北京航空航天大學(xué)法學(xué)院公益法律服務(wù)中心民事訴訟案件業(yè)務(wù)檔案立卷指南

北京航空航天大學(xué)法學(xué)院公益法律服務(wù)中心民事訴訟案件業(yè)務(wù)檔案立卷指南第1條【宗旨】1.1為指導(dǎo)北京航空航天大學(xué)法學(xué)院公益法律服務(wù)中心（下稱“中心”）成員做好民事訴訟案件業(yè)務(wù)檔案（下稱“業(yè)務(wù)檔案”）的立卷工作，規(guī)范業(yè)務(wù)檔案立卷行為，提高業(yè)務(wù)檔案的質(zhì)量和水平，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)中心實(shí)際情況，參照《律師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔辦法》，制訂本指南。第2條【案卷材料的收集】2.1自案件承辦人被指定后，主承辦人即應(yīng)開始收集保存有關(guān)材料，著手立卷的準(zhǔn)備工作。2.2主承辦人在收集紙質(zhì)材料的同時，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案。電子檔案首選掃描件。如條件不具備，可以使用數(shù)碼照片替代。2.3凡由承辦人制作并入卷的文件，均應(yīng)使用單面A4紙制作，確保紙張背面空白。除本指南明確規(guī)定可以為固定抬頭但主要內(nèi)容手寫文件外（下稱“手寫件”），均應(yīng)為全部打印文件（下稱“打印件”）或打印為主少量填空文件（下稱“填空件”）。第3條【不應(yīng)立卷歸檔的材料】3.1對于以下材料，不應(yīng)立卷歸檔：中心業(yè)務(wù)參考資料；內(nèi)容相同的文字材料；各種文件的草稿；未嚴(yán)格按照本指南規(guī)定制作的材料。第4條【需要立卷歸檔的材料、順序及要求】4.1業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照卷宗封面、卷內(nèi)目錄、案卷材料、備考表、卷底的順序排列。案卷材料應(yīng)按照訴訟程序的客觀進(jìn)程或時間順序排列，具體順序及要求為：卷宗封面。應(yīng)以打印件入卷。主承辦人應(yīng)當(dāng)首先完整填寫電子表格，其中承辦人、委托人、對方當(dāng)事人及其代理人以及審理機(jī)構(gòu)等均應(yīng)填寫法定姓名或者名稱。案由按照裁判文書確定的案由填寫。日期均按“201X年0X月XX日”的格式填寫。審級區(qū)分“一審”和“二審”。保管期限填“永久”。立卷人填寫主承辦人姓名。審理結(jié)果區(qū)分判決結(jié)案、裁定結(jié)案、調(diào)解結(jié)案、和解撤訴結(jié)案、解除委托、終止代理共六種情況，每種情況后對結(jié)果做簡單描述即可。卷內(nèi)目錄。應(yīng)以打印件入卷。主承辦人應(yīng)當(dāng)首先完整填寫電子表格，包括序號、文件名稱、日期及頁碼，其中日期以文件載明的日期為準(zhǔn)，頁碼以該文件首頁在卷宗中的頁碼為準(zhǔn)。中央專項(xiàng)彩票公益金法律援助項(xiàng)目法律援助申請表，并附申請人身份證復(fù)印件。申請表應(yīng)以原件入卷。其中身份證號與出生年月必須一致。申請人收入必須符合法律援助案件的規(guī)定。申請人簽名處應(yīng)當(dāng)由其本人簽名。表格中凡有涂改必須由申請人簽字（按手印）確認(rèn)，并在《備考表》中予以說明。申請人身份證應(yīng)為二代身份證，且正反兩面均需要復(fù)印。復(fù)印前需要核對有效期，如有效期已屆滿，應(yīng)要求申請人另行提供有效身份證件。身份證復(fù)印件應(yīng)以申請人簽字（按手印）并注明“本復(fù)印件與原件一致”的復(fù)印件入卷。申請人經(jīng)濟(jì)困難證明及審查記錄。經(jīng)濟(jì)困難證明應(yīng)以原件（打印件或填空件）入卷，加蓋申請人戶籍所在地居（村）民委員會的公章以及鄉(xiāng)鎮(zhèn)人民政府或街道辦事處的公章。承辦人應(yīng)對經(jīng)濟(jì)困難證明進(jìn)行形式審查，并詳細(xì)記錄審查人、審查時間、聯(lián)系單位、聯(lián)系人、審查內(nèi)容、審查結(jié)論等內(nèi)容，并以經(jīng)審查人簽字確認(rèn)的打印件入卷。中國法律援助基金會彩票公益金法律援助受理意見表。應(yīng)以原件入卷，其他要求參照（3）。法律援助委托代理協(xié)議。應(yīng)以委托人簽署的原件（打印件）入卷。該協(xié)議一式兩份，委托人簽字（按手印），中心授權(quán)執(zhí)行主任簽字。一份交委托人，另一份入卷。注意，每一頁都需要委托人在頁腳處簽名確認(rèn)，末頁簽署日期。授權(quán)委托書。應(yīng)以委托人簽署的原件（打印件或填空件）入卷。該委托書一式兩份，一份提交法院，另一份入卷。其中工作單位及職務(wù)為“北京航空航天大學(xué)法學(xué)院公益法律服務(wù)中心工作人員”，住址填寫“北京航空航天大學(xué)宿舍”或者“北京市海淀區(qū)學(xué)院路37號”。訴訟風(fēng)險(xiǎn)告知書。應(yīng)以委托人簽署的原件（打印件）入卷。訴訟風(fēng)險(xiǎn)告知書一式兩份，由委托人簽字（按手印）確認(rèn)，一份交委托人，另一份入卷。注意，每一頁都需要委托人在頁腳處簽名確認(rèn)，末頁簽署日期。談話筆錄。應(yīng)以當(dāng)事人簽署的原件（手寫件）入卷?？梢杂僧?dāng)事人口述，承辦人代書，但應(yīng)由當(dāng)事人簽字（按手印）確認(rèn)。筆錄空白處應(yīng)用X劃掉。如筆錄有涂改，必須由當(dāng)事人在涂改處簽字（按手印）確認(rèn)，并在《備考表》予以說明。注意，談話筆錄如有多頁，每一頁都需要當(dāng)事人在頁腳處簽名確認(rèn)，末頁簽署日期。案件討論記錄。應(yīng)以經(jīng)全體承辦人簽署的原件（打印件）入卷。案件討論記錄如有多頁，每一頁都需要全體承辦人在頁腳處簽名，末頁簽署日期。如有多次討論，則從第二次起，文件名稱相應(yīng)改為《案件討論記錄二》，以此類推。案件基本情況分析。應(yīng)以督導(dǎo)教師簽署的原件（打印件）入卷。最好控制在一頁內(nèi)；如超過一頁，每一頁都需要督導(dǎo)教師簽署，并于末頁簽署日期。《案件基本情況分析》應(yīng)于提起訴訟前完成。民事起訴狀。應(yīng)以委托人簽署的原件（打印件）入卷。民事起訴狀如有多頁，每一頁都需要委托人在頁腳處簽名確認(rèn)，末頁簽署日期。證據(jù)清單和證據(jù)材料。應(yīng)以代理人簽署的原件（打印件）入卷。代理人應(yīng)當(dāng)對證據(jù)材料予以必要的分類編排，制作證據(jù)清單并編寫頁碼，以便于法官閱讀。其中視頻資料應(yīng)整理出文字內(nèi)容，實(shí)物證據(jù)應(yīng)附上照片。財(cái)產(chǎn)保全、證據(jù)保全、證人出庭等申請書和法院相關(guān)裁定書（如有）。應(yīng)以委托人簽署的原件（打印件）入卷。申請書如有多頁，每一頁都需要委托人在頁腳處簽名確認(rèn)，末頁簽署日期。法院相關(guān)裁定首選原件入卷；如有困難，則可將復(fù)印件入卷，并由代理人在復(fù)印件上簽署姓名、日期并注明“復(fù)印件與原件一致”。中心調(diào)查取證介紹信（如有）。應(yīng)以復(fù)印件入卷，并由代理人在復(fù)印件上簽署姓名、日期并注明“復(fù)印件與原件一致”。立案通知書（如有）。首選原件入卷；如有困難，則可將復(fù)印件入卷，并由代理人在復(fù)印件上簽署姓名、日期并注明“復(fù)印件與原件一致”。開庭通知書、傳票、舉證通知書及證據(jù)規(guī)則（如有）。要求同（16）。中心出庭函。應(yīng)以復(fù)印件入卷，并由代理人在復(fù)印件上簽署姓名、日期并注明“復(fù)印件與原件一致”。代理詞。以最終提交法院的版本為準(zhǔn)，應(yīng)以經(jīng)代理人簽署的原件（打印件）入卷。庭審記錄。可以打印件或手寫件入卷。庭審記錄如有多頁，每一頁都需要代理人在頁腳處簽名，末頁簽署日期。庭審記錄應(yīng)按庭審順序記錄開庭時間、地點(diǎn)、審判員、書記員、我方出庭人員、對方出庭人員、庭前權(quán)利告知、原告陳述事實(shí)和理由及其要求（簡要摘錄訴狀）、被告答辯（如有答辯狀則簡要摘錄答辯狀）、原告舉證和被告質(zhì)證情況、被告舉證和原告質(zhì)證情況、法庭辯論、法庭調(diào)解等事項(xiàng)。其中，應(yīng)重點(diǎn)記錄對方的答辯意見、質(zhì)證意見、辯論意見以及我方的反駁意見。和解協(xié)議及撤訴申請，或者裁判文書，包括民事判決書、民事裁定書及民事調(diào)解書。只要案件經(jīng)過開庭審理，代理人應(yīng)當(dāng)確保裁判文書原件入卷。和解協(xié)議及撤訴申請亦應(yīng)以經(jīng)委托人簽署的原件入卷。辦案日志。應(yīng)以經(jīng)全體承辦人簽署的原件（打印件）入卷。辦案日志應(yīng)從承辦人首次接觸本案開始，涵蓋與本案有關(guān)的所有事項(xiàng)，包括閱讀材料；會見當(dāng)事人；與當(dāng)事人短信、電話、電郵聯(lián)系；查詢法規(guī)；案情討論；匯報(bào)案情；起草文件；調(diào)查取證；開庭；卷宗整理；等等。每一事項(xiàng)都必須記載起止時間及工作小時數(shù)。案件辦結(jié)后應(yīng)在辦案日志結(jié)尾計(jì)算案件累計(jì)工作小時數(shù)。中央專項(xiàng)彩票公益金法律援助項(xiàng)目結(jié)案審查表。應(yīng)以原件入卷，其他要求參照（3）。結(jié)案報(bào)告。應(yīng)以經(jīng)全體承辦人簽署的原件（打印件）入卷。結(jié)案報(bào)告是承辦人回顧辦案過程、分享心得體會、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的重要文件，必須盡可能的翔實(shí)。案件聯(lián)系通訊錄。應(yīng)以打印件入卷。備考表。立卷人應(yīng)以經(jīng)其簽署的原件（打印件）入卷。訴訟部審查人審查無誤后簽字確認(rèn)。卷底。卷底為空白。4.2以上材料均由中心統(tǒng)一制作格式文本，承辦人在使用過程中嚴(yán)禁擅自修改格式文本。4.3如辦案過程中委托人提前解除委托，則業(yè)務(wù)終止。主承辦人應(yīng)將截至業(yè)務(wù)終止之時所發(fā)生的案件材料按照立卷要求予以立卷，并將委托人提前解除委托的書面文件原件（包括委托人發(fā)送的解除委托的通知或者其與中心簽署的由中心留存的補(bǔ)充協(xié)議）收入卷中，排在《案件聯(lián)系通訊錄》之前，并在《備考表》中注明本案因委托人提前解除委托而結(jié)案。此類案件，封面中“審理結(jié)果”欄中應(yīng)填寫“解除委托”。4.4如辦案過程中中心因委托人利用中心提供的法律援助從事違法活動，或者委托人隱瞞真實(shí)情況而提前終止代理，則業(yè)務(wù)終止。主承辦人應(yīng)將截至業(yè)務(wù)終止之時所發(fā)生的案件材料按照立卷要求予以立卷，并將中心提前終止代理的書面文件復(fù)印件（向委托人發(fā)出終止代理的通知）或原件（與委托人簽署的由中心留存的補(bǔ)充協(xié)議）收入卷中，排在《案件聯(lián)系通訊錄》之前，并在《備考表》中注明本案因中心提前終止代理而結(jié)案。此類案件，封面中“審理結(jié)果”欄中應(yīng)填寫“終止代理”。第5條【案卷材料的整理】5.1主承辦人負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)文書入卷前對其進(jìn)一步整理，包括：對破損的材料要修補(bǔ)或復(fù)制，復(fù)制件放在原件后面。對字跡難以辨認(rèn)的材料應(yīng)當(dāng)在《備考表》中加以注明或附上抄件。主要外文材料要翻譯成中文附后。卷面為A4，窄于或小于卷面的材料，要用空白A4紙加襯底，即將相關(guān)材料貼于空白A4紙上；大于卷面的材料，要按卷面大小折疊整齊。文書材料上的金屬物，如訂書針等，要全部剔除干凈。如為單面打印文件，但背面并非空白，則應(yīng)盡量予以替換。第6條【立卷及移交】6.1業(yè)務(wù)檔案按照年度和一案一卷、一卷一號原則立卷，檔案號由訴訟部確定。承辦案件日期以《法律援助委托代理協(xié)議》簽訂日期為準(zhǔn)；結(jié)案日期以結(jié)案事由發(fā)生之日為準(zhǔn)。結(jié)案事由包括代理人收到法院作出的裁判文書或民事調(diào)解書、委托人與對方達(dá)成和解后撤訴、委托人提前解除委托或中心提前終止代理。6.2結(jié)案事由發(fā)生之日起七日內(nèi)，主承辦人應(yīng)作為立卷人，負(fù)責(zé)將案件所有書面材料按照本指南要求匯總，形成完整業(yè)務(wù)檔案，連同視頻資料以及實(shí)物證據(jù)一并移送訴訟部。其中視頻資料上應(yīng)注明當(dāng)事人的姓名、內(nèi)容、檔案編號、錄制人、錄制時間等，并逐盤登記于《備考表》中。實(shí)物證據(jù)上應(yīng)注明證物的名稱、數(shù)量、規(guī)格、特征、保管處所、質(zhì)量檢查證明等，并逐項(xiàng)登記于《備考表》中。6.3訴訟部接收檔案時應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審查，凡不符合本指南要求的，一律退回立卷人，由立卷人整理后三日內(nèi)重新提交。對于備考表所記載的內(nèi)容，訴訟部審查人員經(jīng)核對后應(yīng)在備考表中檢查人處簽字確認(rèn)。全部材料合格后，訴訟部部長簽發(fā)《業(yè)務(wù)檔案立卷審查合格憑證》。6.4主承辦人領(lǐng)取前述合格憑證后，應(yīng)于二日內(nèi)將本案全部電子版資料按照立卷要求整理完畢并發(fā)送至訴訟部郵箱。6.5訴訟部負(fù)責(zé)將《中央專項(xiàng)彩票公益金法律援助項(xiàng)目法律援助申請表》、《中國法律援助基金會彩票公益金法律援助受理意見表》、《中央專項(xiàng)彩票公益金法律援助項(xiàng)目結(jié)案審查表》等表格填寫完整并到法學(xué)院蓋章，形成完成的業(yè)務(wù)檔案，并將業(yè)務(wù)檔案裝訂后連同視頻資料以及