表的建立和管理

會計學1表的建立和管理3.1表的建立

字段：用來描述數(shù)據(jù)的某類特征。記錄：由若干字段組成，用來反映某一實體的全部信息。關(guān)鍵字：能夠唯一標識表中每一條記錄的字段或字段組合。在Access中也稱為主鍵。第1頁/共52頁3.1表的建立表由兩部分構(gòu)成：表結(jié)構(gòu)和表內(nèi)容。

表結(jié)構(gòu)表內(nèi)容第2頁/共52頁3.1.1表結(jié)構(gòu)的組成

1．字段名稱每個字段應(yīng)具有唯一的名字，稱為字段名稱。字段名稱的命名規(guī)則為：（1）長度為1～64個字符。（2）可以包含字母、漢字、數(shù)字、空格和其他字符，但不能以空格開頭。（3）不能包含句號（.）、驚嘆號（!）、方括號（[]）和重音符號（’）。（4）不能使用ASCII為0～32的ASCII字符。第3頁/共52頁2．數(shù)據(jù)類型數(shù)據(jù)類型適用范圍大小文本不必計算的數(shù)字，文本等<=255備注長度不固定的文本<=64000數(shù)字用于計算的數(shù)字日期／時間日期及時間，可用于計算8貨幣貨幣形式的值自動編號系統(tǒng)自動生成,用戶無法操作是/否描述狀態(tài)之一,如真/假等1位OLE對象其他應(yīng)用程序、聲音圖像等超級鏈接

保存超級鏈接

第4頁/共52頁2．數(shù)據(jù)類型按照字段的性質(zhì)和用途來選擇恰當?shù)臄?shù)據(jù)類型定義字段的長度應(yīng)足夠長，但不應(yīng)浪費第5頁/共52頁3．字段屬性字段大小、格式、輸入掩碼、有效性規(guī)則等

定義字段屬性可以實現(xiàn)輸入數(shù)據(jù)的限制和驗證，或控制數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)表視圖中的顯示格式等第6頁/共52頁3.1.2建立表結(jié)構(gòu)

1．使用數(shù)據(jù)表視圖數(shù)據(jù)表視圖是按行和列顯示表中數(shù)據(jù)的視圖。在數(shù)據(jù)表視圖中，可以進行字段的編輯、添加、刪除和數(shù)據(jù)的查找等各種操作。第7頁/共52頁2．使用設(shè)計視圖

表設(shè)計視圖是創(chuàng)建表結(jié)構(gòu)以及修改表結(jié)構(gòu)最方便、最有效的窗口。第8頁/共52頁3．使用表向?qū)?/p>

使用表向?qū)?chuàng)建表是在表向?qū)б龑?dǎo)下，選擇一個表作為基礎(chǔ)來創(chuàng)建所需表。第9頁/共52頁4．定義主鍵主鍵也稱為主關(guān)鍵字，是表中能夠唯一標識記錄的一個字段或多個字段的組合。主鍵有三種，即自動編號、單字段和多字段。第10頁/共52頁4．定義主鍵自動編號主鍵的特點是，當向表中增加一個新記錄時，主鍵字段值會自動加1，如果在保存新建表之前未設(shè)置主鍵，則Access會詢問是否要創(chuàng)建主鍵，如果回答“是”，Access將創(chuàng)建自動編號類型的主鍵。單字段主鍵是以某一個字段作為主鍵，來唯一標識記錄，這類主鍵的值可由用戶自行定義。多字段主鍵是由兩個或更多字段組合在一起來唯一標識表中記錄。第11頁/共52頁4．定義主鍵

定義主鍵的方法有兩種，一是在建立表結(jié)構(gòu)過程中定義主鍵；二是在建立表結(jié)構(gòu)后，重新打開設(shè)計視圖定義主鍵。第12頁/共52頁3.1.3設(shè)置字段屬性

字段屬性表示字段所具有的特性，它定義了字段數(shù)據(jù)的保存、處理或顯示。第13頁/共52頁1．字段大小字段大小屬性用于限制輸入到該字段的最大長度，當輸入的數(shù)據(jù)超過該字段設(shè)置的字段大小時，系統(tǒng)將拒絕接收。字段大小屬性只適用于文本、數(shù)字或自動編號類型的字段。在設(shè)計視圖的字段屬性框的字段大小屬性中選擇字段大小的類型（數(shù)字）或輸入字段大小的字符個數(shù)（文本）。第14頁/共52頁1．字段大小如果文本字段中已經(jīng)有數(shù)據(jù)，那么減小字段大小會造成數(shù)據(jù)丟失，Access將截去超出新限制的字符。如果在數(shù)字字段中包含小數(shù)，那么將字段大小屬性設(shè)置為整數(shù)時，Access自動將小數(shù)取整。如果文本型字段的值是漢字，那么每個漢字占一位。第15頁/共52頁2．格式格式屬性影響數(shù)據(jù)的顯示格式?？纱_定數(shù)字、貨幣、日期等字段格式。在設(shè)計視圖的字段屬性框的字段格式屬性中選擇字段格式的類型。第16頁/共52頁3．輸入掩碼用于指定數(shù)據(jù)的輸入格式?？啥x文本、數(shù)字、日期/時間、貨幣等數(shù)據(jù)類型的字段。如果為某字段定義了輸入掩碼，同時又設(shè)置了它的格式屬性，格式屬性將在數(shù)據(jù)顯示時優(yōu)先于輸入掩碼的設(shè)置。只為文本型和日期/時間型字段提供向?qū)А？墒褂米址x輸入掩碼屬性。輸入掩碼屬性由字面字符（如空格、點、括號等）和決定輸入數(shù)值的類型的特殊字符組成。第17頁/共52頁3．輸入掩碼字符含義0必須添入數(shù)字（0～9）9可以選擇添入數(shù)據(jù)或空格#可以選擇添入數(shù)據(jù)或空格（在“編輯”模式下空格以空白顯示，但是在保存數(shù)據(jù)時將空白刪除，允許添入加號和減號）L必須添入字母（A～Z）?可以選擇添入字母（A～Z）A必須添入字母或數(shù)字a可以選擇添入字母或數(shù)字&必須添入任何的字符或一個空格第18頁/共52頁3．輸入掩碼字符含義&必須添入任何的字符或一個空格C可以選擇添入任何的字符或一個空格.:;-/小數(shù)點占位符及千位、日期與時間的分隔符（實際的字符將根據(jù)“Windows控制面板”中“區(qū)域設(shè)置屬性”中的設(shè)置而定）<將所有字符轉(zhuǎn)換為小寫>將所有字符轉(zhuǎn)換為大寫!使輸入掩碼從右到左顯示，而不是從左到右顯示。輸入掩碼中的字符始終都是從左到右填入。可以在輸入掩碼中的任何地方包括感嘆號\使接下來的字符以原義字符顯示（例如，\A只顯示為A）第19頁/共52頁4．有效性規(guī)則為防止數(shù)據(jù)的輸入錯誤而設(shè)置。有效性規(guī)則允許定義一條規(guī)則，限制可以接受的內(nèi)容。有效性規(guī)則的實質(zhì)是一個限制條件，完成對數(shù)據(jù)輸入的檢測。在設(shè)計視圖的字段屬性框的有效性規(guī)則屬性中該字段的有效性規(guī)則。第20頁/共52頁5．有效性文本當輸入的數(shù)據(jù)違反了有效性規(guī)則時，顯示的文本信息。通常與有效性文本同時定義。第21頁/共52頁6．默認值設(shè)置默認值可以減少數(shù)據(jù)輸入量。在設(shè)計視圖的字段屬性框的默認值屬性中輸入默認的的值。設(shè)置默認值屬性時，必須與字段中所設(shè)的數(shù)據(jù)類型相匹配，否則會出現(xiàn)錯誤。第22頁/共52頁7．索引索引能根據(jù)鍵值加速在表中查找和排序的速度，并且能對表中的記錄實施唯一性。在Access中，可以創(chuàng)建基于單個字段的索引，也可以創(chuàng)建基于多個字段的索引。第23頁/共52頁3.1.4建立表間關(guān)系1．定義關(guān)系的條件表間關(guān)系分為一對一、一對多和多對多三種。建立表間關(guān)系的條件：（1）如果僅有一個相關(guān)字段是主鍵或具有唯一索引，則創(chuàng)建一對多關(guān)系。（2）如果兩個相關(guān)字段都是主鍵或唯一索引，則創(chuàng)建一對一關(guān)系。（3）多對多關(guān)系實際上是某兩個表與第三個表的兩個一對多關(guān)系，第三個表的主鍵包含兩個字段，分別是前兩個表的外鍵。第24頁/共52頁２．參照完整性指數(shù)據(jù)的正確性、準確性和有效性。參照完整性是在輸入或刪除記錄時，為維持表之間已定義的關(guān)系而必須遵循的規(guī)則。如果實施了參照完整性，那么當主表中沒有相關(guān)記錄時，就不能將記錄添加到相關(guān)表中，也不能在相關(guān)表中存在匹配的記錄時刪除主表中的記錄，更不能在相關(guān)表中有相關(guān)記錄時，更改主表中的主鍵值。第25頁/共52頁3．建立表間關(guān)系建立表間關(guān)系的方法包括：使用向?qū)?chuàng)建數(shù)據(jù)庫同時創(chuàng)建表間關(guān)系；使用“關(guān)系”命令定義表間關(guān)系。第26頁/共52頁4．編輯表間關(guān)系編輯表間關(guān)系能夠進一步優(yōu)化數(shù)據(jù)庫性能。編輯內(nèi)容包括：刪除、修改表間關(guān)系等。第27頁/共52頁5．子數(shù)據(jù)表子數(shù)據(jù)表是指在一個數(shù)據(jù)表視圖中顯示已與其建立關(guān)系的數(shù)據(jù)表視圖。在建有關(guān)系的主數(shù)據(jù)表視圖上，每條記錄左端都有一個關(guān)聯(lián)標記“□”。在未顯示子數(shù)據(jù)表時，關(guān)聯(lián)標記內(nèi)為一個“+”號，此時單擊某記錄的關(guān)聯(lián)標記，即可顯示該記錄對應(yīng)的子數(shù)據(jù)表記錄數(shù)據(jù)，而該記錄左端的關(guān)聯(lián)標記內(nèi)變?yōu)橐粋€“?”號，如圖3-35所示。若需展開所有記錄的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”→“子數(shù)據(jù)表”→“全部展開”命令；若需折疊展開的子數(shù)據(jù)表，可選擇“格式”→“子數(shù)據(jù)表”→“全部折疊”命令。第28頁/共52頁3.1.5向表中輸入數(shù)據(jù)

1．以數(shù)據(jù)表視圖方式輸入數(shù)據(jù)2．創(chuàng)建查閱列表字段第29頁/共52頁3.1.6獲取外部數(shù)據(jù)

1．導(dǎo)入數(shù)據(jù)導(dǎo)入數(shù)據(jù)是將其它系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)入到Access數(shù)據(jù)庫中。一般使用導(dǎo)入命令將外部數(shù)據(jù)導(dǎo)入至當前數(shù)據(jù)庫中。第30頁/共52頁2．鏈接數(shù)據(jù)

鏈接數(shù)據(jù)是指在自己的數(shù)據(jù)庫中形成一個鏈接表對象，每次在Access數(shù)據(jù)庫中操作數(shù)據(jù)時，都是即時從外部數(shù)據(jù)源獲取數(shù)據(jù)。第31頁/共52頁3.2表的維護為使數(shù)據(jù)庫中表結(jié)構(gòu)更合理，內(nèi)容使用更有效，需要對表進行維護。

第32頁/共52頁3.2.1打開/關(guān)閉表

1．打開表使用打開命令（改內(nèi)容）使用設(shè)計命令（改結(jié)構(gòu)）2．關(guān)閉表第33頁/共52頁3.2.2修改表結(jié)構(gòu)

1．添加字段2．修改字段3．刪除字段4．重新設(shè)置主鍵第34頁/共52頁3.2.3編輯表內(nèi)容

1．定位記錄

組合鍵定位功能Tab回車右箭頭下一字段Shift+Tab左箭頭上一字段Home當前記錄中的第一個字段End當前記錄中的最后一個字段Ctrl+上箭頭第一個記錄中的當前字段Ctrl+下箭頭最后一個記錄中的當前字段第35頁/共52頁1．定位記錄組合鍵定位功能Ctrl+Home第一個記錄中的第一個字段Ctrl+End最后一個記錄中的最后一個字段上箭頭上一個記錄中的當前字段下箭頭下一個記錄中的當前字段PgDn下移一屏PgUp上移一屏Ctrl+PgDn左移一屏Ctrl+PgUp右移一屏第36頁/共52頁2．選擇記錄（鼠標）數(shù)據(jù)范圍操作方法字段中的部分數(shù)據(jù)單擊開始處，拖動鼠標到結(jié)尾處字段中的全部數(shù)據(jù)”后單擊鼠標左鍵相鄰多字段中的數(shù)據(jù)”，拖動鼠標到最后一個字段尾部一列數(shù)據(jù)單擊該列的字段選定器多列數(shù)據(jù)將鼠標放到第一列頂端字段名處，待鼠標指針變?yōu)橄蛳录^后，拖動鼠標到選定范圍的結(jié)尾列一條記錄單擊該記錄的記錄選定器多條記錄單擊第一個記錄的記錄選定器，按住鼠標左鍵，拖動鼠標到選定范圍的結(jié)尾處所有記錄選擇“編輯”→“選擇所有記錄”命令第37頁/共52頁2．選擇記錄（鍵盤）選擇對象操作方法一個字段的部分數(shù)據(jù)光標移到字段開始處，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處整個字段的數(shù)據(jù)光標移到字段中，按F2鍵相鄰多個字段選擇第一個字段，按住Shift鍵，再按方向鍵到結(jié)尾處第38頁/共52頁3.2.3編輯表內(nèi)容3．添加記錄4．刪除記錄5．修改數(shù)據(jù)6．復(fù)制數(shù)據(jù)第39頁/共52頁3.2.4調(diào)整表格式1．改變字段顯示次序2．調(diào)整行顯示高度有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整3．調(diào)整列顯示寬度有兩種顯示方法：手工調(diào)整和格式菜單中的行高/列寬命令調(diào)整第40頁/共52頁3.2.4調(diào)整表格式4．隱藏不需要的列在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的隱藏列命令5．顯示隱藏的列在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消隱藏列命令第41頁/共52頁3.2.4調(diào)整表格式6．凍結(jié)列在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的凍結(jié)列命令在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的取消所有凍結(jié)列命令7．設(shè)置數(shù)據(jù)表顯示格式在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式第42頁/共52頁8．改變字體顯示

在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用格式菜單中的數(shù)據(jù)表命令設(shè)置數(shù)據(jù)表格式。第43頁/共52頁3.3表的管理3.3.1查找數(shù)據(jù)查找指定內(nèi)容在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的查找命令查找空值或空字符串空值是字段中還沒有值,可用Null值代替空字符串是用雙引號括起來的空字符串,即””,中間沒有空格,長度為0第44頁/共52頁3.3.1查找數(shù)據(jù)字符用法示例*匹配任何多個字符wh*可以找到white和why，但找不到wash和without?匹配任何一個字符b?ll可以找到ball和bill，但找不到blle和beall[]匹配方括號內(nèi)任何一個字符b[ae]ll可以找到ball和bell，但找不到bill!匹配任何不在括號內(nèi)的字符b[ae]ll可以找到bill和bull，但找不到bell和ball-匹配范圍內(nèi)的任何一個字符，必須以遞增排序順序來指定區(qū)域（A～Z，而不是Z～A）b[a-c]d可以找到bad、bbd和bcd，但找不到bdd#匹配一個數(shù)字1#3可以找到103、113、123等第45頁/共52頁3.3.2替換數(shù)據(jù)

在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯菜單中的替換命令。第46頁/共52頁3.3.3排序數(shù)據(jù)

在“數(shù)據(jù)表”視圖中，使用編輯