辦公用品管理制度所有規(guī)章

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔辦公用品管理制度所有規(guī)章一、總則（一）為加強(qiáng)辦公用品管理，規(guī)范辦公用品領(lǐng)用程序，提高利用效率，降低辦公經(jīng)費(fèi)，特制定本制度。（二）規(guī)定中的辦公用品分為固定資產(chǎn)和一般辦公用品。1、固定資產(chǎn)主要指：桌椅、公文柜、電腦、電話機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等。固定資產(chǎn)需要遵守固定資產(chǎn)管理制度。2、一般辦公用品包括剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀、簽字筆、鉛筆、信箋、信封、打印紙、復(fù)印紙、復(fù)寫紙、印刷品、印泥、釘書針、大頭針、夾子、圖釘、名片、賬冊、卷宗、檔案袋（盒）、標(biāo)簽、紙杯、計(jì)算器、電池等。3、員工應(yīng)對辦公用品應(yīng)本著勤儉節(jié)約、杜絕浪費(fèi)的原則。對于消耗品第二次發(fā)放起，必須實(shí)行以舊換新。4、每名員工須建立個(gè)人領(lǐng)用臺賬。4、辦公用品應(yīng)為辦公所用，不得據(jù)為己有，挪作私用。5、不得用辦公設(shè)備干私活，謀私利。不許將辦公用品隨意丟棄廢置。精心使用辦公設(shè)備，認(rèn)真遵守操作規(guī)程。二、辦公用品計(jì)劃（一）各部門根據(jù)本部門辦公用品消耗和使用情況，每月25日前編制并提報(bào)下月辦公用品領(lǐng)用計(jì)劃，部門負(fù)責(zé)人審批簽字后報(bào)行政管理中心。經(jīng)行政總監(jiān)審核后方交辦公用品管理員進(jìn)行登記申領(lǐng)。（附件：表1《部門辦公用品申領(lǐng)單》）（二）管理員核對辦公用品領(lǐng)用申請表單與辦公用品臺賬庫存后，編制《辦公用品申請購置計(jì)劃表》，經(jīng)行政總監(jiān)、董事長/總裁審批簽字后，將采購計(jì)劃單交由采購中心進(jìn)行采購。（附件：表2《辦公用品申請購置計(jì)劃表》）三、辦公用品購置（一）采購中心根據(jù)審批簽字后的《辦公用品申請購置計(jì)劃表》實(shí)施購買，并于月底完成。（二）采購員須經(jīng)常調(diào)查辦公用品供應(yīng)商及市場價(jià)格，保證最優(yōu)性價(jià)比和質(zhì)量。（三）臨時(shí)急需的辦公用品，由部門辦公用品負(fù)責(zé)人提出申請，經(jīng)部門總監(jiān)確認(rèn)，總裁批準(zhǔn)后購置。四、辦公用品的發(fā)放及領(lǐng)用（一）個(gè)人辦公用品的發(fā)放1、新員工入職每人按標(biāo)準(zhǔn)配備簽字筆一支、筆記本一本、文件雙夾一個(gè)、電話機(jī)一部。2、個(gè)人領(lǐng)用辦公用品應(yīng)據(jù)實(shí)填寫《個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單》，經(jīng)部門總監(jiān)審核并簽字后，交行政管理中心總監(jiān)審批同意，由管理員負(fù)責(zé)辦公用品的發(fā)放。（附件：表3《個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單》）3、管理員根據(jù)個(gè)人領(lǐng)取情況做出詳實(shí)登記，負(fù)責(zé)建立個(gè)人用品領(lǐng)取檔案，根據(jù)申請單對應(yīng)詳實(shí)填寫《個(gè)人物品領(lǐng)取登記表》。（附件：表4《個(gè)人物品領(lǐng)取登記表》）（二）部門辦公用品的發(fā)放1、剪刀、膠條、膠棒、橡皮擦、回形針、直尺、訂書器、涂改液、裁紙刀按區(qū)域分配，每辦公區(qū)分配一套（至少兩人一套）。2、計(jì)算器除必備部門配備外同樣按區(qū)域分配。3、管理員根據(jù)各部門已編制簽批的《部門辦公用品申領(lǐng)單》建立檔案，制《部門辦公用品領(lǐng)取登記表》，據(jù)表單如實(shí)發(fā)放所列物品，部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取后需簽字確認(rèn)。（附件：表5《部門辦公用品領(lǐng)取登記表》）（三）會議期間辦公用品管理規(guī)定1、公司會議期間會務(wù)組按需填寫《會務(wù)組用品申領(lǐng)單》，由會務(wù)組負(fù)責(zé)人審核簽字后交行政總監(jiān)審批同意后方可進(jìn)行領(lǐng)用。（附件：表6《會務(wù)組用品申領(lǐng)單》）2、管理人員認(rèn)真核實(shí)申領(lǐng)單后方可發(fā)放物品，同時(shí)要做好會議期間物品領(lǐng)取登記表，注明會議主題、時(shí)間、各會務(wù)組名稱、負(fù)責(zé)人、所領(lǐng)物品品名等等。以備核查。（附件：表7《會議期間物品領(lǐng)取登記表》）（四）電話、計(jì)算器、訂書機(jī)、文件欄、文件夾、筆筒、打孔機(jī)、剪刀、裁紙刀、直尺、起釘器、鼠標(biāo)、鍵盤等耐用辦公用品，已于員工入職時(shí)按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，原則上不再增補(bǔ)，如重復(fù)申領(lǐng)，應(yīng)說明原因或憑損毀原物以舊換新，杜絕虛報(bào)冒領(lǐng)。如人為損壞或遺失由個(gè)人負(fù)責(zé)賠償。五、管理員職責(zé)1、管理員須建立和登記辦公用品臺賬，定期核查所領(lǐng)物品登記表，做好辦公用品的購置、發(fā)放和庫存管理。2、管理員須定期或不定期盤點(diǎn)，查對臺賬與實(shí)物，保證賬實(shí)相符。3、管理員須防止辦公用品受潮、蟲蛀、損壞或丟失，保證辦公用品的功用和性能。4、管理員須根據(jù)辦公用品的消耗或領(lǐng)用情況，確定和保持合理的庫存種類和數(shù)量，以減少資金占用和保證正常使用。六、辦公用品的交接與收回員工因離職或工作崗位變動等原因需進(jìn)行辦公用品及固定資產(chǎn)的交接或收回時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守交接回收程序。1、移交人需逐項(xiàng)列出物品清單，接收人在監(jiān)交人的監(jiān)督下，仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，遇有毀損的要求移交人書面標(biāo)明，視該物品金額的大小情況，是否追究移交人（保管人）的責(zé)任，另行處理。2、管理員需據(jù)清單核實(shí)后填寫《辦公用品交接登記表》，存檔備查。若接收人為管理員本人時(shí)，管理員需仔細(xì)點(diǎn)驗(yàn)，并且做好登記入庫工作。（附件：表8《辦公用品交接登記表》）2010-4-22辦公用品單價(jià)表耐用品易耗品編號名稱單位/型號單價(jià)編號名稱單位/型號單價(jià)1裝訂機(jī)168全鋼210.001筆記本黑皮大號18.002電話機(jī)飛利浦145.002大本13.003索瑞特45.003小本5.004鍵盤雙飛雁50.004記事本仿皮7.005鼠標(biāo)雙飛雁30.005記事貼本2.006計(jì)算器1200V32.006賬本本14.007AL-2820.007口曲紙張0.458插線板10m8孔75.008紅色/包15.0095m3孔28.009印油瓶16.50103m10孔50.0010粘桌筆支3.5011簽字文件架個(gè)30.0011記號筆支2.8012文件架好的15.0012簽字筆盒22.8013普通11.0013支2.0014A4板夾個(gè)7.0014專用財(cái)務(wù)用筆0.38mm5.4815文件雙夾個(gè)4.8015水筆芯0.38mm4.3016資料冊100頁15.0016簽字筆芯盒14.001760頁10.0017圓珠筆支0.801830頁7.0018鉛筆支0.5019名片冊300頁12.0019旋轉(zhuǎn)拉桿夾個(gè)1.8020剪刀把3.5020拉邊袋個(gè)1.0021裁紙刀把3.0021拉桿夾個(gè)0.8022打孔器個(gè)8.5022裁紙刀片盒2.0023訂書器個(gè)8.5023不干貼包3.5024啟訂器臺3.0024修改液瓶3.0025檔案盒塑料7.0025雙面膠卷2.0026筆筒個(gè)5.0026膠棒15g1.9027直尺30CM/把3.0027小膠條卷0.502820CM/把2.0028橡皮擦塊1.5029垃圾筒個(gè)7.0029曲別針盒1.0030大膠袋座個(gè)15.0030釘書釘盒1.00表1：部門辦公用品申領(lǐng)單申請部門：年月日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量使用人備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字行政總監(jiān)簽字注：部門人員填寫→部門領(lǐng)導(dǎo)審核→行政管理中心簽批→管理員建檔后如實(shí)發(fā)放表2：辦公用品申請購置計(jì)劃單日期：年月日申請部門預(yù)計(jì)購置時(shí)間編號品名規(guī)格單位數(shù)量預(yù)算額度實(shí)際金額備注總裁/董事長簽字采購部門行政管理中心意見管理員注：管理員編制購買清單→行政總監(jiān)審核簽字→總裁/董事長簽批→采購部門采購。表3：個(gè)人辦公用品申領(lǐng)單日期：年月日所在部門申請人編號申請物品規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)取備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字領(lǐng)取時(shí)間注：此表填好，每周二領(lǐng)取。表4：個(gè)人辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門領(lǐng)取人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)總金額備注注：此表由辦公用品管理員負(fù)責(zé)登記、建檔。表5：部門辦公用品領(lǐng)取登記表所在部門部門負(fù)責(zé)人領(lǐng)取時(shí)間物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)備注/使用人注：此表由辦公用品管理員負(fù)責(zé)登記、建檔。表6：會務(wù)組用品申領(lǐng)單會議主題：會議時(shí)間：申請人：申請日期：編號物品名稱規(guī)格單位數(shù)量是否領(lǐng)到備注部門領(lǐng)導(dǎo)簽字行政總監(jiān)簽字注：會務(wù)組人員按需申請→會務(wù)組負(fù)責(zé)人審核→行政管理中心簽批→管理員發(fā)放。表7：會議期間物品領(lǐng)取登記表會議主題會議時(shí)間領(lǐng)取人/日期物品名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)總價(jià)備注表8：辦公用品交接登記表年月日日期物品名稱單位數(shù)量移交人所在部門接收人所在部門備注精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔電腦房制度規(guī)章第一節(jié)部門概述及組織結(jié)構(gòu)一、概述電腦在酒店的應(yīng)用越來越廣泛，酒店的電腦部直接擔(dān)負(fù)著對酒店經(jīng)營管理信息進(jìn)行科學(xué)、及時(shí)、有效地處理的責(zé)任。電腦部要負(fù)責(zé)酒店所有電腦的維護(hù)和保養(yǎng)工作，并不斷改進(jìn)系統(tǒng)，使酒店的信息管理系統(tǒng)完善、先進(jìn)、暢通。二、組織結(jié)構(gòu)財(cái)務(wù)總監(jiān)財(cái)務(wù)總監(jiān)電腦部經(jīng)理電腦部經(jīng)理電腦部主管電腦部主管電腦管理員電腦管理員第二節(jié)崗位職責(zé)及素質(zhì)要求一、經(jīng)理直接上級：財(cái)務(wù)總監(jiān)直接下屬：電腦部主管崗位職責(zé)1．全面負(fù)責(zé)酒店電腦系統(tǒng)，確保系統(tǒng)正常運(yùn)行。2．負(fù)責(zé)與其他電腦使用部門之間的協(xié)調(diào)工作。3．負(fù)責(zé)及時(shí)解決電腦系統(tǒng)中出現(xiàn)韻故障和問題。4．負(fù)責(zé)電腦部人員的工作安排及對系統(tǒng)管理員的崗位培訓(xùn)，使之達(dá)到系統(tǒng)管理的要求。5．制定電腦部電工的崗位職責(zé)、管理?xiàng)l例及在酒店緊急狀態(tài)下的應(yīng)急措施等，并督導(dǎo)屬下人員認(rèn)真執(zhí)行。6．檢查酒店電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，確保數(shù)據(jù)的安全和有效保存。7．設(shè)立酒店電腦系統(tǒng)的檔案，并負(fù)責(zé)檔案的管理。8．了解和掌握電腦業(yè)的發(fā)展動態(tài)，為酒店電腦系統(tǒng)的管理提出有效的建議。9．根據(jù)各部門實(shí)際情況，負(fù)責(zé)開發(fā)辦公自動化應(yīng)用模塊，并在應(yīng)用過程逐步修改完善。10．負(fù)責(zé)電腦部員工的當(dāng)值、考勤和考核工作，并根據(jù)員工表現(xiàn)，提出獎(jiǎng)懲意見。11．負(fù)責(zé)酒店電腦方面的保密安全工作。12．檢查員工紀(jì)律，關(guān)心員工思想工作情況，完成上級分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：事業(yè)心強(qiáng)，認(rèn)真負(fù)責(zé)，處事公道，團(tuán)結(jié)下屬，合作共事能力強(qiáng)。自然條件：男，年齡在30歲以上，身體健康。文化程度：大本以上(計(jì)算機(jī)專業(yè))學(xué)歷，電腦工程師。外語水平：中級以上英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：5年以上專業(yè)工作，其中2年以上酒店電腦主管工作經(jīng)驗(yàn)，助理工程師以上職稱。業(yè)務(wù)特長：具有業(yè)務(wù)實(shí)施能力和管理能力，熟悉電腦軟、硬件知識及財(cái)經(jīng)、酒店電工知識。有海外學(xué)歷及工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。二、主管直接上級：電腦部經(jīng)理直接下屬：電腦管理員崗位職責(zé)1．檢查酒店電腦管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告，確保系統(tǒng)運(yùn)行良好。2．負(fù)責(zé)對電腦系統(tǒng)軟硬件的日常維護(hù)工作，檢查電腦系統(tǒng)工作日記。3．指導(dǎo)并培訓(xùn)下屬員工，提高他們對電腦系統(tǒng)的認(rèn)識和操作技能。4．設(shè)置和修改酒店電腦操作人員的PASSWORD。5．定期對電腦系統(tǒng)及其各外設(shè)附件的接口進(jìn)行檢查，確保其運(yùn)行的可靠性。6．根據(jù)酒店的需要，對電腦系統(tǒng)的參數(shù)作出修改，并將修改過程記錄于電腦系統(tǒng)檔案。7．負(fù)責(zé)安排并指導(dǎo)電腦系統(tǒng)管理員為酒店各部門解決電腦使用過程中所出現(xiàn)的問題。8．積極向上司提出改善電腦系統(tǒng)管理的建議。9．積極參加培訓(xùn)，遵守酒店規(guī)章制度，搞好環(huán)境衛(wèi)生，完成上級分配的其他工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：責(zé)任心強(qiáng)，易于合作。自然條件：男／女，年齡28歲以上，身體健康。文化程度：大本(計(jì)算機(jī)專業(yè))學(xué)歷。工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上專業(yè)工作，其中2年以上酒店電腦操作經(jīng)歷，電腦工程師。業(yè)務(wù)特長：具有業(yè)務(wù)實(shí)施能力，熟悉電腦業(yè)務(wù)規(guī)范。三、電腦管理員直接上級：電腦部主管直接下屬：無崗位職責(zé)1．觀察系統(tǒng)主機(jī)運(yùn)行情況，控制機(jī)房溫度和濕度。2．掌握在緊急狀態(tài)下，系統(tǒng)的啟動及停機(jī)處理方法。3．熟悉系統(tǒng)軟件結(jié)構(gòu)和硬件的配置，掌握排除一般軟硬件故障的方法。4．定期維護(hù)保養(yǎng)系統(tǒng)打印機(jī)、終端機(jī)，并處理一般故障問題。5．負(fù)責(zé)記錄每天電腦系統(tǒng)工作日記。6．應(yīng)答電腦使用部門提出的各種有關(guān)問題。7．具體負(fù)責(zé)灑店DOS系統(tǒng)的日常維護(hù)及保養(yǎng)。8．具體負(fù)責(zé)酒店DBS系統(tǒng)的日常維護(hù)及保養(yǎng)。根據(jù)酒店前以部提供的數(shù)據(jù)，輸入最新的國際國內(nèi)長途代碼及計(jì)費(fèi)數(shù)據(jù)。根據(jù)餐飲部提供的菜牌，輸入最新的菜價(jià)。9．做好電腦機(jī)房每天輪值工作。10．建立每日電腦系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份，并注明標(biāo)記。11．指導(dǎo)夜審員做好每天數(shù)據(jù)更新工作。素質(zhì)要求基本素質(zhì)：責(zé)任心強(qiáng)，能與人合作共事。自然條件：年齡24歲以上，身體健康。文化程度：大專以上(電腦專業(yè))。工作經(jīng)驗(yàn)：2年以上專業(yè)工作，1年以上酒店電腦操作經(jīng)歷。業(yè)務(wù)特長：同電腦主任。第三節(jié)工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一、日常工作程序1．巡視1)值班人員每兩小時(shí)巡視檢查一次交換機(jī)、計(jì)算機(jī)、收款機(jī)主機(jī)、電話計(jì)費(fèi)終端、UPS電源的運(yùn)行是否正常、是否停機(jī)、有無告警、有無錯(cuò)誤代碼。2)每班巡視一次計(jì)算機(jī)系統(tǒng)各終端、打印機(jī)、收款機(jī)是否工作正常，是否有不正確的操作使用，是否有帶故障工作的設(shè)備。3)每班巡視一次電池室、配線室、維修間，檢查輔助設(shè)備是否工作正常，有無不安全隱患，包括：中繼電纜氣壓表、中繼電纜保安器、備用電池的供電電壓和充電電流等。4)每班巡視一次機(jī)房溫度濕度是否符合標(biāo)準(zhǔn)，是否出現(xiàn)其它異?，F(xiàn)象。5)遇到惡劣天氣或酒店出現(xiàn)緊急或重要情況時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)巡視。2.處理報(bào)修1)接到報(bào)修電話，應(yīng)問清報(bào)修的部門、設(shè)備的名稱、故障的現(xiàn)象，并做好記錄。2)在沒有處理主機(jī)或其它緊急故障的情況下，應(yīng)首先處理報(bào)修；并要親臨報(bào)修現(xiàn)場，檢查故障原因，處理故障。3)如遇到不有單獨(dú)處理或涉及其它部門的故障，應(yīng)請他人協(xié)助共同完成；如遇到影響各主機(jī)系統(tǒng)的故障，應(yīng)報(bào)告當(dāng)班主管、經(jīng)理乃至總工程師；如遇到需請外單位處理或需外修的故障，應(yīng)先向部門經(jīng)理申報(bào)。4)各部門安裝、移動電話機(jī)、傳真機(jī)應(yīng)在接到審批手續(xù)后再做處理；其它部門要求修改對酒店業(yè)務(wù)有影響的數(shù)據(jù)時(shí)，如房間總數(shù)、系統(tǒng)代碼等，應(yīng)有該部門書面通知，必要時(shí)要有主管的審批簽字；其它部門要求增加、修改、刪除各系統(tǒng)密碼時(shí)，應(yīng)有部門書面通知；客人要求修改電話等數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)有客人書面通知。5)報(bào)修完成后，應(yīng)記錄故障處理時(shí)間，處理方法