部門職責(zé)梳理-財務(wù)管理課件

部門職責(zé)梳理主講人：內(nèi)容提要一、部門職能二、相關(guān)術(shù)語三、部門職責(zé)梳理的目的與作用四、部門職責(zé)梳理的方法與步驟五、部門職責(zé)說明書六、職位設(shè)置七、部門職責(zé)梳理說明一、部門職能職能劃分職能歸并設(shè)置部門部門部門職能的不同方面及特點方面特點部門職能?反映部門的本質(zhì)職能、根本任務(wù)?在格式上用一句話表示即可?任何時候都不能因各級領(lǐng)導(dǎo)意愿而改變主要職能?按行業(yè)慣例或傳統(tǒng)基本上不能變更的職能?不因上級或部門負責(zé)人變更而變化?如有變動，則會形成行業(yè)的革命性變化兼管職能?可以在不同部門之間改變責(zé)任范圍的職能?往往屬于邊界或相關(guān)職能?其內(nèi)容可由管理高層按一定程序增減?任何部門的兼管職能都不應(yīng)過多、過濫界定部門職能和管轄范圍1．互不重疊“政出多門”是管理的大忌；各部門之間應(yīng)有固定分工，所管事務(wù)在時間、范圍上都不能重疊。2．不留空白不同部門的職能互不一樣，但各部門之間的職能必須互相銜接，即企業(yè)運轉(zhuǎn)所需要的一切職能都要有相應(yīng)的部門負責(zé)，不能留下任何空白。3．權(quán)責(zé)一致各部門所擁有的權(quán)力和應(yīng)負的責(zé)任務(wù)必一致，避免有責(zé)無權(quán)或有權(quán)無責(zé)。4．切忌交叉不能有兩個職能相似的部門。5．界定具體根據(jù)既定的部門職能，由相關(guān)人員或機構(gòu)作出具體、明確的界定；有關(guān)部門之間的職能銜接，也需要作出清楚的界定。如無爭議，即寫出界定方案，報共同上級和有關(guān)部門存檔；有爭議，則由共同上級裁決后做出界定方案，并報有關(guān)部門存檔。6．保持穩(wěn)定沒有新情況發(fā)生，舊的界定永遠有效。應(yīng)保持相對穩(wěn)定，不要隨意改變；必須改變時，應(yīng)明確通報相關(guān)部門人員知道。例如：維護客戶關(guān)系，以保持和提升公司在客戶中的形象。是指為了在某個關(guān)鍵成果領(lǐng)域取得成果而完成的一系列任務(wù)的集合，它常常用行動加上行動的目標(biāo)來加以表達。例如：批準(zhǔn)……事項的權(quán)限是指為了保證職責(zé)的有效履行，必須具備的，對某事項進行決策的范圍和程度。權(quán)限二、相關(guān)術(shù)語職責(zé)例如：董事會秘書行政秘書是組織機構(gòu)的基本單位，職位存在的目的是因為他們是落實組織使命的具體承擔(dān)者，并為人與工作之間架設(shè)了橋梁。有時也稱之為崗位。職位例如：總監(jiān)、經(jīng)理職務(wù)指承擔(dān)某種工作的人被賦予的頭銜，職位是對工作而言，職務(wù)是對人而言的。職務(wù)例如：管理類、技術(shù)類一組基本特征相同，但知識與技能水平要求、復(fù)雜性及職責(zé)不同的職位。二、相關(guān)術(shù)語職位類別部門職責(zé)、權(quán)限在組織設(shè)計中位居于核心位置；部門這一層次的職責(zé)最容易出現(xiàn)交叉、模糊；通過制作部門職責(zé)、權(quán)限的過程，去思考、學(xué)習(xí)，把工作職責(zé)弄清楚；部門職責(zé)、權(quán)限的梳理直接影響下一階段的職位分析和評估、薪酬、考核等工作；明確部門職責(zé)，將組織壓力層層傳遞下去；明確部門職責(zé)、權(quán)限，有利于提高管理人員責(zé)任意識、是管理工作規(guī)范化的要求；部門職責(zé)梳理的目的和作用四、部門職責(zé)梳理的步聚與方法設(shè)計步驟詳細說明部門負責(zé)人對收集到的信息進行分析分解、審查和重新組合按部門職責(zé)權(quán)限表的標(biāo)準(zhǔn)格式填上自己所獲知的信息邏輯性檢查組織一級部門負責(zé)人進行集體研討原有部門書面信息部門內(nèi)部人員提供的信息部門直接上司及相關(guān)部門提供的信息收集、分析部門相關(guān)信息部門職責(zé)、權(quán)限描述部門職責(zé)、權(quán)限研討方法部門負責(zé)人收集相關(guān)部門討論羅列分析法圖表規(guī)范法集體研討法設(shè)計步驟詳細說明1、畫出本部門及上級領(lǐng)導(dǎo)的職位圖1、對本部門的工作進行分析，歸納出幾大重要方面2、對重要方面進行詳細的職責(zé)描述1、對部門名稱、部門定編人數(shù)、所屬部門及制定者、生效日期進行描述部門組織職位架構(gòu)設(shè)置部門主要職責(zé)描述部門負責(zé)人權(quán)限描述1、對本部門的每一重要工作的業(yè)務(wù)權(quán)限進行描述基本信息描述四、部門職責(zé)梳理的步聚與方法五、部門職責(zé)說明書部門職責(zé)說明書是組織管理的基礎(chǔ)性文件，是將本部門在公司中所承擔(dān)的主要職責(zé)和權(quán)限用規(guī)范的語言界定并形成文本。實質(zhì)分工與合作橫向與縱向作用職責(zé)清晰以及職責(zé)的進一步分解六、職位設(shè)置職位設(shè)置原則職位設(shè)置原則一般性原則：應(yīng)基于正常情況的考慮，不能基于例外情況。例如，90%情況下這個職位需要多少工作量，多少工作強度。因事設(shè)職原則：從“理清該做的事”開始，“以事定職、以職定人”。設(shè)置職位既要著眼于企業(yè)現(xiàn)實，又要著眼于企業(yè)發(fā)展。按照企業(yè)各部門職責(zé)范圍劃定職位，而不應(yīng)因人設(shè)職；職位和人應(yīng)是設(shè)置和配置的關(guān)系，而不能顛倒。整分合原則：在企業(yè)組織整體規(guī)劃下應(yīng)實現(xiàn)職位的明確分工，又在分工基礎(chǔ)上有效地綜合，使各職位職責(zé)明確又能上下左右之間同步協(xié)調(diào)，以發(fā)揮最大的企業(yè)效能?？蛻魧?dǎo)向原則：應(yīng)該滿足特定的內(nèi)部和外部顧客的需求。最少職位數(shù)原則：

既考慮到最大限度地節(jié)約人力成本，又要盡可能地縮短職位之間信息傳遞時間，提高組織的戰(zhàn)斗力和市場競爭力。規(guī)范化原則：

職位名稱及職責(zé)范圍均應(yīng)規(guī)范。對企業(yè)腦力勞動的職位規(guī)范不宜過細，應(yīng)強調(diào)留有創(chuàng)新的余地。六、職位設(shè)置職位設(shè)置規(guī)范職位設(shè)置規(guī)范1、等同于職務(wù)如：部門經(jīng)理/負責(zé)人2、和職稱等級混淆如：會計師3、和工作性質(zhì)混淆如：技術(shù)管理4、和身份混淆如：工人、職員錯誤設(shè)置限定詞+名詞如：人力資源部經(jīng)理財務(wù)部經(jīng)理銷售代表軟件工程師成本會計辦公室文員招聘專員賣場主管………………規(guī)范設(shè)置七、部門職責(zé)梳理說明部門主要職責(zé)：用一句話概述部門的職責(zé)范圍

例：財務(wù)部部門主要職責(zé)

負責(zé)公司財務(wù)管理、會計核算工作，在公司經(jīng)營過程實施財務(wù)監(jiān)督、稽核、審計、審查、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，為合法、有效經(jīng)營提供保障。工作領(lǐng)域：按工作性質(zhì)將本部門工作劃分為幾大塊內(nèi)容部門職責(zé)描述：例：財務(wù)管理/會計核算/預(yù)算管理/資金管理/……練習(xí)：1.目前的工作領(lǐng)域；2.在部門職能范圍內(nèi)應(yīng)有的工作領(lǐng)域。做……什么……以/使/確保……審核各部門人力資源需求保證各部門人力資源的合理配置描述格式：動詞+內(nèi)容+目的七、部門職責(zé)梳理說明部門職責(zé)描述：主要工作職責(zé)描述：部門職責(zé)的核心內(nèi)容正向目的反向目的支持目的確?！ＷC……促進……提高……提升……完善……防止……避免……防范……致使……作為……支持……提供……利于……幫助……實現(xiàn)……控制……目的舉例序號工作領(lǐng)域主要工作職責(zé)描述1組織管理1）制定運營中心各項財務(wù)管理制度/會計核算制度/流程，規(guī)范財務(wù)管理和會計核算；2）執(zhí)行并監(jiān)督各項財務(wù)管理制度/流程和會計核算制度/流程的執(zhí)行情況，使相關(guān)制度/流程能夠有效執(zhí)行；3）制定并組織實施運營中心年度/月度財務(wù)工作規(guī)劃和計劃，確保運營中心目標(biāo)的實現(xiàn)；4）負責(zé)本部門員工的培訓(xùn)、考核，不斷提升員工的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)；2管理會計5）編制運營中心月度財務(wù)分析報告，為集團和運營中心經(jīng)營決策提供依據(jù)；6）負責(zé)新投資項目的財務(wù)分析報告，為投資決策提供依據(jù)；7）負責(zé)采購合同、銷售合同、租賃合同的有關(guān)財務(wù)部分的審核，確保財務(wù)風(fēng)險減低到最??；8）與銀行保持良好的溝通，配合集團的資金籌措和融資計劃；9）向業(yè)務(wù)部門提供各類臨時性的財務(wù)分析及數(shù)據(jù)，為經(jīng)營決策提供依據(jù)；3會計核算10）負責(zé)產(chǎn)品成本核算，保證提供真實可靠的數(shù)據(jù)；11）負責(zé)銷售核算，為集團和中心制定銷售策略提供依據(jù)；12）負責(zé)經(jīng)營費用核算，對經(jīng)營費用變動情況進行分析，為公司合理控制費用支出提供依據(jù)；13）負責(zé)固定資產(chǎn)核算，折舊計提，為會計核算提供依據(jù)；14）負責(zé)公司應(yīng)收、應(yīng)付款核算，確保準(zhǔn)確無誤；4預(yù)算管理15）安排、匯總月度資金預(yù)算，為合理控制費用支出提供依據(jù)；16）組織、編制運營中心年度預(yù)算工作，作為下年實際執(zhí)行的參照；17）審核、分析、反饋預(yù)算執(zhí)行情況，以便檢討并調(diào)整業(yè)務(wù)的發(fā)展；18）編制年度預(yù)算外的新項目的財務(wù)預(yù)算，保證新項目在預(yù)算控制下順利執(zhí)行；七、部門職責(zé)梳理說明示例詳細描述部門負責(zé)人在工作、任務(wù)活動過程中的業(yè)務(wù)權(quán)限；業(yè)務(wù)權(quán)限包括：擬制（執(zhí)行）、審核、復(fù)審/審議、批準(zhǔn)/簽發(fā)例如：工作事項擬制/執(zhí)行審核復(fù)審/審議批準(zhǔn)/簽發(fā)部門人員需求申請用人部門主管招聘專員人力資源部經(jīng)理總經(jīng)理工作權(quán)限描述：七、部門職責(zé)梳理說明序號工作事項擬制（執(zhí)行）審核復(fù)審/審議批準(zhǔn)/簽發(fā)1編制記帳憑證核算會計財務(wù)經(jīng)理2編制財務(wù)報表核算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁3編制年度財務(wù)預(yù)算財務(wù)經(jīng)理行政副總裁集團執(zhí)行副總裁4編制財務(wù)規(guī)章制度財務(wù)經(jīng)理行政副總裁5稅務(wù)報表、發(fā)票購買管理會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁6合同評審業(yè)務(wù)部門財務(wù)經(jīng)理行政副總裁7編制存貨報廢申請表核算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁8編制固定資產(chǎn)報廢申請表核算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁9編制固定資產(chǎn)盤盈、盤虧報告核算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁10銷售人員傭金計提業(yè)務(wù)部門經(jīng)理結(jié)算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁10客戶服務(wù)費減免業(yè)務(wù)部門經(jīng)理結(jié)算會計財務(wù)經(jīng)理行政副總裁11款項支付出納財務(wù)經(jīng)理行政副總裁示例七、部門職責(zé)梳