采購管理辦法課件

北京中電融創(chuàng)科技有限公司

采購管理辦法合同管理部：孫勇濤2010年2月北京中電融創(chuàng)科技有限公司

采購管理辦法合同管理部：孫勇濤總則

規(guī)范公司采購業(yè)務流程提高公司采購業(yè)務各相關部門之間及公司對外聯(lián)絡各商務環(huán)節(jié)的規(guī)范性、有序性、高效性總則規(guī)范公司采購業(yè)務流程適用范圍

生產(chǎn)材料采購:公司用于生產(chǎn)設備所需的生產(chǎn)原材料采購留購設備采購：公司項目研發(fā)所需設備儀器儀表及物料采購項目設備采購：完成銷售合同所需第三方設備的采購（1000元以上）項目工程物料的采購：技術支持部在工程安裝及測試過程中所需第三方物料的采購辦公用品的采購職責在行政人事部，采購管理辦法另行規(guī)定。適用范圍生產(chǎn)材料采購:公司用于生產(chǎn)設備所需的生采購流程

查詢庫存（需求部門、物流管理）需求部門放棄需求，或做進一步說明

辦領使用手續(xù)（需求部門、物流部門、

合同審批

（合同管理部組織）

采購申請表

采購預算（需求部門）

是

否合格

通過

入庫、通知需求部門商務、質(zhì)檢/技術、庫房）

未通過通過執(zhí)行采購

商務

詢價、確定供應商（技術/商務）

物資需求

采購核準（總經(jīng)理）

采購審核/

主管領導

是

否

滿足需求

不滿足需求

貨品驗收

質(zhì)檢/技術/需求部門

技術、商務談判

采購流程查詢庫存物流管理）需求部1采購申請

1.1生產(chǎn)材料采購商務部依據(jù)庫房提供的實際庫存數(shù)量及公司制定的安全庫存數(shù)量提交生產(chǎn)材料采購申請,由生產(chǎn)部、財務部及合同管理部/商務審核后，報總經(jīng)理批準。1.2留購設備采購需求部門提交“留購設備采購申請表”，由部門經(jīng)理、商務部、財務部審核后，報公司總經(jīng)理批準。1.3項目設備采購1.3.1銷售合同生效后，合同管理部/商務部負責跟蹤合同的執(zhí)行,并根據(jù)合同要求和工程進度計劃，提交“項目設備采購申請表”，經(jīng)銷售部、技術支持部、財務部及主管副總審核后，報公司總經(jīng)理批準，批準后執(zhí)行采購。1.4項目工程物料采購1.4.1銷售合同生效后，技術支持部根據(jù)合同要求制訂工程實施計劃和進度計劃，并提交詳細的工程物料采購清單，經(jīng)銷售部、技術支持部、財務部及主管副總審核后，報公司總經(jīng)理批準，批準后執(zhí)行采購。附件一：*******采購申請表1采購申請1.1生產(chǎn)材料采購2、成本預算

2.1生產(chǎn)材料采購由合同管理部/商務部制定成本預算2.2留購設備采購由需求部門制定成本預算2.3項目設備采購由合同管理部/商務部制定成本預算2.4項目工程物料采購由技術支持部制訂成本預算以上成本預算由合同管理部/商務部審核后,呈交主管副總、總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。2、成本預算2.1生產(chǎn)材料采購由合同管理部/商務部制定成本

3、采購審批

3.1生產(chǎn)原材料（BOM）由合同管理部/商務部根據(jù)實際需要，提交“生產(chǎn)材料采購申請表”，提供包括所需采購設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.2“留購設備采購申請表”，提供包括所需采購設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.3項目設備采購（包括項目工程物料）由技術支持部提交項目所需設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.4以上采購申請經(jīng)相關部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。3.5若在工程施工過程中需臨時采購工程物料（價格在人民幣1000元以下），則由技術支持部工程施工人員報技術支持部經(jīng)理，并由其部門經(jīng)理報副總經(jīng)理后自行進行采購；（此類采購不需要簽訂書面的采購合同）。

3、采購審批

3.1生產(chǎn)原材料（BOM）由合同管理部/

4、供應商選擇及供方控制

4.1留購設備由采購需求部門推薦至少2家以上的可供選擇的供應商；4.1生產(chǎn)材料由采購需求部門推薦至少2家以上的可供選擇的供應商；4.2項目設備采購由技術支持部負責推薦至少2家以上的可選擇供應商，對設備進行技術選型和評審，確定合格供應商名單；4.3供方控制過程4.3.1合同法律部負責向備選供應商詢價，并對其報價、供貨周期、售后服務、可提供支持、公司背景等情況進行供應商綜合調(diào)研；（供應商調(diào)研）4.3.2綜合供方評價記錄，相關部門確認簽字；（供方評價記錄）4.3.3形成合格供方名錄4.3.4供應商比較4.3.5采購供方確定4.3.6供應商信息登記（新供方信息登記、老供方業(yè)績評價）

4、供應商選擇及供方控制

4.1留購設備由采購需求部門5、技術/商務談判

5.1留購設備由需求部門負責確認設備清單和技術規(guī)范條款；5.1生產(chǎn)材料由生產(chǎn)部負責確認設備清單和技術規(guī)范條款；5.2項目設備采購由技術支持部負責確認設備清單和技術規(guī)范及服務條款和規(guī)范；5.3合同法律部負責確認采購價格和商務條款；5、技術/商務談判5.1留購設備由需求部門負責確認設備清單

6、合同審批/簽訂

6.1合同法律部負責組織采購合同的審批流程；6.2合同法律部根據(jù)合同審批的要求,組織生產(chǎn)部、技術支持部、財務部、技術開發(fā)部及相關部門進行評審,各部門經(jīng)理需在合同審批表確認欄上寫明意見及建議;合同終審欄由總經(jīng)理簽署終審意見,若需董事會批準,則需董事會領導簽署意見;6.3采購合同經(jīng)批準后，合同法律部負責準備合同文本，由總經(jīng)理簽署采購合同。

6、合同審批/簽訂

6.1合同法律部負責組織采購合同的7、采購執(zhí)行/貨物驗收/出入庫

7.1合同管理部/商務部負責監(jiān)督采購訂單的執(zhí)行全過程；7.2合同管理部/商務部負責協(xié)調(diào)供應商設備的交貨、運輸、保險（清關）等事項；7.3合同管理部/商務部與質(zhì)檢部/技術支持部負責貨物的到貨驗收工作，主要為貨物的外包裝、數(shù)量等的驗收；質(zhì)檢部負責所有生產(chǎn)原材料的到貨入廠的檢驗；7.4技術支持部負責在貨物抵達施工目的地的到貨驗收工作，包括外包裝、數(shù)量驗收，并記錄檢驗結果；7.5技術支持部負責組織客戶進行設備的開箱驗收，并記錄檢驗結果；7.6技術支持部將貨物驗收的結果反饋給合同管理部/商務部；7.7合同管理部/商務部根據(jù)技術支持部的反饋結果負責貨物驗收后相應的協(xié)調(diào)工作；7.8財務部、合同管理部/商務部根據(jù)書面的貨物驗收單或其他書面憑證辦理貨物的入庫手續(xù)；7.9財務部、合同管理部/商務部、技術支持部根據(jù)工程施工進度辦理貨物的出庫手續(xù)。7、采購執(zhí)行/貨物驗收/出入庫

7.1合同管理部/商務部負8、安裝/維修/技術服務

8.1技術支持部負責設備的安裝施工、維修及技術服務工作；8.2技術支持部將設備安裝施工過程中有關產(chǎn)品質(zhì)量的信息及時反饋合同管理部/商務部；8.3合同管理部/商務部根據(jù)技術支持部的反饋信息負責與供應商協(xié)調(diào)殘次品的更換,壞件的維修，及跟蹤保修。8、安裝/維修/技術服務

8.1技術支持部負責設備的安裝施9、付款

9.1如采購的設備符合質(zhì)量要求，在合同規(guī)定的付款期限屆滿前，合同管理部/商務部按合同規(guī)定提出付款申請，報總經(jīng)理批準；9.2經(jīng)批準的付款申請轉(zhuǎn)交財務部，由財務部安排支付；9.3合同執(zhí)行完畢，由合同管理部/商務部與財務部共同完成項目采購成本的結算。9、付款

9.1如采購的設備符合質(zhì)量要求，在合同規(guī)定的付款期10、合同/協(xié)議、相關資料的管理

及其它10.1設備采購過程中相關檔案資料的整理歸檔工作由合同管理部/商務部負責,各相關部門將相關資料原件交合同法律部保存,各部門視實際需要情況可保留復印件一份。11、

其他11.1原則上設備采購須選擇三家以上供應商進行比較并擇優(yōu)確定，金額在人民幣拾萬元以上的設備采購須通過招標進行，詳見設備采購招標流程。10、合同/協(xié)議、相關資料的管理

及其它10.1設備采購過程11、供應商管理公司對供應商實行分級管理：A級供應商：價格合理、按期供貨、服務周到及時、質(zhì)量穩(wěn)定可靠、有相當?shù)墓?guī)模和同業(yè)聲譽。與公司有兩次以上的成功合作經(jīng)驗。B級供應商：價格合理、按期供貨、服務周到及時、質(zhì)量穩(wěn)定可靠、有一定的供應規(guī)模和同業(yè)聲譽。與公司只有一次成功合作經(jīng)驗。C級供應商：有一定的供應規(guī)模和同業(yè)聲譽、本公司所需要的商品目前供應比較順暢且價格合理。與公司還沒有合作經(jīng)驗或者合作過但并不成功。D級供應商：有供應商資質(zhì)、可以供應公司所需要的商品。作為后備供應商或臨時供應商。11、供應商管理公司對供應商實行分級管理：附則附則：本管理辦法由北京中電融創(chuàng)科技有限公司制定，本辦法的解釋權在合同管理部/商務部。本管理辦法自2007年7月開始執(zhí)行。

附則附則：本管理辦法由北京中電融創(chuàng)科技有限公司制定，本辦一起走向勝利的唯一選擇就是協(xié)作Thanks.一起走向勝利的唯一選擇就是協(xié)作北京中電融創(chuàng)科技有限公司

采購管理辦法合同管理部：孫勇濤2010年2月北京中電融創(chuàng)科技有限公司

采購管理辦法合同管理部：孫勇濤總則

規(guī)范公司采購業(yè)務流程提高公司采購業(yè)務各相關部門之間及公司對外聯(lián)絡各商務環(huán)節(jié)的規(guī)范性、有序性、高效性總則規(guī)范公司采購業(yè)務流程適用范圍

生產(chǎn)材料采購:公司用于生產(chǎn)設備所需的生產(chǎn)原材料采購留購設備采購：公司項目研發(fā)所需設備儀器儀表及物料采購項目設備采購：完成銷售合同所需第三方設備的采購（1000元以上）項目工程物料的采購：技術支持部在工程安裝及測試過程中所需第三方物料的采購辦公用品的采購職責在行政人事部，采購管理辦法另行規(guī)定。適用范圍生產(chǎn)材料采購:公司用于生產(chǎn)設備所需的生采購流程

查詢庫存（需求部門、物流管理）需求部門放棄需求，或做進一步說明

辦領使用手續(xù)（需求部門、物流部門、

合同審批

（合同管理部組織）

采購申請表

采購預算（需求部門）

是

否合格

通過

入庫、通知需求部門商務、質(zhì)檢/技術、庫房）

未通過通過執(zhí)行采購

商務

詢價、確定供應商（技術/商務）

物資需求

采購核準（總經(jīng)理）

采購審核/

主管領導

是

否

滿足需求

不滿足需求

貨品驗收

質(zhì)檢/技術/需求部門

技術、商務談判

采購流程查詢庫存物流管理）需求部1采購申請

1.1生產(chǎn)材料采購商務部依據(jù)庫房提供的實際庫存數(shù)量及公司制定的安全庫存數(shù)量提交生產(chǎn)材料采購申請,由生產(chǎn)部、財務部及合同管理部/商務審核后，報總經(jīng)理批準。1.2留購設備采購需求部門提交“留購設備采購申請表”，由部門經(jīng)理、商務部、財務部審核后，報公司總經(jīng)理批準。1.3項目設備采購1.3.1銷售合同生效后，合同管理部/商務部負責跟蹤合同的執(zhí)行,并根據(jù)合同要求和工程進度計劃，提交“項目設備采購申請表”，經(jīng)銷售部、技術支持部、財務部及主管副總審核后，報公司總經(jīng)理批準，批準后執(zhí)行采購。1.4項目工程物料采購1.4.1銷售合同生效后，技術支持部根據(jù)合同要求制訂工程實施計劃和進度計劃，并提交詳細的工程物料采購清單，經(jīng)銷售部、技術支持部、財務部及主管副總審核后，報公司總經(jīng)理批準，批準后執(zhí)行采購。附件一：*******采購申請表1采購申請1.1生產(chǎn)材料采購2、成本預算

2.1生產(chǎn)材料采購由合同管理部/商務部制定成本預算2.2留購設備采購由需求部門制定成本預算2.3項目設備采購由合同管理部/商務部制定成本預算2.4項目工程物料采購由技術支持部制訂成本預算以上成本預算由合同管理部/商務部審核后,呈交主管副總、總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。2、成本預算2.1生產(chǎn)材料采購由合同管理部/商務部制定成本

3、采購審批

3.1生產(chǎn)原材料（BOM）由合同管理部/商務部根據(jù)實際需要，提交“生產(chǎn)材料采購申請表”，提供包括所需采購設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.2“留購設備采購申請表”，提供包括所需采購設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.3項目設備采購（包括項目工程物料）由技術支持部提交項目所需設備的名稱及數(shù)量，規(guī)格型號，技術規(guī)范，服務要求，交貨時間及地點等相關信息；3.4以上采購申請經(jīng)相關部門審核，并經(jīng)總經(jīng)理批準后執(zhí)行采購。3.5若在工程施工過程中需臨時采購工程物料（價格在人民幣1000元以下），則由技術支持部工程施工人員報技術支持部經(jīng)理，并由其部門經(jīng)理報副總經(jīng)理后自行進行采購；（此類采購不需要簽訂書面的采購合同）。

3、采購審批

3.1生產(chǎn)原材料（BOM）由合同管理部/

4、供應商選擇及供方控制

4.1留購設備由采購需求部門推薦至少2家以上的可供選擇的供應商；4.1生產(chǎn)材料由采購需求部門推薦至少2家以上的可供選擇的供應商；4.2項目設備采購由技術支持部負責推薦至少2家以上的可選擇供應商，對設備進行技術選型和評審，確定合格供應商名單；4.3供方控制過程4.3.1合同法律部負責向備選供應商詢價，并對其報價、供貨周期、售后服務、可提供支持、公司背景等情況進行供應商綜合調(diào)研；（供應商調(diào)研）4.3.2綜合供方評價記錄，相關部門確認簽字；（供方評價記錄）4.3.3形成合格供方名錄4.3.4供應商比較4.3.5采購供方確定4.3.6供應商信息登記（新供方信息登記、老供方業(yè)績評價）

4、供應商選擇及供方控制

4.1留購設備由采購需求部門5、技術/商務談判

5.1留購設備由需求部門負責確認設備清單和技術規(guī)范條款；5.1生產(chǎn)材料由生產(chǎn)部負責確認設備清單和技術規(guī)范條款；5.2項目設備采購由技術支持部負責確認設備清單和技術規(guī)范及服務條款和規(guī)范；5.3合同法律部負責確認采購價格和商務條款；5、技術/商務談判5.1留購設備由需求部門負責確認設備清單

6、合同審批/簽訂

6.1合同法律部負責組織采購合同的審批流程；6.2合同法律部根據(jù)合同審批的要求,組織生產(chǎn)部、技術支持部、財務部、技術開發(fā)部及相關部門進行評審,各部門經(jīng)理需在合同審批表確認欄上寫明意見及建議;合同終審欄由總經(jīng)理簽署終審意見,若需董事會批準,則需董事會領導簽署意見;6.3采購合同經(jīng)批準后，合同法律部負責準備合同文本，由總經(jīng)理簽署采購合同。

6、合同審批/簽訂

6.1合同法律部負責組織采購合同的7、采購執(zhí)行/貨物驗收/出入庫

7.1合同管理部/商務部負責監(jiān)督采購訂單的執(zhí)行全過程；7.2合同管理部/商務部負責協(xié)調(diào)供應商設備的交貨、運輸、保險（清關）等事項；7.3合同管理部/商務部與質(zhì)檢部/技術支持部負責貨物的到貨驗收工作，主要為貨物的外包裝、數(shù)量等的驗收；質(zhì)檢部負責所有生產(chǎn)原材料的到貨入廠的檢驗；7.4技術支持部負責在貨物抵達施工目的地的到貨驗收工作，包括外包裝、數(shù)量驗收，并記錄檢驗結果；7.5技術支持部負責組織客戶進行設備的開箱驗收，并記錄檢驗結果；7.6技術支持部將貨物驗收的結果反饋給合同管理部/商務部；7.7合同管理部/商務部根據(jù)技術支持部的反饋結果負責貨物驗收后相應的協(xié)調(diào)工作；7.8財務部、合同管理部/商務部根據(jù)書面的貨物驗收單或其他書面憑證辦理貨物的入庫手續(xù)；7.9財務部、合同管理部/商務部、技術支持部根據(jù)工程施工進度辦理貨物的出庫手續(xù)。7、采購執(zhí)行/貨物驗收/出入庫

7.1合同管理部/商務部負8、安裝/維修/技術服務

8.1技術支持部負責設備的安裝施工、維修及技術服務工作；8.2技術支持部將設備安裝施工過程中有關產(chǎn)品質(zhì)量的信息及時反饋合同管理部/商務部；8.3合同管理部/商務部根據(jù)技術支持部的反饋信息負責與供應商協(xié)調(diào)殘次品的更換,壞件的維修，及跟蹤保修。8、安裝/維修/技術服務

8.1技術支持部負責設備的安裝施9、付款

9.1如采購的設備符合質(zhì)量要求，在合同規(guī)定的付款期限屆滿前，合同管理部/商務部按