人力行政部管理實務

人力行政部管理實務2

目錄壹、總務行政管理

一、觀念之建立

二、本質(zhì)學能及工作方法

三、組織及其功能

貳、一般行政

一、文書管理

二、事務用品采購與管理

三、固定資產(chǎn)管理

參、庶務工作

一、工作環(huán)境

二、車輛管理

三、宿舍管理

肆、涉外作業(yè)

一、警衛(wèi)管理

二、服務臺之接待管理

三、公關管理

伍、環(huán)境安全

陸、總務行政人員如何協(xié)助企業(yè)降低成本

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壹、總務行政管理

一、觀念之建立1.企業(yè)之永續(xù)經(jīng)營－總務人員之角色定位開源營銷市場開發(fā)擴大企業(yè)規(guī)模新產(chǎn)品研發(fā)多元化經(jīng)營企業(yè)策略聯(lián)盟節(jié)流降低成本時間管理人力精簡流程簡化企業(yè)再造Q職—移動招聘專家！關注企業(yè)微信招聘戰(zhàn)略，招聘行業(yè)前沿信息，干貨分享?！皹菲窺職”微信公眾號：cnqzhi4

(1)不正確之觀念a管理雜務的單位b.不重要的單位c.只會花錢的單位d.沒有績效的單位e.冗員的單位f.任何人都會做2.觀念之革新5(2)觀念革新a.重要的幕僚單位b.經(jīng)營管理之參與單位c.協(xié)助團隊整合之單位d.良好之效率、服務是提高員工士氣重要因素e.企業(yè)競爭力之提升f.成功的總務人員需具備良好之本質(zhì)學能(3)服務理念及敬業(yè)精神a.積極主動b.負責擔當c.良好之協(xié)調(diào)性d.誠懇踏實e.持續(xù)之學習f.熱愛工作

6(1)需具備之本質(zhì)學能a.企業(yè)整體活動及經(jīng)營目標之了解b.企管知識之持續(xù)學習c.法規(guī)、法令之熟悉(2)工作方法a.P－D－C－A工作循環(huán)b.目標管理c.成本之觀念d.效率e.合作和協(xié)二、本質(zhì)學能及工作方法7

1.企業(yè)內(nèi)總務部門之組織小型企業(yè)中型企業(yè)大型企業(yè)三、組織及其功能Q職—移動招聘專家！關注企業(yè)微信招聘戰(zhàn)略，招聘行業(yè)前沿信息，干貨分享?！皹菲窺職”微信公眾號：cnqzhi8

2.總務部門之功能

分類工作內(nèi)容規(guī)章制度一般行政事務用品采購及管理采購管理辦法事務用品領用管理辦法文書管理文書管理辦法資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理辦法庶務廠房維修維修保養(yǎng)管理辦法車輛管理車輛管理管理辦法宿舍管理宿舍管理辦法涉外服務臺之接待管理外賓接待管理辦法警衛(wèi)管理警衛(wèi)人員管理辦法公關管理公關管理辦法安衛(wèi)安全衛(wèi)生管理安全衛(wèi)生管理辦法整理整頓9一、文書管理1.收發(fā)及歸檔

(1)外來文件收發(fā)

整理分類編號登記歸檔調(diào)閱收件登記分送(2)內(nèi)部文件歸檔貳、一般行政10

2.信息管理(1)建立檔案管理制度(2)定期整理(過期文件之清除)

(3)文件制式化(A4為主最佳)

(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分類編號管理(7)調(diào)閱管制(8)無紙化管理

113.保存期限原則上可區(qū)分為永久保存、保存十年、保存五年、保存三年、保存一年等五大類，參照如下：保存期限內(nèi)容一永久保存公司創(chuàng)設執(zhí)照、政府機關登記文件股東會、董事會文件、印鑒固定資產(chǎn)權(quán)狀證明專利、契約、研發(fā)、制造資料重要財務文件、相關證明書二十年帳簿、稅務資料預算、決算報表、投資計劃重要簽呈、重要會議記錄三五年稅法規(guī)定相關交易憑證、傳票、盤點憑證、進出貨單員工所得稅、薪資清冊、勞健保文件制造技術(shù)資料期滿或解除之合約四三年退解職勞工名單、勞?？ń夤蛦T工等關系文件較重要報表、記錄3較重要會議記錄五一年一般日、月、季報表公告、一般報告書其它一般記錄121.事務用品之種類(1)非消耗性物品a.辦公設備：桌、椅、柜、、機、復印機、個人計算機等。b.研發(fā)行銷用品：研發(fā)或品管部門的實驗器具、計測計及行銷部門搬運用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部門及辦公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗體、公文紙張、傳票、卷宗夾、宣傳品、說明書等。二、事務用品采購與管理13

2.事務用品采購(1)事務用品采購作業(yè)流程

流程內(nèi)容a計劃就現(xiàn)有設備品庫存，使用情形及各單位需求提出申請，編列年度預算b請購每月固定時間或視需要由各單位提出申請，先經(jīng)由單位主管核準c詢比議價視需要總務部門會同使用單位辦理議價d審核金額大小依核決權(quán)限規(guī)定由權(quán)責主管核定e驗收會同使用單位就數(shù)量、外觀、功能進行驗收f列帳屬固定資產(chǎn)類需列冊編號管理一般消耗用品亦應列冊控管g領用使用單位填寫領用單據(jù)領用Q職—移動招聘專家！關注企業(yè)微信招聘戰(zhàn)略，招聘行業(yè)前沿信息，干貨分享?！皹菲窺職”微信公眾號：cnqzhi14

(2)事務用品采購管理重點內(nèi)容管理重點a政策公司采購物品性能、功能基準為何？如國產(chǎn)品、外國產(chǎn)品，有無特別規(guī)定之樣式、顏色考慮b會辦專門性設備儀器應會同相關部門辦理事務用品采購程辦理c請購流程各單位是否清楚及遵循d詢比議價詢比議價記錄完成留存e核決權(quán)限公司是否已清楚制定各項采購之核決權(quán)限f安全庫存消耗品可采復倉制金額較大設備用品應計劃性采購g盤點定期盤存制及連續(xù)性盤點可并用進行h整理.整頓事務用品倉之整理.整頓消耗性物品與非消耗性物品應分開管理151.固定資產(chǎn)之定義稅法規(guī)定2000元以上，使用年限2年以上者列入資本支出。一般企業(yè)以2000元為基礎較多。2.固定資產(chǎn)之種類有形資產(chǎn)：土地、建物、設備、機器、車輛、工具、器具、雜項購置。無形資產(chǎn)：專利權(quán)、商標權(quán)、著作權(quán)、營業(yè)權(quán)等三、固定資產(chǎn)管理163.財產(chǎn)管理作業(yè)重點

內(nèi)容作業(yè)重點a驗收列帳申請單及驗收單核對申請單位填寫財產(chǎn)卡總務單位填寫財產(chǎn)編號及標示列帳并會交會計單位c保養(yǎng)作業(yè)編列維修保養(yǎng)預算定期、不定期由總務人員及供貨商保養(yǎng)檢查d保險作業(yè)建物、機器設備、車輛均應納入保險除新購物品外，注意續(xù)保之辦理建立「風險管理」之共識，評估現(xiàn)有有形無形資產(chǎn)e財產(chǎn)盤點定期盤點實施固定資產(chǎn)采一物一卡核對有帳無物，有物無帳追查f計算機管理財產(chǎn)清冊可于企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡取得最新資料保管單位、取得日期、折舊情形、殘余價值等配合會計單位計算機列文件管理17參、庶務環(huán)境

一、工作環(huán)境1.辦公室管理辦公室令人困擾問題，依日本能率協(xié)會問卷調(diào)查，依序為

文書檔案管理空調(diào)配線

辦公設備照明安全2.廠房環(huán)境管理同辦公室管理方式，除注意空調(diào)、照明、安全三項，并注意噪音、振動問題183.工作環(huán)境管理重點

內(nèi)容管理重點a空調(diào)冷氣風扇、冷卻水塔之定期清洗溫濕度之調(diào)節(jié)控制b配線辦公室電話線、計算機線、電線應予以固定并事先規(guī)劃現(xiàn)場之電線、水管路線應隱蔽固，不影響動線暢通c辦公設備辦公室、現(xiàn)場之區(qū)域明確標示辦公室設備、桌、椅、柜、電話、計算機、傳真機等定期維護維修d照明自然光線優(yōu)于人工光線間接照明優(yōu)于直接照明考慮e安全工作場所如信道是否有障礙物造成危險之可能消防設備之定期申報消防設施及逃生動線是否有被堵塞情形f振動.噪音人類承受噪音極限為130分貝，超過80分貝即有身體不適情形不定期查核工作現(xiàn)場噪音振動情形g公共設施盥洗設施定期維護檢查廁所及會議室可采各單位輪流打掃，并排定人員每日定時檢查191.車輛分類公用車輛：大客車、卡車、公務車、機車等(2)專用車輛：高級主管用車(3)私車公用：自購或公司貸款，油料補貼二、車輛管理20

2.車輛管理重點內(nèi)容管理重點a管理方式集中管理：總務部門統(tǒng)籌負責單位自管：公務車輛分撥于使單位自行管理b公務車借用使用單位填寫派車單，如出差、旅游、婚喪等使用前后路碼表之檢查c駕駛?cè)斯芾砩眢w健康，生活行為端正是否具備合格汽車職業(yè)職照實施鋪保、人保及定期對保生活正常，遵守規(guī)定，認真細心d保養(yǎng)駕駛?cè)罩荆罕ｐB(yǎng)、維修、機油更換詳實填寫指定可靠之保養(yǎng)廠、維修廠建立長期合作關系保養(yǎng)定期實施e私車公用補助明訂補助辦法依職級固定或?qū)崍髮嶄N方式，補助油費及過路費f違規(guī).違警及事故處理由車輛駕駛?cè)素撠?，若為機械故障問題可由公司及駕駛?cè)斯餐摀付òl(fā)生事故連絡人員，并明訂發(fā)生民事賠償時處理方式g保險及課稅公用車排照稅、燃料稅及保險由總務部門統(tǒng)一辦理監(jiān)理站之定期檢查則可由使用單位自行辦理211.宿舍管理之觀念

(1)確保勞動力充足，減少人員流動率(2)女性員工夜班加班之安全2.員工宿舍分類

(1)主管宿舍：依職業(yè)或眷屬之需要提供單戶、單人房或雙人房。(2)員工宿舍：一般員工依需要情形申請分配(3)外勞宿舍：另行就外籍勞工提供宿舍集中管理

三、宿舍管理223.宿舍管理重點

內(nèi)容管理重點a申請1.訂定員工住家距離申請標準2.派外長駐人員或輪班等工作需要b設備1.訂定宿舍標準配備規(guī)定，提供適當家具、家電、被褥及清潔用品2.水電、瓦斯之定期檢查c安全管理1.門禁實施之必要，公私對象攜帶出入實施管理2.訪客登記之實施，指定會客地點3.消防安全設施之具備及定期檢修4.與當?shù)鼐鞕C關應建立好連系管道，應變突發(fā)狀況時之處理d外勞宿舍管理1.定期實施安全檢查，尤其電器用品是否過度使用，有無私接電源或其它危險設施2.定期實施清潔衛(wèi)生檢查e交接移轉(zhuǎn)1.應將提供之設備用品列冊清單，由新搬入員工簽名確認2.移出或移轉(zhuǎn)應由總務人員會點移交物品f維修1.定期巡視設施，若有毀損應追查原因2.由住宿人員提出維修申請23一、警衛(wèi)管理1.警衛(wèi)管理方式

(1)公司員工擔任：國內(nèi)企業(yè)早期警衛(wèi)均屬由公司a.優(yōu)點：屬公司之一份子，向心力強，便于直接管理，并可做其它職務支持及調(diào)遷b.缺點：專業(yè)性不足，并常因人情門禁松散或成為員工聊天休息場所(2)保全公司：現(xiàn)國內(nèi)企業(yè)已多采保全公司擔任a.優(yōu)點：有較充足專業(yè)訓練，門禁管理嚴格b.缺點：成本較高，且為間接透過保全公司管理保全人員

肆、涉外作業(yè)242.警衛(wèi)管理重點

內(nèi)容管理重點a警衛(wèi)人員管理1.職務之明訂，權(quán)責清楚2.制式服裝，儀容整潔，接待有禮3.禁止打瞌睡、喝酒、擅離職守或進行與本身職務無關之業(yè)務b出入管理1.人、物、車輛之檢查，停放引導2.訪客登記及受訪人員引導3.物品出入放行登記及核對c定時、定點巡邏1.防火、防盜、防暴功能2.固定路線廠房內(nèi)外巡邏d夜勤管理1.宿舍及工廠門禁執(zhí)行2.緊急事故之搶救連系Q職—移動招聘專家！關注企業(yè)微信招聘戰(zhàn)略，招聘行業(yè)前沿信息，干貨分享。“樂聘Q職”微信公眾號：cnqzhi25

1.訪客之類型

(1)預定來訪之訪客，與公司人員約定好之訪客(2)沒有約定，但對公司有益之訪客(3)沒有約定，且對公司無益之訪客2.接待人員應就不同類型訪客采不同應對方式

(1)應請各單位人員事先連絡服務人員，告知來訪者姓名、人數(shù)、時間、招待地點等以利于接待作業(yè)(2)應告知接待人員與公司友好廠商名稱，以做適當應對接待(3)不知名廠商或訪客意圖不明，應訓練接待人員應對方式及連絡總務人員處理二、服務臺之接待管理26

3.接待管理重點

內(nèi)容管理重點a服務禮儀1.儀容整潔：服裝、精神2.親切有禮：早、好、請、謝謝、對不起3.熱誠服務：愉快的服務4.茶水服務：奉茶、動作、愉快b連絡引導1.受訪人員有在公司，應請通知受訪人員到服務臺或引導至招待地點2.受訪人員不在公司，應留下訪客姓名、電話c電話禮儀1.自動總機不如人工總機2.對講機不如服務臺人員3.轉(zhuǎn)分機接話追蹤271.企業(yè)公關之對象(1)政府機關、學校、慈善單位、福利團體、研究單位(2)財團、公眾團體、交易往來廠商2.企業(yè)公關之目的(1)希望社會大眾對企業(yè)保持良好的印象與風評之活動(2)向社會大眾提供企業(yè)信息之管道(3)與各機關企業(yè)建立良好之互動關系及友誼

三、公關管理283.公關管理之作法及重點

內(nèi)容管理重點a對象及資料1.名冊建立，依對象不同分列2.連系人員建立資料，生日卡、賀年卡、月歷、祝賀、慰問等b公關方式1.因應媒體之宣導2.分送各種資料郵寄企業(yè)文宣3.運用媒體如電影、廣播、報紙、網(wǎng)絡等舉辦各項活動，包括宣傳及公益活動4.參加各項社團活動5.依名冊年節(jié)饋贈禮品6.宴客c媒體的應對1.建立發(fā)言人制度，Q與A之準備2.與媒體記者平均建立良好之互動關系29一、員工上班的目的：生活安定。安全無憂、身心健康的工作是生活安定的要件安全衛(wèi)生管理：為防止職業(yè)災害，保障勞工安全與衛(wèi)生二、職業(yè)意外傷害分類勞委會分類：職業(yè)意外傷害可分為墜落.滾落、跌倒、沖撞、物體飛落、物體飛落、物體倒塌.崩塌、被撞、被夾.被卷、被切割、擦傷、采踏(踏穿)、溺斃、與高溫低溫之接觸、與有害物之接觸、感電、爆炸、物體破裂、火災、不當動作、其它不能歸類、公路交通事故、鐵路交通事故、船舶.飛機交通事故、其它交通事故等23類。三、安全、衛(wèi)生設備規(guī)定：『工廠法』第四十一、四十二條，工廠應具備a.安全：工人身體上、工廠建筑上、機器裝置、防火防水災之設備b.衛(wèi)生：空氣流通、飲料清潔、盥洗及廁所、光線、防衛(wèi)毒質(zhì)之設備。伍、環(huán)境安全30四、需遵照辦理之相關法規(guī)a.勞動法b.勞動法施行細則c.公司法d.社會保險條例e.社會保險條例施行細則f.勞動安全衛(wèi)生法g.勞動安全衛(wèi)生法施行細則h.勞動