自考《會議運(yùn)營管理》總復(fù)習(xí)

《會議運(yùn)營管理》復(fù)習(xí)資料30/30第一章緒論會議的定義：會議是指三人以上的群體為了研究問題、交流信息、獲取知識、統(tǒng)一思想等目的中的一個或者數(shù)個而在特定的時間聚集在特定的地點(diǎn)、圍繞一定的主題、按照一定的規(guī)則所進(jìn)行的演講、發(fā)言、講解、討論、商議、交流等行為從而集思廣益、達(dá)成一定結(jié)論的活動。會議的特征一個可以稱作為會議的活動必須具備下列特征：有明確的目的有明確的主題和各種議題有一定的結(jié)果人數(shù)不少于三人有主持人遵循一定的規(guī)則是一種短暫性的行為會議的本質(zhì)屬性1，會議的信息性會議的最本質(zhì)的屬性就是信息傳遞、信息交流與信息創(chuàng)造功能。2，會議的社會性會議是一種社會活動會議的社會性正是電視會議、電話會議、網(wǎng)絡(luò)會議等無法取代一般會議的根本原因所在。3，會議的積聚性會議會帶來人流、信息流、物流和資金流的積聚。ICCA統(tǒng)計國際會議的標(biāo)準(zhǔn)固定性會議至少3個國家輪流舉行與會人數(shù)至少50人UIA統(tǒng)計國際會議的標(biāo)準(zhǔn)與會人數(shù)至少300人。國外人士占與會人數(shù)40%以上。與會者來自至少5個國家會期至少3天中國國際會議推展社團(tuán)組織為國際會議確定的標(biāo)準(zhǔn)：參加會議的國家（含主辦國）至少在兩國以上與會人數(shù)需達(dá)50人以上外國與會人數(shù)需占與會人數(shù)20%以上以年會、展覽或獎勵旅游形式均可。我國的國際會議標(biāo)準(zhǔn)按我國有關(guān)文件的規(guī)定，國際會議是指來自3個或3個以上的國家和地區(qū)（不含港澳臺地區(qū)）的代表參加、以交流為主要目的研討會、報告會、交流會、論壇以及國際組織的行政會議，而對參加會議的國外代表人數(shù)和時間長短沒有具體的要求，這就可以認(rèn)為是我國衡量國際會議的標(biāo)準(zhǔn)。凡參加國家或地區(qū)數(shù)或來自國外的與會者人數(shù)占出席會議總?cè)藬?shù)的比例達(dá)不到國際會議標(biāo)準(zhǔn)的會議均稱國內(nèi)會議。按會議的主辦者來劃分會議可分為：社團(tuán)會議企業(yè)會議政府會議教育會議會議的作用會議可以傳遞、交流并創(chuàng)造信息會議所帶來和創(chuàng)造的信息（知識、觀念、思想等）首先使會議目的地受益。會議經(jīng)所在城市或國家的會議產(chǎn)業(yè)帶來直接收益。會議中心或會議賓館和會議主辦者及直接為會議服務(wù)的PCO首先獲得直接收益。會議為所在城市或國家的旅游業(yè)、商業(yè)服務(wù)業(yè)帶來間接收益。會議可能提升會議目的地的知名度。會議可以促進(jìn)會議目的地的建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展。會議是社會民主的重要手段。會議可以幫助人們消除隔閡、促進(jìn)和平。會議可以促進(jìn)會議目的地社會文明程度的提高。第二章會議市場會議市場：所謂會議市場，是對會議服務(wù)企業(yè)而言的，指那些主辦會議的機(jī)構(gòu)和參加會議的人們所組成的消費(fèi)群體。按照會議的主辦者可以對會議市場進(jìn)行如下細(xì)分：社團(tuán)會議市場企業(yè)會議市場政府會議市場工會會議市場教育會議市場宗教會議市場社團(tuán)會議市場社團(tuán)是指具有共同興趣、愛好或目標(biāo)的人群所組成、為實(shí)現(xiàn)成員的共同目標(biāo)、按照其章程開展活動的非營利性社會團(tuán)體組織。世界上國際性的社團(tuán)數(shù)不勝數(shù)，僅列入UIA出版物《國際組織年鑒》（yearbookofinternationalorganizations）的國際性的社團(tuán)就達(dá)4.9萬個。據(jù)統(tǒng)計，中國科協(xié)系統(tǒng)所屬的各個機(jī)構(gòu)每年組織的國內(nèi)會議就有上萬個。對于各種社團(tuán)來說，會議極其重要，因?yàn)闀h是其重要的收入來源。社團(tuán)會議的類型1，年會年會是幾乎每個社團(tuán)不可或缺的會議，它是社團(tuán)存在的象征，它是會員聚集的方式。典型的年會包括全體會員都可以參加的大會和一些小型會議。許多年會都會與相關(guān)的會議附設(shè)展覽一起舉行。展位費(fèi)是年會收入的重要組成部分。2，地區(qū)年會一個全國性的社團(tuán)在各個地區(qū)的分會也會舉行年會，只是規(guī)模較小，會期較短。3，理事會和委員會會議社團(tuán)理事會和委員會成員往往定期召開會議，人數(shù)視社團(tuán)大小從10人至200人不等。這種會議不一定在社團(tuán)總部所在城市召開，常常在有吸引力的地方（如風(fēng)景旅游城市、度假勝地、歷史文化名城）舉行，以鼓勵理事會成員參加。4，專業(yè)性會議和專題討論會這種會議往往需要一個大的會議室和若干個小會議室。5，專題（學(xué)術(shù)）研討會議，研修會6，培訓(xùn)課程其他會議社團(tuán)會議的特點(diǎn)會議舉辦頻率有規(guī)律大會籌備時間長會員自愿參加與會者常常帶有陪同人員會議節(jié)目內(nèi)容和社會活動很重要會議主辦者事先并不很清楚與會者的具體情況會議地點(diǎn)經(jīng)常變換會議人數(shù)確定得比較晚會議組織者通常不直接與會議供應(yīng)商接觸。社團(tuán)會議的平均會期社團(tuán)會議的平均會期最常見的是3天，其次是4天，再次是2天，第四是5天，平均會期1天和超過5天的就很少見了。不管對何種會議，會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量，食品服務(wù)質(zhì)量，可協(xié)商的餐飲與房間價格都是社團(tuán)會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素。如何找到社團(tuán)及其會議國際性的社團(tuán)可以從UIA的出版物或網(wǎng)站中尋找，當(dāng)然也可以借助Yahoo、Google和百度等搜索引擎尋找。UIA出版物《國際組織年鑒》（YEAROFINTERNATIONALORGANIZATIONS）是尋找國際性社團(tuán)的理想去處。中國全國性的社團(tuán)、跨省（自治區(qū)、直轄市）社團(tuán)以及涉外（港澳臺）社團(tuán)可以從民政部的社團(tuán)登記處查找。地區(qū)性的社團(tuán)可以通過各地民政部門的社團(tuán)登記處尋找。也可以通過各類搜索引擎搜尋。UIA的出版物《國際會議日歷》（InternationalCongressCalendar）是尋找國際會議尤其是社團(tuán)國際會議的重要途徑。企業(yè)會議的類型新產(chǎn)品推介會這是企業(yè)很重要的會議，它直接關(guān)系到企業(yè)生意的好壞。銷售會議企業(yè)召開銷售會議的目的主要是總結(jié)銷售工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，鼓舞銷售人員的士氣，或者為即將舉行的新產(chǎn)品發(fā)布會作準(zhǔn)備。管理會議培訓(xùn)課程培訓(xùn)會議的人數(shù)大多在35人左右，10-20人也較多，一般不超過50人，持續(xù)時間1-3天。專業(yè)/技術(shù)大會股東會議學(xué)術(shù)的研討會獎勵旅行獎勵會議對會議的地點(diǎn)有著特殊的要求。企業(yè)會議的特點(diǎn)會議舉行頻率多無規(guī)律除了年度股東大會、年度銷售會議和獎勵旅游會議的頻率較有規(guī)律（一般是一年一次）外，其他類型的企業(yè)會議基本沒有什么規(guī)律，主要根據(jù)企業(yè)需要而定。會議籌備時間較短有關(guān)員工心須參加會議會議人數(shù)確定早不需要通過促銷吸引人們參加沒有各種委員會會議組織者事先就了解與會者的具體情況會議資金由企業(yè)全額支付。企業(yè)會議的會期較多的企業(yè)會議（如管理會議、股東會議）1天就開好了。少數(shù)企業(yè)會議（如獎勵旅游會議）可能持續(xù)5天甚至更多，但多數(shù)企業(yè)會議的會期是3天。企業(yè)會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素是：食品服務(wù)質(zhì)量會議室的數(shù)量、大小、質(zhì)量可協(xié)商的餐飲與房間價格，與社團(tuán)會議策劃者基本相同，只是前兩個因素調(diào)換了次序。獎勵旅游會議策劃者在選擇會議中心或賓館時所考慮的最重要的三大因素是：休閑娛樂設(shè)施當(dāng)?shù)貧夂蛴^光景點(diǎn)和文化資源等吸引物，與社團(tuán)會議策劃者和企業(yè)其他會議策劃者完全不同。如何找到到企業(yè)會議查黃頁號薄，然后一家一家企業(yè)打電話或上門推銷，這也許會找到一些企業(yè)會議，但效率太低。最好的辦法是讓開會的企業(yè)來找你?？梢栽诖笃髽I(yè)喜歡看的媒體或會展專業(yè)媒體上刊登廣告或作宣傳。社團(tuán)會議市場與企業(yè)會議市場的比較社團(tuán)會議和企業(yè)會議是會議市場中最重要的兩市場。從會議數(shù)量來說，企業(yè)會議所占的市場份額比社團(tuán)會議大得多，從會議總?cè)藬?shù)比較，參加企業(yè)會議的總?cè)藬?shù)也比參加社團(tuán)會議總?cè)藬?shù)要多得多。從會議的總花費(fèi)上來說，社團(tuán)會議所占的市場份額要比企業(yè)會議大得多，前者是后者的一倍還要多，出現(xiàn)這種現(xiàn)象的原因通常是社團(tuán)會議的舉辦時間比較長，會議期間安排的各種活動也比較多。由此可見，對會展公司和會議賓館來說，爭取到一個社團(tuán)會議比爭取到好幾個企業(yè)會議的收益都要大。教育/研究機(jī)構(gòu)會議市場通常各個國家的教育機(jī)構(gòu)和研究機(jī)構(gòu)是緊密相關(guān)的，因此不管是二者中的哪一方舉辦會議，往往都會有另一方的人參加。這個會議市場的消費(fèi)能力雖然不是很強(qiáng)，但其舉行會議的時間卻很好，很多是在夏季，正是會議市場的淡季，正好可以補(bǔ)充會議客源。政府會議市場政府會議的類型：代表大會全體大會培訓(xùn)會議咨詢會政府會議的參加對象政府官員政治活動家官方和半官方組織成員超國家組織（如聯(lián)合國、世界衛(wèi)生組織等）政治黨派黨員工會組織專家、學(xué)者政府會議的特點(diǎn)會議籌備時間短會議籌備過程政治色彩濃厚（如會議地點(diǎn)的選擇、會議服務(wù)等）會議的目的往往是磋商問題、作決策或傳達(dá)、貫徹上級指示一般不需要社交節(jié)目公款支付會議的費(fèi)用會議特別講究規(guī)格宗教會議市場宗教會議市場是一個很好的市場，因?yàn)樗话悴慌c社團(tuán)會議、企業(yè)會議或政府會議在時間上發(fā)生沖突，由于與會者大多是自費(fèi)參加，宗教團(tuán)體對價格很在意，會議策劃者往往選擇會議淡季或平季、每周中會議中心或賓館接待會議較少的日子（如周末）召開會議。會議市場的統(tǒng)計分析國際社團(tuán)聯(lián)盟對進(jìn)入其國際大會日歷（INTERNATIONALCONGRESSCALENDAR）的與會者涉及180個國家的9400個會議活動進(jìn)行了統(tǒng)計分析，得出很多有用的數(shù)據(jù)：統(tǒng)計顯示，超過63%的會議之人數(shù)在500人以下，這說明那些比較小的會議目的地有很大的機(jī)會獲得舉辦的機(jī)會。會議的平均會期所統(tǒng)計會議的平均會期是3.8天。會議活動的旺季是9月份、10月份、5月份和6月份，這4個月的會議活動占了全年會議活動總數(shù)的50%強(qiáng)。淡季是1月份、2月份和12月份。但12月份和1月份卻是中國企業(yè)會議的高峰期。人們舉辦會議的目的樹立、提高自己的學(xué)術(shù)地位促進(jìn)行業(yè)內(nèi)的信息交流，跟上不斷前進(jìn)的現(xiàn)代技術(shù)保持正確的銷售目標(biāo)培養(yǎng)團(tuán)隊精神激勵和獎勵優(yōu)秀員工開發(fā)人力資源，提高員工素質(zhì)營利貫徹精神與統(tǒng)一思想溝通、管理和決策10溝通思想，商討、解決問題，尋求合作。11，公關(guān)關(guān)系需要12,傳播教義13，擴(kuò)大城市的知名度，樹立城市的形象不同類型的會議舉辦者具有不同的目的，有時，人們召開會議的目的可能同時具有以上兩個或數(shù)個。人們參加會議的目的了解人們參加會議的目的，對于從事會議工作的人非常重要。因?yàn)闀h服務(wù)與管理工作的主要目標(biāo)就是幫助與會者實(shí)現(xiàn)參加會議的目的。正式目的：進(jìn)行信息交流，啟迪智慧、開拓思路，滿足決策需要，謀求集體利益，接受繼續(xù)教育。非正式目的：顯示身份、地位、名望，促進(jìn)事業(yè)發(fā)展，尋求職業(yè)機(jī)會，獲取同行承認(rèn)，與人交往、旅游。第三章會議產(chǎn)品要素會議產(chǎn)品就是指參加者從會議所得到的信息、服務(wù)、物質(zhì)等方面的東西。它屬于服務(wù)性的產(chǎn)品，與一般的物質(zhì)性產(chǎn)品有很大的不同。會議主題與議題會議議題是圍繞會議主題而設(shè)立的一個擬討論的問題，它是會議主題的具體化。一般來說，一個會議只有一個主題，但議題可以有若干個。大型的會議還可以把議題分為主議題幾子議題。選好會議的主題是會議成功的重要因素，因?yàn)闀h中所有節(jié)目、活動都是緊緊圍繞會議主題安排的。擬好會議的議題也很重要，它可以幫助人們更好地討論問題。會議演講人會議演講人是指在會議上演講、發(fā)言、做報告講話的人。演講人是會議的的最重要的賣點(diǎn)之一會議的舉辦者應(yīng)盡量邀請高級別的會議演講人到會。主也因?yàn)檫@個原因，主要或重要的會議演講人參加會議的注冊費(fèi)應(yīng)當(dāng)免除，有些會議也將其參加會議的交通費(fèi)、住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等各種費(fèi)用都由會議主辦者支付。會議演講人的挑選會議演講人一般由會議主辦者挑選，大型會議由會議程序委員會挑選。挑選的途徑主要有：挑選相關(guān)行業(yè)和專業(yè)方面的專家、權(quán)威做會議演講人。從應(yīng)征論文中擇優(yōu)選定一些人作為會議演講人。會議演講人注意事項(xiàng)：講話時口與話筒保持30公分的距離不要說得太快安排好發(fā)言的內(nèi)容，遵守會議規(guī)定的時間熟悉投影儀等會議基本設(shè)施、設(shè)備提前到達(dá)會議場所，作好演講準(zhǔn)備。會議通知如果是國際組織的大型國際會議，籌備時間長達(dá)6-8年，一般可發(fā)4至5輪公告，目前我國多數(shù)會議僅發(fā)放兩輪通知，在電子商務(wù)廣泛使用的一些專業(yè)，例如計算機(jī)和自動化專業(yè)，僅僅只發(fā)一輪通知。為減少郵寄費(fèi)用，會議組織者經(jīng)常利用上一屆會議的開會時間，將會議的預(yù)通知帶到會上散發(fā)，即為會議第一輪通知。會議發(fā)出的第二輪通知為征文通知書。會議發(fā)出的第三輪通知一般為注冊通知書。籌備時間僅為兩年左右的中小型國際會議一般只發(fā)放兩輪通知，征文通知即為第一輪通知，注冊通知則為第二輪通知。第一輪通知至少應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議的目的、主題與議題會議的日期會議的地點(diǎn)會議聯(lián)系途徑，如會議秘書處通訊地址、電話、傳真、E-mail等如果會議只發(fā)兩輪通知，那么，第一輪通知要包含征文公告。第二輪通知如果會議有三輪以上的通知，那么，第二輪通知主要是關(guān)于論文征集的，所以也叫論文征集通知。論文征集通知書的主要內(nèi)容有：大會主席的邀請信會議組織機(jī)構(gòu)會議主題與議題征文要求會議初步日程初步旅游線路會議秘書處聯(lián)系方法重要日期論文摘要表反饋表第三輪通知注冊通知書的主要內(nèi)容有：邀請信組織機(jī)構(gòu)會議主題和學(xué)術(shù)題目一般信息，如舉辦城市的介紹、護(hù)照和簽證、保險、貨幣、交通會議專業(yè)活動會議的核心內(nèi)容就是進(jìn)行交流，因此會議專業(yè)活動主要是圍繞著各種演講進(jìn)行的，演講主要包括三種形式，即大會演講、分組演講和張貼演講。另外，會議專業(yè)活動還包括專業(yè)參觀。大會演講目前只有借舉辦國際社團(tuán)的國際會議時，才最有可能將這些學(xué)科帶頭人邀請到我國來。特邀的大會演講時間通常定為25分鐘，2分鐘的回答問題時間。一小時可安排2個演講。主持人一般應(yīng)由該學(xué)科領(lǐng)域中最有威望的前輩學(xué)者擔(dān)任，也要在最終日程上寫明每個大會演講的主持人的姓名、單位、職務(wù)。分組會演講分組演講會的報告時間一般為10-15分鐘，提問5分鐘，一個小時安排3到4位報告人。與會者并不是始終固定在某一個會場。張貼演講張貼演講是指會議演講人把論文張貼在會議現(xiàn)場供與會者觀看的演講形式。確定張貼演講的原則主要是按照論文作者本人的要求。張貼演講的時間安排有兩種，一種是在張貼演講數(shù)量較少時，可從會議開始到會議閉幕，整個會議期間始終張貼。另一種是在張貼演講比較多時，可安排幾個單元時間，報告作者只能在指定時間、指定地點(diǎn)去張貼自己的論文，到時要自行撤換。不管采用哪種形式，會議都要安排專門的時間，組織與會人員閱讀張貼演講，屆時論文作者要在自己的論文旁，與與會者交流。專業(yè)參觀專業(yè)參觀的目標(biāo)場所應(yīng)在會議策劃時就選擇確定好。選擇時一定要注意與會議的目標(biāo)和主題密切相關(guān)，并具有較強(qiáng)的代表性。會議場地與會議室會議場地包括：主會場與其他各種大小會議室休息處大廳注冊臺辦公室展覽場地存儲區(qū)會議室的布置會議室布置的基本模式：劇場（禮堂）形這種會議室布置形式就像劇場那樣，最前面是主席臺，主席臺有若干個座位。中空圓（正方、多邊）形這種布置模式通常用于會議人數(shù)不是很多、規(guī)格較高、與會者身份都重要的討論會，尤其是國際性的討論會，體現(xiàn)出與會各方平等的身份與地位。其中圓形布置適用于不具有談判性質(zhì)的會議，正方形和多邊形適用于具有多邊會談或多邊談判性質(zhì)的會議。中空橢圓（長方）形這種布置形式雖然主席臺與與會者桌子緊緊相連，但體現(xiàn)出主次之分，不像中空圓（正方、多邊）形那樣體現(xiàn)出與會者或與會各方完全平等。董事會長方（橢圓）桌形這種布置形式使與會者之間的距離比較近，可用于召開董事會、管理等類似形式的會議。U形與馬蹄形主席臺與與會者距離很近，感覺更隨意些。主席臺在U形或馬蹄形開口處上方。同時配有投影屏幕，用于講解。疊層U形（馬蹄形）它可以比單層U形布置形式安排更多的與會者。7，E教室形與U形布置類似，但可以安排更多的與會者。T形與U形布置形式類似，當(dāng)與會者人數(shù)很少時可以采取這種形式。教室形10，宴會形這種布置形式很像舉行宴會時的布置形式，很方便進(jìn)行分組討論，也顯得比較隨意，有利于調(diào)動與會者參與的積極性。這種布置形式多用于與酒會、飲食結(jié)合在一起的會議。11，混合形當(dāng)上述十種布置形式不能滿足會議需求時，可以采用把不同的布置形式混合在一起的方式來解決這個問題。目前，計算機(jī)投影儀已成為了會議使用的主要設(shè)備。會務(wù)會議印刷品包括：會議內(nèi)容摘要會議資料匯編最終程序手冊和程序指南其他會議印刷品制作和使用會議名卡時注意事項(xiàng)名卡上的字要足夠大，使會議安全人員或其他工作人員從很遠(yuǎn)處就可以看清楚。名卡應(yīng)選用統(tǒng)一印刷的紙片，厚度應(yīng)以能在鐳射打印機(jī)上打印為準(zhǔn)。不同類型的人員的名卡最好不用不同的顏色區(qū)分。辦理住宿預(yù)訂會議注冊費(fèi)中一般不包含住宿費(fèi)，與會者住宿需另外付費(fèi)。與會者住房表大型會議，需準(zhǔn)備兩種與會者住房表。一種是把所有與會者的名單按一定的順序（如字母A,B…Z順序）排列，在名字后面寫上房間號。另一種是按房間號碼順序（101、102……201）排列的住房表，在每個房間后面寫上與會者的姓名。目前由于通訊手段的改善，也由于人們注意了個人的隱私，大多數(shù)會議不公布與會者提住房表?？傎~戶和個人賬戶會議組織者在住宿的賓館可以開設(shè)兩種賬戶，一種是總賬戶，一種是個人賬戶。餐飲活動餐飲種類早餐茶歇/咖歇會議午餐招待宴會、酒會服務(wù)式晚餐自助式晚餐主題宴會會議餐飲活動安排須知餐飲活動與會議預(yù)算的關(guān)系一般情況下，餐飲活動總是在預(yù)算的嚴(yán)格控制下進(jìn)行的，不能超出預(yù)算。明確負(fù)責(zé)餐飲的人員餐飲活動既然在整個會議中具有重要的作用，會議組織方和會議餐飲服務(wù)方都應(yīng)該指定專門人員負(fù)責(zé)。餐飲活動預(yù)訂事項(xiàng)內(nèi)容應(yīng)該包括下列內(nèi)容：日期時間場地形式價格菜單菜單設(shè)計注意事項(xiàng)男女有別飲食禁忌飲食營養(yǎng)與健康酒水，預(yù)訂酒水首先要確定酒水的種類，第二是酒水的付款方式。付款方式通常采用兩種，一種是按實(shí)際消費(fèi)付費(fèi)，另一種是按餐飲活動價格的比例付費(fèi)，酒水費(fèi)用占整個餐費(fèi)的1/3是常用的比例。預(yù)訂人數(shù)主桌音響設(shè)備付款方式簽字負(fù)責(zé)人，餐飲預(yù)訂單要經(jīng)過雙方負(fù)責(zé)人的簽字，并對雙方都具有約束力。社會活動會議的社會活動包括：會議開幕式歡迎招待會歡迎招待會的食品以涼菜為甜品為主，因此有時也稱為冷餐招待會。茶歇/咖歇雞尾酒會體育、休閑活動參觀、游覽活動歡送/閉幕宴會會議附設(shè)展覽安排會議附設(shè)展覽的作用對會議主辦者的好處增加會議收入可以增加預(yù)先籌款增加會議產(chǎn)品的價值有助于會議產(chǎn)品的促銷，增加參會人數(shù)對與會者的好處市場導(dǎo)向，直接接觸目標(biāo)市場可以在短時間內(nèi)與潛在的顧客進(jìn)行信息交流獲得向潛在的顧客進(jìn)行產(chǎn)品展示的機(jī)會，從而獲得商機(jī)可以通過得到的會議論文了解本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)世界上最新技術(shù)和未來發(fā)展動向參展商還可以了解到同領(lǐng)域競爭者的產(chǎn)品性能和銷售方式，以便及時調(diào)整自己企業(yè)的生產(chǎn)和銷售策略。會展附設(shè)展覽會與商業(yè)性展覽會的不同觀眾面不同組織觀眾所花工夫不同展覽主辦者收入來源不同商業(yè)性展覽會主辦者的展覽收入有來自參展商的展位費(fèi)和向參觀者收取門票費(fèi)。會議附設(shè)展覽主辦者的展覽收入只有來自參展商的展位費(fèi)，觀眾參觀通常是免費(fèi)的，主辦者沒有門票收入。安排會議附設(shè)展覽項(xiàng)目注意點(diǎn)會議附設(shè)展覽主題要與會議主題保持一致，與會議的主題密切相關(guān)，并符合會議的總目標(biāo)。最好交由PEO(PROFESSIONALEXHIBITIONORGANIZATION,專業(yè)展覽組織者)安排操作。第四章會議供應(yīng)機(jī)構(gòu)專業(yè)會議組織者定義:專業(yè)會議組織者英文全稱是ProfessionalConferenceOrganization，縮寫為PCO，是指通過客戶組織、經(jīng)辦會議而攻取收入的專業(yè)的會議組織機(jī)構(gòu)。PCO的工作PCO應(yīng)能為會議提供全方位的服務(wù)。這樣的好處是會議主辦者可將會議只委托給PCO一家來完成，既可簡化了機(jī)構(gòu)之間的相互關(guān)系，也極大地方便了參加會議的代表。概括起來，PCO在幫助社團(tuán)組織、企業(yè)等機(jī)構(gòu)安排、組織會議時，主要做以下工作：會議的促銷宣傳、新聞報道工作各種印刷品的制作安排會議地點(diǎn)和會議地所的選擇會議住宿（賓館）的安排會議餐飲的安排會議預(yù)先注冊和現(xiàn)場注冊工作會議財務(wù)管理工作，包括會議預(yù)算、會議資金籌措、會議成本控制、會議現(xiàn)金管理等。會議臨時員工的招聘和培訓(xùn)、管理工作會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排10，會議技術(shù)設(shè)備和人員的安排11會議社會活動、學(xué)術(shù)訪問活動的安排12，會議旅行、游覽等活動的安排13，會議附設(shè)展覽活動的安排14，幫助會議主辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行國際會議的審批和申辦。15，按我國外事規(guī)定協(xié)助參加國際會議的國外代表辦理入境簽證事宜。16，協(xié)調(diào)、處理與當(dāng)?shù)卣畽C(jī)構(gòu)包括公安、消防和海關(guān)等部門的關(guān)系。PCO的收費(fèi)方式：包價式基本費(fèi)+參會者人頭費(fèi)參會者人頭費(fèi)按小時收費(fèi)PCO除了按照上述四種方式中的某一種收取會議費(fèi)用外，還可以從有關(guān)會議供應(yīng)機(jī)構(gòu)那里獲取一定的傭金作為正常收入的補(bǔ)充。會議中心會議中心是一個專門為會議客戶提供會議場地、會議設(shè)施、設(shè)備和會議服務(wù)而獲取收入的企業(yè)?；緯h地場地、設(shè)施和服務(wù)一個會議中心必須具備下列基本的會議場地、設(shè)施和服務(wù)：具有固定座位和技術(shù)設(shè)備的劇場、禮堂式大會會議廳。有各種大小的隔音性強(qiáng)的中小型會議室會議廳、室具有照明、空調(diào)等基礎(chǔ)設(shè)施、設(shè)備會議廳、主要會議室擁有話筒、音響、放映設(shè)備、投影銀幕等必需的會議技術(shù)設(shè)備。如果是國際會議中心，還須擁有同聲翻譯設(shè)備。擁有大堂和其他公共區(qū)域。具有適當(dāng)?shù)牟惋媹龅亍⒃O(shè)施設(shè)備和服務(wù)能力。有可供會議組織者辦公使用的辦公室有可以提供水、電、互聯(lián)網(wǎng)接口的展廳在存放展品的儲藏室10有展品裝卸場地和設(shè)備11，有貴賓休息室12，有充足的停車場其他方面的要求會議組織者對會議中心還有其他方面的要求：良好的可進(jìn)出性有效的導(dǎo)向系統(tǒng)訓(xùn)練有素的專業(yè)會議服務(wù)與管理人員周圍和附近有足夠的住宿和餐飲場所配套服務(wù)設(shè)施齊全配有符合標(biāo)準(zhǔn)的安全、消防設(shè)施、設(shè)備，會議其間有充足的安全保衛(wèi)人員。會議管理結(jié)構(gòu)會議組織者最希望賓館有一個人能幫他協(xié)調(diào)賓館的各個部門，為會議提供及時的服務(wù)，這個人我們稱之為會議經(jīng)理。這需要會議賓館在接待會議期間要臨時改變管理結(jié)構(gòu)，把平時垂直管理結(jié)構(gòu)變?yōu)榭缭讲块T界限、全力協(xié)作共同為會議提供高效服務(wù)的管理結(jié)構(gòu)。提供會議客戶需要的信息會議組織者在挑選會議賓館時需要了解下列情況：每個會議室的面積每個展覽場地的平面圖會議室的布置形式和相應(yīng)可以安排的與會人數(shù)可以使用的技術(shù)設(shè)施、設(shè)備所有會議場所、設(shè)施、設(shè)備和服務(wù)的價目表專業(yè)會議服務(wù)員工數(shù)量及其服務(wù)經(jīng)歷旅行社會議組織者一般都要安排與會者到會議舉辦地或其附近參觀、游覽風(fēng)景名勝，這個活動往往是尋找合適的旅行社來合作安排。會議組織者和旅行社談好會議旅游活動的內(nèi)容以后，一定要簽訂合作協(xié)約，明確雙方的責(zé)任、義務(wù)與權(quán)利，對雙方也是一種約束，以免出現(xiàn)變故影響會議旅游活動的正常進(jìn)行。交通運(yùn)輸商大型的會議，尤其是大型的國際會議，往往要挑選交通運(yùn)輸商作為會議的指定交通運(yùn)輸商。這種做法對會議組織者和指定交通運(yùn)輸商雙方都是可以帶來收益的，雙方可以通過談判、合作達(dá)到雙贏的結(jié)果。對指定交通運(yùn)輸商的好處會議給其帶來大量的客源，提高其交通工具的利率。其名字被放入會議的各種宣傳促銷資料中，會議組織者幫其作了免費(fèi)廣告，提高其知名度，樹立其在社會公眾中的良好形象使用其交通工具的會議參加者都可以列入其客戶檔案，成為其未來促銷對象。對會議組織者的好處可以從指定交通運(yùn)輸商那里獲得一定數(shù)量的免費(fèi)或折扣交通工具使用權(quán)?？梢酝ㄟ^指定交通運(yùn)輸商的銷售網(wǎng)絡(luò)或交通工具作促銷宣傳。翻譯公司國際會議所需要的翻譯人員有兩類四種：第一類是書面翻譯人員。第二類是口頭翻譯人員?？陬^翻譯人員分三種，分別是段落性口頭翻譯人員，公共同聲傳譯人員和一對一同聲傳譯人員。一般來說書面翻譯人員最容易找，一對一同聲翻譯人員和段落性口譯人員也不難找，公共同聲傳譯人員魏難找。兼職翻譯人員的來源主要有以下幾個：高校中外語專業(yè)教師?？梢詣偃沃黝}比較大眾化的國際會議翻譯工作，會議主題比較專業(yè)時也會感到力不從心。高校其他專業(yè)中精通外語的教師。幾個專業(yè)都有自己的專業(yè)詞匯和術(shù)語，專業(yè)外的人很難翻譯準(zhǔn)確?？蒲袡C(jī)構(gòu)中精通外語的科研人員和企事業(yè)單位中精通外語的專業(yè)人員?？蒲袡C(jī)構(gòu)和企事業(yè)單位中不乏既精通專業(yè)又精通外語的人才。會議局1895年成立的底特律會議局（CB,CONVENTIONBUREAU）是美國第一個會議局，也是世界上第一個會議局。目前我國還沒有一個明確的會議開發(fā)管理機(jī)構(gòu)。會議局是一個非營利性的組織機(jī)構(gòu)。會議局可以是一個政府機(jī)構(gòu)，也可以是一個非官方機(jī)構(gòu)或半官方機(jī)構(gòu)。會議局的特點(diǎn)：非營利性中立性以會議客戶為中心會議局的工作對所在城市或國家的會議業(yè)進(jìn)行行業(yè)管理代表所在城市或國家政府參加相關(guān)的國際會議組織，加強(qiáng)與各國會議組織機(jī)構(gòu)如國際大會協(xié)會的聯(lián)系。規(guī)劃、投資和管理所在城市或國家的會議基礎(chǔ)設(shè)施，塑造會議目的地良好的整體環(huán)境。制作所在城市或國家會議業(yè)的整體促銷宣傳資料，為所在城市或國家的會議業(yè)進(jìn)行整體宣傳促銷，展示會議目的地的美好形象。支持所在城市或國家的會議企業(yè)或會議主辦者針對潛在的會議參加者的宣傳促銷活動。為所在城市或國家爭取會議在那里舉行。把爭取到會議客戶介紹給所在城市或國家的PCO、會議中心或其他會議供應(yīng)商。為外地、國會議客戶或PCO提供會議方面的音咨詢，提供所在城市或國家政府有關(guān)規(guī)定和流程。幫助外地、國會議客戶或PCO預(yù)選所在城市或國家的會議場所和會議供應(yīng)商。10，邀請、組織、幫助外地、國會議客戶或PCO到所在城市或國家進(jìn)行會議地點(diǎn)考察，使其了解當(dāng)?shù)嘏e辦會議的各種情況。11，支持所在城市或國家有關(guān)部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行會議的申辦工作。政府政府應(yīng)當(dāng)從財政、政策、規(guī)定、效率等多方面為會議業(yè)的發(fā)展提供有力的支持。政府對會議企業(yè)進(jìn)行財政支持的方法：在稅收上給予會議企業(yè)以優(yōu)惠給在本城市、國家召開的會議本身以補(bǔ)助。給帶來會議的機(jī)構(gòu)或個人表彰和獎勵第五章會議的申辦活動申辦國際社團(tuán)會議的審批在我國舉辦國際社團(tuán)會議和在其他國家舉辦國際會議有很大的不同，其中最大的區(qū)別是對舉辦國際社團(tuán)會議的審批。在我舉辦任何規(guī)模的國際社團(tuán)會議都屬于外事活動，必須經(jīng)有關(guān)政府主管部門批準(zhǔn)方可進(jìn)行申辦和籌備活動。我國審批國際社團(tuán)會議的基本要求與程序舉辦國際社團(tuán)會議必須辦理報批手續(xù)舉辦國際性社團(tuán)組織會議的機(jī)構(gòu)必須具備一定的資質(zhì)。申請舉辦國際社團(tuán)會議的程序。舉辦國際社團(tuán)會議的申請不得通過多重渠道上報。國際社團(tuán)會議審批的權(quán)限中小型國際社團(tuán)會議，可由各省、自治區(qū)、直轄市黨委和人民政府，中央和國家機(jī)關(guān)各部委審批。省、部級以下部門無權(quán)批準(zhǔn)舉辦國際會議。國際社團(tuán)會議審批的時限由省、部級審批的國際會議，一般應(yīng)提前8至12個月申請審批。需上報國務(wù)院批準(zhǔn)的國際會議，應(yīng)提前12個月提出申請報批。需國家財政經(jīng)費(fèi)支持，申請報告應(yīng)在會議舉辦前一年的3月份以前提出，以便納入年度計劃和預(yù)算。國際社團(tuán)會議的報批程序一，報批前的準(zhǔn)備工作向有關(guān)政府主管部門辦理會議的報批手續(xù)前，要先明確下列準(zhǔn)備工作是否完成或條件是否具備：會議的申辦者與承辦者會議的申辦者通常應(yīng)是會議的主辦單位，它應(yīng)該具備前述舉辦國際社團(tuán)會議的資質(zhì)。會議可以同時由幾個單位聯(lián)合申辦，但應(yīng)由一個單位提交報告，明確其他各個單位所承擔(dān)的義務(wù)和享受的權(quán)利，并應(yīng)有書面的材料備案。會議承辦單位是指接受主辦單位的委托，負(fù)責(zé)國際會議某方面具體工作的單位，承辦單位可為一個或多個。國際上會議承辦單位通常是PCO。我國的專業(yè)水平我國的綜合國力會議經(jīng)費(fèi)平衡國際社團(tuán)要求會議的承辦國能夠做到收支平衡。通常國際社團(tuán)不會為會議提供任何形式的經(jīng)費(fèi)，有些國際社團(tuán)甚至還要求承辦國在會議結(jié)束后上繳一部分會議的收入。舉辦城市選擇的城市要能滿足會議的各種要求，特別是應(yīng)有條件優(yōu)良的會議場所和配套賓館。舉辦時間和會期國際社團(tuán)系列性國際會議的時間一般都固定在每年的5-10月。我國舉辦國際會議要注意避開“五一”“十一”兩個旅游高峰和黨代表大會。會議的會期視會議的規(guī)模大小而定，一般在4至6天，最好不要超過6天。二，研究國際社團(tuán)的有關(guān)文件通常有兩個文件是最主要的，一是該國際社團(tuán)的章程，二是舉辦該社團(tuán)會議時對東道國的要求。三，辦理報批手續(xù)國際社團(tuán)會議申辦的準(zhǔn)備建立申辦機(jī)構(gòu)會議的申辦機(jī)構(gòu)應(yīng)該掛靠主辦單位。申辦機(jī)構(gòu)通常包括組織委員會、程序委員會和秘書處，還有PCO.2,制定申辦計劃3，編制申辦預(yù)算以下是申辦會議的主要支出部分：申辦文件制作費(fèi)用出國費(fèi)用活動費(fèi)用接待費(fèi)用其他費(fèi)用，如人工費(fèi)用，辦公費(fèi)用和其他一些材料的費(fèi)用。籌措申辦經(jīng)費(fèi)申辦資金屬于風(fēng)險投資。通常認(rèn)為會議產(chǎn)業(yè)是一個投資回報率很高的產(chǎn)業(yè)，但高利潤總是伴隨著高風(fēng)險。如果申辦活動失敗，前期的投資將可能血本無歸。因此申辦國際社團(tuán)會議的先期投資就完全屬于風(fēng)險投資，由于投資的高風(fēng)險性，致使籌集申辦會議的資金并不是很容易。另外由于大型國際社團(tuán)會議的舉辦規(guī)律所致，申辦的會議都要等到幾年之后才能舉辦，也就是說幾年之后才有可能收回投資。因此籌集申辦資金遠(yuǎn)比會議申辦成功后籌集會議的籌備資金要困難得多。申辦活動要有足夠的經(jīng)費(fèi)申辦經(jīng)費(fèi)的主要渠道，主要有下面幾種：A,行政事業(yè)費(fèi)。目前我國許多機(jī)構(gòu)申辦國際會議的費(fèi)用主要來自事業(yè)費(fèi)。隨著我國改革的不斷深化，事業(yè)單位的轉(zhuǎn)軌改制，事業(yè)經(jīng)費(fèi)的減少，將會影響我國國際會議的申辦活動。B,PCO。會議組織者經(jīng)常在申辦階段就尋求和PCO的合作，要求他們提供一部分申辦資金，承諾會議申辦成功，該P(yáng)CO為唯一的會議承辦單位。PCO會根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來判斷會議申辦成功的可能性，決定是否提供這筆風(fēng)險投資。C,旅游機(jī)構(gòu)國際社團(tuán)會議的申辦報告申辦報告的主要內(nèi)容：邀請信學(xué)術(shù)內(nèi)容中國的介紹主辦城市的介紹大會會址的詳細(xì)介紹賓館的介紹旅游景點(diǎn)、參觀、購物點(diǎn)的介紹交通和通訊初步預(yù)算除國際社團(tuán)有特殊的要求，會議預(yù)算中的貨幣一般都選擇美元。預(yù)算仍由三部分組成：A,會議的收入。會議的收入還應(yīng)包括會議附設(shè)展覽會的收入、企業(yè)贊助和廣告收入三部分。B,會議支出C,預(yù)算結(jié)果10，組織機(jī)構(gòu)申辦報告的制作和提交申辦報告的制作參考國際社團(tuán)組織的修改意見再定稿進(jìn)行彩色印刷。申辦報告的提交決定一個國際社團(tuán)會議在哪個國家舉辦通常采用兩種表決方式：第一種是僅由國際社團(tuán)的理事會表決。另一種方式是先由理事會會初選，然后再由全體代表大會表決。國際社團(tuán)會議的現(xiàn)場申辦現(xiàn)場申辦人員的組成通常國際社團(tuán)對現(xiàn)場申辦人員的人數(shù)有一定的規(guī)定。申辦人員應(yīng)包括專業(yè)人員、會議管理機(jī)構(gòu)的成員、會議中心和賓館的銷售人員以及航空公司的代表。現(xiàn)場申辦人員的條件來自各個機(jī)構(gòu)的申辦人員都應(yīng)該非常熟悉本行業(yè)的工作，特別是對于理事會關(guān)心的一些細(xì)節(jié)問題也都了如指掌。申辦人員應(yīng)該具有較高的英文水平，特別強(qiáng)調(diào)的是應(yīng)有熟練的聽說能力。申辦人員最好參加過類似的申辦活動或者在國內(nèi)經(jīng)經(jīng)常有機(jī)會參加外事活動?，F(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(fèi)現(xiàn)場申辦人員的出國經(jīng)費(fèi)通常由各個機(jī)構(gòu)自己來承擔(dān)。現(xiàn)場申辦活動一，公關(guān)活動拜訪宴請私下交談二，參加理事會通常國際社團(tuán)會議的主辦權(quán)都是通過國際社團(tuán)理事會的表決來確定的。理事會的日程比較簡單，首先由幾個申辦國的代表向理事會成員作陳述報告。不同的國際社團(tuán)采用不同的方式，有的采用的是所有申辦國都在申辦現(xiàn)場，大家面對面地作陳述報告。有的采用其他申辦國都不在理事會現(xiàn)場，只有作陳述報告的那個申辦國在場這種背靠背的方式，不管采用哪種方式，陳述報告作得是否成功都是非常關(guān)鍵的。陳述報告大多數(shù)國際社團(tuán)規(guī)定每個申辦國只允許一位代表上臺作陳述報告?；卮饐栴}在申辦報告結(jié)束之后，通常要安排5-10分鐘的時間，由申辦國的代表回答理事會成員提出的各種問題。表決表決的方式或是無記名投票，或是舉手表決。企業(yè)會議的競辦舉辦企業(yè)會議的程序舉辦企業(yè)會議可以分為五個階段：即立項(xiàng)、調(diào)研、策劃、實(shí)施和評估階段。企業(yè)會議的競辦過程招標(biāo)投標(biāo)開標(biāo)評標(biāo)定標(biāo)中標(biāo)第六章會議籌備管理會議初期籌備會議組織機(jī)構(gòu)的建立在我國舉辦重大會議時，由于涉及面廣，有時還需中央和地方各部門出面協(xié)調(diào)和調(diào)動各方面的人力、物力和財力，有必要由主辦單位牽頭協(xié)商有關(guān)單位和上級主管部門，成立會議的對內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。一般性的會議不用設(shè)立對內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)小組。國際組織的國際會議通常按自己的慣例設(shè)置各種會議機(jī)構(gòu)。常見的有國際指導(dǎo)委員會、國際咨詢委員會、國際組織委員會等，通常這些組織都是榮譽(yù)性的，不負(fù)責(zé)具體的會議籌備工作。組織委員會和程序委員會則是大多數(shù)會議都應(yīng)設(shè)有的機(jī)構(gòu)。而真正負(fù)責(zé)會議日?；I備工作的是會議秘書處。秘書處下可設(shè)立許多不同的工作小組。制定會議工作計劃會議的階段劃分不同的會議組織對各個階段的叫法也不統(tǒng)一，習(xí)慣上把它分為初期籌備階段、征集論文階段、代表注冊階段、會議舉行階段和會議善后階段等五個階段。論文征集階段的主要工作（案例題）從市場推廣的角度來看，征集論文的活動實(shí)質(zhì)是會議的銷售活動，它決定了未來會議的數(shù)量和質(zhì)量。將來此次會議學(xué)術(shù)水平的高低和會議規(guī)模的大小，很大程度上取決于論文的征集工作是否成功。這個階段經(jīng)歷的時間最長，大型會議一般需要1-2年，中小型會議一般需要半年左右，全部工作主要就是圍繞征集會議論文展開的。代表預(yù)先注冊階段的主要工作是圍繞編輯和制作會議注冊通知書進(jìn)行的。會議舉行期間的組織工作會議舉行期間的組織工作主要是組織實(shí)施會議的各項(xiàng)專業(yè)和社會活動。會議結(jié)束后的后續(xù)工作會議的后續(xù)工作可以從會議的閉幕式結(jié)束后開始，一直到會議的全部工作結(jié)束為止，這個階段有時可延續(xù)到會議結(jié)束后的幾個月的時間。開始征集論文的時間大型會議一般應(yīng)在會議召開的前20個月左右開始啟動，中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的1到半年左右開始啟動。論文投稿的截止時間大型會議通常是將這個時間定在舉辦會議的前一年。如果是上半年舉辦的會議，投稿截止時間可定在前一年的10月份。若是在下半年舉辦的會議，可放到前一年的年底或當(dāng)年的年初。論文錄取通知書發(fā)出的時間一般應(yīng)在注冊通知發(fā)放之前或同時發(fā)出。注冊通知的發(fā)放時間寄出的時間最好是在會前6個月以上。預(yù)先注冊的截止時間為了使會議組織者能夠盡早掌握參加會議的代表人數(shù)，每個會議都會設(shè)立一個預(yù)先注冊的截止時間，在這個時間前注冊的會議代表的注冊費(fèi)要適當(dāng)?shù)氐鸵恍?。預(yù)先注冊截止日的時間設(shè)立應(yīng)該按會議規(guī)模的大小而不同，大型會議的時間可以提前一些，可以訂在會前3到4個月。賓館和旅游預(yù)訂的截止時間規(guī)模在上千人的會議要求截止時間在會前的3到4個月。幾百人的會議在會前2個月左右就可以。會議論文征集大型會議一般是在舉辦前20個月、中小型會議一般應(yīng)在會議召開前的一到半年左右開始進(jìn)行論文征集工作。會議論文征集階段的主要工作包括：一，確定會議的專業(yè)內(nèi)容確定會議主題和相關(guān)的議題確定會議的初步日程確定征文的形式。會議的征文有三種形式，第一種是向會議代表征集論文全文。第二種是先向會議代表征集論文摘要，程序委員會根據(jù)摘要的內(nèi)容和質(zhì)量，決定是否通知論文作者提供論文全文。第三種是只向會議代表征集只有幾百字的論文摘要。二，編輯印刷征文通知書封面內(nèi)容至少要包括以下6項(xiàng)：即會名的全稱、會名的縮寫、會議舉辦時間（要有明確的日期范圍）、會議地點(diǎn)、會徽和征文字樣。征文通知書主頁應(yīng)包含以下內(nèi)容：大會主席的邀請信、組織機(jī)構(gòu)、學(xué)術(shù)題目、征文要求、會議初步日程、初步旅游線路、聯(lián)系方法、重要日期。征文通知書的印刷目前絕大數(shù)會議還要將征文通知書制作成文字材料，向潛在的參會人員郵寄。三，征文通知書的發(fā)放征文通知書的發(fā)放方式包括：郵寄、在國內(nèi)外同類會議上散發(fā)、將征文通知書的重要內(nèi)容在國內(nèi)外刊物上登廣告、將會議的網(wǎng)頁與國內(nèi)外的相關(guān)的網(wǎng)頁鏈接、通過電子郵件發(fā)放。四，論文和表格的接收目前常用的論文接受的方式有三種：網(wǎng)上接收、電子信息、郵寄。五，論文的評審和錄取論文評審的標(biāo)準(zhǔn)。包括：內(nèi)容要切題、篇幅按規(guī)定，格式符合標(biāo)準(zhǔn)，語言。論文評審的方式確定各類論文的接收比例國際會議還要考慮國外代表與國內(nèi)代表演講數(shù)量比例和國別之間的比例。發(fā)放論文錄取通知書論文錄通知書通常應(yīng)包括下列主要內(nèi)容：被錄取文章的題目，所錄取的論文在會上是大會演講還是分組演講、是口頭演講還是張貼論文，論文演講或張貼的日期和具體時間。六，編輯出版論文集論文集的形式三種不同的征文形式?jīng)Q定了會議論文文集的三種不同的形式。第一種形式是出版論文全集。第二種形式是會前先出版論文摘要集。第三種形式是只出版論文摘要集。會議預(yù)先注冊專業(yè)內(nèi)容要求基本落實(shí)在所有準(zhǔn)備工作中最重要的是會議專業(yè)內(nèi)容的落實(shí)。注冊通知書的制作為節(jié)省郵寄費(fèi)用，會議注冊通知書一般采用32開本。注冊通知書的發(fā)放如果時間安排得當(dāng)，注冊通知書最好和論文錄取通知書一起發(fā)出，既可以降低郵費(fèi)，也可以減少秘書處的工作。預(yù)先注冊預(yù)先注冊接收會議代表收到注冊通知書后，按會議的要求辦理有關(guān)的會議注冊手續(xù)和交納相關(guān)的費(fèi)用。接收注冊的方法：網(wǎng)上注冊郵寄或傳真注冊表進(jìn)行注冊收取會議代表的費(fèi)用收取會議代表的費(fèi)用會議采用四種方法收取會議代表的費(fèi)用：信用卡方式銀行匯款方式匯票托收方式郵局匯款方式現(xiàn)場注冊準(zhǔn)備的內(nèi)容包括：制定注冊程序現(xiàn)場注冊材料的準(zhǔn)備。會前5-10天，開始為代表準(zhǔn)備現(xiàn)場注冊材料。第七章會議現(xiàn)場管理會議現(xiàn)場管理的主要內(nèi)容有：會議現(xiàn)場注冊、會議專業(yè)活動安排、會議社會活動安排、會議餐飲活動安排。注冊臺的要求注冊臺應(yīng)選擇在舉辦會議的會議中心或賓館的大堂，因?yàn)檫@個地點(diǎn)對會議代表最方便。同時注冊臺的周圍要有足夠的空間。注冊臺的搭建在有條件的會議中心，注冊臺最好采取用標(biāo)準(zhǔn)展板搭建的方式。注冊分工：通常注冊分為六個部分的工作：預(yù)先注冊現(xiàn)場注冊現(xiàn)場注冊經(jīng)常出現(xiàn)的問題是會議代表在會前寄過注冊表并付過注冊費(fèi)，但會議組織者并沒收到所付費(fèi)用。旅游和票證服務(wù)領(lǐng)取會議文件會議專業(yè)服務(wù)會議管理組注冊時間會前從哪天開始注冊每天從什么時間開始注冊注冊是否也有“午休”注冊結(jié)束時間根據(jù)注冊數(shù)據(jù)會會議活動的調(diào)整以下是幾個經(jīng)常出現(xiàn)并要及時調(diào)整的活動內(nèi)容：會議程序會議會務(wù)旅游會議現(xiàn)場注冊是整個會議活動中最重要的一環(huán)，業(yè)內(nèi)人士經(jīng)常說現(xiàn)場注冊結(jié)束了，會務(wù)工作就完成一半了，由此可見現(xiàn)場注冊工作舉足輕重的地位。會議社會活動安排開幕式地點(diǎn)開幕式地點(diǎn)取決于會議代表的人數(shù)。會議代表席的布置會議代表席的布置采用如下兩種方式：工作會議通常選用課堂式。而一般的大型會議選用劇院式。代表席又可以分成三個部分：貴賓席、代表席和記者席。會議專業(yè)活動安排會議報告安排的內(nèi)容包括：會議最終日程會議演講人索引提供會議室索引提供日程的變動和演講的調(diào)整會議室和設(shè)備安排會議室安排特邀大會演講專題演講會安排張貼論文的場地安排會議餐飲活動安排歡迎招待會（宴會）的安排的內(nèi)容：時間的選擇地點(diǎn)的選擇形式餐單現(xiàn)場人數(shù)的修正歡迎招待會的入場歡迎招待會的過程控制結(jié)算歡送（閉幕）宴會的安排內(nèi)容：時間的選擇地點(diǎn)的選擇閉幕宴會的形式閉幕宴會的菜單人數(shù)的預(yù)定閉幕宴會的程序茶歇的安排茶歇每天可以安排兩次，上，下各一次。會議舉行到一個半小時或兩個小時開始進(jìn)行。會間休息的持續(xù)時間限制在15至30分鐘。第八章會議財務(wù)管理會議財務(wù)管理概述會議財務(wù)管理的本質(zhì)就是對會議資金的管理，其主要內(nèi)容是研究會議動作時資金活動的過程及其規(guī)律。會議的財務(wù)目標(biāo)會議財務(wù)管理的首要任務(wù)也是制定財務(wù)目標(biāo)，會議財務(wù)目標(biāo)分為營利性和非營利性兩種。目前我國舉辦的大多數(shù)會議都不是純粹的商業(yè)活動，財務(wù)目標(biāo)都是非營利性的。會議財務(wù)活動的特點(diǎn)會議財務(wù)活動的實(shí)質(zhì)就是會議資金的活動。會議舉辦過程中的財務(wù)活動大致可以分為五個階段：第一階段發(fā)生在會議籌備初期，資金活動的主要表現(xiàn)形式就是籌措資金。第二階段的資金活動主要表現(xiàn)為會議啟動資金的消耗，籌備期間要購置少量的固定資產(chǎn)、支付會議各種活動的費(fèi)用以及其他必要的支出，形成了會議的籌備成本。第三階段的資金活動是會議的收入，會議舉行前的幾個月是會議收入的高峰期，通過注冊費(fèi)和企業(yè)贊助費(fèi)的收入，形成會議的主要資金收入。第四階段的資金活動是會議舉行期間的資金支出，短短的幾天將會議的全部收入支出了70%-80%，從而保證了會議能夠順利進(jìn)行。第五階段也是最后一個階段的資金活動是會議結(jié)束后剩余資金的分配，即會議結(jié)束后如果有少量的剩余資金，如何分配這些資金。會議財務(wù)管理的內(nèi)容會議財務(wù)管理的內(nèi)容包括會議財務(wù)計劃管理、會議日常財務(wù)管理和會議財務(wù)分析三部分主要內(nèi)容。會議的經(jīng)費(fèi)管理會議經(jīng)費(fèi)通常貫徹以下幾條原則：首先要確定一位會議領(lǐng)導(dǎo)人負(fù)責(zé)會議全部支出，實(shí)行“一支筆”簽字的原則。二是不能輕易改變財務(wù)管理的授權(quán)人和其權(quán)限范圍，也不能輕易改變授權(quán)人的財務(wù)決定，以免引起混亂。會議財務(wù)預(yù)測會議財務(wù)預(yù)測工作按下列工作程序進(jìn)行：確定預(yù)測目標(biāo)和制訂工作方案。搜集和整理資料選擇預(yù)測的方法進(jìn)行預(yù)測分析預(yù)測的結(jié)果，提出預(yù)測報告。會議財務(wù)預(yù)測的主要內(nèi)容最重要最基本的會議財務(wù)預(yù)測內(nèi)容如下：會議規(guī)模的預(yù)測2會議固定支出的預(yù)測會議保本人數(shù)的預(yù)測舉辦會議最基本的財務(wù)目標(biāo)是保證會議不能出現(xiàn)虧損。會議收入主要取決于注冊費(fèi)的高低和參加會議的人數(shù)。保本人數(shù)=會議固定支出/（注冊費(fèi)-每位代表的可變支出）會議收入的預(yù)測經(jīng)濟(jì)環(huán)境的預(yù)測會議預(yù)算編制編制會議預(yù)算的上目的在會議財務(wù)預(yù)測的基礎(chǔ)上，編制會議預(yù)算能夠提供一個定量的會議財務(wù)計劃，既反映出會議固定支出和可變可能是多少，也估算了會議收入是多少，預(yù)算總結(jié)反映了最終會議的盈虧。預(yù)算的結(jié)果收入應(yīng)該大于支出，否則就要努力尋找其他會議經(jīng)費(fèi)，以保證會議最終不出現(xiàn)財務(wù)虧損。預(yù)算對于會議財務(wù)管理至關(guān)重要的另一個原因是會議許多支出都發(fā)生在會議獲得收入前，通過預(yù)算可以清楚地了解會議啟動資金需要的金額，避免出現(xiàn)由于啟動資金不足而影響了會議的正?；I備。會議預(yù)算的組成會議預(yù)算主要由會議收入和支出兩部分組成，支出部分分為固定支出和可變支出兩大部分。編制會議預(yù)算的程序編制預(yù)算的先后順序依次為編制會議的固定支出、可變支出、會議的收入和預(yù)算總結(jié)。會議固定支出包括：申辦費(fèi)用公關(guān)宣傳費(fèi)用辦公費(fèi)用人工費(fèi)用付給PCO的服務(wù)費(fèi)會議機(jī)構(gòu)的會務(wù)費(fèi)用考察活動費(fèi)用特邀演講人的參會費(fèi)用會議領(lǐng)導(dǎo)的參會費(fèi)用10，場和設(shè)備租金會議可變支出會議的可變支出是指隨著會議代表的數(shù)量變化而改變的支出項(xiàng)目。包括：餐飲費(fèi)餐飲費(fèi)是會議可變支出中比例最大的一筆費(fèi)用，一般能占到注冊費(fèi)收入的65%左右。宴會。宴會是會議全部單項(xiàng)支出中最多的，支出價格的范圍也是最大的。招待會茶/咖歇會議午餐會議資料印刷費(fèi)郵寄費(fèi)代表用品費(fèi)用同聲傳譯接收器。同聲傳譯設(shè)備的租金相當(dāng)昂貴。付給PCO的服務(wù)費(fèi)。如果是按注冊的人數(shù)來支付PCO的服務(wù)費(fèi)，這筆費(fèi)用可計算在可變支出中。會議收入會議要自籌會議經(jīng)費(fèi)，其中經(jīng)費(fèi)的主要來源是會議代表交納的注冊費(fèi)。會議的次要來源包括贊助、指定賓館住房傭金、旅游、展覽和其他諸如廣告、出版物、紀(jì)念品、光盤的零星收入。注冊費(fèi)的計算公式：R=Fc+Vc+C/DD為參加會議的代表人數(shù)，C為不可預(yù)見費(fèi)。不可預(yù)見費(fèi)也用下列公式計算：C=Vc/(Fc+Vc)*Vc固定支出：會議申辦費(fèi)用會議地點(diǎn)選擇考察費(fèi)用會議室及會議設(shè)施費(fèi)用視聽設(shè)備費(fèi)用特邀演講人的參會費(fèi)用辦公設(shè)備費(fèi)用公關(guān)宣傳費(fèi)用臨時翻譯工作人員人工費(fèi)用付給PCO的服務(wù)費(fèi)（一次性支付的條件下屬Fc）可變支出：同聲傳譯接收器租金餐飲費(fèi)用印刷費(fèi)用郵寄費(fèi)用代表用品費(fèi)用最后確定注冊費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)時還要考慮下列各個因素：若是系列會議，要參考前幾屆的標(biāo)準(zhǔn)參照國際、國內(nèi)同類專業(yè)、同類型會議的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)。如果計算出來的注冊費(fèi)比較高，就要將一些在支出中比重比較大的項(xiàng)目如宴會、會議旅游等不包含在注冊費(fèi)里。會議的諸項(xiàng)收入中只有注冊費(fèi)是會議實(shí)實(shí)在在能夠收到的費(fèi)用，而其他幾項(xiàng)，由于各種原因，會議可能得不到這些收入，因此作預(yù)算時可以只用注冊費(fèi)一項(xiàng)的收入，用以會議的全部支出。預(yù)算調(diào)整預(yù)算調(diào)整的原因由于預(yù)算中的金額是根據(jù)預(yù)測和估算的數(shù)據(jù)編制的，與實(shí)際發(fā)生的金額總會有一些差距，需要不斷地調(diào)整。由于預(yù)算主要是以預(yù)測的人數(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行編制，當(dāng)人數(shù)發(fā)生變化時，也要調(diào)整預(yù)算。當(dāng)然會議舉辦地的一些價格發(fā)生重大變化并對預(yù)算產(chǎn)生影響時，也要對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整。預(yù)算調(diào)整的時機(jī)在整個會議籌備期間，對預(yù)測的會議人數(shù)是否準(zhǔn)確有兩次檢驗(yàn)的時機(jī)，第一次是論文征集結(jié)束后的時機(jī)。第二次是代表預(yù)先注冊基本結(jié)束后的時機(jī)。第二次的檢驗(yàn)更為重要。會議成本費(fèi)用控制會議成本會議是由許多活動組成的，例如籌備期間主要是圍繞征集論文和代表注冊兩項(xiàng)活動進(jìn)行，而會議舉行期間更各種不同活動的組合，包括開幕式、招待會和宴會等會務(wù)活動以及邀請演講會和分組討論會等學(xué)術(shù)活動。為這些活動所支付的費(fèi)用就是會議成本。在整個會議成本中，餐飲活動的支出是最主要的費(fèi)用，通常占到全部會議成本的50%甚至更多。會議成本費(fèi)用的控制方法成本費(fèi)用控制是會議實(shí)現(xiàn)成本管理的重要步驟之一。內(nèi)容包括：制定會議成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)為了做好會議成本費(fèi)用的控制工作，首先要制定會議成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。制定成本費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)的方法主要有分解法、定額法和預(yù)算法。通常使用定額法。成本費(fèi)用控制的方法：建立成本費(fèi)用控制信息系統(tǒng)實(shí)行責(zé)任成本費(fèi)用制成本費(fèi)用控制的監(jiān)督和檢查會議成本費(fèi)用控制的實(shí)際應(yīng)用舉辦一個會議可以簡單地分為兩大階段，前半段是會議的籌備階段，后半段是會議的舉行階段，在這兩個階段中對成本控制的內(nèi)容也不完全相同。會議籌備期間的成本控制籌備期間發(fā)生的成本主要就是會議的固定支出，因而這一期間的成本控制也主要表現(xiàn)在對固定支出的控制。二，會議舉行期間的成本控制會議舉行期間的資金支出比重最大，占到會議總資金支出的70%左右，由于各種原因，在會議期間舉辦各種活動，人數(shù)變化大多數(shù)的規(guī)律是實(shí)際參加活動的人數(shù)總是會比預(yù)訂的人數(shù)減少一些，會議財務(wù)管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任心和預(yù)見性，根據(jù)以往的會議運(yùn)作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對參加活動的人數(shù)變化及時作出反應(yīng)，這是實(shí)行成本控制的最好的途徑。以下是最有可能調(diào)整的幾個項(xiàng)目：餐飲費(fèi)會場和設(shè)備會議贊助與廣告收入會議的主收入來自會議代表所繳納的注冊費(fèi)，當(dāng)注冊費(fèi)不能全部承擔(dān)會議的支出時，會議組織者只能采取兩個措施：其一是降低會議一些活動的檔次。如果不降低會議活動檔次，另一個有效的辦法是尋求贊助來保證會議財務(wù)的收支平衡。會議各種贊助中，企業(yè)贊助是最主要的。會議也是一個能吸引一定“高質(zhì)量