房地產(chǎn)公司文件管理程序(十一)

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1．目的及范圍：建立公司文件制作、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、回收及更新、保存等程序，確保公司文件得到實(shí)時(shí)切實(shí)的處理和安好有效的運(yùn)轉(zhuǎn)。該程序適用于以上環(huán)節(jié)所涉及的相關(guān)部門及個(gè)人。

2．職責(zé)：

2.1總經(jīng)理室負(fù)責(zé)公司文件管理的總協(xié)調(diào)及總監(jiān)視，并受理各部門有關(guān)文件延誤的投訴；

2.2各部室資料員負(fù)責(zé)文件管理的概括工作，即收發(fā)、登記、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等。

3．工作流程：

3.1文件分類：

3.1.1通用文件：指公司在生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中普遍使用的文件，分為內(nèi)部文件、外來文件和外送文件。

A.內(nèi)部文件：即公司制作的只在公司內(nèi)部使用的文件。如請(qǐng)示單、報(bào)告、工作聯(lián)系函、通知、會(huì)議文件、周記、制度文件等

B.外來文件：即公司收到的由外單位制發(fā)的文件。如法律法規(guī)、政府來文、供方來文、顧客來文、公共事業(yè)單位來文等

C.外送文件：即公司制作的對(duì)外發(fā)出的文件。如對(duì)政府、供方、顧客、公共事業(yè)單位發(fā)出的文件等

3.1.2專用文件：指只在公司確定工作部門或業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用的特意文件。

分為技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事資料、合同文件和簽價(jià)單和決算資料等。

A．技術(shù)文件：即以圖紙為核心的工程創(chuàng)辦專用文件。如報(bào)批文件、標(biāo)準(zhǔn)圖集、內(nèi)業(yè)資料、圖紙等。

B．財(cái)務(wù)文件：即在公司會(huì)計(jì)工作中形成和使用的會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料。如會(huì)計(jì)憑證、帳簿、報(bào)表及相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)告等。

C．人事資料：即公司員工在應(yīng)聘、轉(zhuǎn)正、考評(píng)等人事活動(dòng)中形成的反映個(gè)人根本處境、工作表現(xiàn)的個(gè)人資料。

D．合同文件：即在公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中與外單位簽定的具有法律效力的文件。如各類工程合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。

E．簽價(jià)單：即審計(jì)核算部在簽價(jià)認(rèn)價(jià)時(shí)專用的文件。

F．決算資料：即審計(jì)核算部在辦理工程結(jié)算審核過程中產(chǎn)生的文件。

3.1.3記錄：即公司各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)留下的記錄，是一種特殊類型的文件。如合格供給商名錄、培訓(xùn)記錄、各類簽到表、登記表等

3.2總要求：

3.2.1文件處理務(wù)必做到實(shí)時(shí)、切實(shí)、安好。

3.2.2內(nèi)外行文要求做到格式統(tǒng)一、要素完整、文號(hào)清晰。對(duì)外行文采用國家公文格式，內(nèi)部行文按公司慣例采用英文格式。（格式及概括規(guī)定詳見第三層次文件《融僑集團(tuán)文件處理手段》之其次章"文件格式"）

3.2.3各部室資料員為公司文件流轉(zhuǎn)的進(jìn)出口，文件不允許由擬寫人直接送領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人，因特殊處境務(wù)必越過傳遞的，應(yīng)于事后按程序補(bǔ)辦登記。

3.2.4各部室資料員要做好文書立卷工作。每年年初，根據(jù)以往本部門文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處境，預(yù)計(jì)當(dāng)年可能形成的文件，擬制或修訂立卷類目。

3.2.5各部室資料員要建立本部門的文件清單。即根據(jù)3.2.4訂立的立卷類目，將空白的文件清單置于該類目的最前面；隨時(shí)將已發(fā)放完畢的文件按已編好的類目歸入卷內(nèi)，并按文件收進(jìn)依次填寫文件清單。

3.2.6文件的管理一般要經(jīng)過如下幾個(gè)環(huán)節(jié)：

A．編制：文件由相關(guān)部門或個(gè)人擬寫，所在部室資料員舉行編號(hào)登記；若以公司名義對(duì)外行文那么由總經(jīng)理秘書編號(hào)。

B．批準(zhǔn)：文件內(nèi)容和發(fā)放范圍由相應(yīng)的批準(zhǔn)人審核簽發(fā)；需要多個(gè)部門批準(zhǔn)的，須舉行會(huì)簽，簽發(fā)時(shí)須注明簽發(fā)時(shí)間；應(yīng)用軟件的使用權(quán)限需報(bào)送總經(jīng)理批準(zhǔn)。

C．登記：收發(fā)文（除便條、介紹信、回執(zhí)等）應(yīng)登記在相應(yīng)的收文發(fā)文登記本上或直接在文件上簽收并實(shí)時(shí)整理文件目次。來圖加蓋受控分發(fā)號(hào)。

D．用印：公司印章由總經(jīng)理秘書保管，部門公章由各部室資料員保管。用印時(shí)，應(yīng)以相關(guān)部門主管簽發(fā)的文字或經(jīng)部門經(jīng)理簽字的蓋章聯(lián)系單為依據(jù)。

E．發(fā)放：各部室資料員根據(jù)批準(zhǔn)的發(fā)放范圍舉行分發(fā)。制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室或相關(guān)部門根據(jù)發(fā)放清單發(fā)出新版文件。

F．傳閱：分為張貼傳閱和傳遞傳閱。張貼傳閱指知曉性文件由發(fā)出部門的資料員在公司布告欄上予以張貼，各部門資料員在所在部門布告欄上張貼；傳遞傳閱指需要傳閱的文件由資料員加蓋閱文章，填寫需傳閱人員名單，傳閱人員閱畢簽字。

G．更改：技術(shù)文件需要更改時(shí)，應(yīng)由發(fā)布該文件的個(gè)人或部門提出，并填寫《文件更改申請(qǐng)單》，通過資料員報(bào)原審批人批準(zhǔn)，并由原文件發(fā)布部門按原發(fā)放范圍下發(fā)，同時(shí)作好登記。

H．版本公布：制度文件換版時(shí)，由總經(jīng)理室主任編制最新版本號(hào)；總經(jīng)理室于每年6月份匯總各部室上交的法律法規(guī)清單及制度文件版本處境并賦予公布。

I．回收：文件持有人因離職或工作調(diào)動(dòng)不再符合持有資格時(shí)，所在部門資料員負(fù)責(zé)實(shí)時(shí)收回。

J．歸卷：各部室資料員要做好平日歸卷和定期歸卷工作。平日歸卷即隨時(shí)將發(fā)放完畢的文件按事前編制的立卷類目歸入卷內(nèi)；定期歸卷即一個(gè)較長時(shí)間段后，對(duì)手頭的全體文件舉行清理，對(duì)無存檔價(jià)值的文件材料可備文件夾單獨(dú)存放。聯(lián)合辦理的文件原件由主辦部門歸卷，其他部門保存復(fù)印件。涉及付款的合同和請(qǐng)示單原件由財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部保存。

K．借閱：文件需要借閱或復(fù)印時(shí)，借閱人應(yīng)填寫《文件借閱登記表》或《圖紙借閱登記表》。公司文件不外借給其他單位，如遇特殊處境，需經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。

L．養(yǎng)護(hù)：文件不管處于使用或是保存狀態(tài)，都要留神保持字跡明顯、份數(shù)完整。歸卷時(shí)，復(fù)寫件、圓珠筆書寫件或傳真件等均應(yīng)重新復(fù)印。

M．歸檔：各部室按規(guī)定的歸檔時(shí)間將整理過的有保存價(jià)值的文件向圖書檔案室移交，無歸檔或存查價(jià)值的文件，經(jīng)鑒別和主管部門領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后銷毀。

3.2.7在文件處理時(shí)限方面，一般文件2個(gè)工作日，加急文件1個(gè)工作日（加急文件可加蓋加急章）。若超過時(shí)限，務(wù)必先通知文件發(fā)出部門，并說明理由和預(yù)計(jì)文件處理完結(jié)時(shí)間。牽涉到較大審核工作量的文件在審計(jì)核算部、財(cái)務(wù)計(jì)統(tǒng)部等操縱性部門的處理時(shí)間可根據(jù)實(shí)際需要合理延長，但務(wù)必將延長的時(shí)限告知文件發(fā)出部門。部門之間也應(yīng)加強(qiáng)橫向聯(lián)系，發(fā)文部門應(yīng)對(duì)已明顯延誤的文件舉行追蹤。

3.2.8在文件處理權(quán)限方面，部門經(jīng)理和副經(jīng)理之間因應(yīng)舉行合理分工。在正職經(jīng)理出差或病假或因其他理由未能實(shí)時(shí)履行處理、簽發(fā)文件職責(zé)時(shí)，由副經(jīng)理替代，必要時(shí)可通過電話向正職經(jīng)理請(qǐng)示，有若干個(gè)副經(jīng)理的部門應(yīng)明確指定常務(wù)副經(jīng)理。

3.2.9總經(jīng)理室指定專人將正式合同與會(huì)簽的合同草案舉行核定并簽認(rèn)，以省略各部室二次重復(fù)會(huì)簽的環(huán)節(jié)。（概括做法參見《合同管理制度》）。

3.2.10總經(jīng)理室負(fù)責(zé)對(duì)文件的傳遞、執(zhí)行處境舉行督查，受理各部室有關(guān)文件延誤的投訴，并定期向總經(jīng)

理匯報(bào)；

3.2.11各部室可根據(jù)實(shí)際需要制定各類表單，但務(wù)必根據(jù)本程序供給的相應(yīng)表單樣式及要素舉行調(diào)整；若需要增設(shè)程序以外的表單，在部門內(nèi)部使用的需經(jīng)部門經(jīng)理審批同意，涉及其他部門的需經(jīng)涉及部門主管同意并報(bào)總經(jīng)室。

3.2.12電子郵件及傳真收發(fā)時(shí)應(yīng)舉行登記和存盤，如需要電話確認(rèn)的應(yīng)在備注欄做好確認(rèn)記錄。

3.3分類管理：

3.3.1通用文件：

A．內(nèi)部文件：

a．請(qǐng)示單：即各部室苦求總經(jīng)理指示觀法或批準(zhǔn)事項(xiàng)時(shí)使用的陳述性文件，以固定的表單形式展現(xiàn)。經(jīng)辦人有時(shí)限要求的需在文中注明，各級(jí)審批人無法實(shí)現(xiàn)的需實(shí)時(shí)向經(jīng)辦人反應(yīng)。

報(bào)告：即各部室向總經(jīng)理匯報(bào)工作處境時(shí)使用的陳述性文件，在我司，可視為請(qǐng)示單的補(bǔ)充形式。

a)知曉性報(bào)告：

b）執(zhí)行性報(bào)告：

通知：即總經(jīng)理室或人力資源部要求全公司或相關(guān)部室了解或辦理事項(xiàng)時(shí)使用的文件，一般公司層面的、指示性質(zhì)的通知由總經(jīng)理室發(fā)出，周知性通知由人力資源部發(fā)出。

a）總經(jīng)理室發(fā)文：

b）人力資源部發(fā)文：

d．工作聯(lián)系函：即公司部門之間舉行的一般日常工作聯(lián)系時(shí)使用的告知性函件。有反應(yīng)需求的，須在文末寫明此種需求和反應(yīng)時(shí)限。如有抄送部門，對(duì)方反應(yīng)時(shí)應(yīng)同時(shí)將反應(yīng)處境函告抄送部門。

e．會(huì)議性文件：即記載公司經(jīng)理例會(huì)、專題例會(huì)、工程監(jiān)理例會(huì)等會(huì)議的主要精神、主要處境及議定事項(xiàng)的一種文件。文件流程詳見《會(huì)議制度》。

f．周記：即各部室每周的工作總結(jié)及籌劃、存在問題的文字記錄。

g．制度文件：即公司對(duì)某項(xiàng)工作或某一方面活動(dòng)所制定的要求，具有約束力。制度文件作為一種模范，其編制、批準(zhǔn)、發(fā)放、評(píng)審、更改、換版等均須嚴(yán)格受控。如質(zhì)量手冊(cè)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，管理制度和程序文件由管理者代表批準(zhǔn)。各部門內(nèi)部使用的制度文件（第三層次文件）由各部室主管批準(zhǔn)。

B.外來文件：

a．法律法規(guī)：

b．外部來文：如政府來文、供方來文、顧客來文等

C．外送文件：如對(duì)政府、供方、顧客等發(fā)出的文件

3.3.2專用文件：

A．技術(shù)文件：

a.圖紙：概括管理詳見《設(shè)計(jì)過程管理程序》

b.施工專用文件：概括管理詳見《施工管理程序》

B．財(cái)務(wù)文件：概括管理詳見《財(cái)務(wù)管理制度》

C．人事資料：概括管理詳見《人力資源管理體系》之《人事檔案操縱程序》

D.合同文件：概括管理詳見《合同管理制度》

E．簽價(jià)單：概括管理詳見《工程造價(jià)管理程序》

F．決算資料：概括管理詳見《工程造價(jià)管理程序》

3.3.3記錄：記錄歸檔前的管理嚴(yán)格按本程序執(zhí)行，歸檔后那么按《檔案管理程序》管理。

4.相關(guān)文件：

4.1《融僑集團(tuán)文件處理手段》（見第三層次文件《融僑集團(tuán)檔案工作手冊(cè)》之《文件處理手段》）

4.2《設(shè)計(jì)過程管理程序》

4.3《施工管理程序》

4.4《財(cái)務(wù)管理制度》

4.5《合同管理制度》

4.6《工程造價(jià)管理程序》

5.相關(guān)表單：

5.1發(fā)文登記表

5.2收文登記表

5.3文件清單/移交清單

5.4請(qǐng)示單登記表

5.5文件借閱登記表

5.6工作請(qǐng)示單

5.7工