崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題

崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題xxx公司崗位說(shuō)明書(shū)存在的問(wèn)題文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度崗位說(shuō)明書(shū)的六大作用1．為招聘、錄用員工提供依據(jù)2．對(duì)員工進(jìn)行目標(biāo)管理3．是績(jī)效考核的基本依據(jù)4．為企業(yè)制定薪酬政策提供依據(jù)5．員工教育與培訓(xùn)的依據(jù)6．為員工晉升與開(kāi)發(fā)提供依據(jù)很多企業(yè)存在類(lèi)同的問(wèn)題：1、崗位說(shuō)明書(shū)寫(xiě)出來(lái)得不到員工認(rèn)可。2、崗位說(shuō)明書(shū)沒(méi)能有效地指導(dǎo)工作改善。3、崗位說(shuō)明書(shū)為“寫(xiě)”而“寫(xiě)”，寫(xiě)完后只“鎖”不“用”。4、崗位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)成為“雷聲大，雨點(diǎn)小”和“勞民傷財(cái)”的無(wú)效工程。其實(shí)，大家都知道，職位分析是人力資源管理的基礎(chǔ)，是企業(yè)精細(xì)化管理的基礎(chǔ)，是企業(yè)走向規(guī)范化管理及提升管理而必須完成的工程。但其效果一直不盡人意，究竟是什么原因呢。從多個(gè)企業(yè)的實(shí)踐來(lái)看，關(guān)鍵是得不到員工認(rèn)可及得不到員工重視。員工不認(rèn)可，關(guān)鍵是崗位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)過(guò)程不科學(xué)；員工不重視，關(guān)鍵是員工不清楚崗位說(shuō)明書(shū)寫(xiě)完后有什么作用，對(duì)他們有什么好處。下面就多年實(shí)踐的成功經(jīng)驗(yàn)，與大家分享下崗位說(shuō)明書(shū)應(yīng)該如何撰寫(xiě)及如何應(yīng)用。一、崗位說(shuō)明書(shū)該如何撰寫(xiě)。目前崗位說(shuō)明書(shū)的撰寫(xiě)一般有兩種方法。一種是人力資源部提供模板及填寫(xiě)說(shuō)明，各部門(mén)主管或員工撰寫(xiě)后交人力資源部審核、修訂、定稿。另一種是，人力資源部撰寫(xiě)初稿，后交各部門(mén)主管審核、修訂、定稿。兩種做法都存在一些共同的問(wèn)題：1、描述出來(lái)的基本上是現(xiàn)狀，職責(zé)并沒(méi)能得到優(yōu)化。2、過(guò)程中沒(méi)有得到充分溝通、討論，結(jié)果難以得到上下認(rèn)可。（一）崗位說(shuō)明書(shū)撰寫(xiě)的一定是“該做的事項(xiàng)”，而不是“現(xiàn)實(shí)在做的事”1、現(xiàn)實(shí)在做的事，不一定是最合理、最科學(xué)的。多年企業(yè)輔導(dǎo)中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)狀存在較多與崗位職能定位“錯(cuò)位、遺漏、重疊、交叉”的情況，也就是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)“扯皮或沒(méi)人負(fù)責(zé)”的主要原因。2、不思考什么是“該做的”，只是將現(xiàn)狀描述出來(lái)，實(shí)際上是將以往錯(cuò)誤具體化、固定化，并沒(méi)能有效改變現(xiàn)狀、提升管理。3、什么是“該做的”，就是企業(yè)戰(zhàn)略所需做的事，就是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理所需做的事，就是企業(yè)整體經(jīng)營(yíng)管理中所需本崗位承擔(dān)的事。一般來(lái)說(shuō)，首先要明確企業(yè)“該做什么”，進(jìn)而明確設(shè)置什么部門(mén)、崗位，從而將企業(yè)“該做的事”分解到各部門(mén)、崗位承擔(dān)。只有這樣，才能真正撰寫(xiě)出員工“該做”的事，從而優(yōu)化職責(zé)、優(yōu)化管理。（二）職責(zé)優(yōu)化8步曲為明確“崗位該做的事”，即體現(xiàn)職能、職責(zé)的優(yōu)化，首先要從職能、職責(zé)現(xiàn)狀分析及優(yōu)化入手。以下為筆者開(kāi)發(fā)、已實(shí)踐多年的“職責(zé)優(yōu)化8步曲”，摘錄以供各位參考。步驟一、現(xiàn)狀及問(wèn)題分析。將公司各崗位職能、職責(zé)現(xiàn)狀以系統(tǒng)圖的形式描述出來(lái)，分析各崗位職能定位是否正確，分析相對(duì)應(yīng)職能定位的職責(zé)是否存在錯(cuò)位、遺漏、重疊、交叉的情況。步驟二、選擇公司核心職能。結(jié)合戰(zhàn)略理解及公司核心能力分析，選擇公司所需配置的職能（如某些公司戰(zhàn)略定位于研發(fā)與銷(xiāo)售，那生產(chǎn)職能就可以弱化或放棄）。步驟三、設(shè)置部門(mén)并明確職能定位。根據(jù)公司所需配置的職能，設(shè)置相應(yīng)部門(mén)并分解到部門(mén)。步驟四、設(shè)置崗位并明確職能定位。根據(jù)各部門(mén)職能及工作量，設(shè)置相應(yīng)崗位并分解到崗位。步驟五、提煉部門(mén)關(guān)鍵成果領(lǐng)域。根據(jù)各部門(mén)職能，提煉為達(dá)成職能所需工作的“關(guān)鍵成果領(lǐng)域”。步驟六、部門(mén)關(guān)鍵成果領(lǐng)域分解到崗位。根據(jù)部門(mén)關(guān)鍵成果領(lǐng)域總經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)，以流程展開(kāi)，與崗位職能定位相對(duì)應(yīng)，將各關(guān)鍵成果領(lǐng)域所涉的工作分解到各崗位，建立新的“職責(zé)系統(tǒng)圖“，確保不再出現(xiàn)“錯(cuò)位、遺漏、重疊、交叉”等弊端。步驟七、選擇崗位工作要項(xiàng)作為關(guān)鍵成果領(lǐng)域。將各崗位所涉工作中的“主導(dǎo)、主持、負(fù)責(zé)”部分列出來(lái)，作為該崗位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。步驟八、根據(jù)關(guān)鍵成果領(lǐng)域撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)。（三）如何提高員工認(rèn)同度1、職責(zé)現(xiàn)狀及問(wèn)題分析時(shí)讓員工充分參與。通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查，廣泛了解各崗位任職者對(duì)所在崗位職責(zé)“錯(cuò)位、遺漏、重疊、交叉”問(wèn)題的看法，深入了解公司員工對(duì)公司職責(zé)管理的看法。人力資源部收集、分析意見(jiàn)后，整理、描繪出公司職責(zé)現(xiàn)狀系統(tǒng)圖，將各崗位職責(zé)中“錯(cuò)位、遺漏、重疊、交叉”的情況描繪在同一張圖中，然后分層級(jí)、分部門(mén)組織討論，核實(shí)職責(zé)問(wèn)題，統(tǒng)一問(wèn)題認(rèn)知。2、職能分解時(shí)讓員工充分參與。職能逐層分解時(shí)，讓涉及到崗位的任職者參與討論，以使各任職者深刻理解崗位職能定位及各崗位間分工協(xié)作關(guān)系。3、關(guān)鍵成果領(lǐng)域提煉及分解時(shí)讓員工充分參與。關(guān)鍵成果領(lǐng)域提煉及分解時(shí)，讓涉及到崗位的任職者參與討論，以使各任職者深刻理解崗位價(jià)值貢獻(xiàn)所在及各崗位間分工協(xié)作關(guān)系。4、崗位說(shuō)明書(shū)讓員工撰寫(xiě)。經(jīng)過(guò)前面職能及關(guān)鍵成果領(lǐng)域的逐層分解，各崗位關(guān)鍵成果領(lǐng)域已非常明確，已明確“該做什么事”了，所以崗位說(shuō)明書(shū)可以交給員工來(lái)直接撰寫(xiě)。明確成果導(dǎo)向及目標(biāo)的基礎(chǔ)上，讓任職者撰寫(xiě)崗位說(shuō)明書(shū)，實(shí)際上是讓員工作出工作承諾，會(huì)進(jìn)一步提高員工對(duì)崗位職責(zé)的認(rèn)同度。二、崗位說(shuō)明書(shū)如何應(yīng)用只有有用的東西，只有與員工利益相關(guān)的東西，員工才會(huì)關(guān)心并認(rèn)同。所以崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用就成為職責(zé)才能落實(shí)的關(guān)鍵。1、崗位價(jià)值評(píng)估模型的設(shè)計(jì)應(yīng)與崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容緊密結(jié)合。崗位薪酬的高低取決于崗位的價(jià)值，崗位價(jià)值的高低取決于崗位價(jià)值要素及其表現(xiàn)。崗位價(jià)值要素體現(xiàn)一個(gè)公司價(jià)值分配的哲學(xué)，應(yīng)與崗位說(shuō)明書(shū)緊密結(jié)合。如崗位的職責(zé)反映崗位的工作及責(zé)任大小，崗位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域反映崗位的核心貢獻(xiàn)，崗位管轄范圍反映崗位管理的難度及廣度，崗位任職資格反映崗位以往經(jīng)驗(yàn)及知識(shí)的補(bǔ)償，等等。崗位價(jià)值評(píng)估要素如果與崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容緊密結(jié)合，崗位任職者會(huì)主動(dòng)要求承擔(dān)更大的職責(zé)，主動(dòng)要求崗位任職條件的提高，從而促進(jìn)公司職責(zé)的落實(shí)及員工能力的提升。2、套薪規(guī)則應(yīng)與崗位說(shuō)明書(shū)內(nèi)容緊密結(jié)合。薪點(diǎn)表設(shè)計(jì)后，一個(gè)崗位會(huì)對(duì)應(yīng)一個(gè)職等，從而對(duì)應(yīng)一定幅寬、多個(gè)職級(jí)的薪點(diǎn)。究竟任職者套入哪個(gè)職級(jí)呢，與任職者以往的業(yè)績(jī)、與崗位任職資格的勝任度有關(guān)系。所以在建立套薪規(guī)則時(shí)，主動(dòng)將崗位說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容，尤其是任職資格要素涵蓋進(jìn)去，可引導(dǎo)員工關(guān)心崗位說(shuō)明書(shū)，針對(duì)性地提高自身能力素質(zhì)，提高與崗位要求的勝任度，從而促進(jìn)業(yè)績(jī)的創(chuàng)造。3、考核指標(biāo)應(yīng)從崗位職責(zé)中提煉?？己酥笜?biāo)除了從上級(jí)年度任務(wù)中直接分解外，還應(yīng)從崗位職責(zé)中提煉。即分析崗位職責(zé)為哪些顧客（內(nèi)部、外部）服務(wù)，有什么產(chǎn)出，顧客對(duì)產(chǎn)出有什么要求，從而提煉要完成什么考核指標(biāo)。通過(guò)指標(biāo)的考核來(lái)引導(dǎo)員工關(guān)注職責(zé)，從而確保職責(zé)的落實(shí)。4、招聘條件從崗位說(shuō)明書(shū)中提煉。撰寫(xiě)招聘廣告時(shí)總經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)，對(duì)崗位主要工作的描述來(lái)自于崗位說(shuō)明書(shū)中的“職位目的、關(guān)鍵成果領(lǐng)域及職責(zé)”，對(duì)招聘條件的描述來(lái)自于崗位說(shuō)明書(shū)中的任職資格“知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)等硬性條件及能力素質(zhì)”。實(shí)際招聘時(shí)總經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)，面試維度及面試問(wèn)題的設(shè)計(jì)均來(lái)自于崗位說(shuō)明書(shū)任職資格的要求。建立招聘與崗位說(shuō)明書(shū)的聯(lián)系，從而促進(jìn)各級(jí)主管關(guān)心崗位說(shuō)明書(shū)；通過(guò)崗位說(shuō)明書(shū)的應(yīng)用招聘到合適、高績(jī)效的人才，可進(jìn)一步提高各級(jí)主管對(duì)崗位說(shuō)明書(shū)的信任及重視。5、新員工入職時(shí)溝通、學(xué)習(xí)的工具。新員工入職時(shí)總經(jīng)理崗位說(shuō)明書(shū)，除了員工手冊(cè)、崗位說(shuō)明書(shū)等資料外，部分先進(jìn)企業(yè)會(huì)同時(shí)給予職責(zé)系統(tǒng)圖。僅有崗位說(shuō)明書(shū)，只了解本崗位需要做什么，并不清楚自身工作應(yīng)如何與同事分工協(xié)作，是無(wú)法快速理解并做好工作的，所以一定要補(bǔ)充一份職責(zé)系統(tǒng)圖。這也是大多數(shù)公司目前所欠缺的。更為欠缺的是，大多數(shù)公司主管只是將相關(guān)資料扔給員工，并沒(méi)有與員工溝通，容易令員工無(wú)所適從，或經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)時(shí)間摸索后才能步入正軌，影響了員工績(jī)效的正