組織有效的會(huì)議課件

組織有效的會(huì)議CommunicationtoWin組織有效的會(huì)議Communicationto專題一有效會(huì)議的基本特征和無效會(huì)議的危害?專題一有效會(huì)議的基本特征?2提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練公司會(huì)議的功能?提供信息公司會(huì)議的功能?3不正當(dāng)理由會(huì)議的種類及解決辦法為滿足無聊的愿望而開會(huì)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì)為攀比而開會(huì)為表功而開會(huì)為推卻責(zé)任而開會(huì)為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會(huì)?不正當(dāng)理由會(huì)議的種類及解決辦法為滿足無聊的愿望而開會(huì)?4什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意

?什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)?5不切實(shí)效的會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。

?不切實(shí)效的會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。?6為什么會(huì)議沒有實(shí)效會(huì)議前會(huì)議中會(huì)議后?為什么會(huì)議沒有實(shí)效會(huì)議前?7有效會(huì)議的準(zhǔn)備工作專題二?有效會(huì)議的準(zhǔn)備工作專題二?8有效會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；(2)與會(huì)者的選擇；(3)會(huì)議時(shí)間的選擇；(4)會(huì)議地點(diǎn)的選擇；(5)會(huì)議場(chǎng)地的布置；(6)議程的指定；(7)會(huì)議通知的派發(fā)；(8)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品。?有效會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；?9會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際會(huì)議目標(biāo)必須具體而且可以衡量會(huì)議目標(biāo)所表明的必須是"應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么"，而非"應(yīng)做什么"?會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明?10與會(huì)人員的選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人

?與會(huì)人員的選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人?11會(huì)議時(shí)間的選擇在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@樣才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及為與會(huì)者所喜愛的時(shí)間。倘若與會(huì)者對(duì)會(huì)議時(shí)間有所不滿，則會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢(shì)必遭受不利的影響。?會(huì)議時(shí)間的選擇在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)12會(huì)議地點(diǎn)的選擇(1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。(2)場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽器材。(3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。(4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。(6)必須令主席及與會(huì)者大致方便。(7)成本必須低廉。

?會(huì)議地點(diǎn)的選擇(1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。?13會(huì)議議程的擬定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理。每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來。?會(huì)議議程的擬定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是14會(huì)議通知的派發(fā)一份良好的會(huì)議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項(xiàng)：(1)開會(huì)的時(shí)間(包括日期及起止時(shí)間)。(2)開會(huì)地點(diǎn)。倘若開會(huì)地點(diǎn)并非與會(huì)者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。(3)會(huì)議的目標(biāo)。(4)與會(huì)者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。(5)其他與會(huì)者的姓名。

?會(huì)議通知的派發(fā)一份良好的會(huì)議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包15會(huì)場(chǎng)的布置布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

?會(huì)場(chǎng)的布置布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。16準(zhǔn)備會(huì)務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會(huì)前及早將大部分供應(yīng)品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號(hào)碼及其它識(shí)別標(biāo)志。事先應(yīng)與會(huì)議地點(diǎn)商妥在你的工作人員到達(dá)之前接收和儲(chǔ)存運(yùn)送的物品。每個(gè)紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明"某年某月某日為某某公司的大會(huì)掌管"。?準(zhǔn)備會(huì)務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會(huì)前及早將大部分17重要會(huì)議的組織流程專題三?重要會(huì)議的組織流程專題三?18全公司大會(huì)的組織流程第一階段(開會(huì)日期的數(shù)月前)：①確定宗旨和目標(biāo)。②任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。③考慮暫定方案。④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。⑤估計(jì)費(fèi)用。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。⑧預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地。⑨聘請(qǐng)外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。?全公司大會(huì)的組織流程第一階段(開會(huì)日期的數(shù)月前)：?19全公司大會(huì)的組織流程第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月)①完成人員配備。②確定組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃及權(quán)力分工。③確定工作預(yù)算和開支程序。④完成最后方案。⑤通知員工開會(huì)。⑥著手宣傳方案?！?全公司大會(huì)的組織流程第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月)?20全公司大會(huì)的組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)：①檢查最后方案和完成行動(dòng)計(jì)劃。②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、恰當(dāng)?shù)怯浄椒?、電話、布告欄、一般和緊急通知。③檢查每次會(huì)議指定的場(chǎng)所，核對(duì)座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。④檢查以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和停車場(chǎng)。

……?全公司大會(huì)的組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)：?21全公司大會(huì)的組織流程第四階段(會(huì)后立即進(jìn)行)：①親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻(xiàn)者致謝。②計(jì)算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。④尋找被遺忘的器材物品。⑤監(jiān)督和徹底檢查清理工作。⑥檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險(xiǎn)⑦把所有場(chǎng)地移交安全巡邏隊(duì)。?全公司大會(huì)的組織流程第四階段(會(huì)后立即進(jìn)行)：?22全公司大會(huì)的組織流程第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))：①在項(xiàng)目工作人員中發(fā)動(dòng)討論會(huì)，以征求建議評(píng)估并了解未了事項(xiàng)的狀況。②向發(fā)言人和其它有特殊貢獻(xiàn)者致函正式表示感謝。③檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。④要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、發(fā)言人的報(bào)酬和其它債務(wù)。⑤把會(huì)議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。?全公司大會(huì)的組織流程第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))：?23招待和宴會(huì)的組織流程第一階段(盡量提前)：①?zèng)Q定集會(huì)的基本目的和主題。②確定時(shí)間和日期。③完成項(xiàng)目工作人員的指派。④編列暫定的邀請(qǐng)名單，估計(jì)出席人數(shù)。⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。⑥招標(biāo)承辦場(chǎng)地和宴會(huì)?！?招待和宴會(huì)的組織流程第一階段(盡量提前)：?24招待和宴會(huì)的組織流程第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)：①訂購(gòu)一些特殊物品如晚會(huì)紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。②預(yù)定額外的視聽設(shè)備。③與場(chǎng)地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動(dòng)或添置?！?招待和宴會(huì)的組織流程第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)：?25招待和宴會(huì)的組織流程第三階段(在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天)：①確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項(xiàng)目中出面的人的地位和理解力。②通知宴會(huì)承辦人和場(chǎng)地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)要求說明。③檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。④檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場(chǎng)地整潔。⑤落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置。……?招待和宴會(huì)的組織流程第三階段(在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，26招待和宴會(huì)的組織流程第四階段(緊跟著賓客離開之后)：①活動(dòng)后立刻盤存烈酒。②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。④向有關(guān)服務(wù)人員致酬。⑤視察場(chǎng)地有無需要招領(lǐng)的失物。⑥把場(chǎng)所移交場(chǎng)地經(jīng)理的代表。

?招待和宴會(huì)的組織流程第四階段(緊跟著賓客離開之后)：?27招待和宴會(huì)的組織流程第五階段(一周之內(nèi))：①與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。③核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。⑥向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過。?招待和宴會(huì)的組織流程第五階段(一周之內(nèi))：?28如何成功記錄會(huì)議和主持會(huì)議專題四?如何成功記錄會(huì)議專題四?29怎樣做會(huì)議記錄會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確記錄會(huì)議活動(dòng)。非正式會(huì)議記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，而正式會(huì)議記錄則要求更詳細(xì)些。?怎樣做會(huì)議記錄會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確記錄會(huì)議活動(dòng)。非正式會(huì)議記錄30會(huì)后工作注意點(diǎn)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和快報(bào)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定事項(xiàng)通知。收退會(huì)議文件。會(huì)議文件立卷。匯編會(huì)議文件?？偨Y(jié)會(huì)議工作。

?會(huì)后工作注意點(diǎn)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和快報(bào)。?31秘書主持會(huì)議的基本原則正確定位自己的形象。抓住主持會(huì)議的機(jī)會(huì)，展示你的能力和魅力，把會(huì)議主持得有條有理。確定會(huì)議的主旨。了解會(huì)議的參與者?！?秘書主持會(huì)議的基本原則正確定位自己的形象。?32秘書主持會(huì)議須知調(diào)節(jié)各方意見。發(fā)揚(yáng)民主。公平待人。要有信心。要有好地觀察能力。?秘書主持會(huì)議須知調(diào)節(jié)各方意見。?33秘書主持會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議目的。出席者的情況。會(huì)場(chǎng)的情況。

?秘書主持會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議目的。?34主持會(huì)議的五個(gè)階段主持人調(diào)動(dòng)氣氛。主持人說明議題。協(xié)調(diào)與會(huì)者發(fā)言。整理、歸納意見。作出決議。?主持會(huì)議的五個(gè)階段主持人調(diào)動(dòng)氣氛。?35如何創(chuàng)造良好的會(huì)議氣氛不要使用過于恭敬的語言。帶點(diǎn)幽默感。議題要具體。?如何創(chuàng)造良好的會(huì)議氣氛不要使用過于恭敬的語言。?36打破會(huì)議冷場(chǎng)的技巧有的放矢，克服冷場(chǎng)對(duì)癥下藥，消除沉默(1)敵對(duì)的沉默。(2)持少數(shù)意見的沉默。(3)自由主義的沉默。(4)顧慮害羞的沉默。(5)心有余悸的沉默。

?打破會(huì)議冷場(chǎng)的技巧有的放矢，克服冷場(chǎng)?37用提問的方法掌握會(huì)議向全體人員提問個(gè)別提問讓與會(huì)者自問自答反問?用提問的方法掌握會(huì)議向全體人員提問?38意見發(fā)生分歧時(shí)怎么辦不回避對(duì)立要避免情緒對(duì)立安排休息，調(diào)節(jié)氣氛參考第三方的意見寫出問題的焦點(diǎn)?意見發(fā)生分歧時(shí)怎么辦不回避對(duì)立?39如何緩解會(huì)議中的緊張氣氛在一些情況下，會(huì)議或許會(huì)成為發(fā)泄私人恩怨的最好場(chǎng)合，更會(huì)有人利用它來給部門、單位的工作制造麻煩。你作為秘書，有時(shí)很容易會(huì)成為惡語中傷的對(duì)象，遭到攻擊，而對(duì)方的目的是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個(gè)壞印象。?如何緩解會(huì)議中的緊張氣氛在一些情況下，會(huì)議或許會(huì)成為發(fā)泄私40開會(huì)時(shí)應(yīng)特別防備的幾種人“直腸子”的人“替罪羊”沉默不語的人善言的人“反派人物”乖巧的人事不關(guān)己者激進(jìn)人士縱橫家式的人物?開會(huì)時(shí)應(yīng)特別防備的幾種人“直腸子”的人?41如何對(duì)付擾亂會(huì)議的人

口若懸河的人一言不發(fā)的人竊竊私語的人爭(zhēng)論不休的人離題萬里的人?如何對(duì)付擾亂會(huì)議的人口若懸河的人?42主持人須戒忌的事說得過多放任自流無視少數(shù)派無視不發(fā)言的人對(duì)自由散漫的人，熟視無睹說話慢慢吞吞，有氣無力

?主持人須戒忌的事說得過多?43謝謝您的參與！?謝謝您的參與！?44每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-2212月-22Thursday,December29,2022天生我材必有用，千金散盡還復(fù)來。13:56:3413:56:3413:5612/29/20221:56:34PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦繃。12月-2213:56:3413:56Dec-2229-Dec-22得道多助失道寡助，掌控人心方位上。13:56:3413:56:3413:56Thursday,December29,2022安全在于心細(xì)，事故出在麻痹。12月-2212月-2213:56:3413:56:34December29,2022加強(qiáng)自身建設(shè)，增強(qiáng)個(gè)人的休養(yǎng)。2022年12月29日1:56下午12月-2212月-22擴(kuò)展市場(chǎng)，開發(fā)未來，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)在。29十二月20221:56:34下午13:56:3412月-22做專業(yè)的企業(yè)，做專業(yè)的事情，讓自己專業(yè)起來。十二月221:56下午12月-2213:56December29,2022時(shí)間是人類發(fā)展的空間。2022/12/2913:56:3413:56:3429December2022科學(xué)，你是國(guó)力的靈魂；同時(shí)又是社會(huì)發(fā)展的標(biāo)志。1:56:34下午1:56下午13:56:3412月-22每天都是美好的一天，新的一天開啟。12月-2212月-2213:5613:56:3413:56:34Dec-22人生不是自發(fā)的自我發(fā)展，而是一長(zhǎng)串機(jī)緣。事件和決定，這些機(jī)緣、事件和決定在它們實(shí)現(xiàn)的當(dāng)時(shí)是取決于我們的意志的。2022/12/2913:56:34Thursday,December29,2022感情上的親密，發(fā)展友誼；錢財(cái)上的親密，破壞友誼。12月-222022/12/2913:56:3412月-22謝謝大家！每一次的加油，每一次的努力都是為了下一次更好的自己。12月-45

組織有效的會(huì)議CommunicationtoWin組織有效的會(huì)議Communicationto專題一有效會(huì)議的基本特征和無效會(huì)議的危害?專題一有效會(huì)議的基本特征?47提供信息匯集信息解決問題宣傳政策培育訓(xùn)練公司會(huì)議的功能?提供信息公司會(huì)議的功能?48不正當(dāng)理由會(huì)議的種類及解決辦法為滿足無聊的愿望而開會(huì)為符合慣例或傳統(tǒng)作風(fēng)而開會(huì)為攀比而開會(huì)為表功而開會(huì)為推卻責(zé)任而開會(huì)為逃避個(gè)別接觸所可能產(chǎn)生的難堪局面而開會(huì)?不正當(dāng)理由會(huì)議的種類及解決辦法為滿足無聊的愿望而開會(huì)?49什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)目標(biāo)能在最短時(shí)間內(nèi)被實(shí)現(xiàn)與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到滿意

?什么樣的會(huì)議才算富有實(shí)效目標(biāo)能被實(shí)現(xiàn)?50不切實(shí)效的會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。會(huì)議所承擔(dān)的機(jī)會(huì)成本相當(dāng)可觀。與會(huì)者對(duì)會(huì)議感到不滿。

?不切實(shí)效的會(huì)議有何危害會(huì)議目標(biāo)無法實(shí)現(xiàn)。?51為什么會(huì)議沒有實(shí)效會(huì)議前會(huì)議中會(huì)議后?為什么會(huì)議沒有實(shí)效會(huì)議前?52有效會(huì)議的準(zhǔn)備工作專題二?有效會(huì)議的準(zhǔn)備工作專題二?53有效會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；(2)與會(huì)者的選擇；(3)會(huì)議時(shí)間的選擇；(4)會(huì)議地點(diǎn)的選擇；(5)會(huì)議場(chǎng)地的布置；(6)議程的指定；(7)會(huì)議通知的派發(fā)；(8)準(zhǔn)備會(huì)務(wù)用品。?有效會(huì)議的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備(1)會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定；?54會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明會(huì)議目標(biāo)必須切合實(shí)際會(huì)議目標(biāo)必須具體而且可以衡量會(huì)議目標(biāo)所表明的必須是"應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么"，而非"應(yīng)做什么"?會(huì)議目標(biāo)的設(shè)定會(huì)議目標(biāo)必須用書面列明?55與會(huì)人員的選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人能夠因參與會(huì)議而獲得好處的人

?與會(huì)人員的選擇對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人?56會(huì)議時(shí)間的選擇在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間，因?yàn)橹挥羞@樣才能使領(lǐng)導(dǎo)獲取充分準(zhǔn)備。其次，也應(yīng)該考慮方便與會(huì)者出席的時(shí)間，以及為與會(huì)者所喜愛的時(shí)間。倘若與會(huì)者對(duì)會(huì)議時(shí)間有所不滿，則會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，勢(shì)必遭受不利的影響。?會(huì)議時(shí)間的選擇在選擇會(huì)議時(shí)間時(shí)，首先應(yīng)該考慮的便是領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)57會(huì)議地點(diǎn)的選擇(1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。(2)場(chǎng)地必須夠大以便容納與會(huì)者及視聽器材。(3)必須擁有包括桌椅在內(nèi)的適當(dāng)家具。(4)必須擁有充足的照明及通風(fēng)設(shè)備。(5)必須能免于聲音、電話、訪客等干擾，以防與會(huì)者分心。(6)必須令主席及與會(huì)者大致方便。(7)成本必須低廉。

?會(huì)議地點(diǎn)的選擇(1)場(chǎng)地必須有空檔且可供使用。?58會(huì)議議程的擬定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是說越緊要的事項(xiàng)越應(yīng)排在議程的前端處理，越不緊要的事項(xiàng)則越應(yīng)排在議程的后端處理。每一個(gè)議案應(yīng)預(yù)估所需的處理時(shí)間并明白地標(biāo)示出來。?會(huì)議議程的擬定按照議案的輕重緩急編排處理的先后次序，這即是59會(huì)議通知的派發(fā)一份良好的會(huì)議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包括下列五項(xiàng)：(1)開會(huì)的時(shí)間(包括日期及起止時(shí)間)。(2)開會(huì)地點(diǎn)。倘若開會(huì)地點(diǎn)并非與會(huì)者所熟悉，則應(yīng)附上確切的位置圖及交通路線圖。(3)會(huì)議的目標(biāo)。(4)與會(huì)者須事先準(zhǔn)備的事項(xiàng)。(5)其他與會(huì)者的姓名。

?會(huì)議通知的派發(fā)一份良好的會(huì)議通知，在內(nèi)容上至少應(yīng)包60會(huì)場(chǎng)的布置布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。例如在提供信息的會(huì)議里，倘若人數(shù)眾多，則以不設(shè)桌子的戲院式安排或是設(shè)桌子的教室式安排較為理想。在解決問題的會(huì)議里，假如人數(shù)不多，則最理想的安排是讓每一位與會(huì)者均環(huán)繞桌子而坐，這樣可方便每一個(gè)人跟其他的人進(jìn)行多項(xiàng)溝通。再如在培訓(xùn)會(huì)議里，如人數(shù)不多，則可令與會(huì)者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣不但便于與會(huì)者與主席之間的溝通，而且也便于與會(huì)者跟與會(huì)者之間的交流。但若人數(shù)眾多，則最好是將與會(huì)者分成若干小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在于方便分組討論及綜合討論。

?會(huì)場(chǎng)的布置布置會(huì)議場(chǎng)地，應(yīng)考慮會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)人數(shù)的多少。61準(zhǔn)備會(huì)務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會(huì)前及早將大部分供應(yīng)品運(yùn)出。每個(gè)紙箱拴一張存貨管理清單，上面寫上發(fā)運(yùn)日期、時(shí)間和發(fā)運(yùn)地點(diǎn)、保險(xiǎn)號(hào)碼及其它識(shí)別標(biāo)志。事先應(yīng)與會(huì)議地點(diǎn)商妥在你的工作人員到達(dá)之前接收和儲(chǔ)存運(yùn)送的物品。每個(gè)紙箱上均應(yīng)清楚地標(biāo)明"某年某月某日為某某公司的大會(huì)掌管"。?準(zhǔn)備會(huì)務(wù)物品為了做到一切物品都在手頭，應(yīng)在會(huì)前及早將大部分62重要會(huì)議的組織流程專題三?重要會(huì)議的組織流程專題三?63全公司大會(huì)的組織流程第一階段(開會(huì)日期的數(shù)月前)：①確定宗旨和目標(biāo)。②任命項(xiàng)目指導(dǎo)人。③考慮暫定方案。④使公司所有工作部門介入，并征詢其意見。⑤估計(jì)費(fèi)用。⑥規(guī)劃暫編預(yù)算。⑦規(guī)定沒有互相抵觸的日期。⑧預(yù)定會(huì)議場(chǎng)地。⑨聘請(qǐng)外界發(fā)言人或安排娛樂節(jié)目。?全公司大會(huì)的組織流程第一階段(開會(huì)日期的數(shù)月前)：?64全公司大會(huì)的組織流程第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月)①完成人員配備。②確定組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃及權(quán)力分工。③確定工作預(yù)算和開支程序。④完成最后方案。⑤通知員工開會(huì)。⑥著手宣傳方案?！?全公司大會(huì)的組織流程第二階段(開會(huì)日期前二三個(gè)月)?65全公司大會(huì)的組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)：①檢查最后方案和完成行動(dòng)計(jì)劃。②檢查登記處或招待處是否備有證章、登記單、打字機(jī)、恰當(dāng)?shù)怯浄椒?、電話、布告欄、一般和緊急通知。③檢查每次會(huì)議指定的場(chǎng)所，核對(duì)座位計(jì)劃設(shè)施和設(shè)備。④檢查以下各地方是否都恰當(dāng)?shù)匕仓昧藰?biāo)記：接待、參觀、登記處、方向、陳列室、救護(hù)、失物招領(lǐng)處和停車場(chǎng)。

……?全公司大會(huì)的組織流程第三階段(在準(zhǔn)備期的最后幾天)：?66全公司大會(huì)的組織流程第四階段(會(huì)后立即進(jìn)行)：①親自向發(fā)言來賓和其他特殊貢獻(xiàn)者致謝。②計(jì)算出席人數(shù)。③拆卸和退還租來或借來的設(shè)備。④尋找被遺忘的器材物品。⑤監(jiān)督和徹底檢查清理工作。⑥檢查是否有可能引起火災(zāi)或安全事故的危險(xiǎn)⑦把所有場(chǎng)地移交安全巡邏隊(duì)。?全公司大會(huì)的組織流程第四階段(會(huì)后立即進(jìn)行)：?67全公司大會(huì)的組織流程第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))：①在項(xiàng)目工作人員中發(fā)動(dòng)討論會(huì)，以征求建議評(píng)估并了解未了事項(xiàng)的狀況。②向發(fā)言人和其它有特殊貢獻(xiàn)者致函正式表示感謝。③檢查存貨和清單，以確知全部財(cái)產(chǎn)、設(shè)備和材料都已有了著落，并已適當(dāng)處置或退還。④要求工作人員核實(shí)全部發(fā)票、發(fā)言人的報(bào)酬和其它債務(wù)。⑤把會(huì)議報(bào)告匯編和提交授權(quán)機(jī)構(gòu)。?全公司大會(huì)的組織流程第五階段(在會(huì)議期后一周之內(nèi))：?68招待和宴會(huì)的組織流程第一階段(盡量提前)：①?zèng)Q定集會(huì)的基本目的和主題。②確定時(shí)間和日期。③完成項(xiàng)目工作人員的指派。④編列暫定的邀請(qǐng)名單，估計(jì)出席人數(shù)。⑤制定初步預(yù)算(包括如需付給出席者報(bào)酬的經(jīng)費(fèi)在內(nèi))。⑥招標(biāo)承辦場(chǎng)地和宴會(huì)?！?招待和宴會(huì)的組織流程第一階段(盡量提前)：?69招待和宴會(huì)的組織流程第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)：①訂購(gòu)一些特殊物品如晚會(huì)紀(jì)念品、餐桌裝飾品、能起說明作用的陳列品、紀(jì)念品或獎(jiǎng)品。②預(yù)定額外的視聽設(shè)備。③與場(chǎng)地管理部門考察新的事態(tài)發(fā)展、變動(dòng)或添置。……?招待和宴會(huì)的組織流程第二階段(宴會(huì)前幾個(gè)月)：?70招待和宴會(huì)的組織流程第三階段(在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，在前一天)：①確定所有接受特殊任務(wù)的人和那些在項(xiàng)目中出面的人的地位和理解力。②通知宴會(huì)承辦人和場(chǎng)地經(jīng)理最后的登記表并檢查各項(xiàng)要求說明。③檢查房間布置，使之符合計(jì)劃的要求(確保適合實(shí)際需要，餐桌之間有足夠的地方使賓客自由走動(dòng)，柜面足以放下首席餐桌或供娛樂節(jié)目之用)。④檢查出口，不使堵塞，并做到整個(gè)場(chǎng)地整潔。⑤落實(shí)特殊裝飾已按計(jì)劃裝置。……?招待和宴會(huì)的組織流程第三階段(在活動(dòng)開始前的時(shí)刻，如有可能，71招待和宴會(huì)的組織流程第四階段(緊跟著賓客離開之后)：①活動(dòng)后立刻盤存烈酒。②與管理部門確定出席人數(shù)以供開帳單之用。③貯存或歸還特殊的陳列品、裝飾品和設(shè)備。④向有關(guān)服務(wù)人員致酬。⑤視察場(chǎng)地有無需要招領(lǐng)的失物。⑥把場(chǎng)所移交場(chǎng)地經(jīng)理的代表。

?招待和宴會(huì)的組織流程第四階段(緊跟著賓客離開之后)：?72招待和宴會(huì)的組織流程第五階段(一周之內(nèi))：①與項(xiàng)目工作人員協(xié)調(diào)處理全部未了事項(xiàng)。②確定所有材料和設(shè)備均已歸還其原來部門。③核實(shí)活動(dòng)的全部費(fèi)用。④支付帳單，結(jié)清帳目。⑤向有關(guān)各方寄送正式的感謝信。⑥向授權(quán)機(jī)構(gòu)報(bào)告出席人數(shù)和活動(dòng)經(jīng)過。?招待和宴會(huì)的組織流程第五階段(一周之內(nèi))：?73如何成功記錄會(huì)議和主持會(huì)議專題四?如何成功記錄會(huì)議專題四?74怎樣做會(huì)議記錄會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確記錄會(huì)議活動(dòng)。非正式會(huì)議記錄應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，而正式會(huì)議記錄則要求更詳細(xì)些。?怎樣做會(huì)議記錄會(huì)議記錄要求準(zhǔn)確記錄會(huì)議活動(dòng)。非正式會(huì)議記錄75會(huì)后工作注意點(diǎn)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和快報(bào)。印發(fā)會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議決定事項(xiàng)通知。收退會(huì)議文件。會(huì)議文件立卷。匯編會(huì)議文件。總結(jié)會(huì)議工作。

?會(huì)后工作注意點(diǎn)印發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)和快報(bào)。?76秘書主持會(huì)議的基本原則正確定位自己的形象。抓住主持會(huì)議的機(jī)會(huì)，展示你的能力和魅力，把會(huì)議主持得有條有理。確定會(huì)議的主旨。了解會(huì)議的參與者。……?秘書主持會(huì)議的基本原則正確定位自己的形象。?77秘書主持會(huì)議須知調(diào)節(jié)各方意見。發(fā)揚(yáng)民主。公平待人。要有信心。要有好地觀察能力。?秘書主持會(huì)議須知調(diào)節(jié)各方意見。?78秘書主持會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議目的。出席者的情況。會(huì)場(chǎng)的情況。

?秘書主持會(huì)議的準(zhǔn)備工作會(huì)議目的。?79主持會(huì)議的五個(gè)階段主持人調(diào)動(dòng)氣氛。主持人說明議題。協(xié)調(diào)與會(huì)者發(fā)言。整理、歸納意見。作出決議。?主持會(huì)議的五個(gè)階段主持人調(diào)動(dòng)氣氛。?80如何創(chuàng)造良好的會(huì)議氣氛不要使用過于恭敬的語言。帶點(diǎn)幽默感。議題要具體。?如何創(chuàng)造良好的會(huì)議氣氛不要使用過于恭敬的語言。?81打破會(huì)議冷場(chǎng)的技巧有的放矢，克服冷場(chǎng)對(duì)癥下藥，消除沉默(1)敵對(duì)的沉默。(2)持少數(shù)意見的沉默。(3)自由主義的沉默。(4)顧慮害羞的沉默。(5)心有余悸的沉默。

?打破會(huì)議冷場(chǎng)的技巧有的放矢，克服冷場(chǎng)?82用提問的方法掌握會(huì)議向全體人員提問個(gè)別提問讓與會(huì)者自問自答反問?用提問的方法掌握會(huì)議向全體人員提問?83意見發(fā)生分歧時(shí)怎么辦不回避對(duì)立要避免情緒對(duì)立安排休息，調(diào)節(jié)氣氛參考第三方的意見寫出問題的焦點(diǎn)?意見發(fā)生分歧時(shí)怎么辦不回避對(duì)立?84如何緩解會(huì)議中的緊張氣氛在一些情況下，會(huì)議或許會(huì)成為發(fā)泄私人恩怨的最好場(chǎng)合，更會(huì)有人利用它來給部門、單位的工作制造麻煩。你作為秘書，有時(shí)很容易會(huì)成為惡語中傷的對(duì)象，遭到攻擊，而對(duì)方的目的是讓你狼狽不堪，好在眾人心目中留下一個(gè)壞印象。?如何緩解會(huì)議中的緊張氣氛在一些情