大學學生檔案管理規(guī)定

大學學生檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為切實做好學生檔案管理工作，提高我校學生檔案管理水平，使我校學生檔案管理工作更加科學化和規(guī)范化，結合我校學院制改革的工作實際，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定適用于我校的普通高等學歷教育研究生和本科、專升本學生的檔案管理工作。第三條學生檔案應明確專人管理。管理人員必須政治可靠，作風正派，能夠嚴格遵守檔案管理制度，嚴守秘密，熱愛本職工作，積極為學生服務。第四條學生檔案是學生自升入中學后所形成的有保存價值的文字資料，是學習階段的真實記載，它為畢業(yè)后的工作單位或更高層次的學歷培養(yǎng)部門提供可靠的依據。第二章

檔案管理職責第五條各學院（系）、各有關部門應明確職責，認真落實學生檔案管理工作，各學院（系）應根據本《規(guī)定》要求和實際情況，建立學生檔案管理制度，設立檔案室和檔案柜，各學院（系）黨總支書記（學生工作負責人）為學生檔案管理責任人，指定學工辦一名輔導員為檔案管理員。第六條學院（系）負責做好檔案的接收、建檔和交接等工作；研究生處、學生處、就業(yè)指導中心負責指導各學院（系）做好檔案管理以及檔案的交接和轉遞工作。第七條各學院（系）、各有關部門必須將學生檔案材料的形成、積累、整理、歸檔等各環(huán)節(jié)納入本單位學生管理制度中去，切實維護檔案材料的真實、完整。第三章學生檔案材料的立卷歸檔和保管第八條立卷歸檔范圍（一）中學階段形成的材料，包括黨團組織材料（入團、入黨志愿書）、高中畢業(yè)生登記表、學生成績登記卡、體質測試表、中學生社會實踐活動登記表、中華人民共和國學生體育合格證、高等學校招生考生志愿卡、高等學校招生考生體格檢查表等。（二）本科、?？疲▽Ｉ厩埃╇A段的材料，包括黨團組織材料、獎勵或處分材料、高考錄取通知書、新生入學健康體檢表、學生登記表、學生成績登記卡、學生學籍異動登記表、學生綜合素質測評表、畢業(yè)生鑒定表、實習成績冊、學位授予表、畢業(yè)生健康體檢表等。（三）研究生階段的材料，包括黨團組織材料、《AA大學碩士研究生錄取情況登記表》、《AA大學研究生學籍卡》、《AA大學研究生學位授予登記表》以及獎懲材料等。第九條立卷歸檔要求（一）學院（系）負責接收新生檔案材料，檢查檔案材料是否齊全，根據有關要求進行整理。（二）凡需歸檔的材料，必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、對象明確，由承辦部門蓋章，注明形成材料的時間。文字須是鉛印、膠印、油印、或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫，除電傳材料須復印存檔外，不得用復印件代替原件存檔。（三）屬于組織鑒定、政治問題結論或處分的材料，必須有單位公章和本人簽字。（四）其他應歸檔材料，在材料形成之后，應立即立卷歸檔。（五）凡屬已歸檔材料，任何人不得擅自剔除。第十條學生檔案的保管（一）對接收的學生檔案應按學號順序排列，及時進行整理，分年級、班級專柜存放。（二）檔案管理人員要嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防檔案的毀損、失散和泄密，并做好檔案的防火、防盜、防鼠蟲、防塵、防光、防潮工作。（三）對于開除學籍、退學、死亡（身故）學生檔案應及時登記、保存。（四）學校相關部門歸檔材料，要及時立卷。（五）歸檔材料必須按本規(guī)定的程序辦理各項立卷手續(xù)，要做到完整真實，文字清楚，手續(xù)齊備，認真審核。（六）對移交的立卷材料必須進行登記。第十一條學生檔案的查、借閱（一）非屬工作需要，任何人不得查閱、借閱、復印學生個人檔案。（二）學生不得查、借閱本人檔案。（三）因工作需要查、借閱學生檔案者，須填寫《查、借閱學生檔案審批表》，對學院（系）保管的學生檔案由學生工作負責人審批；對學生處就業(yè)指導中心保管的學生檔案，由就業(yè)指導中心負責人審批。借期最長不得超過兩周。（四）借、閱檔案只限借閱人使用，借閱者要嚴守機密，妥善保管，不得拆卸、涂改、劃圈、自批、抽頁、添加和污損檔案材料，應保持檔案的整潔、完整。學生檔案的轉遞第十二條學生畢業(yè)離校前和退學時，各學院檔案管理人員須在學生處統(tǒng)一指導下，整理好畢業(yè)生和退學學生的檔案，及時做好整理、歸檔和移交等工作。第十三條學院（系）負責在學生畢業(yè)時將檔案材料移交學生處就業(yè)指導中心學生檔案室，交接雙方清點核對后，填寫學生檔案轉交清單一式兩份（一份交學生處就業(yè)指導中心檔案室，一份留本學院（系））并簽字。第十四條學生處就業(yè)指導中心檔案管理人員在轉遞學生檔案時，須仔細填寫《學生檔案材料轉遞通知單》，將其歸入學生檔案，待檢查無誤后在騎縫線粘貼密封簽，并加蓋公章。第十五條學生檔案不能交給學生本人攜帶，應統(tǒng)一由學生處就業(yè)指導中心通過機要部門寄送。畢業(yè)生檔案寄至用人單位人事部門或其上級主管（人事代理）部門；開除學籍的學生檔案寄至戶籍所在地。第十六條學生檔案轉出時應在檔案底冊上注明該檔案何時轉往何處等相關內容。檔案轉出后一個月內仍未收到回執(zhí)，由學生處就業(yè)指導中心發(fā)函催要；收到回執(zhí)后，檔案管理人員要將其粘貼在《學生檔案材料轉遞通知單》存根上。第五章附則第十七條上級有關規(guī)定對本辦法涉及事項另有規(guī)定的，從其規(guī)定。第十八條本辦法由學生處負責解釋，自公布之日起施行。AA大學畢業(yè)生就業(yè)流程就業(yè)程序填好推薦表交院系簽字、蓋章填好推薦表交院系簽字、蓋章領取畢業(yè)生就業(yè)協(xié)議書和推薦表與單位簽訂就業(yè)協(xié)議到就業(yè)指導中心鑒證協(xié)議書領取報到證到報到證指定報到地址報到上報就業(yè)方案并辦理報到證（6月9日以前）就業(yè)協(xié)議書的簽訂落實就業(yè)單位落實就業(yè)單位到院系登記就業(yè)信息到院系領取就業(yè)協(xié)議書（補辦請到校就業(yè)指導中心）與企業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議書到院系加蓋鑒證意見到校就業(yè)指導中心加蓋鑒證意見，并留第二聯上報方案畢業(yè)生本人留第四聯存底，將第一聯寄送用人單位，第三聯交院系到單位所在地人事局開具接收函報到證的辦理、改派1、報到證的辦理與企業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議書與企業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議書到當地人社局人才中心蓋章到校就業(yè)指導中心蓋章校就業(yè)指導中心上報方案省教育廳核發(fā)報到證2、改派與企業(yè)解除合同關系，開具企業(yè)退函與企業(yè)解除合同關系，開具企業(yè)退函到院系申請改派持原報到證到人社局人才中心簽同意改派意見持企業(yè)退函/原報到證/原人社局人才中心同意改派的正式函/申請書和新接收單位人社局接收函到校就業(yè)指導中心申請改派班導師簽字/院系蓋章注意：畢業(yè)當年7月---次年6月每月最后一周到校就業(yè)指導中心申請改派。逾期不再辦理報到證與就業(yè)協(xié)議書的遺失補辦帶本人有效證件到院系提出申請帶本人有效證件到院系提出申請班導師簽字，院系蓋章每月最后一周交校就業(yè)指導中心審核10個工作日后核發(fā)新的協(xié)議書或報到證就業(yè)暫緩的辦理與取消1、就業(yè)暫緩的辦理5月上旬由本人向校就業(yè)指導中心提出申請5月上旬由本人向校就業(yè)指導中心提出申請簽訂暫緩就業(yè)協(xié)議書（一式三份）班導師簽字，院系蓋章戶口已經遷來學校的同學到保衛(wèi)處辦理戶口緩遷上報省教育廳審核下發(fā)一份暫緩就業(yè)協(xié)議書學生本人保管2、就業(yè)暫緩的取消憑《高校畢業(yè)生暫緩就業(yè)協(xié)議書》及接收單位憑《高校畢業(yè)生暫緩就業(yè)協(xié)議書》及接收單位所在地人事局的有效接收證明(回生源地的無需帶接收函)到廣東省高校畢業(yè)生就業(yè)指導中心辦理《報到證》憑《報到證》回學校保衛(wèi)處戶籍科辦理戶口遷移證，黨員到學院黨辦辦理組織關系轉移；帶齊報到證、戶口遷移證、組織關系轉移證明等材料到單位報到上班婚育證明的辦理上就業(yè)網下載表格上就業(yè)網下載表格如實填寫個人信息簽名（一定要手寫）就業(yè)指導中心蓋章校保衛(wèi)處蓋章校計生辦蓋章延長學年、結業(yè)生報到證的辦理注意：申請報到證須在畢業(yè)后三個月內（以畢業(yè)證核發(fā)時間為準）辦理，逾期省教育廳將不予辦理注意：申請報到證須在畢業(yè)后三個月內（以畢業(yè)證核發(fā)時間為準）辦理，逾期省教育廳將不予辦理修夠學分，到教務處領取畢業(yè)證到院系填寫報到證申請表帶畢業(yè)證復印件和申請表到校就業(yè)指導中心申請校就業(yè)指導中心到省教育廳辦理省教育廳核發(fā)新的報到證八、畢業(yè)生檔案移交1、已有《報到證》派遣的畢業(yè)生檔案將寄至《報到證》上報到地址的人社局人才中心，有人事自主權的單位（中央駐粵或省直屬單位）直接寄至單位，到教育系統(tǒng)就業(yè)的寄至教育局；2、辦理就業(yè)暫緩的畢業(yè)生檔案由省就業(yè)指導中心托管兩年，兩年內取消暫緩就業(yè)的，由省就業(yè)指導中心直接寄往就業(yè)派遣地，否則兩年后省就業(yè)指導中心直接寄回生源地；3、延長學年的同學不列入就業(yè)計劃，檔案留校至畢業(yè)；結業(yè)生檔案發(fā)回生源地；4、非正常畢業(yè)學生（如肄業(yè)等）的檔案留校，學生就業(yè)后由就業(yè)單位來校提檔。九、畢業(yè)生戶口遷移的辦理入學時將本人戶口遷入學校的畢業(yè)生，畢業(yè)時按以下程序遷出。1、畢業(yè)生畢業(yè)時需要《計劃生育證明》，請以班為單位一次性到就業(yè)指導中心審核資格，然后交保衛(wèi)處、校計劃生育辦公室辦理。學生畢業(yè)離校后和離校暫緩就業(yè)的畢業(yè)生，不再提供任何婚育證明；暫緩就業(yè)的畢業(yè)生需要戶口的，必須取消暫緩就業(yè)才能辦理相關戶籍手續(xù)；2、報到地址為江門市外的同學憑報到證到校保衛(wèi)處辦理戶口遷移證；3、報到地址為江門市的同學，戶籍關系在離校時暫不遷出。由本人到單位報到后，再持“江