公司印章管理辦法

PAGEPAGE8印章管理辦法（修訂）第一章 總 則第一條為加強(qiáng)印章管理，規(guī)范用印程序,防范風(fēng)險，制定本辦法。第二條公司公章、法定代表人印章、合同專用章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章等印章。印章按授權(quán)審批權(quán)限主要分為公司級、部門級和班組級三類，其中：（一）公司級印章主要包括：1.公司公章；2.合同專用章；3.法定代表人印章；4.財務(wù)專用章；5.發(fā)票專用章；6.其它納入公司級印章管理的印章。（二）部門級印章主要包括：1.各部室的業(yè)務(wù)專用章；2.其它納入部門級印章管理的印章。（三）班組級印章主要包括：1.計量章；2.其它納入班組級印章管理的印章第三條中共公司支部委員會印章，按照相關(guān)規(guī)定管理。第四條本管理辦法適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書、證件、證書、財務(wù)報表、統(tǒng)計報表及對外簽署的合同、協(xié)議及其他須用印章的文本等。第二章 管理機(jī)構(gòu)和職責(zé)第五條綜合管理部是公司各級印章的歸口管理部門，其主要職責(zé)：（一）統(tǒng)籌公司各級印章工作管理，負(fù)責(zé)印章的申刻、移交、啟、停用備案、舊印章收繳及銷毀等具體實施工作。（二）建立公司級印章保管臺賬、日常使用登記臺賬，做好公司年度用印文件資料的整理和移交工作。（三）指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查公司各部門所屬的印章管理。第六條各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)業(yè)務(wù)專用章的管理，應(yīng)建立印章臺賬和使用登記臺賬，并定期或不定期對部門印章使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。第三章 印章刻制、啟用、停用、銷毀第七條因工作需要并符合規(guī)定刻制印章，經(jīng)授權(quán)管理部門書面申請（附件1），并經(jīng)公司批準(zhǔn)同意后刻制印章。（一）印章刻制需經(jīng)公司開具介紹信由公司綜合管理部統(tǒng)一辦理，公司級印章的形體、規(guī)格按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；（二）未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何部門和個人不得擅自刻制印章。第八條新印章在綜合管理部備案、留樣并回收舊印章（如有）后方可正式啟用。第九條有下列情況，印章須停用：（一）機(jī)構(gòu)撤銷、重組或更名的，其印章應(yīng)在有關(guān)決定文件生效之日起停止使用；（二）印章?lián)p壞，無法正常使用的；（三）印章遺失或被竊，聲明作廢的；（四）其它原因無需繼續(xù)使用的。印章停用后，保管單位于10個工作日內(nèi)填報《印章停用報告表》（附件2），并及時將停用印章送公司綜合管理部封存或銷毀。第十條舊印章需要銷毀時，須填寫《舊印章銷毀審批表》（附件3），經(jīng)公司批準(zhǔn)后由紀(jì)檢監(jiān)察小組進(jìn)行監(jiān)銷。第十一條公司綜合管理部應(yīng)建立印章刻制、啟用、收繳、封存、銷毀檔案（附件4）。第四章 印章日常管理第十二條印章日常管理（一）公司公章由綜合管理部專人負(fù)責(zé)管理；（二）合同專用章由綜合管理部負(fù)責(zé)管理；（三）法定代表人印章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財務(wù)管理部負(fù)責(zé)管理；（四）各部門印章由各部室專人負(fù)責(zé)管理；（五）班組級印章由其上級單位負(fù)責(zé)管理。第十三條印章應(yīng)存放在安全的位置，隨用、隨取、隨時入柜上鎖，使用時不得脫離保管人員視線。對需交接使用的印章或印章保管人變更時，應(yīng)及時辦理交接手續(xù)，明確責(zé)任，不得出現(xiàn)印章管理缺位的現(xiàn)象。第十四條印章日常管理單位應(yīng)指定專人（印章管理員）保管印章，并將部門級及以上印章的印章管理員報總經(jīng)理辦公室備案。其中財務(wù)專用章、法定代表人章不得由一人保管。第十五條印章管理員（一）印章管理員具體負(fù)責(zé)印章的保管，設(shè)立印章使用登記臺賬，并根據(jù)審批使用印章；（二）印章管理員不得私自委托他人代管印章，因事、病、休假等原因不在崗位時，印章管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)指定他人代管印章，印章管理員要向代管人員交接工作，交代用印時的注意事項。交接工作時，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，填寫《印章交接單》（附件5），登記交接日期、管理印章類別，交接人員簽字，印章管理部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后備存。印章管理員正常上班后，代管人員應(yīng)向印章管理員交接工作，登記用印的起止日期。實行管印人員登記備案制，以明確責(zé)任，落實到人；（三）印章管理員要堅持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格照章用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章管理員不予用?。唬ㄋ模┯≌鹿芾韱T應(yīng)及時維護(hù)印章，確保其清晰、端正；（五）印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場，印章管理員應(yīng)及時向印章管理部門負(fù)責(zé)人報告，并向總經(jīng)理辦公室備案，配合查處；（六）印章管理員離職時，其管理的印章記錄和檔案須作為員工離職移交工作的一部分。印章管理員離職時，須辦理印章的移交手續(xù)并填寫《印章交接單》后方可辦理離職手續(xù)。第五章 印章使用規(guī)定第十六條公司級主要印章的使用（一）公司公章（法人章）的使用1.辦理使用公司公章的事項，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在OA系統(tǒng)履行審批流程（廬江皖能公司用印申請流程），然后打印《用印審批單》，連同用印的文件一并交印章管理員，由其審核審批手續(xù)齊備后用??；2.子公司需使用省公司公章的，須由業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門在OA系統(tǒng)履行審批流程（子公司使用省公司印章申請），由省公司企業(yè)發(fā)展部代其在省公司用印，然后由對接專人取回相相應(yīng)用印文件；3.經(jīng)公司總經(jīng)理簽署的文件、業(yè)務(wù)報表等，可直接加蓋公司公章，但印章管理員仍應(yīng)進(jìn)行登記（附件7）；4.公司發(fā)文用印的，其用印按《收發(fā)文管理辦法》執(zhí)行；5.公司員工提取住房公積金、辦理收入證明和銀行卡用印的，其用印按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；6.公司公章用印的《用印審批單》及所用印的文件、資料、附件資料（資料較多的，封面和用印頁應(yīng)留存）作為用印憑據(jù)檔案由印章管理員留存；7.禁止在手寫文件上加蓋公司公章；8.禁止在空白的紙張、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書、業(yè)務(wù)報表和邀請函上加蓋公司公章；9.其他特殊情況需臨時使用印章的，需經(jīng)公司總經(jīng)理同意后用印，用印后及時補(bǔ)充審批手續(xù)。（二）合同專用章的使用1.對外簽署的合同或協(xié)議，應(yīng)按公司合同管理相關(guān)制度辦理審批程序；2.需使用合同專用章時，其用印審批程序按《合同管理辦法》執(zhí)行；3.用印的合同上應(yīng)當(dāng)先由合同授權(quán)簽約代表人簽字并注明年、月、日后，方可用??；4.禁止在手寫合同或內(nèi)容填寫不全的合同上加蓋公司合同專用章；5.對外簽署的合同或協(xié)議等，須在騎縫處加蓋合同專用章。（三）財務(wù)人員依相關(guān)規(guī)定權(quán)限及常規(guī)工作內(nèi)容自行使用法定代表人章、財務(wù)專用章、發(fā)票專用章的無須辦理本條第（一）項的審批程序。公司對外報送的各類業(yè)務(wù)報表（財務(wù)報表、統(tǒng)計報表等）及其他需用法定代表人章、財務(wù)專用印章的文本等，須按規(guī)定辦理用印審批手續(xù)；（四）公司級印章實行用印登記制度，印章管理員應(yīng)在每年一季度將上一年度的《用印登記簿》（附件7-1）及用印檔案資料經(jīng)過編目整理移交至公司檔案室存檔。第十七條部門級、班組級印章的使用（一）使用前應(yīng)填寫《用印登記薄》（附件7-2），且經(jīng)印章管理部門負(fù)責(zé)人同意后方可用印；（二）系統(tǒng)內(nèi)各單位之間來往文件如需用印，原則上以印章管理部門負(fù)責(zé)人簽字為主；（三）各單位應(yīng)對本單位下屬各班組（包括站場和項目部）印章使用和管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。第十八條印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。（一）公司公章的使用范圍主要為：1.公司發(fā)文；2.由公司出具的證明及有關(guān)材料；3.公司對外提供的財務(wù)報告；4.公司章程、協(xié)議；5.公司總結(jié)、報告；6.其它需要使用公司公章的。（二）公司合同章的使用范圍主要為：1.合同或協(xié)議；2.其它需要使用公司合同章的。（三）公司法定代表人章，主要用于需加蓋私章的合同、財務(wù)報表等各類文件；（四）財務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)；（五）部門級、班組級印章只能用于職責(zé)范圍內(nèi)和經(jīng)授權(quán)的事項，不得超權(quán)限使用。第十九條印章一般不得離開辦公場所使用，任何人不得私自攜帶印章外出辦理業(yè)務(wù)。確需外出攜帶使用的,應(yīng)由用印單位申請，注明外帶事由，經(jīng)公司批準(zhǔn)，印章管理單位同意后，由印章管理員或另行指定專人隨同辦理、監(jiān)印，且只能將印章用于申請事由。第六章 用印要求第二十條印章管理員必須嚴(yán)格執(zhí)行用印規(guī)定和業(yè)務(wù)操作程序，用印前必須檢查是否符合要求和范圍，是否經(jīng)有權(quán)審批人批準(zhǔn)等。用印的基本要求：（一）蓋印要端正、清晰；（二）蓋印的位置通常在文件、函的末尾或表頭處且騎年壓月；（三）如果在營業(yè)執(zhí)照、企業(yè)代碼證書、公司領(lǐng)導(dǎo)身份證的復(fù)印件上加蓋印章，應(yīng)加注“僅供辦理XX事項使用”字樣，并在此字樣上蓋?。唬ㄋ模┯≌鹿芾韱T用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋；第七章 附 則第二十一條綜合管理部定期或不定期會同財務(wù)管理部、紀(jì)檢監(jiān)察小組有關(guān)人員組成印章管理專項檢查組，對公司各單位印章使用和管理情況開展印章管理風(fēng)險排查。第二十二條違反本辦法規(guī)定使用印章，依情節(jié)輕重，對責(zé)任者分別進(jìn)行批評教育、經(jīng)濟(jì)處罰、解除勞動合同直至追究相關(guān)法律責(zé)任。第二十三條本辦法自發(fā)布之日起施行，原《公司印章管理辦法》同時廢止。第二十四條本辦法由綜合管理部負(fù)責(zé)解釋。1申請單位申請時間年 月 日印章名稱印章等級□公司級□部門級□班組級枚數(shù)申請原由印章用途授權(quán)管理單位授權(quán)批準(zhǔn)人申請人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理啟用備案信息收到日期啟用日期保管人舊印章回收（如有）□同步回收 □未同步回收，未回收原因（老章圖樣）（新章圖樣）移交人領(lǐng)取人領(lǐng)取日期

印章刻制（啟用）申請表附件2：印章停用報告表報告時間： 年 月 日申請部門停用時間年 月 日印章名稱枚數(shù)停用原因及處理意見(印章圖樣)依據(jù)材料上傳附件經(jīng)辦人印章授權(quán)管理單位負(fù)責(zé)人印章授權(quán)管理單位分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理總辦接收人（印章管理員）年 月 日3

舊印章銷毀審批表申請時間： 年 月 日銷毀部門總經(jīng)理辦公室經(jīng)辦人申請銷毀印章名稱枚數(shù)銷毀原因□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他□停用□損壞□其他銷毀時間年 月 日監(jiān)督機(jī)構(gòu)部門意見分管領(lǐng)導(dǎo)意見總經(jīng)理意見年 月 日年 月 日年 月 日銷毀情況實際銷毀時間年 月 日實際銷毀情況□按申請銷毀 □其他 銷毀人簽字監(jiān)督人簽字 印章管理辦法4：

印章刻制、啟用、收繳、封存、銷毀臺賬序號印章名稱印章級別刻制日期枚數(shù)使用情況銷毀情況備注啟用日期保管（使用）部門印章管保管人目前狀態(tài)停用日期銷毀日期銷毀人監(jiān)銷人□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效□有效□無效注：印章級別分為公司級、部門級、班組級等3級。13印章管理辦法印章管理辦法PAGEPAGE15附件5：印章交接單

編號：2019-001印章名稱枚數(shù)印章留樣級別□公司級□部門級□班組級交接單位□單位內(nèi)□單位間（移交單位： 接收單位： ）移交人接收人交接原因□請假 □臨時事項□職責(zé)調(diào)整□離職□其他 交接期限自 年 月 日至 年 月 日隨章移交資料（如有）特別說明任。管責(zé)任和用印責(zé)任均由新保管單位和印章接收人負(fù)責(zé)。移交人簽字年 月 日接收人簽字年 月 日移交單位負(fù)責(zé)人年 月 日接收單位負(fù)責(zé)人年 月 日注：單位內(nèi)部交接時，只在“接收單位負(fù)責(zé)人”處簽字。附件6：用印審批單（公司級）編 號填寫日期年 月 日用印單位是否個人事務(wù)□否□是印章類別□公司章 □法人章 □其他 受印單位經(jīng)辦人用印單位