檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案

檔案數(shù)字化建設(shè)實施方案

第1篇：檔案數(shù)字化方案制定與實施

檔案數(shù)字化方案制定與實施

館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問題，許多地方檔案館進行了實踐，積累了一定的經(jīng)驗，對全國檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動作用。但是，總結(jié)以前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤，往往不是信息技術(shù)支持不夠，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系，對先剔除無用檔案后開展數(shù)字化的思路不明確，沒很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對應(yīng)、找不著或不好用等問題不少，檔案數(shù)字化的量雖多，但能上網(wǎng)利用或者說能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上，這一點已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，許多實踐工作者已開始進行有益的探索。

面對網(wǎng)絡(luò)時代公眾迫切需要遠程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當前我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔了國家檔案局科技項目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項目經(jīng)過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點和看法，大家交流和討論。

一、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則

檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實準確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價值性原則、常用檔案數(shù)字化的實用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

二、明確檔案數(shù)字化策略

（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略

1．需求導(dǎo)向策略

社會需求對檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問題。我們用統(tǒng)計數(shù)字加以分析。

（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個百分點。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年)（2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫)由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實現(xiàn)了兩個轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟領(lǐng)域，服務(wù)對象由機關(guān)干部擴展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當前與長遠社會對檔案的需求，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實踐應(yīng)該是檔案部門的必然選擇。

2.急用先上策略

地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實中利用，有相當大一部分多年不用。2004年全國省（區(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當?shù)攸h委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)，能夠達到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實現(xiàn)即時投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年報)

(二)本級為主,分步實施策略

（1）本級為主策略

根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機關(guān)形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當?shù)貦n案館數(shù)字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機關(guān)統(tǒng)一印制的。進入信息時代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

（2）分步實施策略

館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進館范圍檔案陸續(xù)進館，進館范圍檔案實施檔案數(shù)字化館室共建、共贏、共享的策略非常重要。在具體實施過程中，文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)是最基礎(chǔ)性的工作，是第一位需要建全的，但并一定是文件級目錄數(shù)據(jù)庫建成后再建其它數(shù)據(jù)庫。專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)是根據(jù)現(xiàn)實需要而適時建立。全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)是滿足信息檢索需要而必須加快建設(shè)的數(shù)據(jù)庫。

(三)剔除無用，避免浪費策略

1.剔除無用策略

地方檔案館館藏現(xiàn)行檔案主要來自于機關(guān)各個立檔單位，其檔案文件進館的決定權(quán)掌握在立檔單位文檔人員手里，加之國家檔案保管期限表幾經(jīng)修改和許多條款至今還比較籠統(tǒng)，所以，不該歸檔的、不該進館的、文件重復(fù)的檔案進館頗多。特別是建國超過50年以后，半數(shù)左右長期保管的檔案逐年超過保管期的最上限，這些檔案實際上絕大多數(shù)已失去保存和利用的價值，但它們?nèi)哉紦?jù)著檔案管理的各種資源。

2.避免浪費策略

面對數(shù)字化方法的選擇，剔除無用，避免浪費應(yīng)該是一種長久策略，把大量失去保存價值的檔案先剔除，避免把無用檔案數(shù)字化，再造數(shù)字化垃圾。

三、優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線

檔案數(shù)字化建設(shè)周期長，信息技術(shù)又處在快速發(fā)展之中，各個檔案館數(shù)字化基礎(chǔ)和條件不同。從本館實際出發(fā)，優(yōu)選檔案數(shù)字化技術(shù)與業(yè)務(wù)路線特別重要。

（一）計算機新技術(shù)與檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)的有機結(jié)合

信息技術(shù)的發(fā)展給檔案數(shù)字化效率和質(zhì)量的提高帶來深刻的影響，本著技術(shù)為需求服務(wù)的理念，無論是利用哪一種檔案管理系統(tǒng)，都要適應(yīng)檔案數(shù)字化流程重組和再造需要,適時進行軟件升級,通過軟件升級固化技術(shù)與流程重組與創(chuàng)新，使檔案數(shù)字化的效果更好。同時，設(shè)計符合國家標準與適應(yīng)自身需要的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，使檔案數(shù)字化的過程優(yōu)化，數(shù)字化檔案的利用快捷。

（二）檔案鑒定與數(shù)字化同步

鑒定與數(shù)字化同步的目的是加快數(shù)字化檔案信息的利用。在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下同步進行檔案鑒定與數(shù)字化工作是發(fā)展趨勢。這種檔案鑒定是以剔除無用檔案為前提，以鑒定檔案開放為主，按需求篩選全文數(shù)字化檔案，為適時提供數(shù)字化檔案信息服務(wù)打基礎(chǔ)的過程。

(三)檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步

數(shù)字化檔案分開放與不開放兩種。在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，在確定檔案開放與不開放的同時，開放檔案即上互聯(lián)網(wǎng)。開放與不開放檔案數(shù)據(jù)在局域網(wǎng)中即時使用。

檔案數(shù)字化及管理流程重組不可能一次到位，它是一個管理思想不斷地變化的過程，適時把新技術(shù)和新理念納入進去是非常重要的。

四、細化檔案數(shù)字化操作方法

實踐證明，在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案數(shù)字化和利用服務(wù)工程以建立流水作業(yè)線，提高工作效率和效益為最佳方式。

(一)優(yōu)化配置各種資源

檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入,特別是建設(shè)初期軟硬件配置投入較大，建成后也要保持一定的運行成本。地方檔案館在具備一定檔案數(shù)字化條件的基礎(chǔ)上，要按照成本效益最大化理論，根據(jù)不同的情況，進行檔案專業(yè)人員和數(shù)字化技工人員、計算機和掃描設(shè)備的合理搭配，優(yōu)化檔案數(shù)字化各種資源配置，提高檔案數(shù)字化建設(shè)的投入產(chǎn)出比，構(gòu)建檔案數(shù)字化投入小產(chǎn)出大的新模式。

1．計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程流水線資源配置案例

（二）首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫

滿足一般檢索和管理的需要，建好檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)綜合檔案館，由于沒有實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查找檔案不快、不準、不全的問題普遍存在。另外，檔案的統(tǒng)計單位主要是卷和延長米，而檔案的最小單位是文件的件數(shù)，以件為單位的底數(shù)不清是普遍存在的問題。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為一項基礎(chǔ)性工作，在提高檔案的查全率、查準率的同時，利用計算機實現(xiàn)檔案以件數(shù)為基本單位的管理是非常必要的。

1．高度重視文件級目錄數(shù)據(jù)錄入的前期處理。檔案館的案卷來自各個立檔單位，案卷是由文檔人員在檔案局業(yè)務(wù)人員指導(dǎo)下形成的。但是，由于文檔人員變動頻繁、檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)面多線長，案卷質(zhì)量難以適應(yīng)計算機精確管理的需要，加之個別文件形成時的先天不足，給文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)帶來許多麻煩。實踐證明，進行文件級目錄錄入的前期處理，拋開原有的文件目錄，按卷內(nèi)實有文件一一錄入，把題名不反映主題、目錄與實體不符等一系列問題一并處理是非常必要的。

2．科學(xué)合理地設(shè)計數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)包含三方面功能為最佳。一是符合國家有關(guān)標準及實際情況，文件題名、責任者等滿足文件檢索需要的字段。二是存毀、開放、掃描等數(shù)字化加工階段利用的字段。三是數(shù)據(jù)錄入、校對、鑒定、審查等標明責任的字段。

3．數(shù)據(jù)質(zhì)量是數(shù)據(jù)庫的生命。建立在計算機環(huán)境下，以上網(wǎng)公開利用為根本目的文件級目錄數(shù)據(jù)庫，與紙質(zhì)文件目錄有本質(zhì)的區(qū)別。紙質(zhì)文件目錄有問題只有檔案館內(nèi)部少數(shù)人知道，利用者并不清楚。但是，文件級目錄數(shù)據(jù)庫進入網(wǎng)絡(luò)，特別是向社會公開的部分，對數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量要求是相當高的，數(shù)據(jù)質(zhì)量也是當前制約許多數(shù)據(jù)上網(wǎng)利用的瓶頸之一。

（三）適時建立專題數(shù)據(jù)庫

滿足特殊檢索需要，適時建立檔案專題數(shù)據(jù)庫。館藏檔案僅靠文件級目錄數(shù)據(jù)庫是不可能解決全部檢索問題的。隨著客觀需要的變化，對某一專題檔案有集中利用的需求是經(jīng)常發(fā)生的，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求，是檔案館與時俱進的突破口，也是充分發(fā)揮檔案作用的最佳時機。主要把握三個方面：一是根據(jù)館藏檔案內(nèi)容確定專題數(shù)據(jù)庫的總體布局。二是按需求分期建立專題數(shù)據(jù)庫。三是根據(jù)文件內(nèi)容和檢索需要分別設(shè)立不同的專題數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

（四）優(yōu)選建立全文數(shù)據(jù)庫

滿足信息檢索的需要，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的重點的、利用頻繁的檔案首先實現(xiàn)全文數(shù)字化的要求，按照“二八”定律，即以20%的努力達到80%的效果，通過多年檔案利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析，優(yōu)先全文數(shù)字化檔案的全宗、年代。在網(wǎng)絡(luò)中、在文件級目錄的基礎(chǔ)上同步進行檔案存毀、開放、數(shù)字化鑒定與篩選，進而形成與文件級目錄一一對應(yīng)的全文數(shù)據(jù)庫，并確保數(shù)字化檔案的真實、準確。

（五）檔案數(shù)據(jù)庫的管理

為了檔案數(shù)字化與利用同步和數(shù)據(jù)安全管理的需要，檔案數(shù)據(jù)庫分在建數(shù)據(jù)庫和成果數(shù)據(jù)庫兩大類。

1．在建數(shù)據(jù)庫的設(shè)立。在建數(shù)據(jù)庫是為了數(shù)字化加工所設(shè)立的動態(tài)庫，是數(shù)據(jù)不斷變化的數(shù)據(jù)庫。例如，設(shè)立文件級目錄數(shù)據(jù)錄入庫，它是每個錄入人員都分配給操作權(quán)限的動態(tài)庫，屬于在建數(shù)據(jù)庫。而完成的文件級目錄數(shù)據(jù)庫則是成果庫。但是，在鑒定及全文數(shù)字化加工過程中它又成為全文數(shù)字化加工在建數(shù)據(jù)庫。

2．成果數(shù)據(jù)庫的使用。成果數(shù)據(jù)庫只分配使用權(quán)限，只有特殊需要時經(jīng)批準才分配數(shù)據(jù)改變的操作權(quán)限。

3．數(shù)據(jù)的管理與監(jiān)督

建立技術(shù)負責人、超級管理員、數(shù)據(jù)管理員連鎖責任制，實行審批者沒有數(shù)據(jù)操作權(quán)，超級管理員只允許分配權(quán)限不允許使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，數(shù)據(jù)管理員只有需要時經(jīng)批準使用數(shù)據(jù)操作權(quán)，用后即刻收回。給予單位領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)中層干部全部數(shù)據(jù)的查看權(quán)，每天24小時可以時時對數(shù)據(jù)質(zhì)量進行監(jiān)督，形成數(shù)據(jù)管理監(jiān)督新機制。

（六）數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程

數(shù)字化檔案利用服務(wù)工程是以搞活數(shù)字化檔案利用的目的，以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)為平臺，通過建立數(shù)據(jù)安全管理制度、網(wǎng)絡(luò)安全運行制度和具有法律責任的網(wǎng)管、數(shù)據(jù)管理員、數(shù)字化加工人員、提供利用人員連鎖責任制，環(huán)環(huán)相扣，從措施上保證數(shù)字化檔案的準確。通過防火墻、CA認證、數(shù)字水印、電子簽章、權(quán)限控制等計算機新技術(shù)，從技術(shù)上保證數(shù)據(jù)的安全，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案的法律效力，實現(xiàn)遠程為利用者提供快捷、準確數(shù)字化檔案的目標。

1．在局域網(wǎng)上應(yīng)用

在局域網(wǎng)內(nèi)，檔案在建和成果數(shù)據(jù)庫所有接待人員都有檢索權(quán)限，對只進行目錄數(shù)字化的檔案實行現(xiàn)用現(xiàn)掃描全文的方法使之達到已全文數(shù)字化的檔案一樣效果，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)數(shù)字化檔案利用替代檔案原件利用、計算機打印件替代復(fù)印機復(fù)印件、電子簽章替代手工蓋章、接待人員和利用者不接觸檔案原件的目標。從而起到了運用數(shù)字檔案高效利用、保護原件的作用。并積累了利用者憑加蓋電子簽章的數(shù)字檔案打印件辦理社會保險的成功案例，其數(shù)字化檔案的法律效力得到認可，為檔案館參與電子政務(wù)開辟了新途徑。

2．在互聯(lián)網(wǎng)上應(yīng)用

利用檔案網(wǎng)站，通過CA證書等安全手段，不但實現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)遠程數(shù)據(jù)上傳的審批，主要是開展開放檔案遠程查詢、下載、打印。特別是把CA證書發(fā)給立檔單位或使用單位檔案室，為CA用戶遠程提供檔案證明和數(shù)字化檔案法律效力的體現(xiàn),減少異地現(xiàn)場查詢的不便，使檔案館參與電子政務(wù)成為現(xiàn)實。

五、加強檔案數(shù)字化工作的行政管理

檔案數(shù)字化涉及檔案館內(nèi)部許多部門,加強組織管理工作顯得十分重要,“三分技術(shù)七分管理”同樣適合檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程。各個檔案館涉及檔案數(shù)字化加工和利用的內(nèi)部組織機構(gòu)設(shè)置不盡相同，但應(yīng)按照效率優(yōu)先的原則，在計算機環(huán)境下，把數(shù)據(jù)錄入、鑒定、數(shù)字化加工、整理、數(shù)字化檔案利用形成一個流水線，打破內(nèi)部行政分工界限是發(fā)展趨勢。無論是采取那種組織形式，優(yōu)化人員組合重新分工在所難免，各個檔案館在組織實施方面有所不同是必然的。

1．加強計劃管理

檔案數(shù)字化建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,針對實際的調(diào)研和論證，運用科學(xué)方法預(yù)測，制定科學(xué)配置各種資源進行檔案數(shù)字化的總體規(guī)劃和年度專項計劃，通過計劃謀求管理系統(tǒng)的外部環(huán)境、內(nèi)部條件、決策目標三者在動態(tài)上的平衡，實現(xiàn)管理決策所制定的各項目標。

2．強化組織實施

實施是一個復(fù)雜的活動過程，檔案數(shù)字化建設(shè)又是一項全新的工作，技術(shù)含量高，涉及到許多因素，在實施過程中會出現(xiàn)各種各樣的矛盾和困難，會遇到來自各方面的干擾，實施特別強調(diào)解決問題的及時性。通過創(chuàng)新行政管理與技術(shù)管理相互作用的新機制，實施有效的組織、指揮、協(xié)調(diào)、激勵工作，保證檔案數(shù)字化的計劃目標的順利實現(xiàn)。

3．增強管理的技術(shù)含量

檔案數(shù)字化的建設(shè)過程貴在控制，重在管理。利用計算機進行檔案數(shù)字化，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患。在互聯(lián)網(wǎng)上公開不真實、不準確的檔案，將在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生不良影響。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流水作業(yè)，上一道工序一定要為下一道工序負責,各道工序工作量的對等與匹配同樣重要，這必然要求行政、技術(shù)、質(zhì)量管理的網(wǎng)絡(luò)化。實踐證明，建立數(shù)字化進度數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化質(zhì)量反饋庫、檔案利用登記數(shù)據(jù)庫，給局館領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員分配使用權(quán)限，通過技術(shù)手段將全面質(zhì)量管理思想引入檔案數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)全程管理、適時控制，達到強化數(shù)字化檔案質(zhì)量保證體系的目的。檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程是一項長期的任務(wù)，需要從理論上解決的問題很多，需要在實踐中探索的問題也不少，我們將繼續(xù)深化研究與實踐。

第2篇：檔案數(shù)字化方案制定與實施

關(guān)于檔案數(shù)字化的實踐與思考

當前，我國信息化發(fā)展戰(zhàn)略的實施，電子政務(wù)的推進，為我國檔案事業(yè)發(fā)展提供了難得的機遇。加強檔案信息化建設(shè)是檔案事業(yè)適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然選擇，是加速檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是提高檔案服務(wù)水平的必由之路，勢在必行。對此，作為管理和擁有大量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍信息資源的房產(chǎn)檔案部門，為更好地適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，我們著眼未來，運用數(shù)字化、信息化技術(shù)，對檔案數(shù)字化進行了有益的實踐與探索。

一、檔案數(shù)字化的意義

1、檔案數(shù)字化的含義

檔案數(shù)字化是指利用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)字成像技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。目前，大多數(shù)檔案館保存的檔案信息形態(tài)主要以紙質(zhì)、縮微膠片和底片等載體形式存在，只適應(yīng)于傳統(tǒng)的管理與傳播方式，即實施手工管理和以點到點的傳播，即便是經(jīng)過編研等初步加工，編輯印發(fā)檔案資料，實現(xiàn)以點到面的傳播，其覆蓋面也還是太小，很難達到社會化程度。檔案信息資源的經(jīng)濟價值和社會價值也難以充分實現(xiàn)，更難適應(yīng)當代“數(shù)字化生存”的形勢。檔案原件數(shù)字化，對檔案信息的現(xiàn)代化管理、使用和傳播等都具有很重要的作用。

2、檔案數(shù)字化的主要內(nèi)容

①檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。

②載體檔案的數(shù)字化，如紙質(zhì)檔案、照片檔案及錄音錄像檔案等的數(shù)字化，建立檔案影像數(shù)據(jù)庫或多媒體數(shù)據(jù)庫。

3、檔案數(shù)字化的主要作用

①檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)重要內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)的核心是資源建設(shè)。資源建設(shè)包括兩大方面任務(wù)：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)和館藏重要紙質(zhì)檔案和照片、錄音、錄像檔案的數(shù)字化；二是現(xiàn)行電子文件歸檔與電子檔案管理。

②檔案數(shù)字化能有效地保護檔案原件。⑴、代替原件使用，保護檔案原件。⑵、數(shù)字化副本異地保存，輸出磁盤、磁帶供永久保存。這樣可使這些檔案資料在出現(xiàn)天災(zāi)人禍的情況下不致于遭到毀滅性的破壞。⑶、恢復(fù)檔案材料模糊褪變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復(fù)。

③檔案數(shù)字化能改善檔案的利用方式。⑴不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。⑵數(shù)字影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。擴大了檔案的利用空間，讓更多的人們來了解檔案，利用檔案。⑶“時間”不再受限制，利用者可以隨時使用自己需要的文件。檔案數(shù)字化以后，將已開放的檔案上網(wǎng)，這樣所有利用者就可以在任何時間上網(wǎng)利用檔案信息資源。④檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路。數(shù)字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管當前它的具體組成結(jié)構(gòu)、組織管理模式還處于探索之中，可其“館藏”的數(shù)字化特征是肯定的，傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化將是其“館藏”的重要組成部分。

二、檔案數(shù)字化的實踐

1、檔案數(shù)字化工作回顧

為了加快實現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理，方便檢索和提供利用，我館多年來花大力氣致力于檔案信息庫建設(shè)和檔案的數(shù)字化工作。1993年，我館購置微機，獨立開發(fā)人事檔案管理系統(tǒng)，開始檔案數(shù)字化的工作，使得全局職工基本情況在電腦中一覽無遺，工資情況也能被系統(tǒng)所顯示。1998年開發(fā)文書檔案管理軟件，利用電腦管理文書檔案目錄。經(jīng)過這些年的努力工作，我們將館藏所有文書檔案、人事檔案全部錄入電腦，并實現(xiàn)了電腦查詢，極大方便了檔案管理。2002年，我館與市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)處合并，而產(chǎn)權(quán)處在1995年，開發(fā)出產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理軟件，房產(chǎn)交易辦證實現(xiàn)電腦化辦公，并在實踐中不斷完善程序，將絕大部分產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案錄入電腦，為全市房產(chǎn)發(fā)證加快了辦事流程，減少了出現(xiàn)錯誤的幾率。

2、實施檔案數(shù)字化工程的必要性

首先，大力推進國民經(jīng)濟和社會信息化，以信息化帶動工業(yè)化，實現(xiàn)社會生產(chǎn)力的跨越式發(fā)展，是黨中央抓住信息化這一機遇，在黨的十五屆五中全會作出的戰(zhàn)略決策。為了適應(yīng)國家信息化建設(shè)和檔案事業(yè)發(fā)展要求，2002年11月25日，國家檔案局制定下發(fā)了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，指出了“十五”期間檔案信息化建設(shè)的指導(dǎo)思想、目標與主要任務(wù)。

其次，隨著城市建設(shè)的快速發(fā)展,老百姓購房辦證數(shù)量的激增,為保障盡可能縮短老百姓辦理權(quán)證時間，不出現(xiàn)發(fā)證錯誤和重復(fù)發(fā)證，傳統(tǒng)管理根本不能滿足要求。

最后，2002年10月隨著市房地產(chǎn)檔案館與市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處的合并，檔案管理工作出現(xiàn)了新的局面。湘潭市產(chǎn)權(quán)監(jiān)督管理處開始建設(shè)湘潭市首個GIS系統(tǒng)——湘潭市房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)，該系統(tǒng)最基礎(chǔ)的工作也是最重要的工作是檔案數(shù)字化工作（或稱檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入工作），只有保證檔案數(shù)字化才能保障房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的基礎(chǔ)的牢靠。

3、檔案數(shù)字化工程的定位

產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案數(shù)字化工程是湘潭市房產(chǎn)局房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)的子項目，旨在將海量產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案信息化、數(shù)字化，實現(xiàn)房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)底層數(shù)據(jù)的全數(shù)字化，并通過建立后的系統(tǒng)實現(xiàn)“以圖管房”，減少辦證錯誤，提高辦證時效，并通過GIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計，向各職能管理部門和政府宏觀調(diào)控部門提供數(shù)字化的檔案信息及較為精確的統(tǒng)計報告，更好地為城市建設(shè)和房地產(chǎn)市場管理服務(wù)。

4、檔案數(shù)字化工程需求分析需處理量：A、產(chǎn)權(quán)檔案：館藏產(chǎn)權(quán)檔案共計35萬多卷。B、房產(chǎn)抵押、擔保、司法查封檔案：房產(chǎn)抵押檔案12900余卷，擔保檔案2050余卷，司法查封檔案1500余卷。C、正常業(yè)務(wù)：2003年9月1日之后的所有正常業(yè)務(wù)檔案。

處理措施：劃分時間線2003年9月1日，區(qū)分處理方式。時間線之前的檔案將其檔案實體整理與裝訂，各類檔案詳細錄入相關(guān)頁面數(shù)據(jù)，檔案原件通過數(shù)字照相技術(shù)掃描；時間線之后的檔案，按照新開發(fā)的正常辦證流程來實現(xiàn)數(shù)字化。

5、檔案數(shù)字化工程的內(nèi)容

將所有各類檔案進行規(guī)范整理，然后，分成檔案鑒定、檔案掃描、檔案導(dǎo)入三個大的環(huán)節(jié)，11個小環(huán)節(jié)分類錄入服務(wù)器數(shù)據(jù)庫。不僅僅將檔案原件掃描生成圖片存儲，并將檔案原件上記載的55項相關(guān)重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)真實、準確的錄入數(shù)據(jù)庫。

6、檔案數(shù)字化工程實施情況

需求分析與設(shè)備考察階段：調(diào)查分析館藏情況，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，確定項目需求，根據(jù)需求考察當前各種高速掃描系統(tǒng)的集成解決方案。在設(shè)備考察階段我們特別注意這么幾個問題：A、檔案數(shù)字化設(shè)備配置計劃的成套性。B、檔案數(shù)字化設(shè)備的配套性，也就是文檔掃描儀和數(shù)字照相機優(yōu)缺點對比，通過不斷的實踐，我們覺得數(shù)字照相機更加適應(yīng)我們的工作。C、檔案數(shù)字化項目硬件與軟件的集成性。D、檔案數(shù)字化方案與我館需求的適應(yīng)性?？傊紤]到檔案信息數(shù)字化要經(jīng)過一個較長的過程，因此我們從實際需要和長遠打算出發(fā)，力求確保電腦、照相機、操作人員等設(shè)施人員數(shù)量的成龍配套，使其具有較強的支撐能力和擴展能力。

系統(tǒng)實驗階段：2002年底，項目開始立項。組織業(yè)務(wù)、技術(shù)骨干遠赴深圳、上海、黑龍江佳木斯市等地實踐考察，2003年6月，正式成立房地產(chǎn)GIS系統(tǒng)領(lǐng)導(dǎo)小組、數(shù)據(jù)導(dǎo)入小組，調(diào)集相關(guān)業(yè)務(wù)、技術(shù)精英加入團隊，正式開始實驗階段的工作，新購進了12臺電腦微機，4臺佳能數(shù)碼相機，4臺EPSON激光打印機，一臺工作站服務(wù)器，設(shè)備安裝調(diào)試完畢。通過前期和軟件公司合作，共同開發(fā)我們所需要的軟件。探索檔案數(shù)字化工作在快速系統(tǒng)下，檔案前期整理、檔案掃描、質(zhì)量檢查、掃描文件管理、后期整理等全過程的協(xié)調(diào)配合問題，并探討在高速系統(tǒng)下如何解決某些技術(shù)問題。經(jīng)過近一年的測試，我們對整體系統(tǒng)流程和配套軟件、數(shù)據(jù)庫的性能有更進一步的了解，在項目的運作模式和系統(tǒng)管理等方面積累了一定的經(jīng)驗，同時，也鍛煉了一支技術(shù)過硬的隊伍，為系統(tǒng)的正式運行打下了基礎(chǔ)。

項目實施階段：本項目是一個長期、流程化運作的系統(tǒng)，從建立開始就必須確保能長期高速、穩(wěn)定運行。在系統(tǒng)的開發(fā)與研究方面有一個時間周期，現(xiàn)把工作計劃分為以下幾個階段：

①、系統(tǒng)總體方案框架設(shè)計：

2002年12月—2003年6月，完成系統(tǒng)總體框架，生成詳細可行性分析報告，及相關(guān)配套業(yè)務(wù)標準、各類管理制度。②、系統(tǒng)建立：

2003年6月—2003年10月，系統(tǒng)建立，包括：硬件配置及軟件的開發(fā)。③、系統(tǒng)試運行：

2003年10月—2004年2月。④、系統(tǒng)正式運行：

2004年2月起，系統(tǒng)正式運行，同學(xué)校簽訂合作框架協(xié)議，調(diào)集員工和學(xué)生共100多人，經(jīng)過一段時間的業(yè)務(wù)及技能培訓(xùn)，參與系統(tǒng)的正式運行，在運行中不斷完善升級。

三、對檔案數(shù)字化的思考

1、提高認識，統(tǒng)籌規(guī)劃

首先必須在思想上充分認識檔案信息資源的重要意義，在當今信息公開程度越來越高的形勢下，檔案的文化性質(zhì)和社會性質(zhì)逐步強化，利用的范圍和對象將逐步擴大。在這個信息時代，只有當檔案信息資源在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要作用時，檔案和檔案工作的意義和價值才能充分地全面地展現(xiàn)出來。

其次，作好統(tǒng)籌規(guī)劃。將大量的檔案數(shù)字化，是一個龐大的系統(tǒng)工程。首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、載體形態(tài)與狀態(tài)、館藏數(shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案數(shù)字化的科學(xué)規(guī)劃，包括服務(wù)器、電腦、掃描設(shè)備等硬件的購置計劃和數(shù)字化處理規(guī)劃。檔案數(shù)字化實施處理規(guī)劃應(yīng)貫徹“突出重點，分步進行”的原則，對館藏重點和利用率高的檔案先行數(shù)字化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。

最后，檔案數(shù)字化是一項費時較長的工程，在大規(guī)模、流程化的數(shù)字化過程中，所有檔案原件都需從檔案庫房分批大量取出，一定要保障檔案原件的完整，不允許出現(xiàn)損毀和遺失的現(xiàn)象。

2、加強基礎(chǔ)工作，認真做好檔案數(shù)字化

①、檔案數(shù)字化必須有所選擇。針對館藏“浩瀚”的檔案資源，不加選擇地全部數(shù)字化是不可能的、也是不必要的。我們應(yīng)該根據(jù)一定的原則確定哪些館藏檔案原件應(yīng)該數(shù)字化、哪些檔案原件中哪些頁不需要數(shù)字化。

②、做好數(shù)字化時掃描參數(shù)的優(yōu)化設(shè)置。掃描系統(tǒng)掃描參數(shù)的選擇和確定對掃描數(shù)字影像質(zhì)量有著較大影響，其中掃描分辨率直接關(guān)系到掃描文件的清晰度和還原效果。我們在選擇分辨率時應(yīng)根據(jù)實際需要綜合考慮，包括掃描文件的可閱讀性、存儲空間、輸出打印質(zhì)量等。

③、做好檔案數(shù)字化的全程控制。在檔案數(shù)字化過程中，要注重全面的質(zhì)量檢查，加強數(shù)據(jù)的質(zhì)量控制。質(zhì)量檢查應(yīng)包括以下幾方面內(nèi)容：A、數(shù)字化前的檔案整理檢查。要進行數(shù)字化的檔案原件必須完整、排序正確，對折損嚴重影響掃描質(zhì)量的原件應(yīng)預(yù)先修整。B、數(shù)字化中的人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。數(shù)字化工作是需要人來完成的，人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)不過關(guān)，直接導(dǎo)致返工，間接導(dǎo)致成本的增加，時間段的延長。C、數(shù)字化后的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像質(zhì)量檢查。錄入后的檔案信息要做到非常高的正確率，掃描后的文件圖像應(yīng)保持檔案的原貌，字跡清楚不失真，無錯掃、漏掃，對文件圖像質(zhì)量有問題的應(yīng)重新掃描。

3、開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決數(shù)字化進程中的疑難問題。

檔案數(shù)字化是檔案工作中的一項新內(nèi)容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數(shù)字化檔案信息壓縮及存儲的關(guān)鍵技術(shù)問題；業(yè)務(wù)形態(tài)于現(xiàn)有技術(shù)手段相抵觸；數(shù)字化檔案信息安全、保密技術(shù)問題；數(shù)字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數(shù)字化檔案信息知識產(chǎn)權(quán)問題；數(shù)字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應(yīng)在抓檔案原件數(shù)字化工作的同時，組織力量開展檔案數(shù)字化問題的研究，及時解決工作中的一些業(yè)務(wù)問題和相關(guān)技術(shù)性問題，同時澄清和統(tǒng)一思想認識，確保檔案數(shù)字化工作的順利開展。另外，必須加強檔案數(shù)字化和數(shù)字化檔案信息管理人才的培養(yǎng)。只懂得計算機技術(shù)或只懂得紙質(zhì)等載體檔案管理知識的人無法勝任此項工作，所以應(yīng)加強這方面技術(shù)人員的培養(yǎng)。

第16屆國際檔案大會剛剛閉幕，此次會議的主題是：“檔案、管理與發(fā)展：描述未來社會”。我們應(yīng)不斷學(xué)習(xí)最先進的檔案管理模式，不斷走出去看看，開拓眼界，才能跟上時代發(fā)展的主旋律。

國土房管檔案館檔案影像管理系統(tǒng)

一、需求分析

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)，其核心是完成紙面檔案的影像化管理工作，將傳統(tǒng)的紙面文檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷τ跋裎臋n的管理，將傳統(tǒng)的對紙面文檔的數(shù)據(jù)索引方式轉(zhuǎn)變?yōu)槊鎸τ跋裎臋n進行索引的方式，從而為業(yè)務(wù)的開展提供足夠的、快速的信息保障，進而為提高工作效率打下堅實基礎(chǔ)。

----系統(tǒng)要求：分別成立專職的掃描工作點、索引工作點、查詢工作點。掃描工作點主要進行集中的掃描工作，開展索引前紙面文件的預(yù)處理；索引工作點主要完成索引數(shù)據(jù)的錄入，數(shù)據(jù)入庫、生成相關(guān)業(yè)務(wù)報表、建立影像文檔庫等工作；查詢工作點可以是本單位內(nèi)局域網(wǎng)上的任意多個工作站。

----以下對已掌握的需求要點分別進行分析，以及提出解決建議：

1、檔案科目分類

需求：檔案業(yè)務(wù)單式種類較多、分類查詢方式也較多樣系統(tǒng)要求：軟件在分類、錄入上應(yīng)當實現(xiàn)簡便、快捷。

2、檔案規(guī)格、尺寸

需求：雖然檔案的尺寸、規(guī)格基本相同，但考慮到可能要涉及到的附件紙張規(guī)格有不同規(guī)格和紙張質(zhì)量（薄厚），這對掃描儀應(yīng)當有著較高的要求。系統(tǒng)要求：采用能夠?qū)崿F(xiàn)多種規(guī)格尺寸的檔案、檔案可以實現(xiàn)同時掃描的設(shè)備，不必對規(guī)格、尺寸做任何限制和要求。

3、檔案處理手續(xù)

在處理電子文檔過程中，所有的檔案都要按照類別、順序號排列，但是如有缺漏要立即發(fā)驗，保證文檔的完整。原始檔案和影印件要準確無誤的保存起來。

系統(tǒng)要求：系統(tǒng)工作流程定義時，避免流程的逆轉(zhuǎn)，要求圖像掃描和處理時要準確無誤，不能存在糾偏變形、遺失檔案和要素等問題。

4、檔案、檔案要素

需求：檔案的數(shù)量和格式不具有絕對固定性，不定期的會增加一些檔案，檔案的格式也存在變更的可能性。

系統(tǒng)要求：軟件可根據(jù)檔案數(shù)量、種類和要素的變化，可以自定義檔案和要素。

5、檔案紙張

需求：檔案的紙張的質(zhì)量差別雖然不是很大，但要保證原始檔案的完整性；另外，有的手寫體和印刷體字跡不很清晰。

系統(tǒng)要求：不能撕壞紙張；必須能夠?qū)ψ舟E進行增強；掃描是能夠自動識別紙張的薄厚，對于一部分年久的紙面文檔，應(yīng)采用平板掃描的方式進行處理。

6、檔案的信息處理：

系統(tǒng)要求：歷史檔案處理，需要采用兩臺高端的掃描儀、2臺中端自動進紙掃描儀，5臺平板掃描，多臺數(shù)碼照相機，掃描時需人手做前期整理工作，以及后期的檔案歸檔工作。完成所有的歷史檔案的處理需要準備不低于1.3T的存貯空間。

7、掃描方式

需求：檔案的掃描不進行分散掃描，分散掃描會造成各口工作人員的工作效率的極大下降，并且掃描后的文檔較為混亂，不利于后續(xù)的索引工作。

系統(tǒng)要求：在減少硬件投入的情況下，有利于提高工作效率，減少掃描的工作環(huán)節(jié)和更有效地進行質(zhì)量控制，掃描之前應(yīng)對被掃描的檔案進行歸類整理，以方便掃描，掃描過后由QA進行質(zhì)量檢查。

8、正確索引

需求：要求寫入數(shù)據(jù)庫的索引數(shù)據(jù)要確保正確。

系統(tǒng)要求：為了確保索引相關(guān)信息被正確入庫，可靈活采用一次錄入，二次較對，或操作人員兩次錄入的工作方式，系統(tǒng)自動校對。

9、影像文檔及數(shù)據(jù)安全

需求：檔案管理部門所涉及的檔案，對安全性及其保密性有很高的要求。系統(tǒng)要求：可對影像化的檔案資料進行加密。

10、影像文檔的查詢

需求：按一定的權(quán)限要求進行系統(tǒng)設(shè)置，完成查詢的需求。

系統(tǒng)要求：采用安裝客戶端的方式，按一定的權(quán)限要求進行系統(tǒng)設(shè)置，完成查詢的需求。

11、備份歸檔

需求：國土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求提供可靠的數(shù)據(jù)存儲與備份。

系統(tǒng)要求：按現(xiàn)有的數(shù)據(jù)量以及計劃中的投資，可以采取大容量存儲設(shè)備磁盤陣列和磁帶機作近線備份的方式保存數(shù)據(jù)。

12、查詢響應(yīng)速度

需求：系統(tǒng)查詢速度需要考慮多用戶、多數(shù)據(jù)時系統(tǒng)要能達到較佳的響應(yīng)速度。

系統(tǒng)要求：影響系統(tǒng)查詢速度的因素主要有三個：網(wǎng)絡(luò)帶寬、影像文件大小及并發(fā)用戶的數(shù)量。所以影像文件的調(diào)閱速度基本上由周邊網(wǎng)絡(luò)設(shè)備設(shè)決定。

二、解決方案

1、目標

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)擔負著檔案的管理的任務(wù)，是一個專職處理檔案的職能部門，通過為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立檔案影像管理系統(tǒng)，引入新一代的文件管理技術(shù)，為國土房管檔案影像管理系統(tǒng)建立原始檔案的影像檔案庫，以達到加強原始檔案的管理、提高管理效率、降低管理成本、實現(xiàn)資料的快速查詢及共享的目的。

2、概述

----信息行業(yè)作為知識經(jīng)濟時代的核心產(chǎn)業(yè)之一，近年來一直以驚人的速度在不斷發(fā)展，而以紙面文件作為媒介的各種信息資料也呈爆炸性增長。如何有效管理這些信息資料，不斷提高信息的使用效率，已經(jīng)成為一個重要課題。

3、現(xiàn)狀

----國土房管檔案影像管理系統(tǒng)的在日常業(yè)務(wù)中，會產(chǎn)生大量檔案，檔案多以紙面文檔的方式產(chǎn)生，以傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理方式進行處理，紙面檔案每天都在大量地產(chǎn)生，再加上歷史遺留文檔，數(shù)量是非常驚人的，其中所涉及的信息數(shù)量也非常龐大。對于這些檔案及信息，如何進行分類、保存和歸檔，錄入、高效的查詢，一直是一件非常棘手的事情。在傳統(tǒng)模式下，總是被以下幾個難題所困擾：

●檢索、查詢和日常管理麻煩，工作效率不高；●紙面文檔不好保存，很容易被損壞或弄污；●管理效率低下，管理成本居高不下；●檔案調(diào)閱及信息利用效率較低；

●工作低效率、高成本；

----從以上的介紹，不難看僅僅用手工進行紙面檔案的管理有很大局限性，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，也越來越不合時宜了。如何利用最新科技，完成紙面檔案的電子化管理工作已經(jīng)成為當務(wù)之急。

4、影像技術(shù)簡介

電子影像是指各類文檔的電子照片。

----影像技術(shù)是指將各種文檔制作成電子照片，使這些文檔的采集、分發(fā)、使用、管理、存儲完全電子化的相關(guān)技術(shù)，而傳統(tǒng)的電子化技術(shù)是把文檔上的信息制作成電子數(shù)據(jù)，把文檔的流轉(zhuǎn)和處理轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)和處理。

----影像系統(tǒng)是指對經(jīng)影像化處理的文檔完成數(shù)據(jù)錄入、查詢、調(diào)閱、批改、存儲等功能的一整套解決方案，通過方案的實施能有效的解決傳統(tǒng)手工紙面文檔管理所無法解決的難題，具體有以下幾方面：

●原始文檔電子影像化備份；●可靠安全的數(shù)據(jù)管理；

●文檔“影像原件”的高效查詢；

●在減少工作難度的同時，進一步推進管理工作的規(guī)范化。

----文檔影像化作為一種先進的信息管理手段，一經(jīng)采用，必將大大提高紙面文檔及數(shù)據(jù)的管理效率，降低成本，改進服務(wù)，提高信息利用率。影像技術(shù)應(yīng)用的可以分不同階段開展●初級階段：影像化存檔：完成文檔影像化工作及影像文件查詢不涉及工作流技術(shù)

不涉及業(yè)務(wù)過程

●深化階段：影像化業(yè)務(wù)處理：工作流技術(shù)與影像技術(shù)結(jié)合融入業(yè)務(wù)處理過程從后臺走向前臺

三、詳細的技術(shù)方案設(shè)計

1、工作流程設(shè)計

注：當有以下情況發(fā)生時，工作流程按以下的規(guī)定進行：

A．掃描QA時發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。B．索引時發(fā)現(xiàn)漏掃、誤掃、掃描質(zhì)量太差：重新掃描。

C．自動校對時發(fā)現(xiàn)有誤：取有誤的輸入數(shù)據(jù)對照文件重新修改，計入日志，生成相應(yīng)報表。

接收檔案

對所接收的紙質(zhì)文件，根據(jù)一定的規(guī)則按類別、按份數(shù)完成文檔的第一次整理工作。確立批次

以加入標識紙的方式，對每一份檔案進行分隔；以一定的份數(shù)為一批，系統(tǒng)將自動生成批次號（注：也可以采用條碼自動識別的方式進行分頁及生成流水號，但采用條碼方式需要加大軟、硬件的投入。）

2、掃描中高速掃描

系統(tǒng)采用PANASONIC高速掃描儀KV-SS905CCN2臺、中速掃描儀KV-S7065CCN2臺，以每個批次為單位，放入掃描儀的自動進紙進行掃描。掃描時，自動生成檔案的分類、分頁。

3、影像處理

掃描質(zhì)檢

檢查掃描的電子影像文件是否有漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳等,以保證掃描輸出高質(zhì)量的電子影像文件。

進行掃描質(zhì)檢時可以采取掃描完后，在掃描工作站上進行掃描的電子影像文件進行質(zhì)檢。掃描補漏

對于有質(zhì)量問題的影像文件建議全批重掃以減少操作復(fù)雜性，個別情況下可以用平板掃描儀、數(shù)碼照相機對那些漏掃、誤掃和掃描質(zhì)量欠佳的文件進行追加掃描。

4、原始檔案裝訂入庫

在對掃描后的電子影像文件檢查無誤，將原始檔案采用常用的檔案管理方式裝訂及入庫。

5、索引

在索引時可采用一人兩次錄入，系統(tǒng)自動較對，對系統(tǒng)較對不一致的數(shù)據(jù)，進行校驗及錄入。

6、數(shù)據(jù)歸檔接收數(shù)據(jù)及相應(yīng)的報表，數(shù)據(jù)分別供業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫使用及影像文檔庫使用。

7、歸檔備份

本系統(tǒng)采用一臺服務(wù)器、一個專用磁盤陣列對索引文件、影像文件進行備份；在進行索引文件備份可以采用定時備份或定容量備份，還可以采用不定時備份，這樣影像文件服務(wù)器遭到災(zāi)難性破壞，可以直接將所備份的索引文件恢復(fù)。

8、檢索、查詢、管理影像文件

在對影像文件進行查詢時，基于本系統(tǒng)的在局域網(wǎng)里的查詢，采用安裝工作站軟件的方式，生成查詢?nèi)罩尽?系統(tǒng)結(jié)構(gòu)及配置

四、系統(tǒng)結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)結(jié)構(gòu)如下圖所示：

系統(tǒng)功能

我們設(shè)計的解決方案，由以下幾個子系統(tǒng)功能組成：高速掃描

由高速掃描軟件提供高速掃描圖像資料的功能，把客戶的原始資料轉(zhuǎn)換為電子影像資料。由高速掃描員使用。把保存的數(shù)據(jù)送到質(zhì)量檢驗工序。質(zhì)量檢驗及數(shù)據(jù)錄入

影像質(zhì)量檢驗與部分索引錄入是把影像質(zhì)量有問題和數(shù)據(jù)不正確的影像資料找出來，由質(zhì)檢員使用。索引的資料將會分別放在影像庫中及數(shù)據(jù)庫之中。系統(tǒng)管理

本系統(tǒng)提供的維護和生產(chǎn)情況查詢功能，由系統(tǒng)管理員使用。

安全管理

本系統(tǒng)分系統(tǒng)管理員、高速掃描員、質(zhì)檢員和查詢客戶。其中系統(tǒng)管理員負責整個系統(tǒng)的管理，擁有系統(tǒng)的所有權(quán)限。高速掃描員、質(zhì)檢員有相對應(yīng)的工序使用權(quán)。而查詢客戶只擁有影像資料的查詢權(quán)。

生產(chǎn)日志查詢

可統(tǒng)計和查詢在各工序間的未處理資料情況；可統(tǒng)計和查詢資料保存到影像數(shù)據(jù)庫的情況。出錯處理

如果在使用過程中發(fā)現(xiàn)索引信息有誤，系統(tǒng)管理員可以刪除錯誤紀錄，調(diào)出相應(yīng)存放地中的資料重新掃描并建立索引。

影像查詢

本系統(tǒng)提供資料影像查詢功能，使業(yè)務(wù)人員可以通過EZDOC影像管理系統(tǒng)隨時查找需要的影像數(shù)據(jù)，查詢相應(yīng)的影像文件；影像文件在查看時可以有放大、縮小、旋轉(zhuǎn)、打印的功能；記錄查詢?nèi)罩?。校驗功?/p>

系統(tǒng)可以與其它系統(tǒng)的有機聯(lián)接，可以自動與業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供之數(shù)據(jù)進行對比。數(shù)據(jù)備份

數(shù)據(jù)備份分為兩個部分：影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫備份、影像文件備份。對于影像文件索引信息數(shù)據(jù)庫的備份，電子檔案管理系統(tǒng)不再另外提供備份功能，而是直接使用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的備份、恢復(fù)功能，保證數(shù)據(jù)庫的完整性、有效性、可恢復(fù)性。

有關(guān)影像文件的備份：電子檔案影像索引之后，首先存儲于影像文件服務(wù)器，然后，系統(tǒng)自動完成備分機的備份任務(wù)。5.3.2系統(tǒng)特點

無業(yè)務(wù)流程的逆轉(zhuǎn)

國土房管檔案影像管理系統(tǒng)要求：“準確”、“迅速”、“安全”、“方便”。自然，在業(yè)務(wù)流程中盡可能避免業(yè)務(wù)流程逆轉(zhuǎn)，也就是說：在影像掃描的過程中盡可能避免檔案重新掃描、檔案漏掃等問題。流程的逆轉(zhuǎn)會增加數(shù)據(jù)錯誤的可能，流程逆轉(zhuǎn)的環(huán)節(jié)越多錯誤可能性越大。用戶可以自定義檔案分類

檔案種類繁雜，而且檔案種類、檔案要素并不固定，而且可能發(fā)生變化，如果系統(tǒng)將檔案類別做成固定方式，則無法適合業(yè)務(wù)的發(fā)展。于是，我們在系統(tǒng)中為用戶提供了一個開放式接口，可以讓客戶按照自己的方式增加、修改一些檔案分類和檔案要素。——不用編程，全部通過鼠標即可完成。

用戶可選擇當前掃描、輸入的文檔類型

雖然，每天處理的檔案的種類和數(shù)量較大，但并不是每種檔案都有——通常數(shù)量大的主要分布在大業(yè)務(wù)上，有些檔案通常幾天出現(xiàn)一次。如果每天都要建立所有的分類，這將消耗不必要的存儲空間。因此，我們提供了對當前要掃描檔案類別的選擇功能，客戶可以根據(jù)當前業(yè)務(wù)情況進行選擇。

用戶可以自己確定檔案的要素

據(jù)上所述，我們的檔案類別差異很大，而且不定期在發(fā)生著變化，那么，檔案的數(shù)據(jù)要素也在發(fā)生著變化，為了讓客戶更好的適應(yīng)這種變化，我們提供一個開放式檔案要素設(shè)定?？梢愿鶕?jù)具體的檔案設(shè)置、更改某些要素。多種安全保護模式

軟件登錄是采用密碼方式。

數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)及影像文件也做了加密工作，防止他人修改影像數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)。

質(zhì)量控制

在掃描過程中若出現(xiàn)漏掃、誤掃或影像質(zhì)量不好的問題，通過有效的工作日志的管理，解決以上問題。

檔案數(shù)字化方案研究

課題組

《檔案數(shù)字化方案研究》項目對檔案數(shù)字化優(yōu)化策略與原則、技術(shù)路線與支持、流程重組與再造、操作方法與步驟進行了全面的研究，達到了檔案數(shù)字化全過程優(yōu)化和管理系統(tǒng)整體優(yōu)化的目的，形成了完整的檔案數(shù)字化方案和成功的實踐案例。國家檔案局組織的專家鑒定委員會結(jié)論是:“該項目基于長春市檔案館以檔案利用為導(dǎo)向、漸進性的檔案數(shù)字化實踐，提出了檔案數(shù)字化工作的指導(dǎo)思想、優(yōu)化原則和優(yōu)化策略，符合國情，符合現(xiàn)代管理理念，對全國各檔案館的相關(guān)工作具有較大的參考價值；注重檔案數(shù)字化工作與檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的有機銜接，提出了系統(tǒng)優(yōu)化的技術(shù)路線，規(guī)劃設(shè)計了檔案鑒定與數(shù)字化同步、檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步、多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步的流程，并成功地付諸實踐，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用的低成本、高效率、高效益。同時，運用CA認證、數(shù)字水印、電子簽章等技術(shù)，為網(wǎng)上檔案信息資源安全、準確利用提供了技術(shù)保證，也為檔案管理部門提供了很好的實踐模式”。該項目獲國家檔案局2006年優(yōu)秀科技成果二等獎的同時，長春市檔案館被國務(wù)院信息化工作辦公室和國家檔案局確定為傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化試點單位。一．檔案數(shù)字化的指導(dǎo)思想

以優(yōu)化理論為指導(dǎo)，以用戶需求為導(dǎo)向，以利用檔案為目的，充分應(yīng)用計算機軟硬件功能，最大限度地發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，兼顧保護檔案原件的要求，保證數(shù)字化檔案的真實可靠，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)化原則

實用性原則：針對館藏檔案具備重復(fù)利用和緊急利用兩大特點，急用、常用檔案優(yōu)先數(shù)字化是檔案數(shù)字化的首選。開放性原則：互聯(lián)網(wǎng)給檔案信息資源共享提供了超越時空的條件，國家民主政治建設(shè)和政府信息公開催促檔案解密和開放，開放檔案及時數(shù)字化是實現(xiàn)其社會共享的前提。價值性原則：重要檔案優(yōu)先數(shù)字化具有檔案利用和檔案保護雙重意義，是網(wǎng)絡(luò)時代更好實現(xiàn)檔案價值的客觀需要。搶救性原則：計算機存儲給檔案搶救開辟了了新的途徑，檔案數(shù)字化是保護瀕危檔案原件最經(jīng)濟和便捷的方法。

時效性原則：檔案數(shù)字化加工與數(shù)字化檔案利用同步實現(xiàn)，是充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更好、更快地實現(xiàn)檔案數(shù)字化效益的最佳途徑。

三、檔案數(shù)字化的優(yōu)化策略

需求導(dǎo)向策略：社會需求是制定和調(diào)整檔案數(shù)字化工作策略的“風向標”。匯集多年檔案利用情況統(tǒng)計，把利用頻繁檔案的進行綜合分析，科學(xué)地圈定優(yōu)先檔案數(shù)字化的范圍。并建立快速反應(yīng)機制，執(zhí)行常用檔案繼續(xù)做與急用檔案突擊做的計劃，達到數(shù)字化檔案利用即時見效的目的。

本級為主策略：地方檔案館保存的本級永久檔案是數(shù)字化的重點。進入信息時代，館際間重復(fù)的上級檔案文件，與其分頭進行數(shù)字化及開放鑒定，不如發(fā)揮中國特色檔案管理體制的優(yōu)勢，由上級檔案行政管理部門組織，向館際共建、共享數(shù)字化、開放鑒定成果的方向發(fā)展，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

分步實施策略：館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且隨著時間的推移，檔案室進館范圍的檔案將陸續(xù)移交到檔案館，這些檔案采取館室共建、共贏、共享的數(shù)字化策略非常有意義。剔除無用策略：館藏現(xiàn)行檔案是否進館往往由立卷人員決定，加之保管期限表比較籠統(tǒng)，館藏不該歸檔、不該進館、重復(fù)檔案頗多。特別是建國超過50年以后，市以下檔案館長期保管的檔案逐年超過保管期的上限。因此，開展檔案價值鑒定，剔除無用，以免再造數(shù)字化垃圾，避免資源浪費應(yīng)是長久的策略。

四、技術(shù)路線的優(yōu)化選擇檔案鑒定與數(shù)字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共享的主要瓶頸---檔案開放鑒定問題是當務(wù)之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數(shù)字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數(shù)字化投入與產(chǎn)出比例失調(diào)、數(shù)量很大共享很少的問題。

多種檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)同步：一是首先建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄數(shù)據(jù)庫。目前，絕大多數(shù)檔案館，因沒實現(xiàn)全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不準、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)作為基礎(chǔ)性工作，是提高檔案查全率、查準率必經(jīng)之路。二是適時建立專題數(shù)據(jù)庫。隨著社會發(fā)展，對某一專題檔案集中需求時有發(fā)生，突擊建立專題數(shù)據(jù)庫，滿足社會需求是發(fā)揮檔案作用的最佳時機。三是優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。滿足檔案信息資源開發(fā)利用需要，優(yōu)選建設(shè)全文數(shù)據(jù)庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數(shù)字化的要求，遵循“二八”定律（即以20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案數(shù)字化與上網(wǎng)利用同步：檔案數(shù)字化的根本目的是充分發(fā)揮其作用。通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)檔案數(shù)字化與局域網(wǎng)上利用同步，開放檔案數(shù)字化與互聯(lián)網(wǎng)上利用同步。五．重組和再造的優(yōu)化流程為發(fā)揮計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，重組和再造優(yōu)化流程的實質(zhì)，就是對檔案數(shù)字化整個工作流程進行系統(tǒng)分析，不但要打破原有業(yè)務(wù)規(guī)程，還要改變行政管理分工，進行全方位的變革。檔案數(shù)字化的任何一個細節(jié)都會對整體產(chǎn)生影響，輕者降低效率，重者決定成敗。長春市檔案館高度重視每一個細節(jié)，再造和優(yōu)化了上百個流程和內(nèi)部標準，保證優(yōu)化技術(shù)路線的順利執(zhí)行。六．檔案數(shù)字化示范案例----長春模式

從2004年開始，長春市檔案館以科研課題為先導(dǎo)，以項目管理為手段，以效益實現(xiàn)為檢驗標準，組建并成功運行檔案數(shù)字化工作組織架構(gòu)、資源配置、數(shù)字化加工、上網(wǎng)利用“一站式”流水作業(yè)線，探索檔案數(shù)字化和網(wǎng)上利用服務(wù)工程優(yōu)化模式，終于闖出一條獨特的檔案數(shù)字化之路。

(一)實施三個工程，建立一個團隊

長春市檔案館把信息化帶動作為首位戰(zhàn)略，視為一把手工程、班子工程、全員工程突出抓，并創(chuàng)新管理機制，打破行政分工，在計算機網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，建立了行政領(lǐng)導(dǎo)、指導(dǎo)專家（技術(shù)業(yè)務(wù)總負責）、專業(yè)人員、外聘技工20人的長期流程團隊，并與現(xiàn)有計算機和掃描設(shè)備進行合理搭配。該團隊由局（館）黨組直接領(lǐng)導(dǎo)，館技術(shù)部門提供支持，管理部門提供檔案，專家提供指導(dǎo)，創(chuàng)立了高效的組織體系，搭建了投入小產(chǎn)出大機制框架。

（二）集中四個環(huán)節(jié)，堅持流水作業(yè)

文件級目錄數(shù)據(jù)錄入是檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)，檔案鑒定是檔案信息資源共享的前提，全文數(shù)字化是提升檔案服務(wù)水平的途徑，整理是檔案文件實體管理主要環(huán)節(jié)，把上述四個環(huán)節(jié)集中，是提高工作效率和質(zhì)量的最佳選擇。長春市檔案館四集中流水線上，目錄數(shù)據(jù)錄入崗位安排業(yè)務(wù)和技工7名、檔案鑒定崗位安排5人、檔案數(shù)字化加工4人、檔案實體整理4人，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實行集中辦公和流水作業(yè)。

（三）數(shù)字化成本降低，數(shù)字化速度加快

由于采用高效的組織體系和優(yōu)化的技術(shù)路線，已有20萬件檔案走下流水線。

低成本主要體現(xiàn)在：20萬件檔案緩銷剔出占24.7%，留存檔案占75.3%；留存的75.3%檔案，全文數(shù)字化占25.6%，現(xiàn)用現(xiàn)掃占49.7%，比全部掃描節(jié)省費用40%以上。同時，三年時間建成數(shù)據(jù)庫50個，文件級數(shù)據(jù)庫120萬條（包括20萬件全文）；專題數(shù)據(jù)庫120萬條；照片數(shù)據(jù)庫2000張；資料數(shù)據(jù)庫5000條，案卷級目錄數(shù)據(jù)庫23萬條；現(xiàn)行文件和政府公開信息1萬余件（條）。局域網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)260萬余條，20萬件全文；互聯(lián)網(wǎng)運行檔案目錄數(shù)據(jù)120萬條,8萬件全文。完成這樣規(guī)模的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，全部人工費只有58.4萬元（包括流程團隊檔案干部的工資），經(jīng)濟成本很低，時間成本很少。

高效率主要體現(xiàn)在：價值鑒定、開放鑒定、數(shù)字化篩選、原件掃描、實體整理同步完成，比各項分步做效率高數(shù)倍，同時有現(xiàn)用現(xiàn)掃的方法配套，投入少量設(shè)備，相當于將20萬件（200萬頁）檔案全部掃描的效果。

（四）利用方式變革，社會效益顯著

為充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，長春市檔案館采取了直接與間接相結(jié)合的方法提供利用。

1、直接提供利用：對數(shù)字化檔案全文，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員利用網(wǎng)絡(luò)檢索后直接打印，為用戶提供數(shù)字化檔案打印件。在互聯(lián)網(wǎng)上提供數(shù)字化檔案全文下載、打印服務(wù)。并通過CA認證、電子簽名等安全技術(shù)，對特定的用戶直接提供加蓋電子簽章的數(shù)字化檔案打印件，已有案例。

2．間接提供利用：對目錄數(shù)字化檔案，在局域網(wǎng)內(nèi)，接待人員機檢到檔案后通知檔案庫管人員，檔案庫管人員調(diào)出原件全文掃描后，通過網(wǎng)絡(luò)打印機直接傳輸打印件，由接待人員提供給用戶。

目前，長春市檔案館基本實現(xiàn)了三個替代：網(wǎng)絡(luò)檢索替代手工目錄檢索，查看數(shù)字化檔案替代查看紙質(zhì)檔案，網(wǎng)絡(luò)打印替代手工復(fù)印。

高效益體現(xiàn)在：檔案全文數(shù)字化占館藏檔案的10%，提供數(shù)字化檔案占利用率的70%。為上萬人提供了檔案證明，公眾成為檔案數(shù)字化的最大受益者。檔案數(shù)字化成果得到社會公眾，上級檔案和信息化部門，當?shù)攸h委、政府，國內(nèi)外同行的普遍贊譽，數(shù)以百計的留言、錦旗、感謝信、獎勵證書、媒體報道就是最好的證明。

檔案數(shù)字化解決方案

檔案數(shù)字化是指采用掃描儀或數(shù)碼相機等數(shù)碼設(shè)備對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。公司裝備多種掃描設(shè)備：高速掃描儀、零邊距掃描儀、寬幅掃描儀、書刊掃描儀，可處理各類紙質(zhì)文檔。可根據(jù)不同文檔的材質(zhì)、幅面大小及內(nèi)容，提供不同的電子化掃描及索引（著錄）解決方案，并可根據(jù)客戶需求量身制定掃描加工方案。

經(jīng)驗豐富的實施生產(chǎn)隊伍

自2002年開展數(shù)字化掃描加工業(yè)務(wù)以來，掌握了較全面的專業(yè)知識及積累了豐富的工作經(jīng)驗。

成熟的管理機制、有效的管理控制手段。

嚴謹?shù)馁|(zhì)量控制手段，可實現(xiàn)掃描加工過程中各個環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制和自動化的量化記錄，可確保掃描加工的影像、索引的正確性。

嚴格的客戶財產(chǎn)保全制度及控制手段?？纱_?？蛻粑臋n資料、數(shù)據(jù)在掃描加工服務(wù)中的安全性、保密性。

先進、靈活的掃描加工生產(chǎn)系統(tǒng)

公司自主研發(fā)的掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)，基于工作流的任務(wù)機制，實現(xiàn)流水線式的生產(chǎn)模式，可根據(jù)客戶的需求靈活的配置、調(diào)整，以適應(yīng)不同客戶、不同類型文檔的加工任務(wù)。包括：文件、檔案、文獻、資料、報紙、書刊、雜志、合釘本、匯編掃描模式：黑白二值、灰度、彩色掃描分辨率：150DPI～2400DPI保存格式：TIFF、JPG、CEB、PDF等。

掃描加工生產(chǎn)軟件系統(tǒng)針對文件、檔案管理工作的特點，通過集合圖像處理、OCR等多項自動化智能技術(shù)，實現(xiàn)處理掃描圖像自動糾偏、除黑邊、去污等處理，實現(xiàn)掃描文件自動命名與裝訂，生成多頁TIF文件，通過OCR識別技術(shù)實現(xiàn)電子文件元數(shù)據(jù)半自動獲取，在大幅度提高掃描加工的工作效率的同時，可以完成電子文件元數(shù)據(jù)的獲取工作，并在保證掃描圖像文件質(zhì)量前提下，以最低的容量存儲文件。主要功能介紹

①自動掃描與目錄圖象屬性加工設(shè)置；

②自動傾斜校正/去黑邊/去白頁/加粗/A3切割為A4；③前置處理設(shè)置：去斑、亮度/對比度、顏色通道設(shè)置；④自動文件命名；

⑤自動裝訂（將多個單頁TIF文件合并為1個多頁TIF文件）,支持固定頁分割、白頁分割、標志按鈕分割；

⑥自動JPG輸出質(zhì)量設(shè)置；

⑦自動掃描頁計數(shù)（見主界面掃描計數(shù)器），目錄中文件與頁數(shù)自動統(tǒng)計。

根據(jù)各檔案館（室）在處理歷史檔案問題的經(jīng)驗，結(jié)合我公司圖像處理技術(shù)上的優(yōu)勢，特提出了檔案數(shù)字化制作流程及相應(yīng)的技術(shù)參考。

1、檔案分類整理

檔案分類整理是指將案卷按掃描要求進行分解整理，包括原件的拆卷、起釘、粘貼頁撕開。并按掃描后的電子文件組織形成進行分類，以便掃描時的批次處理。

2、檔案交接

分類整理后的檔案按時間先后或其他分類項順序提出，并按實際卷（頁）數(shù)填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。

3、標引著錄

標引著錄為了方便查閱與管理，打印制作檔案目錄及檔案封面，對文字錄入的準確性要求較高，但著錄的文本域并不是完全統(tǒng)一的在某一頁面上，一些文本域要在多個文件中選擇，所以錄入時需要相關(guān)檔案管理人員進行指導(dǎo)，制作相應(yīng)的《文字錄入工作說明書》，確保文本域錄入的準確率。

4、檔案的掃描

原件的掃描與存儲格式完全按照國家檔案管理的統(tǒng)一標準要求掃描。掃描圖像使用先進的圖像掃描處理軟件，掃描人員可根據(jù)原稿質(zhì)量，對系統(tǒng)進行定義，如傾斜校正、去污等批處理功能。在由系統(tǒng)自動處理功能的同時，掃描人員根據(jù)原件的實際情況做相應(yīng)的調(diào)整，如超大頁面的處理、紙張顏色深淺及薄厚的處理、掃描時可根據(jù)不同原件的情況，調(diào)整圖像的分辨率、明暗度以及掃描方式和掃描速度，確保在掃描圖像質(zhì)量清晰的情況下，使原件完好無損。圖像的分辨率正常情況下為150dpi，如遇字間距和行間距過密、原件本身是復(fù)印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃描的分辨率，但要保證圖像清晰的同時，又不影響遠程查詢和瀏覽的速度。

5、圖像處理

檔案數(shù)字化制作模塊中的圖像處理采用自動化處理和人工處理相結(jié)合的方式，確保圖像質(zhì)量的完美。通過對圖像進行校對，確保圖像順序正確，在校對時，發(fā)現(xiàn)不合格圖像及時返回前一工序進行改正。

1）污漬、黑白、偏斜處理2）全文字面的掃描密度3）粘帖頁與表格4）插頁

5）照片頁的處理

6）存儲格式與面頁空間分辨率：100－300dpi圖像格式：TIF、JPG、PDF、CEB儲存空間：A4，黑白二值，40-50KB/頁

6、質(zhì)量檢驗

對掃描處理完成后的圖像頁進行檢驗，對檔案拆分、掃描、修正、去污、插圖、照片的處理以及文本和圖像頁的匹配等質(zhì)量進行全面檢驗。對文本域錄入與文本錄入域的標引、文件的頁號及頁數(shù)進行對比，對掃描前圖像頁的標引與掃描后的圖像頁的編號與頁數(shù)進行對比，發(fā)現(xiàn)不合格的登記清單并退回上一流程重新處理。

7、掛接

文本域錄入和掃描處理檢驗后的圖像成品，由系統(tǒng)自動進行文字圖像與系統(tǒng)的匹配掛接。掛接到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中后，進行再次的成品驗收。

8、案卷整理

檔案整理工作嚴格按照國家檔案局規(guī)定的相關(guān)標準和本單位實際情況進行有序的整理，安排專人負責案卷合并與整理。

9、入庫交接

裝訂還原后的檔案按時間先后或其他分類項順序入庫，并按實際卷（頁）數(shù)填寫詳細的檔案交接清單，并由雙方管理人員簽字。

檔案資料是歷史的見證、社會的財富，無論在國內(nèi)還是國外都對其價值與重要性給予了高度的重視。但是，由于傳統(tǒng)的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄式管理，不僅占用了大量庫房空間，管理成本高，保管時易損壞，如紙張易黃、易粘、易脆，而且查閱、利用非常不便；雖然目前有部分單位使用計算機管理，但其多數(shù)是基于目錄級的管理，文檔資料本身仍以紙張形式存在，其管理、查詢與利用仍需要在庫房中進行，因此并沒有解決傳統(tǒng)純粹紙張化文檔資料管理所固有的成本高、效率低、原件容易損毀等問題。

如何安全、有效地管理日益龐大的檔案信息并能滿足快速查詢的需求？建立一套完整的、自動化的、擴展性強的文檔信息管理系統(tǒng)已勢在必行。

一、目前現(xiàn)狀

1.傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫中分類信息復(fù)雜，需靠手工查詢紙張原件，響應(yīng)速度慢。

2.由于檔案量巨大，當需要查詢檔案時，需花費幾個小時甚至一天的時間在檔案室查找。耗時、耗力。

3.由于檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災(zāi)等災(zāi)害，每年大量投

入文檔的保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。

4.由于檔案需反復(fù)查閱，不可避免的存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。

5.在已認知的低檔平板掃描儀錄入的方式下，大量文檔的電子化進程是不可想象和解決的，且大量電子化文

檔如何管理、查閱、應(yīng)用有待全面解決。

二、解決方案

高速文檔掃描儀：富士通掃描儀E-DOCscan文檔自動掃描軟件

MaxAttachNAS4000存儲器

服務(wù)器：自選

數(shù)據(jù)庫：SQL或Oracle大型數(shù)據(jù)庫軟件

軟件：數(shù)字化檔案管理軟件

操作系統(tǒng)：服務(wù)器端Windows2000Server＋IIS5.0以上

客戶端Windows9X＋IE5.0以上

其它設(shè)備：打印機、條碼打印機等

檔案數(shù)字化方案制定與實施

長春市檔案局梁偉李學(xué)廣

館藏傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的問題，許多地方檔案館進行了實踐，積累了一定的經(jīng)驗，對全國檔案數(shù)字化建設(shè)起到了推動作用。但是，總結(jié)以前我國檔案數(shù)字化建設(shè)的不足和失誤，往往不是信息技術(shù)支持不夠，而是絕大多數(shù)都知道搞數(shù)字化，但檔案數(shù)字化目的是利用的主題不突出，忽略檔案開放鑒定與數(shù)字化檔案利用的邏輯關(guān)系，對先剔除無用檔案后開展數(shù)字化的思路不明確，沒很好研究檔案數(shù)字化的整體效果就大張旗鼓地做起來了。進而出現(xiàn)數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)和全文數(shù)據(jù)不對應(yīng)、找不著或不好用等問題不少，檔案數(shù)字化的量雖多，但能上網(wǎng)利用或者說能上互聯(lián)網(wǎng)利用的很少，數(shù)字化返工的現(xiàn)象比較突出,使有限的資金投入并沒有體現(xiàn)在數(shù)字化檔案的利用效益上，這一點已引起檔案系統(tǒng)管理和技術(shù)高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，許多實踐工作者已開始進行有益的探索。

面對網(wǎng)絡(luò)時代公眾迫切需要遠程、公開、快捷的檔案信息，面對館藏浩瀚如海的案卷，面對當前我國檔案數(shù)字化需要解決的一系列問題，長春市檔案館與中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院共同承擔了國家檔案局科技項目《檔案數(shù)字化方案研究》。該項目經(jīng)過課題研究人員的共同努力，已取得初步研究成果。通過課題研究，對檔案數(shù)字化方案的研究提出了一些觀點和看法，大家交流和討論。

一、確定檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想與原則

檔案數(shù)字化指導(dǎo)思想是：以需求為導(dǎo)向，以利用為目的，充分利用計算機軟硬件功能，最大限度發(fā)揮人力資源和數(shù)字化加工設(shè)備能力，保護館藏檔案原件完好，保證數(shù)字化檔案真實準確，更好地發(fā)揮檔案信息資源的作用。

檔案數(shù)字化原則是：遵循重要檔案數(shù)字化的價值性原則、常用檔案數(shù)字化的實用性原則、開放檔案數(shù)字化的開放性原則、褪跡檔案數(shù)字化的搶救性原則，解密檔案數(shù)字化的及時性原則，目錄數(shù)字化與全文數(shù)字化分步的時效性原則，檔案數(shù)字化加工與利用同步的一致性原則。

二、明確檔案數(shù)字化策略

（一）需求導(dǎo)向,急用先上策略

1．需求導(dǎo)向策略

社會需求對檔案利用的影響應(yīng)該是檔案工作者特別關(guān)注的問題。我們用統(tǒng)計數(shù)字加以分析。

（1）隨著編史修志工作納入各地工作規(guī)劃，1986年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的69%。隨著編史修志階段性高潮過去，2003年全國省（區(qū)、市）綜合檔案館接待編史修志查檔卷數(shù)占利用總卷數(shù)的28%。下降41個百分點。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年)（2）隨著社會保障制度的建立和國有企業(yè)改革的深入，長春市檔案館查閱工人調(diào)配檔案卷數(shù)占利用總卷數(shù)的百分比，由2002年的1%增加到2004年的占利用總卷數(shù)的68%。(此數(shù)據(jù)來自長春市檔案館利用統(tǒng)計數(shù)據(jù)庫)由此看出，國家、地方新政策的出臺和工作部署對檔案利用的影響程度。從宏觀上講，檔案利用已實現(xiàn)了兩個轉(zhuǎn)變，服務(wù)重點由政治領(lǐng)域轉(zhuǎn)變?yōu)榻?jīng)濟領(lǐng)域，服務(wù)對象由機關(guān)干部擴展到公眾百姓，特別是為百姓提供憑證案例急劇上升。用動態(tài)觀念研究當前與長遠社會對檔案的需求，并指導(dǎo)檔案數(shù)字化與利用服務(wù)工程實踐應(yīng)該是檔案部門的必然選擇。

2.急用先上策略

地方檔案館館藏檔案數(shù)量眾多。但并不是所有檔案都在現(xiàn)實中利用，有相當大一部分多年不用。2004年全國?。▍^(qū)、市）綜合檔案館檔案平均利用率僅為1.6%。雖然檔案館眾多全宗中當?shù)攸h委、政府全宗利用率高是一般規(guī)律，但其他全宗利用情況往往和政策、時間的變化而變化，影響更大。所以，各級地方檔案館按照近期利用統(tǒng)計情況和發(fā)展趨勢確定數(shù)字化的先后順序是科學(xué)的選擇，利用優(yōu)化理論進行檔案數(shù)字化篩選，快速反應(yīng),突擊完成急用檔案數(shù)字化任務(wù)，能夠達到更好地發(fā)揮檔案作用的目的,實現(xiàn)即時投入使用的預(yù)期。(此數(shù)據(jù)來自國家檔案局法規(guī)司保存的檔案統(tǒng)計年報)(二)本級為主,分步實施策略

（1）本級為主策略

根據(jù)檔案館職能分工和檔案來源原則,各級地方檔案館永久檔案絕大多數(shù)是本級機關(guān)形成的，一般都占50%以上，這部分檔案自然是當?shù)貦n案館數(shù)字化的重點。同時，地方檔案館都保管著大量的上級檔案文件，館際之間上級檔案文件重復(fù)是必要的，這些紙質(zhì)文件來源一般都是上級機關(guān)統(tǒng)一印制的。進入信息時代，地方檔案館都面臨著保管的上級檔案文件全文數(shù)字化問題，特別是上級檔案文件的開放鑒定審查問題，與其各地分頭審查上級檔案文件開放和進行數(shù)字化，不如國家檔案局著手進行檔案全文數(shù)字化和開放鑒定分工、協(xié)作，向館際共建、共享已有鑒定和數(shù)字化成果的方向發(fā)展。地方檔案館堅持本級為主的原則，根據(jù)需要和可能適時、適量地進行利用頻繁政策性上級檔案文件的全文數(shù)字化，以滿足當前工作的急需，盡量減少檔案館多層的重復(fù)勞動。

（2）分步實施策略

館藏檔案數(shù)字化不可能一步到位，而且檔案室進館范圍檔案陸續(xù)進館，進館范圍檔案實施檔案數(shù)字化館室共建、共贏