文件流轉(zhuǎn)收文處理

實訓(xùn)項目一：收文處理

一、實訓(xùn)目的◎明確簽收前清點、核查內(nèi)容◎熟練逐項登記收文內(nèi)容?！蚴炀氄莆諗M辦、批辦擬寫要求?！蛄私獬修k環(huán)節(jié)工作內(nèi)容?！蛘莆沾咿k、注辦方法。二、基礎(chǔ)知識◎收文處理是對收來文件進行簽收、登記、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦。各個環(huán)節(jié)前后銜接，環(huán)環(huán)相扣?！蚴瘴奶幚淼奶攸c：處理程序的確定性；工作環(huán)節(jié)的連續(xù)性；工作環(huán)節(jié)的規(guī)范性?！蛭臅瘴奶幚砉ぷ髟瓌t：準確、及時、安全、保密。三、基本技能◎簽收文件無誤?！蚴瘴囊欢ㄒ械怯?，具備條件的可以出具收文回執(zhí)?！蚋鶕?jù)收文內(nèi)容，提出合理擬辦意見，充分發(fā)揮參謀助手作用?！蚺k意見準確、簡明，并簽署姓名和日期?！虺修k要分輕重緩急。急件、重要件優(yōu)先辦理?！蚋鶕?jù)收文的緊急程度和承辦時限要求對擬辦人、批辦人或承辦人采用合適方式進行催促，做好催辦登記?！蛑匾曌⑥k環(huán)節(jié)，便于日后整理和考查。四、工作流程工序1工序2工序3工序4簽收檢查封套內(nèi)容清對文件簽字收文登記查看來文單位或內(nèi)容分類在收文登記簿上登記填寫文件處理單擬辦將文件處理單附在原件上并用文件夾夾好送擬辦人員擬辦人員閱文簽署擬辦意見批辦按照擬辦意見傳文批辦領(lǐng)導(dǎo)閱文口頭提示領(lǐng)導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)批辦承辦按照批辦意見送文至承辦部門或承辦人承辦部門按收文要求辦事或辦文在文件處理單上填寫處理結(jié)果歸還文件催辦閱文查看收文辦理時限檢查催促——注辦完成工作內(nèi)容注明完成情況————實訓(xùn)1：文件簽收1.任務(wù)：簽收一份特快專遞。2.要求：⑴認真核對郵件封套上的單位名稱是否是本單位。⑵查看封套有無破損、散包、被拆封等情況，如有當面查明原因及時處理。⑶嚴格履行簽字手續(xù)。小提示：◎外收發(fā)人員不準拆封郵件?！?qū)懨骶唧w拆封單位或個人的，文書人員不得私自拆封。3.評價標準：⑴核對封套單位名稱項滿分30分。沒核對單位扣20分；沒核對密級、緩急扣10分。⑵查看封套破損項滿分40分。沒有發(fā)現(xiàn)破損項扣40分；發(fā)現(xiàn)了沒及時弄清情況扣20分；沒有及時處理扣20分。⑶履行簽字手續(xù)20分。沒簽名扣10分；沒簽時間扣10分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：15分鐘。實訓(xùn)2：收文登記1.任務(wù)：對已經(jīng)簽收的特快專遞文件進行登記。2.要求：將收文內(nèi)容逐項登記在收文登記簿上；填寫文件處理單相關(guān)內(nèi)容，以便填寫處理意見。3.評價標準:⑴填寫收文登記簿項滿分60分。字跡潦草，不能辨認扣10分；應(yīng)填寫登記項沒填寫的每項扣5分；⑵填寫文件處理單相關(guān)內(nèi)容項滿分40分；漏填一項扣10分，扣完40分為止。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：20分鐘。實訓(xùn)3：擬辦1.任務(wù)：對已經(jīng)登記上述文件進行擬辦。2.要求：⑴擬辦意見應(yīng)當簡明扼要，文字準確，書寫在《文件處理單》擬辦欄內(nèi)，擬辦人應(yīng)簽署姓名和時間。⑵緊急公文，應(yīng)提出辦理時限。3.評價標準：滿分100。擬辦意見含糊不清扣30分；沒簽擬辦人姓名扣20分；沒簽時間扣20分；緊急文件沒提出辦理時限，扣30分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：15分鐘實訓(xùn)4：批辦1.任務(wù)：對已經(jīng)擬辦的文件進行批辦。2.要求：⑴批辦意見應(yīng)當準確、簡明，提出辦理公文的具體要求，如對緊急公文應(yīng)批注完成時間；對須保密的公文，應(yīng)批注傳達范圍、對需要幾個部門共同承辦的收文，應(yīng)批明主辦部門和協(xié)辦部門等。⑵擬辦意見寫在《文件處理單》批辦欄內(nèi)，簽署姓名和日期。3.評價標準：滿分100，批辦意見不具體，每少一項扣10分；沒寫在批辦欄內(nèi)扣10分，沒簽名扣20分，沒寫時間扣20分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：每生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：15分鐘。實訓(xùn)5：承辦1.任務(wù)：落實、執(zhí)行批辦意見。2.要求：⑴遵照批辦意見，根據(jù)收文的內(nèi)容和要求，辦事（辦文）。⑵承辦時要分清輕重緩急。急件、重要件優(yōu)先辦理。⑶把辦理結(jié)果填寫在《文件處理單》注辦欄（處理結(jié)果欄）內(nèi)，簽署姓名和日期。⑷退還辦理完畢文件。3.評價標準：⑴根據(jù)文件內(nèi)容正確選定辦文、辦事方式滿分40分。一項不恰當扣20分。⑵急件、重要件優(yōu)先辦理項滿分20分。不能優(yōu)先辦理扣20分。⑶填寫辦理結(jié)果項滿分30分。辦理結(jié)果、方式、日期少填一項扣10分。⑷退還辦理完畢文件滿分10分，不退還文件扣10分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：15分鐘。實訓(xùn)6：催辦1.任務(wù)：按照文件辦理時限，進行檢查與催促。2.要求：⑴收文的緊急程度和承辦時限要求對擬辦人、批辦人或承辦人進行催促；⑵填寫催辦登記單，以便進一步催辦和領(lǐng)導(dǎo)查考催辦工作。3.評價標準:⑴進行催促工作滿分50分。沒催促扣50分；⑵填寫催辦登記單滿分50分，內(nèi)容完整不扣分，少一項扣10分；4.評價辦法：百分制5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組進行。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：10分鐘。實訓(xùn)7：注辦1.任務(wù)：經(jīng)辦人在文件處理單上說明相關(guān)情況。2.要求：⑴一般傳閱文件，在有關(guān)人員傳閱完畢后，文書人員應(yīng)注明閱畢的日期。⑵需要辦理復(fù)文的文件辦完后要注明“已復(fù)文”，并注明復(fù)文的日期和文號。⑶用口頭或電話答復(fù)的要注明時間、地點、接談或接話人、主要內(nèi)容，并由承辦人簽字。⑷不需要復(fù)文的文件要注明“已辦”、“已閱”、“已摘記”等3.評價標準：根據(jù)收文辦理情況，填寫完整滿分，少填一項扣10分。4.評價辦法：百分制。5.實訓(xùn)組織：學(xué)生分組模擬。學(xué)生比照評價標準，相互評價。6.時間安排：10分鐘。五、參考案例

××市旅游局外收發(fā)人員對收文簽收、啟封后，將《××市林業(yè)局關(guān)于申報市級旅游風(fēng)景區(qū)的函》徑送局辦公室王主任。王主任在公函空白處寫到：“建議××處與××處共同辦理復(fù)文，報請劉××局長閱批。”劉局長閱畢擬辦意見，用鉛筆圈閱，以示同意。承辦單位遂開始辦理復(fù)文。王主任對擬好的文稿進行審核。劉局長隨即在“發(fā)文稿紙”的簽發(fā)欄內(nèi)簽批：“擬同意發(fā)出。劉××，××××年×月×日”。文稿交付文印室打印。校對文稿時，王主任突然發(fā)現(xiàn)遺漏了重要事項，于是又對文稿作了相應(yīng)補充。隨后，繕印、校對、蓋印，然后按規(guī)定程序正式向外發(fā)出文件。請根據(jù)上述公函的實際辦理過程，指出辦文環(huán)節(jié)的錯漏之處，并說明理由或提出改進意見。在本案例中，外收發(fā)人員違反公務(wù)處理程序，不應(yīng)當將文件啟封，并直接交給局辦公室王主任。該局應(yīng)當分清內(nèi)外收發(fā)程序，應(yīng)由外收發(fā)人員將文件交給內(nèi)收發(fā)人員，由內(nèi)收發(fā)人員將文件交給擬辦人員處理；王主任作擬辦工作，建議由兩個處辦理復(fù)文不妥，誰是主辦？誰是輔助辦理，責(zé)任不明確；劉局長不應(yīng)用鉛筆“畫圈”的方式表示意見，應(yīng)在批辦單上用鋼筆書寫明確的辦理意見。鉛筆書寫不符合存檔要求；承辦單位應(yīng)當進行核稿，而不應(yīng)該由王主任審核，劉局長作為簽發(fā)人應(yīng)當對文件進行終審，劉局長作簽發(fā)工作時沒有履行終審的責(zé)任，沒有遵守“先核后簽”的原則；王主任將文稿交付打印時，發(fā)現(xiàn)遺漏問題，不能直接補充后即付印文件，應(yīng)當請示簽發(fā)人進行核簽后，再行辦理；該辦事過程，沒有使用專用的登記單、擬辦處理單和批辦、承辦、注發(fā)等表格，不規(guī)范。（資料來源：/Chinese/ShowArticle.asp?ArticleID=36&Page=6）六、小貼士㈠登記工作注意事項⑴登記字跡要工整清楚，不僅自己能辨認，別人也能看懂，便于查找。⑵登記項目要逐格填寫，不隨意取舍。⑶登記標題要完整，不能隨意簡化。如來文沒有標題，可根據(jù)文件內(nèi)容簡明確切地摘要其內(nèi)容。⑷對于專門性質(zhì)或絕密文件，要專門登記，以利于做好保密和督查。⑸登記后的文件，應(yīng)在首頁右上角寫好收文備注包括收文人、收文編號和收文日期等），防止丟失。㈡收文登記簿參考格式順序號收文