祁建華-會議管理

高效會議的組織與實施1祁建華簡介東方視野教育培訓公司資深講師04年中國優(yōu)秀培訓師10強清華大學特聘講師,美國最大培訓公司阿拉莫公司授權講師（領導者之劍）美國科維培訓公司授權講師(高效人士的七個習慣）

美國領導力研究中心授權講師（情景領導）

經(jīng)歷：在國際500強企業(yè)從事管理15年（惠普/朗訊科技）在股份制企業(yè)，民企工作經(jīng)驗從業(yè)行業(yè)：IT業(yè)，通訊業(yè)，證券業(yè)，機械制造業(yè)職業(yè)經(jīng)驗：人力資源，行政管理，生產(chǎn)制造，培訓管理歷任：副總裁，人力資源部長，生產(chǎn)總監(jiān)，培訓中心主任

歷任社會職務：中國企業(yè)培訓與管理協(xié)會理事，北京外企人力資源協(xié)會會員，美國行政管理協(xié)會會員，中國人才研究會金融人才專業(yè)委員會會員單位代表24,會議中的應對處理常見的各類會議陷阱避開會議陷阱技巧與會者類型分析如何應對各類人5，會議的跟蹤系統(tǒng)會議備忘錄使用建立會議追蹤體系追蹤體系要點6，全公司級會議企業(yè)月度員工會如何組織月度員工會7，召集小型會議召集小型會的技巧開小型會的要點8,大型會議管理實務大型會議的操辦大型會議的管理范圍籌劃時的關注要點實施中的控制與管理案例演練高效會議組織與實施大綱1,會議的類別與角色正確樹立會議目的正式與非正式會議會議的類別會議主持人的角色會議的陷阱2,會議策劃建立效率模式選擇出席人如何策劃會議會議計劃表的規(guī)范會議室的安排會議工具的準備3,會議溝通技巧讓參會者有準備而來科學地安排時間主持會議人的職責會議中的管理手段發(fā)言與傾聽總結會議的能力3高效會議組織與實施目的了解如何減少會議次數(shù)學會如何減少會議時間掌握怎樣推動/執(zhí)行會議決議確定合適人員參加會議有效地解決問題有效的會議追蹤學會安排各種類型會議防范各種會議中的障礙與疏漏4企業(yè)會議的通病各類會議多，一個接一個經(jīng)理人埋頭于文山會海里沒有統(tǒng)籌安排各類會議沒有在年初統(tǒng)一規(guī)劃各類會議會議成效差會議通知草率會議通知只提開會，不告知內(nèi)容參會人來不及/無法準備隨意選擇與會人會議不能準時結束會議沒有追蹤系統(tǒng)檢討你們企業(yè)有哪些通??？5會議的一般類別正式會議非正式會議研討會工作會計劃/總結會演講會碰頭會電話會工作餐會員工會即興會1,會議的類別6生產(chǎn)型企業(yè)會議類別1,會議的類別研發(fā)會運營會采購會供應會生產(chǎn)會計劃會質(zhì)量會IT會財務會人事會7

新產(chǎn)品上市發(fā)布會挑戰(zhàn)全國前三強誓師大會

2002年營銷戰(zhàn)略研討會解決近期品質(zhì)問題小組會議集團運動會籌備小組會議會議的類別細分1,會議的類別8會議的類別細分股東會高層決策會業(yè)績回顧會年初動員會董事會客戶調(diào)查會計劃工作會質(zhì)量工作會新聞發(fā)布會客戶聯(lián)誼會員工聯(lián)歡會深入基層會午餐會專題報告會進度會落實任務會產(chǎn)品發(fā)布會提案會1,會議的類別9適合的參會人數(shù)1,會議的類別類別規(guī)模形式目的周期Forum論壇〉100人多人演講可以不同觀點、議題年度Council研論會<50人聽講并可以評論討論并決策季度Committee委員會<12人發(fā)言機會平等討論并決策短，頻度大10舉辦會議的自問為什么要開會？真的有必要開會嗎？確立會議的目的會有那些阻力？--人員，--場地，--資金，--資料，--反對派，--時機，--設備，--其他沖突如何尋求支持？--會議成功要素2,會議的策劃11舉辦會議的成功要素會議前的準備會議中的控制與會人的培訓會議服務會議后的追蹤2,會議的策劃12舉辦會議的自問舉辦會議目的問題目標成本--會議成功要素2,會議的策劃1380:20定律投入產(chǎn)生產(chǎn)出消耗80%的時間（占多數(shù)次要的問題）80%的效果花費20%的時間（占少數(shù)重要的問題）產(chǎn)生20%的效果原則：會議中先解決少數(shù)重要的問題，再解決多數(shù)不重要的問題2,會議的策劃1480:20原則的應用報紙工作任務工作匯報會議內(nèi)容電話客戶貢獻銷售產(chǎn)品功能家務活超市貨物廢品生產(chǎn)成本2,會議的策劃15策劃企業(yè)全年會議列出全體部門部門會議類別生產(chǎn)淡季/旺季列出跨部門會議規(guī)劃草案與各部門溝通調(diào)整計劃公司會議達成共識向全體經(jīng)理公布按計劃執(zhí)行2,會議的策劃16主要方面注意要點檢查開會目的本次會議是否真正需要，是否只是流于形式的會議？有無其他替代辦法？如有，什么可取代？開會的目的是否明確？設定要項方面開會的時機，時間是否妥當？旺季/淡季開會的場所是否合適？會被占用否邀請的與會人員是否恰當？開會通知方面所有與會人員是否全部通知到了？會議的主旨，議題是否告知所有與會人了？是否事先通知與會人員就會議議題做準備？三日為請是否通知與會人員事先準備有關資料？會議準備方面是否就議題的順序和時間安排妥當？會前是否應該分發(fā)參考資料？重要，避免引起驚訝是否要做應變準備？是否要安排好會議記錄？是否安排好各種設備？會議準備檢查表2,會議的策劃機見表層。3。417會議領導人的角色主持人參與者聽眾指導者觀察員2,會議的策劃18會議的三項功能信息收集書面簡報數(shù)據(jù)圖表流程圖圖象做出結論分析判斷推理預測方案評估供決策/做決策溝通與分析問題主導控制問題的要因確認要因，幅度大小，區(qū)域所在，趨勢問題的風險3,會議的溝通技巧19會議的組織模式場地佈置會議規(guī)劃會議協(xié)調(diào)總體計劃設備佈置時間管理規(guī)則書面文件形式記錄形式主持人風格服務人員3,會議的溝通技巧20主持工作例會技巧

控制會議效率會議結論提升效能制定規(guī)范，率先垂范點人發(fā)言技巧提案下結論技巧會后個別咨詢代替表決重復綱要式分階段開會式主持人暗示方式文件補充溝通上級參與界定問題重點處理問題方向目標標準下手點行動原則可能的效應完成任務實效分離主題為子題，先議子題舉例說明式意見人的參與式下屬參與式技術簡報式播放VCD/錄像式氣氛感染式3,會議的溝通技巧21主持會議技巧

綱要準備文字布達委托下屬溝通，得出共識，作出決策同向解決整體，個體沖突化解決分段開會法決策性分工休息式溝通移交下屬溝通法會后企劃法對于會中的不同意見，討論的方向及邏輯必須要同向與解決問題，而不是逆向討論或分叉討論3,會議的溝通技巧22讓參會者有準備3,會議的溝通技巧計劃安排提前預告時間表與會人23會議與行醫(yī)的類比3,會議的溝通技巧會議行醫(yī)有什么問題建立病例分析研究問題研究病癥檢查，分析數(shù)據(jù)望，聞，問，檢查討論解決方案開處方，選方案有哪些方案可行方案訂立方案做手術24會議通知案例各位經(jīng)理：茲定于下星期三（4月26日）召開生產(chǎn)運營會。時間從下午14點至17點。請各位經(jīng)理于下星期一務必告知你部門的會議議題，發(fā)言時間，各類需要在會議上分享的信息，以便能夠幫你提前安排。請采購部，計劃部，質(zhì)量部，工程部，倉儲部生產(chǎn)部，設施部各位經(jīng)理準時參加。順致敬禮！

祁建華

2002年4月22日3,會議的溝通技巧25會議時間安排原則3,會議的溝通技巧職業(yè)健康保護注意力曲線安排一目了然26注意力效率曲線51015202530354045505560100%80%60%40%20%0會議前要注意安排議程及休息醫(yī)學科學家建議：連續(xù)工作1小時要休息，時間以10分鐘為宜3,會議的溝通技巧2702年第4次運營會議

時間

主題負責人14:00-14:10ActionItemReviewQiJianhua14:10-14:20RibbonFiberAnalysisZhaoShengbo

14:20-14:25OperatorTShirtQiJianhuaLaborprotectionshoes14:25-14:40EngineeringY2KIssueDanielRaoRibbon#4033rdLineupdate14:40-14:55PCD/WarehouseFiberRockyChenFiberUtilizationFiberStock14:55-15:10TemperatureChamberChemecalStorageHaoGangForkLiftmaintanance15:10-15:25RawmaterialtestingRibbonCindylinecapacityanalysis15:25-15:402ndhalfrawmat.planXiaolei15:40RoundTableAll15:40—16:00Wrapup3,會議的溝通技巧規(guī)劃一次會議議程28有效控制會議申明時間表按時間表進行發(fā)言點名時間控制黃牌提示紅牌罰下圓桌發(fā)言3,會議的溝通技巧29需要定義團隊需要修訂和增加團隊功能團隊功能：知識，經(jīng)驗，傳統(tǒng)，對事務的判斷，對事務的理解團隊內(nèi)對決策持反對態(tài)度者只有10％，90％則是事前沒有溝通造成團隊內(nèi)分享知識和經(jīng)驗的能力叫做組織智商有效控制會議3,會議的溝通技巧30重要事宜為先團結性事宜為先會有爭論的議題嚴格設定時間1.5小時以內(nèi)為宜可以精簡的事宜可在會前10-15分鐘內(nèi)小議不要念數(shù)據(jù)，要匯報問題與偏差不要只談問題，沒有建議方案不要只提方案，沒有執(zhí)行措施有效控制會議3,會議的溝通技巧31可以終止會議3,會議的溝通技巧需要有更多的事實，數(shù)據(jù)參考需要了解那些沒有提出過的觀點參會人需要和其他人討論決定時間不夠該事宜可由少數(shù)人會議決定即可詢問：我們花費這麼多時間爭論，價值在哪？32會議中的常見陷阱開小會時間失控領導離開設備壞掉當事人未出席權威不夠信息不全相互攻擊議題失控中途溜號資料不足4,會議中的應對處理不積極參與唱反調(diào)33如何防范會議陷阱設備壞掉領導離開議題失控會期測試后備元件支援人員強調(diào)準時告知眾盼告知成本休會等待會前溝通議程表提醒鬧鐘打斷終止4,會議中的應對處理34如何防范會議陷阱資料不足當事人未出席中途溜號資料備份提前發(fā)放專人檢查會前提醒代理出席會后告知罰款制度會前協(xié)議會中監(jiān)督會后通報罰款制度開小會申明規(guī)則沉默等候噓聲提示會后單議4,會議中的應對處理35如何防范會議陷阱時間失控權威不夠信息不全相互攻擊鬧鐘提醒紅黃牌制肢體語言強行終止提議對事相互贊揚真誠幫助分析問題借助老板請人主持申明紀律吁請幫助征求信息會前反饋專題小組呼吁提供4,會議中的應對處理36與會者類型分析爭吵者盤問者大人物不感興趣拒絕者怯場者發(fā)言癖萬事通積極者4,會議中的應對處理37不同類型人的對策爭吵者盤問者大人物不感興趣拒絕者怯場者發(fā)言癖萬事通積極者保持冷靜，客觀，促使團隊否決他的發(fā)言讓他總結會議成果，有意識把他引入討論要求團隊對他的發(fā)言表態(tài)有策略地打斷其發(fā)言，規(guī)定發(fā)言時間提出容易，直接的問題，加強他的自信心把他的提問交給團隊認可他的知識，能力和經(jīng)驗通過“是的，可是”等回答的技巧進行不直接批評對他的工作領域提問，給出符合他興趣范圍的例子4,會議中的應對處理38提高會議成效的要領1.要嚴格遵守會議的開始時間。2.要在開頭就議題的要旨做一番簡潔的說明。3.要把會議事項順序與時間的分配預先告知與會者。4.在會議進行中要注意如下事項：

(1)發(fā)言內(nèi)容是否偏離了議題?(2)發(fā)言內(nèi)容是否出于個人的利害?(3)是否全體人員都專心聆聽發(fā)言?(4)是否發(fā)言者過于集中于某些人?(5)是否有從頭到尾都沒有發(fā)言過的人?(6)是否某個人的發(fā)言過于冗長?(7)發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結論推進?5.應當引導在預定時間內(nèi)做出結論。6.在必須延長會議時間時，應取得大家的同意，并決定延長的時間。7.應當把整理出來的結論交給全體人員表決確認。8.應當把決議付諸實行的程序理出，加以確認。會議主持技能4,主持定期會議的要點39引導參與技巧

制定規(guī)范，率先執(zhí)行

點人發(fā)言技巧，點弱不點強

提案結論技巧

會后單獨詢問代替表決

重復綱要式

分階段開會式

主持人暗示方式

文件補充溝通4,主持定期會議的要點401.發(fā)言時不可長篇大論，滔滔不絕

(以15分鐘為限)2.不可從頭到尾沉默到底。3.不可取用不正確的資料。4.不要盡談些期待性的預測。5.不可做人身攻擊。6.不應打斷他人的發(fā)言。7.不要談到抽象論或觀念論。8.不可對發(fā)言者吹毛求疵。9.不要中途離席。會議禁忌

4,主持定期會議的要點41會議中的溝通技巧

4,主持定期會議的要點避免公事公辦私下溝通出示方案尋求支持達成一致想到不同意見提出共同方案提請決策42溝通的策略溝通前：想好目的規(guī)劃策略溝通的熱身溝通中：不要單刀直入堅持目的讓對方了解，取得對方理解了解對方的觀點取得對方支持溝通后：感謝對方的時間與對方保持聯(lián)系回報對方4,主持定期會議的要點43主持人結論界定問題重點處理問題方向目標標準著手范圍行動原則期望的效果截止期限5,會議的跟蹤系統(tǒng)44會議后的檢查詢問與會者對會議的動機和目的是否明確？確保每人是否即使得到議程和資料？會議是否準時開始？是否遵守議程安排？是否達到會議目的？任務是否分配妥當？任務是否都規(guī)定了完成期限？會議中有多大比例的時間是缺乏效率的？5,會議的跟蹤系統(tǒng)45會議落實步驟目標消化工作時序人力調(diào)配督導兼施人性管理肯定鼓勵管理稽核綜合技巧體會，了解工作目標每一階段制定工作時間量，確認完成點評估可動用人力，配合完成工作的時間分點，以期最優(yōu)化調(diào)配自上而下的壓力式監(jiān)督方式，兼有輔導方式將執(zhí)行方案用產(chǎn)品/服務的行銷方式推介給“用戶”，使下屬接受并努力完成以各種激勵方式使員工建立自信，以積極態(tài)度實施工作進行過程中以各種行政手段強化管理月，周，日計劃法，項目管理法，稽核分析法5,會議的跟蹤系統(tǒng)46會議的跟蹤系統(tǒng)5,會議的跟蹤系統(tǒng)跟蹤是企業(yè)文化的延伸跟蹤是承諾文化跟蹤是執(zhí)行力的最佳體現(xiàn)跟蹤體現(xiàn)經(jīng)理人的工作能力跟蹤能考問人們的責任心47會議的跟蹤系統(tǒng)5,會議的跟蹤系統(tǒng)決策一定要有人承諾行動要承諾完成的時間要承諾完成的標準使用標準表格工具如有困難當即尋求支援下次會議一定匯報進程追蹤沒有結果時不進行會議48會議措施行動案例

NoAction行動措施Owner負責人ActionStart開始日期ActionDue到期日1Alldatareportdelivered1daybefore全部數(shù)據(jù)報告一天前送交QiJianhuaJun.8Ongoing進行中2Firealarmsystemcontract火警系統(tǒng)合同簽定HaoGang26-May28-May3Heatingcabinetmotorrepairreport加熱柜引擎維修報告ZhaoShengbo5/26/1999Ongoing進行中4<=48Fiberreelstandard48芯光纜盤標準Daneil

Rao28-May8-Jun5Cablereelreceivingprocesscontrol收纜流程控制CindyLin27-May8-Jun671%fiberrewindinganalysis71%復繞率分析CindyLin26-May8-Jun7Ribbon/printinginquirywithAKXiaolei27-MayOngoing8LaborprotectionshoesHaoGang28-May8-Jun9TruckliftmainContractevaluationHaoGang26-May4-Jun10OTDR(coloring/printing)analysisXu

Rendong27-May3-Jun11Coloring/fiberprintingp.clinkMRPIIrequirementQiJianhua27-May28-May5,會議的跟蹤系統(tǒng)49公司月度員工大會6,公司月度員工大會企業(yè)的溝通體系讓員工了解企業(yè)的橋梁企業(yè)全員參與各部門負責人親臨全面介紹企業(yè)各領域活動對特殊員工的表彰員工參與企業(yè)的管理活動員工的生日慶賀回答員工的問題50員工月度交流會WHEN10:00--10:0510:05--10:2010:20--10:3010:30--10:4510:45—11:0011:00—11:1011:10-–11:2511:25–11:4011:40—11:4511:45—12:00WHATWHO會議議程介紹公司狀況通報銷售進度/業(yè)績財務狀況近期主要公關活動美國總部新聞本月特殊員工好建議活動員工生日答疑解惑LarryThomasJennyDavisBernardPetersonAlbertNancyJimmyThomas6,公司月度員工大會51小型派工/碰頭會

老板交辦任務會前溝通找出障礙消化/目標/計劃研判/聆聽/原則分析/方法/規(guī)格例行會議方向/職責/順序會后建立共識支援/激勵/追蹤7,小型派工會52小型派工/碰頭會

時間簡短--半個小時主題單一簡潔傳達明確困難障礙清晰各方會前溝通確保采取措施可以站著開會7,小型派工會53中大型會議管理會議費用會議場地人員范圍會議公告嘉賓邀請會議接待對外協(xié)調(diào)專題小組住宿事宜餐飲安排會場控制價格談判--操辦大型會議文件制作8,主持大型會議要點54中大型會議管理1會議費用人員范圍文件制作場地費餐飲費茶點費*2住宿費租車費司機費紅包橫幅費臨時房警察費記者費禮品費規(guī)劃內(nèi)容特約寫稿稿件組織文本審查文本匯編文本制作文本發(fā)放總結制發(fā)市場部公關部銷售部行政部人力部售后服務IT人員秘書處外包人員--操辦大型會議專題小組參加部門經(jīng)驗人員總指揮部禮儀制定8,主持大型會議要點55中大型會議管理2會議場地會議公告嘉賓邀請檔次確定場地選擇價格談判停車場地指示牌位桌椅擺放名簽準備橫幅制作音響系統(tǒng)音響師電腦系統(tǒng)屏幕系統(tǒng)公告起草部門確認時間地點會議要求與會人員會議日程會議事項嘉賓確認發(fā)邀請人請柬制作發(fā)言確認發(fā)言稿件機場接站住宿安排餐飲陪同返程機票講課費用隨從人員禮品頒發(fā)--操辦大型會議8,主持大型會議要點56中大型會議管理3餐飲安排價格談判對外協(xié)調(diào)通知記者廣告公司攝影攝像數(shù)字傳送禮品制作禮品發(fā)放公安部門相關部門招待晚宴桌簽制作桌位安排陪同人員酒水標準飲料標準司機招待媒體招待場地價格餐飲價格茶點價格住宿價格服務費用剪彩價格娛樂價格同聲傳譯--操辦大型會議8,主持大型會議要點57中大型會議管理4會場控制會議接待住宿事宜確認航班接站牌名司機指定班車協(xié)調(diào)專人接站入關事宜預定房間標準確認電話開通酒吧控制娛樂消費娛樂票證會后留住人走銷房發(fā)日程表定主持人入場準備提醒鬧鐘場下示意音響監(jiān)督電腦操縱服務人員緊急服務休息時間平行會場注冊參加講臺尺寸--操辦大型會議8,主持大型會議要點58舉辦大型會議管理練習設想你奉命負責籌辦一次全體經(jīng)銷商的年度定貨大會，請舉列要考慮的事項及日程安排請先畫一張流程圖，然后再考慮事項安排地點：桂林日期：10月15日時間：3天與會人員：300人左右主要內(nèi)容：經(jīng)濟學家預測明年經(jīng)濟形勢知名企業(yè)家現(xiàn)場演講政府某部的科技司司長講話桂林市分管工業(yè)副市長講話公司總裁講話銷售總經(jīng)理講話研發(fā)總監(jiān)講話全國各大區(qū)經(jīng)銷商代表發(fā)言（9人）每晚需安排晚宴會后安排二天陽朔旅游8,主持大型會議要點59新辦公樓開業(yè)典禮15:00pm貴賓到達登記15:30pm新辦公樓開業(yè)歡迎致辭--BernardChoo15:35pm致辭講話--Dr.WilliamR.Spivey博士–LTNPG事業(yè)部副總裁15:40pm賀禮致辭--北京市副市長劉海燕15:45pm董事長葉培大教授講話15:50pm朗訊科技公司中國區(qū)總裁

Mr.MichaelC.Chan講話15:55pm剪裁儀式--byDr.Spivey,Mr.LiuHai

YanandProf.Ye

PeidaandMr.MChanWilliamR.Spivey16:00pm奠基石的揭幕式--byDr.WilliamR.Spivey&ViceMayorMr.LiuHai

YanWilliamR.Spivey16:05pm