某寫字樓接管工作程序

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寫字樓接納工作程序

隨著物業(yè)管理招投標(biāo)制度的深入實(shí)施,大量物業(yè)管理公司面臨著接納一個(gè)全新的物業(yè)工程。這時(shí),工程經(jīng)理稍有不慎,就可能陷入工作扎堆、首尾不顧的境地,因此一個(gè)科學(xué)有效的接納流程至關(guān)重要。筆者在一個(gè)4萬平方米寫字樓從接納到全面管理的過程中,摸索出一套四段式工作程序:

(一)管理方案計(jì)劃階段;

(二)前期介入與打定;

(三)物業(yè)管理啟動(dòng)與試運(yùn)行階段;

(四)正式全面運(yùn)作階段。計(jì)劃階段不超過1個(gè)半月;

前期介入從正式介入開頭至交樓終止;物業(yè)管理啟動(dòng)時(shí)間以大廈接納驗(yàn)收完成為標(biāo)志;試運(yùn)行時(shí)間為6個(gè)月。

一、管理方案計(jì)劃階段

本階段分為大廈管理目標(biāo)計(jì)劃以及計(jì)劃機(jī)構(gòu)設(shè)置兩個(gè)片面。根據(jù)該寫字樓的建筑檔次、特點(diǎn)、是否商住兩用等實(shí)際處境,結(jié)合寫字樓市場形勢舉行綜合分析,確定對該大廈的管理檔次,提出管理目標(biāo)、管理標(biāo)準(zhǔn)、管理工程和管理方式。本階段是確立對該大廈管理的總綱,為此建議請開發(fā)商共同參與,并綜合相關(guān)專家的觀法,確定管理方案。

確定了管理標(biāo)準(zhǔn)和方式后,要根據(jù)需要對未來機(jī)構(gòu)設(shè)置及管理人員編制舉行計(jì)劃,并確定主要管理人員。

二、前期介入與打定

實(shí)踐證明,前期介入對以后的物業(yè)管理起著至關(guān)重要的作用。本流程中此階段分為兩片面:管理前期打定和工程前期介入。

管理的前期打定:告成的前期打定可為后期物業(yè)管理的實(shí)際運(yùn)作打下良好的根基,制止肆意性,最大限度地回避管理風(fēng)險(xiǎn),本方案的前期打定工作有:制訂物業(yè)管理前期的本金預(yù)算;制訂物業(yè)管理概括開展方案;編制物業(yè)管理所需的各種文件,包括《管理公約》、《用戶手冊》、《入住合同》、《租賃合同》、《裝修指南》、《車場制度》、《消防預(yù)案》、《大廈管理規(guī)定》等。物業(yè)管理的前期打定階段一般在物業(yè)竣工前半年開頭,需要熟諳物業(yè)管理相關(guān)制度和相關(guān)文件的人員參與,假設(shè)那些已經(jīng)通過了ISO9001質(zhì)量管理體系認(rèn)證的公司想把新工程納入這個(gè)體系中,那么需要更多的打定和文件。

工程的前期介入:工程前期介入的目的是從物業(yè)管理的角度對該寫字樓的功能、使用、施工、設(shè)備提出觀法和建議,為今后投入使用創(chuàng)造條件,最大化地儉約資金,為物業(yè)管理打下根基。目前物業(yè)管理中往往展現(xiàn)這種處境,物業(yè)管理公司介入大廈管理時(shí),大廈已經(jīng)接近竣工,即使察覺了設(shè)計(jì)上的問題,也沒機(jī)遇做太大的修改了。我們在該寫字樓工程前期介入時(shí)就把工作重點(diǎn)放在熟諳大廈布局和察覺大廈缺陷上,以期能夠先行一步,對問題及早察覺,為后來接納工作做好打定。現(xiàn)代寫字樓的自動(dòng)化程度很高,物業(yè)管理前期介入對參與人員的專業(yè)要求,要有豐富的閱歷和專業(yè)的學(xué)識(shí),能夠切實(shí)閱讀圖紙并察覺問題。物業(yè)管理公司應(yīng)留神積極儲(chǔ)蓄這樣的人才。

三、管理啟動(dòng)與試運(yùn)行階段

物業(yè)管理的接納驗(yàn)收不同于開發(fā)商和施工單位的竣工驗(yàn)收,它要更細(xì)致一些。接納驗(yàn)收時(shí),要軟硬件一起抓:軟件是指相關(guān)圖紙資料,包括竣工圖紙、用地和建樓批文、工程竣工驗(yàn)收合格證、設(shè)備買賣合同、設(shè)備說明書、用電許可證、消防合格證、電梯準(zhǔn)運(yùn)證等。交接時(shí)留心清查,缺一不成,齊全的圖紙資料將給今后的管理工作帶來便當(dāng);硬件是指房屋及設(shè)備設(shè)施,硬件的接納要從嚴(yán)從細(xì),對于各系統(tǒng)和設(shè)備,如供水、供電、消防、電梯、應(yīng)急發(fā)電機(jī)等,均須試運(yùn)行一段時(shí)間,由工程人員留心查看運(yùn)行處境,紀(jì)錄運(yùn)行參數(shù),嚴(yán)格檢測是否符合技術(shù)模范要求,察覺問題實(shí)時(shí)報(bào)相關(guān)方修理整改;房屋驗(yàn)收時(shí)要留神察覺一些細(xì)小問題,如窗把手、門鎖等是否損壞,對衛(wèi)生間、窗臺(tái)等要作防水檢驗(yàn),察覺問題實(shí)時(shí)報(bào)開發(fā)商或施工單位,要求在客戶入住前修好。這些問題若在接納后才察覺,將難以實(shí)時(shí)解決,會(huì)影響物業(yè)管理公司的服務(wù)質(zhì)量,甚至帶來不必要的麻煩。

接納終止后,按照前期的計(jì)劃方案正式開頭物業(yè)管理服務(wù),辦理客戶入住手續(xù)、建立物業(yè)的檔案資料、客戶資料、執(zhí)行日常管理工作等,在6個(gè)月的試運(yùn)行當(dāng)中,要嚴(yán)格按照籌劃執(zhí)行,實(shí)時(shí)察覺問題,實(shí)時(shí)更改。同時(shí)要留神加強(qiáng)與業(yè)主之間溝通,宣傳物業(yè)管理公司的管理方式和管理制度,并根據(jù)業(yè)主的觀法反應(yīng)實(shí)時(shí)調(diào)整籌劃,使管理方案盡快成熟起來,更加符合實(shí)際需要。

四、全面運(yùn)作階段

按照提升后的工作方案對寫字樓舉行正常管理,內(nèi)容包括設(shè)備維護(hù)修理、環(huán)境綠化、安好管理、有償服務(wù)等,這個(gè)階段強(qiáng)調(diào)的是不斷追求客戶合意度和持續(xù)提升服務(wù)水平,以達(dá)成效益最大化。

本文的流程是以接納寫字樓為例,接納居住小區(qū)或公寓樓等物業(yè)往往需要更加生動(dòng)和更加繁雜的流程,在此就不一一表