工作分析培訓-王永亮

工作分析培訓1工作分析培訓

—原理、方法和崗位說明書2主講內容1、什么是工作分析2、為什么要做工作分析3、怎樣做工作分析4、如何填寫調查問卷5、如何編寫崗位說明書6、格力博集團工作分析安排31.1什么是工作分析通過一系列系統(tǒng)的、有效的方法對特定崗位進行研究，明確其工作任務和職責，與其它崗位的工作關系以及該崗位的工作環(huán)境和任職資格等信息，是一個有系統(tǒng)地收集和分析崗位信息的過程。1.2工作分析的三條基本原則針對“崗位”，而非針對“人”。著重那些[應該]做的工作，而非[目前正在]做的。崗位職責的詳細描述，而非崗位明細的羅列。41.3工作分析的成果工作分析職責描述任職資格52.1工作分析的內容是崗位，它是構成組織的基本單元公司使命部門職責崗位職責層層分解層層分解溝通與理解62.2工作分析有助于組織改進、職責優(yōu)化系統(tǒng)的工作分析，可以理清組織中繁多的交叉職責，特別是這其中的重疊部分。系統(tǒng)的工作分析還是一次很好的上下溝通的機會，使管理者有機會傾聽下屬的改進意見。2.3工作分析促使管理者和任職者對崗位內涵的統(tǒng)一理解管理者的角度任職者的角度二者一致的認可7

2.3工作分析和人力管理其他模塊之間的關系

83.1工作分析通過以下四個方面對崗位進行研究1.輸入什么資源？2.經過什么過程？3.得到什么結果？4.體現(xiàn)什么關系？工作分析考慮的四個方面指為了獲得上述結果，應當輸入什么內容，包括人員、物資、信息、規(guī)范和條件等，是界定工作來源和工作條件的基礎。指一項工作的輸入是如何轉化為輸出的，其轉化的程序、技術和方法是怎樣的，在轉化過程中，人的活動、行為和聯(lián)系有哪些。即一項工作的最終結果表現(xiàn)形式，如產品、服務等，它界定工作任務和工作責任的基礎，也是確定工作績效標準的必要前提。指該工作在組織中的位置、工作的責任和權利是什么，對人的體力和智力有什么要求，是界定工作關系和任職資格的基礎。9

3.2工作分析的方法有如下幾類

①觀察法②訪談法③問卷調查法④工作日志法⑤關鍵事件法

3.3工作分析的程序

組織結構圖部門職能職責的分配高層的意見……收集崗位信息整理職責分配分析、溝通和編制書面文件……崗位說明書管理者與任職者的一致理解優(yōu)化職責分配……資源過程成果通常會經歷下面5個階段計劃階段設計階段信息收集信息分析結果表達根據(jù)格力博集團的特點，我們選擇問卷調查法。103.4工作信息的收集方法—調查問卷優(yōu)勢快捷的回應時間經濟方案靈活目的多樣性支持其它工作分析方法劣勢有時很難全部收回對于語言表達技巧不熟練的員工則受到限制對于不全面，不準確的反應需要其他輔助措施需要注意不充分的回答或有意的錯誤陳述◎

崗位分析問卷由人力資源部事先擬定調查問卷，然后由任職者進行填寫?！騿柧矸ㄒ话氵m用于腦力工作者。113.5工作信息的分析信息分析階段是將各種方法收集到的信息進行統(tǒng)計、分析、研究、歸類的過程。應重點分析以下內容：☆

基本崗位信息，如：名稱、所屬部門等?！?/p>

工作范圍和流程，如：職責范圍、工作交流范圍等。☆

工作環(huán)境，如：辦公環(huán)境，危險性等?！?/p>

任職資格要求，如：學歷、年齡、工作經驗等。☆

體現(xiàn)公司文化特色的素質要求，如：個人傾向、性格要求等。信息分析階段的工作將有效幫助工作分析人員充分評估信息收集的充分性和準確性，從而最終幫助完成崗位說明書。對組織機構或崗位設置改進意見也將有所支持。123.6工作分析中需要引起注意的幾點工作分析不是項立竿見影的工作，它很難為企業(yè)產生直接和立即的效應，這種特點可能會造成這項工作被一拖再拖，直至不了了之；工作分析不是人力資源部門單獨可以完成的，需要其他部門和員工的協(xié)助，有時會不可避免地影響到正常的工作；崗位描述和任職資格要隨著企業(yè)崗位的調整和職能和轉變而相應地變化；人力資源部門的專業(yè)能力也是保障工作分析成功的重要部分，缺乏必要的常識、專業(yè)知識會導致該工作的多次反復。134.1工作分析調查問卷包含的主要項目大項小項涉及內容任職者本人及上司填寫基本信息描述該任職者的基本情況和主要行政管理關系圖崗位設置目的描述該崗位存在的理由、范圍和目標工作職責描述該崗位的主要職責和主要內容等工作流程完成工作職責的具體流程和相應的工作關系對其他崗位的指導、監(jiān)督與培訓描述該崗位工作中對其它崗位的指導、監(jiān)督與培訓工作匯報關系描述該崗位向上級主管匯報的工作事宜以及工作權限工作時間和環(huán)境描述該崗位的具體工作條件和環(huán)境，包括時間、地點、環(huán)境職業(yè)發(fā)展描述該崗位進入集團之后所歷任的崗位工作衡量指標描述本崗位的工作結果/成績的主要指標崗位晉升描述該崗位目前的任職人數(shù)、晉升上級以及可輪換的崗位任職要求描述必須具備的各項基本條件和要求144.1.1第一部分：基本情況個人信息欄：任職者的基本情況和行政管理關系示例人力資源部經理的基本信息和行政管理關系總經理副總經理行政部經理人力資源部經理管理部經理人事主管人事專員行政管理關系姓名某某性別男年齡30學歷大學本科專業(yè)人力資源管理擔任本崗位時間6年154.1.2第二部分：崗位目的一般用到三句話表述說明該崗位存在的目的和意義簡述該崗位的和弦職責及重要限制條件填寫原則填寫要領填寫的模式為

：為了……，在……的指導下（影響下），（做）……（工作）；完成該崗位的關鍵職責詳述后再填寫職責概述，會較容易。示例銷售總監(jiān)崗位目的為了完成銷售額，實現(xiàn)利潤及獲得市場占有率，在公司的營業(yè)發(fā)展方向和影響下，制定營銷策略和優(yōu)化營銷部門的組織機構，提高部門績效，完善服務質量。164.1.3第三部分：工作職責◎主要是列舉本崗位的主要職責，是一個輸入，到加工，到輸出的過程描述。◎工作職責應按照工作內容的重要性進行排序。示例職責模塊具體職責和工作內容主要職責填寫要對該崗位在沒有一項主要職責所承擔的具體責任進行限定即明確應承擔的是領導（工作）、組織開展（工作）、具體執(zhí)行（工作）、協(xié)調（工作）還是監(jiān)督（工作）。目標達成填寫要對該崗位完成每一項主要職責所應達到的工作要求進行具體時間要求、質量要求、數(shù)量要求和成本要求四個方面進行考慮，四個方面都具備。示例：“于每月25號前提交下個月的月度計劃，盡可能滿足銷售新產品試生產的需要，試產品按期量交付?！惫ぷ髀氊熖顚懸蠹笆纠?7需要說明的是工作任務不等同與工作職責模塊，該崗位要完成的一系列工作，任務表示一項具體的工作職責。培訓專員崗員工培訓計劃的編制培訓計劃的組織實施培訓計劃的實時調整員工效果培訓員工外部培訓管理根據(jù)各部門、各子、分公司的業(yè)務需求組織員工進行外部培訓（各類專業(yè)培訓、進修等）與外部培訓單位建立聯(lián)系為公司員工創(chuàng)造良好的學習機會與條件填寫的工作職責模塊實際的工作任務18不作嚴格區(qū)分和要求，在下面詞庫中選擇最合適的內容即可工作依據(jù)法律，法規(guī)，原理，政策，戰(zhàn)略，指導，指示，模型，方法，技術，體系，做法，程序，條件，標準工作內容管理類履行，評價，達成，確保，明確，提高，加強，擴大，設置，判斷，控制，維持，監(jiān)督，分工，指示，認可，批準，定義，決定，開發(fā)，指揮，確立，計劃，編制，承辦，核定，審核，經辦，審批業(yè)務類提議，幫助，分析，評價，預測，解釋，推薦，協(xié)調，支援，確認，核對，分發(fā)，收集，分行，獲得，操作，提示，推進，制作，處理，供給，提出，支付制作內容市場，盈利，有效性，質量，產量，服務，期限，安全194.1.4第四部分：工作流程工作流程表現(xiàn)為:為了完成本崗位的各項職責，所要求的相關信息輸入以及最后的成果輸出。職責編碼完成職責時需要哪些部門哪些崗位的協(xié)助以及需要輸入的信息（按先后順序）職責完成后的信息輸出（履行本項職責后的主要工作成果，如報表、具體產品等，以及輸出到哪些崗位）1（1）根據(jù)年報和戰(zhàn)略規(guī)劃（2）各部門的年度工作總結完成人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，年度工作計劃后遞交行政副總2（1）各部門的年度用人計劃（2）招聘專員提出初步方案招聘方案經行政部總批準后交給專員的用人單位共同實施204.2其他相關部分描述本崗位在集團公司內部與相關崗位之間的晉升、替代和輪換關系；如果在集團公司實際的崗位設置中，無法判定可以對應的相應崗位，則可以不填。4.2.1崗位的晉升、替代和輪換示例人力資源部經理的晉升、替代和輪換本崗位目前的任職人數(shù)只有1本崗位可以由人力資源部主管崗位晉升而至，可以晉升到人力資源部高級經理崗位；本崗位可以與其他部門經理崗位輪換，可以由各主管崗位臨時替代。214.2.2對任職者的基本要求是指員工擔任本崗位工作所必須具備的資格，其包括學歷、專業(yè)、工作經驗、專業(yè)知識、專業(yè)能力等內容?；救温氁筮x擇具體描述學歷與專業(yè)直接進行選擇工作經驗直接進行選擇本崗位必備的能力基本工作技能主要指操作性實務方面的技術能力，重點關注外語、計算機、具體業(yè)務流程和設備操作方面專業(yè)知識指擔任該崗位工作所必須具備的專業(yè)知識和相關技能專業(yè)能力是指擔任該崗位工作所必須具備的專業(yè)管理能力和專業(yè)能力資格證書技術性職業(yè)（工種）的職業(yè)資格證書上崗培訓是指擔任該崗位工作過程中（包括擔任前、擔任中）所應該參與的培訓224.2.2.1“本崗位必備的能力”中“基本工作技能”的描述方式根據(jù)本崗位工作的業(yè)務特點描述相關基本工作技能名稱及內涵，技能注意操作性實務方面的技術能力，重點關注外語、計算機、具體業(yè)務流程和設備操作方面。內涵可以通過示例形式描述，要求句子精煉簡潔。是指擔任該崗位工作所必須具備的專業(yè)知識和相關技能。如果項目較多，請按照熟練程度一次填寫。句子結構：程度詞匯+專業(yè)知識程度詞匯有高到低分別為：精通、掌握、熟悉、了解。23示例☆計算機基本操作技能☆辦公軟件操作技能☆具體管理技能（如看板管理、滾動計劃等）☆網絡應用技能☆專業(yè)軟件開發(fā)技能☆勘查設備、工程測量器械的挫折與維護技能☆專業(yè)設備軟件的操作技能某公司崗位的基本工作技能要求示例某公司人力資源薪酬專員崗位的專業(yè)知識要求☆

精通國家級地方勞動法規(guī)☆掌握薪酬管理知識☆熟悉人力資源管理其他相關知識☆了解財務知識244.2.2.2“本崗位必備的能力”中“專業(yè)能力”的描述方式是指擔任該崗位工作所必須具備的專業(yè)能力，它可以包括管理能力和專業(yè)能力量大類型，每一類型又按照各管理層級、專業(yè)類別不同而需要具備不同的實際能力。如果所需求的能力項目較多，請按照重要程度依次填寫。程度詞匯有高到低分辨為：精通、掌握、熟悉、了解。專業(yè)能力能力描述管理能力決策能力：戰(zhàn)略規(guī)劃能力，計劃和執(zhí)行能力，組織能力，溝通協(xié)調能力；人際關系處理能力；經營意識；團隊領導能力，人員培養(yǎng)能力；說服影響力；堅持力……業(yè)務能力專業(yè)技能；創(chuàng)新能力；團隊協(xié)作能力；控制能力；發(fā)現(xiàn)問題能力；綜合分析能力；技術應用能力；表達能力；動手能力；判斷力；觀察力；信息尋求能力；商務談判能力；客戶管理能力；市場開拓能力254.2.2.3“資格證書”的描述技術性職業(yè)（工種）的主要資格證書；人力資源、市場營銷、財務會計等特殊崗位中也要資格證書。某公司財務總監(jiān)基本任職資格證書要求☆

CPA(CertifirdPublicAccountant）

注冊會計師☆

CFA（CharteredFinancialAnalyst）

注冊金融分析師示例26是指擔任該崗位工作過程中（包括擔任前、擔任中）所應該參與的培訓要求視公司具體情況，此項在日常管理工作中只起到指導性作用。4.2.2.4“上崗培訓要求”的描述方式示例

人力資源部經理的崗位培訓要求人力資源管理理論方法培訓和相關政策法規(guī)學習，公司業(yè)務知識培訓,公司技術知識培訓。275.1編制崗位說明書的目的使不理解蓋崗位的人通過閱讀崗位描述，便可很快了解該崗位的工作特征、工作范圍、工作職責及勝任條件等信息，便于企業(yè)開展各項人力資源管理工作。5.2崗位說明書的定義經任職者與管理者討論并同意關于崗位的目的，職責及衡量標準以及從工作職責中提煉出的表現(xiàn)標準等方面的書面描述。職務分析（jobanalysis）用系統(tǒng)的方法分析職務的組成部分任職資格及工作環(huán)境崗位描述（jobdescriptions）用書面形式確定一職務（job）的職責（duties）、任務（tasks）和步驟（steps）。崗位要求（jobspecification）勝任一職務應具備的知識，技術水平和能力（KSAs），還包括教育程度，工作經歷，個性要求，體能狀況，工作條件及危險程度。285.3規(guī)范的崗位說明書應包含如下內容崗位名稱職責概述工作職責與內容工作職工作關系基本任職資格修訂履歷關鍵標題關鍵標題工作職權工作關系基本任職資格工作職責與內容崗位名稱職責概述29

5.4崗位說明書編制可以參考的依據(jù)

工作分析調查問卷依據(jù)以前的崗位說明書公司組織結構、中心部門職能等資料30崗位說明書是企業(yè)發(fā)展中相對靜止的崗位描述文件，但崗位說明書的編制工作是動態(tài)的管理過程。外部環(huán)境變化內部環(huán)境變化國家相關政策法規(guī)的調整社會文化與新型生產技術的出現(xiàn)行業(yè)發(fā)展趨勢的影響市場競爭態(tài)勢的影響戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃的要求業(yè)務調整的要求組織規(guī)模擴大的要求企業(yè)內部組織結構、崗位設置的調整和工作職能的轉變崗位說明書及時的動態(tài)的調整31規(guī)范的崗位說明書示例及應用（1）1.工作標識：職位名稱面料業(yè)務總部營銷銷售部主管填寫人姓名所在部門營銷銷售部職位定員直接上級（職位名稱）營銷銷售部經理直接下級（職位名稱）銷售員所轄人數(shù)填寫日期基本個人資料提供了崗位評估、薪酬設計、績效考核的基本信息崗位評估應用：崗位名稱、崗位在組織中的低位、下屬崗位情況等提供了崗位的基本信息，將作為評價崗位價值依據(jù)的一部分。薪酬設計應用：基本資料影響到崗位評估，從而對崗位薪酬序列設計及其在序列中的位置產生影響，尤其是固定薪酬部分產生影響。績效考核應用：基本資料體現(xiàn)了崗位性質及其考核關系。職業(yè)規(guī)劃應用：基本資料反映了該崗位在組織結構中的地位，同時包含了未來可能發(fā)展的崗位方向。32崗位評估應用：結合企業(yè)戰(zhàn)略，崗位目的反映了崗位存在的基本理由，也是崗位對企業(yè)可能產生的價值的集中體現(xiàn)。薪酬設計應用：崗位目的通過對崗位企業(yè)價值貢獻的影響，從而影響到崗位在薪酬序列設計中的地位，影響到崗位薪酬水平的設計，尤其是固定薪酬的設計?？冃Э己藨茫簫徫淮嬖诘哪康姆从沉藣徫坏膬r值貢獻，從而也體現(xiàn)了在績效考核中該崗位的關鍵因素。職業(yè)規(guī)劃應用：崗位目的類似的崗位系列提示了崗位在職業(yè)規(guī)劃中的基本走向。2.職位總體目標在營銷銷售部經理領導下，協(xié)助部門經理對部門所屬銷售業(yè)務員進行管理，按照部門工作目標，做好銷售和應收款控制工作。崗位目的反映了崗位存在的價值和意義，是確定崗位價值、薪酬的基礎，同時也是確定考核內容的出發(fā)點33崗位評估應用：崗位只要職責和任務提供了該崗位工作方式、內容的主要信息，是評價崗位價值的主要依據(jù)。薪酬設計應用：崗位主要職責和任務通過對崗位評估的影響，從而影響到崗位在薪酬序列設計中的地位，影響到崗位薪酬序列水平的設計，尤其是固定薪酬的設計?？冃Э己藨茫簫徫坏闹饕氊熀腿蝿諡榭冃Э己藘热莺托问教峁┝酥灰拇_保依據(jù)。職業(yè)規(guī)劃應用：通過對其主要職責與任務中主要關聯(lián)部門和崗位的分析，有利于確定其未來的職業(yè)生涯規(guī)劃方向。3.工作職責（按業(yè)務流程或重要性排序）：1）參與業(yè)務總部年度銷售計劃的制定工作，提出有價值的建議；2）根據(jù)部門的年度銷售計劃制定相關的實施辦法，并監(jiān)督其實施，確保達成銷售目標；3）推廣產品，尋求銷售增長，解決銷售團隊在工作中遇到的重要問題，最終完成銷售目標；4）對銷售員進行相關的培訓和監(jiān)督，確保他們完成銷售任務；5）依據(jù)公司整體銷售政策，有效協(xié)調客戶間的矛盾，嚴格監(jiān)控產品價格，確保公司的銷售利潤的合理利潤，并保證良好的銷售回款；6）積極推進公司的市場推廣及促銷工作，并及時搜集批發(fā)渠道及競品的信息，以保證銷售一線有效溝通，為公司制訂銷售政策提供信息支持。崗位職責與工作任務反映了崗位實現(xiàn)崗位目的承擔的主要責任及其實現(xiàn)方式，其信息反映了不同崗位的主要差異，提供了關于工作方式、內容的主要信息，是確定崗位價值、薪酬的重要依據(jù)，同時也是確定考核具體內容依據(jù)。344.工作權限：決策權限：按照公司制度規(guī)定，對客戶的業(yè)務交涉、處理權監(jiān)督權限：對下屬人員銷售情況的監(jiān)督建議權限：對部門內部銷售分工、工作流程提出改進建議目前的權限反映了崗位為實現(xiàn)其崗位目的、完成其職責與任務所應該具有的權限。只有其真正具有與其職責一致的權限，該崗位才真正具備承擔相關責任的條件。對崗位權限的合理解定，是對崗位目的的實現(xiàn)情況、職責任務完成情況進行有效的績效考核的前提之一，也將直接影響到任職者績效薪資的水平。355.工作聯(lián)系：匯報對象：營銷銷售部經理督導對象：銷售員內部聯(lián)系：業(yè)務總部其他部門、所屬子公司生產、技術工藝部門外部聯(lián)系：客戶工作聯(lián)系主要體現(xiàn)該崗位工作中涉及到的主要單位和部門。協(xié)調關系一方面是影響崗位工作的一項因素，另一方面，協(xié)調關系進一步反映了該崗位工作的具體形式、流程和內容，為崗位價值評定、考核以及薪酬設計提供進一步的依據(jù)。36崗位評估應用：與崗位目的、職責任務相結合，任職資格與崗位價值之間具有緊密的連續(xù)。薪酬設計應用：任職者的素質能力等資格要求是影響其薪酬設計水平的重要因素績效考核應用：任職者資格審核與績效考核相結合，從選人和用人兩個方面保障企業(yè)占有優(yōu)秀人才。職業(yè)