時(shí)間管理(學(xué)生)課件

時(shí)間管理主講人：姚凱副教授、博士后復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院時(shí)間管理主講人：姚凱副教授、博士后1熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員參加《時(shí)間管理》課程學(xué)習(xí)！熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員2自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號(hào)碼機(jī)號(hào)碼-mail：yaokai@自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；3認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙認(rèn)識(shí)時(shí)間的重要性認(rèn)識(shí)時(shí)間的本質(zhì)特征樹立卓越時(shí)間管理理念明確時(shí)間管理的五個(gè)步驟確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標(biāo)認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙課程目標(biāo)4向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)5EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財(cái)富雙周刊）上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題：“對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)，我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做。”EDWARDWCARTET是BROADWAY6墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克

1、我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃。現(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號(hào)事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號(hào)事項(xiàng)。過(guò)去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間?，F(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會(huì)心中感到不安。3、我認(rèn)為，研討會(huì)后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。4、對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素。墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克1、我使用的最重要7美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹?guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫(kù)拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹?guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年8時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理時(shí)間的秘密》

時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些9一、時(shí)間的本質(zhì)

1、時(shí)間是最稀缺的資源“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無(wú)從管理了?！?-彼得·杜拉克（PeterDrucker)一、時(shí)間的本質(zhì)

1、時(shí)間是最稀缺的資源“時(shí)間是最稀102、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界上是不均等的金錢對(duì)所有管理者是慷慨的和平等的每個(gè)人每星期共擁有168小時(shí)，其中56小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91個(gè)小時(shí)由個(gè)人支配的（每天13小時(shí)）2、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界上113、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏好也有所不同3、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏12分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.65850003310000046每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值150013價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值錢是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值144、時(shí)間自然法則總結(jié)（表三）4、時(shí)間自然法則總結(jié)（表三）155、時(shí)間浪費(fèi)分析5、時(shí)間浪費(fèi)分析16工作日寫實(shí)參見(jiàn)案例工作日寫實(shí)參見(jiàn)案例17時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

任務(wù)目標(biāo)不清

信息不足

領(lǐng)導(dǎo)決定拖延

同事拖延

溝通有去無(wú)回

機(jī)械工作太多

需要閱讀的資料太多

別人的打斷干擾

電話

缺乏時(shí)間計(jì)劃習(xí)慣

開(kāi)會(huì)

秘書太漂亮

人員能力不足

授權(quán)不足

自我紀(jì)律不夠

來(lái)訪客人太多

培訓(xùn)新員工

缺優(yōu)先順序

時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在嚴(yán)重度

任務(wù)目標(biāo)不18時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

“救火”現(xiàn)象

臨時(shí)會(huì)議

要找人時(shí)找不到

垃圾電子郵件

檔案管理太差

疲勞

缺流程

照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系

缺工作焦點(diǎn)

缺管理工具

找我?guī)兔Φ娜颂?/p>

缺人手

身體不夠好

同時(shí)有太多目標(biāo)

太喜歡說(shuō)話，話匣子常開(kāi)

個(gè)性無(wú)法拒絕別人

做決定太倉(cāng)促

辦公室士氣太低

時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度

19時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）

浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

常犯錯(cuò)

常犯一樣的錯(cuò)誤

返工太多

秘書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

有責(zé)無(wú)權(quán)

同事﹑員工個(gè)人問(wèn)題太多

大家講關(guān)系，不能就事論事

人來(lái)瘋，好熱鬧

凡事自己來(lái)

凡事大家來(lái)

越級(jí)匯報(bào)

聆聽(tīng)習(xí)慣不夠

時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）

浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度

20時(shí)間浪費(fèi)分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？哪些是內(nèi)在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？時(shí)間浪費(fèi)分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？216、時(shí)間的管理切入點(diǎn)6、時(shí)間的管理切入點(diǎn)22重要結(jié)論（一）時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動(dòng)機(jī)一樣，時(shí)間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個(gè)人。組織無(wú)法把它由個(gè)人身上取走，集中再分配。組織可以通過(guò)手段強(qiáng)迫一個(gè)人的身體，但無(wú)法強(qiáng)迫一個(gè)人的時(shí)間運(yùn)用。重要結(jié)論（一）時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒23時(shí)間是個(gè)性化的個(gè)人時(shí)間價(jià)值與組織時(shí)間價(jià)值存在巨大落差時(shí)間怎么管？時(shí)間是個(gè)性化的時(shí)間怎么管？24時(shí)間的唯一管理杠桿

時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理“高抗體”，但是，時(shí)間有一項(xiàng)其他高抗體所不具備的特性：時(shí)間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是人類一致的：每個(gè)人都有表；每個(gè)人的一小時(shí)都是60分鐘；每個(gè)人的一分鐘都是60秒。時(shí)間的唯一管理杠桿時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理25重要結(jié)論（二）時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個(gè)掛鉤。時(shí)間本身是管不住的---無(wú)論你高興與否，手表都在走動(dòng)；“時(shí)間管理”或“管理時(shí)間”用語(yǔ)誤導(dǎo)，正確的說(shuō)法是：用時(shí)間的絕對(duì)可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。重要結(jié)論（二）時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性26時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場(chǎng)地產(chǎn)品企業(yè)部門財(cái)務(wù)市場(chǎng)技術(shù)產(chǎn)品生產(chǎn)人力資源法務(wù)行政企業(yè)目標(biāo)盈利成長(zhǎng)市場(chǎng)占有率時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源企業(yè)部門企業(yè)目標(biāo)27二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙28時(shí)間殺手的分類時(shí)間殺手的分類29時(shí)間殺手的分類時(shí)間殺手的分類30您的問(wèn)題是什么？.5.您的問(wèn)題是什么？1.31明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序三、有效的時(shí)間管理步驟三、有效的時(shí)間管理步驟32價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。工作？家庭？友誼？愛(ài)情？健康？?jī)r(jià)值觀決定目標(biāo)排序價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。33

目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？34成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。－－美國(guó)潛能大師伯恩·崔西語(yǔ)為什么需要目標(biāo)？成功就等于目標(biāo)，為什么需要目標(biāo)？35哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷3625年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)

60％目標(biāo)模糊

10％有清晰但較短期的目標(biāo)

3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)

為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世37長(zhǎng)期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長(zhǎng)期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動(dòng)自己!!!長(zhǎng)期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?38短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推行–新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)劃(編寫每月生產(chǎn)報(bào)告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推行–新系統(tǒng))39MBO法“剝洋蔥法”“多叉樹法”分解目標(biāo)MBO法分解目標(biāo)40Specific-明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達(dá)成的Realistic-實(shí)際可行的TimeBound-有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)Specific-明確的計(jì)劃目標(biāo)41命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒(méi)有目標(biāo)如果沒(méi)有目標(biāo)42時(shí)間管理樹形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)時(shí)間管理樹形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)43區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作44花時(shí)間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事—沒(méi)有壓力第三象限的日常事務(wù)—會(huì)響的轱轆有油喝花時(shí)間最多的事情？45高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，保持生活的平衡，減少未來(lái)可能出現(xiàn)的危機(jī)高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以46發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè)維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個(gè)月向?qū)W工部門上報(bào)困難學(xué)生情況、繳水電費(fèi)和辦公費(fèi)用發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來(lái)可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn)需要多加考慮發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的47最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學(xué)家施格蘭最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themai48你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃－甘特圖

二、周計(jì)劃－執(zhí)行事項(xiàng)清單

史蒂芬·柯維博士－“與時(shí)間有約”你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃－甘特圖

二、49TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單50TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做每天同一時(shí)間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴耇ODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做51四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?521.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?1.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?53改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)將你每天必須用的文具放在上面(電話,時(shí)間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)54將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄改善工作環(huán)境552.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:馬上處理只作參考?xì)w檔2.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:56歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個(gè)星期完成的工作-FILE一些你需要?dú)w檔的文件-FILE有空才閱讀的書本-READ需要傳閱的文件-PASSON一些文件需要等待資料完成-PROGRESS歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW573.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對(duì)方-切記要留言,并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性,以確保對(duì)方回電打電話之前,要把事情重點(diǎn)寫下來(lái)

要談比較復(fù)雜的事情,可以先將文件傳真給對(duì)方先看,減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件自設(shè)時(shí)限3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對(duì)方-切記要584.處理會(huì)議每次召開(kāi)任何會(huì)議前,必須要緊記以下幾點(diǎn):我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的如果你是主席,你應(yīng)鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物,要避免發(fā)言同事偏離主題最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限,以方便各人安排工作4.處理會(huì)議每次召開(kāi)任何會(huì)議前,必須要緊記以下幾點(diǎn):595.授權(quán)授權(quán)的定義和原因委派授權(quán)是一個(gè)向下級(jí)分配工作的過(guò)程,它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)

委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)間的有力武器委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智

5.授權(quán)授權(quán)的定義和原因60授權(quán)應(yīng)有的心態(tài)?

把工作授權(quán)給下級(jí),應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì)它不是用來(lái)懲罰下級(jí)不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情授權(quán)應(yīng)有的心態(tài)?把工作授權(quán)給下級(jí),應(yīng)該存在61授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)：下達(dá)指令充分信任授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)：62委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)應(yīng)守的規(guī)則訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就,提高士氣委派授權(quán)技巧預(yù)期的成果應(yīng)守的規(guī)則63如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫助你你可以做,但如果其他人有機(jī)會(huì)也可以做其他人應(yīng)該做,但情況緊急時(shí)你可以幫他其他人必須做如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做,但有些人可以幫64委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定達(dá)到完成工作限期的共識(shí)詢問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)訂出跟進(jìn)時(shí)間表肯定成就,提高士氣委派授權(quán)技巧解釋所分配工作的重要性656.要懂得說(shuō)不說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌要給對(duì)方的清晰的解釋給對(duì)方另外的選擇和建議

6.要懂得說(shuō)不說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌667.處理拖延心態(tài)為什么我們會(huì)拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做?不喜歡去處理個(gè)人情緒及健康問(wèn)題缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有迫切性找借口過(guò)分憂慮忙碌過(guò)后

7.處理拖延心態(tài)為什么我們會(huì)拖延?67改善拖延方法問(wèn)題文件洗牌 著手工作時(shí)間行動(dòng)每次只處理一項(xiàng)工作-即時(shí)去做-交付下屬去做-把工作分成若干部分-訂出工作時(shí)間改善拖延方法問(wèn)題行動(dòng)68改善拖延方法建立自信-跟自己說(shuō)“我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方-對(duì)自己的好處儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎(jiǎng)勵(lì)設(shè)立完工期限時(shí)刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備,才會(huì)把事情做好時(shí)間就是金錢改善拖延方法建立自信-跟自己說(shuō)“我一定可以做到”69我們可以怎樣贏得每一分秒?利用交通時(shí)間與運(yùn)動(dòng)同行避開(kāi)繁忙時(shí)間車上觀察構(gòu)思車上看書出差外游收集情報(bào)計(jì)劃構(gòu)想寓工作于娛樂(lè)我們可以怎樣贏得每一分秒?利用交通時(shí)間出差外游708、主動(dòng)拖延當(dāng)我們疲倦、沮喪、憤怒的時(shí)候如果沒(méi)有足夠能力和信息完成某項(xiàng)工作有更重要事情需要處理時(shí)8、主動(dòng)拖延當(dāng)我們疲倦、沮喪、憤怒的時(shí)候71總結(jié)希望你能夠:看到自己的問(wèn)題在那里要改變生活的習(xí)慣和工作方式訂立目標(biāo),策略,行動(dòng)去應(yīng)付每一個(gè)挑戰(zhàn)在自己所能控制的情況下,把握每分鐘在不能完全自己控制的情況下,把負(fù)面的影響減到最低總結(jié)希望你能夠:72在新的天地里,你會(huì)...有清晰的目標(biāo),知道自己在做什么和要做什么分辨事情的先后次序知道自己是否朝著目標(biāo)前進(jìn)選擇做對(duì)的事,而不是說(shuō)只念著把事情做對(duì)講求效率,以最少的資源追求最大的成效計(jì)劃每天,每周,每年要做的事情估計(jì)需要完成時(shí)間,并編排時(shí)間表行事在新的天地里,你會(huì)...有清晰的目標(biāo),知道自己在做什么和73懂得在適當(dāng)時(shí)候說(shuō)“不”建立一套方法和技巧減少打擾縮短必須要做的事所花的時(shí)間抗拒拖延求取生活和工作平衡懂得在適當(dāng)時(shí)候說(shuō)“不”74時(shí)間管理主講人：姚凱副教授、博士后復(fù)旦大學(xué)管理學(xué)院時(shí)間管理主講人：姚凱副教授、博士后75熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員參加《時(shí)間管理》課程學(xué)習(xí)！熱烈歡迎各位輔導(dǎo)員76自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；傳真號(hào)碼機(jī)號(hào)碼-mail：yaokai@自我介紹（4）聯(lián)系電話O）；77認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙認(rèn)識(shí)時(shí)間的重要性認(rèn)識(shí)時(shí)間的本質(zhì)特征樹立卓越時(shí)間管理理念明確時(shí)間管理的五個(gè)步驟確認(rèn)和區(qū)分不同類型的任務(wù)制定有效的日程表課程目標(biāo)認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙課程目標(biāo)78向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的職業(yè)經(jīng)理人學(xué)習(xí)向優(yōu)秀的輔導(dǎo)員學(xué)習(xí)向卓越的企業(yè)家學(xué)習(xí)79EDWARDWCARTET是BROADWAYHALE連鎖店的創(chuàng)始人及現(xiàn)任的董事長(zhǎng)，他從1946年成立4間店，到1968年為止共擁有46家連鎖店，他曾經(jīng)在“FORTUNE”（財(cái)富雙周刊）上談到有關(guān)時(shí)間管理的問(wèn)題：“對(duì)我們大部分人而言，我們必須下達(dá)的最重要決策，就是如何去使用自己的時(shí)間。對(duì)我來(lái)說(shuō)，我就不會(huì)將自己的時(shí)間花在需要很多生產(chǎn)勞力，而成果卻平凡無(wú)奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我絕不會(huì)自己去做?！盓DWARDWCARTET是BROADWAY80墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克

1、我使用的最重要方法是制訂每天工作計(jì)劃?，F(xiàn)在我根據(jù)各種事情的重要性安排工作順序。2、首先完成第一號(hào)事項(xiàng)，然后再去進(jìn)行第二號(hào)事項(xiàng)。過(guò)去則不是這樣，我那時(shí)往往將重要事項(xiàng)延至有空的時(shí)候去做。我沒(méi)有認(rèn)識(shí)到次要的事項(xiàng)竟占用了我的全部時(shí)間。現(xiàn)在我把次要事項(xiàng)都放在最后處理，即使這些事情完不成我也不用擔(dān)憂。我感到非常滿意，同時(shí)，我能夠按時(shí)下班而不會(huì)心中感到不安。3、我認(rèn)為，研討會(huì)后出現(xiàn)的一個(gè)最重要變化是，我更明確地確定了各項(xiàng)目標(biāo)。過(guò)去我從未迫使自己寫出要做的事和將它們排列出優(yōu)先次序。我發(fā)現(xiàn)，這樣做使我對(duì)各項(xiàng)目標(biāo)有了明確認(rèn)識(shí)，把需要做的事交給別人，自己則可集中精力去處理那些需親自做的事。4、對(duì)我有極大幫助的另一點(diǎn)是‘現(xiàn)在就辦’的概念。我有意識(shí)地盡力克服工作上的拖拉現(xiàn)象。我在困境中抓住一件事情就努力一次性給以處理，這使我亂七八糟的辦公桌上出現(xiàn)了極大的變化。實(shí)際上，推銷中心參加研討會(huì)的50名管理人員已經(jīng)把雜亂無(wú)章的辦公桌和人為的混亂列為第二號(hào)浪費(fèi)時(shí)間因素。墨西哥城推銷中心技術(shù)總監(jiān)維克托·米爾克1、我使用的最重要81美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹?guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年有2/3的時(shí)間都不在公司。他怎么會(huì)有時(shí)間和客戶溝通？關(guān)鍵在于授權(quán)。他聘用一些退休的主管來(lái)?yè)?dān)任這項(xiàng)工作。他把與客戶的電腦溝通工作都授權(quán)出去了，所以雖然他不與客戶直接溝通？仍然可以掌握到客戶需求。庫(kù)拉特還授權(quán)別人替代他到外界去演講。因?yàn)樗惺跈?quán)，所以他才有更多的時(shí)間。美電腦業(yè)著名企業(yè)家?guī)炖孛绹?guó)第二大電腦公司的總裁庫(kù)拉特，每年82時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些事情不重要——《名人管理時(shí)間的秘密》

時(shí)間管理其實(shí)就是做決策，是決策哪些事情重要，哪些83一、時(shí)間的本質(zhì)

1、時(shí)間是最稀缺的資源“時(shí)間是最稀有的資源；管理不了時(shí)間，其他的一切也都無(wú)從管理了?！?-彼得·杜拉克（PeterDrucker)一、時(shí)間的本質(zhì)

1、時(shí)間是最稀缺的資源“時(shí)間是最稀842、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界上是不均等的金錢對(duì)所有管理者是慷慨的和平等的每個(gè)人每星期共擁有168小時(shí)，其中56小時(shí)在睡眠中度過(guò)，21小時(shí)在吃飯和休息中度過(guò)，剩下的91個(gè)小時(shí)由個(gè)人支配的（每天13小時(shí)）2、時(shí)間是慷慨而公平的資源金錢、勞動(dòng)力和其他資源在這個(gè)世界上853、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏好也有所不同3、時(shí)間價(jià)值啟示不同能夠的對(duì)象時(shí)間價(jià)值是不同的，時(shí)間管理的偏86分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值1500062.07.750.1325000103.312.90.2235000144.618.10.3045000186.023.30.3955000227.328.40.4765000268.633.60.5675000309.938.70.65850003310000046每天工作8小時(shí)，每年242個(gè)工作日分析一：計(jì)算時(shí)間價(jià)值年薪每天價(jià)值每小時(shí)價(jià)值每分鐘價(jià)值150087價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值錢是一分一分掙來(lái)的，時(shí)間是一分鐘一分鐘擠出來(lái)的浪費(fèi)多少時(shí)間，就會(huì)浪費(fèi)多少錢規(guī)劃時(shí)間，讓有限的時(shí)間產(chǎn)生最大的效益和收益價(jià)值啟示你的每一天、每一小時(shí)、每一分鐘都有很大的價(jià)值884、時(shí)間自然法則總結(jié)（表三）4、時(shí)間自然法則總結(jié)（表三）895、時(shí)間浪費(fèi)分析5、時(shí)間浪費(fèi)分析90工作日寫實(shí)參見(jiàn)案例工作日寫實(shí)參見(jiàn)案例91時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

任務(wù)目標(biāo)不清

信息不足

領(lǐng)導(dǎo)決定拖延

同事拖延

溝通有去無(wú)回

機(jī)械工作太多

需要閱讀的資料太多

別人的打斷干擾

電話

缺乏時(shí)間計(jì)劃習(xí)慣

開(kāi)會(huì)

秘書太漂亮

人員能力不足

授權(quán)不足

自我紀(jì)律不夠

來(lái)訪客人太多

培訓(xùn)新員工

缺優(yōu)先順序

時(shí)間浪費(fèi)分析表（1）浪費(fèi)原因是否存在嚴(yán)重度

任務(wù)目標(biāo)不92時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

“救火”現(xiàn)象

臨時(shí)會(huì)議

要找人時(shí)找不到

垃圾電子郵件

檔案管理太差

疲勞

缺流程

照顧辦公室內(nèi)同事關(guān)系

缺工作焦點(diǎn)

缺管理工具

找我?guī)兔Φ娜颂?/p>

缺人手

身體不夠好

同時(shí)有太多目標(biāo)

太喜歡說(shuō)話，話匣子常開(kāi)

個(gè)性無(wú)法拒絕別人

做決定太倉(cāng)促

辦公室士氣太低

時(shí)間浪費(fèi)分析表（2）浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度

93時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）

浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度分1至5級(jí)，5為最嚴(yán)重

常犯錯(cuò)

常犯一樣的錯(cuò)誤

返工太多

秘書工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)

有責(zé)無(wú)權(quán)

同事﹑員工個(gè)人問(wèn)題太多

大家講關(guān)系，不能就事論事

人來(lái)瘋，好熱鬧

凡事自己來(lái)

凡事大家來(lái)

越級(jí)匯報(bào)

聆聽(tīng)習(xí)慣不夠

時(shí)間浪費(fèi)分析表（3）

浪費(fèi)原因是否存在Y是/N不是嚴(yán)重度

94時(shí)間浪費(fèi)分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？哪些是內(nèi)在（你）造成的？哪些外在因素是你可控制的？哪些內(nèi)在因素是你可消滅的？時(shí)間浪費(fèi)分析

哪些是外在（別人、環(huán)境）造成的？956、時(shí)間的管理切入點(diǎn)6、時(shí)間的管理切入點(diǎn)96重要結(jié)論（一）時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒、腦子、注意力、動(dòng)機(jī)一樣，時(shí)間運(yùn)用的主導(dǎo)權(quán)在個(gè)人。組織無(wú)法把它由個(gè)人身上取走，集中再分配。組織可以通過(guò)手段強(qiáng)迫一個(gè)人的身體，但無(wú)法強(qiáng)迫一個(gè)人的時(shí)間運(yùn)用。重要結(jié)論（一）時(shí)間難管，因?yàn)樗怯蓚€(gè)人支配的。正如情緒97時(shí)間是個(gè)性化的個(gè)人時(shí)間價(jià)值與組織時(shí)間價(jià)值存在巨大落差時(shí)間怎么管？時(shí)間是個(gè)性化的時(shí)間怎么管？98時(shí)間的唯一管理杠桿

時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理“高抗體”，但是，時(shí)間有一項(xiàng)其他高抗體所不具備的特性：時(shí)間是可度量的，度量的標(biāo)準(zhǔn)是人類一致的：每個(gè)人都有表；每個(gè)人的一小時(shí)都是60分鐘；每個(gè)人的一分鐘都是60秒。時(shí)間的唯一管理杠桿時(shí)間與情緒、注意力、動(dòng)機(jī)同屬管理99重要結(jié)論（二）時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性，與組織的目標(biāo)掛鉤，然后去管理這個(gè)掛鉤。時(shí)間本身是管不住的---無(wú)論你高興與否，手表都在走動(dòng)；“時(shí)間管理”或“管理時(shí)間”用語(yǔ)誤導(dǎo)，正確的說(shuō)法是：用時(shí)間的絕對(duì)可度量性作杠桿，管理一切其他的事務(wù)。重要結(jié)論（二）時(shí)間的唯一管理方式，就是把時(shí)間的絕對(duì)度量性100時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源金錢人力腦力設(shè)備辦公場(chǎng)地產(chǎn)品企業(yè)部門財(cái)務(wù)市場(chǎng)技術(shù)產(chǎn)品生產(chǎn)人力資源法務(wù)行政企業(yè)目標(biāo)盈利成長(zhǎng)市場(chǎng)占有率時(shí)間如何與目標(biāo)掛鉤？企業(yè)資源企業(yè)部門企業(yè)目標(biāo)101二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙二、認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙102時(shí)間殺手的分類時(shí)間殺手的分類103時(shí)間殺手的分類時(shí)間殺手的分類104您的問(wèn)題是什么？.5.您的問(wèn)題是什么？1.105明確你的價(jià)值觀確定你的目標(biāo)對(duì)你的目標(biāo)按優(yōu)先級(jí)排序明確你的任務(wù)對(duì)任務(wù)按優(yōu)先級(jí)排序三、有效的時(shí)間管理步驟三、有效的時(shí)間管理步驟106價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。我們有不同的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，它們形成我們個(gè)性的基礎(chǔ)，也是進(jìn)行時(shí)間管理的基礎(chǔ)。工作？家庭？友誼？愛(ài)情？健康？?jī)r(jià)值觀決定目標(biāo)排序價(jià)值觀是我們想和做的基本原則，是進(jìn)行時(shí)間安排的最基本的因素。107

目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈!為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？108成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話的注解。－－美國(guó)潛能大師伯恩·崔西語(yǔ)為什么需要目標(biāo)？成功就等于目標(biāo)，為什么需要目標(biāo)？109哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)60％目標(biāo)模糊10％有清晰但較短期的目標(biāo)3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷11025年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：27%的人沒(méi)有目標(biāo)

60％目標(biāo)模糊

10％有清晰但較短期的目標(biāo)

3％有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)

為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界社會(huì)的中下層面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn)：為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世111長(zhǎng)期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?事業(yè)目標(biāo)長(zhǎng)期的目標(biāo)應(yīng)該是可以鼓勵(lì)自己和推動(dòng)自己!!!長(zhǎng)期目標(biāo):個(gè)人目標(biāo)-是否有關(guān)于健康,休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?112短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推行–新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)劃(編寫每月生產(chǎn)報(bào)告)每周的行事安排每日的需要完成的工作短期的目標(biāo)應(yīng)該是現(xiàn)實(shí)的!短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃(例如推行–新系統(tǒng))113MBO法“剝洋蔥法”“多叉樹法”分解目標(biāo)MBO法分解目標(biāo)114Specific-明確的Measurable-可以量度的Achievable-可以達(dá)成的Realistic-實(shí)際可行的TimeBound-有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)Specific-明確的計(jì)劃目標(biāo)115命中是偶然的，打不中是必然的！如果沒(méi)有目標(biāo)如果沒(méi)有目標(biāo)116時(shí)間管理樹形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)時(shí)間管理樹形圖核心價(jià)值目標(biāo)設(shè)置次要任務(wù)主要任務(wù)117區(qū)分優(yōu)先工作區(qū)分優(yōu)先工作118花時(shí)間最多的事情？第四象限的雜亂瑣事—沒(méi)有壓力第三象限的日常事務(wù)—會(huì)響的轱轆有油喝花時(shí)間最多的事情？119高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以掌握時(shí)間的主動(dòng)權(quán)，保持生活的平衡，減少未來(lái)可能出現(xiàn)的危機(jī)高效時(shí)間管理的奧秘在第2象限。如果把精力集中于第2象限，可以120發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的情況將得到改善。如：學(xué)生干部培訓(xùn)、樓的文化建設(shè)維持任務(wù)指：完成這些任務(wù)可以維持你現(xiàn)在的情況。例如，每個(gè)月向?qū)W工部門上報(bào)困難學(xué)生情況、繳水電費(fèi)和辦公費(fèi)用發(fā)展任務(wù)通常由你的目標(biāo)衍生而來(lái)可以作為一項(xiàng)挑戰(zhàn)需要多加考慮發(fā)展任務(wù)與維持任務(wù)發(fā)展任務(wù)指：如果成功完成此項(xiàng)任務(wù)，你現(xiàn)在的121最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themainthingistokeepthemainthingthemainthingatalltimes-哲學(xué)家施格蘭最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要

Themai122你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃－甘特圖

二、周計(jì)劃－執(zhí)行事項(xiàng)清單

史蒂芬·柯維博士－“與時(shí)間有約”你是怎樣安排任務(wù)及編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃－甘特圖

二、123TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單124TODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做每天同一時(shí)間做將優(yōu)先次序?qū)懴掠勺钪匾氖虑閷懴耇ODOLIST-執(zhí)行事項(xiàng)清單每天做125四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?四、怎樣可以增加

你的生產(chǎn)力?1261.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率?1.你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣?127改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)將你每天必須用的文具放在上面(電話,時(shí)間表,筆記本,日歷,筆座…..)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開(kāi)128將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄改善工作環(huán)境1292.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:馬上處理只作參考?xì)w檔2.歸檔所有的文件和書信應(yīng)只分成三類:130歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW一些你需要這個(gè)星期完成的工作-FILE一些你需要?dú)w檔的文件-FILE有空才閱讀的書本-READ需要傳閱的文件-PASSON一些文件需要等待資料完成-PROGRESS歸檔系統(tǒng)一些你需要今天馬上完成的事情-DONOW1313.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對(duì)方-切記要留言,并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性,以確保對(duì)方回電打電話之前,要把事情重點(diǎn)寫下來(lái)

要談比較復(fù)雜的事情,可以先將文件傳真給對(duì)方先看,減少詳細(xì)解釋的時(shí)間備有有關(guān)文件自設(shè)時(shí)限3.如何處理電話/電郵如果找不道要通話的對(duì)方-切記要1324.處理會(huì)議每次召開(kāi)任何會(huì)議前,必須要緊