大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法

大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法為了做好學(xué)生檔案管理工作，使我校學(xué)生檔案管理更加規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律、法規(guī)，結(jié)合我校具體情況，特制定本辦法。第一章總則第一條學(xué)生檔案管理工作要本著為培養(yǎng)人才服務(wù)，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，為人事工作服務(wù)的原則，堅(jiān)持維護(hù)真實(shí)性和完整性的工作方針，實(shí)行統(tǒng)一管理，嚴(yán)密保管的辦法。第二條學(xué)生檔案管理工作按照學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)院分級(jí)管理的原則實(shí)行。第三條學(xué)院負(fù)責(zé)管理國(guó)家計(jì)劃招收的本科及研究生檔案，學(xué)生工作處對(duì)學(xué)院的學(xué)生檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第四條學(xué)生檔案日常管理在學(xué)生所在學(xué)院，由各學(xué)院分管學(xué)生工作的黨委書(shū)記或副書(shū)記負(fù)責(zé)，并安排相應(yīng)工作人員按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定做好檔案管理工作，要求做到安全、保密、系統(tǒng)、完備。特殊情況需查閱、使用檔案，要嚴(yán)格辦理傳遞、查閱登記手續(xù)。第二章歸檔的內(nèi)容第五條學(xué)生檔案材料的收集工作直接關(guān)系到人事檔案的完整性和學(xué)生的切身利益。為了適應(yīng)國(guó)家人事工作的需-1-要，學(xué)生檔案除招生錄取時(shí)已有的原始檔案材料外，在校期間學(xué)生檔案應(yīng)不斷充實(shí)以下內(nèi)容：本科學(xué)生：1、招生錄取材料。2、學(xué)生登記表。3、學(xué)生在校期間獲得國(guó)家級(jí)、省部級(jí)和校級(jí)等各類獎(jiǎng)勵(lì)、表彰所形成的材料及審批表。4、學(xué)校、學(xué)生工作部（處）、團(tuán)委、教務(wù)處、保衛(wèi)處提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律形成的材料及處理意見(jiàn)。5、學(xué)生在校期間的學(xué)年考評(píng)表。6、學(xué)生加入黨、共青團(tuán)或其他政治團(tuán)體的材料。7、校醫(yī)院提供的入學(xué)體檢表。8、教務(wù)處提供的畢業(yè)生歷年學(xué)業(yè)成績(jī)表、學(xué)位證書(shū)認(rèn)定表。9、《普通高等學(xué)校畢業(yè)生登記表》。10、全國(guó)普通高等學(xué)校本科畢業(yè)生就業(yè)通知書(shū)。11、大學(xué)生身體素質(zhì)達(dá)標(biāo)成績(jī)卡。12、需要?dú)w檔的其他材料。研究生：1、研究生錄取材料。2、研究生入學(xué)體檢表。-2-3、學(xué)生加入黨、共青團(tuán)或其他政治團(tuán)體的材料。4、研究生學(xué)位論文答辯、學(xué)位評(píng)定材料。5、畢業(yè)研究生登記表。6、全國(guó)畢業(yè)研究生就業(yè)通知書(shū)。7、需要?dú)w檔的其他材料。第三章歸檔要求第六條入檔材料必須是辦理完畢的正式材料，相關(guān)職能部門在轉(zhuǎn)交入檔材料時(shí)，必須要有嚴(yán)格的轉(zhuǎn)交手續(xù)。第七條檔案材料必須完整、真實(shí)，文字清晰，對(duì)象明確。第八條手續(xù)必須完備。凡材料規(guī)定由組織審查蓋章的，必須加蓋公章；個(gè)人文字材料必須有本人簽字。第九條裝入學(xué)生檔案的各類材料只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫。第四章檔案的查閱第十條各學(xué)院黨委書(shū)記、副書(shū)記、輔導(dǎo)員，可查閱本學(xué)院的學(xué)生檔案，并按查閱規(guī)定予以登記，其他人未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱學(xué)生檔案。確因工作需要對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行查閱的，在本學(xué)院內(nèi)查閱必須報(bào)請(qǐng)黨委書(shū)記批準(zhǔn)，跨學(xué)院查閱必須報(bào)請(qǐng)學(xué)生工作處審批。公安、法院、檢察機(jī)關(guān)、學(xué)生考取公務(wù)員的單位等相關(guān)人員須查閱學(xué)生檔案的，必須提交所在單位介紹信才可查閱。查閱學(xué)生檔案只能在學(xué)生檔案存放單位指-3-定房間內(nèi)進(jìn)行。第十一條學(xué)生個(gè)人不得查閱本人或他人檔案。第五章檔案的轉(zhuǎn)遞第十二條學(xué)生畢業(yè)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)按程序?qū)n案轉(zhuǎn)給新的主管單位。第十三條學(xué)生檔案原則上應(yīng)通過(guò)學(xué)院轉(zhuǎn)遞，也可由接收單位派專人領(lǐng)取，必要時(shí)可派專人送達(dá)。學(xué)生檔案原則上不允許由本人自帶。第十四條轉(zhuǎn)出轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案材料必須完整齊全，并按規(guī)定認(rèn)真整理。第十五條轉(zhuǎn)出的學(xué)生檔案，要認(rèn)真填寫《檔案?jìng)鬟f通知單》，對(duì)轉(zhuǎn)入的學(xué)生檔案，經(jīng)校對(duì)無(wú)誤后，要及時(shí)將回執(zhí)簽名蓋章后寄回。第十六條轉(zhuǎn)遞的要求1、由各省、市、自治區(qū)招生辦公室轉(zhuǎn)遞到我校招生工作處的本科新生檔案由招生工作處將檔案轉(zhuǎn)交到各學(xué)院學(xué)生科相應(yīng)工作人員；研究生新生憑調(diào)檔函將本人檔案由其本科畢業(yè)學(xué)校或原單位直接轉(zhuǎn)遞到各學(xué)院學(xué)生科，由相應(yīng)工作人員接收。2、當(dāng)年本科新生入學(xué)報(bào)到兩周后，由各學(xué)院相應(yīng)檔案管理人員把無(wú)故未報(bào)到新生的檔案（標(biāo)明生源所在地）報(bào)送招生工作處，由招生工作處匯總后通過(guò)學(xué)校黨委辦公室以機(jī)-4-要文件方式退回生源所在省、市、自治區(qū)招生辦公室；當(dāng)年研究生新生入學(xué)報(bào)到兩周后，由各學(xué)院相應(yīng)檔案管理人員把無(wú)故未報(bào)到新生的檔案（標(biāo)明其本科畢業(yè)學(xué)?；蛟瓎挝幻Q）報(bào)送招生工作處，由招生工作處按招生錄取政策統(tǒng)一保管兩年后，通過(guò)學(xué)校黨委辦公室退回其本科畢業(yè)學(xué)?；蛟瓎挝弧?、因休學(xué)、服兵役、出國(guó)等原因保留學(xué)籍的學(xué)生，在辦完相關(guān)手續(xù)后，其檔案可暫存在學(xué)校原所屬學(xué)院至規(guī)定恢復(fù)學(xué)籍時(shí)，保管期滿學(xué)院將檔案轉(zhuǎn)回生源地教育管理部門或家庭所在地人事主管部門。4、因退學(xué)、取消學(xué)籍、出國(guó)離校未保留學(xué)籍的學(xué)生，在辦完相關(guān)手續(xù)后，其檔案由學(xué)院轉(zhuǎn)回生源地教育管理部門或家庭所在地人事主管部門。5、每年應(yīng)屆畢業(yè)生檔案由各學(xué)院完備手續(xù)后，按要求轉(zhuǎn)遞到校外單位的，學(xué)院將檔案按要求登記后，統(tǒng)一按畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證上簽發(fā)的單位或錄取院校地址轉(zhuǎn)遞。6、暫時(shí)未落實(shí)就業(yè)單位的學(xué)生，其檔案在簽訂《畢業(yè)生檔案托管告知書(shū)》后可暫存學(xué)校兩年，由學(xué)院統(tǒng)一管理；留檔期間檔案需要轉(zhuǎn)遞，由學(xué)生本人或代辦人憑《就業(yè)報(bào)到證》到學(xué)院學(xué)生科辦理；兩年期滿，學(xué)生檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)回生源所在地的人事部門。7、檔案主管單位（學(xué)生工作處、學(xué)院）必須建立詳細(xì)-5-的檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出記錄，以備查詢。第六章紀(jì)律要求第十七條查閱學(xué)生檔案，必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定，嚴(yán)禁涂改、圈閱、批注、抽取、撤換檔案材料，未經(jīng)允許不得擅自拍攝、復(fù)制檔案內(nèi)容。確需拍攝、復(fù)制檔案有關(guān)內(nèi)容，必須經(jīng)學(xué)院主管學(xué)生工作書(shū)記或副書(shū)記同意并報(bào)學(xué)生工作處批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，復(fù)印件與原件核對(duì)無(wú)誤后注明復(fù)印日期并加蓋學(xué)生所在學(xué)院黨委的印章，才能生效。第十八條查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內(nèi)容，因工作需要摘記檔案內(nèi)容時(shí)，應(yīng)經(jīng)學(xué)院主管學(xué)生工作書(shū)記或副書(shū)記同意。摘記材料要妥善保管，不得丟失及私自存放。第十九條學(xué)