工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)定

工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生檔案管理規(guī)定第一章總則第一條為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善我校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》、《XX工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)生學(xué)籍管理規(guī)定》的相關(guān)條款及招生、就業(yè)的有關(guān)要求，結(jié)合我校實(shí)際，制定本規(guī)定。第二條本規(guī)定所稱學(xué)生檔案是指：按國(guó)家計(jì)劃招收的高職、高技學(xué)生及其他具有學(xué)校正式學(xué)籍的學(xué)生檔案。第三條學(xué)生檔案管理體系：學(xué)生檔案管理工作實(shí)行“學(xué)生工作處統(tǒng)一指導(dǎo)、二級(jí)學(xué)院直接管理、輔導(dǎo)員收集整理”的原則。輔導(dǎo)員是學(xué)生檔案材料收集、整理和完善工作的第一責(zé)任人；二級(jí)學(xué)院根據(jù)學(xué)生工作處的統(tǒng)一要求，明確兼職學(xué)生檔案管理員，協(xié)助二級(jí)學(xué)院學(xué)管負(fù)責(zé)人安排部署本學(xué)院學(xué)生檔案材料的收集、整理和完善工作；學(xué)生工作處對(duì)學(xué)生檔案的收集、整理和完善提出具體、規(guī)范的要求。按照本《規(guī)定》做好學(xué)生檔案的統(tǒng)一管理工作，做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。第二章檔案材料第四條學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了適應(yīng)國(guó)家人事工作的需要，學(xué)生檔案除招生錄取時(shí)已有的原始檔案材料外，應(yīng)不斷充實(shí)和完善學(xué)生在校期間的各種檔案材料。（一）入學(xué)時(shí)檔案材料：新生入學(xué)時(shí)檔案材料來源于原畢業(yè)學(xué)校，由學(xué)生原所在地教育、人事等部門通過郵寄方式寄往學(xué)校，也可由新生入學(xué)報(bào)到時(shí)帶來，輔導(dǎo)員應(yīng)及時(shí)收齊、整理。整理時(shí)，應(yīng)首先檢查檔案密封是否完好、材料是否齊全、如有可疑，即與檔案來源地聯(lián)系，查明原因。隨后將原新生檔案及《入學(xué)通知書》一并裝入我校統(tǒng)一印制的檔案袋，并按學(xué)號(hào)先后順序進(jìn)行排列。二級(jí)學(xué)院輔導(dǎo)員對(duì)新生班級(jí)學(xué)生的檔案不完備的要清查匯總，經(jīng)學(xué)生本人核實(shí)簽字后報(bào)學(xué)生處檔案管理員備案。（二）入學(xué)后檔案材料：1．《新生登記表》：一式一份，由學(xué)生工作處統(tǒng)一印制下發(fā)，輔導(dǎo)員組織學(xué)生填寫，由輔導(dǎo)員審核檢查后裝入學(xué)生檔案。2．《學(xué)生成績(jī)記載表》：一式一份，由教務(wù)處根據(jù)“教務(wù)管理系統(tǒng)”所記載的學(xué)生成績(jī)統(tǒng)一打印，以班為單位下發(fā)，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。3．《學(xué)生品行鑒定表》：一式一份，由學(xué)工處統(tǒng)一印制下發(fā)，輔導(dǎo)員填寫，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。4．《畢業(yè)生登記表》：一式一份，由學(xué)生工作處統(tǒng)一印制，學(xué)生本人填寫，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。5．黨、團(tuán)員檔案：正式黨員檔案由二級(jí)學(xué)院黨總支提供，二級(jí)學(xué)院學(xué)生黨支部負(fù)責(zé)裝入學(xué)生檔案袋，預(yù)備黨員檔案則待轉(zhuǎn)正后由二級(jí)學(xué)院學(xué)生黨支部裝入學(xué)生檔案，團(tuán)員檔案由輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。6．《獎(jiǎng)懲材料》：由學(xué)生工作處或形成獎(jiǎng)懲材料的單位如實(shí)提供，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。8．《休、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)證明》：由學(xué)籍管理辦公室根據(jù)學(xué)生學(xué)籍異動(dòng)情況如實(shí)提供，輔導(dǎo)員組織裝入學(xué)生檔案。9．其它需裝入檔案的材料。以上表格按不同學(xué)生類型用不同的頭銜且需加蓋單位公章的應(yīng)按要求加蓋相應(yīng)單位公章，需裝檔的部分，全部由輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)組織裝入學(xué)生檔案。第五條學(xué)生在校期間的檔案材料須統(tǒng)一使用B5規(guī)格的辦公用紙，打印或用碳素墨水、黑色簽字筆書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色筆和純藍(lán)色墨水以及復(fù)寫紙書寫，除榮譽(yù)證等證書外，檔案材料一般應(yīng)使用原件。應(yīng)愛護(hù)檔案，不準(zhǔn)在檔案材料上劃圈、涂抹、批注、刪改。第六條檔案袋封面的填寫。新生入學(xué)后，應(yīng)使用學(xué)院統(tǒng)一印制的檔案袋。應(yīng)保持檔案封面的整潔、干凈并以正楷字填寫，有條件的單位可以使用打印機(jī)打印。檔案編號(hào)即為學(xué)生學(xué)號(hào)。已裝入檔案的材料應(yīng)在封面相應(yīng)的位置打“√”標(biāo)記。第三章歸檔時(shí)間第七條錄取報(bào)到的新生檔案及《普通高校學(xué)生學(xué)籍登記表》應(yīng)在學(xué)生報(bào)到工作全面結(jié)束后一個(gè)月以內(nèi)完成。第八條學(xué)生取得各類獎(jiǎng)懲的原始材料及《休、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)證明》，應(yīng)在形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)歸檔。第九條《普通高校學(xué)生成績(jī)記載表》、《普通高校學(xué)生品行鑒定表》、《普通高校畢業(yè)生登記表》在學(xué)生畢業(yè)當(dāng)年的四月底前由各系負(fù)責(zé)全部歸檔。第十條六月底前完成所有畢業(yè)生的檔案整理、完善、封檔、蓋章工作。此前未完成上述表格的單位或個(gè)人須等到當(dāng)年十月份再行辦理。第十一條檔案材料的收集整理，應(yīng)各負(fù)其責(zé)，并執(zhí)行相應(yīng)的責(zé)任追究制度。第四章保管與查詢第十二條學(xué)生檔案實(shí)行專人規(guī)范管理。歸檔的各類材料要登記、編號(hào)、造冊(cè)、分裝、歸類。要嚴(yán)格保密、防火、防盜、防塵、防蟲、防潮。要做到科學(xué)規(guī)范，方便查找。第十三條新生檔案整理完畢后，由二級(jí)學(xué)院統(tǒng)一存放保管；學(xué)生畢業(yè)前，輔導(dǎo)員統(tǒng)一領(lǐng)回本班學(xué)生檔案，并裝入全部材料，以學(xué)院為單位將整理好的畢業(yè)檔案交學(xué)生工作處保管。中期二級(jí)學(xué)院要進(jìn)行檢查，對(duì)應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充的資料進(jìn)行及時(shí)完善和補(bǔ)充。學(xué)生工作處要進(jìn)行不定期抽查此項(xiàng)工作的落實(shí)情況。第十四條因工作需要查閱學(xué)生檔案時(shí)，本校人員須說明查詢內(nèi)容及目的，經(jīng)檔案管理人員同意并進(jìn)行登記后方可查閱。校外人員需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)持有單位介紹信，并進(jìn)行登記。第十五條學(xué)生檔案一般不予外借。如遇特殊情況需要外借者，必須持單位介紹信，否則不予辦理。凡借閱的檔案，要嚴(yán)格保管、遵守保密制度，不得私自復(fù)制、拍照、涂改、勾劃、轉(zhuǎn)借、增加或撤換。否則，由此造成不良后果的，當(dāng)事人應(yīng)當(dāng)承擔(dān)責(zé)任。第五章檔案的投遞與提取學(xué)生檔案原則上通過機(jī)要渠道傳遞，必要時(shí)可派專人送取，特殊情況需自帶或委托他人代取的，攜帶過程中檔案遺失、私自XX等后果由學(xué)生本人負(fù)責(zé)。第十七條學(xué)生在畢業(yè)后二年內(nèi)未落實(shí)就業(yè)單位者，其本人檔案按本人意愿可轉(zhuǎn)入其生源所在地的人才交流中心托管，在此期間的托管費(fèi)由畢業(yè)生本人承擔(dān)，也可由學(xué)校繼續(xù)保管。畢業(yè)生畢業(yè)二年后仍在擇業(yè)且未提取檔案者，其檔案將按有關(guān)規(guī)定移交學(xué)校所在市人才交流中心托管，托管費(fèi)由學(xué)生在提取檔案時(shí)按規(guī)定支付。第十八條退學(xué)、開除學(xué)籍以及其他原因喪失學(xué)籍者，其本人檔案按《普通高校學(xué)生管理規(guī)定》的要求退回其家庭戶籍所在地。第十九條畢業(yè)生檔案由學(xué)生工作處負(fù)責(zé)發(fā)放，由學(xué)籍管理辦公室以班級(jí)為單位打印《學(xué)生檔案發(fā)放名冊(cè)》。第二十條畢業(yè)生憑本人畢業(yè)證、身份證和調(diào)檔函領(lǐng)取本人畢業(yè)檔案；屬代領(lǐng)的，代領(lǐng)人必須持有畢業(yè)生本人親筆書寫的委托授權(quán)書和畢業(yè)生本人畢業(yè)證、身份證復(fù)印件、調(diào)檔函及代領(lǐng)人的身份證。學(xué)生工作處學(xué)生檔案管理員在發(fā)放學(xué)生檔案時(shí)，須讓學(xué)生在《學(xué)