檔案管理學(xué)課件

1、檔案管理學(xué)唐山師范學(xué)院圖書館周進(jìn)良（研究館員）關(guān)于本課程的一些說明1、本課程名稱為檔案管理學(xué)，是檔案學(xué)專業(yè)、文秘專業(yè)和行政管理專業(yè)的專業(yè)基礎(chǔ)課，本院使用教材為復(fù)旦大學(xué)出版的陸予圻等編著的秘書文檔管理；2、先修課程：秘書學(xué)基礎(chǔ)、文書寫作等；3、本課程總計(jì)32學(xué)時(shí)，共11周，其中上課 9周27學(xué)時(shí)，實(shí)習(xí)2周5學(xué)時(shí)（參觀我校綜合檔案室、人事處檔案室和圖書館密集庫并講授電子文獻(xiàn)資源的使用方法）；4、本課程為考查課，學(xué)分，最后以論文形式完成。緒論：關(guān)于檔案學(xué)的一些基本知識一、檔案學(xué)的產(chǎn)生1804年德國檔案學(xué)家約瑟夫奧格著一種檔案學(xué)理論思想，第一次使用了“檔案學(xué)”這一名詞；1885年法國歷史學(xué)家郎格魯在國

2、際檔案館、圖書館和博物館雜志發(fā)表關(guān)于檔案館的科學(xué)一文，提出檔案學(xué)是一門獨(dú)立的科學(xué)；1928年意大利檔案學(xué)家埃卡薩諾瓦出版了檔案學(xué)專著，對檔案學(xué)的科學(xué)概念作了深入闡述；檔案學(xué)在中國：1935年騰固發(fā)表檔案整理處的任務(wù)及其初步工作一文首次出現(xiàn)“檔案學(xué)”名詞；1940年檔案學(xué)者龍兆佛在檔案管理法一書中也使用了這一名詞。檔案學(xué)與信息資源管理類學(xué)科的關(guān)系檔案學(xué)與圖書館學(xué)檔案學(xué)與情報(bào)學(xué)十七個(gè)社會科學(xué)一級學(xué)科之一：圖書館、情報(bào)與文獻(xiàn)學(xué)檔案學(xué)教育史：1920年武昌文華大學(xué)成立圖書科，1929年改名為武昌文華圖書館學(xué)?？茖W(xué)校，1939年增設(shè)檔案管理?？?，1946年殷鐘麟等人在重慶創(chuàng)辦私立崇實(shí)檔案學(xué)校。1952年

3、中國人民大學(xué)創(chuàng)辦檔案學(xué)專業(yè)（今中國人民大學(xué)信息管理學(xué)院前身）。二、檔案學(xué)的研究對象及范圍目前學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案學(xué)的研究對象有多種認(rèn)識，歸結(jié)起來，檔案學(xué)的研究對象就是檔案、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展規(guī)律。檔案學(xué)就是研究檔案現(xiàn)象、檔案工作和檔案事業(yè)產(chǎn)生與發(fā)展規(guī)律的學(xué)科。三、檔案學(xué)的學(xué)科體系結(jié)構(gòu)1、理論檔案學(xué)：檔案學(xué)原理、檔案術(shù)語學(xué)、比較檔案學(xué)、檔案學(xué)史、檔案事業(yè)史等；2、技術(shù)檔案學(xué)：檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、檔案縮微復(fù)制技術(shù)、檔案計(jì)算機(jī)管理技術(shù)等；3、應(yīng)用檔案學(xué)：檔案管理學(xué)、檔案事業(yè)管理學(xué)、科技檔案管理學(xué)、專門檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案法規(guī)學(xué)等。我們這門課程叫檔案管理學(xué)，研究各種門類檔案的一般管理理論、

4、原則和方法。檔案：1985年國家標(biāo)準(zhǔn)局發(fā)布情報(bào)與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語和檔案著錄規(guī)則，對檔案的定義為：“檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織和個(gè)人從事政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)文化等社會實(shí)踐活動(dòng)直接形成的文字、圖表、聲像等形態(tài)的歷史記錄”。檔案的來源：文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。第一章 文書概述第一節(jié) 文書和文書工作一、文書的概念文書是人們在社會實(shí)踐活動(dòng)中為了記載、公布、憑證和傳遞信息的實(shí)際需要，以文字或聲像的方式在一定介質(zhì)上表達(dá)思想意圖的一種信息材料。二、文書的歷史發(fā)展賈誼過秦論：“禁文書、酷刑法”；班固漢書刑法志：“文書盈于幾閣，典者

5、不能遍睹”。材料的變化：甲骨、竹木、鐵質(zhì)、石頭、縑帛、紙張、電子文書；名稱的變化：典冊、中、治中、典籍、圖籍、文案、公文、文卷、案卷、案牘、牌子、本章、文書。甲骨檔案甲骨檔案金石檔案青銅檔案石鼓檔案羊皮檔案三、文書、公文、文件的聯(lián)系與區(qū)別1、文書：文書包括公務(wù)文書和私人文書，公務(wù)文書是指社會的合法組織在其公務(wù)活動(dòng)中形成的各種形式的文字材料；私人文書是指個(gè)人、家庭（家族）在社會交往活動(dòng)中為處理私人事務(wù)而形成的文書，如私人信件、收支帳目、遺囑、家譜等。 公文 公務(wù)文書 其他事務(wù)文書文書 私人文書2、公文：是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群眾團(tuán)體等合法社會組織在處理公務(wù)活動(dòng)中所形成的具有法定效力和規(guī)范體式的

6、書面材料，如報(bào)告、請示、通報(bào)、意見、批復(fù)、函等。其他事務(wù)文書如計(jì)劃、總結(jié)等不具有法定效力。3、文件：是指領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)根據(jù)自己的職責(zé)范圍制發(fā)的具有法定效力并設(shè)有特定版頭的公文。文件與文書的區(qū)別：文書是總稱，是不可數(shù)名詞，文件是可數(shù)名詞。四、文書工作基礎(chǔ)知識（一）文書工作的發(fā)展歷史史官是我國最早的文書工作人員。老子曾做過周“守藏室之史”，相當(dāng)于現(xiàn)在檔案館館長和圖書館館長。（二）文書工作的基本任務(wù)和內(nèi)容三大部分：形成、處理和管理。（三）文書工作機(jī)構(gòu)的組織形式集中形式和分散形式。（四）文書處理工作的基本原則和要求1 準(zhǔn)確、周密、確保質(zhì)量；2 及時(shí)、迅速、注重時(shí)效；3 精簡、求實(shí)、注重效用；4 安全、可靠、

7、確保國家機(jī)密；5 認(rèn)真、負(fù)責(zé)、加強(qiáng)統(tǒng)一管理。第二節(jié) 文書的構(gòu)成要素及特點(diǎn)和作用一、文書的基本構(gòu)成要素：信息、符號、物質(zhì)（一）信息要素1、核心信息：文書記載的主要內(nèi)容。2、附加信息：附加的帶有補(bǔ)充說明性質(zhì)的信息。（二）符號要素1、文字符號：語言文字、數(shù)字符號。2、圖形符號：圖像、圖表和各種標(biāo)點(diǎn) 符號及色彩。（三）物質(zhì)要素1、書面載體：物質(zhì)載體，甲骨、金屬、石頭、簡牘、羊皮、紙張等；2、顯字材料：墨水、油墨等。二、文書的特點(diǎn)1、記錄性：人們社會實(shí)踐的原始記錄；2、實(shí)用性：為解決現(xiàn)實(shí)問題而制成；3、法定性：依法成立的機(jī)關(guān)或組織才能制發(fā)；4、權(quán)威性：憲法賦予的權(quán)威；5、信息性：文書是信息交流的紐帶。三

8、、文書的作用1、明法布政：黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī)、行政措施等通過公文的形式發(fā)布，具有法律規(guī)范和準(zhǔn)繩作用；2、領(lǐng)導(dǎo)管理：政治領(lǐng)導(dǎo)和行政管理；3、宣傳引導(dǎo)：直接性和權(quán)威性；4、聯(lián)系交流：溝通信息；5、憑證依據(jù)：歷史的真實(shí)進(jìn)程。第二章 文書的撰擬與制發(fā)第一節(jié) 公務(wù)文書的種類一、國家行政公文的種類國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的種類：1、命令（令）2、決定3、公告4、通告5、通知6、通報(bào)7、議案8、報(bào)告9、請示10、批復(fù)11、意見12、函13、會議紀(jì)要二、其他有關(guān)公文的種類1、中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例規(guī)定黨的機(jī)關(guān)公文有14種；2、我國香港、澳門地區(qū)：3、我國臺灣省有六類：令、呈、咨、函、公告

9、和其它公文。三、國家行政公文的分類1、按行文關(guān)系分上行文：下級機(jī)關(guān)向所屬的上級機(jī)關(guān)報(bào)送的公文；下行文：指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)發(fā)送的公文；平行文：向同級機(jī)關(guān)或沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)傳遞的公文。2、按性質(zhì)和作用劃分指導(dǎo)性、報(bào)請性、知照性、商洽性、記錄性公文。第二節(jié) 行政公文的格式一、公文的用紙格式：A4紙二、公文的印裝格式：左側(cè)裝訂三、公文的文面格式1、眉首：發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、公文份數(shù)序號、秘密等級和保管期限、緊急程度、上行文簽發(fā)人。2、主體：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識域、附注。3、版記：主題詞、抄送、版記中的反線。第三節(jié) 文書的撰擬一、公文的四要素1、主題2、材料

10、3、結(jié)構(gòu)4、語言二、公文的形成過程和要求1、交擬2、議擬3、擬稿4、登記5、審核6、簽發(fā)7、復(fù)核三、公文制發(fā)的過程和要求1、繕印2、校對3、用印或簽署4、發(fā)文登記5、封發(fā)四、十三種行政公文的撰擬要求1、命令2、決定3、公告4、通告5、通知6、通報(bào)7、議案8、報(bào)告9、請示10、批復(fù)11、意見12、函13、會議紀(jì)要五、其他事務(wù)文書的撰擬要求（一）辦公室日常事務(wù)文書的撰擬要求1、計(jì)劃2、總結(jié)3、調(diào)查報(bào)告4、簡報(bào)（二）規(guī)章制度的撰擬要求1、章程2、條例3、規(guī)定4、辦法5、細(xì)則第四節(jié) 公務(wù)文書的審核和修改一、公務(wù)文書內(nèi)容的審核修改1、主旨的審核修改2、材料的審核修改3、措施的審核修改二、公務(wù)文書形式的審

11、核修改1、結(jié)構(gòu)的審核修改2、文字的審核修改3、體式的審核修改三、修改文稿的常用符號（教材44頁）第三章 文書的處理第一節(jié) 行文制度 一、行文方向與行文關(guān)系1、行文方向：指文書從此機(jī)關(guān)到彼機(jī)關(guān)的行走過程，通常是指機(jī)關(guān)之間的文件來往，也可以指機(jī)關(guān)內(nèi)部的文件傳遞。下行方向：上級機(jī)關(guān)發(fā)文給下級機(jī)關(guān)；上行方向：下級機(jī)關(guān)送文給上級機(jī)關(guān)；平行方向：不相隸屬機(jī)關(guān)之間的文書往來。2、行文關(guān)系（1）隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)的上下級機(jī)關(guān)之間構(gòu)成的領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系（屬行政關(guān)系），如國家教育部與河北省教育廳；第二種是同一系統(tǒng)的上下級部門之間構(gòu)成的指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系（屬業(yè)務(wù)關(guān)系），如教育部高教司與教育廳高教處

12、的關(guān)系。（2）非隸屬關(guān)系：兩種情況，一種是同一系統(tǒng)同級機(jī)關(guān)、部門或不同系統(tǒng)的同級機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市委組織部、宣傳部；第二種是不同系統(tǒng)的非同級機(jī)關(guān)、部門之間，如唐山市教育局與豐潤區(qū)文化局之間等。二、行文方式及行文規(guī)則1、行文方式逐級行文：逐級下達(dá)或逐級上傳文件；越級行文：越過直接上級或直接下級行文；多級行文：同時(shí)主送直接下級和間接下級，或下級同時(shí)主送直接上級和間接上級；普發(fā)行文：即將文件直接發(fā)向各基層組織或群眾；聯(lián)合行文：兩個(gè)或兩個(gè)以上的機(jī)關(guān)或部門對涉及各自職權(quán)范圍的事務(wù)以共同的名義聯(lián)合向下或向上發(fā)文；直接行文：沒有隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)之間用平行文種直接收、發(fā)文件的行文方式；對口行文：上下級職能

13、部門之間互相行文；（省職改辦向市職改辦發(fā)文）轉(zhuǎn)發(fā)行文：一個(gè)機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)其他機(jī)關(guān)的文件，分批轉(zhuǎn)和轉(zhuǎn)發(fā)兩種；授權(quán)行文：通過委托授權(quán)，由其他機(jī)關(guān)或個(gè)人代表本機(jī)關(guān)、本部門對外行文。2、行文規(guī)則（1）行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用；（2）政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問和答復(fù)問題審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級政府正式行文。（例唐山市教育局與豐潤區(qū)政府）（3）向下級機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級機(jī)關(guān)；（4）除上級機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng) 外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級機(jī)關(guān)相關(guān)負(fù) 責(zé)人報(bào)送“請示”、“意見”和“報(bào)告”。第二節(jié) 文書的辦理一、文書辦

14、理流程文書辦理流程即對制發(fā)和收到的文件以銜接有序的程序進(jìn)行辦理的過程。 一般來說，收文辦理主要包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序；發(fā)文辦理主要包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 上述程序前后銜接、環(huán)環(huán)相扣、排列有序，構(gòu)成一個(gè)完整的文件運(yùn)轉(zhuǎn)和辦理流程。二、文書辦理的方法和要求（一）收文辦理1、簽收：清點(diǎn)、檢查、簽字，外收發(fā)人辦。2、拆封：內(nèi)收發(fā)人辦。3、登記：三種登記形式，注意登記內(nèi)容。4、分辦：文秘人員根據(jù)來文的不同內(nèi)容和要求將文件分別送達(dá)各個(gè)辦文對象的過程。5、審核：即按照文件辦理要求對文件從內(nèi)容到形式進(jìn)行審查核對。收文審核主要針對下級來文。6、傳閱：

15、即有關(guān)人員在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。7、擬辦：對文件如何辦理提出初步的處理意見。是秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的重要體現(xiàn)。8、批辦：領(lǐng)導(dǎo)對文件如何辦理提出最終的批示意見和要求。9、承辦：貫徹文件精神，執(zhí)行具體任務(wù)。（二）發(fā)文辦理1、草擬：領(lǐng)導(dǎo)交擬后秘書起草文件。2、審核：發(fā)文審核，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前審核，內(nèi)容、文字、體式等方面。3、會稿：聯(lián)合行文時(shí)用到，主辦單位與協(xié)辦單位。4、簽發(fā)或會簽：是領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)的重要形式。5、編號：編“發(fā)文字號”。6、復(fù)核：發(fā)文過程中的第二次審核，文件正式印制前由文秘部門對發(fā)文的復(fù)查審核。7、繕?。河≈莆募?，注意排版要求等。8、校對：對文本清樣與定稿從內(nèi)容到形式進(jìn)行全面對照檢查。

16、9、用?。荷w章，上大下小，騎年蓋月。10、登記：發(fā)文登記，發(fā)文登記簿。11、分發(fā)：對印制完畢、需要發(fā)出的文件按分發(fā)的范圍作分封和發(fā)送的過程。（三）輔助程序：1、傳遞：文件在各個(gè)辦理流程之間的交接過程。2、催辦：按照辦理時(shí)限進(jìn)行檢查和督促。3、查辦：多次催辦無果的情況下，向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后，由領(lǐng)導(dǎo)責(zé)成文秘部門核查辦理過程。4、留注：對收文和發(fā)文辦理情況和結(jié)果在“文件處理簿”上作簡要說明。（四）終結(jié)程序：文件整理歸檔和銷毀工作。第三節(jié) 文書管理一、文書管理職責(zé):即文書管理人員的職責(zé)。二、文書管理要求（一）文書的使用（二）文書的銷毀：不具備歸檔和存檔價(jià)值的公文，二人以上監(jiān)銷。（三）文書的保管：合并機(jī)關(guān)的公

17、文；撤銷機(jī)關(guān)的公文；工作人員調(diào)離工作崗位時(shí)。第四章 文書的整理與歸檔第一節(jié) 文書整理歸檔的含義與意義一、文書整理歸檔的含義文書整理歸檔是指文書部門對辦理完畢的文件，將其中有查考、利用、保存價(jià)值的，按照它們在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律，以“件”為單位，分類整理，并進(jìn)行裝盒或編立案卷，定期移交給機(jī)關(guān)、單位檔案室集中保管的過程。文書整理歸檔是文書部門的職責(zé)范圍，是文書工作的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，由文書部門整理歸檔是我國文書工作和檔案工作的基本原則。文書整理歸檔的幾條基本原則：1、須依法進(jìn)行文書的整理歸檔：中華人民共和國檔案法。2、須是辦理完畢的文書才可整理歸檔：程序上處理完畢。3、必須是具有一定查考利用價(jià)值

18、的文書才可整理歸檔。4、必須按照文書的自然聯(lián)系分類整理：“自然件”的含義。二、文書整理歸檔的意義1、保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查考利用；2、保證文件的完整與安全，使其便于保管；3、為檔案工作奠定基礎(chǔ)。文書整理檔案工作第二節(jié) 文書整理歸檔工作的改革改革的重點(diǎn)：由傳統(tǒng)的立卷到現(xiàn)在的整理歸檔。由按“六個(gè)特征”立卷到新的歸檔文件整理規(guī)則（2002年12月6日國家檔案局發(fā)布，見附錄1），具體改革如下：文書整理工作以“件”取代“卷”，即對文書實(shí)行文件級管理；并以“案盒”取代“案卷”，以“案盒”作為保管單位；以“年度、機(jī)構(gòu)（問題）、保管期限”的文書整理分類方式取代過去“六個(gè)特征”的分類方式，取消硬卷皮和軟

19、卷皮；用“歸檔文件目錄”代替“卷內(nèi)文件目錄”，取消“目錄號”增設(shè)“保管期限”；取消案卷目錄，增設(shè)歸檔文件目錄，作為移交清冊。（一）以“件”取代“卷”，其優(yōu)點(diǎn)如下：1、使文書整理分類的標(biāo)準(zhǔn)更客觀2、使文書整理工作更符合基本原則3、使文書整理工作更簡便易行和更具確定性4、使文書整理手段更有利于現(xiàn)代化管理。（二）以“案盒”取代“案卷”，其優(yōu)點(diǎn)有：1、簡化了裝訂手續(xù)：不用再裝訂2、統(tǒng)一了文書部門和檔案部門的工作3、方便了文書檔案的查找和借閱第三節(jié) 文書整理的范圍和要求一、文書整理工作的組織（一）正確選擇整理環(huán)節(jié)：根據(jù)各單位的實(shí)際情況選擇最能掌握文件的形成和處理情況的地方。（二）明確整理人：由文書處理部

20、門的工作人員來整理。（三）文書整理的分工1、收文2、發(fā)文3、內(nèi)部文件二、文書整理的基本范圍 整理的范圍：凡是本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中所形成的、已經(jīng)辦理完畢，具有查考利用價(jià)值的收發(fā)文件、電報(bào)、會議文件、電話記錄、會議記錄等等，均需要整理，一些具有查考利用價(jià)值的聲像資料也應(yīng)列入整理范圍。 不整理的范圍：（1）重份文件；（2）未成文的草稿和一般性文件的歷次修改稿；（3）事務(wù)性、臨時(shí)性的沒有查考價(jià)值的文件材料；（4）與本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)無關(guān)的文件和非隸屬機(jī)關(guān)送來的參考性文件；（5）內(nèi)容被其它文件所包括的文件；（6）各機(jī)關(guān)之間一般來往發(fā)文的信封。三、文書整理的基本要求 按照機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的規(guī)律，保持文書之間內(nèi)在的歷史

21、的聯(lián)系，系統(tǒng)地反映機(jī)關(guān)工作的真實(shí)面貌，并便于保管和查找利用。 具體體現(xiàn)在四個(gè)方面： （1）反映機(jī)關(guān)文書之間內(nèi)在的歷史聯(lián)系； （2）齊全、完整、系統(tǒng)地收集和管理文書材料； （3）既便于文書處理部門的暫存，又便于檔案室的保管； （4）實(shí)事求是地收集、鑒定和整理文書材料。 第四節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟一、文書整理的基本方法（一）編制分類方案類目1、按保管期限分類：短期（1-15年）、長期（16-50年）、永久。2、按組織機(jī)構(gòu)分類：新規(guī)則要求一般按組織機(jī)構(gòu)分類，組織機(jī)構(gòu)也即問題。3、按問題分類：不宜提倡。唐山師范學(xué)院歸檔文件分類方案 辦公室 組織部 宣傳部 學(xué)工部 人事處 財(cái)務(wù)處 教務(wù)處 科研處

22、國資處 （二）初步整理 即指平時(shí)歸整，文書處理部門在平時(shí)就要有計(jì)劃地把本機(jī)關(guān)年中逐步形成的應(yīng)歸檔的文書進(jìn)行逐步整理。1、及時(shí)收集已經(jīng)處理完畢的文書材料：文書人員養(yǎng)成6個(gè)良好習(xí)慣。2、定期檢查：糾正歸錯(cuò)的文件；增添案盒。（三）系統(tǒng)整理1、確定案盒內(nèi)文件（1）檢查調(diào)整：對“件”的理解。（2）案盒內(nèi)文件的排列：按分類方案的最低一級類目排列（與圖書館同類書排列辦法相同）。2、案盒內(nèi)文件的編號：相當(dāng)于圖書館內(nèi)同類書的種次號。3、填寫案盒各項(xiàng)：盒內(nèi)文件目錄表、備考表、案盒封面盒脊。（四）歸檔：歸檔范圍、歸檔時(shí)間和質(zhì)量要求歸檔章式樣（全宗號）（年度）（室編件號）（機(jī)構(gòu)或問題）（保管期限）（館編件號）歸檔文件

23、目錄件號責(zé)任者文號文件題名日期頁數(shù)備注（全宗名稱）全宗號年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）起 室止件 館號盒號檔案盒封面和封脊歸檔文件目錄簿歸檔文件目錄 全宗名稱 年 度 保管期限 機(jī)構(gòu)（問題）二、文書立卷的方法和步驟目前許多單位對于紙質(zhì)文件仍采取立卷的方法整理歸檔，組成案卷，對文書立卷的方法也要掌握。（一）文書立卷的基本方法1、按文件的特征立卷（1）問題特征（2）作者特征（3）名稱特征（4）時(shí)間特征（5）通訊者特征（6）地區(qū)特征2、靈活運(yùn)用立卷特征 一般取兩三個(gè)或三四個(gè)特征立卷。3、幾種新的立卷方法（二）文書立卷的步驟第一步：將處理完畢的文件集中在一起；第二步：擬分類大綱或立卷類目；第三步：按照立卷類

24、目和立卷歸檔范圍將文件歸入到相應(yīng)類別；第四步：將不需立卷歸檔的文件按規(guī)定銷毀；第五步：再次分卷；第六步：擬出能確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容的標(biāo)題； 第七步：卷內(nèi)文件排列；第八步：編頁碼；第九步：填寫卷內(nèi)文件目錄；第十步：拆除文件上的金屬物；第十一步：確定保管期限；第十二步：案卷排列并裝訂；第十三步：編案卷號；第十四步：填寫案卷封面和卷脊；第十五步：填寫案卷目錄。第五節(jié) 非紙質(zhì)文件的整理與歸檔一、非紙質(zhì)文件的整理（一）機(jī)讀文件機(jī)讀文件指用數(shù)碼錄制在磁盤、磁帶、穿孔卡片、光盤等媒體介質(zhì)上的，借助于計(jì)算機(jī)形成或產(chǎn)生的，并且通過計(jì)算機(jī)才能閱讀的文件。（二）錄音文件 指錄制在錄音磁帶上的文件。（三）照片文件 照

25、片文件指機(jī)關(guān)或個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的，對國家和社會有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影像為主要反映方式，并輔以文字?jǐn)⑹龅挠涗洸牧稀＃ㄋ模╀浵駧?指專門供電視播映的一種錄像文件，也稱為電視錄像帶。（五）縮微文件 指對圖表和文件進(jìn)行縮小尺寸和照相復(fù)制，閱讀時(shí)必須經(jīng)過放大處理。（六）光盤文件 一種新型的記錄信息的載體，用激光技術(shù)將信息做到光盤上，海量存貯。 光盤有只讀光盤、一次寫入光盤和寫讀型光盤。二、非紙質(zhì)文件的歸檔與保管1、嚴(yán)格把握存檔質(zhì)量：選擇優(yōu)質(zhì)材料2、嚴(yán)格庫房管理：控制溫濕度3、嚴(yán)格選擇包裝材料：化學(xué)穩(wěn)定性、機(jī)械強(qiáng)度和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性。4、選擇適當(dāng)存放方式：橫放和豎放。第五章 檔案概述第一節(jié)

26、 檔案的起源、沿革與定義一、檔案的起源：有如下四種觀點(diǎn)1 在國家誕生后，產(chǎn)生了文字，用文字記錄國家的各種事務(wù)，就形成了檔案；2 在原始社會末期產(chǎn)生了原始文字，國家產(chǎn)生后，用文字記錄國家的各種事務(wù)，形成了檔案；3 在原始社會末期產(chǎn)生了原始的文字，原始部落用這種文字記錄各項(xiàng)事務(wù)，形成了原始檔案，國家產(chǎn)生后形成了比較有條理的檔案；4 原始社會的結(jié)繩、刻契，就是原始的檔案，文字產(chǎn)生和國家形成后，形成了比較有條理的檔案。 檔案的起源和演變發(fā)展與人類社會物質(zhì)文明、精神文明的發(fā)祥和進(jìn)步程度密切相關(guān)，反映了人類記憶的發(fā)展脈絡(luò)和水平。二、檔案的沿革1、載體沿革甲骨檔案、金石檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案、聲

27、像檔案、電子檔案等。2、名稱沿革冊、中、典籍、文書、文案、文卷、案卷、案牘。3、檔案一詞的產(chǎn)生順治十八年（1661年）的官府文書中有“檔案”一詞的使用，即“查得順治十四年四月臣部題定檔案”；康熙十九年（1680年）“起居注”：“上問馬哈喇之父與叔父皆歿于陣，部中無檔案”；楊賓柳邊紀(jì)略（成書于1707年，康熙四十六年）說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木片若牌故也；存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣”。3、英文archivea:kaiv,文件、記錄、檔案，復(fù)數(shù)archives,公文保管處、檔案處、公文。三、檔案的定義檔：帶格

28、子的架子或櫥，多用來存放案卷；案：一種舊式的狹長的桌子，幾案。檔案即分類保存以備查考的文件和材料。現(xiàn)代漢語詞典253頁?，F(xiàn)在檔案定義：檔案是機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人在社會活動(dòng)中直接形成的、保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖表、音像及其他各種方式和載體的歷史記錄。（一）檔案的性質(zhì)檔案是人們在社會活動(dòng)中直接形成的歷史記錄，具有很強(qiáng)的原始性和記錄性。檔案與其他信息資源的區(qū)別與聯(lián)系1、檔案與圖書（1）不同方面A、檔案并非是有意識地編寫和杜撰的，而圖書是作者為了某種目的，有意識地撰寫的；B、數(shù)量不同；C、作用不同；D、保密性不同；E、形式不同。（2）相似之處A、二者都以文字記錄為主；B、都記載了人類社會的知識，都包含一定的信息

29、，都屬于信息資源的范疇；C、在一定條件下二者可以互相轉(zhuǎn)化。2、檔案與情報(bào)情況是被傳遞的知識或事實(shí)，是用來解決特定問題的知識。情報(bào)比檔案的內(nèi)涵豐富，涉及范圍更廣，始終處于傳遞過程，是一種無形的東西，它的外在形式有圖書、資料、檔案等多種形式。3、檔案與資料（1）形成過程不同：檔案由文件材料轉(zhuǎn)化而來，不能購買，資料可通過搜集、購買得來；（2）檔案具有參考和憑據(jù)作用，而資料僅僅具有參考作用而不具有憑據(jù)作用。4、檔案與文物檔案以文字記述歷史，文物一般為當(dāng)時(shí)的日常生活用品，不一定有文字。但也有一部分交叉的，既是檔案又是文物。（二）檔案的來源1、法人：包括國家法人和其他法人。（具有權(quán)利能力和行為能力依法享有

30、民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的組織。包括企業(yè)事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體等。）2、自然人：包括個(gè)人、家庭和家族。（三）檔案的形成條件文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿；文件是檔案的基礎(chǔ)，檔案是文件的精華；文件是檔案的因素，檔案是文件的組合。檔案有三個(gè)形成條件：1 辦理完畢2 有保存價(jià)值3 集中保存。（四）檔案的形式1、載體形式：甲骨、金石、簡牘、縑帛、紙張、膠片、磁帶、光盤等；2、記錄方式：手寫、刀割、印刷、曬制、攝影、錄音、錄像等。四、檔案真實(shí)性的認(rèn)識（一）檔案真實(shí)并不意味著檔案內(nèi)容的真實(shí)（二）檔案內(nèi)容的真實(shí)并不等于記錄形成者觀點(diǎn)的正確第二節(jié) 檔案的價(jià)值與作用明內(nèi)閣大學(xué)士邱濬(jun)說檔案的作用：“

31、今世賴之以知古，后世賴之以知今者也”。郭沫若1960年寫題贈(zèng)檔案館一詩，盛贊檔案作用之重要： 前事不忘后事師，自來墳典萃先知。 猶龍柱下窺藏史，呼風(fēng)輿前聽誦詩。 國步何由探軌跡，民情從以識端倪。 上林春訊人間滿，剪出紅梅花萬枝。郭沫若詩中的“墳典”“三墳五典”：傳說中我國最古的書籍。伏羲、神農(nóng)、黃帝之書謂之三墳，言大道也；少昊、顓頊(zhuan xu)、高辛、唐、虞之書謂之五典，言常道也。一、檔案的價(jià)值（一）憑證價(jià)值：第一價(jià)值（二）參考價(jià)值：也稱情報(bào)價(jià)值，第二價(jià)值二、檔案的作用（一）行政查考作用：咨政（二）業(yè)務(wù)參考作用（三）文化傳承作用（四）法律憑證作用（五）宣傳教育作用三、檔案作用發(fā)揮的必要

32、條件（一）檔案的提供利用：存是為了用（二）社會的發(fā)展水平：存史、咨政、育人（三）全社會的檔案意識1、形成意識2、保存意識3、歸檔意識4、利用意識：走向開放（四）檔案管理水平：科學(xué)管理、信息化第三節(jié) 檔案種類的劃分一、按形成時(shí)間劃分（一）中華人民共和國成立前檔案1、舊政權(quán)檔案中國第一歷史檔案館：集中保管明清時(shí)期檔案（前身是北京故宮博物院文獻(xiàn)部，1951年改）中國第二歷史檔案館：集中保管民國時(shí)期檔案（前身是中科院近代史所南京史料整理處，1964年改）2、革命歷史檔案中央檔案館：保存革命歷史檔案和建國后永久保存的檔案（二）中華人民共和國成立后檔案中國第一歷史檔案館集中保管明清時(shí)期檔案中國第二歷史檔案

33、館集中保管民國時(shí)期檔案在南京在北京中央檔案館：集中保管“五四”以來的革命歷史檔案和建國后具有永久保存價(jià)值的檔案在北京二、按內(nèi)容性質(zhì)劃分（一）文書檔案（二）科技檔案（三）專門檔案三、按形成領(lǐng)域劃分（一）公務(wù)檔案（二）私人檔案文書檔案是本課程的重點(diǎn)第四節(jié) 檔案管理的基本理論一、文件生命周期理論文件生命周期指文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷毀或者因具有長遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過程。 1、國外代表性觀點(diǎn)：1940年美國檔案學(xué)者菲利普布魯克斯最早提出了“文件生命周期理論”，另一位學(xué)者 謝倫伯格對此進(jìn)行了更形象的說明?！疤焯煤偷鬲z”。與其“文件雙重價(jià)值論”相一致。文書部門 文件中心(基層檔案

34、室) 檔案館現(xiàn)行價(jià)值憑證價(jià)值歷史研究價(jià)值 （第一價(jià)值形態(tài)） （第二價(jià)值形態(tài)）2、我國檔案學(xué)者的相關(guān)理論20世紀(jì)60年代，國家檔案館館長曾三提出“檔案自然形成過程論”，80年代以來以陳兆祦為代表的檔案學(xué)者對此進(jìn)行了完善。3、文件生命周期理論基本內(nèi)容（1）文件從其形成到銷毀或永久保存是一個(gè)完整的過程；（2）由于文件價(jià)值形態(tài)的變化，這一完整的過程可劃分為三個(gè)階段:現(xiàn)行、半現(xiàn)行、非現(xiàn)行；（3）文件在每一階段因其特定的價(jià)值形態(tài)而與服務(wù)對象、保存場所、管理形式之間存在著一種內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。二、來源原則來源原則是當(dāng)前世界各國公認(rèn)的檔案整理理論原則。1、來源的含義：國際檔案理事會編寫的檔案術(shù)語詞典將來源定義為

35、“向文件中心或檔案館移交文件之前，在事務(wù)活動(dòng)過程中形成、保管和/或利用文件的組織和個(gè)人”。因此，來源就是通常所說的檔案形成者，包括機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人。2、來源原則的歷史發(fā)展來源原則起源于法國，其后德國、荷蘭、美國、英國、蘇聯(lián)等大多數(shù)國家都普遍接受了這一原則。1841年法國內(nèi)政部發(fā)布了關(guān)于各部和各地區(qū)檔案整理與分類的指示，首次提出尊重全宗原則， 這一原則包括：第一、來源于一個(gè)特定機(jī)構(gòu)的所有檔案組成一個(gè)全宗；第二、全宗內(nèi)的文件按主題類別整理；第三、主題類下的文件按年代、地區(qū)或字母順序排列；第四、同一全宗的文件不得與其他全宗的文件混淆在一起。來源原則經(jīng)過多個(gè)國家的進(jìn)一步完善，形成如下基本內(nèi)容：尊重來源

36、，尊重全宗的完整性，尊重全宗內(nèi)的原始整理體系。3、全宗理論來源與全宗：來源于一個(gè)特定機(jī)構(gòu)（包括行政機(jī)關(guān)、公司、家庭、個(gè)人等）所有檔案組成一個(gè)全宗。全宗的定義：全宗是一個(gè)具有社會獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會實(shí)踐活動(dòng)中所形成的檔案有機(jī)整體。（教材146頁）三、檔案價(jià)值鑒定理論1、檔案價(jià)值鑒定的含義：檔案價(jià)值鑒定就是鑒別和判定檔案的價(jià)值，挑出有價(jià)值的檔案交檔案機(jī)構(gòu)保存，剔除無保存價(jià)值的檔案予以銷毀。2、檔案價(jià)值鑒定理論的歷史發(fā)展（1）20世紀(jì)初的“年齡鑒定論”：1901年德國檔案學(xué)者邁斯奈爾總結(jié)出了一套檔案價(jià)值鑒定的理論體系，這一理論體系由6條原則和7條具體標(biāo)準(zhǔn)組成。（2）20世紀(jì)20年代的“行政官員

37、決定論”：1922年英國檔案學(xué)者詹金遜在其代表作檔案管理手冊中系統(tǒng)地闡述了這一思想，核心觀點(diǎn)就是檔案人員不宜參與文件的鑒定和銷毀，鑒定應(yīng)由行政官員自行決定。 對這一觀點(diǎn)應(yīng)一分為二地看待。（3）20世紀(jì)二三十年代的“職能鑒定論”：這是由波蘭檔案學(xué)者卡林斯基提出的。他認(rèn)為應(yīng)按照文件形成機(jī)關(guān)在政府體系中的地位和職能的重要性，來確定檔案文件的價(jià)值及保管期限，即檔案文件的價(jià)值大小和保管期限的長短與其形成機(jī)關(guān)的地位高低和職能重要性成正比。（4）20世紀(jì)50年代的“文件雙重價(jià)值論”：1956年美國檔案學(xué)者謝倫伯格在其代表作現(xiàn)代檔案原則與技術(shù)中系統(tǒng)闡述了這一鑒定理論。他認(rèn)為，公共文件有兩種不同的價(jià)值，一是對形

38、成機(jī)關(guān)的第一價(jià)值；二是對其他機(jī)關(guān)和個(gè)人利用者的第二價(jià)值。第一價(jià)值體現(xiàn)為行政管理價(jià)值、憑證價(jià)值、法律價(jià)值、財(cái)務(wù)價(jià)值和科技價(jià)值；第二價(jià)值包括歷史研究價(jià)值和情報(bào)價(jià)值。形成機(jī)關(guān)的行政官員對鑒定第一價(jià)值負(fù)主要責(zé)任；而鑒定第二價(jià)值則應(yīng)主要由檔案部門及其工作人員來完成。（5）20世紀(jì)六七十年代的“利用決定論”： 這種鑒定理論是謝倫伯格之后的一些美國檔案學(xué)者提出的，代表人物有菲斯本、布里奇弗德和芬奇等。他們的核心觀點(diǎn)是將學(xué)者特別是歷史學(xué)家的實(shí)際利用和預(yù)期利用視為鑒定檔案價(jià)值的最重要標(biāo)準(zhǔn)，鼓吹第二價(jià)值決定檔案的根本性質(zhì)。其片面性是顯而易見的。我國檔案價(jià)值鑒定的原則：必須從社會的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)

39、展的觀點(diǎn)來判定檔案的價(jià)值。四、文件連續(xù)體理論 澳大利亞學(xué)者吉登斯是文件連續(xù)體理論的代表人物。其理論基礎(chǔ)是電子計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在文件處理和檔案管理領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，加之文件保密期的大大縮短和政務(wù)信息公開，導(dǎo)致文件在形成時(shí)就有可能同時(shí)擁有了第一價(jià)值和第二價(jià)值；同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)社會中，信息的儲存位置不再是關(guān)鍵，檔案館作為一個(gè)實(shí)體建筑，不再是檔案工作的主要地點(diǎn)，檔案工作者要轉(zhuǎn)變思維，關(guān)注文件管理的整個(gè)過程，即文件與檔案是連續(xù)的。這是電子時(shí)代帶給文件和檔案管理的新課題。第六章 檔案工作第一節(jié) 檔案工作的內(nèi)容和性質(zhì)一、檔案工作的概念1、廣義的概念：檔案工作包括檔案館（室）工作、檔案行政管理工作、檔案專業(yè)教育工作、檔

40、案科學(xué)研究工作、檔案宣傳出版工作和檔案外事工作等，即指整個(gè)國家的檔案事業(yè)。2、狹義的概念：檔案工作主要是指檔案館（室）的業(yè)務(wù)工作，即用科學(xué)的方法 管理檔案實(shí)體，為黨和國家的各項(xiàng)事業(yè) 服務(wù)，為社會公眾服務(wù)。 二、檔案工作的內(nèi)容1 收集：有保存價(jià)值的檔案2 整理：規(guī)范有序的檔案3 保管：日常維護(hù)和管理4 檢索：編制檢索工具5 利用：檔案工作的目的6 編研：研究、選擇、編輯、出版7 鑒定：檔案價(jià)值8 統(tǒng)計(jì)：原始數(shù)據(jù)和基本事實(shí)三、檔案工作的性質(zhì)（一）管理性1 檔案工作是以檔案為對象的管理性工作2 檔案工作是各級政府、組織和單位管理活動(dòng)的有機(jī)組成部分（二）服務(wù)性1 檔案工作的服務(wù)性是檔案工作賴以生存的必

41、要條件2 全心全意為社會各方面服務(wù)是檔案工作者必須具備的職業(yè)素養(yǎng)（三）政治性1 服務(wù)方向：為統(tǒng)治階級服務(wù)2 機(jī)要性：檔案的秘密性3 維護(hù)歷史真實(shí)面貌：維護(hù)檔案安全，歷史不容篡改第二節(jié) 檔案工作的基本原則中華人民共和國檔案法規(guī)定：“檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。一、統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理1 全國的檔案工作由各級黨委和政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由各級檔案行政管理機(jī)構(gòu)分層負(fù)責(zé)監(jiān)督與指導(dǎo)；2 國家全部檔案由各級檔案機(jī)構(gòu)集中統(tǒng)一管理；3 實(shí)行黨政檔案和黨政檔案工作的統(tǒng)一管理。二、維護(hù)檔案的完整與安全1 維護(hù)檔案的完整：數(shù)量完整和質(zhì)量完整。2 維護(hù)檔案的安全：實(shí)體安全

42、和信息安全。三、便于社會各方面的利用 管理是為了利用，利用能促進(jìn)管理。第三節(jié) 檔案機(jī)構(gòu)一、檔案行政管理機(jī)構(gòu)1 性質(zhì)：檔案行政管理機(jī)構(gòu)是黨和國家監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查檔案工作的行政管理部門。 如：中華人民共和國國家檔案局、河北省檔案局、唐山市檔案局、豐南區(qū)檔案局等。 2 地位：檔案事業(yè)的組織指揮中心。 3 職責(zé)：國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)、縣級以上地方人民政府檔案行政管理部門主管本行政區(qū)域內(nèi)的檔案事業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管本機(jī)關(guān)檔案并對所屬單位檔案工作實(shí)行監(jiān)督指導(dǎo)。二、檔案實(shí)體管理機(jī)構(gòu)（一）檔案室1 性質(zhì)：檔案室是各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位為統(tǒng)一保存、管理和提供利用本單位形成的各類檔案而

43、設(shè)置的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是各單位管理工作的組成部分，主要為本單位各項(xiàng)工作提供檔案信息的服務(wù)。2 地位：檔案基層業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。3 職責(zé)：檔案法：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員，負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。4 類型：（1）綜合檔案室；（2）文書檔案室；（3）科技檔案室；（4）專門檔案室；（5）聯(lián)合檔案室。（二）、檔案館1 性質(zhì)：檔案館是集中保管檔案史料的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。2 地位：檔案館在國家檔案事業(yè)中占有主體地位并反映著全國檔案事業(yè)發(fā)展水平。3 職責(zé)：接收和征集檔案、科學(xué)管理檔案、積極開展檔案資料的利用、參與史料研究和編史修志工作。4 類型（

44、1）國家檔案館 A 國家綜合檔案館：國家級和省、市、縣級國家綜合檔案館。國家級綜合檔案館有中央檔案館、中國第一歷史檔案館、中國第二歷史檔案館。B 國家專業(yè)檔案館：專門管理某一專業(yè)領(lǐng)域或某種特殊載體檔案的檔案館。如中國照片檔案館、電影資料館等。各級城建檔案館。（2）部門檔案館：外交部檔案館、公安部檔案館等。（三）新型檔案管理機(jī)構(gòu)1 文件中心：新型的檔案實(shí)體保管機(jī)構(gòu)，是介于文件形成部門和檔案館之間的一種中間性、過渡性機(jī)構(gòu)。有政府性和商業(yè)性兩種。2 檔案寄存中心：指在國家綜合檔案館設(shè)立的、為各類需要寄存檔案的單位提供檔案寄存有償服務(wù)的機(jī)構(gòu)。三、各類檔案機(jī)構(gòu)之間的關(guān)系：指導(dǎo)與被指導(dǎo)、監(jiān)督與被監(jiān)督、信息

45、資源協(xié)作等。第七章 檔案的收集與整理第一節(jié) 檔案收集工作 檔案收集就是檔案館（室）按照國家規(guī)定，通過接收和征集等方法，把分散在國內(nèi)外各單位、各部門和個(gè)人手中的檔案分別集中到有關(guān)檔案館（室），實(shí)行集中統(tǒng)一管理，是國家檔案資源建設(shè)的主要手段。一、檔案收集工作的內(nèi)容、意義和要求1 收集工作的內(nèi)容包括檔案室收集和檔案館收集。2 收集工作的意義（1）檔案收集是貫徹執(zhí)行檔案集中管理原則的具體措施；（2）檔案收集是決定檔案工作存在和發(fā)展的重要因素。不收集檔案，檔案館（室）就無米下鍋。3 檔案收集的要求（1）確保檔案收集的完整與齊全；（2）掌握檔案發(fā)揮作用的規(guī)律性；（3）加強(qiáng)對檔案館（室）文件形成與管理狀況的

46、調(diào)查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)；（4）推進(jìn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)；（5）維護(hù)檔案的系統(tǒng)與完整。二、檔案室的收集工作（一）歸檔制度1 歸檔范圍（1）上級機(jī)關(guān)文件（2）本單位文件（3）同級機(jī)關(guān)的文件（4）下級機(jī)關(guān)文件2 歸檔時(shí)間3 接收歸檔文件（案卷）的要求（二）平時(shí)收集三、檔案館的收集工作（一）館藏檔案的來源1 接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的文件及檔案2 接收撤銷機(jī)關(guān)的檔案3 收集和征集歷史檔案4 檔案館之間檔案的交接（二）館藏檔案的收集方法1 現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件及檔案（1）接收范圍及期限：現(xiàn)行文件及進(jìn)館檔案（2）接收辦法：實(shí)時(shí)接收、逐年接收、定期接收（3）接收要求：簽字、移交目錄等需注意。2 撤銷機(jī)關(guān)檔案（1）移交前應(yīng)由撤銷機(jī)關(guān)組織人力

47、按進(jìn)館要求整理檔案；（2）機(jī)關(guān)撤銷后，其業(yè)務(wù)分別劃當(dāng)若干機(jī)關(guān)時(shí)，全部檔案仍屬于原機(jī)關(guān)，并應(yīng)按全宗移交檔案館，或由一個(gè)機(jī)關(guān)代管，不得分散；（3）一個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)，或若干機(jī)關(guān)合并時(shí)處理；（4）機(jī)關(guān)撤銷或合并時(shí)，如有尚未處理完畢的文件，應(yīng)移交給有關(guān)機(jī)關(guān)繼續(xù)處理；（5）對破產(chǎn)國有企業(yè)的檔案的處理。3 歷史檔案（1）收集散存于國家機(jī)關(guān)、社會組織中的歷史檔案；（2）征集收藏于個(gè)人手中的歷史檔案；（3）征集少數(shù)民族地區(qū)歷史檔案；（4）收集散失在國外的歷史檔案。第二節(jié) 檔案整理工作一、概述檔案整理就是對處于雜亂無序狀態(tài)的檔案進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使之系統(tǒng)化以便利用。（一）整理工作的內(nèi)容整理工作的主

48、要內(nèi)容有區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組件裝盒或立卷、檔案的排列與編目等。整理工作有如下三種情況：1 系統(tǒng)排列與編目：接收的整理好的檔案；2 局部調(diào)整：某些不符合整理要求的調(diào)整；3 全過程整理：零散文件。（二）整理工作的原則：保持文件之間的歷史聯(lián)系，充分利用原有的整理基礎(chǔ)，便于保管和利用。 1 保持文件之間的歷史聯(lián)系（1）來源：同一機(jī)關(guān)同一個(gè)人同一領(lǐng)域的業(yè)務(wù)工作和相關(guān)問題構(gòu)成文件之間不可分割的歷史聯(lián)系。區(qū)分檔案全宗、按組織機(jī)構(gòu)分類就是為了保持文件在來源上的聯(lián)系。（2）內(nèi)容：文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系是文件之間最緊密的聯(lián)系。（3）時(shí)間：最廣泛的聯(lián)系。（4）形式：文件的存在與表達(dá)方式，如文種、載體和記錄方

49、式等。2 充分利用原有整理成果 尊重歷史，不要輕易否定與改變。3 便于保管和利用 便于保管和利用是檔案整理工作的目的。二、全宗 （一）概念 全宗是一個(gè)具有社會獨(dú)立性的組織或個(gè)人在其社會實(shí)踐活動(dòng)中所形成的檔案的有機(jī)整體。一個(gè)機(jī)關(guān)、社會組織或一個(gè)著名人物在工作活動(dòng)中形成的全部檔案稱為一個(gè)全宗。（二）立檔單位及其構(gòu)成條件立檔單位一般為具有法人地位的機(jī)關(guān)、社會組織、企事業(yè)單位和某些著名人物，其全部檔案構(gòu)成一個(gè)全宗。條件（1）行政上：獨(dú)立行使職權(quán)；（2）財(cái)務(wù)上：獨(dú)立編造財(cái)務(wù)預(yù)決算；（3）組織人事上：人事任免權(quán)。（三）立檔單位的變化和全宗的劃分1 基本職能變化（1）新成立的機(jī)關(guān)：新全宗（2）機(jī)關(guān)分立與合并

50、：原全宗終止，建立新的全宗（3）臨時(shí)機(jī)構(gòu)：（4）隸屬或掛靠的臨時(shí)機(jī)構(gòu)：視具體情況定（5）合署辦公（6）派出機(jī)構(gòu)：歸入所屬機(jī)關(guān)全宗2 非基本職能變化（四）全宗內(nèi)檔案的分類1 常用檔案分類法（1）年度分類法：按文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分類；（2）組織機(jī)構(gòu)分類法：將一個(gè)立檔單位的檔案按照立檔單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置進(jìn)行分類；（我院按照電話表列的單位分類，固定順序）（3）問題分類法：不宜提倡（4）保管期限分類法：便于應(yīng)對突發(fā)事故。2 常用的復(fù)式分類法（1）年度組織機(jī)構(gòu)保管期限分類法優(yōu)點(diǎn)：操作方便；缺點(diǎn)：不同保管期限的文件被分散在不同年度、不同組織機(jī)構(gòu)的文件中，不便于重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)、文件材料鑒定銷毀和檔

51、案移交進(jìn)館等工作。其形式如下： 2000 辦公室 永久 2001 辦公室 永久 長期 長期 短期 短期 規(guī)劃辦 永久 規(guī)劃辦 永久 長期 長期 短期 短期 （2）年度保管期限組織機(jī)構(gòu)分類法優(yōu)點(diǎn)：能夠使每一年中相同保存價(jià)值的檔案相對集中；缺點(diǎn)：不利于按專題查找與利用檔案。2000 永久 辦公室 2001 永久 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 長期 辦公室 長期 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 短期 辦公室 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處（3）保管期限年度組織機(jī)構(gòu)分類法優(yōu)點(diǎn)：便于對重要檔案的重點(diǎn)保護(hù)，應(yīng)對突發(fā)事故，方便檔案鑒定、銷毀和移交進(jìn)館。缺點(diǎn)：需要檔案庫房預(yù)留架柜，工

52、作量大。永久 2000 辦公室 短期 2000 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 2001 辦公室 2001 辦公室 規(guī)劃辦 規(guī)劃辦 人事處 人事處 長期 2000 辦公室 規(guī)劃辦 人事處 2001 辦公室 規(guī)劃辦 人事處（4）組織機(jī)構(gòu)年度保管期限優(yōu)點(diǎn)：適用于撤銷機(jī)構(gòu)的檔案和歷史檔案，能夠保持文件在來源和內(nèi)容上的聯(lián)系，方便日后按形成部門或?qū)ｎ}查找利用檔案。缺點(diǎn)：對現(xiàn)行單位而言，按此辦法排架每個(gè)組織機(jī)構(gòu)后要預(yù)留架柜。（對撤銷機(jī)構(gòu)來說不存在此問題了）以上所述四種復(fù)式分類法每種都有優(yōu)點(diǎn)和不足，具體選擇時(shí)應(yīng)從立檔單位檔案工作特點(diǎn)出發(fā)進(jìn)行綜合考慮，選擇適合本單位的分類法。（五）類內(nèi)檔案的系統(tǒng)排列1

53、 按照永久、長期、短期不同的保管期限排列，將同一保管期限的檔案排在一起；2 按黨政檔案分別排列，黨務(wù)在前，行政在后；3 按檔案內(nèi)容聯(lián)系排列；4 按檔案所涉及問題的重要程度排列；5 按文件的作者、收發(fā)文機(jī)關(guān)和文件內(nèi)容所涉及的地區(qū)排列；6 按檔案形成時(shí)間的順序排列。（六）編目編目是指對一個(gè)全宗內(nèi)的檔案，經(jīng)過分類、組件或立卷，并進(jìn)行系統(tǒng)排列后，將文件或案卷逐一登記到案卷目錄或文件目錄上的工作過程。1 案卷目錄或文件目錄的概念與作用案卷或文件目錄是案卷或文件的名冊，是揭示案卷或文件內(nèi)容和成分并按一定次序編排的檔案、文件一覽表。作用：（1）固定全宗內(nèi)檔案的分類體系和文件或案卷的排列順序；（2）介紹全宗內(nèi)

54、檔案的內(nèi)容和成分，是檔案館（室）的最基本檢索工具；（3）是檔案登記的基本形式和檔案統(tǒng)計(jì)的重要依據(jù)。2 案卷目錄的編制方法案卷目錄的編制必須按全宗進(jìn)行。案卷目錄又可分為以全宗為單位編制的綜合目錄和以分類方案中的一級類目為單位編制的分類目錄。綜合目錄適用于規(guī)模不大檔案數(shù)量較少的單位。確定一種檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，給每個(gè)案卷編制一個(gè)順序號，形成一本或若干本連續(xù)編號的案卷目錄。如：對案卷編目錄號： 1，2，3，分類目錄適用于規(guī)模較大、每年產(chǎn)生檔案數(shù)量較多的現(xiàn)行機(jī)關(guān)。根據(jù)立檔單位所選分類法，對全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類排列后，按分類法的一級類目為單位編制若干本分冊目錄，每本目錄都從1號開始編案卷順序號。如：2007年/

55、辦公室1，2，3，2007年/組織部1，2，3， 2007年/宣傳部1，2，3， 2007年/學(xué)生工作部1，2，3，3 案卷目錄的結(jié)構(gòu)（1）封面和扉頁（2）目次（3）案卷目錄表（4）備考表（以上四步是為過去立卷時(shí)所用，現(xiàn)在以件為單位編制目錄表，已不是案卷目錄表了）4 檔號的結(jié)構(gòu)與編制（1）全宗號；（2）案卷目錄號；（3）案卷號（4）件號或頁號例如：52312編號原則：不重、不變、不缺、不繁（與圖書索書號相同），不能同書異號或異書同號。第八章 檔案的鑒定、保管與統(tǒng)計(jì)第一節(jié) 檔案鑒定工作一、檔案價(jià)值鑒定的原則從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)判定檔案的價(jià)值。 1 從國家和人民

56、的整體利益出發(fā)去衡量檔案的價(jià)值；2 全面的觀點(diǎn)：（1）全面地判定文件的價(jià)值；（2）全面地預(yù)測社會對檔案利用的需求；（3）全面地把握檔案保管成本與效益的關(guān)系；3 歷史的觀點(diǎn)；4 發(fā)展的觀點(diǎn)。二、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)檔案價(jià)值由檔案自身的特點(diǎn)和社會需要決定。（一）檔案自身的特點(diǎn)1 檔案的來源：與“職能鑒定論”相關(guān)；2 文件的內(nèi)容：（1）重要性；（2）獨(dú)特性；（3）時(shí)效性；3 文件的形式：4 文件的形成時(shí)間：與“年齡鑒定論”相關(guān)；5 文件的完整程度：（二）社會需求：1 社會需要的廣泛性；2 社會需要的階段性。三、檔案保管期限表與檔案保管期限（一）檔案保管期限表1 檔案保管期限表的含義和結(jié)構(gòu)檔案保管期限表

57、就是以表冊形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明其保管期限的一種指導(dǎo)性文件。組成：（1）順序號（條款的編號） （2）條款 （3）保管期限：置于每個(gè)條款之后。我國分為永久、長期（16-50年）、短期（1-15年）2 檔案保管期限表的作用（1）統(tǒng)一鑒定人員的認(rèn)識；（2）提高鑒定工作的質(zhì)量和工作效率。3 檔案保管期限表的類型（1）通用檔案保管期限表；（2）專門檔案保管期限表；（3）同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表；（4）同類型機(jī)關(guān)檔案保管期限表；（5）機(jī)關(guān)檔案保管期限表。（二）檔案鑒定工作的程序和方法1 檔案鑒定工作的程序（1）是否要保存？（2）存多久？（3）復(fù)審：移交復(fù)審、到期復(fù)審。2 檔案鑒定工作的方法

58、直接鑒定法：逐件、逐頁地閱讀檔案內(nèi)容來判定檔案的價(jià)值。（三）檔案鑒定工作的組織1 制定檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)性文件2 成立檔案鑒定工作機(jī)構(gòu)3 檔案的銷毀（四）檔案價(jià)值鑒定中有關(guān)問題的處理1 請示與批復(fù)分開立卷2 案卷內(nèi)部分文件需延長保管期限3 延長保留期限文件的重新組卷與編號第二節(jié) 檔案保管工作一、檔案保管工作概述檔案保管工作是指檔案館（室）對經(jīng)整理入庫的檔案進(jìn)行科學(xué)管理和安全防護(hù)的工作。（一）檔案保管工作的內(nèi)容1 庫房管理2 檔案流動(dòng)過程中的安全防護(hù)3 專門保護(hù)技術(shù)（二）檔案保管工作的任務(wù)二、檔案保管的物質(zhì)條件（一）庫房：檔案館設(shè)計(jì)規(guī)范（JGJ25-2000）檔案館單獨(dú)建造，但檔案室一般附設(shè)在辦公樓

59、內(nèi)，三個(gè)注意點(diǎn)。（二）裝具（三）包裝材料1 案卷封面2 檔案盒（四）設(shè)備（五）消耗品三、檔案庫房管理措施和檔案存放管理（一）檔案的存放管理1 檔案庫房編號2 檔案裝具的排放與編號3 檔案在裝具中的存放方式：豎放和橫放。4 維護(hù)檔案存放秩序的措施（1）編制檔案存放位置索引A：指明每本檔案目錄中檔案的存放位置（相當(dāng)于哪類書在哪個(gè)庫房）；B：指明每個(gè)檔案庫房檔案分布情況（每個(gè)室收藏什么書）（2）裝具存放內(nèi)容標(biāo)識牌（相當(dāng)于圖書的大架標(biāo)）（3）檔案代理卡：代卷卡（相當(dāng)于代書板）（二）檔案庫房管理措施1 檔案庫房的“八防”“二控制”：防火、防水、防盜、防霉、防蟲、防光、防塵、防有害氣體，嚴(yán)格控制溫濕度（一

60、般溫度14-24，相對濕度45%60%之間）。2 檔案庫房出入制度3 定期檢查制度4 建立全宗卷：全宗卷是檔案館（室）在管理檔案全宗的過程中形成的、能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專卷。是關(guān)于全宗的說明。第三節(jié) 檔案的統(tǒng)計(jì)和登記一、檔案統(tǒng)計(jì)工作（一）概述1 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容2 檔案統(tǒng)計(jì)工作的體系3 檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求（1）準(zhǔn)確（2）及時(shí)（3）科學(xué)（二）檔案統(tǒng)計(jì)步驟1 檔案統(tǒng)計(jì)調(diào)查（1）統(tǒng)計(jì)表報(bào)制度：每年進(jìn)行（圖書館也每年上報(bào)數(shù)據(jù)）（2）專門調(diào)查2 檔案統(tǒng)計(jì)資料的整理3 檔案統(tǒng)計(jì)資料的分析二、檔案的登記（一）檔案數(shù)量和狀況登記1 卷內(nèi)文件目錄、案卷目錄和歸檔文件整理目錄2 案卷目錄