水力發(fā)電廠檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

PAGE江西AA電力股份有限公司XX水電廠規(guī)章制度發(fā)布通知200年第號《江西AAXX水電廠檔案管理標(biāo)準(zhǔn)》已經(jīng)于200年月日通過，現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起施行。廠長二〇〇年月日規(guī)章制度控制表制度名稱江西AAXX水電廠檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制度編號CPIJXSHLW（YW）-15-09版本簽發(fā)日期下次評估時間起草人部門審核分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)人是否修訂此次修訂的主要內(nèi)容解釋部門廠長工作部實施及完善執(zhí)行人檔案管理標(biāo)準(zhǔn)范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了我廠檔案管理體制與職責(zé)，文件材料的形成和歸檔，檔案的分類管理、保管、統(tǒng)計、借閱、開發(fā)利用、移交、鑒定與銷毀、圖紙的修改和補充、監(jiān)督檢查與考核。本標(biāo)準(zhǔn)適用于本廠檔案管理。規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)?！吨腥A人民共和國檔案法》國家檔案局、國家經(jīng)貿(mào)委和國家計委聯(lián)合頒發(fā)的《國營企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》《中國電力投資集團公司檔案管理規(guī)定（試行）》（[中電投內(nèi)規(guī)[2003]16號文]）檔案管理體制、職責(zé)檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，是促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)和發(fā)展、維護企業(yè)經(jīng)濟利益、合法權(quán)益和歷史真實面貌的一項專業(yè)技術(shù)工作。本廠檔案是指在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理各項活動中形成的對國家、社會和企業(yè)具有利用保存價值的各種文件材料（包括不同的載體形式）。本廠檔案以科技檔案為主；科技、文書、會計、人事檔案實行檔案室集中統(tǒng)一的管理原則。檔案管理工作涉及生產(chǎn)、經(jīng)營、建設(shè)等各項活動，涉及黨群、行政各個部門。檔案工作必須納入我廠目標(biāo)管理，列入發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度計劃，并確定一名廠級領(lǐng)導(dǎo)分管檔案工作。廠長工作部設(shè)置檔案資料室，配備檔案管理專職人員，負(fù)責(zé)全廠各類檔案的收集、接收、整理、立卷、保管和提供利用。負(fù)責(zé)制定檔案管理工作各項規(guī)章制度，對各部門檔案管理進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對全廠各部門實行文件材料歸檔考核，向廠部提出文件材料歸檔獎懲建議。各部門要配備兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)本部門形成的應(yīng)歸檔文件材料的體制、整理和歸檔工作。我廠檔案工作接受上級檔案業(yè)務(wù)管理機關(guān)的指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。檔案工作人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，并熟悉和了解企業(yè)的各項管理活動。檔案管理的內(nèi)容與要求文件材料的形成和歸檔文件材料的形成、積累應(yīng)納入到生產(chǎn)、經(jīng)營、科研及基建等各項活動的工作計劃和管理程序；納入到各部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員的職責(zé)中。文件材料的運轉(zhuǎn)遵循文書處理的程序。各項業(yè)務(wù)工作中形成的具有保存價值的文件材料都必須定期向檔案管理部門歸檔，任何部門和個人不得據(jù)為已有。對歸檔文件材料的基本要求：歸檔的文件材料必須完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確，各項簽字手續(xù)完備，正件與附件，印件與底稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文要放在一起，不得分開，文電應(yīng)合一。歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整、紙張及文件格式符合規(guī)范要求（包括文字修改、簽字等不能超出左側(cè)裝訂線），書寫材料要適于長期保存，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純籃墨水和熱敏紙。歸檔的文件材料應(yīng)為原件。重要的電子文件，應(yīng)另外形成紙質(zhì)文件材料歸檔保存。歸檔的文件材料如不符合上述要求，檔案室有權(quán)要求有關(guān)人員進(jìn)行重新整理和補充。歸檔工作要求：各部門在各項管理工作中形成的文件材料，須在次年6月份之前，將應(yīng)歸檔的文件材料向廠檔案室歸檔（也可根據(jù)本部門的實際情況實行隨辦隨歸檔）；基建工程或其他技術(shù)項目，在任務(wù)完成后或告一段落時，將應(yīng)歸檔的文件材料向檔案室歸檔；科技成果鑒定、基建工程驗收必須保證檔案的完整性。文件材料不完整、不準(zhǔn)確、不系統(tǒng)的、不能通過鑒定、驗收；新購重要設(shè)備儀器（含進(jìn)口）到貨，有關(guān)專業(yè)部門應(yīng)會同檔案部門檢查驗收文件材料，并及時歸檔；工作人員因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察及參加各種會議的文件材料，按照文件材料歸檔范圍的要求向檔案室歸檔。各類文件材料歸檔份數(shù)一般為一式一份，重要的、利用頻繁的和有專門需要的可視需要程度適當(dāng)增加份數(shù)。檔案室要對全廠各業(yè)務(wù)部門文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督。檔案的分類管理選擇對歸檔文件材料進(jìn)行系統(tǒng)整理的分類方法，要符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的要求。在工作中形成的電子文件，各部門根據(jù)實際情況做好歸檔和統(tǒng)一。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實際需要編制檔案的編目和檢索工具。檔案保管接收檔案要認(rèn)真驗收并辦理交接手續(xù)。存放檔案有專用柜，排架方法要科學(xué)和便于利用。已經(jīng)歸檔的文件材料不得修改，底圖除外。修改后的底圖入庫要認(rèn)真檢查其修改、補充情況，底圖存放以平放為宜。存放膠片、照片、磁帶等需用特制的密封盒、膠片頁夾和影集等，按編號順序排列在膠片柜內(nèi)。要定期進(jìn)行庫藏檔案的清理、核對工作，做到帳物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修復(fù)。庫藏檔案因移交、作廢、遺失等注銷帳卡時，要查明原因并保存記錄。檔案庫房的一般要求：庫存檔案必須有專門的庫房，并且具有良好的衛(wèi)生環(huán)境和防盜、防火、防光、防潮、防塵、防高溫、防有害生物和防污染等安全措施；檔案庫房溫濕度要符合國家有關(guān)規(guī)定要求。圖紙的修改和補充建立圖紙的修改、補充制度，具體要求如下：凡因設(shè)計、施工、生產(chǎn)、檢修等原因引起圖紙與實物不符應(yīng)及時更改圖紙，使圖紙與實物相符。對圖紙?zhí)岢龈牡牟块T，持簽字齊全的圖紙更改通知單，方可向檔案室借出相應(yīng)圖紙進(jìn)行更改。圖紙更改應(yīng)按通知單的內(nèi)容進(jìn)行，要確保更改后的圖紙完整、統(tǒng)一、清晰、正確。藍(lán)圖更改后，應(yīng)將其對應(yīng)的底圖作相應(yīng)的更改。更改后的藍(lán)圖和底圖同時歸檔。圖紙更改一般用杠改、刮改，并在修改處標(biāo)注“修改標(biāo)記”及在備考表中說明；改動較多時應(yīng)重新繪制并描曬新圖。整個保管單位內(nèi)圖紙作廢由新圖代替時，應(yīng)重新編制保管單位，并注明原保管單位編號。原保管單位應(yīng)另行保管。修改、補充底圖，由責(zé)任單位提出，安全生產(chǎn)部負(fù)責(zé)簽署圖紙更改通知單。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查歸還的圖紙，如發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定更改、改得模糊不清，只改藍(lán)圖未改底圖等，應(yīng)及時追究補正。檔案鑒定與銷毀檔案鑒定包括檔案的保管期限鑒定、失去利用價值和超過保管期限檔案的銷毀鑒定。廠部成立檔案鑒定小組，主持本廠檔案的鑒定與銷毀工作。歸檔單位應(yīng)對所移交的檔案標(biāo)明保管期限，檔案管理人員在整理立卷時應(yīng)核實文件的保管期限，永久、長期、短期等不同保管期限的檔案應(yīng)分開立卷，對保管期限不明確的應(yīng)提交鑒定小組確定。對超過保管期限而仍有保管價值的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定，重新劃定保管期限，保管期限仍從文件制成之年算起。檔案人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，對確無保存價值和超過保管期限的檔案應(yīng)登記造冊，報鑒定小組進(jìn)行鑒定，如需銷毀時，由鑒定小組寫出“鑒定銷毀報告”填寫“銷毀清冊”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理人員和有關(guān)人員2人共同在指定地點監(jiān)銷。應(yīng)銷毀的檔案要集中銷毀，要注意保密，不得自行處理和出售。銷毀前應(yīng)對照“銷毀清冊”認(rèn)真清點核實，在檔案未完全銷毀前不得擅自離開現(xiàn)場，銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊要永久存檔。檔案統(tǒng)計檔案統(tǒng)計主要包括檔案管理基本情況統(tǒng)計、檔案的數(shù)量統(tǒng)計、檔案提供利用及利用效果的統(tǒng)計等，統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)按規(guī)定向有關(guān)部門上報。檔案統(tǒng)計應(yīng)以原始記錄為依據(jù)，統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)做到準(zhǔn)確可靠。檔案管理現(xiàn)代化檔案管理現(xiàn)代化是本廠實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的組成部分，應(yīng)列入本廠現(xiàn)代化管理整體計劃、統(tǒng)籌考慮，同步發(fā)展。檔案管理部門要借鑒現(xiàn)代管理方法，逐步應(yīng)用以電子計算機為主，包括先進(jìn)的監(jiān)控裝置、通信設(shè)施和辦公自動化等在內(nèi)的現(xiàn)代化管理手段。檔案的借閱、開發(fā)利用檔案管理部門根據(jù)本廠中心工作和檔案的庫存情況，積極開展檔案信息的編制和開發(fā)工作，更好地利用檔案信息資源，以滿足本廠生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和發(fā)展的需要。檔案室應(yīng)建立檔案借（查）閱制度，根據(jù)檔案的機密程度，確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)。查、借閱檔案，均需辦理登記手續(xù)，愛護檔案，不得折疊、拆卷、隨意更改和涂寫。如發(fā)現(xiàn)損壞、丟失和泄密，應(yīng)追究當(dāng)事人責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的要依法追究法律責(zé)任。檔案歸還時應(yīng)填寫利用效果。檔案人員當(dāng)面清點核實歸還檔案是否齊全，填寫歸還日期，并簽名。本廠檔案一般不外借，外單位因工作需要借閱時，須持所在單位介紹信，經(jīng)廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，限在閱檔室內(nèi)借閱利用。工作人員調(diào)動、離退休時，必須向檔案室交還所借閱的檔案。檔案的移交單位撤銷或合并時必須將本單位的全部檔案進(jìn)行認(rèn)真整理，妥善保管，不得分散，并按下列辦法處理：被撤銷單位劃歸幾個單位的，其檔案材料不得分散，可由其中一個單位代管或由主管單位代管；一個單位并入另一個單位或幾個單位合并為一個新的單位，其檔案材料應(yīng)移交給合并后的單位代管；一個單位改變了領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，在其工作活動中形成的全部檔案仍屬原來的卷宗，實行集中統(tǒng)一管理。各種臨時機構(gòu)撤銷時，其檔案應(yīng)向有關(guān)的市管單位移交。檔案管理監(jiān)督檢查與考核