公司文件登記臺賬制度

公司文件登記臺賬制度公司文件登記臺賬制度公司文件登記臺賬制度xxx公司公司文件登記臺賬制度文件編號：文件日期：修訂次數(shù)：第1.0次更改批準審核制定方案設(shè)計，管理制度文件收發(fā)登記臺賬管理制度為充分發(fā)揮公文的效用，保證公文上傳下達、及時準確、避免文件丟失，特制定本制度。本制度中需要做好登記的包括以下方面公司來文、來函、來電、信息、簡報、出席會議帶回的文件以及公司的請示、匯報、通知（以下統(tǒng)稱“文件”）等公文，均由辦公室機要文書負責(zé)登記和保管。臺賬就是單位各類文件詳細資料的一個登記表，以方便管理及查閱本單位文件情況。建立文件管理臺帳

建立各類臺帳、妥善分類保管、全面詳盡分析是文件管理的一項基礎(chǔ)工作。隨著企業(yè)組織結(jié)構(gòu)不同、規(guī)模不同，臺帳的種類要求、類目粗細等都存在比較大的差異。臺帳種類的確定與記錄必須堅持簡明、準確、及時和穩(wěn)定的原則。收發(fā)文件登記臺賬分以下幾類：詳見樹脂圖收發(fā)文登記臺賬收發(fā)文登記臺賬員工獎懲登記臺賬（附表8）快遞郵寄登記臺賬（附表6）新入職員工辦公用品申領(lǐng)（包含固定資產(chǎn)及消耗品）登記臺賬員工獎懲登記臺賬（附表8）快遞郵寄登記臺賬（附表6）新入職員工辦公用品申領(lǐng)（包含固定資產(chǎn)及消耗品）登記臺賬（附表5）員工培訓(xùn)登記臺賬（附表7）社會保險及醫(yī)療期登記臺帳（附表4）員工勞動合同登記臺賬（附表3）員工入職登記臺賬（附表2）文件報送簽收登記臺賬（附表9）文件借閱登記臺賬（附表1）二、適用范圍適用于公司各部門定義臺賬原是指擺放在臺上供人翻閱的賬簿，故名臺賬。久而久之，這個名詞就固定下來，實際上就是流水賬。四、收文1、文件登記。收到文件和信件要及時啟封，并按密文和一般文件管理規(guī)定，進行分類、編號、登記。2、文件傳閱。文件登記后，及時按規(guī)定程序呈送領(lǐng)導(dǎo)審批，并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，進行傳閱。凡是急件、會議通知或時間性較強的文件，必須隨收隨送，盡快送到有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門；其他文件亦要抓緊傳閱，一般不超過一星期傳閱完成；要做到急文急辦、特文特辦、密級文件專送專管、緊急文件不壓誤、常規(guī)文件辦理不拖拉。3、公司各部門要安排專人管理文件收發(fā)工作，按照上述規(guī)定認證登記并按文件批示要求及時送交部門領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)人員傳閱，部門傳閱完畢后，要及時返還公司機要文書室。4、密級文件、資料，必須根據(jù)批示傳閱范圍由公司機要文書專人傳送；密級文件要在當天內(nèi)閱讀，下班前交回公司機要文書保管，以確保文件的安全。五、發(fā)文1、認真做好登記和編號工作，按照發(fā)文規(guī)定和要求，編訂文號，并審查審批程序是否完備。2、按規(guī)定，為公司制發(fā)的文件蓋章，并保留公文底稿和一份文件存檔。六、規(guī)范文件管理1、認真做好文件的防火、防盜、防竊、防蟲、防潮等防護工作；一切密級文件和資料應(yīng)存放在指定的保密柜。2、定期檢查清理文件。公文閱辦完畢后，各部門應(yīng)主動、及時退還，不得自行存放，如工作需要可保留非密級文件復(fù)印件以備查；文書對逾期未退還文件要及時追回；按保密部門規(guī)定和要求定期清退秘密文件；做到及時傳閱，保證文件無積壓、無遺漏、無差錯、無遺失。3、公司印發(fā)剩余的文件材料，以及沒有保存價值需要銷毀的重要資料，各部門要統(tǒng)一送到公司機要文書室，由機要主管按規(guī)定到保密部門規(guī)定的地點銷毀，確保公司秘密。4、做好文件的立卷歸檔工作。年度終了，文書要將收發(fā)文件收集整理后，及時保管歸檔，對需要立卷的公文按規(guī)定時間和要求立卷，并及時歸檔。七、如何建立臺賬1、做好臺賬的基本要求。首先企業(yè)負責(zé)人要真正從思想上重視，建立臺賬看上去很簡單，真正想做好也很不容易，需要投入一定的人力和物力。其次，負責(zé)臺賬的工作人員要有恒心和毅力，堅持注重點滴積累，積少成多，保證臺賬內(nèi)容的充實。再次，安全管理人員要經(jīng)常性地深入到一線，對安全信息要及時收集整理，不能拖延。對排查出的隱患，不論大小都要重視，都要及時處理和登記。2、做好臺賬的基本原則。首先是真實，對臺賬中收集的信息、數(shù)據(jù)必須是真實的，如果做假，那么就失去了建立臺賬的意義了。其次是及時，堅持按時記錄安全生產(chǎn)相關(guān)的數(shù)據(jù)、措施，時間要準確，尤其是一些化工生產(chǎn)企業(yè)在時間的要求上一定要嚴格。再次是規(guī)范，臺賬資料的記載要規(guī)范和分類，該記載什么內(nèi)容的就記載什么內(nèi)容，而不能亂記，否則既不便于查找，也不利于歸納和總結(jié)。八、做好臺賬的作用1、在臺賬資料的記錄、整理和積累過程中起到自我督促、強化安全生產(chǎn)管理的作用。2、是企業(yè)規(guī)范管理上檔次，提高企業(yè)管理水平的需要。3、對單位和安全管理人員起到了自我保護的作用。九、臺賬單的內(nèi)容1、安全責(zé)任書（與主管單位及內(nèi)部各班組簽訂的安全生產(chǎn)目標管理責(zé)任書、合同）；2、安全生產(chǎn)機構(gòu)設(shè)置的文件（領(lǐng)導(dǎo)小組、安全組織等）；3、安全生產(chǎn)管理制度（安全生產(chǎn)責(zé)任制、安全技術(shù)措施計劃、安全生產(chǎn)教育、安全生產(chǎn)定期檢查、傷亡事故的調(diào)查和處理制度）。企業(yè)注冊安全主任、安全員、班組長等崗位職責(zé)；4、上級有關(guān)安全生產(chǎn)管理部門制訂和下發(fā)的制度性文件、通知、通報等；5、安全宣傳教育培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、活動資料6、安全生產(chǎn)檢查資料；7、安全會議記錄；8、花名冊：全員花名冊，特種作業(yè)人員花名冊；9、新工人（含民工和臨時工）三級教育；10、機械、電氣等設(shè)備管理資料；11、安全技術(shù)交底資料；12、爆破物品管理臺賬；13、事故應(yīng)急預(yù)案、事故記錄和報告資料，安全事故調(diào)查處理材料；14、安全設(shè)施和勞保用品購買、發(fā)放登記臺賬。附表1：附件2：入職登記表編號：部門：崗位：入職時間：姓名性別出生年月相片婚姻狀況民族籍貫學(xué)歷畢業(yè)院校專業(yè)身份證號碼戶籍所在地省市區(qū)/縣聯(lián)系電話家庭住址電子郵箱學(xué)歷情況起止時間院校名稱主修專業(yè)證明資料工作經(jīng)歷起止時間單位名稱職位單位聯(lián)系人家庭成員姓名關(guān)系工作單位職業(yè)聯(lián)系電話緊急聯(lián)絡(luò)人姓名關(guān)系工作單位職業(yè)聯(lián)系電話附件3：附件4：附件5：廣東新生環(huán)?？萍脊煞萦邢薰拘聠T工入職申領(lǐng)登記申領(lǐng)人姓名：申領(lǐng)日期：發(fā)放人：基本辦公用品發(fā)放情況（已發(fā)放的辦公用品在項目名稱后面打“√”）1、水筆兩支（）2、筆筒一個（）3、桌面文件夾一個（）4、計算器一個（）5、訂書機一個（）6、訂書釘一盒（）7、軟皮本一本（）8、便箋紙一本（）9、電腦一套（包括顯示器、主機、鼠標、鍵盤）（）10、工牌及考勤卡（）員工手冊

（員工手冊務(wù)必妥善保管）

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備注：