B）B．傳達可以根據(jù)上司主要意思，榕人自己對問題的意見

2．以下關(guān)于文員管理好時間（D）D．把零散工作安排在安靜、有效的時間段里去做3．有時應(yīng)上司要求，文員參與會見或會談，以下哪些內(nèi)容不是文員的任務(wù)？（B）B．發(fā)表意見4．傳真機最好用來傳送以下哪種郵件？（A）A．一般的圖紙5．文員打印寄往歐美國家的信封，收信人內(nèi)容的打印順序應(yīng)該是（C）。C．姓名、部門、地址、6．下列接受名片時唯一正確的做法是（A）。A．接受名片時要用雙手7．以下哪一種類型適合自由談話，或是收集創(chuàng)意的會議？（B）B．圓桌型8．按照美國人類學(xué)家愛德華·霍爾博士對交往空間距離的劃分理論，45CM－120CM，應(yīng)該是（A）。A．個人區(qū)9．文員協(xié)助舉行宴會時，不用考慮（B）。B．有無休息室10．上司參加各種應(yīng)酬和會議，有時需要更換服裝，文員應(yīng)（A）。A．通知上司家人把衣服送達二、判斷題（正確打“√”，錯誤打“×"。每小題1分，共10分）1．文員應(yīng)避免不必要的通信和郵寄，盡可能把頻繁的聯(lián)系集中起來分批進行。（√）2．文員第一次做一項工作時應(yīng)該快一些，如果錯誤可以再做一遍。（×）3．無論是什么樣的文本和圖表幾乎都能通過傳真發(fā)送，因而文員傳遞信息應(yīng)首選傳真。（×）4．當(dāng)與人擦肩而過，或越過長輩、上司前面，或因事中途離坐時，都要招呼一聲。（√）5．文秘人員對上司支票往來管理要謹慎小心，支票簿與印章應(yīng)該一起收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。（×）6．受到直屬上司以外的指派時，假如是文員自己能夠安排辦理，而且不會影響到直屬上司所指示的工作就可以接受，否則要向直屬上司請示后再作決定。（√）7．即使是上司私人的應(yīng)酬，文秘人員也應(yīng)該積極、樂意地去協(xié)助。（√）8．宴請的請柬一般要提前一至二周發(fā)出，以便客人及早安排，已經(jīng)口頭約定的就不要補發(fā)請柬了。（×）9．如果要拒絕別人，最好是依照自己和對方的人際關(guān)系程度，分別使用表示方法，以避免因為拒絕而發(fā)生不必要的困擾。（√）10．介紹信的正本和存根必須一致，同時可以出具空白介紹信。（×）三、簡答題（每小題10分，共20分）1．文員進言是指什么?進言具有什么作用？方法和要求是什么？（1）進言是指文員主動對上司提出意見、建議、批評或規(guī)勸；（2）參謀作用；補缺作用；增進關(guān)系作用；（3）適事、適時、適地、適度。2．文員所作的完整的會議記錄應(yīng)該包括哪些事項？（1）會議名稱；（2）會議記錄人的姓名、蓋章；（3）時間（開始時間、結(jié)束時間）；（4）會議地點；（5）議題；（6）主持人、主席；（7）出席者名單；（8）會議的經(jīng)過情形及結(jié)論；（9）相關(guān)的資料；（10）下次會議預(yù)定日期。四、設(shè)計題（每題10分，共20分）1．安徽某企業(yè)欲與上海某企業(yè)合作，上海以品牌、技術(shù)入股，利用安徽比較便宜的原材料和人工，共同生產(chǎn)國內(nèi)緊缺的產(chǎn)品。上海代表團一行10人將于8月下旬來訪，商議合作的具體事宜，辦公室主任請小李作好準備。假如你是小李，你怎樣設(shè)計這個接待方案？（1）接受任務(wù)；（2）了解來賓；（3）制訂計劃；（4）預(yù)訂食宿；（5）迎接來賓；（6）商議日程；（7）安排會談；（8）陪同參觀；（9）送別客人；（10）接待小結(jié)。五、案例分析題（每小題20分，共40分）1．海金精密儀器有限公司的技術(shù)開發(fā)部有8個工作人員，他們?nèi)翰呷毫?，花了整整一年開發(fā)了BRM系列產(chǎn)品，經(jīng)廣泛宣傳，推銷，國內(nèi)外的銷路很好，給公司創(chuàng)收了幾百