規(guī)范文檔管理的好處5篇

Word———規(guī)范文檔管理的好處5篇規(guī)范文檔管理的好處第一篇

商務(wù)文檔的管理必需設(shè)置專(zhuān)人，收集、整理、歸類(lèi)、打孔、放置統(tǒng)一由一人管理，一般由新來(lái)的商務(wù)同事管理，一方面熬煉了他們，另一方面讓他們知道商務(wù)文檔管理的重要性。

國(guó)內(nèi)造價(jià)環(huán)境下，商務(wù)文件管理的重要性，往往要等到結(jié)算時(shí)才發(fā)揮重大的效力，假如平常不重視，最終可能只能笑著進(jìn)場(chǎng)，哭著離場(chǎng)。

電子文檔的歸類(lèi)我們團(tuán)隊(duì)制定了一套電子文件系統(tǒng)，要求我部的商務(wù)人員根據(jù)我的要求做，許多的文檔格式、臺(tái)帳做了范本，當(dāng)然，有些業(yè)主對(duì)有些文件有格式的，優(yōu)先使用對(duì)方的格式，沒(méi)有的可以根據(jù)我們的格式。

文件的命名也必需根據(jù)我的要求做，許多人習(xí)慣不好，對(duì)于文件命名沒(méi)有好的習(xí)慣，時(shí)間長(zhǎng)了，文件找不到，或者放置的地方不對(duì)。

規(guī)范管理的好處就是，不論你商務(wù)經(jīng)理有什么想法和習(xí)慣，你必需根據(jù)我的系統(tǒng)做，假如項(xiàng)目商務(wù)人員發(fā)生了變動(dòng)，電子文件必需做移交，新來(lái)的人可以隨時(shí)接上，否則商務(wù)經(jīng)理離職，帶走全部電子文件，后任只能干瞪眼了。

項(xiàng)目商務(wù)一般多人團(tuán)隊(duì)作業(yè)，商務(wù)文檔分散在各成員電腦上，假如沒(méi)有統(tǒng)一的文檔管理規(guī)范，文檔好比一盤(pán)散沙，為解決這個(gè)問(wèn)題，我部署了云盤(pán)，每個(gè)項(xiàng)目商務(wù)成員的商務(wù)文檔，依據(jù)我指定的文檔管理規(guī)范，上傳到云端，我電腦上隨時(shí)同步他們的工作文檔。

另外，商務(wù)應(yīng)當(dāng)收集應(yīng)用到的圖集、當(dāng)?shù)氐恼咝晕募?、造價(jià)管理文件，為可能的人工費(fèi)、材料、機(jī)械的調(diào)整做好基礎(chǔ)資料。

商務(wù)部門(mén)的文檔管理，必需遵從全部的資料必需全部受控，一律不能讓外人竄進(jìn)商務(wù)部，隨便的借走資料、圖集、圖紙，更不能接觸我們的任何合同文件等資料。

END

規(guī)范文檔管理的好處其次篇

無(wú)論是個(gè)人或企業(yè)，都盼望文檔管理更加平安，而高質(zhì)量的文檔管理系統(tǒng)，在平安性上的討論和實(shí)踐都做的很好，尤其是文檔的錯(cuò)誤處理和平安愛(ài)護(hù)。

電子文檔管理方案

統(tǒng)一電子文檔管理標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)、規(guī)范的工作程序檔案部門(mén)應(yīng)從電子文檔的生成、歸檔、保存利用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的指導(dǎo)和掌握，對(duì)電子文檔的命名分類(lèi)、登錄著錄、收集歸檔、保密維護(hù)等制訂有效的管理措施，實(shí)現(xiàn)電子文檔的歸檔及查閱利用等各環(huán)節(jié)的運(yùn)作和管理均在檔案部門(mén)的統(tǒng)一監(jiān)督指導(dǎo)下與檔案管理同步進(jìn)展。

Baklib支持文檔學(xué)問(wèn)庫(kù)的云計(jì)算管理，對(duì)海量的文檔進(jìn)行科學(xué)的存儲(chǔ)、歸類(lèi)、一鍵查詢、實(shí)時(shí)檢索、共享，在極大地降低了人力資源管理和運(yùn)行成本的前提下，提高了工作效率。

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規(guī)范文檔管理的好處第三篇

1，文檔權(quán)限敏捷掌握

PowerProject文檔管理功能支持文檔權(quán)限敏捷掌握，按角色、部門(mén)、成員等維度授權(quán)；權(quán)限項(xiàng)還包括，上傳、下載、閱讀、創(chuàng)建名目等。文檔的權(quán)限管理功能可以讓項(xiàng)目文檔多一層愛(ài)護(hù)。

2，支持文檔全文檢索功能

現(xiàn)在的項(xiàng)目管理系統(tǒng)都宣稱供應(yīng)了文檔管理功能，但實(shí)際上許多都沒(méi)有做到真正的全文檢索，PowerProject文檔管理模塊特殊支持文檔全文檢索功能，能夠?qū)⑽募械娜课谋九c檢索項(xiàng)相匹配，實(shí)現(xiàn)高效閱讀和共享學(xué)問(wèn)資源。

3,在線查看各類(lèi)文件，支持水印添加

PowerProject文檔管理功能支持圖片（包括JPG、PNG、BMP、GIF等）、Word、Excel、PowerPoint、PDF、HTML等格式的在線閱讀，無(wú)需下載，提升工作效率，此外，該功能還支持閱讀添加水印，避開(kāi)截屏泄露。

4,支持項(xiàng)目文件遠(yuǎn)程共享

跨地域的員工可以隨時(shí)隨地查看系統(tǒng)內(nèi)文件，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)同辦公。除了PC端，PowerProject還支持移動(dòng)端訪問(wèn)。讓學(xué)問(wèn)在企業(yè)內(nèi)部高效流轉(zhuǎn)。

5,云端儲(chǔ)存文件，保證數(shù)據(jù)平安

文檔在云端統(tǒng)一管理，PowerProject還支持文檔數(shù)據(jù)的還原與備份，保證文檔數(shù)據(jù)的平安。

6，支持文檔自定義審批

文檔可引用本系統(tǒng)強(qiáng)大的流程引擎，支持自定義審批流程，包括，審批節(jié)點(diǎn)，審批人，審批規(guī)章等。

7，升級(jí)版全新學(xué)問(wèn)中心，助力研發(fā)學(xué)問(wèn)沉淀

PowerProject支持閱歷共享庫(kù)、學(xué)問(wèn)倉(cāng)庫(kù)、文檔模板庫(kù)，全面管理企業(yè)的學(xué)問(wèn)資產(chǎn)。

好的文檔管理可以提高項(xiàng)目溝通效率，反之，則后期就會(huì)付出多倍的努力來(lái)補(bǔ)救?，F(xiàn)今，對(duì)文檔進(jìn)行掌握和管理已經(jīng)成為項(xiàng)目管理的一項(xiàng)主要工作，文檔管理水平也漸漸成為項(xiàng)目管理水平的標(biāo)志。項(xiàng)目管理工作中的文檔管理工作是一項(xiàng)特別繁雜的工作，PoweProject文檔管理功能可以很好地關(guān)心企業(yè)降低文檔管理成本，有效提升團(tuán)工作效率，是諸多上市公司都在使用的專(zhuān)業(yè)的企業(yè)級(jí)項(xiàng)目管理軟件。

規(guī)范文檔管理的好處第四篇

文檔管理工作其實(shí)并不難，關(guān)鍵是企業(yè)和個(gè)人如何來(lái)看待文檔管理過(guò)程中的地位和作用，并且使用肯定的

文檔管理工具

來(lái)幫助文檔管理。

你認(rèn)為它是一堆紙或者一堆doc，那么，你肯定不會(huì)把它當(dāng)回事兒，但是，假如你認(rèn)為它記錄的是你的思想，你的成果，那么，你就會(huì)像珍惜你的作品那樣珍惜它。

文檔管理系統(tǒng)的本質(zhì)就是把全部文檔放在一起，能夠集中、有序、有效地進(jìn)行管理，那么實(shí)際上也就是形成一個(gè)企業(yè)文檔學(xué)問(wèn)庫(kù)。

由此可見(jiàn)，當(dāng)今高熱度和好評(píng)的文檔管理系統(tǒng)不僅簡(jiǎn)潔性好，擴(kuò)展性好，而且文檔管理功能強(qiáng)大，節(jié)約辦公時(shí)間，提高工作效率。此外，文檔管理系統(tǒng)還具有超有效的信息集成、平安愛(ài)護(hù)等功能優(yōu)勢(shì)。

規(guī)范文檔管理的好處第五篇

工程項(xiàng)目文檔的管理，尤其是商務(wù)文檔管理，是一件很頭疼的事情，我們?cè)S多項(xiàng)目，等到結(jié)算時(shí)，才發(fā)覺(jué)商務(wù)、技術(shù)文檔嚴(yán)峻缺失，索賠資料不規(guī)范、不完整不齊全，資料的有效性不夠，丟失時(shí)效等，給結(jié)算工作帶來(lái)巨大的壓力，甚至給項(xiàng)目和企業(yè)帶來(lái)巨大的損失。我常常給團(tuán)隊(duì)同事打比方，商務(wù)文檔管理猶如斗地主，你手上原來(lái)有炸彈，可以穩(wěn)操勝券的打贏一局，而因自身緣由，不合理利用，拆開(kāi)打，或炸的時(shí)點(diǎn)不夠，不僅沒(méi)贏雙倍，反而可能輸雙倍，里外一算，虧大了。

整個(gè)項(xiàng)目文檔的管理都屬于合同管理的范疇

重視收發(fā)文記錄

除了文檔管理外，項(xiàng)目商務(wù)經(jīng)理還需要重視文件的傳遞過(guò)程和傳遞痕跡。尤其是可能涉及工程造價(jià)的重要的文件，如圖紙、變更、技術(shù)洽商、簽證、費(fèi)用申請(qǐng)、索賠文檔的收發(fā)記錄，必需落實(shí)到位，形成規(guī)定動(dòng)作，尤其是邊設(shè)計(jì)邊施工的項(xiàng)目，肯定定期檢查技術(shù)、資料部門(mén)的收發(fā)文是否嚴(yán)格登記、規(guī)范簽字，除了發(fā)出去的文件要對(duì)方簽收外，收到的圖紙、變更、文檔也必需要建立收文管理制度和收文記錄，以免由于圖紙、變更晚到造成影響進(jìn)度、拆改等現(xiàn)象而造成時(shí)間節(jié)點(diǎn)不清楚，而無(wú)法索賠的事實(shí)。

發(fā)文記錄大家都能理解，而收文記錄有的項(xiàng)目不做，這是一個(gè)重大隱患，舉個(gè)例子，某份圖紙晚到，導(dǎo)致影響項(xiàng)目關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，致使工期延后，假如沒(méi)有收文記錄，即無(wú)法確定這份圖紙實(shí)際送達(dá)的時(shí)間，無(wú)法確定是否影響關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)工期。有人會(huì)說(shuō)，那業(yè)主代表那邊有發(fā)文記錄??；業(yè)主代表的記錄我方是不受控的，另外假如真是發(fā)生官司，“誰(shuí)主見(jiàn)、誰(shuí)舉證”，這個(gè)時(shí)候業(yè)主代表的記錄你也是拿不到