辦公室工作目標管理標準

1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET. 第五章辦辦公室工工作目標標管理標標準第一節(jié)辦辦公室目目標管理理概述一、目標管管理的內(nèi)內(nèi)涵tc 一、目目標管理理的內(nèi)涵涵1.“目標標管理”的起源源tc 1.“目標管管理”的起源源“目標管理理”這一名名稱，最最初是美美國著名名管理學學家杜拉拉克提出出的。他他在19954年年發(fā)表的的管理理的實踐踐一書書中指出出：一個個組織的的目的和和任務(wù)，必必須轉(zhuǎn)化化為目標標。如果果某領(lǐng)域域沒有特特定的目目標，則則該領(lǐng)域域就會被被忽視；如果沒沒有一定定目標作作為個人人的工作作指

2、導，則則組織規(guī)規(guī)模越大大，人員員越多，發(fā)發(fā)生沖突突并浪費費資源的的可能性性就越大大；應(yīng)當當通過目目標來衡衡量每個個人的貢貢獻大小小，以此此來保證證組織總總目標的的實現(xiàn)；而只有有讓員工工自己來來制定符符合總目目標的個個人目標標，總目目標的實實現(xiàn)才更更有把握握。杜拉克的上上述思想想在美國國企業(yè)界界產(chǎn)生了了巨大的的影響。目目標管理理作為一一種新的的管理方方式迅速速受到美美國工業(yè)業(yè)、金融融、公用用事業(yè)組組織的歡歡迎，以以后又傳傳到西歐歐和日本本。200世紀800年代又又傳入我我國，成成為我國國在管理理現(xiàn)代化化熱潮中中普遍推推廣的現(xiàn)現(xiàn)代方法法之一。辦辦公室管管理中也也開始引引入這一一概念，以以工作的的最

3、后結(jié)結(jié)果好壞壞來評估估人員的的工作能能力。2.目標管管理的特特點tc 2.目標標管理的的特點目標管理首首先是一一種管理理思想，它它有兩個個顯著特特點。(1)目標標管理強強調(diào)組織織計劃的的系統(tǒng)性性計劃是一種種觀念，是是有待于于實現(xiàn)的的行動。組組織在制制定計劃劃時，必必須考慮慮到內(nèi)部部各環(huán)節(jié)節(jié)、各部部門、各各層次、各各發(fā)展階階段可能能出現(xiàn)的的情況。這這些環(huán)節(jié)節(jié)、部門門、層次次、階段段之間客客觀上存存在一定定的邏輯輯聯(lián)系。然然而在組組織活動動開始之之前，這這些聯(lián)系系是不明明顯的。組組織規(guī)模模越大，層層次越多多，計劃劃期越長長，各級級管理人人員對這這些聯(lián)系系的理解解差距就就越大。例例如某車車間對于于完

4、成自自己任務(wù)務(wù)意義的的理解，就就可能停停留在承承包義務(wù)務(wù)權(quán)利的的兌現(xiàn)上上，而廠廠領(lǐng)導則則考慮該該車間若若完不成成生產(chǎn)任任務(wù)可能能給全廠廠帶來影影響。顯然，應(yīng)該該通過組組織計劃劃的系統(tǒng)統(tǒng)性來保保證組織織活動內(nèi)內(nèi)部的邏邏輯聯(lián)系系。當組組織結(jié)構(gòu)構(gòu)比較簡簡單時，計計劃的系系統(tǒng)要求求并不高高；而當當組織結(jié)結(jié)構(gòu)復雜雜時，內(nèi)內(nèi)部各部部分就易易產(chǎn)生沖沖突，因因而更需需要事前前計劃的的系統(tǒng)考考慮。每每個人的的目標必必須符合合他所在在工作團團體的目目標，每每個工作作團體的的目標必必須符合合組織的的總目標標。目標標管理對對組織內(nèi)內(nèi)部目標標體系的的制定要要求，能能保證組組織計劃劃的系統(tǒng)統(tǒng)性。目標管理的的這個特特點，人

5、人們是很很容易理理解的。事事實上，人人們歷來來重視目目標的作作用，大大多也基基于這方方面認識識。例如如企業(yè)生生產(chǎn)中的的指標分分解，軍軍隊中下下軍令狀狀等，都都是強調(diào)調(diào)要把總總目標分分解為各各種局部部目標，在在確定這這些局部部目標互互不沖突突后，便便著力于于這些局局部目標標的實現(xiàn)現(xiàn)。正因因為如此此，當目目標管理理傳入我我國后，不不少企業(yè)業(yè)仍沿襲襲以前的的思維習習慣，把把系統(tǒng)地地制定計計劃、層層層分解解落實、督督促落實實的做法法，稱為為“目標管管理?！?2)目標標管理強強調(diào)目標標制定過過程本身身的激勵勵性在實施目標標管理過過程中，有有些企業(yè)業(yè)僅僅強強調(diào)其系系統(tǒng)性，因因而收效效不大，下下級對上上級“

6、分解”下來的的目標不不感興趣趣，缺乏乏熱情，其其原因就就在于這這些企業(yè)業(yè)的管理理者忽視視了目標標管理的的這一內(nèi)內(nèi)涵。在杜拉克提提出目標標管理思思想的220世紀紀50年代代的美國國，管理理界早已已風靡過過以人本本主義為為哲學基基礎(chǔ)的激激勵論。從從梅奧的的霍桑試試驗到馬馬斯洛的的需要層層次論，到到麥格雷雷戈提出出的Y理論，都都認為組組織成員員的工作作熱情是是可以激激發(fā)的，建建立在對對工作本本身理解解的基礎(chǔ)礎(chǔ)上熱情情要勝于于由金錢錢刺激出出來的干干勁。以以后出現(xiàn)現(xiàn)的期望望理論更更是認為為：人的的積極性性來自于于他對目目標價值值的認同同和對該該目標實實現(xiàn)可能能性的估估計。杜杜拉克的的“讓員工工自己制制

7、定目標標來保證證總目標標實現(xiàn)”的思想想，就是是上世紀紀50年代代上述管管理新思思潮的反反映。因因此，行行為激勵勵性是目目標管理理又一個個不容忽忽視的特特點。個體對組織織目標的的認同，取取決于個個體對組組織目標標的理解解，而理理解組織織目標的的最有效效的方法法，莫過過于讓個個體參與與組織目目標的制制定過程程。這種種參與過過程，極極易使個個體認識識組織目目標的內(nèi)內(nèi)容和實實現(xiàn)目標標的意義義，認識識自己在在實現(xiàn)目目標過程程中的地地位和責責任，從從而產(chǎn)生生很大的的工作熱熱情。目目標管理理強調(diào)上上下一起起制定目目標，就就是為了了使所制制定的組組織目標標同時在在某種意意義上也也是各個個體的目目標。總之，系統(tǒng)

8、統(tǒng)性和激激勵性是是目標管管理的兩兩大特點點，缺一一不可。忽忽視激勵勵性，就就可能出出現(xiàn)自上上而下層層層壓目目標的命命令式管管理；忽忽視系統(tǒng)統(tǒng)性，就就會重犯犯早期人人際關(guān)系系學派的的錯誤，即即重情感感而輕理理性，忽忽視組織織制度的的強制作作用。二、目標管管理的過過程tc 二、目目標管理理的過程程目標管理的的定義、特特點、表表述是很很簡潔的的。實施施起來很很費時間間，是指指要把系系統(tǒng)性和和激勵性性統(tǒng)一起起來實非非易事?？煽梢哉f，一一部管理理思想發(fā)發(fā)展史，就就是科學學、理性性和人本本、情感感對立統(tǒng)統(tǒng)一的歷歷史。目目標管理理的具體體做法形形式不一一，一般般來說，可可分為三三個階段段，即目目標的制制定、

9、實實施、評評價。1.目標制制定階段段tc 1.目標制制定階段段這是整個目目標管理理中最重重要的階階段。所所謂目標標體系，所所謂參與與過程，都都與這個個階段的的工作質(zhì)質(zhì)量有關(guān)關(guān)。這個個階段的的工作內(nèi)內(nèi)容如下下：(1)高層層管理者者確定初初步目標標凡事總要有有個起點點。高層層領(lǐng)導由由于所處處的地位位，對環(huán)環(huán)境條件件和組織織性質(zhì)認認識要比比組織中中其他成成員來得得深刻，因因而更有有可能提提出關(guān)于于組織長長遠發(fā)展展的看法法。這些些看法可可以具體體，也可可以籠統(tǒng)統(tǒng)，但肯肯定是初初步的。指指望基層層成員一一下子提提出組織織的長遠遠目標固固然不現(xiàn)現(xiàn)實，而而高層領(lǐng)領(lǐng)導徑直直提出不不容討論論的目標標計劃，也也就

10、不是是目標管管理了。(2)明確確組織內(nèi)內(nèi)部各部部分的作作用一般來講，組組織在建建立之際際，其成成員就已已明確了了各自的的地位和和作用。然然而，隨隨著組織織內(nèi)外環(huán)環(huán)境和目目標任務(wù)務(wù)的變化化，成員員的相互互關(guān)系也也應(yīng)適當當調(diào)整。而而在目標標管理開開始時，目目標體系系的制定定就為調(diào)調(diào)整成員員關(guān)系提提供了契契機。目目標要通通過人來來落實，而而對于分分目標之之間的關(guān)關(guān)系，則則是組織織中兩個個成員(或兩個個工作團團體)之間的的關(guān)系，因因此目標標體系要要通過組組織結(jié)構(gòu)構(gòu)來落實實。在討討論組織織目標體體系的同同時，要要重新審審視并適適當調(diào)整整組織中中的人事事結(jié)構(gòu)，這這是落實實目標體體系的組組織保證證。(3)明

11、確確各下屬屬的分目目標組織管理者者在提出出初步目目標以后后，要發(fā)發(fā)動全體體成員討討論這個個總目標標，在討討論中要要求大家家提問：這個總總目標與與自己有有什么關(guān)關(guān)系?為了實實現(xiàn)這個個總目標標，自己己應(yīng)做些些什么?在討論論基礎(chǔ)上上，各成成員提出出自己的的打算，然然后按組組織各部部門和各各層次，分分別提出出自己的的分目標標。在這這個過程程中，高高層管理理者可以以得到有有關(guān)總目目標和有有關(guān)組織織結(jié)構(gòu)以以及下屬屬對總目目標態(tài)度度的許多多有益啟啟示。以上三個過過程，從從敘述上上講有先先后，實實際執(zhí)行行中是反反復循環(huán)環(huán)相互促促進的。第第一過程程是自上上而下，第第二、三三過程是是自下而而上，在在上下反反復中，

12、高高層領(lǐng)導導日益了了解了原原定目標標的關(guān)鍵鍵點和局局限性，下下屬也逐逐漸了解解了上層層的意圖圖和自己己的責任任。第二二過程是是從功能能考慮結(jié)結(jié)構(gòu)，第第三過程程是從結(jié)結(jié)構(gòu)考慮慮功能，在在左右反反復中，目目標體系系和組織織結(jié)構(gòu)逐逐步調(diào)整整和配合合，融合合為一體體。這樣樣，上下下左右的的多次反反復，就就能保證證目標管管理的系系統(tǒng)性和和行為激激勵性。2.目標實實施階段段tc 2.目標實實施階段段這個階段同同樣要體體現(xiàn)出目目標管理理的兩特特點。為為此，在在整個實實施階段段，高層層領(lǐng)導者者既要給給下屬一一定的指指導和監(jiān)監(jiān)督，又又要注意意放手讓讓下屬自自己去干干。具體體說，應(yīng)應(yīng)該做到到：(1)給下下屬相應(yīng)應(yīng)

13、的權(quán)限限和工作作條件根據(jù)各分目目標的要要求，給給下屬相相應(yīng)的權(quán)權(quán)限和工工作條件件，使下下屬能夠夠獨立自自主地實實現(xiàn)自己己的目標標。下屬沒有想想到或考考慮不周周的，領(lǐng)領(lǐng)導應(yīng)給給予一定定的指導導和幫助助。領(lǐng)導導不應(yīng)包包辦代替替下屬的的目標實實施，但但如果對對下屬的的工作不不聞不問問，則可可能會出出現(xiàn)下屬屬束手無無策，最最后影響響全局的的尷尬局局面。(2)制定定并嚴格格執(zhí)行既既定的目目標作業(yè)業(yè)計劃作業(yè)計劃越越細，措措施越具具體，實實施過程程就越順順利。若若需要對對作業(yè)計計劃作調(diào)調(diào)整，則則應(yīng)通過過上一級級的領(lǐng)導導者來進進行，以以便及時時調(diào)整各各相鄰分分目標的的實施計計劃。3.目標的的考核評評價tc 3

14、.目標標的考核核評價目標實施的的結(jié)束不不是目標標管理的的結(jié)束。為為了體現(xiàn)現(xiàn)目標的的行為激激勵性，還還應(yīng)根據(jù)據(jù)目標實實施結(jié)果果對各成成員進行行評價。心心理學的的研究指指出了“強化”的作用用，人為為地加強強某個刺刺激和反反應(yīng)的聯(lián)聯(lián)系，可可以鞏固固某種行行為。而而強化的的原則之之一就是是及時反反饋。一一旦有機機體作出出反應(yīng)而而沒有及及時給予予鼓勵，以以后在相相同條件件下就難難以作出出相同的的反應(yīng)。在在目標管管理中，組組織管理理者應(yīng)及及時根據(jù)據(jù)各下屬屬完成目目標的實實際情況況，給下下屬相應(yīng)應(yīng)的工作作評價，并并給予相相應(yīng)的物物質(zhì)和精精神鼓勵勵。在目目標評價價考核中中，應(yīng)注注意以下下兩點：(1)引導導下屬

15、自自己認識識分目標標對總目目標的意意義有的領(lǐng)導者者滿足于于下屬在在完成任任務(wù)后所所能取得得的報酬酬，而忽忽視了通通過評價價來進一一步激發(fā)發(fā)下屬的的組織目目標認同同感和工工作自豪豪感。(2)一定定要根據(jù)據(jù)目標成成果，而而不是根根據(jù)過程程來進行行評價有些領(lǐng)導者者往往有有“某某人人很辛苦苦，沒有有功勞也也有苦勞勞”的想法法。在評評價考核核時不顧顧下屬的的實際貢貢獻，因因而傷害害了部分分人的積積極性。誠誠然，實實際工作作中確實實會有人人雖然很很辛苦但但成果不不大，有有人功勞勞很大但但苦勞很很小的現(xiàn)現(xiàn)象。對對此，如如果是下下屬的工工作方法法和能力力差異造造成的，領(lǐng)領(lǐng)導者應(yīng)應(yīng)視其為為正常；如果是是某些先先

16、天條件件差別或或事先考考慮不周周，則反反映了目目標制定定階段的的缺陷，應(yīng)應(yīng)在下一一輪目標標管理中中給予考考慮。但但無論如如何，這這個階段段的考核核評價依依據(jù)只能能是目標標的實施施結(jié)果，而而不是努努力程度度。三、目標管管理的優(yōu)優(yōu)、缺點點tc 三、目目標管理理的優(yōu)、缺缺點1.優(yōu)點tc 1.優(yōu)優(yōu)點目標管理方方式如果果實施得得當，將將為辦公公室管理理帶來生生機和活活力，穩(wěn)穩(wěn)定與效效率，其其可能的的現(xiàn)實作作用在于于：(1)直接接提高和和加強辦辦公室工工作的系系統(tǒng)性、規(guī)規(guī)劃性、目目的性和和周期性性，減少少曲折和和虛耗，使使辦公室室工作有有的放矢矢，使辦辦公室成成員心中中有數(shù)，增增強組織織工作的的節(jié)奏。(2

17、)增進進辦公室室人員之之間的關(guān)關(guān)系及信信息、感感情溝通通，加強強企業(yè)內(nèi)內(nèi)部的協(xié)協(xié)調(diào)與合合作，減減少部門門和人際際之間的的摩擦，改改善企業(yè)業(yè)氣氛，在在完成個個體目標標的基礎(chǔ)礎(chǔ)上完成成群體乃乃至整個個組織的的總目標標，實現(xiàn)現(xiàn)分工的的功效。(3)克服服集權(quán)管管理的弊弊端，發(fā)發(fā)揮分權(quán)權(quán)管理的的長處，以以提高企企業(yè)成員員的工作作興趣和和工作自自覺性、積積極性、加加強其責責任感和和榮譽感感，激發(fā)發(fā)其工作作動機和和工作意意愿，并并以此減減輕上級級領(lǐng)導事事無巨細細、親自自過問的的工作負負擔，收收事半功功倍的功功效，進進而培養(yǎng)養(yǎng)各級人人員的才才干和對對組織的的忠誠。(4)由于于目標管管理往往往是一個個連續(xù)不不斷

18、的過過程，上上一期目目標的完完成常常常導致下下一期目目標的建建立，又又由于目目標管理理必須定定期進行行分析和和評價，所所以，目目標管理理又常常常成為組組織變革革與發(fā)展展的重要要概念和和手段。2.缺點tc 2.缺缺點目標管理雖雖然具備備上述優(yōu)優(yōu)點，其其理論概概念也不不復雜，任任何管理理者稍加加學習就就可以理理解。但但作為一一種具體體的管理理方式，要要使之行行之有效效卻并不不那么簡簡單。其其中的障障礙主要要集中在在兩個方方面：(1)要使使組織成成員普遍遍自覺地地承擔某某種確切切的責任任和任務(wù)務(wù)常常是是困難的的，而建建立在自自覺性和和使命感感基礎(chǔ)之之上的自自我控制制是目標標管理的的基礎(chǔ)之之一。(2)

19、作為為“上級”的不同同層級的的管理人人員經(jīng)常常不習慣慣或不能能容忍“下級”的參與與和自主主性，往往往會情情不自禁禁地采用用傳統(tǒng)的的下達指指示和發(fā)發(fā)號施令令的管理理方法，忽忽視制定定目標過過程的共共同性質(zhì)質(zhì)，同時時缺乏技技巧，以以致管理理過程受受阻。因此，實際際上，組組織要實實現(xiàn)目標標管理的的方法，還還必須花花費相當當多的時時間來求求得全體體組織成成員的理理解與合合作。之之后，才才能制定定和實施施具體的的管理過過程，才才有可能能使目標標管理行行之有效效。第二節(jié)辦辦公室工工作計劃劃制定一、辦公室室工作計計劃的內(nèi)內(nèi)涵tc 一、辦辦公室工工作計劃劃的內(nèi)涵涵1.辦公室室計劃工工作的重重要性tc 1.辦辦

20、公室計計劃工作作的重要要性一般而言，訂訂立計劃劃是為了了確立人人與整個個環(huán)境之之間的持持續(xù)協(xié)調(diào)調(diào)。制定定辦公室室工作計計劃既要要考慮工工作的具具體完成成步驟，同同時，辦辦公室作作為一個個組織的的運作中中心，還還需要不不斷協(xié)調(diào)調(diào)組織開開展的每每一項具具體工作作。換句句話說，辦辦公室工工作是組組織運行行不間斷斷的潤滑滑劑，合合理規(guī)劃劃辦公室室工作極極為重要要，具體體來說，其其重要性性有：(1)提供供方向未來的不確確定性和和環(huán)境的的變化使使行動有有如大海海航行，要要時刻保保持正確確的航向向，明白白現(xiàn)在的的位置和和處境，以以免在一一連串的的變化和和繁雜的的事務(wù)中中迷失方方向。不不論情況況發(fā)生了了怎樣的

21、的變化，都都要把主主要的注注意力集集中在目目標上。計計劃就是是使所有有的行動動保持同同一方向向，促使使目標實實現(xiàn)。(2)力求求經(jīng)濟合合理實現(xiàn)目標有有許多途途徑，需需要選擇擇盡可能能好的方方法，以以最低的的費用取取得預(yù)期期的成果果，保持持較高的的效率，避避免不必必要的損損失。計計劃強調(diào)調(diào)協(xié)調(diào)，強強調(diào)節(jié)約約，其重重大安排排都經(jīng)過過經(jīng)濟和和技術(shù)可可行性分分析，可可以使付付出的代代價盡可可能合算算。(3)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)機會與與危險未來的不肯肯定性不不可能完完全消除除，但應(yīng)應(yīng)力求把把它縮小小到最低低限度，這這樣就能能及時預(yù)預(yù)見危險險，也能能及時發(fā)發(fā)現(xiàn)機會會，早作作準備，應(yīng)應(yīng)付萬一一?！胺彩骂A(yù)預(yù)則立，不不預(yù)則廢廢

22、”。(4)統(tǒng)一一工作標標準所有的部分分都在為為一個目目標工作作，需要要用計劃劃保持其其協(xié)調(diào)，以以統(tǒng)一的的衡量尺尺度為進進行控制制開道。2.計劃的的內(nèi)容tc 2.計計劃的內(nèi)內(nèi)容為了把決策策付諸實實施，預(yù)預(yù)先進行行的行動動安排就就是計劃劃，它包包括對事事項的敘敘述、目目標和指指標的排排列、所所采取手手段的選選擇，以以及進度度的規(guī)定定等等。它它是一項項基本的的管理活活動。計劃的內(nèi)容容常用六六個“W”來表示示：Why為什么么做?原因與與目的。What做什什么?活動與與內(nèi)容。Who誰去做做?Wheree在什什么地方方做?地點。When在什什么時間間做?時間。How怎樣做做?手段和和安排。計劃的內(nèi)容容進一

23、步步可作以以下具體體描述：(1)目的的或宗旨旨基本職職能和根根本意圖圖目的或宗旨旨指明任任何一個個辦公室室工作所所應(yīng)起的的作用及及所處的的地位。通通常，高高一級的的、宏觀觀的目的的或宗旨旨不如低低一級的的、微觀觀的具體體，但是是它容納納面寬廣廣深刻，支支配著低低一級目目的或宗宗旨。(2)戰(zhàn)略略或策略略活動方方向和資資源部署署的總綱綱戰(zhàn)略或策略略指明組組織為實實現(xiàn)自己己的目標標而確定定的主攻攻位置，所所擁有的的人力、物物力、財財力部署署的基本本依據(jù)。例例如福特特汽車公公司早期期決定向向市場投投入廉價價的標準準化的汽汽車，它它的經(jīng)營營策略就就是盡量量降低生生產(chǎn)成本本，采用用大批量量生產(chǎn)的的裝配線線

24、；產(chǎn)品品標準化化、規(guī)格格化，實實現(xiàn)零件件可互換換；組織織龐大的的銷售網(wǎng)網(wǎng)。(3)政策策為組織織活動建建立的一一般指南南政策指明組組織的活活動方針針和范圍圍，鼓勵勵什么和和限制什什么，以以保證行行動同目目標一致致。(4)程序序和規(guī)則則處理問問題的例例行方法法和步驟驟程序是有一一定順序序的先后后安排，它它是辦事事細則，是是執(zhí)行政政策的實實施方法法。程序序可以是是一系列列規(guī)則的的組合，規(guī)規(guī)則往往往指在一一定情況況下采取取或不采采取某個個行動。(5)預(yù)算算資金和和利潤的的預(yù)期報報告預(yù)算是一種種數(shù)量化化的財政政計劃，也也是一種種重要的的控制手手段。(6)規(guī)劃劃為達到到目標所所必需的的戰(zhàn)略、政政策、程程序

25、、規(guī)規(guī)則、任任務(wù)委派派、實行行步驟、使使用的資資源等的的綜合性性藍圖規(guī)劃可以派派生出進進度計劃劃，其期期限更短短，內(nèi)容容更具體體，按年年、季、月月、周、日日確定各各項任務(wù)務(wù)執(zhí)行的的時間、執(zhí)執(zhí)行者、保保證措施施。tc 二、辦公室室工作計計劃的類類型tc 二、辦辦公室工工作計劃劃的類型型按不同的分分類標準準，計劃劃可以有有不同的的分類。1.計劃可可以分為為傳統(tǒng)計計劃和現(xiàn)現(xiàn)代計劃劃兩種tc 1.計計劃可以以分為傳傳統(tǒng)計劃劃和現(xiàn)代代計劃兩兩種傳統(tǒng)的計劃劃已經(jīng)積積累了多多年的經(jīng)經(jīng)驗，例例如根據(jù)據(jù)以往各各項定額額推算有有關(guān)部門門和方面面的發(fā)展展指標(定額法法)；根據(jù)據(jù)過去在在不同部部門或過過程間長長期存在

26、在的穩(wěn)定定比例確確定有關(guān)關(guān)指標(比例法法)；在一一定條件件下對比比不同部部門和地地區(qū)的計計劃水平平(比較法法)；從內(nèi)內(nèi)在關(guān)系系出發(fā)考考慮各項項目標間間的相互互制約，經(jīng)經(jīng)過反復復試算求求得平衡衡(反復平平衡法)；以及及從技術(shù)術(shù)、經(jīng)濟濟和自然然因素的的影響確確定有關(guān)關(guān)的技術(shù)術(shù)經(jīng)濟計計劃(技術(shù)經(jīng)經(jīng)濟分析析)等等。這這些經(jīng)驗驗仍舊有有用，但但是現(xiàn)代代的計劃劃又有了了新的發(fā)發(fā)展?，F(xiàn)代計劃同同傳統(tǒng)計計劃的主主要不同同是：(1)傳統(tǒng)統(tǒng)計劃把把目標作作為外部部給定的的，不需需要考慮慮其價值值選擇；而現(xiàn)代代計劃不不局限于于由外部部給定價價值和目目標，它它本身也也考慮這這些前提提。(2)傳統(tǒng)統(tǒng)計劃一一般受外外部權(quán)

27、限限所決定定的政策策支配；而現(xiàn)代代計劃通通過自我我調(diào)整、自自我適應(yīng)應(yīng)的不斷斷變化同同外部政政策相配配合。(3)傳統(tǒng)統(tǒng)計劃一一般以手手段為重重點；而而現(xiàn)代計計劃不墨墨守成規(guī)規(guī)，它重重視創(chuàng)新新，在“發(fā)明”或創(chuàng)造造未來中中進行設(shè)設(shè)計。(4)傳統(tǒng)統(tǒng)計劃依依靠直觀觀經(jīng)驗；而現(xiàn)代代計劃把把全局作作為系統(tǒng)統(tǒng)對象，采采用各種種合理化化和綜合合平衡的的方法。2.根據(jù)計計劃的性性質(zhì)又可可以作不不同的分分類tc 2.根據(jù)據(jù)計劃的的性質(zhì)又又可以作作不同的的分類其具體形式式視決策策的確定定型或非非確定型型而有所所不同。越越是高層層，其不不確定性性越多。定定型決策策所涉及及的是反反復發(fā)生生多次、結(jié)結(jié)構(gòu)明確確的同類類問題，

28、它它是具有有重復和和常規(guī)性性質(zhì)的決決策。對對這種決決策要做做什么、怎怎樣做、需需要什么么資源等等問題，人人們的理理解是一一致的，可可以依賴賴可靠的的模型，過過去有過過成功的的經(jīng)驗，對對將來也也有很大大的把握握。不定定型決策策所涉及及的問題題是沒有有先例的的、新穎穎的，其其結(jié)構(gòu)既既復雜又又不明確確，沒有有現(xiàn)成的的方法和和程序，因因此每次次都要把把問題綜綜合成信信息加以以處理，再再作決策策，它的的不確定定性程度度很高，而而且往往往要付出出相當代代價去探探索?，F(xiàn)現(xiàn)代計劃劃常使用用的幾種種基本方方法：運運籌學方方法、投投入產(chǎn)出出分析、經(jīng)經(jīng)濟計量量模型、系系統(tǒng)動力力學。它它基本上上是適應(yīng)應(yīng)程序化化決策的

29、的，對于于非程序序化決策策，必須須結(jié)合其其他探索索式問題題解決方方法進行行。3.按時間間序列劃劃分tc 3.按時時間序列列劃分計劃是對未未來發(fā)展展的設(shè)想想，它需需要對一一定時期期的工作作人員作作出具體體安排。按按照時間間序列，辦辦公室工工作計劃劃可以分分為長期期計劃、中中期計劃劃、短期期計劃三三種類型型。長期期計劃的的制定與與組織整整體發(fā)展展目標相相適應(yīng)；中期計計劃的制制定與組組織發(fā)展展的階段段性目標標相適應(yīng)應(yīng)；短期期計劃的的制定則則與組織織中具體體項目工工作安排排相適應(yīng)應(yīng)。4.從計劃劃的操作作角度劃劃分tc 4.從計計劃的操操作角度度劃分從計劃的操操作角度度來看，辦辦公室工工作計劃劃又可以以

30、分為戰(zhàn)戰(zhàn)略層、政政策層與與戰(zhàn)術(shù)層層三類。(1)戰(zhàn)略略層戰(zhàn)略層計劃劃它尋求求在一定定的環(huán)境境下比較較協(xié)調(diào)的的價值規(guī)規(guī)范。它它的計劃劃是為了了與環(huán)境境協(xié)調(diào)，制制定出能能使價值值系統(tǒng)發(fā)發(fā)生變化化的行動動，這相相當于提提出了整整個目的的。(2)政策策層政策層計劃劃它在戰(zhàn)戰(zhàn)略層目目標下引引出具體體目標。它它考慮在在時間和和資源可可允許的的條件下下，互有有聯(lián)系的的目標實實現(xiàn)最佳佳組合，使使資源分分配的價價值盡可可能大，它它給出了了一系列列政策。(3)戰(zhàn)術(shù)術(shù)層戰(zhàn)術(shù)層計劃劃它在實實施戰(zhàn)略略與政策策中制訂訂各種操操作的順順序和時時間安排排。它的的計劃給給出了業(yè)業(yè)務(wù)性的的活動藍藍圖。最上層控制制了下面面兩層，但但

31、也依靠靠下面兩兩層發(fā)揮揮作用；中間層層既劃出出業(yè)務(wù)的的界限，又又依靠業(yè)業(yè)務(wù)計劃劃；而基基層則有有上下兩兩層約束束，又依依賴來自自環(huán)境的的影響，其其間還有有反饋。在在戰(zhàn)略層層制定的的綜合計計劃為具具體實施施規(guī)定了了范圍，為為辦公室室工作提提供全面面的指導導?？偟牡倪^程包包含著環(huán)環(huán)境、組組織能力力和資源源、管理理的利益益和期望望，以及及社會責責任等社社會因素素的綜合合。政策策層為辦辦公室工工作提供供具體方方向，戰(zhàn)戰(zhàn)術(shù)層則則給出了了具體工工作的活活動藍圖圖，三者者與組織織環(huán)境互互相影響響，共同同完成工工作計劃劃。三、辦公室室工作計計劃的制制定步驟驟tc 三、辦辦公室工工作計劃劃的制定定步驟一個科學的

32、的、統(tǒng)一一的行政政計劃的的編制，除除了需要要有正確確的指導導方針、科科學的編編制方法法，還需需要有合合理的計計劃編制制過程。一一般地，邏邏輯上的的行政計計劃編制制過程大大致包括括以下幾幾個基本本環(huán)節(jié)：1.確定目目標tc 1.確定定目標根據(jù)所要解解決的問問題性質(zhì)質(zhì)，確定定恰當?shù)牡哪繕?，這這是編制制工作計計劃的第第一個環(huán)環(huán)節(jié)。2.調(diào)查研研究tc 2.調(diào)查查研究根據(jù)所要達達到的目目標，進進行有針針對性的的調(diào)查研研究，以以獲取有有關(guān)的、相相對充分分的資料料。3.資料分分析tc 3.資料料分析運用科學的的方法和和技術(shù)手手段，對對收集到到的資料料進行分分類、處處理，進進行資料料的分析析，以為為制定多多個計

33、劃劃方案創(chuàng)創(chuàng)造必要要的條件件。4.計劃方方案的擬擬訂和評評價tc 4.計劃劃方案的的擬訂和和評價根據(jù)計劃目目標的需需要和資資料分析析的可能能性，盡盡可能地地設(shè)計更更多的邏邏輯上可可能的行行動方案案。并運運用科學學方法評評價各個個可行方方案的優(yōu)優(yōu)劣。5.方案的的選擇tc 5.方方案的選選擇這是編制行行政計劃劃的最關(guān)關(guān)鍵的一一個環(huán)節(jié)節(jié)。在眾眾多可行行的計劃劃方案中中擇一，作作為最終終的定案案。6.方案的的實施tc 6.方方案的實實施計劃執(zhí)行過過程的反反饋和計計劃的修修正。四、辦公室室工作計計劃的期期限tc 四、辦辦公室工工作計劃劃的期限限從計劃的戰(zhàn)戰(zhàn)略角度度來說，一一項工作作計劃的的期限是是不定的

34、的，根據(jù)據(jù)組織整整體目標標發(fā)展的的階段性性，計劃劃的實施施有不同同的時間間范疇。然然而，作作為一項項具體的的操作計計劃，可可以大致致擬訂出出制定計計劃的合合適時間間及每一一時間段段的大致致范圍。在碰到問題題需要擬擬訂行動動方案的的時候，就就是應(yīng)該該擬訂計計劃的時時候。一般往往在在下列時時間階段段應(yīng)該擬擬訂計劃劃，即：每日、每每周、每每月、每每季、每每年之末末。1.每日之之末tc 1.每日日之末擬定一個要要在明天天達到的的成果和和進行的的主要活活動的簡簡要提綱綱，按重重要程度度順序排排列，把把重要項項目編上上號碼。每日之末核核查成果果并把任任何沒有有完成的的工作列列入明日日的計劃劃。(例如，你你

35、有這樣樣的經(jīng)驗驗嗎?當你晚晚上睡覺覺以前把把你明天天準備穿穿的衣服服拿出來來放好，比比起你事事先沒有有想好而而在早晨晨起床時時再想“今天我我該穿什什么”要容易易而迅速速得多)。下意識具有有我們覺覺察不到到的力量量，通過過在每日日之末計計劃明日日要完成成的工作作而學會會運用下下意識的的力量。在在每日之之末對要要在第二二天完成成的工作作寫一個個簡明的的提綱，或或者在思思想上作作一個明明確的想想象。這這將有助助于每日日醒來時時有一個個行動計計劃。2.每周之之末tc 2.每周周之末在每周的最最后一個個工作日日之末，花花幾分鐘鐘時間檢檢查一下下本周的的主要活活動，同同計劃的的成果比比較，找找出可以以改進

36、之之處，擬擬定出下下周各項項主要工工作的提提綱。擬定出下周周每一天天要達到到的一項項或多項項目標。3.每月之之末tc 3.每月月之末總結(jié)本月的的重大事事件、并并擬定出出在下月月要達到到的一些些主要目目標。下定決心在在下個月月的每一一周中要要完成的的一件重重要事情情，在下下個月結(jié)結(jié)束以前前值得完完成的四四件事。第一步是確確定要完完成什么么事。在沒有明確確要完成成什么事事以前，不不要考慮慮怎樣完完成它。4.每季之之末tc 4.每季季之末每季對季度度目標進進行計劃劃和安排排。在每每季之末末花些時時間檢查查一下本本季的成成果，并并同原來來的目標標相比較較。確定定需要采采取的補補救措施施或計劃劃中需要要

37、改變的的地方。然后，把計計劃往后后延長一一個季度度，以便便使計劃劃始終能能提前四四個季度度制定。確定下個季季度中每每個月要要完成的的一些要要點，在在包括四四個季度度的移動動平均數(shù)數(shù)的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，確確定一些些重要的的比率和和表明趨趨勢的數(shù)數(shù)字。如如果這些些比率和和數(shù)字是是在一張張圖上表表示出來來的，那那就用實實線表示示迄今為為止的實實際成果果，用虛虛線表示示計劃數(shù)數(shù)字，這這樣可以以表明一一些需要要特別予予以注意意的主要要趨勢。5.每年之之末tc 5.每年年之末在一周左右右的時間間內(nèi)，每每天花幾幾分鐘檢檢查一下下本年中中的主要要事件，分分析一下下成功或或失誤，然然后按季季度列出出以后十十二個月月中每

38、月月的主要要目標。在這樣做的的時候，要要同在今今后五年年或十年年的全面面規(guī)劃相相配合。人人們往往往先在想想象中做做什么事事，然后后才在現(xiàn)現(xiàn)實生活活中做這這些事；從絕大大多數(shù)情情況來講講，只有有先設(shè)想想，才能能在現(xiàn)實實生活中中做到。五、常用的的辦公室室工作計計劃方法法tc 五、常常用的辦辦公室工工作計劃劃方法為了編制科科學、有有效的工工作計劃劃，適應(yīng)應(yīng)不斷變變化的環(huán)環(huán)境，運運用一些些先進的的科學方方法非常常必要。下下面介紹紹幾種主主要的計計劃方法法。1.行政計計劃評審審術(shù)tc 1.行政政計劃評評審術(shù)這種方法簡簡稱PEERT技技術(shù)，是是網(wǎng)絡(luò)規(guī)規(guī)劃中的的一種方方法，主主要是利利用概率率統(tǒng)計方方法分析

39、析行政現(xiàn)現(xiàn)象，研研究如何何制定完完整切實實的計劃劃，如何何結(jié)合實實際工作作條件制制訂計劃劃的每個個作業(yè)的的起止時時間，如如何在工工作進行行當中追追蹤反饋饋，使整整個工作作在盡可可能短的的時間內(nèi)內(nèi)完成。它它適用大大型工程程和復雜雜計劃的的設(shè)計安安排。它它的基本本步驟：(1)作業(yè)業(yè)網(wǎng)圖行政計劃評評審術(shù)的的第一步步是要作作成一個個完整的的計劃。這這個計劃劃要用作作業(yè)網(wǎng)圖圖表示出出來，且且由此網(wǎng)網(wǎng)圖也可可以顯示示該計劃劃的各種種工作間間的相互互關(guān)系及及其程序序。如以以建造一一房屋為為例，其其作業(yè)程程序包括括設(shè)計、籌籌款、招招聘、購購料、興興建、調(diào)調(diào)整、完完成。在在完整的的計劃作作業(yè)網(wǎng)圖圖制作之之前，先

40、先要就各各個作業(yè)業(yè)的內(nèi)容容與程序序，制定定各個作作業(yè)表及及網(wǎng)圖55-1。(2)時間間估計作業(yè)網(wǎng)圖繪繪制以后后，就要要進而就就每項工工作或活活動需要要多少時時間加以以估計。(3)管理理圖表無論作業(yè)網(wǎng)網(wǎng)圖的繪繪制還是是工作時時間的估估計，目目的都在在于獲得得計劃管管理所需需資料。這這些資料料以計算算為主，所所得出的的均是具具體數(shù)字字。但僅僅有數(shù)字字的資料料，有時時不易了了解，有有時不便便運用，所所以進一一步把二二者結(jié)合合起來制制作管理理圖表，作作為執(zhí)行行及控制制整個工工作計劃劃的必要要手段或或工具。(4)檢查查進度計劃無論如如何嚴密密周詳，在在執(zhí)行過過程中總總不免發(fā)發(fā)生意外外或偏差差。因此此必須隨

41、隨時檢查查工作進進度，根根據(jù)工作作情況確確定與原原計劃有有無出入入，如有有出入不不能按原原定計劃劃依期完完成時，便便要采取取適當而而有效的的措施，以以求補救救。(5)資源源調(diào)配資源調(diào)配人人員將物物力、財財力等作作有效配配合。(6)人力力運用人力運用就就是將人人員作良良好安排排這種計劃方方法于119577年由美美國海軍軍部特殊殊計劃局局和民間間洛基德德公司、漢漢密爾頓頓公司合合作創(chuàng)制制出來。由由于它的的應(yīng)用，美美國于119588年9月成功功地完成成了宇宙宙飛船發(fā)發(fā)射計劃劃，較預(yù)預(yù)定時間間提早了了幾個月月，從而而使人們們認識了了它的價價值。119622年美國國政府規(guī)規(guī)定，一一切由政政府參與與開發(fā)的

42、的工程，必必須事先先提交PPERTT計劃，PPERTT已成為為美國目目前十分分盛行的的一種管管理方法法。2.關(guān)鍵路路線法tc 2.關(guān)關(guān)鍵路線線法這種方法簡簡稱CPPM，是是網(wǎng)絡(luò)規(guī)規(guī)劃技術(shù)術(shù)中的一一種方法法，它與與計劃評評審術(shù)的的區(qū)別在在于，后后者基于于概率估估算，各各項工作作之間的的邏輯關(guān)關(guān)系肯定定，作業(yè)業(yè)時間、工工作條件件都是不不確定的的，而CCPM既既考慮時時間，又又計算費費用成本本，每道道工序所所需時間間是確定定的。它它的具體體做法是是：把每每道工序序畫成圓圓圈標上上號碼，找找出起點點和終點點(第一道道工序和和最后一一道工序序)，根據(jù)據(jù)各道工工序的特特點和關(guān)關(guān)系，用用箭頭把把它們(標號的

43、的圓圈)連起來來。在箭箭頭上標標出每道道工序所所花時間間，形成成一網(wǎng)絡(luò)絡(luò)圖，找找出其中中的關(guān)鍵鍵工作、關(guān)關(guān)鍵路線線，使關(guān)關(guān)鍵路線線滿足用用時最少少、費用用最低的的要求。這這條關(guān)鍵鍵路線就就是最佳佳工作程程序的方方案。這這種方法法便于計計算，能能使復雜雜的任務(wù)務(wù)、工程程條理分分明，井井然有序序，便于于領(lǐng)導者者通觀全全局，抓抓住關(guān)鍵鍵，安排排實施。有有利于節(jié)節(jié)省人力力、物力力和財力力。3.經(jīng)濟計計量模型型方法tc 3.經(jīng)經(jīng)濟計量量模型方方法經(jīng)濟計量學學一詞是是19226年由由挪威的的RFriischh等人提提出的，它它已經(jīng)發(fā)發(fā)展成為為一種計計劃方法法，它的的大致框框圖如圖圖5-22：經(jīng)濟計量學學在

44、數(shù)理理經(jīng)濟學學基礎(chǔ)上上，結(jié)合合實際統(tǒng)統(tǒng)計資料料，運用用數(shù)理統(tǒng)統(tǒng)計方法法和經(jīng)濟濟計量技技術(shù)，對對有關(guān)變變量和模模型參數(shù)數(shù)進行估估算、檢檢驗和應(yīng)應(yīng)用。它它是經(jīng)濟濟理論、數(shù)數(shù)學和統(tǒng)統(tǒng)計學的的結(jié)合。除了宏觀國國民經(jīng)濟濟模型以以外，還還有不少少微觀模模型和專專題模型型。六、辦公室室工作計計劃的總總結(jié)tc 六、辦辦公室工工作計劃劃的總結(jié)結(jié)總結(jié)是一項項工作完完成的最最后步驟驟。其內(nèi)內(nèi)容包括括計劃實實施前、實實施中、實實施后所所有情況況的匯報報。1.實施前前tc 1.實施前前(1)問題題的提出出問題出現(xiàn)的的背景、原原因；問問題所涉涉及的人人、事；問題的的嚴重程程度等。(2)收集集材料階階段所要收集材材料的范范

45、圍、深深度狀況況；什么么類型的的數(shù)據(jù)；運用什什么樣的的方式等等。(3)計劃劃和方案案提出的各種種計劃和和方案；比較結(jié)結(jié)果；最最終要達達到的目目標。(4)預(yù)算算計劃完成的的預(yù)計費費用。2.實施中中tc 2.實施中中(1)實施施的主觀觀環(huán)境上下左右關(guān)關(guān)系是否否協(xié)調(diào)；部門之之間是否否配合；上級是是否重視視；各層層級人員員是否理理解并支支持計劃劃的總體體目標及及計劃所所要達到到的各級級目標；(2)實施施的客觀觀環(huán)境人、財、物物是否到到位；組組織氣候候是否合合適。另外，實施施中所碰碰到的各各種特殊殊困難或或者特殊殊幫助，在在總結(jié)中中都要有有所交代代。3.實施后后tc 3.實施后后計劃實施后后的結(jié)果果如何

46、；與預(yù)定定的目標標是否有有差距，如如果有，為為什么；一個完完整的總總結(jié)既是是對原來來工作的的評估，又又是為下下一步工工作提出出行動方方向。在在辦公室室管理中中，撰寫寫工作計計劃總結(jié)結(jié)是任何何一位辦辦公室人人員必不不可少的的一項工工作。七、辦公室室工作計計劃實施施準備tc 七七、辦公公室工作作計劃實實施準備備計劃實施作作為貫徹徹執(zhí)行計計劃目標標的過程程是具有有階段性性的。一一般認為為，計劃劃實施可可以分兩兩步進行行，即實實施前的的準備階階段和實實質(zhì)性的的工作階階段，每每一個大大的階段段又由若若干環(huán)節(jié)節(jié)所組成成。在每每一個工工作階段段中，都都要做好好認真的的準備。計劃實施前前的準備備階段。計計劃實

47、施施前的準準備階段段即計劃劃實施的的預(yù)備時時期，準準備工作作具體包包括以下下內(nèi)容：1.規(guī)范化化tc 1.規(guī)范化化部門不管推推行何種種計劃，首首先都有有一個規(guī)規(guī)范化的的問題。在在采取具具體措施施之前，要要檢查計計劃是否否與現(xiàn)行行的秩序序沖突。制制定計劃劃盡量符符合規(guī)范范。如果果超出規(guī)規(guī)范確屬屬必要，則則立即要要向上級級部門申申報以取取得上級級的批準準與認可可，有時時還要寫寫出可行行性論證證報告并并提請有有關(guān)機構(gòu)構(gòu)審批，不不得“先斬后后奏”。2.組織準準備tc 2.組織織準備執(zhí)行計劃之之前，要要考慮到到組織機機構(gòu)是否否完善，人人力條件件是否充充足。這這些條件件具備了了，就要要使計劃劃內(nèi)容通通過組織

48、織貫徹下下去，各各項指標標都要通通過組織織機構(gòu)落落實下去去，形成成職、責責、權(quán)、利利有機結(jié)結(jié)合的組組織系統(tǒng)統(tǒng)，并制制定必要要的規(guī)章章制度，建建立簡便便的工作作程序與與辦事制制度，以以保證在在計劃實實施過程程中組織織功能的的最好發(fā)發(fā)揮。3.思想準準備在某項決策策付諸實實施之前前，領(lǐng)導導先要心心中有數(shù)數(shù)，對各各方面有有足夠的的估計，做做到“知己知知彼、百百戰(zhàn)不殆殆”。緊接接著，計計劃必須須獲得所所有執(zhí)行行人員及及有關(guān)各各方的理理解與接接受，工工作人員員必須了了解計劃劃并決心心努力實實現(xiàn)計劃劃目標。此此外，思思想準備備還包括括很重要要一個方方面的內(nèi)內(nèi)容，那那就是所所有工作作人員的的思想動動員工作作。

49、要利利用各種種手段充充分動員員，不僅僅要使工工作人員員能理解解工作的的內(nèi)容和和意義，而而且要設(shè)設(shè)法將其其變?yōu)楣すぷ魅藛T員的自覺覺行動。4.物資準準備tc 4.物資資準備常言道：“巧婦難難為無米米之炊”。僅有有上述組組織、人人事、思思想等方方面的準準備而沒沒有相當當?shù)奈镔Y資條件，恐恐怕任何何事情也也是難以以辦成的的。所以以，企業(yè)業(yè)要完成成任何一一項任務(wù)務(wù)，都離離不開特特定的物物資基礎(chǔ)礎(chǔ)。執(zhí)行行計劃必必需要有有經(jīng)費上上的準備備，對于于所需資資金必須須事先籌籌措并制制定出使使用計劃劃，做到到有的放放矢。執(zhí)執(zhí)行計劃劃還必須須有一定定的設(shè)備備條件，除除去必需需的設(shè)備備和必備備的物資資以外，對對工作人人員

50、的生生活起居居條件，也也應(yīng)當作作為重要要條件作作好安排排，因為為安定的的生活是是高效工工作的必必要保證證。5.技術(shù)準準備tc 5.技術(shù)術(shù)準備技術(shù)問題既既屬于物物資準備備但又不不完全是是物資準準備可以以解決的的?，F(xiàn)代代管理不不是任何何機構(gòu)任任何組織織具備了了一般物物質(zhì)條件件都能隨隨意承擔擔的。由由于社會會事務(wù)日日益復雜雜，科學學技術(shù)蓬蓬勃發(fā)展展，所以以在實施施某項決決策之前前，技術(shù)術(shù)條件、技技術(shù)力量量也是一一個不得得不考慮慮的因素素。這里里既包括括技術(shù)設(shè)設(shè)備的適適當水平平，又包包括技術(shù)術(shù)人員與與專家力力量的使使用。僅僅僅依靠靠領(lǐng)導的的經(jīng)驗難難以進行行科學管管理。總之，計劃劃實施者者要努力力營造理

51、理解、合合作、團團結(jié)的工工作氣氛氛，使工工作計劃劃能在所所有人員員積極、熱熱情的態(tài)態(tài)度中順順利進行行。第三節(jié)辦辦公室的的工作量量化管理理一、辦公室室工作量量化管理理概述tc 一一、辦公公室工作作量化管管理概述述1.量化管管理的概概念tc 1.量化化管理的的概念辦公室量化化管理是是指在組組織生產(chǎn)產(chǎn)勞動過過程中，采采用科學學方法(如預(yù)測測、概率率估算、實實測、預(yù)預(yù)定動作作時間法法等)對各個個工作項項目，制制定出工工作定額額來實行行定量考考核的管管理方法法。關(guān)于辦公室室量化管管理有些些相互聯(lián)聯(lián)系的用用詞，其其含義有有一定的的區(qū)別，現(xiàn)現(xiàn)闡明如如下：(1)工作作定額工作定額是是指在一一定的生生產(chǎn)、技技術(shù)

52、、組組織條件件下，按按照正常常作業(yè)速速度，進進行某項項業(yè)務(wù)工工作所需需的社會會必要勞勞動消耗耗量。工作定額是是勞動定定額的一一種?？煽梢杂媚衬硞€工程程(業(yè)務(wù))項目需需要多少少工時來來表示，也也可以用用單位時時間內(nèi)(天、周周、月)完成多多少工作作量來表表示。工作定額是是辦公室室工作人人員實行行定量考考核的一一個標尺尺或衡量量工作。沒沒有工作作定額，就就無法實實行定量量考核的的精細的的業(yè)績評評價。(2)定量量考核定量考核是是指用工工作定額額作為標標尺，來來衡量辦辦公室工工作人員員的業(yè)績績多少，貢貢獻大小小，用事事實和數(shù)數(shù)據(jù)說話話，而不不是單純純憑主觀觀印象來來評價。在目前情況況下，由由于腦力力勞動

53、尚尚存在許許多難以以計量的的因素，因因此，考考核時，定定量、定定性兩種種方法要要綜合使使用，但但定量描描述是勞勞動人事事管理的的發(fā)展方方向，應(yīng)應(yīng)逐漸擴擴大其比比重。(3)定員員定編定員是指按按工作定定額來確確定人員員配備的的標準，它它是組織織勞動，編編制勞動動計劃的的依據(jù)。合合理的定定員可以以精簡機機構(gòu)，提提高效率率。定編編是指規(guī)規(guī)定各個個單位各各類人員員的編制制，包括括組織機機構(gòu)的設(shè)設(shè)置，人人員的定定額和崗崗位的分分配。(4)優(yōu)化化勞動組組合優(yōu)化勞動組組合是指指人與生生產(chǎn)資料料的最佳佳結(jié)合。即即人在所所分配的的崗位上上，學以以致用，能能夠做到到人盡其其才，才才盡其用用，能出出較大成成果；生生

54、產(chǎn)資料料也因有有了合適適的人使使用，而而發(fā)揮了了更大的的功能。優(yōu)優(yōu)化勞動動組合的的關(guān)鍵是是用人問問題。2.辦公室室工作量量化管理理與工作作效率的的關(guān)系tc 2.辦辦公室工工作量化化管理與與工作效效率的關(guān)關(guān)系量化管理的的一個明明顯的特特點，是是辦公室室工作有有了明確確的定量量標準，規(guī)規(guī)定了應(yīng)應(yīng)該完成成的工作作量，從從而使每每個人都都能主動動地自覺覺地為爭爭取工作作滿負荷荷而努力力。管理要求各各個環(huán)節(jié)節(jié)保持合合理的比比例性，在在時間上上講求有有高度的的連續(xù)性性。這不不僅僅是是對物質(zhì)質(zhì)生產(chǎn)的的要求，也也同樣是是對辦公公室工作作的要求求。若要要保持這這種平衡衡關(guān)系，唯唯有依賴賴勞動定定額與工工作定額額

55、?！皶r間就是是金錢，效效率就是是生命”的口號號是人所所共知的的。如何何提高效效率，如如何充分分利用工工作時間間，卻不不完全為為人們所所共知。辦辦公室量量化管理理實際上上就是講講求充分分利用時時間和設(shè)設(shè)法提高高工作效效率的重重要途徑徑。工作效率，一一般是指指工作的的投入與與產(chǎn)出之之比。產(chǎn)產(chǎn)出大于于投入，就就是正效效率，產(chǎn)產(chǎn)出小于于投入，就就是負效效率。提提高工作作效率的的目標，就就是要求求正效率率值不斷斷增大。一個人的工工作能力力如何，很很大程度度上是看看其工作作效率的的高低。如如果一個個人長期期處于低低效率狀狀態(tài)，可可以肯定定其能力力是低下下的，或或者是心心理上和和生理上上出了問問題。衡衡量辦

56、公公室工作作人員的的效率的的標準就就是工作作定額。辦公室工作作人員提提高效率率的意義義：(1)提高高工作效效率可以以增加二二者利益益。即有有利于單單位的勞勞動生產(chǎn)產(chǎn)率和經(jīng)經(jīng)濟效益益的提高高，增加加活力；有利于于工作人人員個人人實現(xiàn)多多勞多得得，增加加收入。(2)提高高工作效效率以后后，就有有可能縮縮短工作作時間，從從而有更更多的時時間讓員員工自行行支配，去去從事學學習、娛娛樂、旅旅游、社社交和休休息。(3)提高高工作效效率以后后，可以以克服機機構(gòu)臃腫腫，人浮浮于事，浪浪費時間間的現(xiàn)象象。(4)提高高工作效效率之后后，在優(yōu)優(yōu)化勞動動組合中中，辦公公室人員員具有更更大的競競爭優(yōu)勢勢。3.辦公室室職

57、務(wù)分分類tc 3.辦公公室職務(wù)務(wù)分類職務(wù)分類是是指將工工作人員員擔任的的每個職職務(wù)的內(nèi)內(nèi)容加以以分析，以以掌握該該職務(wù)的的固有性性質(zhì)和各各職務(wù)之之間的關(guān)關(guān)系及特特點，從從而決定定工作人人員在履履行職務(wù)務(wù)上所應(yīng)應(yīng)具備的的條件，制制定規(guī)范范，評定定等級，衡衡量工作作量和確確定報酬酬范圍，并并以此作作為選用用、培訓訓、考核核、升遷遷、獎懲懲的依據(jù)據(jù)。職務(wù)分類是是管理科科學在勞勞動人事事工作中中的應(yīng)用用。把握握職務(wù)分分類的本本質(zhì)，就就能在勞勞動人事事管理上上產(chǎn)生積積極的效效能。職務(wù)是指工工作人員員為完成成某項任任務(wù)必須須進行的的工作行行為。這這種工作作行為，既既可以發(fā)發(fā)生在人人與人之之間，也也可以發(fā)發(fā)

58、生在人人與物之之間。任任何一個個職務(wù)都都具有與與該職務(wù)務(wù)相應(yīng)的的責任。所所謂責任任是指對對其工作作的同意意、承諾諾和承擔擔后果。職職務(wù)和責責任是一一個綜合合體。依照制定工工作定額額的要求求，辦公公室工作作的分類類，應(yīng)遵遵循其本本身的規(guī)規(guī)律，通通常考慮慮的因素素有：(1)工作作性質(zhì)，即即處理所所承擔的的工作時時，應(yīng)具具備的專專業(yè)知識識、技藝藝、能力力及其特特點，性性質(zhì)類同同的可歸歸納在一一起。(2)勞動動形式的的組成比比例，如如體力勞勞動和腦腦力勞動動所占的的比重，創(chuàng)創(chuàng)造性和和事務(wù)性性勞動所所占的比比重等。(3)責任任范圍，領(lǐng)領(lǐng)導工作作與具體體工作的的責任大大小不同同，各業(yè)業(yè)務(wù)崗位位都有本本身的

59、責責任。(4)習慣慣上的隸隸屬關(guān)系系。(5)有利利于實際際應(yīng)用。二、辦公室室工作量量化管理理的基本本原理tc 二二、辦公公室工作作量化管管理的基基本原理理1.定性與與定量原原理tc 1.定性性與定量量原理辦公室工作作的量化化管理，衡衡量腦力力勞動與與體力勞勞動兩者者的比重重，需應(yīng)應(yīng)用定性性與定量量相結(jié)合合的原理理和方法法。絕對對地用定定量考核核，某些些崗位的的計量條條件還不不夠成熟熟，單純純地用定定性方法法考核，無無數(shù)據(jù)作作依據(jù)，難難以符合合實際，因因而避免免不了“設(shè)虛崗崗”、“人浮于于事”、“機構(gòu)臃臃腫”的弊病病。這就就需要一一種兼有有定性、定定量分析析的雙重重方法。(1)所謂謂定性，就就是

60、對人人與事的的特性進進行鑒別別和確定定。在人人員功能能測評中中，定性性就是對對人的素素質(zhì)、智智能和績績效進行行評定。在在工作量量的衡量量中，定定性就是是考察工工作人員員所承擔擔的目標標系統(tǒng)中中的各項項指標的的完成與與否，崗崗位責任任制中的的條款履履行與否否等。在在傳統(tǒng)的的勞動人人事考核核中，定定性一般般都建立立在經(jīng)驗驗和印象象的基礎(chǔ)礎(chǔ)上，這這固然也也是一種種鑒別的的方法，畢畢竟帶有有較強的的主觀成成分?？瓶茖W合理理的定性性是現(xiàn)代代工作測測評的重重要環(huán)節(jié)節(jié)。(2)所謂謂定量是是通過一一種數(shù)字字符號顯顯示人的的功能特特性或人人的效率率特性。測量可分四四種水平平，即類類別、等等級、等等距和比比值。這