論述學(xué)校人事檔案管理信息化

1、論述學(xué)校人事檔案管理信息化加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)和重要手段。檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學(xué)科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復(fù)雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學(xué)決策，是十分必要的。近年來，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛運用為檔案信息管理提供了可靠的保證，傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案管理方式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為了充分發(fā)揮檔案工作在信息社會中的重要作用，學(xué)校應(yīng)該積極地將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，促進檔案的信息化管理。做好學(xué)校的人事檔案管理，不僅是學(xué)

2、校人力資源管理的重點內(nèi)容，還是營造良好教風(fēng)和校風(fēng)的基礎(chǔ)。信息時代的來臨，使學(xué)校人員流動性越來越大，而信息時代的學(xué)校人力資源管理工作，則對人事檔案的依賴程度越來越高。提高學(xué)校人事檔案管理工作質(zhì)量，已經(jīng)成為各學(xué)校管理工作的重點和難點，如何在信息時代背景下，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，提高人事檔案的完整性、可靠性和有效性，更是成為各學(xué)校教務(wù)工作創(chuàng)新的關(guān)鍵之一。1 信息技術(shù)在人事檔案管理中的作用人事檔案是記錄個人從事各種社會活動的文件，是學(xué)校人事部門對個人管理的重要憑證和開展各種工作的基礎(chǔ)，同時對學(xué)?？疾旌妥R別干部，選拔優(yōu)秀人才，加強師資隊伍建設(shè)，促進教學(xué)、科研、黨政管理工作的開展具有重大作用。在檔

3、案信息計算機檢索系統(tǒng)中采用現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯(lián)機檢索，發(fā)展為智能檢索及網(wǎng)絡(luò)檢索，實現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。人事檔案通過計算機管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案工作效益。2 實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化的重要意義2.1 有利于適應(yīng)檔案管理改革的發(fā)展方向。隨著我國對事業(yè)單位人事檔案管理工作要求的不斷提高，學(xué)校作為事業(yè)單位系統(tǒng)的重要組成部分，只有實現(xiàn)人事檔案管理信息化，才能進一步提高學(xué)校教務(wù)管理水平。學(xué)校作為教學(xué)單位，必須緊跟時代發(fā)展，并滿足上級管理部門對人事檔案管理工作的要求，人事檔案管理信息化，是提高人事檔案管理質(zhì)量的有效措施，對

4、學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)意義重大。2.2 有利于開發(fā)學(xué)校人才的潛在優(yōu)勢。隨著時代的發(fā)展和社會的進步，學(xué)校作為人才培養(yǎng)的重要陣地，必須實現(xiàn)與時俱進，不斷創(chuàng)新才能為社會培養(yǎng)和輸送合格人才。學(xué)校的人事檔案記錄著教職員工成長歷史和綜合素質(zhì)的各項信息，實現(xiàn)人事檔案信息化管理，提高人事檔案管理的完整性和有效性，便于教務(wù)管理工作者把握教職員工的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)發(fā)展?jié)摿?，有助于選擇和選拔人才，挖掘?qū)W校人才的潛在優(yōu)勢，有利于學(xué)校人才資源潛力的開發(fā)和教務(wù)工作團隊的建設(shè)。2.3 符合人事檔案管理工作自身的發(fā)展需求?，F(xiàn)代的人事檔案管理工作向動態(tài)化、細(xì)節(jié)化發(fā)展著，在人才流動日益頻繁的今天，更加完整、可靠、有效的人事檔案管理是時代

5、發(fā)展對人事檔案管理工作的具體要求。將信息技術(shù)應(yīng)用于學(xué)校人事檔案管理工作中，能夠提高檔案資料搜集的完整性和可靠性，并提高人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量。人事檔案管理信息化，能夠為教務(wù)管理人員提供更加高效、可靠的檔案資料查閱、調(diào)用和傳輸需求，有助于實現(xiàn)學(xué)校內(nèi)和學(xué)校間的人事檔案資源共享。2.4 有利于重要人事檔案載體的持久保護。傳統(tǒng)的學(xué)校人事檔案是以紙質(zhì)媒介記錄和儲存的，紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，其安全性和可靠性得不到保證。隨著時間的推演和學(xué)校的發(fā)展，紙質(zhì)檔案很容易丟失、模糊和字跡褪變，當(dāng)需要調(diào)用檔案時很容易由于檔案資料不完整影響工作開展。實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案儲存在電子設(shè)備中，這種

6、儲存不僅調(diào)用效率較高，而且其保存更加簡單方便，也不易造成損壞。因此，實現(xiàn)學(xué)校人事檔案的信息化管理，有利于重要人事檔案載體的持久保護，對學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展意義重大。3 學(xué)校人事檔案管理信息化過程中存在的問題3.1 信息數(shù)據(jù)建庫質(zhì)量參差不齊。人事檔案管理信息庫是檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，建立符合實際的、完整的、安全的檔案信息庫，不僅是提高檔案儲存質(zhì)量的關(guān)鍵，也是提高人事檔案管理服務(wù)工作質(zhì)量的前提。但現(xiàn)如今我國學(xué)校人事檔案數(shù)據(jù)信息庫建設(shè)卻并不完整，雖然部分學(xué)校在檔案信息庫建設(shè)中投入大量的人力、物力和財力，但是無法保證檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，由于設(shè)備更新?lián)Q代慢，也無法滿足日益提高的檔案調(diào)用服務(wù)需求。3.

7、2 檔案資源開發(fā)利用有待深化。由于檔案信息資源開發(fā)利用意識淡薄，“重藏輕用”現(xiàn)象普遍存在，檔案信息的內(nèi)涵資源未能得到充分開發(fā)，客觀限制了人事檔案資源充分開發(fā)與利用，難以適應(yīng)檔案管理自身發(fā)展規(guī)律的要求。在確保信息安全的前提下，如何加強檔案資源深度開發(fā)利用，切實發(fā)揮檔案信息化管理作用，是高校檔案信息化管理工作中迫切需要解決的問題。3.3 缺乏足夠的高素質(zhì)復(fù)合型管理人才。人事檔案管理的信息化對檔案管理崗位人員提出了更高的從業(yè)要求，為了發(fā)揮人事檔案管理系統(tǒng)的作用，要求人事檔案崗位工作人員不僅要具有扎實的專業(yè)技術(shù)，還要求掌握足夠的計算機信息技術(shù)和應(yīng)用技能。但由于學(xué)校人事檔案管理常年不受重視，大部分學(xué)校人

8、事檔案管理團隊綜合素質(zhì)不足，無法滿足人事檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展的需求。4 學(xué)校人事檔案信息化管理的有效策略人事檔案管理信息化，是校園信息化管理的重要組成部分。隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用普及，學(xué)校也積極開展了信息化管理改革。但在人事檔案管理工作中，受技術(shù)、人才和資金的限制，大部分學(xué)校人事檔案管理信息化系統(tǒng)仍然比較落后，為了促進學(xué)校人事檔案管理信息化建設(shè)，可以采取以下策略對學(xué)校人事檔案管理工作系統(tǒng)進行優(yōu)化。4.1 加大檔案信息化建設(shè)投入力度。人事檔案管理的信息化的實現(xiàn)，需要投入大量的人力成本、資金成本和時間成本。人事檔案管理的信息化作為學(xué)校人事檔案管理發(fā)展的必然方向，學(xué)校管理者一定要加大重視力度，

9、加大成本投入，持續(xù)推進檔案管理信息化建設(shè)。只有確保了硬件設(shè)施、人才儲備的充足，才能保證人事檔案信息化管理逐步實現(xiàn)，并為學(xué)校的發(fā)展做出貢獻。4.2 規(guī)范檔案信息數(shù)據(jù)庫的建庫標(biāo)準(zhǔn)。檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、完整性、真實性直接關(guān)系到檔案信息數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量，也是由信息化向網(wǎng)絡(luò)化共享、聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的保障基礎(chǔ)。其中，需要重點解決檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化問題及安全傳輸、技術(shù)保護等問題，要加強人事檔案材料的收集歸檔工作，規(guī)范檔案著錄。利用計算機掃描、數(shù)碼照相等手段，加快檔案的目錄數(shù)據(jù)庫和必要全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)，加快干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)和深度開發(fā)進程，規(guī)范建庫標(biāo)準(zhǔn)，建立科學(xué)的檢索體系和干部信息適時更新制度，做到“查得快、查得準(zhǔn)、查得全

10、”，逐步實現(xiàn)高校人事檔案信息化管理的規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。4.3 加強檔案信息化管理隊伍的建設(shè)。學(xué)校人事檔案管理團隊綜合素質(zhì)不足，是制約學(xué)校人事檔案管理信息化實現(xiàn)的重要因素。為了促進檔案管理信息化的建設(shè)，提高學(xué)校人事檔案管理服務(wù)質(zhì)量，必須不斷強化檔案信息化管理隊伍的建設(shè)。只有確保檔案信息化管理隊伍每個人都具備扎實的專業(yè)技術(shù)和綜合素質(zhì)，才能激發(fā)整個團隊的工作效率，通過實現(xiàn)學(xué)校人事檔案管理信息化，提高學(xué)校人事檔案管理的工作和服務(wù)質(zhì)量。信息化的人事信息管理模式及人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)對實現(xiàn)學(xué)校的人事人才信息管理工作的社會化服務(wù)有非常突出的現(xiàn)實意義。學(xué)校檔案管理人員要積極創(chuàng)造條件，盡快實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，實現(xiàn)學(xué)校的檔案管理的根本變革。檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時，又做到主動提供服務(wù)。還要及時對利用的反饋信息進行綜合性的分析、研究，找出工作中的不足，以科學(xué)的態(tài)度，把