商務(wù)秘書知識點公開課一等獎優(yōu)質(zhì)課大賽微課獲獎?wù)n件

1、商務(wù)秘書知識點第1頁意向、協(xié)議文書第2頁意向書意向書是雙方當(dāng)事人經(jīng)過初步洽商，就各自意愿達(dá)成一致認(rèn)識而簽定書面文件，是雙方進(jìn)行實質(zhì)性談判依據(jù)，是簽署協(xié)議（協(xié)議）前奏。格式：1、開始寫雙方單位名稱，代表人姓名、身份、洽商時間、地點及洽談主要事項。2、主體：寫雙方意圖冀到達(dá)一致認(rèn)識條款。3、各方代表署名、時間。第3頁協(xié)議書 協(xié)議是指當(dāng)事人雙方對設(shè)置企業(yè)或進(jìn)行經(jīng)濟(jì)合作一些關(guān)鍵點、標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成一致意見，確定雙方權(quán)利、義務(wù)及違約仲裁書面文件，與協(xié)議一樣有法律約束力。格式：企業(yè)各方名稱、性質(zhì)。企業(yè)經(jīng)營范圍（項目、產(chǎn)品）。各方出資額、出資方式、百分比。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)，各方席位安排。產(chǎn)品銷售（各方百分比）。技術(shù)引進(jìn)

2、（賠償方法）。利潤分配方式。違約、仲裁。合作期限。各方代表簽字、時間、地點。第4頁意向書廠（甲方）企業(yè)（乙方）雙方于年月日在地，對建立合資企業(yè)事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成意向以下：一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資企業(yè)，暫定名為有限企業(yè)。建設(shè)期為年，即從年年全部建成。雙方意向書簽署后，即向各方相關(guān)上級申請同意，同意時限為個月，即年月日年月日完成。然后由廠辦理合資企業(yè)開業(yè)申 請。二、總投資萬（人民幣），折萬（美元）。部分投資萬（折萬）；部分投資萬（折萬）。甲方投資萬（以工廠現(xiàn)有廠房、水電設(shè)施現(xiàn)有設(shè)備等折款投入）；乙方投資萬（以折美元投入，購置設(shè)備）。三、利潤分配：各方按投資百分比或協(xié)商百分比分

3、配。四、合資企業(yè)生產(chǎn)能力：五、合資企業(yè)自營出口或委托相關(guān)進(jìn)出口企業(yè)代理出口，價格由合資企業(yè)定。六、合資年限為年，即年月年月。七、合資企業(yè)其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。八、雙方將在各方上級同意后，再行詳細(xì)協(xié)商相關(guān)合資事宜。本意向書一式兩份。作為備忘錄，各執(zhí)一份備查。 廠（甲方）企業(yè)（乙方） 代表：代表： 年月日第5頁協(xié)議書實例中國黑龍江國際經(jīng)濟(jì)技術(shù)合作企業(yè)（甲方）香港金橋金屬有限企業(yè)（乙方）雙方于年月日至日在哈爾濱市經(jīng)驗豐富友好協(xié)商，在平等互利標(biāo)準(zhǔn)下，就合作投資創(chuàng)辦出租汽車企業(yè)事宜，達(dá)成以下協(xié)議：一、合營企業(yè)定名為北方出租汽車企業(yè)。經(jīng)營大、小車輛。其中：西德飛馳轎車輛（為二手車，行車?yán)锍滩怀?/p>

4、出公里，外表呈新）、日產(chǎn)豐田轎車輛（其中：輛含里程、金額記數(shù)表、空調(diào)、步話機(jī)等）、面包車輛。二、合營企業(yè)為有限企業(yè)。雙方投資百分比為：，即甲方占，乙方占。總投資萬美元，其中：甲方萬美元（含庫房等公用設(shè)施），乙方萬美元。合作期限定為年。三、企業(yè)設(shè)董事會，人數(shù)為人，甲方人，乙方人。董事長人由甲方擔(dān)任，副董事長人由乙方擔(dān)任。正、副總經(jīng)理由甲、乙雙方分別擔(dān)任。四、合營企業(yè)所得毛利潤，按國家稅法照章納稅，并扣除各項基金和職員福利等，凈利潤依據(jù)雙方投資百分比進(jìn)行分配。五、乙方所得純利潤能夠人民幣計收。合作期內(nèi)，乙方純利潤所得到達(dá)乙方投資額（合括本意）后，企業(yè)資產(chǎn)即歸甲方全部。六、雙方共同恪守我國政府制訂外

5、匯、稅收、合資經(jīng)營以及勞動等法規(guī)。七、雙方約定，在適當(dāng)時間，就相關(guān)事項深入洽商，提出詳細(xì)實施方案。甲方代表乙方代表第6頁擬訂意向書實例擬訂意向書操作步驟明確該意向書內(nèi)容確定標(biāo)題寫法個擬寫正文導(dǎo)語擬寫正丈主體、結(jié)尾+擬寫尾部。通威廠(甲方)與大西洋企業(yè)(乙方)愿以合資或合作形式建立合資企業(yè)，暫定名為大通有限企業(yè)。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月全部建成?？偼顿Y人民幣39萬元(貨幣單位下同，略)。其中：廠房部分投資10萬元，設(shè)備部分投資24萬元，其它項目投資5萬元。通威廠投資8萬元(以工廠現(xiàn)有廠房、水電設(shè)施現(xiàn)有設(shè)備等折款投入)，大西洋企業(yè)投資31萬元(主要用于購置設(shè)備)。雙方按協(xié)商百分比進(jìn)行利潤分配

6、。合資年限為，即1月至2024年1月。你是通威廠秘書，請擬訂這份合作意向書。第7頁擬訂意向書步驟步驟1 明確該意向書內(nèi)容充分了解通威廠和大西洋企業(yè)在合作中意圖和目標(biāo)，依據(jù)洽談時所形成初步構(gòu)想來安排。尤其提醒：該構(gòu)想為初步構(gòu)想，是一個意向性意見；要忠實于洽談內(nèi)容。步驟2 確定標(biāo)題寫法將標(biāo)題確定為“項目名稱文種”寫法，即“合資建立大通有限企業(yè)意向書”。尤其提醒：也能夠直接用“意向書”作標(biāo)題。步驟3 擬寫正文中導(dǎo)語通威廠(以下簡稱甲方)與大西洋企業(yè)(以下簡稱乙方)于7月20日對建立合資企業(yè)事宜進(jìn)行了初步協(xié)商，達(dá)成初步意向以下。尤其提醒：導(dǎo)語部分要寫明合作雙方當(dāng)事人單位全稱，簡練明了地交代達(dá)成該意向書

7、目標(biāo)。第8頁擬訂意向書步驟步驟4 擬寫正文中主體、結(jié)尾(正文范例)一、甲、乙兩方愿以合資或合作形式建立合資企業(yè)，暫定名為“大通有限企業(yè)”。建設(shè)期為3年，即從5月至年5月全部建成。雙方意向書簽署后，即向各方相關(guān)上級申請同意，然后由通威廠辦理合資企業(yè)開業(yè)申請。二、總投資39萬元人民幣，其中：廠房部分投資10萬元人民幣，設(shè)備部分投資24萬元人民幣，其它項目投資5萬元人民幣。甲方投資8萬元人民幣(以工廠現(xiàn)有廠房、水電設(shè)施現(xiàn)有設(shè)備等折款投入)，乙方投資31萬元人民幣(主要用于購置設(shè)備)。三、利潤分配：雙方按協(xié)商百分比分配。四、合資企業(yè)自營出口或委托相關(guān)進(jìn)出口企業(yè)代理出口，價格由合資企業(yè)定。五、合資年限為

8、，即1月1日至2024年1月1日。六、合資企業(yè)其它事宜按中外合資法相關(guān)要求執(zhí)行。七、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再給予補充。尤其提醒：分條款寫明達(dá)成意向性意見，可參考協(xié)議或協(xié)議條款排列；語言要準(zhǔn)確，表示要清楚?！拔幢M事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再給予補充”是正文中結(jié)尾部分，這么寫目標(biāo)是為了留有余地，表示了意向書靈活性。第9頁擬訂意向書步驟步驟5 擬寫尾部甲方：通威廠(公章) 乙方：大西洋企業(yè)(公章)代表： (署名) 代表： (署名)7月28日 尤其提醒：寫明通威廠和大西洋企業(yè)名稱、代表人姓名，將甲方排列在左邊， 乙方在右邊。并加蓋公章、私章。如有變更或補充，應(yīng)在正式簽署協(xié)議、協(xié)議前進(jìn)行

9、。要將意向書中需要變更或補充條款進(jìn)行變更或補充，然后重新擬寫意向書。第10頁意向書確定訓(xùn)練大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉行一期編輯、校對技術(shù)短期培訓(xùn)班。初步意向以下：一、培訓(xùn)期3個月。2月1日開班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓(xùn)學(xué)員15名。由乙方選送30歲以下、含有大專以上文化程度人員。三、培訓(xùn)費2萬元，由乙方在開班前支付給甲方。四、甲方提供培訓(xùn)場地、師資、教材，負(fù)責(zé)教學(xué)與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書。你作為大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心秘書，請依據(jù)以上內(nèi)容，擬寫一份合作培訓(xùn)意向書。第11頁意向書確定訓(xùn)練基本操作步驟描述 明確該意向書內(nèi)容確定標(biāo)題寫法擬寫正文導(dǎo)語擬寫正文主體、

10、結(jié)尾擬寫尾部第12頁意向書范文大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(甲方)與海峽出版社(乙方)經(jīng)討論協(xié)商，擬合作舉行一期編輯、校對技術(shù)短期培訓(xùn)班。初步意向以下：一、培訓(xùn)期3個月。2月1日開班，4月30日結(jié)業(yè)。二、培訓(xùn)學(xué)員15名。由乙方選送30歲以下、含有大專以上文化程度人員。三、甲方提供培訓(xùn)場地、師資、教材，負(fù)責(zé)教學(xué)與管理，并發(fā)放結(jié)業(yè)證書。四、培訓(xùn)費2萬元，由乙方在開班前支付給甲方。五、未盡事宜，在簽署正式協(xié)議或協(xié)議書時再給予補充。甲方：大應(yīng)市當(dāng)代科技培訓(xùn)中心(公章) 乙方：海峽出版社(公章)代表： (署名) 代表： (署名) 1月8日 第13頁主要考評點橫向溝通縱向溝通處理沖突進(jìn)行安全檢查擬定商務(wù)旅行計劃

11、準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行擬定會議記錄做好會議記錄編制值班表收發(fā)文處理第14頁橫向溝通第15頁橫向溝通訓(xùn)練訓(xùn)練：為加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部凝聚力，大光明企業(yè)總經(jīng)理秘書方尚準(zhǔn)備為企業(yè)擬制一個橫向溝通計劃，請你幫助他進(jìn)行。第16頁橫向溝通步驟基本操作步驟了解橫向溝通主要障礙依據(jù)企業(yè)情況選擇適當(dāng)方式促進(jìn)橫向溝通擬制橫向溝通計劃第17頁橫向溝通步驟步驟1 了解橫向溝通主要障礙方尚經(jīng)過調(diào)查研究，了解到企業(yè)在橫向溝通方面存在以下障礙：部門“本位主義”，性格沖突。調(diào)查顯示，企業(yè)員工普遍希望企業(yè)興旺發(fā)達(dá)，各部門對企業(yè)布置任務(wù)能認(rèn)真完成，但部門之間合作協(xié)調(diào)不夠，員工之間經(jīng)常因為性格不合而發(fā)生沖突，絕大多數(shù)員工對當(dāng)前工作環(huán)境感到不滿意

12、，希望能有所轉(zhuǎn)變。尤其提醒：橫向溝通常見障礙有：本位主義、先入為主、性格沖突、猜疑、威脅和恐懼等。橫向溝通障礙根源在于缺乏開放意識和彼此信任，在溝通中要極力克服。造成橫向溝通障礙有制度原因，也與個人主體性格相關(guān)。橫向溝通障礙往往表現(xiàn)為部門之間敵視與不合作。橫向溝通障礙是造成橫向溝通一個原因。第18頁橫向溝通步驟步驟2 依據(jù)企業(yè)情況選擇適當(dāng)方式促進(jìn)橫向溝通橫向溝通基本策略主要有：選擇針對性溝通形式；樹立“內(nèi)部客戶”理念；耐心傾聽；換位思索。針對企業(yè)實際情況，能夠這么做：尋找溝通平衡點。企業(yè)整體利益是各部門全體員工共同努力方向，能夠作為橫向溝通平衡點。采取恰當(dāng)方式實施橫向溝通。舉行一個企業(yè)發(fā)展大討

13、論，引導(dǎo)各部門和全體員工針對企業(yè)現(xiàn)實狀況改進(jìn)，實現(xiàn)企業(yè)大發(fā)展等方面展開討論，以統(tǒng)一思想、提升認(rèn)識，在討論中，有意識地引導(dǎo)全體員工注意傾聽他人不一樣意見；在此基礎(chǔ)上擬制一個必須各部門共同協(xié)作才能完成工作目標(biāo)，使各部門在完成目標(biāo)過程中養(yǎng)成協(xié)作意識。尤其提醒：正確思維方式是橫向溝通順利實現(xiàn)前提，橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級關(guān)系，所以營造平等、寬松氣氛至關(guān)主要。橫向溝通策略應(yīng)用基礎(chǔ)是對雙方情況了解，實現(xiàn)橫向溝通能夠經(jīng)過個別談心、座談、會議、協(xié)作活動等各種方式來實現(xiàn)，溝經(jīng)過程中要注意反饋和引導(dǎo)，確保信息高實現(xiàn)值。溝通意味著對現(xiàn)實狀況某種改變，所以要從前景、大局出發(fā)，傾注熱情、了解、耐心方能順利實

14、現(xiàn)。能夠從眾多部門中發(fā)掘一兩個合作意識很好部門作為經(jīng)典展開此項工作。第19頁橫向溝通步驟步驟3 擬制橫向溝通計劃大光明企業(yè)橫向溝通計劃最近一段時間，企業(yè)運行態(tài)勢平穩(wěn)、效益很好，但也存在一些不利于企業(yè)發(fā)展原因，如部門之間合作意識不強(qiáng)，員工之間個性沖突也時有發(fā)生，為了更加好地理順關(guān)系，營造良好工作和發(fā)展環(huán)境，有必要加強(qiáng)橫向溝通，依據(jù)企業(yè)實際情況，特制訂計劃以下：第20頁一、目標(biāo)經(jīng)過橫向溝通，深入樹立大局意識、協(xié)作意識，使部門之間加強(qiáng)協(xié)作，杜絕工作相互推諉、相互拆臺現(xiàn)象，員工之間能夠進(jìn)行換位思索，到達(dá)相互了解，融洽協(xié)作目標(biāo)，從而為企業(yè)發(fā)展?fàn)I造良好環(huán)境氣氛。二、方式擬在3月份采取宣傳和工作相結(jié)合方式，

15、經(jīng)過一系列活動實現(xiàn)以上目標(biāo)。詳細(xì)將開展活動見下表(僅供參考)。第21頁尤其提醒：活動期間要加強(qiáng)宣傳報道工作，使活動目標(biāo)意義深入人心，并確保工作進(jìn)度協(xié)調(diào)一致。第22頁橫向溝通訓(xùn)練今年1月29日，正理企業(yè)發(fā)生了一起企業(yè)現(xiàn)金失竊案，失竊現(xiàn)金2萬元，因為案件正在調(diào)查之中，所以企業(yè)里議論紛紛，疑云重重，工作環(huán)境遭到破壞。你是正理企業(yè)秘書劉柳，請你設(shè)計兩個經(jīng)過橫向溝通改進(jìn)環(huán)境方案供上司參考。第23頁橫向溝通訓(xùn)練基本操作步驟了解橫向溝通主要障礙依據(jù)企業(yè)情況選擇適當(dāng)方式促進(jìn)橫向溝通擬制橫向溝通計劃。第24頁橫向溝通訓(xùn)練尤其提醒：方案一：分析2萬元現(xiàn)金失竊案造成現(xiàn)實狀況，企業(yè)當(dāng)前存在橫向溝通障礙是猜疑。為有效地

16、消除猜疑，在繼續(xù)加緊調(diào)查同時，能夠各部門為單位，經(jīng)過個別談話、座談、信件、電話反饋等形式廣泛搜集員工們議論主要問題及基本觀點，經(jīng)整理后由相關(guān)部門進(jìn)行針對性澄清，并在企業(yè)大會上交流。這么能夠使一些無依據(jù)傳言及其消極影響得以化解。第25頁橫向溝通訓(xùn)練方案二：在充分調(diào)查和廣泛征求意見基礎(chǔ)上，要對捏造事實制造混亂者進(jìn)行批評教育乃至處罰，同時要經(jīng)過討論加強(qiáng)大局意識和貢獻(xiàn)精神教育。注意：橫向溝通中，溝通雙方不存在直接上下級關(guān)系，所以營造平等、寬松氣氛至關(guān)主要；及時澄清相關(guān)事實；找準(zhǔn)突破口。第26頁縱向溝通第27頁縱向溝通訓(xùn)練一通達(dá)企業(yè)經(jīng)理李飛讓秘書傅赫為企業(yè)擬制一份保障政令通暢工作方案。傅赫該怎么辦?第2

17、8頁縱向溝通步驟基本操作步驟了解通達(dá)企業(yè)縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制通達(dá)企業(yè)縱向溝通方案第29頁縱向溝通步驟步驟1 了解通達(dá)企業(yè)縱向溝通主要障礙傅赫應(yīng)了解清楚通達(dá)企業(yè)在縱向溝通方面是否存在以下障礙：員工了解力差異；溝通者對傳輸效果顧慮；員工不善傾聽；員工了解偏頗；員工草率評判；語義方面存在歧義。調(diào)查得知，企業(yè)員工責(zé)任感都很強(qiáng)，工作態(tài)度端正，但因為學(xué)歷層次，普遍不高，存在不能正確了解企業(yè)意圖情況。尤其提醒：對溝通雙方而言，要力爭客觀、簡練，重視反饋；對溝通發(fā)出者而言，要努力提升溝通技能，做到因人而異地采取恰當(dāng)溝通方式；對溝通接收者，而言，要善于防止先入為主、草率評判，做到準(zhǔn)確獲取信息

18、。第30頁縱向溝通步驟步驟2 掌握縱向溝通基本策略下行溝通策略：制訂計劃，降低步驟，提倡簡約，重視反饋，多介質(zhì)組合。上行溝通策略：建立信任，服從管理，內(nèi)部一致。尤其提醒：秘書在縱向溝通中不能超越上司授權(quán)范圍；盡可能利用本身能力使各方面服從疏導(dǎo)、取得結(jié)果認(rèn)同；自上而下溝通是縱向溝通主體。第31頁縱向溝通步驟步聚3 擬制通達(dá)企業(yè)縱向溝通方案 根據(jù)通達(dá)企業(yè)縱向溝通存在主要障礙，有針對性地利用縱向溝通策略擬制出方案。根據(jù)李經(jīng)理要求，該方案應(yīng)該屬于下行性溝通方案，因為該企業(yè)存在主要溝通障礙是員工了解能力問題，所以能夠經(jīng)過加大宣傳和組織培訓(xùn)方式實現(xiàn)政令暢通。溝通方案范比如下。第32頁縱向溝通方案一一、目標(biāo)

19、經(jīng)過宣傳，使員工了解企業(yè)制度要求；經(jīng)過培訓(xùn)，使員工素質(zhì)得到提升。二、擬實施辦法1舉行為期一周企業(yè)規(guī)章制度宣傳周(時間為6月5日-6月11日)。詳細(xì)由宣傳科負(fù)責(zé)組織實施，各部門可采取講座、座談等各種形式宣傳落實，使企業(yè)規(guī)章制度深入人心。2組織培訓(xùn)班，聘請相關(guān)教授對全體員工進(jìn)行業(yè)務(wù)能力和基本素質(zhì)培訓(xùn)，詳細(xì)事宜由培訓(xùn)部規(guī)劃落實。三、保障辦法1秘書科負(fù)責(zé)進(jìn)行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)，督促落實；總務(wù)科負(fù)責(zé)后勤保障工作。2財務(wù)科負(fù)責(zé)活動經(jīng)費預(yù)算和使用監(jiān)督。尤其提醒：政令通暢屬于下行溝通，應(yīng)按下行溝通策略來制訂方案；溝通方案應(yīng)切合通達(dá)企業(yè)實際，針對性、操作性要強(qiáng)。第33頁縱向溝通訓(xùn)練二東福礦山機(jī)械制造企業(yè)為打破“大鍋飯”

20、，解放生產(chǎn)力，決定實施人事分配制主改革，消息傳開以后，群眾議論紛紛，贊成者拍手稱快，反對者聚眾鬧事，為穩(wěn)定局面，企業(yè)經(jīng)理要秘書李蔚盡快調(diào)查相關(guān)情況，拿出一個處理方案。請你設(shè)計一個縱向溝通方案。第34頁縱向溝通步驟基本操作步驟 了解東福礦山機(jī)械制造企業(yè)縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略擬制東福礦山機(jī)械制造企業(yè)縱向溝通方案。第35頁縱向溝通方案二一、目標(biāo)經(jīng)過縱向溝通緩解矛盾，為人事分配制度改革營造良好環(huán)境。二、擬實施方法1經(jīng)過座談會、談心、接待來信來訪等方式，廣泛搜集群眾意見。2召開企業(yè)各部門責(zé)任人會議，分析形勢，尤其要分析有意見職員困難及其處理方法，拿出促使職員處理思想問題方法。3加強(qiáng)思想工作

21、，做好經(jīng)典人物引導(dǎo)工作。4召開企業(yè)全體員工會議，深入宣傳改革意義，經(jīng)過經(jīng)典人物現(xiàn)身說法促進(jìn)群眾思想轉(zhuǎn)變，并輔之以可行性配套方法，以保障改革順利實施。注意：溝通中要全方面、準(zhǔn)確地掌握群眾意見；及時溝通、緩解矛盾有利于沖突處理；匯報要客觀真實，含有建設(shè)性。第36頁縱向溝通訓(xùn)練三東福礦山機(jī)械制造企業(yè)最近組織了一個干部、職員學(xué)習(xí)“三個代表”主要思想理論學(xué)習(xí)班。學(xué)習(xí)結(jié)束后，秘書李蔚向黨委匯報干部、職員理論學(xué)習(xí)情況時，有這么一段敘述：“最近，干部、職員經(jīng)過對三個代表主要思想學(xué)習(xí)和討論，對全方面建設(shè)小康社會宏偉藍(lán)圖有了更深入認(rèn)識，思想愈加解放了，覺悟更提升了，主人翁責(zé)任感增強(qiáng)了，煥發(fā)了大家工作主動性，更有信

22、心地支持企業(yè)深化改革我想，最近，全企業(yè)生產(chǎn)進(jìn)度一定會有大幅度提升。”“提升多少？”黨委書記馬上問了一句。秘書李蔚支吾回答：“這個嗎，還說不詳細(xì)?！薄罢f不詳細(xì)怎么知道有大幅度提升？”書記不滿意地說。試分析黨委書記不滿意原因和李蔚匯報失誤之處。第37頁縱向溝通步驟基本操作步驟了解匯報主要情況，搞清縱向溝通主要障礙掌握縱向溝通基本策略分析李蔚失誤主要原因第38頁縱向溝通方案三匯報是把工作中聽到、看到相關(guān)情況向領(lǐng)導(dǎo)匯報，包含工作動態(tài)、活動安排、實發(fā)事實、文件摘要等。對于一項工作或活動，在進(jìn)行之前準(zhǔn)備階段、進(jìn)行當(dāng)中以及完成之后，都要及時匯報。匯報要注意把握客觀性、概括性和詳細(xì)、準(zhǔn)確性。李蔚失誤在于他在匯

23、報時把事實與個人推斷混為一談了。第39頁處理沖突第40頁處理沖突近日，總經(jīng)理秘書艾霓被派往一向以矛盾糾紛多而知名九曲分企業(yè)掛職鍛煉，擔(dān)任分企業(yè)副經(jīng)理，分管宣傳教育工作，并負(fù)責(zé)理順企業(yè)人事關(guān)系。他應(yīng)該怎樣做才能降低分企業(yè)內(nèi)部沖突，不辱使命?第41頁處理沖突步驟基本操作步驟識別沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采取適當(dāng)方式處理沖突第42頁處理沖突步驟步驟1 識別沖突發(fā)生征兆艾霓到九曲企業(yè)任職后，應(yīng)尤其注意企業(yè)是否存在以下沖突發(fā)生征兆：氣氛人員情緒、士氣低下，時有消極言論出現(xiàn)；同事關(guān)系相互防范或不愿交談；工作交往交談降低，會議紀(jì)要、電子郵件、備忘錄數(shù)量顯著增加。尤其提醒：沖突往往表現(xiàn)為公開和隱蔽兩種，后者

24、含有更大破壞性；處理沖突要從征兆入手，發(fā)覺征兆，及時分析，制訂方案，快速處理，以降低負(fù)面影響。步驟2 分析沖突產(chǎn)生原因艾霓應(yīng)搞清楚九曲企業(yè)矛盾糾紛多原因主要有哪些，方便對癥下藥，提出處理方案。沖突產(chǎn)生主要原因有：信息傳達(dá)不夠準(zhǔn)確、完整；職責(zé)不明，、缺乏效率；目標(biāo)不合；存在抵觸或敵對情緒等。尤其提醒：沖突產(chǎn)生有一定漸進(jìn)性，加上引發(fā)沖突原因很多，范圍很廣，所以應(yīng)分析情況，區(qū)分對待。第43頁處理沖突步驟步聚3 采取適當(dāng)方式處理沖突艾霓應(yīng)依據(jù)九曲企業(yè)實際情況采取對應(yīng)處理方式。在早期暫時采取按兵不動方式，搜集企業(yè)內(nèi)資料，爭取分企業(yè)內(nèi)部主要力量支持，同時利用粉飾太平方式：凝聚有共同觀點人員；在取得了主要力

25、量認(rèn)同后，用訂定規(guī)則、和平共存方式，淡化企業(yè)內(nèi)部矛盾，協(xié)調(diào)人員關(guān)系，用攜手合作方式爭取企業(yè)內(nèi)部運作平穩(wěn)。尤其提醒：處理沖突主要方式有：按兵不動；粉飾太平；鐵令如山；訂定規(guī)則；和平共存；討價還價；棄子投降；全力支持；攜手合作等。沖突累進(jìn)性和產(chǎn)生沖突原因綜合性決定了沖突處理針對性和求同性；不一樣策略有不一樣適用情況，實際操作時應(yīng)區(qū)分對待。第44頁處理沖突訓(xùn)練一最近，大紅保健晶集團(tuán)為了弘揚正氣，激勵先進(jìn)，決定組織本集團(tuán)先進(jìn)工作者100多人去某風(fēng)景區(qū)休養(yǎng)所療養(yǎng)，通知已經(jīng)發(fā)出：決定7月15日在市文化廣場集合，由集團(tuán)人事部派人帶隊乘火車去休養(yǎng)地。15日清晨，100多名先進(jìn)工作者手拿通知高高興興地從市區(qū)、郊

26、區(qū)趕到集合地點集中，卻不見詳細(xì)組織者集團(tuán)人事部相關(guān)人員影子，當(dāng)萬般無奈先進(jìn)工作者趕到集團(tuán)總部去問詢時，才得知因接待單位有緊急任務(wù)，經(jīng)協(xié)商后，集團(tuán)決定延期前往休養(yǎng)，而且延期通知事先已經(jīng)發(fā)出。先進(jìn)工作者們你問我，我問你，都說沒有接到。經(jīng)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)調(diào)查，原來，詳細(xì)經(jīng)辦此事趙秘書粗心大意，竟然把通知改期事給忘記了，造成了事故，使得一件很好事情卻得到一個很壞結(jié)果，弄得先進(jìn)工作者們心情很不愉快。你是集團(tuán)企業(yè)總經(jīng)理秘書艾霓，請你為集團(tuán)辦公室設(shè)計一套處理此沖突方案。第45頁處理沖突步驟基本操作步驟識別沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采取適當(dāng)方式處理沖突第46頁處理沖突方案一 大紅保健品集團(tuán)先進(jìn)工作者療養(yǎng)糾紛處理方案

27、一、目標(biāo)經(jīng)過協(xié)調(diào)化解因為工作失誤而造成消極影響，同時深入規(guī)范秘書工作。二、擬采取方法1及時向先進(jìn)工作者們解釋相關(guān)情況，就工作失誤造成不便向他們致歉，以穩(wěn)定相關(guān)人員情緒；2召開企業(yè)相關(guān)人員會議，研究補救方法及對相關(guān)責(zé)任人員處理方法；3以文件形式將企業(yè)決定下發(fā)。注意：認(rèn)清沖突產(chǎn)生原因是秘書瀆職造成信息溝通不暢；當(dāng)務(wù)之急是穩(wěn)定先進(jìn)工作者情緒；從有利于工作前提出發(fā)，研究一個切實可行處理方法，報領(lǐng)導(dǎo)同意后下發(fā)。第47頁處理沖突訓(xùn)練二大紅保健品集團(tuán)最新研制生產(chǎn)出一個補血口服液，推出市場后銷售很好。但有一天，某地報紙報道，說某人服用了大紅保健品廠補血口服液后吐血身亡。消費者紛紛要求退貨并給予賠償，有些地方還

28、發(fā)生了消費者與代理商之間打架傷人事件。企業(yè)總經(jīng)理要辦公室立刻拿出一個處理方案，辦公室主任把擬訂處理方案任務(wù)交給了秘書艾霓。請為艾霓擬訂出處理方案。第48頁處理沖突步驟基本操作步驟識別沖突發(fā)生征兆分析沖突產(chǎn)生原因采取適當(dāng)方式處理沖突第49頁處理沖突方案二 大紅保健品集團(tuán)產(chǎn)品報道沖突處理方案一、目標(biāo)經(jīng)過協(xié)調(diào)，化解報道失真給企業(yè)造成消極影響。二、擬采取方法1經(jīng)過法律伎倆及時與相關(guān)報社進(jìn)行交涉，查清問題癥結(jié)，協(xié)商處理方法。2及時處理消費者與代理商之間沖突，預(yù)防事態(tài)惡化。3經(jīng)過新聞媒體及時向社會公眾澄清事實真相。4假如協(xié)商不行，可經(jīng)過司法程序處理。注意：沖突產(chǎn)生原因是因為信息傳達(dá)不完整、不準(zhǔn)確以致消費者

29、產(chǎn)生抵觸情緒和行為；要盡快與新聞媒體攜手合作，搞清楚死者死亡真實原因并及時通知消費者；在溝通中要認(rèn)為消費者利益高度負(fù)責(zé)態(tài)度來進(jìn)行處理。第50頁進(jìn)行安全檢驗第51頁進(jìn)行安全檢驗4月16日，又到了金鹿企業(yè)要求一周一次辦公室常規(guī)安全檢驗時間，秘書安妮照例應(yīng)該怎么做?第52頁進(jìn)行安全檢驗步驟基本操作步驟檢驗并發(fā)覺隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計及處理表第53頁進(jìn)行安全檢驗步驟步驟1 檢驗并發(fā)覺隱患安妮要按規(guī)范操作程序進(jìn)行檢驗，檢驗側(cè)重在設(shè)施是否齊備，及現(xiàn)有設(shè)施是否安全運轉(zhuǎn)發(fā)覺安全隱患要準(zhǔn)確統(tǒng)計。經(jīng)過檢驗，安妮將相關(guān)情況統(tǒng)計以下：金鹿企業(yè)辦公室4月份安全檢驗統(tǒng)計1設(shè)備短缺情況：碎紙機(jī)一臺。2設(shè)備安全運轉(zhuǎn)情況：復(fù)

30、印機(jī)卡紙；辦公室A計算機(jī)B網(wǎng)絡(luò)線路故障。尤其提醒：應(yīng)對全部設(shè)備進(jìn)行全方面檢驗。第54頁進(jìn)行安全檢驗步驟步驟2 處理安全隱患將相關(guān)情況及時匯報辦公室張主任，并依據(jù)張主任意見，按照問題輕重緩急分項歸口處理：由辦公室秘書李俊擬寫一份碎紙機(jī)采購匯報申請，提交后勤科；辦公室固定資產(chǎn)管理員曉冬聯(lián)絡(luò)復(fù)印機(jī)銷售商，約定時間維修復(fù)印機(jī)；辦公室網(wǎng)絡(luò)安全員甄碧聯(lián)絡(luò)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)管理員，及時排除網(wǎng)絡(luò)線路故障，并做好相關(guān)統(tǒng)計。尤其提醒：遵照在職責(zé)范圍內(nèi)排除隱患，降低危險標(biāo)準(zhǔn)；職責(zé)范圍內(nèi)無法排除危險，有責(zé)任和義務(wù)匯報。第55頁進(jìn)行安全檢驗步驟步驟3 填寫隱患統(tǒng)計及處理表尤其提醒：內(nèi)容包含隱患發(fā)覺、匯報、處理情況；填寫要及時、準(zhǔn)

31、確、客觀；如有必要，可依據(jù)檢驗情況提出工作環(huán)境改進(jìn)意見。第56頁進(jìn)行安全檢驗訓(xùn)練作為某學(xué)校辦公室秘書，李元職責(zé)中包含對全校安全檢驗，該校近期正在進(jìn)行試驗大樓興建工作，請為李元設(shè)計一份每七天一次學(xué)校安全檢驗工作安排表，并設(shè)計相關(guān)記錄表。第57頁進(jìn)行安全檢驗步驟基本操作步驟檢驗并發(fā)覺隱患處理隱患填寫隱患統(tǒng)計及處理表第58頁進(jìn)行安全檢驗方案 安全檢驗工作安排表 學(xué)校安全檢驗工作安排表說明：本表安排每個月一個輪次，由相關(guān)人員輪番實施。注意：安全檢驗重點部位包含：教學(xué)大樓、辦公大樓、圖書館、食堂、學(xué)生宿舍以及正在修建中試驗大樓；工作安排要表達(dá)分工負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，明確責(zé)任人；工作安排表應(yīng)提出檢驗內(nèi)容和要求，預(yù)防

32、遺漏。第59頁擬訂商務(wù)旅行計劃第60頁擬訂商務(wù)旅行計劃得力辦公設(shè)備制造企業(yè)陳總下星期一要到廣州出差。星期一：陳總12:00要與廣州經(jīng)銷商李先生在南方大酒店進(jìn)行午餐聚會，15:00他將在文具制造商張先生企業(yè)所在地銀海大廈四樓會見張先生。星期二：陳總9:00還要和嘉華電子有限企業(yè)王總見面，商討合作事宜，下午還要到企業(yè)駐廣州辦事處檢驗工作，預(yù)計他于17:00離開廣州返回北京。陳總要在廣州度過一個晚上，你還要為他選擇一個最少四星級賓館，房間不要臨街。你是陳總秘書蔡燕，請為陳總安排這次商務(wù)旅行。第61頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟基本操作步驟明確商務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計劃制作旅程表擬寫講話提要第62頁

33、擬訂商務(wù)旅行計劃步驟步驟1 明確商務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容商務(wù)旅行計劃最少應(yīng)包含以下8項內(nèi)容：確定出差時間、啟程及返程日期，接站安排；預(yù)定出差路線、終點及途經(jīng)地點和住宿安排；選擇適當(dāng)交通工具（如飛機(jī)、火車、汽車，任選其一)，選擇飛機(jī)要列明飛機(jī)客艙種類及停留地交通安排；準(zhǔn)備需要攜帶必要資料(如談判協(xié)議、協(xié)議書、科技或產(chǎn)品資料、演講稿和與會地指南等)；咨詢上司或接待人尤其要求；查明上司旅行區(qū)域天氣情況；安排會晤計劃，包含約會、會議計劃(人員、時間、地點)，同時準(zhǔn)備會晤人員名單背景，會晤主題；準(zhǔn)備差旅費用，即預(yù)借現(xiàn)金、兌換外幣、辦理旅行支票。尤其提醒：商務(wù)旅行計劃內(nèi)容要完整，語言要簡明，通慣用表格形式。第

34、63頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟步驟2 擬訂商務(wù)旅行計劃 旅行計劃（陳力總經(jīng)理）第64頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟尤其提醒：擬訂計劃前要先對本企業(yè)差旅費用、交通、食宿等級標(biāo)準(zhǔn)范圍相關(guān)要求及程序等清楚明了；計劃擬訂完后，要向上司匯報，依其指示決定旅程。擬訂時應(yīng)注意：要明確上司旅行意圖、目標(biāo)地、旅行時間、抵達(dá)目標(biāo)地后商務(wù)活動計劃；了解上司對交通工具及食宿要求，熟悉本單位對出差相關(guān)要求；需要中轉(zhuǎn)時，盡可能選擇銜接時間在2-4小時之間班機(jī)，將時間浪費降至最低；旅行計劃要按時間次序編排，做到簡單明了；要考慮上司身體情況，時間上留有余地；多擬訂幾個旅行方案，供上司參考，最終選定最正確方案。第65頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟

35、步驟3 制作旅程表按照預(yù)定日程表和陳總經(jīng)理計劃要求、意見而制作旅程表。 陳力總經(jīng)理行程第66頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟尤其提醒：旅程表內(nèi)容普通比旅行計劃更詳細(xì)；安排日程時，在時間上要適當(dāng)留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時間次序進(jìn)行編號，供上司使用；旅程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家眷，秘書存留一份。第67頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟步驟4 擬寫講話提要 發(fā) 言 提 綱一、感激嘉華電子有限企業(yè)熱忱接待。二、介紹本企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品特點、發(fā)展計劃及實力。三、闡述企業(yè)對與嘉華電子有限企業(yè)實力必定。四、展望雙方合作前景。尤其提醒：要依據(jù)上司講話不一樣場所來擬寫講話提要。第68頁擬訂商

36、務(wù)旅行計劃尤其提醒：旅程表內(nèi)容普通比旅行計劃更詳細(xì)；安排日程時，在時間上要適當(dāng)留有余地；要將每日日程表打印在紙上，并按時間次序進(jìn)行編號，供上司使用；旅程表應(yīng)一式三份(或幾份)，一份存檔，一份給上司及其家眷，秘書存留一份。第69頁擬訂商務(wù)旅行計劃訓(xùn)練天乙企業(yè)是奔極企業(yè)新收購一個下屬企業(yè)，總企業(yè)管理模式、經(jīng)營理念在天乙企業(yè)遭到了中層管理者反對，天乙企業(yè)經(jīng)理無奈之下希望總企業(yè)許總能出面幫助他處理這一問題。于是，在許總下班前兩個小時，求援電話打到了秘書王燦那里。許總得知此事后，決定第二天前往天乙企業(yè)看看，預(yù)定停留兩天，并把詳細(xì)安排任務(wù)交給了王燦。離下班只有一個半小時了，在如此短時間里，王燦該怎樣擬訂許

37、總商務(wù)旅行計劃。第70頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟基本操作步驟明確商務(wù)旅行計劃基本內(nèi)容擬訂商務(wù)旅行計劃制作旅程表擬寫講話提要第71頁擬訂商務(wù)旅行計劃步驟尤其提醒：在日程安排上應(yīng)考慮許總與天乙企業(yè)中層管理者見面會，可安排許總在天乙企業(yè)全體員工大會上講話。要為許總擬寫好在天乙企業(yè)員工大會上講話稿，重點闡述企業(yè)管理模式和經(jīng)營理念由來、特點與優(yōu)勢等，以打消天乙企業(yè)中層管理者及其它員工顧慮。第72頁擬訂商務(wù)旅行計劃方案以下是秘書王燦為許總制作旅程表，請分析一份周密旅程表應(yīng)該包含哪些內(nèi)容。 許?？偨?jīng)理出差旅程表第73頁擬訂商務(wù)旅行計劃方案尤其提醒：一份周密旅程表主要包含以下六項內(nèi)容：日期：指某月、某日、星期幾。

38、時間：出發(fā)及返回時間，包含目標(biāo)地抵離時間和中轉(zhuǎn)時間；開展各項活動時間；就餐、休息時間等。地點：上司此次出差目標(biāo)地(包含中轉(zhuǎn)地點)；旅行過程中開展各項活動地點；食宿地點等。交通工具：出發(fā)、返回時使用交通工具；停留地交通安排等。詳細(xì)事項：商務(wù)活動內(nèi)容，如訪問、洽談、會議、宴請娛樂活動以及私人事務(wù)活動等。備注：記載提醒上司注意事項，如抵達(dá)目標(biāo)地需要中轉(zhuǎn)中轉(zhuǎn)站或中轉(zhuǎn)機(jī)場，休息時間、飛機(jī)起飛時間，以及某地為旅客提供特殊服務(wù)；在當(dāng)?shù)匦枰⒁庖恍╋L(fēng)俗習(xí)慣和利益等。旅程表除行動計劃外，還應(yīng)將必要信息盡可能詳細(xì)地寫入：旅館名、所在地、電話號碼；當(dāng)?shù)芈?lián)絡(luò)人姓名、地址、電話號碼；會晤者姓名、企業(yè)名、所在地及電話號碼

39、；海外出差時當(dāng)?shù)刂袊笫桂^所在地及電話號碼?？梢?，王燦制作這份出差旅程表還不很完善。第74頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行第75頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行應(yīng)一家美國企業(yè)邀請，你上司張經(jīng)理將于3月率領(lǐng)企業(yè)3名部門主管到美國一家企業(yè)參觀考查，你應(yīng)該在近期為他出國旅行做好哪些準(zhǔn)備工作?第76頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟基本操作步驟撰寫出國申請辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡+訂購機(jī)票(船票、車票)辦理保險做好出行前準(zhǔn)備。第77頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟步驟1 撰寫出國申請 出國申請應(yīng)包含以下內(nèi)容：出國事由，出國路線(外國企業(yè)所在國名稱)，出國日程安排、包含出國時間，在國外活動時間、地點，回國時間等，出國組團(tuán)人數(shù)。尤其提

40、醒：申請文書后面要附出國人員名單和外國企業(yè)所發(fā)邀請函(副單)，出國人員名單要寫清姓名、年紀(jì)、性別、職務(wù)、職稱等內(nèi)容。步驟2 辦理護(hù)照攜帶主管部門出國任務(wù)書，出國人員政審批件，美國企業(yè)邀請書，張經(jīng)理等4人2寸正面免冠半身照片等，到外交部或其授權(quán)機(jī)關(guān)辦理，認(rèn)真填寫相關(guān)卡片和申請表。拿到護(hù)照后，應(yīng)檢驗姓名、出生年月、地點等是否填寫正確，并在簽字格上署名。第78頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟基本操作步驟撰寫出國申請辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡+訂購機(jī)票(船票、車票)辦理保險做好出行前準(zhǔn)備。第79頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟步驟3 辦理簽證張經(jīng)理等人是因公出國，所以要到前往國駐我國大使館或領(lǐng)事館直接聯(lián)

41、絡(luò)申辦簽證，辦理簽證要上交護(hù)照并填寫一份簽證表，取得簽證后，檢驗簽證使用期及是否簽字蓋章。尤其提醒：我國政府要求，因公出國中國公民出入國境憑有效護(hù)照，可不辦理簽證，而持因私普通護(hù)照出入國境中國公民必須辦理相關(guān)簽證。因公出國人員也能夠委托權(quán)威可靠簽證代辦機(jī)構(gòu)(如中國旅行社總社簽證代辦處)代辦，也能夠委托前往國家洽商企業(yè)到前往國家使(領(lǐng))館辦理。第80頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟步驟4 辦理“黃皮書”在辦理了有效護(hù)照和簽證后，應(yīng)持企業(yè)介紹信到所在地衛(wèi)生檢疫部門進(jìn)行衛(wèi)生檢疫和預(yù)防接種，并取得“黃皮書”。當(dāng)拿到“黃皮書”后，要對填寫內(nèi)容、醫(yī)生簽字、檢疫機(jī)關(guān)蓋章、應(yīng)該接種項目等內(nèi)容進(jìn)行認(rèn)真查驗。步驟5 辦理出

42、境登記卡在辦妥了上述各項手續(xù)后，再攜帶張經(jīng)理等4人護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理暫時出國登記手續(xù)。第81頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟步驟6 訂購機(jī)票(船票、車票)在國內(nèi)各航空企業(yè)及其售票代理點辦理購票手續(xù)，購置國際機(jī)票必須出示護(hù)照。拿到機(jī)票后必須對票面進(jìn)行查驗。查驗程序普通是：查驗姓名拼音是否與本人護(hù)照或其它有效證件中拼音相符；全部航程每班航班是否都有乘機(jī)聯(lián)，每一聯(lián)黑粗線框內(nèi)是否與原旅行計劃相一致；每個航班起飛和降落時間、機(jī)場名稱；是否在定座欄內(nèi)填好“0K”；是否有涂改或填寫不清楚地方，是否蓋有公章。尤其提醒：機(jī)票也能夠在外國航空企業(yè)駐我國辦事處購置。步驟7 辦理保險經(jīng)過代理人直接由保險企業(yè)為張經(jīng)理等

43、人辦理出國保險手續(xù)，適合用于意外事故，如醫(yī)療及行李丟失等。第82頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟步驟8 做好出行前準(zhǔn)備編制旅程方案兌換美元準(zhǔn)備文件資料檢驗證件。搜集所到國背景資料。旅程方案應(yīng)準(zhǔn)備幾套供張經(jīng)理選擇，選定最正確方案后，將其打印成文。了解外匯信息，辦理兌換外幣。依據(jù)這次旅行主要是以參觀考查為目標(biāo)，應(yīng)為張經(jīng)理準(zhǔn)備必須攜帶演講稿以及目標(biāo)地指南等，同時還要為張經(jīng)理提供相關(guān)美國風(fēng)土人情及各種禮節(jié)，使張經(jīng)理商務(wù)活動圓滿順利。令出行前要認(rèn)真檢驗張經(jīng)理等人護(hù)照、簽證、“黃皮書”、國際機(jī)票、外文名片(切不可忘記)、外幣以及其它必需出國文件、證件等是否齊全。在國際交往中，不論是出國考查或商貿(mào)洽談，都會碰到各種不

44、一樣情況，掌握美國文化、習(xí)俗、禮節(jié)等常識是非常有必要。第83頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行訓(xùn)練一兩天后，你企業(yè)總經(jīng)理許海將帶著企業(yè)產(chǎn)品到法國參加博覽會。請問：你應(yīng)該為許總出行做好哪些準(zhǔn)備?第84頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟基本操作步驟撰寫出國申請辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡訂購機(jī)票(船票、車票)辦理保險做好出行前準(zhǔn)備第85頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行方案一尤其提醒：應(yīng)持法國博覽會邀請函辦理護(hù)照、簽證等相關(guān)出國手續(xù)；應(yīng)依據(jù)法國博覽會議程安排來制訂詳細(xì)商務(wù)旅行計劃；應(yīng)搜集并向總經(jīng)理介紹相關(guān)法國氣候、風(fēng)土人情等知識和博覽會相關(guān)情況。第86頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行訓(xùn)練二你是白塔集團(tuán)企業(yè)秘書秦溪，你上司王總要去日本東京出

45、差，與A商社佐佐木先生商議商品代理權(quán)問題，時間大約3天。這期間，王總除了此事之外，還要拜會與企業(yè)有業(yè)務(wù)聯(lián)絡(luò)幾家商社，同時還要探望企業(yè)駐東京辦事處人員。請依據(jù)以上材料，為王總編制一份出國商務(wù)旅行旅程表。第87頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行步驟基本操作步驟撰寫出國申請辦理護(hù)照辦理簽證辦理“黃皮書”辦理出境登記卡訂購機(jī)票(船票、車票)辦理保險做好出行前準(zhǔn)備第88頁準(zhǔn)備出國商務(wù)旅行方案二尤其提醒：出差旅程表 王林總經(jīng)理出差旅程表第89頁擬訂會議議程第90頁擬訂會議議程天海企業(yè)將召開季度銷售總結(jié)會，會議主要內(nèi)容是進(jìn)行本季度銷售情況總結(jié)與分析，商討下一季度銷售目標(biāo)及銷售策略，而且討論銷售人員招聘和培訓(xùn)事宜。你是天海企

46、業(yè)秘書周儀，請擬訂此次會議議程表。第91頁擬訂會議議程步驟基本操作步驟明確會議各項議題確定各項議題次序擬寫會議議程表標(biāo)題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第92頁擬訂會議議程步驟步驟1 明確會議各項議題 在編制會議議程表前，請企業(yè)徐總經(jīng)理、銷售部楊經(jīng)理提出會議議題。企業(yè)銷售部楊經(jīng)理把會議議程詳細(xì)化為以下9項： 本季度實際銷售情況與預(yù)測比較。 本季度主要工作列舉。 新季度行動計劃。 新季度目標(biāo)預(yù)測。 風(fēng)險預(yù)測和對策。 新季度資源需求。 銷售人員招聘和培訓(xùn)計劃。 新季度最高目標(biāo)及目標(biāo)分析。 新季度最低目標(biāo)及目標(biāo)分析。 尤其提醒：依據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)提出會議目標(biāo)和要求，征求與會者意見后提出，報主管領(lǐng)導(dǎo)審定

47、。第93頁擬訂會議議程步驟步驟2 確定各項議題次序第一項是宣告議程，再安排此次季度銷售總結(jié)會將要討論9個問題。這9個議題次序可安排為：124893567。尤其提醒：注意議題所包括各種事物習(xí)慣性次序和本企業(yè)章程有沒有對會議議程次序明確要求；盡可能將同類性質(zhì)問題集中排列在一起；保密性較強(qiáng)議題，普通放在后面。步驟3 擬寫會議議程表標(biāo)題按照“會議名稱+議程表”格式，將寫成“天海企業(yè)季度銷售會議總結(jié)會議程表”。步驟4 擬寫會議議程表開頭 天海企業(yè)季度銷售總結(jié)會將于7月5日早晨9點在企業(yè)一會議室召開。尤其提醒：開頭部分必須交代會議日期、時間和地點。第94頁擬訂會議議程步驟步驟5 擬寫會議議程表主體 會議議

48、程表一、宣告議程。 二、本季度實際銷售情況與預(yù)測比較。 三、本季度主要工作列舉。四、新季度目標(biāo)預(yù)測。五、新季度最高目標(biāo)及目標(biāo)分析。六、新季度最低目標(biāo)及目標(biāo)分析。七、新季度行動計劃。八、風(fēng)險預(yù)測和對策。九、新季度資源需求。十、銷售人員招聘和培訓(xùn)計劃。尤其提醒：將各議題冠以序號清楚地表示出來。第95頁擬訂會議議程訓(xùn)練一天海企業(yè)召開職員代表大會，秘書在起草大會開幕式議程時列出了“奏國歌”這一項議題。大會責(zé)任人在審稿時，準(zhǔn)備把這項內(nèi)容放在會議閉幕式進(jìn)行，于是把這項議題刪掉了。以后企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)在審定該會議議程時，又把這個議題給圈了回來。會務(wù)組人員并不清楚這一改變，所以沒有做好“奏國歌”音響準(zhǔn)備。當(dāng)大會主

49、持人在開幕式上宣告“奏國歌”時，沒有任何回應(yīng)，一時形成冷場。幸好會議秘書長急中生智，馬上上臺指揮領(lǐng)唱，這么才圓了場。盡管這件事得到了及時補救，但會后會議組織責(zé)任人依然受到了企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)批評。請分析造成失誤原因，并說明正確做法。第96頁擬訂會議議程步驟基本操作步驟明確會議各項議題確定各項議題次序擬寫會議議程表標(biāo)題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第97頁擬訂會議議程方案一尤其提醒： 該企業(yè)之所以在大會開幕式議程安排上出現(xiàn)失誤，主要在于議程表重復(fù)修改后沒有及時通知相關(guān)人員，使得會議準(zhǔn)備上出現(xiàn)了紕漏。正確做法是會議議程表應(yīng)在會前確定，并發(fā)給與會者。會議議程表擬訂后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。會議

50、議程一旦確定，就不宜更改。第98頁擬訂會議議程訓(xùn)練二5月10日，天海企業(yè)將舉行企業(yè)成立40周年慶典，你是企業(yè)秘書張揚，擬訂慶典大會議程任務(wù)交由你來完成。你應(yīng)該怎樣擬訂慶典大會議程?第99頁擬訂會議議程步驟基本操作步驟明確會議各項議題確定各項議題次序擬寫會議議程表標(biāo)題擬寫會議議程表開頭擬寫會議議程表主體第100頁擬訂會議議程方案二尤其提醒：慶典大會議程 天海企業(yè)慶典大會議程一、宣告大會開始。二、介紹到場嘉賓，宣讀賀信賀電。三、放和平鴿、氫氣球。四、企業(yè)總經(jīng)理林國強(qiáng)講話。五、嘉賓市外貿(mào)局王偉局長致辭。六、嘉賓宏達(dá)企業(yè)總經(jīng)理李學(xué)東致辭。七、企業(yè)員工代表趙豐講話。八、宣告會議結(jié)束。第101頁擬訂會議議

51、程方案二注意：慶典大會普通要邀請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客講話，在擬訂大會議程時應(yīng)注意依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客身份排列先后次序；慶典大會普通要安排奏樂、放飛信鴿或氣球、演出等活動，通常要把奏樂、放飛信鴿或氣球等項目安排在大會開始，把演出類活動安排在講話之后進(jìn)行；大會議程確定后，普通不要變動。但在擬訂時應(yīng)考慮到領(lǐng)導(dǎo)或其它賓客到時不能到會應(yīng)變方法。第102頁擬訂會議日程表1月5日，環(huán)球集團(tuán)企業(yè)將召開一次銷售經(jīng)驗交流會，會議主題是“產(chǎn)品銷售經(jīng)驗交流，深入拓展市場”。與會各分企業(yè)銷售經(jīng)理將在會上交流各自銷售經(jīng)驗，并確定一系列銷售策略。會議時間為一天，早晨安排余總經(jīng)剪講話，各分企業(yè)經(jīng)剪講話；下午進(jìn)行討論，余總經(jīng)理最終

52、作總結(jié)。你是環(huán)球集團(tuán)企業(yè)秘書李月明，請依據(jù)會議內(nèi)容擬訂出一份會議日程表。第103頁擬訂會議日程表步驟基本操作步驟掌握會議日程表基本格式確定會議詳細(xì)安排擬訂會議日程表第104頁擬訂會議日程表步驟步聚1 掌握會議日程表基本格式會議日程表包含時間、地點、內(nèi)容三個部分，普通采取簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在天天早晨、下午、晚上三個單元里，將會議議題詳細(xì)化。步驟2 確定會議詳細(xì)安排明確此次會議在一天內(nèi)詳細(xì)安排，早晨安排余總經(jīng)剪講話，各分企業(yè)經(jīng)剪講話；下午進(jìn)行討論，余總經(jīng)理最終作總結(jié)。尤其提醒：會議日程安排必須與會議議程安排相一致。第105頁擬訂會議日程表步驟步驟3 擬訂會議日程表 環(huán)球集團(tuán)企業(yè)

53、銷售經(jīng)驗交流會日程表尤其提醒：表中備注主要是對需要說明情況加以說明；會議日程在時間、地點、人員等問題上，如碰到一些改變，可對應(yīng)調(diào)整；會議日程表制訂后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。第106頁擬訂會議日程表訓(xùn)練一華夏集團(tuán)企業(yè)將召開新產(chǎn)品展示會，會議安排在3月11日、12日兩天。會議時間確定在天天早晨、下午兩個時段里，主要內(nèi)容是介紹企業(yè)和企業(yè)產(chǎn)品和新產(chǎn)品演示。企業(yè)秘書鄒林負(fù)責(zé)安排這次展示會日程，經(jīng)仔細(xì)考慮，他以為會議內(nèi)容并不多，兩天能夠安排相同內(nèi)容，早晨先介紹企業(yè)和企業(yè)產(chǎn)品，播放相關(guān)錄像，然后由企業(yè)技術(shù)研發(fā)部介紹新產(chǎn)品，下午進(jìn)行新產(chǎn)品演示。請擬訂出企業(yè)新產(chǎn)品展示會日程安排。第107頁擬訂會議日程表步

54、驟基本操作步驟掌握會議日程表基本格式確定會議詳細(xì)安排擬訂會議日程表第108頁擬訂會議日程表方案一尤其提醒：會議日程表 華夏集團(tuán)企業(yè)新產(chǎn)品展示會日程表第109頁擬訂會議日程表訓(xùn)練二環(huán)球集團(tuán)企業(yè)將召開各分企業(yè)銷售情況匯報會，匯報總結(jié)各分企業(yè)近期銷售情況，分析產(chǎn)品滯銷原因，商討應(yīng)對方法，確定下一步銷售策略。會期為一天，安排在早晨、下午、晚上三個時段，早晨、下午分別有10min會間休息，中午午餐及午休共兩小時，晚餐一個小時。你是環(huán)球企業(yè)秘書艾琳，請確定會議議題，并設(shè)計成詳細(xì)會議日程表。第110頁擬訂會議日程表步驟基本操作步驟掌握會議日程表基本格式確定會議詳細(xì)安排擬訂會議日程表第111頁擬訂會議日程表步

55、驟尤其提醒：會議日程表 環(huán)球集團(tuán)企業(yè)銷售情況匯報會日程表第112頁選擇會議地址金葉廣告企業(yè)受環(huán)球集團(tuán)企業(yè)委托，為其策劃做一大型廣告。3月25日，該廣告企業(yè)將與環(huán)球企業(yè)舉行一次小型洽談會，由企業(yè)策劃部李經(jīng)理、文案策劃小劉和小葉與環(huán)球企業(yè)總經(jīng)理及行政部、公關(guān)部和銷售部三個部門主管討論廣告策劃方案，并在會上展示方案視聽材料?，F(xiàn)在有三個地方能夠作為這次會議會址，一是企業(yè)會議室，二是一家鄰近環(huán)球企業(yè)而且有會議設(shè)備飯店，三是環(huán)球企業(yè)會議室。你是廣告企業(yè)秘書汪洋，請問：該會議地址應(yīng)選擇在哪里為好?第113頁選擇會議地址步驟基本操作步驟考慮交通是否便利考慮會場大小考慮場地設(shè)備配置考慮會場有沒有外界干擾考慮有沒

56、有停車場所考慮場地租借成本確定恰當(dāng)會議地址第114頁選擇會議地址步驟步驟1 考慮交通是否便利飯店是三個備選會址里交通最便利地方，便于環(huán)球企業(yè)和廣告企業(yè)與會人員前往。為了表示對客戶尊重，能夠選擇飯店或環(huán)球企業(yè)會議室。尤其提醒：大城市中心地段比較適合大多數(shù)與會者，而且交通比較方便，不過租借成本較高。步驟2 考慮會場大小參加會議一共是7人，會場不宜太大，可選擇一個小型會議室。尤其提醒：普通來說，每人平都有2-3m2比較適宜；同時應(yīng)考慮會議時間長短，假如會議時間較長，能夠選擇略大一些場地。第115頁選擇會議地址步驟步驟3 考慮場地設(shè)備配置備選三個會議室都有以下設(shè)備：會議桌、椅子等家俱，有空調(diào)并確保能正

57、常運作，照明光線明暗適度，要有麥克風(fēng)、擴(kuò)音、錄音等音響設(shè)備。另外，它們都有沒有演示板、電子白板、計算機(jī)、投影儀等設(shè)備，能夠用來展示廣告策劃方案視聽材料，都符合會議對設(shè)備要求。尤其提醒：會議桌最好大一點兒，椅子要舒適，燈光不宜太強(qiáng)，要給人以柔和、平靜感覺，室內(nèi)溫度冷熱、通風(fēng)好壞都會對與會者情緒和實際適當(dāng)效率組成影響。第116頁選擇會議地址步驟步驟4 考慮會場有沒有外界干擾三個備選會址環(huán)境平靜基本能夠確保。尤其提醒：普通來說，會場應(yīng)盡可能避開鬧市區(qū)，場地不受外界干擾；外界干擾也包含室外各種噪聲，打進(jìn)會場電話、呼機(jī)，以及訪客參觀等；必要時，能夠在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”牌子，并要求關(guān)閉全

58、部手機(jī)、尋呼機(jī)；會場內(nèi)部也應(yīng)有良好隔音設(shè)備。步驟5 考慮有沒有停車場所三個地點都有汽車、摩托車、單車停放處。第117頁選擇會議地址步驟步驟6 考慮場地租借成本從場地租借成本看，租借飯店會議室成本高，而選擇洽談雙方會議室就沒有租借成本。步驟7 確定恰當(dāng)會議地址綜合考慮以上6個原因，最終選定環(huán)球企業(yè)小型會議室。尤其提醒：會址確定之后，還要在正式開會之前到會場檢驗，確保會議效果。第118頁選擇會議地址訓(xùn)練一陽光軟件企業(yè)將設(shè)計開發(fā)幾款游戲軟件，為此，企業(yè)將舉行為期四天研究和開發(fā)會議。企業(yè)設(shè)計部主要設(shè)計人員大約6人將參加這次封閉開發(fā)會議。你作為企業(yè)秘書，請考慮選擇一個適當(dāng)會議地點。第119頁選擇會議地址

59、步驟基本操作步驟考慮交通是否便利考慮會場大小考慮場地設(shè)備配置考慮會場有沒有外界干擾考慮有沒有停車場所考慮場地租借成本確定恰當(dāng)會議地址第120頁選擇會議地址方案一尤其提醒：這類會議需要有利于沉思默想、靈感涌現(xiàn)環(huán)境。所以要盡可能避開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。必要時能夠在場外懸掛“請勿打攪”之類警示牌子，并要求關(guān)閉全部手機(jī)、呼機(jī)。會場內(nèi)部也應(yīng)含有良好隔音設(shè)備，以確保會議能在平靜環(huán)境中順利進(jìn)行。場地要有良好設(shè)備配置。桌椅家俱、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡可能齊全，同時應(yīng)依據(jù)軟件開發(fā)會議需要檢驗有沒有需要租用特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、投影儀、計算機(jī)、話筒等。第121頁選擇會

60、議地址訓(xùn)練二環(huán)球集團(tuán)企業(yè)將召開高層管理人員會議，總企業(yè)各部門經(jīng)理和來自全國各地各分企業(yè)總經(jīng)理共25人參加會議，會期兩天。請問：假如你是環(huán)球集團(tuán)企業(yè)秘書，你該怎樣選擇會議地址?第122頁選擇會議地址步驟基本操作步驟考慮交通是否便利考慮會場大小考慮場地設(shè)備配置考慮會場有沒有外界干擾考慮有沒有停車場所考慮場地租借成本確定恰當(dāng)會議地址第123頁選擇會議地址方案二尤其提醒：超出一天會議，會場要盡可能離與會者住所近一點。因為與會者來自全國各地，會議還要安排住宿，會議場所應(yīng)該同時含有開會和住宿設(shè)施，含有開會、用餐、通訊、衛(wèi)生等條件，所以最好選擇能安排會議服務(wù)酒店。要考慮財務(wù)預(yù)算，租借成本要合理。第124頁做