書面溝通的類型概述

第十三講書面溝通花旗集團副總裁PaulGoodman:出色的寫作能力是公司錄用取舍的決定因素書面溝通的類型備忘錄信函電子郵件建議書報告摘要備忘錄的4個要素日期主題送交發(fā)送附件復印件日期：主題：送交：發(fā)送：送交：日期：主題：發(fā)送：送交：發(fā)送：日期：主題：送交：主題：日期：發(fā)送：復?。杭郊盒藕囊貙懺谟∮泄咎ь^的信箋上包含日期、接收者的姓名與地址和稱謂1至2頁的篇幅以結束語、簽名和工作頭銜作為結尾信函的基本格式無縮進式修正的無縮進式半縮進式無縮進式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結尾簽名修正的無縮進式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結尾簽名半縮進式

公司臺頭日期姓名公司地址地址稱謂：結尾簽名建議書的種類推薦報告具有說服力的文章解決技術問題需要外部專家或進一步的援助具體的管理計劃時間表、相關人員和相關責任具體的補償措施說明償付的數(shù)量和方法構建建議書大綱簡介（陳述問題、推薦、報告的范圍與計劃）根據(jù)有關規(guī)定對所建議的問題展開討論（按照規(guī)定展開討論、針對每一部分）管理計劃（組織、人員）成本分析公司能力（設備、經驗）總結報告的結構標題/副標題報告摘要可視圖像列表報告主體參考書目附錄注意：若是一份簡短的報告（2至10頁），省略摘要和目錄；只需將報告附加到備忘錄或信函上。摘要的定義與類型定義描述性摘要僅僅列舉目錄信息性摘要給出必要的信息常規(guī)慣例簡潔明了的語言、完整的句子構建摘要用自己的語言描述文章內容圍繞文章主題撰寫列出主題，加上銜接部分與過渡句編輯摘要以提高可讀性寫作過程確定思路寫草稿編輯文章形成思路的不同方法列提綱頭腦風暴思路草稿思路樹列提綱引言主要觀點12次要觀點12頭腦風暴通過聯(lián)想列出各種想法對各種想法進行分類舉例:雜亂無章的想法甲產品是為年輕人市場開發(fā)的乙產品的原料短缺乙產品的市場競爭越來越激烈甲產品很有市場潛力市場調研表明甲產品在歐洲很受青睞求購乙產品的消費者人數(shù)在減少分類:同類歸并乙產品的原料短缺乙產品的市場競爭越來越激烈求購乙產品的消費者人數(shù)在減少甲產品是為年輕人市場開發(fā)的甲產品很有市場潛力市場調研表明甲產品在歐洲很受青睞思路草稿把所想到的全部寫下來保持思維的自由發(fā)揮形成自己想寫的內容....精品資料網(wǎng)思路樹培訓重組生產質量測試營銷新產品廣告新產品博覽會資金組織結構草稿指南盡量少用術語短段落簡單句具體的而不是抽象的編輯過程及內容檢查邏輯檢查表述檢查思路之間的關系再次閱讀文章，檢查錯別字、列表及格式不一致處克服寫作的心理障礙心理學家·羅布特·博愛斯:積極參與公司或社區(qū)的活動掌握盡可能多的寫作技巧對自己要有信心多與其他人就寫作問題進行交流商務寫作的語氣專業(yè)但不僵硬友善但不虛偽自信但不傲慢禮貌但不卑微....精品資料網(wǎng)案例分析找出以下備忘錄錯誤之處提出修改意見備忘錄

張總:

您知道,對香蕉業(yè)來說,如果能顯著減少運輸損壞、降低成本,意味著什么?利潤!!!

很幸運的是,我們又一次找到一種方法達到這兩點.據(jù)我們認真計算,如能采用,公司可以減少運輸損壞10%,減少總成本5%.由此利潤增加7%,同時因為客戶更加方便而會更滿意!我們的方法是:改變香蕉包裝的方式!—采用更小更便于集裝箱裝運,也無需銷售商拆裝,顧客可以成件購買的小件包裝.

新包裝方式已證明從技術上、經濟上是可行的.敬請張總再三考慮,予以批準.同時因涉及多個部門的合作,需您協(xié)調.

敬請考慮.

小張

2003年6月15日備忘錄

收件人:丁玲經理發(fā)件人:張偉日期:2003年6月15日關于:包裝香蕉新方法香蕉是不宜保存的食品,具有易腐爛的特點.這給我們公司在運輸香蕉過程中帶來了不利.用我們以往的包裝方法,香蕉的腐爛率達8%,這使我們的成本加大;采摘六分熟的香蕉可使腐爛率大幅下降,但是味道又會受到影響.針對這個問題,我查閱了一些資料并詢問了有關專家,獲得了一種新的包裝方法,可使腐爛率降低到2%,又不會因采摘半生香蕉影響味道.

我想將此方法在本公司推廣,這需要您的大力支持,并請您在推廣過程中協(xié)調各部門之間的關系,以使新方法得以順利實施.商務信函的類型說明性和肯定性信函負面性信函勸說性信函....精品資料網(wǎng)說明性和肯定性信函主要目的向讀者提供好消息便于讀者正確理解消除負面影響次要目的樹立作者的良好形象樹立組織的良好印象鞏固作者與讀者之間的友誼避免重復勞動說明性和肯定性信函的結構報告好消息,綜述要點列出細節(jié)和背景資料不避諱地說出可能的消極因素—只是盡量強調積極方面闡明讀者的受益處結尾充滿友善、積極、關懷、有遠見說明性和肯定性信函主題句主題句須具體主題句須確切主題句須達到預期目的主題句須具體過于泛泛:培訓課程好些:19日的培訓課程或:面試技巧培訓課程的評估主題句須確切過于冗長:關于學生對比薩餅原料和調料的偏愛傾向的調查好些:中學生對比薩餅的偏愛傾向或:中學生對某某比薩餅的好惡主題句須達到預期目的主題句:1月2日起租車減價從1月2日起,凡是阿里失業(yè)公司的職工,

在高速車行租車,無論公用還是私人租用,一律享受15%的折扣.說明性和肯定性信函的種類內部信函確認信摘要致謝和祝賀投訴的回復內部信函的順序告知對方信息的內容綜述要點提示必要的信息通報可能會發(fā)生的事闡明你可能采取的對策確認信如我們今天在電話里商議的那樣如我昨天告訴你的那樣后附今天早些時候商議過的會議日程摘要原文:10月10日,我和里克同時拜訪了聯(lián)合工具廠.會談在會議室進行,參加人員有:科耳(副總裁兼總經理)格特(生產工藝工程師)比爾(生產流程總監(jiān))康特立(項目工程師)摘要修改后:聯(lián)合工具廠是點陣式研磨機的理想買家.要想獲得定單,必須:安排該廠負責人參觀在堪撒斯城的研磨機樣品.對方假如能在本季度末以前定貨,保證60天內發(fā)貨.為他們提供信貸服務....精品資料網(wǎng)致謝和祝賀信函簡短、及時具體、誠懇避免給人以屈尊俯就的印象不要表現(xiàn)出高人一等的情緒投訴的回復我們這里的住宿費已經下調為$63.下月您的帳單結算中會返還給您$37,退還原先多收您的費用.負面性信函主要目的通知讀者壞消息讓讀者閱讀、理解并接受該消息盡量保持已有的良好形象和信譽次要目的為作者樹立良好形象為作者所屬機構樹立良好形象一次性把意思表達清楚以減輕作者的重復勞動....精品資料網(wǎng)負面性信函的正確語氣將自己放在讀者的位置對公司的規(guī)定作出解釋設想顧客是想將問題妥善解決表揚個別,批評一群平心氣和正確語氣的好處幫助顧客理解這是你不可改變的決定幫助顧客理解你的決定公正而合理的幫助顧客保持對你及公司的好影響比較我不理解你是什么意思該商品的損壞不是我們的錯我們不能保證貨物馬上送到所附帳單有誤你的帳戶出錯聽到這個消息我感到非常驚訝

請把你的要求再說一遍該商品是在裝運過程中損壞的我們會盡快送貨請再核實一下您的帳單您的帳戶已改正我昨天才得知這一消息負面信息的組織間接的(緩沖語、理由、明確而婉轉的陳述、有益的、友好的和積極的結尾)直接的負面信息的緩沖語表示同意表示謝意作出承諾給予贊揚合作意向好消息表示理解....精品資料網(wǎng)明確而婉轉的陳述我必須拒絕你的要求我們無法接受你的申請我們再也不能繼續(xù)該項目了

那天我剛好另外有約該職位已有人選該項目將于六月一日結束給上司的含負面信息備忘錄描述存在的問題說明問題是如何發(fā)生的提出解決問題的幾種方案推薦你認為恰當?shù)慕鉀Q辦法,同時征求對方的意見給同事或下屬的含負面信息備忘錄描述存在的問題提供可能的選擇、退步如果可能,傾聽對方的意見或要求他們付諸行動....精品資料網(wǎng)負面性信函的種類否定和拒絕紀律警告和不良業(yè)績評估解雇和開除直接的負面性信函含負面信息的決定(帶或不帶緩沖語)作出解釋合適的、禮貌的結尾案例:投訴回復尊敬的馬先生:

您好!

首先,非常感謝您購買我們的產品,同時也為我們的產品為您帶來的不便感到抱歉.

另外,我們也想告訴您,也許您沒有注意到我們的產品保修期是三個月,而您是去年五月份購買的.

盡管如此,我們還原為您提供方便優(yōu)質的服務,但要按保外的標準適當?shù)厥招┵M用.

我們衷心地希望您的問題能盡快得到解決,讓您能盡情地享受我們的產品給您帶來的快樂.

附:我們公司的維修站點及電話公司服務部

2003.6.11勸說性信函主要目的讓讀者采取一定的行動提供足夠的信息,使讀者明了如何行事消除所有阻礙行動的反對意見次要目的樹立作者的良好形象維護作者所代表的組織的良好信譽鞏固作者與讀者見的關系....精品資料網(wǎng)選擇勸說方法你想讓對方做什么對方會有什么樣的反對意見你所舉例子有多大的說服力(可信度、實事求是、具體翔實、真實可靠、動之以情)適合組織及其文化的最有效勸說方法是什么勸說性信函的語氣家長式每個人都要遵守這些規(guī)定.我相信你們都明白干我們這一行的規(guī)矩傲慢式故鑒于此,我希望您能給我換一臺新電腦勸說性信函的種類催款函業(yè)績評估推薦信建議書分析個性特點內向型先思考再發(fā)言,書面形式給他們以充分思考的時間外向型總是邊干邊想,需要他人的鼓勵.他們好說,不好寫知覺型結論過程是逐步的,總想高清楚為什么有些事重要,但更相信自己的經驗而不是別人的看法.這類人對事實把握得好,同時希望周圍的人和他們一樣直覺型善于解決問題,勇于創(chuàng)新,對細節(jié)不屑顧及....精品資料網(wǎng)分析個性特點(續(xù))理智型依據(jù)邏輯和抽象規(guī)律作決定,對于情感因素往往不以為然感情型深知自身和他人的感覺,所以他們極富同情心,喜歡和諧謹慎型總要確定所有的選擇已經考慮過了,所以下結論是很拖拉果斷型喜歡快速決策.一個結論后馬上轉入另一個主題運用的策略內向型(備忘錄,予以足夠的時間考慮)外向型(非正式場合口頭表達觀點)知覺型(準確而有條理地擺出觀點)直覺型(先整體輪廓,再強調細節(jié))理智型(邏輯而非情感說服,