《辦公自動化實(shí)訓(xùn)教程》

1、辦公自動化實(shí)訓(xùn)教程Office2003在工作中的應(yīng)用快要工作作了，肯定會面面臨各種種各樣的的電腦文文書工作作，我能夠應(yīng)應(yīng)付自如如嗎？Sure !本學(xué)期實(shí)實(shí)訓(xùn)安排排涵蓋Word,Excel,PowerPoint三大辦公公軟件的的12個(gè)工作實(shí)實(shí)例演示示根據(jù)實(shí)例例，每堂堂課做一一次上機(jī)機(jī)實(shí)戰(zhàn)，作為平平時(shí)成績績第13周/14周，隨堂堂上機(jī)期期末考試試實(shí)訓(xùn)一：制作培培訓(xùn)通知知輸入內(nèi)容容（建立立文檔、日期的的插入、拼寫和和語法的的檢查、字?jǐn)?shù)的的統(tǒng)計(jì)）設(shè)置文字字格式設(shè)置段落落格式（間距和和縮進(jìn)的的設(shè)置、格式刷刷、邊框框和底紋紋的設(shè)置置）項(xiàng)目符號號和編號號（添加加項(xiàng)目符符號、添添加編號號、錄入入文字時(shí)時(shí)自動創(chuàng)

2、創(chuàng)建項(xiàng)目目符號或或編號）制作回執(zhí)執(zhí)表保存培訓(xùn)訓(xùn)通知打印培訓(xùn)訓(xùn)通知使用電子子郵件發(fā)發(fā)送培訓(xùn)訓(xùn)通知實(shí)訓(xùn)二：制作成成績統(tǒng)計(jì)計(jì)表初始化頁頁面為表格添添加標(biāo)題題插入表格格修改表格格結(jié)構(gòu)輸入表格格內(nèi)容美化表格格利用公式式進(jìn)行自自動計(jì)算算排序成績績統(tǒng)計(jì)表表跨頁設(shè)置置表格標(biāo)標(biāo)題插入圖表表單元格的的標(biāo)識Word表格中每每個(gè)單元元格都有有一個(gè)默默認(rèn)的唯唯一標(biāo)識識，標(biāo)識識的名稱稱由單元元格所在在的列標(biāo)標(biāo)和行號號組合而而成。列標(biāo)使用用字母A、B、C等表示，行號用用數(shù)字1、2、3等表示，列標(biāo)在在前，行行號在后后。如：第三列列第二行行的單元元格標(biāo)識識為C2。實(shí)訓(xùn)二：制作成成績統(tǒng)計(jì)計(jì)表求平均值值的公式式=Average（C

3、2，D2，E2，F(xiàn)2，G2，H2）=Average（C2：H2）實(shí)訓(xùn)二：制作成成績統(tǒng)計(jì)計(jì)表頁面設(shè)置置（頁邊邊距、頁頁面視圖圖）制作流程程圖標(biāo)題題（繪制制矩形，顏色填填充，添添加藝術(shù)術(shù)字并編編輯文字“雙色填充充”效果、“朝鮮鼓形形狀”、設(shè)置置陰影樣樣式）繪制流程程圖框架架（畫布布框的調(diào)調(diào)整，繪繪制圖形形準(zhǔn)備、過過程、決決策、結(jié)結(jié)束，復(fù)復(fù)制圖形形Ctrl+D，改變自自選圖形形）美化流程程圖（圖圖形的對對齊方式式、自定定義三維維樣式、顏色填填充）繪制連接接符實(shí)訓(xùn)三：制作購購物流程程圖繪制連接接符連接符看看起來像像線條，它始終終與附加加在一起起的圖形形相連。也就是是說，不不論怎樣樣拖動各各種圖形形，只

4、要要它們是是以連接接符相連連的，就就始終連連在一起起。實(shí)訓(xùn)三：制作購購物流程程圖實(shí)訓(xùn)四：制作產(chǎn)產(chǎn)品宣傳傳手冊第一步：設(shè)置小小冊子頁頁面紙張大小小-自定義大大小-寬度21.2厘米、高高度27.8厘米；頁邊距-紙張橫向向-上下1厘米、左左右1.27厘米；分隔符-分頁符；設(shè)置虛框框，輔助助對齊插入表格格：1行3列，線型型：無邊邊框；實(shí)訓(xùn)四：制作產(chǎn)產(chǎn)品宣傳傳手冊第二步：制作小小冊子封封面標(biāo)題的制制作：繪繪制圓角角矩形，調(diào)節(jié)黃黃色菱形形控制點(diǎn)點(diǎn)；設(shè)置置大小高高度1.86厘米，寬寬度8.33厘米）；設(shè)置填填充效果果（預(yù)設(shè)設(shè)-寶石藍(lán)）；將所所有圖形形組合文本框設(shè)設(shè)置：顏顏色-其他顏色色-自定義-模式RGB，

5、紅色102、綠色153、藍(lán)色153；粗細(xì)-2磅插入圖片片：浮于于文字上上方實(shí)訓(xùn)四：制作產(chǎn)產(chǎn)品宣傳傳手冊第二步：制作小小冊子封封面（續(xù)續(xù)）說明部分分的制作作：繪制制橢圓，拖動綠綠色控制制點(diǎn)，向向左旋轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)10度，高度度1.44厘米，寬寬度4.78厘米文本框設(shè)設(shè)置：字字體二號號；格式式-字體菜單單-字符間距距-縮放80%，磅值1；電話信信息文本本框的填填充顏色色（紅色色102、綠色102、藍(lán)色204)將圖片與與文本框框組合-復(fù)制-選擇性粘粘貼-圖片（增增強(qiáng)型圖圖元文件件），使使其變?yōu)闉閳D片格格式添加陰影影樣式6插入剪貼貼畫實(shí)訓(xùn)四：制作產(chǎn)產(chǎn)品宣傳傳手冊第三步：制作小小冊子內(nèi)內(nèi)頁添加背景景圖片：格式-背

6、景-水印-圖片水印印-選擇圖片片，縮放放150%文本框的的鏈接運(yùn)運(yùn)用：連連續(xù)畫出出2個(gè)空白文文本框，右鍵點(diǎn)點(diǎn)擊第一一個(gè)，選選擇“創(chuàng)創(chuàng)建文本本鏈接”，鼠標(biāo)標(biāo)變成小小水壺樣樣式，點(diǎn)點(diǎn)擊第二二個(gè)空白白文本框框（作用：當(dāng)?shù)谝灰粋€(gè)文本本框內(nèi)容容填滿時(shí)時(shí)，文字字會自動動移到下下一個(gè)文文本框中中）實(shí)訓(xùn)五：制作統(tǒng)統(tǒng)一的信信函通過郵件件合并，可輕松松地批量量制作信信函、信信封、標(biāo)標(biāo)簽、工工資條、學(xué)生成成績通知知單、商商品報(bào)價(jià)價(jià)單等。理解郵件件合并郵件合并并中，要要處理三三個(gè)不同同的元素素：主文檔；為主文檔檔提供信信息的數(shù)數(shù)據(jù)源；合并文檔檔（完成成的文檔檔集）。郵件合并并并不一一定真的的是指信信函郵件件的合并并，

7、使用用這一功功能可以以將主文文檔和數(shù)數(shù)據(jù)源合合并為一一。理解郵件件合并主文檔：Word文檔。數(shù)據(jù)源：可以是是Word表格、Excel工作表、Outlook聯(lián)系人列列表或Access數(shù)據(jù)庫等等。合并文檔檔：主文文檔的副副本，是是個(gè)Word文檔，此此文檔不不必保存存。案例知識識點(diǎn)講解解：掌握郵件件合并的的三個(gè)操操作步驟驟1、建立主主文檔：簡單Word文檔2、建立數(shù)數(shù)據(jù)源：Word表格（或或Excel表格、Outlook表格）3、文檔合合并（郵郵件合并并）案例知識識點(diǎn)講解解：郵件合并并操作方方法通過“郵郵件合并并”任務(wù)務(wù)窗格操操作執(zhí)行【工具】【信函與郵郵件】【郵件合并并】菜單命令令在任務(wù)窗窗格中選選

8、擇文件件類型信函，使用當(dāng)當(dāng)前文檔檔選取收件件人使使用現(xiàn)有有列表瀏覽打開數(shù)數(shù)據(jù)源確定/編輯撰寫信函函定位位插入點(diǎn)點(diǎn)其它它項(xiàng)目插入合合并域預(yù)覽信函函合并并完成編輯個(gè)個(gè)人信函函/打印合合并到新新文檔實(shí)訓(xùn)六：畢業(yè)論論文的排排版案例知識識點(diǎn)講解解：掌握樣式式的設(shè)置置方法新建樣式式執(zhí)行菜單單欄上的的【格式】【樣式和格格式】命令提示：Word使用層次次結(jié)構(gòu)來來組織文文檔，Word目錄的自自動生成成是基于于大綱級級別和段段落樣式式的。案例知識識點(diǎn)講解解：掌握樣式式的設(shè)置置方法修改樣式式案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉長文文檔的閱閱讀方式式執(zhí)行菜單單欄上的的【視圖】【大綱】命令。執(zhí)行菜單單上的【視圖】【閱讀版式式】命令

9、?！敬翱凇俊静鸱帧坑蚁陆堑牡摹鞍磳ο鬄g覽覽”功能能案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉插入入目錄的的方法1.自動提取取目錄。執(zhí)行菜單單欄上的的【插入】【引用】【索引和目目錄】命令。案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉插入入目錄的的方法2.使用制表表位修改改目錄執(zhí)行菜單單欄上的的【格式】【制表位】命令。實(shí)訓(xùn)七：制作客客戶信息息表案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉Excel2003的基本功功能建立文檔檔雙擊桌面面Excel圖標(biāo)，或或從開始始菜單啟啟動Excel啟動后，默認(rèn)打打開一空空白Excel文檔。也也可以單單擊“常常用”工工具欄中中【新建空白白文檔】按鈕進(jìn)行行創(chuàng)建。案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉Excel2003的基本功功能保存文

10、檔檔單擊“常常用”工工具欄中中【保存】按鈕另存為設(shè)置統(tǒng)一一的密碼碼：123案例知識識點(diǎn)講解解：熟悉Excel2003的基本功功能輸入數(shù)據(jù)據(jù)手工輸入入，可輸輸入中、英文文文本、數(shù)數(shù)字、公公式等使用自動填充充功能快速復(fù)制制或填充充有序數(shù)數(shù)據(jù)編號的輸輸入技巧巧：+001案例知識識點(diǎn)講解解：格式的設(shè)設(shè)置單元格字字體、對對齊方式式 、數(shù)數(shù)字格式式 、邊邊框和底底紋等設(shè)設(shè)置單擊菜單單欄的【格式】【單元格】命令通過“格式”工工具欄進(jìn)進(jìn)行設(shè)置置案例知識識點(diǎn)講解解：格式的設(shè)設(shè)置數(shù)字格式式設(shè)置數(shù)字字格式可可改變單單元格中中數(shù)據(jù)的的顯示格格式。常常見的數(shù)數(shù)字格式式有常規(guī)規(guī)、數(shù)值值、貨幣幣、日期期、時(shí)間間、百分分比、

11、文文本和自自定義等等。調(diào)整工作作表行高高列寬鼠標(biāo)操作作拖動列標(biāo)標(biāo)右邊界界調(diào)整列列寬；雙雙擊列標(biāo)標(biāo)右邊界界“最適適合的寬寬度”單擊菜單單欄的【格式】【行】或【列】命令使用自動動填充功功能快速速復(fù)制表表格的底底紋案例知識識點(diǎn)講解解：插入圖片片單擊菜單單欄的【插入】【圖片】【來自文件件】命令Excel中，可以以插入剪剪貼畫、圖片文文件、藝藝術(shù)字、自選圖圖形等圖圖形對象象，與Word不同的是是，插入入的圖形形總是浮浮于文字字上方。案例知識識點(diǎn)講解解：工作表的的操作增加、刪刪除、命命名工作作表在工作表表標(biāo)簽區(qū)區(qū)中單擊擊選擇工工作表標(biāo)標(biāo)簽單擊右鍵鍵，在快快捷菜單單上選擇擇【插入】/【刪除表】/【重命名】命

12、令凍結(jié)窗格格光標(biāo)停留留在A4單元格，單擊菜菜單欄中中的【窗口】【凍結(jié)窗格格】隱藏工作作表中的的網(wǎng)格線線單擊菜單單欄中的的【工具】【選項(xiàng)】命令，打打開的【選項(xiàng)】對話框選擇【視圖】選項(xiàng)卡，在“窗窗口選項(xiàng)項(xiàng)”中取取消“網(wǎng)網(wǎng)格線”的勾選選案例知識識點(diǎn)講解解：打印工作作表頁面設(shè)置置設(shè)置紙張張的頁面面大小、邊距、頁眉/頁腳等頁眉/頁腳的設(shè)設(shè)置單擊菜單單欄中的的【文件】【頁面設(shè)置置】命令，打打開的【頁面設(shè)置置】對話框。選擇【頁眉/頁腳】選項(xiàng)卡，單擊【自定義頁頁眉/頁腳】按鈕，打打開【頁眉/頁腳】對話框案例知識識點(diǎn)講解解：頁面設(shè)置置設(shè)置標(biāo)題題行使得每頁頁頂端或或左端都都出現(xiàn)標(biāo)標(biāo)題在【頁面設(shè)置置】對話框中中選擇

13、【工作表】選項(xiàng)卡在“頂端端標(biāo)題行行”或或 “左左端標(biāo)題題列”選選項(xiàng)框中中選擇擇設(shè)置標(biāo)標(biāo)題行或或列打印預(yù)覽覽打印工作作表實(shí)訓(xùn)八制制作作個(gè)人收收支明細(xì)細(xì)表案例中一一些基本本的原始始數(shù)據(jù)外外，其他他的各項(xiàng)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)項(xiàng)項(xiàng)都是通通過Excel提供的公公式和函函數(shù)自動動計(jì)算完完成的。同時(shí)通通過有效效性及保保護(hù)來盡盡量避免免在輸入入數(shù)據(jù)時(shí)時(shí)的誤操操作。案例知識識點(diǎn)講解解：公式和函函數(shù)插入函數(shù)數(shù)選擇結(jié)果果單元格格，單擊擊菜單欄欄中的【插入】【函數(shù)】命令打開的【插入函數(shù)數(shù)】對話框，選擇應(yīng)應(yīng)用函數(shù)數(shù)打開【函數(shù)參數(shù)數(shù)】對話框，設(shè)置置函數(shù)各各計(jì)算參參數(shù)案例知識識點(diǎn)講解解：公式和函函數(shù)輸入公式式選擇結(jié)果果單元格格輸入等號號

14、“=”，輸入運(yùn)算算公式，按回車車鍵確認(rèn)認(rèn)。Excel中的公式式的書寫寫規(guī)則與與常規(guī)的的代數(shù)公公式基本本一致。它總是是以“=”開始，可可以使用用+（加）、-（減）、*（乘乘）、/（除）、（乘冪）、()（小括號號）、（大于號號）、=（大于等等于號）和&（連字符符）等運(yùn)運(yùn)算符。公式和函函數(shù)可通通過復(fù)制制粘貼或或自動填填充進(jìn)行行復(fù)制案例知識識點(diǎn)講解解：單元格引引用引用指標(biāo)標(biāo)識并指指明公式式中所使使用數(shù)據(jù)據(jù)的單元元格位置置。相對引用用 如：A2絕對引用用 如：$A$2混合引用用 如：$A2或A$2相對引用用與絕對對引用的的區(qū)別：當(dāng)復(fù)制制公式時(shí)時(shí)，相對對引用會會根據(jù)其其發(fā)生改改變，而而絕對引引用不會會。在

15、公式中中輸入單單元格引引用，可可直接選選擇該單單元格或或區(qū)域，支持Ctrl鍵和Shift鍵。引用運(yùn)算符含義示例說明:（冒號）區(qū)域運(yùn)算，兩個(gè)引用間的連續(xù)單元格區(qū)域SUM(A2:B3)A2B3四個(gè)單元格的和,（逗號）聯(lián)合運(yùn)算，多個(gè)引用的合并SUM(A2,B2,B3)A2,B2,B3三個(gè)單元格的和 （空格）交叉運(yùn)算，同屬于兩個(gè)引用的單元格SUM(A2:B3 B2:B4)B2,B3二個(gè)單元格的和IF函數(shù)需要要三個(gè)參參數(shù)：第一個(gè)參參數(shù)Logical_test為條件第二個(gè)參參數(shù)Value_if_true為條件成成立時(shí)函函數(shù)的返返回值第三個(gè)參參數(shù)Value_if_false為條件不不成立時(shí)時(shí)函數(shù)的的返回值值

16、以單元格格O5為例（插插入-函數(shù)-邏輯）：$N$8=0，表示如如果單元元格$N$8等于0（即全年年收入合合計(jì)為0）“”，表示那那么單元元格O5顯示為空空白（“”表示空字字符串）N5/ $N$8，否則顯顯示公式式N5/ $N$8的計(jì)算結(jié)結(jié)果（即即工資占占總收入入的比例例）計(jì)算各項(xiàng)項(xiàng)收、支支所占收收、支總總額的比比例（IF函數(shù)及絕絕對引用用的合并并使用）考慮除法法中被除除數(shù)不能能為0和公式復(fù)復(fù)制的問問題案例知識識點(diǎn)講解解：驗(yàn)證數(shù)據(jù)據(jù)有效性性通過給單單元格設(shè)設(shè)置“數(shù)數(shù)據(jù)有效效性”，來限制制單元格格數(shù)據(jù)的的輸入，從而避避免輸入入數(shù)據(jù)時(shí)時(shí)誤操作作。選定設(shè)置置“數(shù)據(jù)據(jù)有效性性”的的單元格格區(qū)域單擊菜單單欄

17、中的的【數(shù)據(jù)】【有效性】命令，打打開的【數(shù)據(jù)有效效性】對話框。選擇【設(shè)置】選項(xiàng)卡， 設(shè)置置“有效效性的條條件”選擇【出錯(cuò)警告告】選項(xiàng)卡，設(shè)置“輸入無無效信息息時(shí)顯示示出錯(cuò)警警告”案例知識識點(diǎn)講解解：設(shè)置條件件格式通過條件件格式，可將滿滿足特定定條件的的單元格格以指定定的格式式顯示，從而達(dá)達(dá)到突出出重要數(shù)數(shù)據(jù)的目目的。選定設(shè)置置“條件件格式”的單元元格區(qū)域域單擊菜單單欄中的的【格式】【條件格式式】命令，打打開的【條件格式式】對話框在“條件件？”中中設(shè)置滿滿足條件件單擊【格式】按鈕，在在打開的的【單元格格格式】對話框中中設(shè)置滿滿足條件件后的格格式還可以單單擊【添加】按鈕，添添加新的的條件格格式案例

18、知識識點(diǎn)講解解：保護(hù)工作作表保護(hù)工作作表的作作用為保保護(hù)工作作表中的的鎖定單單元格（默認(rèn)），使得得這些單單元格不不能被編編輯修改改 。選定所有有不需保保護(hù)的單單元格區(qū)區(qū)域單擊菜單單欄中的的【格式】【單元格】命令，打打開的【單元格】對話框。選擇【保護(hù)】選項(xiàng)卡，單擊取取消“鎖鎖定”選選項(xiàng)。單擊菜單單欄中的的【工具】【保護(hù)】【保護(hù)工作作表】命令，打打開的【保護(hù)工作作表】對話框。選擇“保保護(hù)工作作表及鎖鎖定的單單元格內(nèi)內(nèi)容”選選項(xiàng)，在在“取消消工作表表保護(hù)時(shí)時(shí)使用的的密碼”文本框框中輸入入工作表表的保護(hù)護(hù)密碼，并設(shè)置置保護(hù)后后可執(zhí)行行的操作作。案例知識識點(diǎn)講解解：復(fù)制工作作表在工作表表標(biāo)簽區(qū)區(qū)中，選選

19、中工作作表標(biāo)簽簽。單擊右鍵鍵，在快快捷菜單單中選擇擇【移動或復(fù)復(fù)制工作作表】命令，打打開【移動或復(fù)復(fù)制工作作表】對話框中中在“工作作簿”選選項(xiàng)中選選擇目標(biāo)標(biāo)工作簿簿選擇“建立副副本”（如不選選擇則為為移動），單擊擊【確定】按鈕。實(shí)訓(xùn)九銷售統(tǒng)計(jì)計(jì)分析案例知識識點(diǎn)講解解：數(shù)據(jù)清單單數(shù)據(jù)清單單（也稱稱數(shù)據(jù)列列表），指包含含系列相相關(guān)數(shù)據(jù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)二維表表格，其其中每行行是一個(gè)個(gè)完整的的信息，而同列列的數(shù)據(jù)據(jù)項(xiàng)應(yīng)具具有的相相同數(shù)據(jù)據(jù)類型。記錄單可對數(shù)據(jù)據(jù)清單進(jìn)進(jìn)行瀏覽覽、修改改、輸入入、刪除除、和查查找等管管理操作作單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)】【記錄單】命令，打打開【記錄單】對話框案例知識識點(diǎn)講解解：排

20、序首先選定定數(shù)據(jù)清清單中任任一單元元格（如如果要排排序的是是部分?jǐn)?shù)數(shù)據(jù)清單單或非標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)據(jù)清單，則要選選擇要排排序的完完整數(shù)據(jù)據(jù)區(qū)域。）單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)】【排序】命令，打打開【排序】對話框依次設(shè)置置排序字字段及方方式。簡單的排排序可直直接選定定關(guān)鍵字字所在列列的任一一單元格格，然后后單擊“常用”工具欄欄上的【升序排序序】按鈕或【降序排序序】按鈕完成成排序。案例知識識點(diǎn)講解解：篩選自動篩選選 一般般適用于于簡單條條件的篩篩選，允允許疊加加。首先選定定數(shù)據(jù)清清單中任任一單元元格。單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動篩選選】命令單擊列標(biāo)標(biāo)題右側(cè)側(cè)的自動動篩選下下拉箭頭頭，從下下拉列表表中選擇擇自動篩選選狀態(tài)下下，再單單擊菜單單欄中的的【數(shù)據(jù)】【篩選】【自動篩選選】命令，可撤消消篩選案例知識識點(diǎn)講解解：篩選高級篩選選 可任任意組合合篩選條條件，適適用于復(fù)復(fù)雜的條條件篩選選首先在工工作表中中空白處處輸入篩篩選條件件選定數(shù)據(jù)據(jù)清單中中任一單單元格，單擊菜菜單欄中中的【數(shù)據(jù)】【篩選】【高級篩選選】命令，打打開【高級篩選選】對話框依次選擇擇設(shè)置列列表區(qū)域域、條件件區(qū)域和和篩選結(jié)結(jié)果位置置提示：篩篩選條件件中，不不同行間間的條件件是“或或”的關(guān)關(guān)系，同同一行中中不同列列的條件件是“與與”的關(guān)關(guān)系。案例知識識點(diǎn)講解解：分類匯總總指對數(shù)據(jù)據(jù)進(jìn)行分分類，并并按分類類進(jìn)行匯匯總進(jìn)