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文檔簡介

模塊三日常事務訓練安排領(lǐng)導日程辦公室管理印信與保密工作接打電話與處理郵件模塊三日常事務訓練安排領(lǐng)導日程辦公室管理印信與保密工作接打1故事-啟迪故事:

第15塊紗布

細節(jié)決定成敗

手術(shù)室里,一臺手術(shù)正在緊張地進行。主刀的是一位著名的外科醫(yī)生。一位年輕的護士第一次有幸與他合作,并且擔任責任護士。手術(shù)進行了很長一段時間,在即將對傷口進行縫合時,女護士嚴肅認真地對主刀醫(yī)生說:“手術(shù)中我們總共用了15塊紗布,可您只取出了14塊。”醫(yī)生看都沒看她一眼,就搖著頭說:“紗布一塊也沒漏下,別耽擱時間了。”“不!”女護士執(zhí)拗地說:“肯定是用了15塊紗布,還有一塊沒有取出來,我們不能縫合傷口。”醫(yī)生沒有理睬她,對其他人說:“手術(shù)一切正常,現(xiàn)在聽我的,縫合傷口。”“您不能這樣”女護士叫了起來:“我們得為病人負責?!贬t(yī)生臉上露出了一絲笑容,他攤開了他的手心,現(xiàn)出了那第15塊紗布。醫(yī)生高聲對年輕的護士說:“從今天以后,你就是我的正式助手了?!惫适?啟迪故事:第15塊紗布2啟迪:細節(jié)是一種精神,一種用專業(yè)去敬業(yè)的精神!不注重細節(jié)的人大致上有兩種原因:一是沒有用行動來體現(xiàn);二是根本就沒有意識到注重細節(jié)的重要性,就是所謂的不敬業(yè)的態(tài)度。所以,注重細節(jié)是一種態(tài)度,一種在工作中責任心和積極性的態(tài)度。有人說:“態(tài)度決定一切!”是的,一個技術(shù)很專業(yè)的人一定是非常的注重細節(jié)的人,否則他就不可能稱為專業(yè)??烤ぜ毣疃劽谑啦⒔?jīng)久不衰的瑞士表,每一部件的尺寸及重量都是要經(jīng)過嚴格的測驗與考核;建造復雜而神秘的古埃及金字塔,每塊巨石與巨石之間絕妙的吻合,叫現(xiàn)代人嘆為觀止;這無一不體現(xiàn)著制造者的專業(yè)與敬業(yè)。因此,一個不注重細節(jié)的人,一定是一個專業(yè)不合格,敬業(yè)精神不足的人。那些急功近利的做法是失敗的罪魁禍首,正如西方的一句諺語“魔鬼在細節(jié)中”。有專業(yè)技能的人憑借他的敬業(yè)精神就會把這些細節(jié)中的魔鬼各個殲滅,從而使整體完美?!扒Ю镏校加谧阆?;千里之堤,毀于蟻穴”,細節(jié)決定成敗給以我們啟迪。秘書人員能夠在瑣碎的工作中,尤其在日常事務的工作中,必須有專業(yè)的技術(shù)與敬業(yè)的態(tài)度,才有可能不因“細節(jié)”而影響工作質(zhì)量。啟迪:3第一部分知識點介紹第一部分知識點介紹4模塊三日常事務訓練知識結(jié)構(gòu)圖模塊三日常事務訓練知識結(jié)構(gòu)圖5模塊三日常事務訓練一、辦公室環(huán)境管理(一)辦公室布置的原則辦公室空間布局的合理化原則;色彩搭配相宜的原則;辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則;辦公環(huán)境美化的原則。領(lǐng)導辦公室員工辦公區(qū)模塊三日常事務訓練一、辦公室環(huán)境管理(一)辦公室布置的原則6模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理1.領(lǐng)導辦公室和接待室的整理要點(1)桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當,有沒有歪斜和灰塵;(2)時鐘是否拔準,并保持走動;(3)日歷上的日子是否準確;(4)辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度;(5)盆景、掛畫的掛置是否得體,并整理好了;(6)花卉是否定期澆水并保持新鮮;(7)報紙、雜志是否最新的一期;(8)書架是否歸置妥當;(9)擺放在領(lǐng)導辦公桌上的用品是否整理好了。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理7模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理2.秘書整理辦公室的技巧(1)坐在辦公桌旁,面對桌子,伸直雙臂,再雙手合攏,在高于桌面15CM左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。(2)電話一般放在左邊,電腦一般放在桌子的右邊。(3)多準備一些存放各類文件的文件夾。(4)把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。(5)辦公桌抽屜里的物品擺放整齊,且要經(jīng)常清理,井然有序。(6)公章、介紹信、機密文件等重要及貴重物品應放在帶鎖的抽屜里。(7)辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。(8)如果用架子,應該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。(9)每天下班前,要整理好自己的辦公桌,把文件收藏好以免丟失和泄密。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理8模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(三)辦公環(huán)境的安全管理1.識別辦公室安全隱患秘書要能夠識別辦公室常見的有礙健康和安全的隱患與潛在危險2.正確處理安全問題秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患,做好風險防范。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(三)辦公環(huán)境的安全管理9安排領(lǐng)導日程需注意的事項如下:1.注重實效,不搞形式主義;2.按事情的輕重緩急,將事情科學合理排序;3.要留有充分的機動時間;4.要充分尊重領(lǐng)導本人的意見;5.要注意保守機密。模塊三日常事務訓練二、安排領(lǐng)導日程安排領(lǐng)導日程需注意的事項如下:模塊三日常事務訓練二、安排領(lǐng)10(一)接打電話1.拔打電話的流程模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(一)接打電話模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件11(一)接打電話2.接聽電話的流程

模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(一)接打電話模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件12(二)處理郵件1.代領(lǐng)導拆信的注意事項(1)機要郵件和私人郵件秘書不應拆封,除非領(lǐng)導特別授權(quán)。(2)寫明領(lǐng)導親啟的信件應直接交給領(lǐng)導處理。(3)如果秘書無意拆開了,在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字,封上信口,將信件交給領(lǐng)導時要致歉。模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(二)處理郵件模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件13(二)處理郵件2.郵件拆封的注意要點(1)拿到信件后應在桌子上磕幾下,使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊,以免在拆封時遭到損壞。(2)用剪刀從信封的右側(cè)剪下一個小邊,注意不要損壞信封上的文字、郵戳或其他標志。(3)信拆開后,信封不能丟掉,應該用回形針把它與信紙或附件等夾在一起,以供查閱、回復之需。模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(二)處理郵件模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件14模塊三日常事務訓練(一)印信的管理與使用1.印章的管理(1)保管印章,必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管。(2)印章的保管必須安全可靠,所有的印章都應加鎖。(3)保持印章清晰,保管人員對所保管的印章應定期清洗。2.印章的使用(1)審批檢查制度健全(2)用印都要進行詳細的登記(3)蓋印要求端正、清楚,蓋在落款的單位和日期之上(所謂“騎年壓月”)3.介紹信或證明信的管理和使用(1)介紹信的保管。介紹和公章一般由同一人保管并使用,須與公章同等重視。(2)介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導批準,應注意填寫有效期。介紹信的存根要妥善保管,并加以歸檔。填寫錯的介紹信或證明信,應在其上劃一斜線或打“/”號,并注明“廢“字,保留在原處,不得隨意撕下丟棄。四、印信與保密工作模塊三日常事務訓練(一)印信的管理與使用3.介紹信或證明信15模塊三日常事務訓練(二)保密工作1.做好口頭信息的安全2.做好紙面信息的安全3.做好電子信息的安全4.保密工作的措施(1)健全保密制度(2)開展保密教育(3)進行保密檢查(4)處理失密事件四、印信與保密工作模塊三日常事務訓練(二)保密工作四、印信與保密工作16第二部分實踐訓練第二部分實踐訓練17一、實訓指導(一)實訓目的本實訓通過案例和情景模擬、現(xiàn)場演示、個案分析等不同的訓練方法,強化秘書人員的辦公環(huán)境管理、領(lǐng)導日程安排、電話與郵件處理、印信與保密工作等日常事務處理知識,切實將理論知識轉(zhuǎn)化為實際技能,使學生切實掌握基本的辦事技能,熟練不同日常事務性工作基本程序與處理方法,根據(jù)情況確定、安排各項日常事務工作。(二)實訓內(nèi)容1.辦公環(huán)境管理。通過現(xiàn)場操作、情景訓練,使學生能夠做好各種辦公環(huán)境的安全工作。2.安排領(lǐng)導工作日程。通過設(shè)計不同的場景,訓練學生安排領(lǐng)導日程的基本方式方法,訓練學生合理安排、科學調(diào)度的能力。3.接打電話與處理郵件。設(shè)計一些日常工作場景,讓學生分角色演練,訓練他們接打電話、處理郵件的基本技能,并能妥善處理特殊電話和特殊郵件。4.印信與保密工作。通過現(xiàn)場操作,訓練學生正確使用辦公室印章和介紹信,加深對印信嚴肅性的理解。能從硬件建設(shè)、軟件完善等方面履行保密工作職責。模塊三日常事務訓練一、實訓指導模塊三日常事務訓練18(三)實訓準備1.場地:實訓準備(1)實訓室或教室:場地布置成前臺接待區(qū)、接待室、秘書室、領(lǐng)導室、集體辦公區(qū)、小型會議室。(2)機房或多媒體投影教室、電視機及DVD,觀看專業(yè)碟片。2.物品:(1)前臺接待處:前臺桌椅、文件柜、文件夾、電話、登記本、本子與筆、來訪證,飲水機、水杯、茶葉;(2)接待室:組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機、水杯、茶葉、書報架、衣帽架;(3)秘書室:電話、本子、筆。(4)領(lǐng)導室:電話、文具、文件柜、文件夾。(5)小型會議室:組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機、水杯、茶葉、書報架;(6)其他:專業(yè)碟片。(四)分數(shù)計算本部分五個訓練:辦公室環(huán)境管理、安排領(lǐng)導日程、接聽與撥打電話、處理郵件、印信與保密工作,每個訓練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個訓練,最后得分可以取平均分。模塊三日常事務訓練(三)實訓準備模塊三日常事務訓練19二、訓練內(nèi)容訓練一辦公室環(huán)境管理

P47-49訓練二安排領(lǐng)導日程

P49-50訓練三接聽與撥打電話

P50-53訓練四處理郵件P53-54訓練五印信與保密工作P54-56訓練內(nèi)容略,請參見教材。模塊三日常事務訓練二、訓練內(nèi)容模塊三日常事務訓練20第三部分拓展訓練第三部分拓展訓練21電子教案模版配色(1)模塊一禮儀訓練閱讀以下故事,開拓你的思維,訓練你的行為:提示:以下兩則故事,可謂是秘書日常事務工作的心靈雞湯,《自己建造的房子》側(cè)重于闡述在工作中保持一貫認真負責態(tài)度的重要性;《牛仔大王發(fā)家史》則側(cè)重于闡述工作中善于思考,勇于行動的重要性。請閱讀。故事兩則電子教案模版配色(1)模塊一禮儀訓練閱讀以下故事,開拓你的22故事一:自己建造的房子

永遠保持認真負責的態(tài)度有個木匠,精于建筑工藝,他這一輩子不知道建造了多少座精美的木房子,人們都尊敬地稱他為“小魯班”。但隨著年齡的增長,小魯班漸漸地老了。有一天他告訴老板,說自己準備退休,回家與妻子兒女共享天倫之樂。老板舍不得他的好工人走,問他是否能幫忙再建一座房子,老木匠答應了下來。但是大家后來都看得出來,他的心已不在工作上,他用的是軟料,出的是粗活,懶洋洋地用了四個月的時間,他終于把這座房子給建好了(如果是以前,大概只要兩個月的時間)。房子建好后,他把所有門鎖好,拿著一大串鑰匙交給老板,說:“老板,最后一座房子我也給你做好了,我可以回家了吧?”老板看著他一幅疲憊的表情,把這串鑰匙鄭重地交還在他的手上,認真地說:“你在我這里工作了一輩子,這就算是我送給你的禮物吧,從今天起,這就是你的房子?!甭牭竭@句話,小魯班震驚得目瞪口呆,看著老板一點都不像是開玩笑,想起自己做這座房子的態(tài)度,頓時羞愧得無地自容。從此以后,小魯班便和他的家人住在這幢粗制濫造的房子里面。故事一:自己建造的房子23故事延伸:認真負責是工作敬業(yè)的表現(xiàn)。一個缺乏認真負責態(tài)度的員工,無論他的學歷多高,他的技術(shù)多好,他永遠都不可能得到公司領(lǐng)導的重任,永遠不可能得到別人對他的尊敬。認真是一種品德,是一種無需別人監(jiān)督而能將工作做到最好的良好的習慣,最重要的是,認真還要有一種持之以恒的精神!每個人都可能會因為公司的體制、待遇、領(lǐng)導的為人等等多種原因離開一家公司,但遺憾的是,很多人一旦對公司有一點點不滿的情緒,或者心生去意,他的工作態(tài)度就會立即變得消極起來,企圖以此來平衡自己不滿的情緒。殊不知這種表現(xiàn)正好揭露了自己虛偽的“敬業(yè)”面具,降低了自己的職業(yè)道德形象。故事延伸:24故事二:牛仔大王發(fā)家

機會總是垂青那些善于思考的人牛仔服是一個美國人發(fā)明的,他叫李維斯(LeviStrauss),是美國著名的“牛仔大王”,他的西部發(fā)跡史堪稱一段傳奇。當年,這位德國移民像許多其他年輕人一樣,帶著夢想前往美國西部追趕淘金熱潮。有一天,一條大河擋住了他前往西部的道路??嗫嗟却撕脦滋欤蛔韪舻男腥嗽絹碓蕉?,但都無法過河。于是,陸續(xù)有人向上游、下游繞道而行,也有人打道回府,更多的人則是怨聲一片。當時的情景,令李維斯動起了腦筋。經(jīng)過充分考慮,他想出了一個絕妙的創(chuàng)業(yè)主意擺渡。他的生意好極了,因為沒有人會吝嗇一點小錢坐他的渡船過河。很快,他人生的第一筆財富居然因大河擋道而獲得。過了一段時間后,別人也學著他開始擺渡,擺渡生意開始清淡起來。于是,他決定放棄,并繼續(xù)前往西部淘金。到了西部,他才發(fā)現(xiàn)到處都是淘金的人。他好不容易找到一塊合適的空地方,買了工具開始淘起金來。但沒過幾天,有幾個惡漢就來圍住他,叫他滾開,說那是他們的地盤。他剛想理論幾句,那伙人便對他一頓拳打腳踢。好漢不吃眼前虧,無奈之下,他只好灰溜溜地離開。費了那么大工夫,好不容易找到另二處合適地方,但沒多久,悲劇再次重演,他又被人轟了出來。故事二:牛仔大王發(fā)家25出于生計所迫,他又開動起腦筋來。他看到來這里淘金的人經(jīng)常為了一點飲用水而煩惱不已。西部黃金不缺,但自己無力與人爭雄;西部缺水,可似乎沒什么人想到它。說干就干,李維斯決定賣水。他賣水的生意很快就紅紅火火了。慢慢地,其他人參與了進來,再后來,賣水的似乎比買水的都還多了。更不幸的是,有一天,在他旁邊賣水的一個壯漢對他發(fā)出通諜:“小個子,以后你別來賣水了,從明天早上開始,這兒賣水的地盤歸我了?!彼詾槟侨耸窃陂_玩笑,第二天依然來了,沒想到那家伙立即走上來,不由分說,便對他一頓暴打,最后還將他的水車也一起拆爛。水不能賣了,又做什么呢?終于,他發(fā)現(xiàn)了改變他一生的機會:他發(fā)現(xiàn)來西部淘金的人,衣服極易磨破,同時又發(fā)現(xiàn)西部到處都有廢棄的帳篷,于是他又有了一個絕妙的好主意把那些廢棄的帳篷收集起來,洗干凈,就這樣,他縫成了世界上第一條牛仔褲!由于牛仔褲穿著舒適而且耐磨,深受礦工、農(nóng)夫和牛仔們的歡迎。產(chǎn)品供不應求,訂單源源不斷地涌來。從那以后,李維斯一發(fā)不可收拾,最終成為舉世聞名的“牛仔大王”。出于生計所迫,他又開動起腦筋來。他看到來這里淘金的人經(jīng)常為了26故事延伸:李維斯每次都能在機遇面前保持清醒而獨到的意識,能夠逢兇化吉,化危機為機會,這要歸功于他善于思考,并且勇于落實到行動上。由此及彼,秘書人員在日常的工作中,要勤于思考,善于思考,從思想上重視,從行動上落實好各種日常事務性工作。附:啟迪思維的幾個名言機會不會上門來找;只有人去找機會?!腋挂粋€明智的人總是抓住機遇,把它變成美好的未來?!小じ焕丈朴诓蹲綑C會者為俊杰?!璧聶C會對于不能利用它的人有什么用呢?正如風只對于能利用它的人才是動力。——西蒙事業(yè)有成,可別以為是“命運”之神為你帶來的。“命運”之神本身沒有這個力量,而是被“辯別”和“行動”之神支配的。——約翰·多來登

故事延伸:27要求:(1)以小組為單位,演練上述兩個故事,可適當增加情節(jié),通過適當?shù)木幣?,將故事中的所有?nèi)容,包括故事的延伸部分都要以適當?shù)男问秸故境鰜?;?)本拓展訓練為日常事務模塊的心態(tài)訓練,通過訓練啟發(fā)學生在工作中能夠認真負責、勤于思考、勇于行動、克服困難、化危機為機會的良好工作態(tài)度。要求:28謝謝觀看,再見!高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專系列教材配套電子教案謝謝觀看,再見!高等教育出版社高等教育電子音像出版社高職高專29模塊三日常事務訓練安排領(lǐng)導日程辦公室管理印信與保密工作接打電話與處理郵件模塊三日常事務訓練安排領(lǐng)導日程辦公室管理印信與保密工作接打30故事-啟迪故事:

第15塊紗布

細節(jié)決定成敗

手術(shù)室里,一臺手術(shù)正在緊張地進行。主刀的是一位著名的外科醫(yī)生。一位年輕的護士第一次有幸與他合作,并且擔任責任護士。手術(shù)進行了很長一段時間,在即將對傷口進行縫合時,女護士嚴肅認真地對主刀醫(yī)生說:“手術(shù)中我們總共用了15塊紗布,可您只取出了14塊?!贬t(yī)生看都沒看她一眼,就搖著頭說:“紗布一塊也沒漏下,別耽擱時間了。”“不!”女護士執(zhí)拗地說:“肯定是用了15塊紗布,還有一塊沒有取出來,我們不能縫合傷口?!贬t(yī)生沒有理睬她,對其他人說:“手術(shù)一切正常,現(xiàn)在聽我的,縫合傷口?!薄澳荒苓@樣”女護士叫了起來:“我們得為病人負責?!贬t(yī)生臉上露出了一絲笑容,他攤開了他的手心,現(xiàn)出了那第15塊紗布。醫(yī)生高聲對年輕的護士說:“從今天以后,你就是我的正式助手了?!惫适?啟迪故事:第15塊紗布31啟迪:細節(jié)是一種精神,一種用專業(yè)去敬業(yè)的精神!不注重細節(jié)的人大致上有兩種原因:一是沒有用行動來體現(xiàn);二是根本就沒有意識到注重細節(jié)的重要性,就是所謂的不敬業(yè)的態(tài)度。所以,注重細節(jié)是一種態(tài)度,一種在工作中責任心和積極性的態(tài)度。有人說:“態(tài)度決定一切!”是的,一個技術(shù)很專業(yè)的人一定是非常的注重細節(jié)的人,否則他就不可能稱為專業(yè)??烤ぜ毣疃劽谑啦⒔?jīng)久不衰的瑞士表,每一部件的尺寸及重量都是要經(jīng)過嚴格的測驗與考核;建造復雜而神秘的古埃及金字塔,每塊巨石與巨石之間絕妙的吻合,叫現(xiàn)代人嘆為觀止;這無一不體現(xiàn)著制造者的專業(yè)與敬業(yè)。因此,一個不注重細節(jié)的人,一定是一個專業(yè)不合格,敬業(yè)精神不足的人。那些急功近利的做法是失敗的罪魁禍首,正如西方的一句諺語“魔鬼在細節(jié)中”。有專業(yè)技能的人憑借他的敬業(yè)精神就會把這些細節(jié)中的魔鬼各個殲滅,從而使整體完美?!扒Ю镏?,始于足下;千里之堤,毀于蟻穴”,細節(jié)決定成敗給以我們啟迪。秘書人員能夠在瑣碎的工作中,尤其在日常事務的工作中,必須有專業(yè)的技術(shù)與敬業(yè)的態(tài)度,才有可能不因“細節(jié)”而影響工作質(zhì)量。啟迪:32第一部分知識點介紹第一部分知識點介紹33模塊三日常事務訓練知識結(jié)構(gòu)圖模塊三日常事務訓練知識結(jié)構(gòu)圖34模塊三日常事務訓練一、辦公室環(huán)境管理(一)辦公室布置的原則辦公室空間布局的合理化原則;色彩搭配相宜的原則;辦公室設(shè)備優(yōu)化的原則;辦公環(huán)境美化的原則。領(lǐng)導辦公室員工辦公區(qū)模塊三日常事務訓練一、辦公室環(huán)境管理(一)辦公室布置的原則35模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理1.領(lǐng)導辦公室和接待室的整理要點(1)桌子和辦公器械是否擺放平衡妥當,有沒有歪斜和灰塵;(2)時鐘是否拔準,并保持走動;(3)日歷上的日子是否準確;(4)辦公室內(nèi)溫度與濕度是否調(diào)到適意的程度;(5)盆景、掛畫的掛置是否得體,并整理好了;(6)花卉是否定期澆水并保持新鮮;(7)報紙、雜志是否最新的一期;(8)書架是否歸置妥當;(9)擺放在領(lǐng)導辦公桌上的用品是否整理好了。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理36模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理2.秘書整理辦公室的技巧(1)坐在辦公桌旁,面對桌子,伸直雙臂,再雙手合攏,在高于桌面15CM左右畫弧形,手臂所能覆蓋的桌子面積,比較適合擺放與工作有關(guān)的物品。(2)電話一般放在左邊,電腦一般放在桌子的右邊。(3)多準備一些存放各類文件的文件夾。(4)把各種筆、剪刀、回形針等文具分門別類放在文具盒內(nèi)。(5)辦公桌抽屜里的物品擺放整齊,且要經(jīng)常清理,井然有序。(6)公章、介紹信、機密文件等重要及貴重物品應放在帶鎖的抽屜里。(7)辦公室內(nèi)各類文件柜要分門別類存放文件、資料和物品。(8)如果用架子,應該把容易傾翻的墨水和較重的物品放置在底層。(9)每天下班前,要整理好自己的辦公桌,把文件收藏好以免丟失和泄密。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(二)辦公室的整理37模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(三)辦公環(huán)境的安全管理1.識別辦公室安全隱患秘書要能夠識別辦公室常見的有礙健康和安全的隱患與潛在危險2.正確處理安全問題秘書要定期對辦公環(huán)境和辦公設(shè)備進行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)和排除隱患,做好風險防范。模塊三日常事務訓練一、辦公室管理(三)辦公環(huán)境的安全管理38安排領(lǐng)導日程需注意的事項如下:1.注重實效,不搞形式主義;2.按事情的輕重緩急,將事情科學合理排序;3.要留有充分的機動時間;4.要充分尊重領(lǐng)導本人的意見;5.要注意保守機密。模塊三日常事務訓練二、安排領(lǐng)導日程安排領(lǐng)導日程需注意的事項如下:模塊三日常事務訓練二、安排領(lǐng)39(一)接打電話1.拔打電話的流程模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(一)接打電話模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件40(一)接打電話2.接聽電話的流程

模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(一)接打電話模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件41(二)處理郵件1.代領(lǐng)導拆信的注意事項(1)機要郵件和私人郵件秘書不應拆封,除非領(lǐng)導特別授權(quán)。(2)寫明領(lǐng)導親啟的信件應直接交給領(lǐng)導處理。(3)如果秘書無意拆開了,在信封上要寫上“誤拆”,并簽上自己的名字,封上信口,將信件交給領(lǐng)導時要致歉。模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(二)處理郵件模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件42(二)處理郵件2.郵件拆封的注意要點(1)拿到信件后應在桌子上磕幾下,使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊,以免在拆封時遭到損壞。(2)用剪刀從信封的右側(cè)剪下一個小邊,注意不要損壞信封上的文字、郵戳或其他標志。(3)信拆開后,信封不能丟掉,應該用回形針把它與信紙或附件等夾在一起,以供查閱、回復之需。模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件(二)處理郵件模塊三日常事務訓練三、接打電話與處理郵件43模塊三日常事務訓練(一)印信的管理與使用1.印章的管理(1)保管印章,必須指定政治上絕對可靠的專職或兼職秘書人員保管。(2)印章的保管必須安全可靠,所有的印章都應加鎖。(3)保持印章清晰,保管人員對所保管的印章應定期清洗。2.印章的使用(1)審批檢查制度健全(2)用印都要進行詳細的登記(3)蓋印要求端正、清楚,蓋在落款的單位和日期之上(所謂“騎年壓月”)3.介紹信或證明信的管理和使用(1)介紹信的保管。介紹和公章一般由同一人保管并使用,須與公章同等重視。(2)介紹信的使用。開介紹信須經(jīng)主管領(lǐng)導批準,應注意填寫有效期。介紹信的存根要妥善保管,并加以歸檔。填寫錯的介紹信或證明信,應在其上劃一斜線或打“/”號,并注明“廢“字,保留在原處,不得隨意撕下丟棄。四、印信與保密工作模塊三日常事務訓練(一)印信的管理與使用3.介紹信或證明信44模塊三日常事務訓練(二)保密工作1.做好口頭信息的安全2.做好紙面信息的安全3.做好電子信息的安全4.保密工作的措施(1)健全保密制度(2)開展保密教育(3)進行保密檢查(4)處理失密事件四、印信與保密工作模塊三日常事務訓練(二)保密工作四、印信與保密工作45第二部分實踐訓練第二部分實踐訓練46一、實訓指導(一)實訓目的本實訓通過案例和情景模擬、現(xiàn)場演示、個案分析等不同的訓練方法,強化秘書人員的辦公環(huán)境管理、領(lǐng)導日程安排、電話與郵件處理、印信與保密工作等日常事務處理知識,切實將理論知識轉(zhuǎn)化為實際技能,使學生切實掌握基本的辦事技能,熟練不同日常事務性工作基本程序與處理方法,根據(jù)情況確定、安排各項日常事務工作。(二)實訓內(nèi)容1.辦公環(huán)境管理。通過現(xiàn)場操作、情景訓練,使學生能夠做好各種辦公環(huán)境的安全工作。2.安排領(lǐng)導工作日程。通過設(shè)計不同的場景,訓練學生安排領(lǐng)導日程的基本方式方法,訓練學生合理安排、科學調(diào)度的能力。3.接打電話與處理郵件。設(shè)計一些日常工作場景,讓學生分角色演練,訓練他們接打電話、處理郵件的基本技能,并能妥善處理特殊電話和特殊郵件。4.印信與保密工作。通過現(xiàn)場操作,訓練學生正確使用辦公室印章和介紹信,加深對印信嚴肅性的理解。能從硬件建設(shè)、軟件完善等方面履行保密工作職責。模塊三日常事務訓練一、實訓指導模塊三日常事務訓練47(三)實訓準備1.場地:實訓準備(1)實訓室或教室:場地布置成前臺接待區(qū)、接待室、秘書室、領(lǐng)導室、集體辦公區(qū)、小型會議室。(2)機房或多媒體投影教室、電視機及DVD,觀看專業(yè)碟片。2.物品:(1)前臺接待處:前臺桌椅、文件柜、文件夾、電話、登記本、本子與筆、來訪證,飲水機、水杯、茶葉;(2)接待室:組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機、水杯、茶葉、書報架、衣帽架;(3)秘書室:電話、本子、筆。(4)領(lǐng)導室:電話、文具、文件柜、文件夾。(5)小型會議室:組合沙發(fā)或小型橢圓型辦公桌椅、飲水機、水杯、茶葉、書報架;(6)其他:專業(yè)碟片。(四)分數(shù)計算本部分五個訓練:辦公室環(huán)境管理、安排領(lǐng)導日程、接聽與撥打電話、處理郵件、印信與保密工作,每個訓練總分為100分。如果教師選擇全部或其中的幾個訓練,最后得分可以取平均分。模塊三日常事務訓練(三)實訓準備模塊三日常事務訓練48二、訓練內(nèi)容訓練一辦公室環(huán)境管理

P47-49訓練二安排領(lǐng)導日程

P49-50訓練三接聽與撥打電話

P50-53訓練四處理郵件P53-54訓練五印信與保密工作P54-56訓練內(nèi)容略,請參見教材。模塊三日常事務訓練二、訓練內(nèi)容模塊三日常事務訓練49第三部分拓展訓練第三部分拓展訓練50電子教案模版配色(1)模塊一禮儀訓練閱讀以下故事,開拓你的思維,訓練你的行為:提示:以下兩則故事,可謂是秘書日常事務工作的心靈雞湯,《自己建造的房子》側(cè)重于闡述在工作中保持一貫認真負責態(tài)度的重要性;《牛仔大王發(fā)家史》則側(cè)重于闡述工作中善于思考,勇于行動的重要性。請閱讀。故事兩則電子教案模版配色(1)模塊一禮儀訓練閱讀以下故事,開拓你的51故事一:自己建造的房子

永遠保持認真負責的態(tài)度有個木匠,精于建筑工藝,他這一輩子不知道建造了多少座精美的木房子,人們都尊敬地稱他為“小魯班”。但隨著年齡的增長,小魯班漸漸地老了。有一天他告訴老板,說自己準備退休,回家與妻子兒女共享天倫之樂。老板舍不得他的好工人走,問他是否能幫忙再建一座房子,老木匠答應了下來。但是大家后來都看得出來,他的心已不在工作上,他用的是軟料,出的是粗活,懶洋洋地用了四個月的時間,他終于把這座房子給建好了(如果是以前,大概只要兩個月的時間)。房子建好后,他把所有門鎖好,拿著一大串鑰匙交給老板,說:“老板,最后一座房子我也給你做好了,我可以回家了吧?”老板看著他一幅疲憊的表情,把這串鑰匙鄭重地交還在他的手上,認真地說:“你在我這里工作了一輩子,這就算是我送給你的禮物吧,從今天起,這就是你的房子?!甭牭竭@句話,小魯班震驚得目瞪口呆,看著老板一點都不像是開玩笑,想起自己做這座房子的態(tài)度,頓時羞愧得無地自容。從此以后,小魯班便和他的家人住在這幢粗制濫造的房子里面。故事一:自己建造的房子52故事延伸:認真負責是工作敬業(yè)的表現(xiàn)。一個缺乏認真負責態(tài)度的員工,無論他的學歷多高,他的技術(shù)多好,他永遠都不可能得到公司領(lǐng)導的重任,永遠不可能得到別人對他的尊敬。認真是一種品德,是一種無需別人監(jiān)督而能將工作做到最好的良好的習慣,最重要的是,認真還要有一種持之以恒的精神!每個人都可能會因為公司的體制、待遇、領(lǐng)導的為人等等多種原因離開一家公司,但遺憾的是,很多人一旦對公司有一點點不滿的情緒,或者心生去意,他的工作態(tài)度就會立即變得消極起來,企圖以此來平衡自己不滿的情緒。殊不知這種表現(xiàn)正好揭露了自己虛偽的“敬業(yè)”面具,降低了自己的職業(yè)道德形象。故事延伸:53故事二:牛仔大王發(fā)家

機會總是垂青那些善于思考的人牛仔服是一個美國人發(fā)明的,他叫李維斯(LeviStrauss),是美國著名的“牛仔大王”,他的西部發(fā)跡史堪稱一段傳奇。當年,這位德國移民像許多其他年輕人一樣,帶著夢想前往美國西部追趕淘金熱潮。有一天,一條大河擋住了他前往西部的道路。苦苦等待了好幾天,被阻隔的行人越來越多,但都無法過河。于是,陸續(xù)有人向上游、下游繞道而行,也有人打道回府,更多的人則是怨聲一

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