公司接待工作管理制度

公司接待工作管理制度公司接待工作管理制度公司接待工作管理制度xxx公司公司接待工作管理制度文件編號(hào)：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準(zhǔn)審核制定方案設(shè)計(jì)，管理制度接待工作管理制度目的：為樹(shù)立公司的良好形象，擴(kuò)大公司對(duì)外聯(lián)系與交流，使接待工作規(guī)范、有序進(jìn)行，特制定本制度。原則：接待工作原則是：服務(wù)熱情周到、勤儉節(jié)約以及統(tǒng)一協(xié)調(diào)的原則。三、適用范圍：本制度適用于公司重大活動(dòng)、會(huì)議等的接待工作。四、管理職責(zé)：1.行政服務(wù)中心作為公司接待工作的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)接待工作的安排與管理，擬定重要來(lái)賓的接待計(jì)劃，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)落實(shí)接待任務(wù)，提供后勤保障。2.行政服務(wù)中心，負(fù)責(zé)審核接待計(jì)劃、協(xié)調(diào)有關(guān)接待事項(xiàng)及接待費(fèi)用，報(bào)總監(jiān)審批。3.公司各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)的接待工作；每月統(tǒng)計(jì)接待情況報(bào)行政服務(wù)中心登記備案；同時(shí)應(yīng)完成配合公司分配的各項(xiàng)接待任務(wù)。五、分類(lèi)：為了更好的做好接待任務(wù)，對(duì)來(lái)訪(fǎng)嘉賓不同身份和社會(huì)地位進(jìn)行不同標(biāo)準(zhǔn)的接待劃分。1.Ⅰ級(jí)接待：公務(wù)來(lái)訪(fǎng)1.政府職能部門(mén)、行業(yè)主管部門(mén)工作人員來(lái)公司檢查工作；2.項(xiàng)目合作伙伴重要領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司洽談工作事宜；3.有合作意向的投資項(xiàng)目部、金融機(jī)構(gòu)來(lái)公司考察；2.Ⅱ級(jí)接待：參觀來(lái)訪(fǎng)1.各級(jí)黨政機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司視察工作；2.各地機(jī)關(guān)、企事業(yè)項(xiàng)目部來(lái)公司參觀考察；3.重要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)公司參觀考察3.Ⅲ級(jí)接待：會(huì)議活動(dòng)來(lái)訪(fǎng)應(yīng)邀前來(lái)參加公司會(huì)議、活動(dòng)的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)家、代理商以及合作伙伴等。Ⅳ級(jí)接待：其他來(lái)訪(fǎng)客人其他來(lái)訪(fǎng)客人是指與公司業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)，只是隨訪(fǎng)人員，包括園區(qū)領(lǐng)導(dǎo)帶來(lái)考察園區(qū)情況的隨訪(fǎng)人員以及應(yīng)聘者。注明：按接待對(duì)象級(jí)別不同和對(duì)公司業(yè)務(wù)的影響不同，分為重要來(lái)賓和一般來(lái)賓。（Ⅱ級(jí)及以上來(lái)訪(fǎng)人員為重要來(lái)賓，Ⅲ級(jí)及以下為一般來(lái)賓）六、招待原則和標(biāo)準(zhǔn)：參觀接待根據(jù)需要安排招待用餐；住宿標(biāo)準(zhǔn)：1、一般來(lái)訪(fǎng)客人安排與公司簽訂協(xié)議的快捷經(jīng)濟(jì)型酒店；2、公司領(lǐng)導(dǎo)出面接待的外地重要來(lái)賓住宿，則根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)需要安排。1.用車(chē)標(biāo)準(zhǔn)：（一）一般公務(wù)來(lái)訪(fǎng)，根據(jù)情況需安排用車(chē)的，由行政服務(wù)中心統(tǒng)一調(diào)度；（二）列入計(jì)劃的重要來(lái)賓來(lái)訪(fǎng)用車(chē)，公司應(yīng)優(yōu)先予以保證，車(chē)型、駕駛員、用車(chē)天數(shù)等內(nèi)容應(yīng)事先在接待計(jì)劃中明確在行政服務(wù)中心備案。2.接待規(guī)格：重要來(lái)賓可安排對(duì)應(yīng)的各中心負(fù)責(zé)人或者副總裁乃至總裁接待會(huì)晤；其他來(lái)賓根據(jù)情況由相關(guān)人員接待。七、計(jì)劃和準(zhǔn)備：1.行政服務(wù)中心在接到公司領(lǐng)導(dǎo)通知或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)登記的重要來(lái)訪(fǎng)預(yù)約時(shí)，應(yīng)做書(shū)面登記。對(duì)重要來(lái)賓接待，須在詳細(xì)了解接待要求的基礎(chǔ)上擬定接待計(jì)劃，排出日程安排表，報(bào)總經(jīng)理審定后及時(shí)通知相關(guān)部門(mén)和領(lǐng)導(dǎo)；對(duì)一般來(lái)賓酌情安排對(duì)應(yīng)部門(mén)接待；2.公司各部門(mén)在接到重要來(lái)訪(fǎng)預(yù)約后，須填寫(xiě)《接待申請(qǐng)單》(見(jiàn)附件)報(bào)行政服務(wù)中心，并協(xié)助擬定接待計(jì)劃。需公司領(lǐng)導(dǎo)出面、行政服務(wù)中心協(xié)調(diào)的重要接待一般應(yīng)提前2天告知行政服務(wù)中心；對(duì)時(shí)間緊迫的臨時(shí)重要接待任務(wù)，可先在電話(huà)中請(qǐng)示，并經(jīng)總經(jīng)理同意，在完成接待后補(bǔ)辦手續(xù)。八、招待內(nèi)容：重要來(lái)訪(fǎng)接待計(jì)劃應(yīng)載明以下內(nèi)容：（一）接待類(lèi)別：公務(wù)來(lái)訪(fǎng)、參觀、參加會(huì)議或其他。（二）來(lái)賓基本情況1.來(lái)訪(fǎng)名稱(chēng)、領(lǐng)導(dǎo)姓名、職務(wù)等；2.來(lái)訪(fǎng)具體時(shí)間、人數(shù)，當(dāng)?shù)嘏阃瑏?lái)訪(fǎng)的領(lǐng)導(dǎo)和人數(shù)；3.來(lái)訪(fǎng)的目的和要求；4.在本地逗留的天數(shù)。（三）具體接待安排1.明確主要接待的部門(mén)，相關(guān)配合的部門(mén)，接待人員分工及職責(zé)，出面接待的領(lǐng)導(dǎo)和陪同人員；2.參觀線(xiàn)路或洽談、舉行活動(dòng)的場(chǎng)所；3.費(fèi)用預(yù)算報(bào)送行政服務(wù)中心，由行政服務(wù)中心做統(tǒng)籌管理。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)送財(cái)務(wù)服務(wù)中心報(bào)備審核。九、重要接待計(jì)劃：（一）是否安排車(chē)輛接送；（二）是否需要會(huì)場(chǎng)布置，包括花卉、煙茶、音響設(shè)備、投影設(shè)備、領(lǐng)導(dǎo)席箋、橫幅等；（三）是否制作歡迎牌、指示牌；（四）是否安排禮儀；（五）是否需要邀請(qǐng)新聞媒體和草擬新聞通稿；（六）是否安排攝影攝像；（七）是否需要準(zhǔn)備公司宣傳資料；（八）是否宴請(qǐng)，包括宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、標(biāo)準(zhǔn)；（九）是否安排住宿；住宿標(biāo)準(zhǔn)的確定（十）是否安排游覽等接待行程。（十一）是否需要贈(zèng)送禮品；（十二）其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。十、接待重要參觀來(lái)訪(fǎng);主要接待部門(mén)應(yīng)上報(bào)行政服務(wù)中心，行政服務(wù)中心按計(jì)劃通知參加會(huì)晤的領(lǐng)導(dǎo)、陪同人員、落實(shí)會(huì)晤時(shí)間及場(chǎng)所。行政服務(wù)中心應(yīng)作為后勤保障部門(mén)應(yīng)該積極配合，確保公司環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔，員工的精神面貌良好以及飯店酒店的預(yù)定茶水的準(zhǔn)備等一系列后傾服務(wù)保障。十一、接待重要公務(wù)來(lái)訪(fǎng)或會(huì)議來(lái)訪(fǎng)：主要接待部門(mén)應(yīng)上報(bào)行政服務(wù)中心，行政服務(wù)中心根據(jù)計(jì)劃和來(lái)賓要求，提前預(yù)訂好來(lái)賓下榻的賓館；根據(jù)計(jì)劃預(yù)訂宴請(qǐng)的酒店；依據(jù)所定用餐標(biāo)準(zhǔn)，安排迎合來(lái)賓地方口味的飯菜等；并且根據(jù)需要訂購(gòu)禮品等。十二、接待大型會(huì)議或活動(dòng)的來(lái)訪(fǎng)接待：1.主辦部門(mén)應(yīng)事先準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介等相關(guān)資料；檢查會(huì)場(chǎng)水電、桌椅、投影儀、音響等設(shè)施；安排禮儀人員，準(zhǔn)備簽到冊(cè)、名片盒等。2.行政服務(wù)中心按接待人數(shù)調(diào)度安排接待所需車(chē)輛，并留有余地；須保證車(chē)輛清潔，安全性能良好；公司車(chē)輛應(yīng)服從辦公室的統(tǒng)一調(diào)度。十三、接待的行為規(guī)范：（一）儀表：面容清潔，衣著得體；（二）舉止：穩(wěn)重端莊，從容大方；（三）言語(yǔ)：語(yǔ)氣溫和，禮貌文雅；（四）態(tài)度：誠(chéng)懇熱情，不卑不亢。十四、注意事項(xiàng)：1.接待程序中要注意把握迎候時(shí)間，提前等候于公司門(mén)口或車(chē)站機(jī)場(chǎng)；幫來(lái)賓開(kāi)門(mén)等。2.接待中涉及機(jī)要事務(wù)、秘密文電、重要會(huì)議，要特別注意保密；接待中既要熟練介紹公司情況，又要注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守本項(xiàng)目部商業(yè)機(jī)密；對(duì)不宜攝影攝像的場(chǎng)合，應(yīng)向參觀人員說(shuō)明。3.接待中應(yīng)厲行節(jié)約，精打細(xì)算，不擺闊氣，不講排場(chǎng)，不奢侈浪費(fèi)。十五、招待費(fèi)用反饋：1.公司各部門(mén)接待來(lái)賓無(wú)特殊情況外應(yīng)在公司合作協(xié)議單位里進(jìn)行；2.招待任務(wù)后3天內(nèi)，招待費(fèi)用按財(cái)務(wù)報(bào)銷(xiāo)流程開(kāi)具發(fā)票報(bào)總經(jīng)理審批。3.對(duì)于公司有正面影響的來(lái)訪(fǎng)任務(wù)，媒體宣傳中心應(yīng)及時(shí)撰寫(xiě)重要來(lái)訪(fǎng)信息和拍攝照片，并將寫(xiě)好的新聞稿審核后以各種途徑推送出去，正面宣傳公司；4.行政服務(wù)中心應(yīng)將與來(lái)訪(fǎng)者交流中取得的信息匯總整理，提