管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

文檔編碼:CL9S5D3I10J2——HH8Y10U2C10B8——ZL3L5Q2K9Q2 治理信息系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用

當(dāng)21世紀(jì)信息化的浪潮席卷全球的時(shí)候, 信息化的腳步正以它前所未有的滲透力深化到社會(huì)生活的每個(gè)角落, 信息技術(shù)成為當(dāng)今最活躍,進(jìn)展最快速,影響最廣泛,滲透力最強(qiáng)的科學(xué)技術(shù)領(lǐng)域之一；信息化是一場(chǎng)深刻的革命,在社會(huì)許多領(lǐng)域?qū)鹘y(tǒng)的生產(chǎn)、生活和思維方式產(chǎn)生著巨大沖擊, 并促進(jìn)著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的快速和均衡進(jìn)展,治理信息系統(tǒng)在信息化的大勢(shì)所趨下, 它的完善與進(jìn)展、越來(lái)越受到人們的普遍關(guān)注,它是企業(yè)現(xiàn)代化的重要標(biāo)志,是企業(yè)進(jìn)展的一條心由之路,其在治理現(xiàn)代化中起著舉足輕重的作用,它不僅是實(shí)現(xiàn)治理現(xiàn)代化的有效途徑,同時(shí),也促進(jìn)了企業(yè)治理走向現(xiàn)代化的進(jìn)程一、治理信息系統(tǒng)的概念及功能 治理信息系統(tǒng)（managementinformationsystems,MIS）是一個(gè)以人為主導(dǎo),利用運(yùn)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備以及其他辦公設(shè)備,進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、儲(chǔ)存、更新和愛(ài)護(hù),以企業(yè)戰(zhàn)略競(jìng)優(yōu),提高效率為目的,支持企業(yè)高層決策、中層把握、基層運(yùn)作的集成化的人機(jī)系統(tǒng)；一個(gè)完整的 MIS應(yīng)包括：幫忙決策系統(tǒng)（DSS）、工業(yè)把握系統(tǒng)（IPC）、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）以及數(shù)據(jù)庫(kù)、模型庫(kù)、方法庫(kù)、學(xué)問(wèn)庫(kù)和與上級(jí)機(jī)關(guān)及外界交換信息的接口； MIS具有多種功能,各種功能之間又有多種信息聯(lián)系, 構(gòu)成一個(gè)有機(jī)結(jié)合的整體,形成一個(gè)功能結(jié)構(gòu)；其功能主要是：1、數(shù)據(jù)處理,即數(shù)據(jù)的收集、輸入、傳輸、儲(chǔ)備、加工處理和輸出； 2、事務(wù)處理,即將治理人員從繁重的重復(fù)性的事務(wù)處理中解脫出來(lái),以更多的精力摸索治理問(wèn)題,從事制造性勞動(dòng)； 3、推測(cè)功能,即運(yùn)用數(shù)學(xué)、統(tǒng)計(jì)或模擬等方法,依據(jù)過(guò)去的數(shù)據(jù)推測(cè)將來(lái)的情形； 4、方案功能,即合理支配各職能部門(mén)的方案,并依據(jù)不同的治理層供應(yīng)相應(yīng)的方案報(bào)告； 5、把握功能,即對(duì)方案的執(zhí)行情形進(jìn)行監(jiān)測(cè)、檢查,比較執(zhí)行情形與方案的差異,并分析其緣由,幫忙治理人員準(zhǔn)時(shí)用各種方法加以把握； 6、幫忙決策功能,即運(yùn)用數(shù)學(xué)模型,準(zhǔn)時(shí)推導(dǎo)出有關(guān)問(wèn)題的最優(yōu)解,幫忙各級(jí)治理人員進(jìn)行決策；組織是指完成方案所需的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、人財(cái)物的配備等；信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎(chǔ),信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是組織規(guī)范治理、 提高效率的契機(jī)；二、治理信息系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化治理中的重要位置（一）治理信息系統(tǒng)能為企業(yè)的治理供應(yīng)科學(xué)的方案決策 方案是治理的首要職能,是從現(xiàn)在通向?qū)?lái)的橋梁,它對(duì)將來(lái)大事作出推測(cè),為治理活動(dòng)供應(yīng)基本依據(jù),以制定出行動(dòng)方案予以應(yīng)對(duì)；治理信息系統(tǒng)可以從多方面快速地為方案供應(yīng)科學(xué)、精確的數(shù)據(jù)；一是促使方案數(shù)據(jù)能夠快速、 精確的獲得及存??；通過(guò)建立方案信息數(shù)據(jù)庫(kù)可以使方案數(shù)據(jù)得以快速、 精確地獲得及存取,并實(shí)現(xiàn)方案編制自動(dòng)化,達(dá)到利用運(yùn)算機(jī)進(jìn)行生產(chǎn)指揮的高度, 提高了管理效率；二是其擁有強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能； 統(tǒng)計(jì)是信息加工的重要方法, 它能反映治理經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的成效、彼此的內(nèi)在聯(lián)系、進(jìn)展趨勢(shì)和存在問(wèn)題,是科學(xué)推測(cè)、制定方案的前提；治理信息系統(tǒng)就供應(yīng)了強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)分析功能； 三是促進(jìn)推測(cè)的精確性；科學(xué)的推測(cè)是方案的基礎(chǔ),而治理信息系統(tǒng)為科學(xué)的推測(cè)供應(yīng)了精確的數(shù)據(jù),通過(guò)吸取精確的數(shù)據(jù),從而選擇適當(dāng)?shù)牟呗?為科學(xué)決策打下良好基礎(chǔ)；四是支持方案的優(yōu)化；通過(guò)信息系統(tǒng)的分析,可以利用最優(yōu)化和其它數(shù)學(xué)方法,選擇最優(yōu)或較佳方案；總之,治理信息系統(tǒng)的使用,不但使企業(yè)部門(mén)之間的溝通、員工與員工之間的溝通更加簡(jiǎn)潔, 上下層之間信息的傳輸更加快速, 而且更簡(jiǎn)潔收集到客戶(hù)的產(chǎn)品需求信息、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的信息和其它市場(chǎng)信息, 有利于生產(chǎn)方案和銷(xiāo)售方案的制訂；由于各種參考數(shù)據(jù)唾手可得,使領(lǐng)導(dǎo)的決策水平空前提高,達(dá)到“運(yùn)籌帷幄之內(nèi),決勝千里之外 ”的成效；（二）治理信息系統(tǒng)能夠優(yōu)化企業(yè)治理的組織職能組織是指完成方案所需的組織結(jié)構(gòu)、規(guī)章制度、人財(cái)物的配備等；信息技術(shù)是組織改革的有效技術(shù)基礎(chǔ),信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)應(yīng)用是組織規(guī)范治理、 提高效率的契機(jī)；治理信息系統(tǒng)進(jìn)行到確定階段必定會(huì)引發(fā)企業(yè)治理機(jī)制的變革和業(yè)務(wù)流程的重組；再者,治理信息系統(tǒng)本身是一種先進(jìn)治理思想的載體, 它要求企業(yè)進(jìn)行相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整或業(yè)務(wù)流程的重組；這兩者的相互作用將幫忙企業(yè)進(jìn)行“企業(yè)再造”和“治理重塑”；從業(yè)務(wù)流程分析到業(yè)務(wù)流程重組,削減迂回,排除延遲,提高效率；目前,縱橫交叉的運(yùn)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)變了信息傳遞的方式,使其由階梯層型逐步變?yōu)樗叫?與信息傳遞方式緊密相連的治理組織結(jié)構(gòu)也就從尖頂?shù)摹敖鹱炙毙妥兂杀馄降摹熬仃嚒毙?組織結(jié)構(gòu)扁平化意味著打破部門(mén)之間的界限,任命跨職能部門(mén)的任務(wù)團(tuán)隊(duì)；同時(shí),高層決策者與基層作業(yè)者直接聯(lián)系的方式增多,基層作業(yè)者依據(jù)實(shí)際情形準(zhǔn)時(shí)參與決策的機(jī)會(huì)增多；扁平化結(jié)構(gòu)的非集中管理模式,削減層次,削減環(huán)節(jié),增強(qiáng)了治理功能,提高了治理效率； （三）治理信息系統(tǒng)促進(jìn)了企業(yè)治理的領(lǐng)導(dǎo)職能的發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)職能是指對(duì)所屬對(duì)象的行為進(jìn)行發(fā)令、調(diào)度、檢查；確保把全部的治理對(duì)象集合起來(lái),同時(shí),建立默契的協(xié)作關(guān)系,保持整體平穩(wěn),以便共同為企業(yè)的進(jìn)展做貢獻(xiàn)；治理信息系統(tǒng)正在成為企業(yè)治理的重要戰(zhàn)略手段和企業(yè)文化的一部分；多媒體和綜合業(yè)務(wù)數(shù)字網(wǎng)（ISDN）的利用,可以使企業(yè)通過(guò)聲音、圖象和文字來(lái)近地或遠(yuǎn)程把握產(chǎn)品生產(chǎn)或服務(wù)供應(yīng)的全過(guò)程,從而削減產(chǎn)品的不良率和提高顧客的中意程度；通過(guò)運(yùn)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)行其上的應(yīng)用系統(tǒng), 可以高效地、便捷地、經(jīng)濟(jì)地治理跨地域的分公司；公司總經(jīng)理坐在運(yùn)算機(jī)前就可以快速對(duì)外地分公司下達(dá)指令和準(zhǔn)時(shí)明白分公司當(dāng)天的運(yùn)營(yíng)情形；總公司能更加簡(jiǎn)潔把握分公司的業(yè)務(wù)活動(dòng),分公司的不透亮性因素在削減、 決策失誤在削減,通過(guò)治理信息系統(tǒng)的使用,可以加強(qiáng)信息溝通,把握內(nèi)外動(dòng)態(tài),幫忙決策制定,準(zhǔn)時(shí)處理、解決問(wèn)題,最大限度的發(fā)揮了領(lǐng)導(dǎo)的職能；（四）治理信息系統(tǒng)支持企業(yè)治理把握職能的實(shí)現(xiàn) 把握是促使組織的活動(dòng)依據(jù)方案規(guī)定的要求開(kāi)放的過(guò)程； 把握職能是依據(jù)既定的目標(biāo)、方案和標(biāo)準(zhǔn),對(duì)組織活動(dòng)各方面的實(shí)際情形進(jìn)行檢查和考察, 發(fā)覺(jué)差距,分析緣由,實(shí)行措施,予以訂正,使工作能按原方案進(jìn)行；或依據(jù)客觀(guān)情形的變化,對(duì)方案作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,使其更符合于實(shí)際；把握職能與方案職能密不行分；方案是把握的前提,是把握的開(kāi)頭；把握是實(shí)現(xiàn)方案的手段,把握活動(dòng)為計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)供應(yīng)保證；信息的充分、精確和準(zhǔn)時(shí)傳遞對(duì)實(shí)現(xiàn)把握職能起著舉足輕重的作用；實(shí)施把握必需經(jīng)受 4個(gè)主要步驟：1、收集數(shù)據(jù)：2、處理數(shù)據(jù)；3、解釋處理結(jié)果；4、實(shí)行相應(yīng)行動(dòng)；信息系統(tǒng)可以在前兩步賜予詳細(xì)的支持和實(shí)現(xiàn),對(duì)后兩步也能起確定的幫忙作用；治理信息系統(tǒng)對(duì)于各個(gè)不同治理層次的把握都可以支持：對(duì)作業(yè)層是確保作業(yè)有效實(shí)施；對(duì)戰(zhàn)術(shù)層是隨時(shí)把握實(shí)際作業(yè)信息,將實(shí)際作業(yè)情形與方案要求進(jìn)行分析比較,并供應(yīng)各種可能的解決方案；對(duì)戰(zhàn)略層是分析、供應(yīng)各種縱向,橫向數(shù)據(jù),推測(cè)將來(lái),幫忙制定戰(zhàn)略方案；企業(yè)治理中的一些較為重要的把握都可在治理信息系統(tǒng)中幫忙實(shí)現(xiàn), 如庫(kù)存把握（定量控制、定時(shí)把握等）、質(zhì)量把握（散點(diǎn)圖）、行為把握、生產(chǎn)進(jìn)度把握、成本把握、財(cái)務(wù)預(yù)算把握等；三、治理信息系統(tǒng)在煙草企業(yè)中的開(kāi)發(fā)和應(yīng)用（一）網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用 目前,網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)的應(yīng)用在許多地方許多單位都比較普遍, 它給工作帶來(lái)了很大的便利和幫忙；就貴港煙草而言,目前,全市煙草系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)全部實(shí)現(xiàn)互連互通,基層網(wǎng)點(diǎn)的運(yùn)算機(jī)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)拜望局（公司）的網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng),各個(gè)部門(mén)以及基層網(wǎng)點(diǎn)的廣大員工通過(guò)局 （公司）的智能辦公系統(tǒng)明白公司的相關(guān)文件精神及信息,同時(shí)基本上都能正常運(yùn)用智能辦公系統(tǒng)于日常的工作中, 主要借助系統(tǒng)開(kāi)展信息溝通、工作溝通、資料傳送、公文傳輸?shù)?起到了很好的作用,解決了員工相互間的有效溝通；我公司網(wǎng)站的主要功能模塊有： 1、文章管理：此模塊可以進(jìn)行公司（部門(mén)）公告通知、圖片出現(xiàn)、視頻出現(xiàn)等； 2、資料治理：此模塊可以發(fā)布領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)、工作文件、上級(jí)文件及政策、報(bào)刊文章、資源共享、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等等；3、職能辦公室版塊：包括政工紀(jì)檢、督查考核、煙草專(zhuān)賣(mài)、營(yíng)銷(xiāo)治理、物流治理、財(cái)務(wù)審計(jì)、安全工作、信息技術(shù)、整頓與基建、企業(yè)文化建設(shè)等等；4、溝通互動(dòng)版塊：包括用戶(hù)中心、交互論壇、消遣天地、鏈接交換、單位（部門(mén)）動(dòng)態(tài)等等；員工可以通過(guò)網(wǎng)頁(yè)式的瀏覽,準(zhǔn)時(shí)把握公司及各單位各部門(mén)發(fā)布的文件、信息,提高工作效率和查看資料、文件的準(zhǔn)時(shí)性；也可以將公司的新聞、公告、通知在主頁(yè)上以各種形式發(fā)布出來(lái), 仍可以實(shí)現(xiàn)圖片新聞和視頻新聞的發(fā)布,豐富網(wǎng)站新聞的內(nèi)容和形式；同時(shí),可以實(shí)現(xiàn)多種方式（網(wǎng)頁(yè)式、后臺(tái)上傳式、壓縮打包上掛等）的資料上傳下載；員工仍可以通過(guò)功能強(qiáng)大的論壇系統(tǒng),相互溝通工作、生活、學(xué)習(xí)心得體會(huì),加強(qiáng)員工與員工、員工與領(lǐng)導(dǎo)間溝通溝通,加強(qiáng)企業(yè)的凝聚力；（二）客戶(hù)關(guān)系治理（CRM）系統(tǒng)的應(yīng)用 客戶(hù)關(guān)系治理簡(jiǎn)稱(chēng) CRM,是指通過(guò)接受信息技術(shù),使企業(yè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、銷(xiāo)售治理、客戶(hù)關(guān)懷、服務(wù)和支持等經(jīng)營(yíng)環(huán)節(jié)的信息有序地、充分地、準(zhǔn)時(shí)地在企業(yè)內(nèi)部和客戶(hù)之間流淌,實(shí)現(xiàn)客戶(hù)資源有效利用的治理軟件系統(tǒng)；CRM主要內(nèi)容包括3個(gè)方面：營(yíng)銷(xiāo)自動(dòng)化、銷(xiāo)售人員自動(dòng)化和客戶(hù)服務(wù)；其核心思想是把客戶(hù)群體看作是企業(yè)寶貴的外部資源,并盡可能地納入企業(yè)的控制范疇內(nèi),以增加客戶(hù)價(jià)值為中心,有效中意客戶(hù)的個(gè)性化需求, 改善客戶(hù)關(guān)系和提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；那么如何捕捉到真實(shí)的需求信息？如何穩(wěn)住給企業(yè)帶來(lái) 80%利潤(rùn)的老客戶(hù)？如何發(fā)覺(jué)新的客戶(hù),開(kāi)拓新的市場(chǎng)領(lǐng)域？如何供應(yīng)客戶(hù)中意的售前和售后服務(wù)？CRM就是在這種治理需求下,運(yùn)用Internet技術(shù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)技術(shù)、電子商務(wù)平臺(tái)、運(yùn)算機(jī)電話(huà)集成技術(shù)（CTI）等最新的信息技術(shù)進(jìn)展起來(lái)的系統(tǒng)；貴港市公司要求客戶(hù)經(jīng)理依據(jù)管轄的零售客戶(hù)及走訪(fǎng)周期,在 CRM系統(tǒng)中制訂詳細(xì)的日、周走訪(fǎng)方案及重點(diǎn)走訪(fǎng)的對(duì)象,依據(jù)每天（周、月、季度）的工作開(kāi)展情形編寫(xiě)工作日記、周總結(jié)、月總結(jié)、季度總結(jié)及相關(guān)工作內(nèi)容,并通過(guò) CRM系統(tǒng)對(duì)市場(chǎng)及客戶(hù)進(jìn)行分析,內(nèi)容包括銷(xiāo)售分析、重點(diǎn)品牌分析、客戶(hù)分析、存在問(wèn)題及下一步工作方案等,成效很好；在煙草商業(yè)企業(yè)中導(dǎo)入 CRM的好處有兩個(gè)方面：一是通過(guò)對(duì)客戶(hù)信息資源的整合,實(shí)現(xiàn)資源共享,為客戶(hù)供應(yīng)更快捷、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù),提高客戶(hù)中意度和忠誠(chéng)度；二是通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的重新設(shè)計(jì), 更加有效的治理客戶(hù)關(guān)系,降低企業(yè)成本；（三）WEB/GIS應(yīng)用系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)目前,煙草公司的卷煙零售客戶(hù)數(shù)量眾多,分布在不同的地理位置；這種特點(diǎn)準(zhǔn)備了煙草公司 95%以上的數(shù)據(jù)都有空間屬性,比如零售戶(hù)信息、區(qū)域銷(xiāo)售狀況、品牌區(qū)域銷(xiāo)售分布等,都與地理信息相關(guān)聯(lián),僅以表格或文字的形式來(lái)出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果,不僅形式呆板,不夠直觀(guān),而且可能將一些重要的信息隱匿在文字背后,無(wú)法準(zhǔn)時(shí)發(fā)覺(jué)；而接受電子地圖表現(xiàn)的方式,將各個(gè)零售戶(hù)的數(shù)據(jù)與電子地圖關(guān)聯(lián)起來(lái),從電子地圖上來(lái)觀(guān)看和分析這些數(shù)據(jù)之間的關(guān)系, 便可以一目了然地得出數(shù)據(jù)之間存在的規(guī)律,幫忙企業(yè)進(jìn)一步完善業(yè)務(wù)過(guò)程,對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)進(jìn)行指導(dǎo),幫忙領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行精確的決策、制定更加符合企業(yè)的經(jīng)營(yíng)策略等, 提升企業(yè)的決策、規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)才能；WEB/GIS系統(tǒng)的應(yīng)用使客戶(hù)經(jīng)理可利用電子地圖爭(zhēng)論、把握自己所治理的零售戶(hù)的分布狀況,合理支配自己的客戶(hù)拜望方案,高效地支配自己的工作路線(xiàn)與工作時(shí)間；品牌經(jīng)理可利用電子地圖對(duì)品牌宣揚(yáng)、投放進(jìn)行推測(cè)及成效分析,實(shí)現(xiàn)品牌合理布局、品牌選擇等工作；送貨員可利用電子地圖選擇最適合的送貨路線(xiàn),準(zhǔn)時(shí)、精確地把卷煙送達(dá)零售戶(hù)；稽查員可利用電子地圖來(lái)合理支配自己的市場(chǎng)巡查方案,高效地支配自己的工作路線(xiàn)與工作時(shí)間；在煙草商業(yè)企業(yè)中導(dǎo)入CRM的好處有兩個(gè)方面：一是通過(guò)對(duì)客戶(hù)信息資源的整合,實(shí)現(xiàn)資