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文檔簡介
電子郵件使用規(guī)范.4.20第1頁一、電子郵件主要性二、電子郵件書寫格式三、郵件正文撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第2頁一、電子郵件主要性(一)為何要使用電子郵件并規(guī)范電子郵件禮儀(二)什么樣情形下需要發(fā)送郵件第3頁為何電子郵件很主要?(一)電子郵件是一個正式、便捷溝通方式(二)電子郵件是最好工作統(tǒng)計(jì)(三)電子郵件是最好文件中轉(zhuǎn)站(四)電子郵件是展示組織形象窗口第4頁什么情況下需要發(fā)郵件?1、正式工作匯報(bào)2、工作相關(guān)各方需要留下書面資料往來信息3、公告、通知4、知識推薦和信息傳遞5、沒有見面交流條件其它交流內(nèi)容6、復(fù)雜事項(xiàng),難以簡單說明事項(xiàng)……第5頁一、電子郵件主要性二、電子郵件書寫格式三、郵件正文撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第6頁主題書寫方法格式:郵件內(nèi)容+(時(shí)間)主題要明確,主題中加入郵件緊急、主要程度。假如尤其著急,能夠在郵件主題上加上英文:【URGENT】第7頁稱呼書寫格式
稱呼頂格寫在第一行,加上冒號/逗號,表示有話要說。第8頁問候書寫格式
問候語寫在稱呼下面并空一行第9頁正文書寫格式
正文普通分為連接語、主體文、總括語三個部分。每個部分開頭都應(yīng)另起一行,空兩格落筆。第10頁祝福語和署名書寫格式
寫完郵件正文空一行,在正文左下角寫下祝福語和發(fā)件人姓名第11頁一、電子郵件主要性二、電子郵件書寫格式三、郵件正文撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第12頁倒金字塔敘事方法多用點(diǎn),少用面對于關(guān)鍵內(nèi)容強(qiáng)調(diào)附件處理要科學(xué)郵件撰寫次序正文撰寫規(guī)則第13頁倒金字塔敘事方法在郵件開頭,用一段話,言簡意賅地概括大意,講清楚“四個W和一個H”。誰(WHO)什么(WHAT)何時(shí)(WHEN)為何(WHY)怎么樣(HOW)唯一任務(wù)所屬人需求或者要求需求時(shí)限事件主要性詳細(xì)操作指示第14頁請找出下文四個W和一個H四個W和一個H第15頁多用點(diǎn),少用面分點(diǎn)敘述,清楚明了。正文書寫要求分點(diǎn)敘述,盡可能做到言簡意賅。點(diǎn)與點(diǎn)之間沒有重復(fù),邏輯清楚。假如事情復(fù)雜,最好列幾個段落進(jìn)行清楚明確說明,而且保持每個段落簡短不冗長。第16頁規(guī)范提醒方法:合理提醒是必要,但過多提醒則會讓人抓不住重點(diǎn),影響閱度。突出重點(diǎn):經(jīng)過背景色,粗體,字體顏色改變突出重點(diǎn)對于關(guān)鍵內(nèi)容強(qiáng)調(diào)第17頁1)若郵件帶有附件,應(yīng)在正文內(nèi)提醒收件人查看附件;2)正文應(yīng)對附件內(nèi)容做簡明說明,尤其是帶有多個附件時(shí),附件數(shù)目不宜超出4個,數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個文件;附件處理要科學(xué)第18頁附件處理要科學(xué)3)附件文件應(yīng)按有意義名字命名;如:項(xiàng)目名稱;文件是什么;今天日期;假如有之前版本,加上你縮寫名字,如:衛(wèi)生健康_村醫(yī)培訓(xùn)_7月18日_OYH。4)能夠貼在正文里面附件,盡可能都貼出來。讓收件人能夠一目了然。第19頁
寫新郵件最正確次序應(yīng)該是:附件、正文、標(biāo)題、收件人。附件1輕易忘記,先把附件貼進(jìn)郵件正文2依照要求,正確書寫標(biāo)題3檢驗(yàn)郵件疏漏收件人4明確收件人郵件撰寫次序第20頁一、電子郵件主要性二、電子郵件書寫格式三、郵件正文撰寫規(guī)則四、電子郵件使用注意事項(xiàng)綱領(lǐng)第21頁電子郵件使用注意事項(xiàng)1、正確使用發(fā)送,抄送與密送2、收件人排列應(yīng)遵照一定規(guī)則3、回復(fù)郵件時(shí)注意事項(xiàng)4、關(guān)于Email五個習(xí)慣第22頁正確使用發(fā)送、抄送與密送
將抄送人數(shù)降至最低,確認(rèn)收信對象是否需要收到這封信,以免造成無須要困擾和“垃圾”。收件人(ToList)需要回復(fù)或采取行動人,不要把僅需了解此郵件事項(xiàng)人放入“收件人”抄送(CCList)需要了解此郵件事項(xiàng)相關(guān)人第23頁人名排列應(yīng)遵照規(guī)則
人名排序按職務(wù)級別從高到低第24頁防止郵件標(biāo)題過長3、假如RE過多,請刪除重復(fù),防止郵件標(biāo)題過長
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