規(guī)范文檔管理的好處5篇

Word———規(guī)范文檔管理的好處5篇規(guī)范文檔管理的好處第一篇

商務文檔的管理必需設置專人，收集、整理、歸類、打孔、放置統(tǒng)一由一人管理，一般由新來的商務同事管理，一方面熬煉了他們，另一方面讓他們知道商務文檔管理的重要性。

國內造價環(huán)境下，商務文件管理的重要性，往往要等到結算時才發(fā)揮重大的效力，假如平常不重視，最終可能只能笑著進場，哭著離場。

電子文檔的歸類我們團隊制定了一套電子文件系統(tǒng)，要求我部的商務人員根據(jù)我的要求做，許多的文檔格式、臺帳做了范本，當然，有些業(yè)主對有些文件有格式的，優(yōu)先使用對方的格式，沒有的可以根據(jù)我們的格式。

文件的命名也必需根據(jù)我的要求做，許多人習慣不好，對于文件命名沒有好的習慣，時間長了，文件找不到，或者放置的地方不對。

規(guī)范管理的好處就是，不論你商務經理有什么想法和習慣，你必需根據(jù)我的系統(tǒng)做，假如項目商務人員發(fā)生了變動，電子文件必需做移交，新來的人可以隨時接上，否則商務經理離職，帶走全部電子文件，后任只能干瞪眼了。

項目商務一般多人團隊作業(yè)，商務文檔分散在各成員電腦上，假如沒有統(tǒng)一的文檔管理規(guī)范，文檔好比一盤散沙，為解決這個問題，我部署了云盤，每個項目商務成員的商務文檔，依據(jù)我指定的文檔管理規(guī)范，上傳到云端，我電腦上隨時同步他們的工作文檔。

另外，商務應當收集應用到的圖集、當?shù)氐恼咝晕募⒃靸r管理文件，為可能的人工費、材料、機械的調整做好基礎資料。

商務部門的文檔管理，必需遵從全部的資料必需全部受控，一律不能讓外人竄進商務部，隨便的借走資料、圖集、圖紙，更不能接觸我們的任何合同文件等資料。

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規(guī)范文檔管理的好處其次篇

無論是個人或企業(yè)，都盼望文檔管理更加平安，而高質量的文檔管理系統(tǒng)，在平安性上的討論和實踐都做的很好，尤其是文檔的錯誤處理和平安愛護。

電子文檔管理方案

統(tǒng)一電子文檔管理標準，建立科學、規(guī)范的工作程序檔案部門應從電子文檔的生成、歸檔、保存利用等各個環(huán)節(jié)進行全面的指導和掌握，對電子文檔的命名分類、登錄著錄、收集歸檔、保密維護等制訂有效的管理措施，實現(xiàn)電子文檔的歸檔及查閱利用等各環(huán)節(jié)的運作和管理均在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下與檔案管理同步進展。

Baklib支持文檔學問庫的云計算管理，對海量的文檔進行科學的存儲、歸類、一鍵查詢、實時檢索、共享，在極大地降低了人力資源管理和運行成本的前提下，提高了工作效率。

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規(guī)范文檔管理的好處第三篇

1，文檔權限敏捷掌握

PowerProject文檔管理功能支持文檔權限敏捷掌握，按角色、部門、成員等維度授權；權限項還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建名目等。文檔的權限管理功能可以讓項目文檔多一層愛護。

2，支持文檔全文檢索功能

現(xiàn)在的項目管理系統(tǒng)都宣稱供應了文檔管理功能，但實際上許多都沒有做到真正的全文檢索，PowerProject文檔管理模塊特殊支持文檔全文檢索功能，能夠將文件中的全部文本與檢索項相匹配，實現(xiàn)高效閱讀和共享學問資源。

3,在線查看各類文件，支持水印添加

PowerProject文檔管理功能支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無需下載，提升工作效率，此外，該功能還支持閱讀添加水印，避開截屏泄露。

4,支持項目文件遠程共享

跨地域的員工可以隨時隨地查看系統(tǒng)內文件，實現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，PowerProject還支持移動端訪問。讓學問在企業(yè)內部高效流轉。

5,云端儲存文件，保證數(shù)據(jù)平安

文檔在云端統(tǒng)一管理，PowerProject還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的平安。

6，支持文檔自定義審批

文檔可引用本系統(tǒng)強大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點，審批人，審批規(guī)章等。

7，升級版全新學問中心，助力研發(fā)學問沉淀

PowerProject支持閱歷共享庫、學問倉庫、文檔模板庫，全面管理企業(yè)的學問資產。

好的文檔管理可以提高項目溝通效率，反之，則后期就會付出多倍的努力來補救。現(xiàn)今，對文檔進行掌握和管理已經成為項目管理的一項主要工作，文檔管理水平也漸漸成為項目管理水平的標志。項目管理工作中的文檔管理工作是一項特別繁雜的工作，PoweProject文檔管理功能可以很好地關心企業(yè)降低文檔管理成本，有效提升團工作效率，是諸多上市公司都在使用的專業(yè)的企業(yè)級項目管理軟件。

規(guī)范文檔管理的好處第四篇

文檔管理工作其實并不難，關鍵是企業(yè)和個人如何來看待文檔管理過程中的地位和作用，并且使用肯定的

文檔管理工具

來幫助文檔管理。

你認為它是一堆紙或者一堆doc，那么，你肯定不會把它當回事兒，但是，假如你認為它記錄的是你的思想，你的成果，那么，你就會像珍惜你的作品那樣珍惜它。

文檔管理系統(tǒng)的本質就是把全部文檔放在一起，能夠集中、有序、有效地進行管理，那么實際上也就是形成一個企業(yè)文檔學問庫。

由此可見，當今高熱度和好評的文檔管理系統(tǒng)不僅簡潔性好，擴展性好，而且文檔管理功能強大，節(jié)約辦公時間，提高工作效率。此外，文檔管理系統(tǒng)還具有超有效的信息集成、平安愛護等功能優(yōu)勢。

規(guī)范文檔管理的好處第五篇

工程項目文檔的管理，尤其是商務文檔管理，是一件很頭疼的事情，我們許多項目，等到結算時，才發(fā)覺商務、技術文檔嚴峻缺失，索賠資料不規(guī)范、不完整不齊全，資料的有效性不夠，丟失時效等，給結算工作帶來巨大的壓力，甚至給項目和企業(yè)帶來巨大的損失。我常常給團隊同事打比方，商務文檔管理猶如斗地主，你手上原來有炸彈，可以穩(wěn)操勝券的打贏一局，而因自身緣由，不合理利用，拆開打，或炸的時點不夠，不僅沒贏雙倍，反而可能輸雙倍，里外一算，虧大了。

整個項目文檔的管理都屬于合同管理的范疇

重視收發(fā)文記錄

除了文檔管理外，項目商務經理還需要重視文件的傳遞過程和傳遞痕跡。尤其是可能涉及工程造價的重要的文件，如圖紙、變更、技術洽商、簽證、費用申請、索賠文檔的收發(fā)記錄，必需落實到位，形成規(guī)定動作，尤其是邊設計邊施工的項目，肯定定期檢查技術、資料部門的收發(fā)文是否嚴格登記、規(guī)范簽字，除了發(fā)出去的文件要對方簽收外，收到的圖紙、變更、文檔也必需要建立收文管理制度和收文記錄，以免由于圖紙、變更晚到造成影響進度、拆改等現(xiàn)象而造成時間節(jié)點不清楚，而無法索賠的事實。

發(fā)文記錄大家都能理解，而收文記錄有的項目不做，這是一個重大隱患，舉個例子，某份圖紙晚到，導致影響項目關鍵節(jié)點，致使工期延后，假如沒有收文記錄，即無法確定這份圖紙實際送達的時間，無法確定是否影響關鍵節(jié)點工期。有人會說，那業(yè)主代表那邊有發(fā)文記錄?。粯I(yè)主代表的記錄我方是不受控的，另外假如真是發(fā)生官司，“誰主見、誰舉證”，這個時候業(yè)主代表的記錄你也是拿不到