2023年工程管理部資料員管理制度

工程管理部料員管理制度初稿一、資料員崗位職責(zé)(1)負(fù)責(zé)工程管理部?jī)?nèi)部及與項(xiàng)目部、公司總部及其他有關(guān)部門(mén)之間的文獻(xiàn)及資料的收發(fā)、傳達(dá)、管理等工作，應(yīng)進(jìn)行規(guī)范管理，做到及時(shí)收發(fā)、認(rèn)真?zhèn)鬟_(dá)、妥善管理、準(zhǔn)確無(wú)誤。(2)負(fù)責(zé)所涉及到的工程圖紙、資料的收發(fā)、登記、傳閱、借閱、整理、組卷、保管、移交、歸檔。(3)參與工程管理部定期不定期的檢查工作，做好項(xiàng)目部的各類(lèi)文獻(xiàn)資料的及時(shí)收集、核查、整理、保管等工作。(4)負(fù)責(zé)施工資料的分類(lèi)、組卷、歸檔、移交工作。(5)及時(shí)檢索和查詢(xún)、收集、整理、傳閱、保存有關(guān)工程管理方面的信息。(6)參與工程投標(biāo)工作。提供投標(biāo)文獻(xiàn)所需要的一些文獻(xiàn)及人員檔案等。投標(biāo)結(jié)束后，做好投標(biāo)文獻(xiàn)的保存工作。二.收集工程資料的原則(1)及時(shí)參與原則。施工單位文獻(xiàn)資源的收集、管理工作必需納入整個(gè)工程項(xiàng)目管理的全過(guò)程，應(yīng)經(jīng)常進(jìn)一步施工工程現(xiàn)場(chǎng)，了解施工動(dòng)態(tài)，及時(shí)準(zhǔn)確地掌握工程施工管理方面全面信息，便于施工資源的及時(shí)收集、整理和核對(duì)。(2)保持同步原則。資源的收集工作與工程施工的每一道工序密切相關(guān)，必須與工程的施工同步進(jìn)行，以保證文獻(xiàn)資源的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。(3)認(rèn)真把關(guān)原則。與項(xiàng)目經(jīng)理、施工技術(shù)負(fù)責(zé)人密切配合，嚴(yán)把文獻(xiàn)資源的質(zhì)量關(guān)。無(wú)論是對(duì)公司內(nèi)部，還是對(duì)相關(guān)單位之間往來(lái)的文獻(xiàn)資源都應(yīng)認(rèn)真核查、校對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)糾正。三.資料的管理工作(-)施工資料的管理1、整理分類(lèi)。施工資料必須及時(shí)整理、分類(lèi)。(1)、按資料的來(lái)源不同。如分為屬于建設(shè)單位、勘察單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、材料設(shè)備供應(yīng)單位、施工總包單位、分包單位、有關(guān)部門(mén)等。(2)、按資料歸檔的對(duì)象不同分類(lèi)。如屬于建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館等。(3)、按資料的內(nèi)容不同分類(lèi)。如屬于施工管理資料、施工技術(shù)資料、施工物質(zhì)資料、施工測(cè)量記錄、施工記錄、隱蔽工程檢查驗(yàn)收記錄、施工檢測(cè)資料、施工質(zhì)量驗(yàn)收記錄、工程竣工驗(yàn)收資料等按資料的專(zhuān)業(yè)性質(zhì)不同分類(lèi)。如屬于建筑結(jié)構(gòu)工程、建筑裝飾裝修工程、建筑給水排水及采暖工程、通風(fēng)與空調(diào)工程、建筑電氣工程、建筑智能工程、電梯工程等。(4)、按資料形成先后順序分類(lèi)。對(duì)同一類(lèi)型的資料應(yīng)其形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行排序。2、存放保管。應(yīng)配置適當(dāng)?shù)姆块g、器具(如文獻(xiàn)筐、文獻(xiàn)夾、文獻(xiàn)盒、文獻(xiàn)柜)等來(lái)存放文獻(xiàn)資料。資料盒、書(shū)籍等要擺放整齊，加強(qiáng)管理，做好防范工作。3、嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。應(yīng)建立建健全完善的關(guān)于文獻(xiàn)及資料的收集、分類(lèi)、整理、保存、傳閱、借閱、查閱等制度，嚴(yán)格按照規(guī)定的程序辦理，避免文獻(xiàn)資料的丟失和損壞。4、及時(shí)組卷、保管、移交、歸檔。整理后的文獻(xiàn)應(yīng)及時(shí)組卷，按照協(xié)議和有關(guān)規(guī)定，及時(shí)把需要建設(shè)單位、施工單位、城建檔案館保存收臧的竣工資料,分別進(jìn)行移交，完好歸檔。5、負(fù)責(zé)做好各類(lèi)資料積累、整理、解決、保管和歸檔立卷等工作，注意保密的原則。6、參與施工現(xiàn)場(chǎng)規(guī)劃，編制施工組織設(shè)計(jì)、施工進(jìn)度計(jì)劃，制定施工方案,提取材料用量計(jì)劃。7、負(fù)責(zé)施工資料的收集、編制與整理，收集質(zhì)量證明文獻(xiàn)。8、定期檢查，每月25日檢查當(dāng)月所完畢工程的施工資料。（二）、招投標(biāo)文獻(xiàn)的管理1、招投標(biāo)資料管理范圍（1）、招標(biāo)資料：招標(biāo)文獻(xiàn)，即招標(biāo)辦、甲方發(fā)放的所有紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子版文獻(xiàn)。.投標(biāo)資料：投標(biāo)文獻(xiàn)，即：商務(wù)標(biāo)、技術(shù)標(biāo)、經(jīng)濟(jì)標(biāo)等。（涉及紙質(zhì)文獻(xiàn)和電子版文獻(xiàn)）。2、招標(biāo)文獻(xiàn)的收集.無(wú)論公司任何部門(mén)、任何人取到招標(biāo)文獻(xiàn)或其他相關(guān)文獻(xiàn)后，應(yīng)立即交與工程管理部，由工程管理部根據(jù)招標(biāo)文獻(xiàn)的規(guī)定，復(fù)印相關(guān)內(nèi)容，分發(fā)到各投標(biāo)相關(guān)部門(mén)。.分發(fā)之后，工程管理部資料員負(fù)責(zé)將原版的招標(biāo)文獻(xiàn)及其他相關(guān)文獻(xiàn)分類(lèi)、整理、歸檔。.任何部門(mén)人員從工程管理部借閱招標(biāo)文獻(xiàn)原件，都必須嚴(yán)格遵照工程管理部制定的借閱程序，須經(jīng)總工程師簽字批準(zhǔn)后方可借閱。3、投標(biāo)后的投標(biāo)文獻(xiàn)收集.無(wú)論中標(biāo)與否，各參與投標(biāo)的部門(mén)在送交投標(biāo)資料時(shí)應(yīng)備份，并由工程管理部資料員整理、收集，確認(rèn)完整后五日內(nèi)將整套投標(biāo)文獻(xiàn)存檔。.參與投標(biāo)的相關(guān)部門(mén)，不得私自從工程管理部借出備份文獻(xiàn)，有關(guān)部門(mén)方的確需要借閱，則借閱人應(yīng)有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的簽條（見(jiàn)樣條）。.工程管理部領(lǐng)取中標(biāo)告知書(shū)后，應(yīng)即刻由資料員存檔，使用時(shí)按借閱制度借閱和歸還。4、中標(biāo)圖紙的發(fā)放和存檔.根據(jù)慣用的招投標(biāo)程序，凡甲方或招標(biāo)公司發(fā)放的正式的施工圖紙，必須在工程管理部存檔一份備用圖紙，給公司各部門(mén)借閱提供方便。.對(duì)于公司自行設(shè)計(jì)的施工圖紙，同樣按照上述規(guī)定自覺(jué)執(zhí)行。.甲方、招標(biāo)公司發(fā)放的正式圖紙（蓋有報(bào)審章或甲方簽字認(rèn)可）存檔后，不得隨意借出、涂改。如需要，可臨時(shí)翻閱或復(fù)印，復(fù)印者應(yīng)在文獻(xiàn)借閱處登記。.上述規(guī)定會(huì)給公司在中標(biāo)后的決策、設(shè)計(jì)、施工、設(shè)計(jì)變更，施工變更以及決算工作提供依據(jù)。4、存檔后招投標(biāo)文獻(xiàn)的管理1）.資料員負(fù)責(zé)管理招投標(biāo)文獻(xiàn)資料?，按照日期，項(xiàng)目、及不同的性質(zhì)進(jìn)行整理、分類(lèi)、登記、存檔備案，負(fù)責(zé)對(duì)存檔文獻(xiàn)資料的定期整理和檢查，負(fù)責(zé)記錄文獻(xiàn)借閱登記及歸還情況，保證文獻(xiàn)的完好性和有效性。2）.資料員對(duì)所有招投標(biāo)資料負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理，因工作因素需要借閱招投標(biāo)資料，要明確負(fù)責(zé)人和使用期限，并持有部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的簽條，使責(zé)任明確化、具體化，以保證資料的完整和如期歸還。使用期間，使用人要保證資料的完整和清潔,導(dǎo)致破碎和丟失的要追究相應(yīng)的責(zé)任。.報(bào)廢的資料嚴(yán)格按照銷(xiāo)毀和監(jiān)銷(xiāo)制度進(jìn)行銷(xiāo)毀。.公司職工調(diào)離或離開(kāi)之前，要到工程管理部簽字確認(rèn)是否有借閱記錄，如有借閱，要將所借閱的文獻(xiàn)資料