現(xiàn)代公司文書處理條例

精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔八、公司文書處理制度（一）總則第一條范圍本公司文書處理均按本制度執(zhí)行。在特殊情況下的應(yīng)急處理，事后也須按本制度補齊有關(guān)手續(xù)。第二條定義本制度所指文書，包括以下內(nèi)容：1．高層決策文書以及基層下達(dá)的文件。2．部門會議文書與轉(zhuǎn)閱文件。3．合同書、證券、證書和勞動協(xié)議書。4．志愿書、違約收文、往來公文、專利證明和注冊登記文書。5．收支預(yù)算與決算書、賬本票據(jù)、憑證、各種明細(xì)表、各種規(guī)定與計劃書。6．往來書信、電報、任命書、意見書。7．各種報告、各種統(tǒng)計表。其中“1”與“2”項文書的處理，原則上按會議決定處理。第三條類別劃分上述文書按機密程度、可劃分為以下幾類：1．機密文書（1）絕密。（2）秘密。（3）保密。2．普通文書，即機密文書以外的文書。3．其他文書，如公開發(fā)行的書籍、雜志、報紙，以及調(diào)查資料類的印刷品或復(fù)印謄寫物品的。第四條適用原則（二）文書的收發(fā)第五條收發(fā)到達(dá)本公司的文書，原則上由總務(wù)部或者另行規(guī)定的其他部門接受。所有文書按下列原則處置或送發(fā)：1．普通文書全部由接受部門開啟或開封。啟封時，編上文書的收發(fā)編號，注明收發(fā)日期；在文書登記簿上作好登記；由接受部門的主管，或者由指定的文書保管員送交有關(guān)部門有關(guān)人員；文書當(dāng)事人必須簽名蓋章領(lǐng)取文書。但是不涉及特別事項的文書，可以簡化登記手續(xù)。2．絕密文書或親啟文書，必須直接送交當(dāng)事者，由文書當(dāng)事者開封與處置。第六條制度時間外的處理1．值班人員能夠判定為是緊急重要的文書，或者直接寫給公司高層領(lǐng)導(dǎo)的文書，應(yīng)立即通知秘書室主任；其他次重要文書，只需通知收發(fā)室的主任，并按其指示處理。2．所有到達(dá)的文書，值班人員都必須一一作好登記，于此后第一個工作日早晨轉(zhuǎn)交收發(fā)室。第七條收發(fā)決定所有文書的接受、轉(zhuǎn)交、登記與領(lǐng)取事宜，都必須由收發(fā)室主任做出決定與指示。第八條設(shè)立信使在文書的接受與處理過程中，各部門間經(jīng)常需要相互傳遞文書；因此，在文書檔案室設(shè)一名信使，來回傳遞各類文書。（三）文書的處理第九條處理原則文書處理的基本原則是“準(zhǔn)確”與“及時”，并且明確文書處理的責(zé)任者。第十條成文原則凡重要的往來交涉，都必須形成“文書”或形成記錄，即使情況特殊，也必須事后追憶，形成“備忘錄”。第十一條特例對那些并不重要的事項，或者通過電話、會面等簡單形式處理的事項，只需要事后將處理結(jié)果的要點記錄下來即可。第十二條處理手續(xù)領(lǐng)取文書的部門，按下列規(guī)定及時予以處理。1．凡重要事項，或者異常事項，應(yīng)立即向所在部門主管做出報告，并逐級向上請示，必要情況下必須與其他部門取得聯(lián)系，等候并按照上級指示，處理文書中涉及的有關(guān)事項。2．如果文書中涉及的事項，與其他部門有關(guān)，必須在與其他部門取得聯(lián)系后達(dá)成一致意見再行事。3．在具體處理時，如果認(rèn)為有必要請其他部門做出配合，并且其他部門提供配合需要一定的時間，在這種情況下，應(yīng)事先征得對方的意見。4．如果事情涉及兩個以上的部門，并且難以判斷由何部門出面主持時，應(yīng)聽取其他部門的處理意見。第十三條防止拖延文書檔案部門有責(zé)任督促有關(guān)部門處理文書指定的事項，以防止文書的處理延遲或停頓，如發(fā)生延遲或停頓現(xiàn)象，應(yīng)立即交文書檔案部門處理。第十四條重要文書的保管機要或絕密文書以及其他重要文件，必須存放在帶鎖的檔案文件柜中，予以嚴(yán)格保管。文件柜的存放，必須選擇在發(fā)生意外時，能夠安全、迅速轉(zhuǎn)移出去，放在容易發(fā)現(xiàn)的醒目位置。（四）文書的制作第十五條用紙的規(guī)格制作文書的用紙，除特殊情況外，原則上采用規(guī)格。第十六條字句文書應(yīng)以簡單明了的文體記述，采用標(biāo)準(zhǔn)的簡體漢字，避免使用艱澀的詞句。第十七條文體全部文書一律采用書面文體。第十八條復(fù)印絕密文書未經(jīng)主管認(rèn)可不得擅自制作或復(fù)印副本，在特別有必要的情況下，必須注明包括正本在內(nèi)共復(fù)印多少份，送往何部門等等。第十九條署名在文書發(fā)送與轉(zhuǎn)交時必須按下列要求署名，特殊情況或有專項指示的情況除外。1．代表公司名義締結(jié)的合同書、往來公文、公司公告及向政府機構(gòu)提交的報告，全部署名“董事會代表”。2．對外廣告及宣傳，采用公司名稱。3．除此之外的文書，署上相關(guān)業(yè)務(wù)部門名稱，以及部門經(jīng)理的職務(wù)與姓名。不重要的文書，只需署上經(jīng)辦人姓名。（五）文書整理第二十條編寫符號各種文書都必須按整理的要求編寫符號，表示文書的類別，再按符號編輯數(shù)字符號，給各文書排序，以便于檢索。第二十一條文書的符號與編號按下列規(guī)定使用：1．表示部門名稱的符號，用部門名稱的第一個漢字，如制造部門、工藝室，用“制、工”表示。2．文書類別直接用“絕密”、“密”等字樣表示。3．各種文書，按先后順序用自然數(shù)排序編號。4．同一文書或同一名稱的文書，追加一組自然數(shù)，用“-”隔開，如“制、工、密0015-001”。編號按年度更新。第二十二條填寫文書登記簿所有文書的符號與編號都必須填寫在“文書登記簿”上。第二十三條整理文書處理完結(jié)之后，按文書的符號與編號進行編輯整理。將大部分沒有必要查詢與翻閱的歸為一類進行；另一類需要經(jīng)常查閱的文書，盡管文書處理已經(jīng)結(jié)束，但文書的效用還沒有終結(jié)，仍需要單獨整理。第二十四條保管文書整理后，大量不重要的文件直接送總務(wù)部門保管，其他少量的重要文書，在一定的期限內(nèi)由責(zé)任部門妥善保管。（六）文書的送發(fā)與交接第二十五條主管部門全部文書的發(fā)送與交接，由總務(wù)部負(fù)責(zé)。在特殊情況下，公司內(nèi)文書的送發(fā)與交接，由相應(yīng)的部門負(fù)責(zé)。第二十六條絕密與親啟文書絕密與親啟文書必須加封，并在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣的印章。第二十七條轉(zhuǎn)交郵寄予面呈送交的重要文書，必須在封面上加蓋“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”字樣印章，分別表示“可以由專職傳遞員以外的人員轉(zhuǎn)交，或在書信接受者不在的情況下留下文書，囑咐由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”；“可以通過郵寄傳遞的文書”；“必須由指定傳遞者當(dāng)面呈交的文書”。第二十八條填寫送發(fā)登記簿所有送發(fā)文書，按“轉(zhuǎn)交”、“郵寄”與“面呈”，分別填寫送發(fā)登記簿。對于“面呈”文書，還必須在相應(yīng)的備注欄目注明送交過程的要點，以及領(lǐng)取文書的當(dāng)事人簽名蓋章。（七）文書的存檔與廢除第二十九條存檔由本公司總部的行政室，按文書的整理符號與編號進行編輯歸檔。第三十條編輯行政室按年度把重要的、經(jīng)各部門整理編號的文書，進行匯總，分編裝訂成冊，存入檔案。會計文書則按會計年度編輯成冊。一些不太重要的文書，不必按文書類別編輯，只需按年度匯集成冊。第三十一條分編標(biāo)準(zhǔn)存檔文書按部門，以文書的符號獨立分編成冊。第三十二條保存期限保存期限按下列規(guī)定確定：1．永久保存。凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計及會計文書，以及員工人事勞資文書，都?xì)w為“永久保存”文書。2．保存十年，類似永久保存文件性質(zhì)。沒有必要永久保存的文書，合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、報告書和重要往來信函等等，可以保存十年。3．保存五年。保存期從編輯日起算，次重要且沒必要保存十年的文書，可保存五年。第三十三條廢除保存期滿或者在保存期內(nèi)沒必要繼續(xù)保存的文書，應(yīng)及時予以廢除或銷毀。廢除必須經(jīng)有關(guān)部門合議，報總裁認(rèn)可，由文秘室執(zhí)行。如果對廢除沒有疑義，應(yīng)即刻予以廢除或銷毀。精品文檔精心整理精品文檔可編輯的精品文檔六、公司文書制作制度第一條適應(yīng)范圍凡公司內(nèi)的公務(wù)文件，除有特殊規(guī)定外，一律依照本制度制作。發(fā)往公司以外的文件除有特殊規(guī)定外，也適用本制度。第二條名義公務(wù)文件的往來以各部門經(jīng)理的名義簽署，有些簡單事項的文件，應(yīng)以部門的名義簽署。第三條呈交公司經(jīng)理的文件凡需呈遞公司經(jīng)理文件，須逐級上報。各級主管須在調(diào)查核實的基礎(chǔ)上寫出意見，注明需呈報經(jīng)理的理由，然后上報。若不需呈報，則在該文書右上方空白處注明公司部門的名稱、文號、年月日。第四條文書格式1．公務(wù)文件應(yīng)使用楷書，盡可能簡單準(zhǔn)確。2．陳述理由和經(jīng)過時，若正文繁復(fù)，則將此部分內(nèi)容作為附件記在另外的文件上。第五條文件編碼文件上應(yīng)有制發(fā)單位規(guī)定的號碼，還應(yīng)標(biāo)明與此份文件有關(guān)的關(guān)鍵詞及復(fù)文文件的號碼和年月日，以便處理。第六條書寫格式1．通常在第一行寫文號，第二行寫文件內(nèi)容的標(biāo)題，另起一行寫制發(fā)年月日、制發(fā)者名稱，再一行寫明收文件人的姓名，然后再寫文件內(nèi)容。2．在屬于提復(fù)審報的情況下，通常采取在文件末尾處用后記的形式證明，在文件末尾隔一行處寫下復(fù)審件的號碼、必要事項、年月日及復(fù)審者姓名。3．由經(jīng)理發(fā)出的指令性文件上應(yīng)有各收件單位的名稱，必要時要寫上號碼和年月日。第七條簽署應(yīng)用文件制發(fā)者及收件者應(yīng)注明職務(wù)，根據(jù)情況只署姓名。在文件制發(fā)者個人（或單位）的下方蓋上制發(fā)者個人或制發(fā)單位的印章，作為文件處理的依據(jù)。但同時發(fā)往多個單位的文件如通知等，為了簡便，多采用印制好的印刷品，此時簽名或蓋印可省略。第八條封簽上的記錄文件信封上的記錄，依照以下各條進行。1．在用于普通文件的信封上，要寫明送達(dá)單位的名稱，同時在左側(cè)寫上是否加急、掛號等，并在其下寫上發(fā)文號碼，信封背面寫發(fā)文單位。2．秘密文件的信封上，除要在正面的左側(cè)寫上“秘”外，其他參照第一項。3．必須由收文者親自開啟的文件，信封上要寫姓名并在左側(cè)寫上“親啟”字樣。4．機密文件要用二層信封，內(nèi)封上寫文件標(biāo)題，外封上的標(biāo)志參照以上各條在左側(cè)寫明“秘”的字樣。5．文件內(nèi)特別需要保密的或有其他重要內(nèi)容的在信封上要標(biāo)明“秘”的字樣。6．本條第一項中所列內(nèi)容，除有關(guān)機密的外，簡易的文件可依照第二條進行，只要在封面左下角用小號字印上單位名即可。第九條文件用紙文件所用紙張另行規(guī)定（略）。第十條墨水文件原則上應(yīng)用黑色墨水書寫，在使用墨水時要選用性能較好的紙張，文字應(yīng)清晰可辨。第十一條文件種類的區(qū)分部門經(jīng)理發(fā)文應(yīng)根據(jù)文件的不同作用，按以下原則區(qū)別使用不同文種。1．提案，不僅僅是發(fā)出的指令，而且希望將其意見進行廣泛討論。2．承認(rèn)，就有關(guān)事務(wù)進行認(rèn)定。表23-9定期報表發(fā)送記錄報表名稱類別報告提出日期份數(shù)呈送單位日報月報年報1．現(xiàn)金收支表隔日或翌月1日1副總經(jīng)理2．營業(yè)報告表隔月初日2自存副總經(jīng)理3．損益表隔月153自存副總經(jīng)理總經(jīng)理4．資產(chǎn)負(fù)債表”””””5．6．7．8．9．10．11．12．13．14．15．16．17．18．19．20．21．22．23．24．3．請求，所報內(nèi)容等候裁定。4．報告，關(guān)于指示的答復(fù)性匯報。5．申請，請求對