OA協(xié)同辦公系統(tǒng)實(shí)施方案

1、隨著時(shí)間的推移，公司已經(jīng)在新經(jīng)濟(jì)市場環(huán)境下拼搏了 20 個(gè)年頭。我們欣喜的看 到公司歷經(jīng)二十年的成長所帶來的豐碩成果。通過20年的奮進(jìn)拼搏，XXXXX有限公 司已經(jīng)真正成為一個(gè)集多元化業(yè)務(wù)的集團(tuán)型企業(yè)。隨著業(yè)務(wù)的不斷延伸、拓展，公司也 正在經(jīng)歷著競爭日益激烈的市場環(huán)境的考驗(yàn)。近年來隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)迅速發(fā)展，公司內(nèi)部的信息化基礎(chǔ)設(shè)施、部分軟件系統(tǒng) 開發(fā)、應(yīng)用已經(jīng)取得了一定的進(jìn)展。初步建成了以公司內(nèi)部為主體的硬件網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，基 本上解決了運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)化溝通橋梁，并已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)絡(luò)體系。已經(jīng)伸展至每一個(gè)職能 部門，從硬件環(huán)境上看應(yīng)該說已經(jīng)取得了較好的效果。然而，我們也不得不面臨的一個(gè) 實(shí)際問題就是信息

2、化統(tǒng)一協(xié)同管理方面目前還處于一個(gè)相對(duì)滯后的狀況，各個(gè)部門只能 針對(duì)內(nèi)部進(jìn)行局域性管理而無法形成協(xié)同工作、共同發(fā)展的階段。對(duì)于現(xiàn)今同類企業(yè)的 信息化進(jìn)程我們已經(jīng)明顯感覺到相對(duì)落后的狀態(tài)，這對(duì)于目前飛速發(fā)展的市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代 來說是不利于長久發(fā)展的。而且，現(xiàn)有的部分系統(tǒng)由于部門職能不同、業(yè)務(wù)的要求不同、 采用的技術(shù)不同，已經(jīng)造成一個(gè)個(gè)的信息孤島的存在，企業(yè)內(nèi)部各部門的信息溝通不及 時(shí)、文件審批流程不規(guī)范；傳統(tǒng)的辦公方式效率較低，費(fèi)用較高。（例如坐飛機(jī)參加公 司會(huì)議，快遞或者傳真進(jìn)行文件審批等等 ），是公司信息化工作需要解決的重要問題。 因此，推進(jìn)公司管理信息化系統(tǒng)規(guī)劃和建設(shè)，才能有效解決異構(gòu)系統(tǒng)的整合

3、問題，包括 系統(tǒng)整合、數(shù)據(jù)整合等，從而規(guī)范企業(yè)管理、加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部溝通、有效控制企業(yè)辦公成 本，讓企業(yè)員工在統(tǒng)一工作平臺(tái)上開展業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。如何打造一套符合公司企業(yè)特點(diǎn)、符合企業(yè)文化的信息化管理系統(tǒng)一直是作為辦公 室今年主要的工作重點(diǎn)任務(wù)之一。在這近半年的時(shí)間里，一方面對(duì)同行企業(yè)的信息化做 了相應(yīng)了解，另一方面也同幾家軟件企業(yè)進(jìn)行接觸及溝通。通過對(duì)同行及軟件供應(yīng)商的 了解，我們?cè)絹碓秸J(rèn)為本公司采用信息化管理的重要性及緊迫性。在提案中多次提及到 信息化管理的必要性、緊迫性，那么究竟信息化管理都包括什么？怎么樣實(shí)現(xiàn)信息化管 理？我將通過以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述：1， 信息化管理都包括哪些從一般公司型企

4、業(yè)來看，信息化管理的所涵蓋的面很廣，且也難以量化。不過企業(yè) 協(xié)同辦公管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、客戶管理、企業(yè)核心業(yè)務(wù)管理（針對(duì)公司業(yè)務(wù)如： 銷售管理、生產(chǎn)管理等）這幾方面則是一般公司化企業(yè)信息化管理的一個(gè)必備要素。而作為信息化管理的基礎(chǔ)則是企業(yè)協(xié)同辦公管理。她是其他軟件系統(tǒng)管理的一個(gè)母 體，相關(guān)軟件系統(tǒng)則是通過協(xié)同辦公管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部協(xié)調(diào)統(tǒng)一的。很多企業(yè)都 曾有上過很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)但最終導(dǎo)致失敗的情況，總結(jié)其原因百分之五十以上是因?yàn)檫€沒 有建設(shè)好企業(yè)信息化管理的基礎(chǔ)就盲目上馬。在經(jīng)過半年多的走訪和總結(jié)后，我們認(rèn)為，本公司要想實(shí)現(xiàn)真正意義上的信息化管 理，協(xié)同辦公管理系統(tǒng)則是首先需要實(shí)現(xiàn)的。2

5、， 怎么樣實(shí)現(xiàn)信息化管理根據(jù)本公司情況，為保證信息系統(tǒng)功能滿足企業(yè)日常運(yùn)營及核心業(yè)務(wù)管理需求，我 們認(rèn)為需要提供一個(gè)統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，搭建高效的信息溝通網(wǎng)絡(luò)以及統(tǒng)一的企業(yè)信 息處理中心和靈活的事務(wù)協(xié)同處理機(jī)制。在此平臺(tái)基礎(chǔ)之上，運(yùn)行各項(xiàng)公司核心業(yè)務(wù)管 理子系統(tǒng)。并通過系統(tǒng)自動(dòng)挖掘、過濾、分析信息流，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供集中、準(zhǔn)確、及 時(shí)的支持信息。所以根據(jù)企業(yè)的運(yùn)營特點(diǎn)，我們建議管理系統(tǒng)在功能上應(yīng)以企業(yè)日常管 理作為核心，整合集成運(yùn)行領(lǐng)導(dǎo)查詢、郵件管理、人事管理、行政管理、客戶管理、公 文管理、企業(yè)信息管理、內(nèi)部論壇、財(cái)務(wù)查詢等功能，在上項(xiàng)運(yùn)作上采取分步實(shí)施的原 則，并預(yù)留系統(tǒng)擴(kuò)展接口，為以后增加

6、新的管理系統(tǒng)做準(zhǔn)備。并本著務(wù)實(shí)求進(jìn)的原則提 出 “總體規(guī)劃、分步實(shí)施”的規(guī)劃建議，以全面實(shí)現(xiàn)本公司全面信息管理系統(tǒng)為目標(biāo)， 其目標(biāo)主要體現(xiàn)在以下幾方面：利用本公司現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，從網(wǎng)絡(luò)層搭建良好的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部和遠(yuǎn)程安 全局域網(wǎng)結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部一體化管理、一體化運(yùn)作進(jìn)行相關(guān)工作； 運(yùn)用軟件供應(yīng)商的技術(shù)優(yōu)勢(shì)和先進(jìn)的工作流技術(shù)對(duì)本公司內(nèi)部所有的審批環(huán)節(jié) 實(shí)現(xiàn)流程管理。建立嚴(yán)謹(jǐn)、有效的監(jiān)控手段，監(jiān)控檢測點(diǎn)分布于系統(tǒng)的多個(gè)功 能模塊，達(dá)到分布管理、協(xié)同辦公及集中監(jiān)控的目的；選擇先進(jìn)、成熟、穩(wěn)定的軟件供應(yīng)商所提供的支撐平臺(tái)技術(shù)，提供方便、快捷 的管理信息平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)單位業(yè)務(wù)的流程化跟蹤與管理，將工作流

7、程管理、業(yè)務(wù) 管理系統(tǒng)同相關(guān)其他管理系統(tǒng)結(jié)合起來，達(dá)到無縫連接，為單位和個(gè)人提供便 捷的網(wǎng)上服務(wù)，提高系統(tǒng)的穩(wěn)定性、通用性和擴(kuò)充能力。 以全面實(shí)現(xiàn)“信息化管理、數(shù)字企業(yè)、規(guī)范運(yùn)營 ”管理為原則，在各個(gè)管理等 模塊中，實(shí)現(xiàn)嚴(yán)格快捷的企業(yè)管理工作。3， 公司信息化管理的指導(dǎo)思想 公司信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)基于全新的管理理念和功能體系而設(shè)計(jì)，并包含以下四 方面的基本設(shè)計(jì)思想： 科學(xué)化監(jiān)控思想 公司內(nèi)部的部門及業(yè)務(wù)繁雜，作為企業(yè)的高層管理者在很多環(huán)節(jié)上無法第一時(shí)間獲 取信息從而難以做出一個(gè)科學(xué)而及時(shí)的決策。運(yùn)用信息化管理手段，作為企業(yè)高層 管理者可以隨時(shí)通過系統(tǒng)平臺(tái)了解、追蹤企業(yè)各個(gè)職能部門的工作進(jìn)展情

8、況并做出 及時(shí)的判斷； 信息網(wǎng)絡(luò)化思想 將各種分散的、不規(guī)則存在的信息整合成一張信息網(wǎng)、知識(shí)平臺(tái)。使公司內(nèi)部封化 的信息資源能夠得到最大限度的利用； 業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)思想 對(duì)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行整合并實(shí)現(xiàn)在統(tǒng)一平臺(tái)上的統(tǒng)籌管理，使部門與部門之間、上 級(jí)與下級(jí)之間、公司與下屬企業(yè)之間真正形成一個(gè)統(tǒng)一的管理體系；隨需而動(dòng)思想企業(yè)的各種資源，可以被迅速找到并集合到一起，并實(shí)現(xiàn)它們之間通暢的溝通和協(xié) 作。基于這四大基本思想體系設(shè)計(jì)的公司信息化管理系統(tǒng)一方面打造了高度 協(xié)同 的管理和辦公環(huán)境，另一方面大大深化了利用信息化手段管理的應(yīng)用，從而完全 突破了傳統(tǒng)管理的局限及模式，有效幫助企業(yè)整合各種資源，提升管理從而節(jié)約

9、公 司的運(yùn)營成本及開支。4， 信息化管理對(duì)公司所帶來的直觀價(jià)值隨著信息化的飛速發(fā)展，中國乃至全世界的企業(yè)運(yùn)用信息化手段全盤管理企業(yè)已 經(jīng)是一個(gè)勢(shì)不可擋的必然。作為擁有 20 年歷史的公司型企業(yè)而言，由于旗下分支機(jī) 構(gòu)眾多、且公司內(nèi)部之間的系統(tǒng)業(yè)務(wù)也紛繁復(fù)雜，在日常的工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)諸如： 業(yè)務(wù)協(xié)作銜接出現(xiàn)問題、部門與部門之間信息不對(duì)等、企業(yè)內(nèi)部資源管理分散且混亂、 造成大量的人為上的浪費(fèi)。在近半年多來走訪相關(guān)同行業(yè)已經(jīng)實(shí)施信息化管理的企業(yè)了解到這樣一組數(shù)據(jù)： 實(shí)施信息化管理后： 工作審批流程出錯(cuò)率降低 70% ； 部門之間協(xié)調(diào)工作效率及準(zhǔn)確率提升 40% ； 通訊費(fèi)用同比實(shí)施信息化管理以前節(jié)省

10、近 3 倍； 紙張使用同比實(shí)施信息化管理以前節(jié)省近 5 倍； 處理各種文件檔案的效率是信息化管理之前的 20 倍；根據(jù)查閱部分集團(tuán)企業(yè)關(guān)于信息化項(xiàng)目評(píng)估的有效數(shù)據(jù)顯示，實(shí)施信息化管理第一 年，單通訊費(fèi)用一項(xiàng)一年就直接節(jié)省下來的費(fèi)用就近 20 萬元，紙張使用節(jié)約也近 10 萬元。從這樣一組數(shù)字我們不難看出，實(shí)施信息化管理的效果及價(jià)值是不言而喻的。面 對(duì)新形勢(shì)下的市場競爭，信息化管理的必要性也是勢(shì)在必行的。經(jīng)過了近半年時(shí)間的多方面考察后，同時(shí)對(duì)公司信息化需求做了相應(yīng)的需求整理， 我們已經(jīng)就信息化管理的推廣有了一個(gè)完整的計(jì)劃，現(xiàn)呈報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行考慮。一、實(shí)現(xiàn)效果我們希望通過本次成功實(shí)施信息化管理項(xiàng)目

11、能夠給本系統(tǒng)從管理及運(yùn)營上帶來質(zhì) 的變化。從直觀效果上能夠做到以下幾個(gè)方面：公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)了解各個(gè)部門的工作進(jìn)展；公司領(lǐng)導(dǎo)可隨時(shí)查詢各個(gè)部門的工作情況；部門與部門之間協(xié)同工作直觀、清晰、明了；公司內(nèi)部所有文件、文檔得到有效的管理及規(guī)范；公司內(nèi)部審批流程清晰、規(guī)范；直接降低通訊、紙張等辦公費(fèi)用（第一年力爭節(jié)約 30%）。二、項(xiàng)目里程碑計(jì)劃在 20 年慶典來臨之際，為了全面推動(dòng)公司的信息化管理進(jìn)程，經(jīng)過電腦部的認(rèn)真 研究決定，作為 09 年的重點(diǎn)工作之一的信息化管理建設(shè)決定于今年 3 月 31 號(hào)前完成供 應(yīng)商選擇的工作。計(jì)劃在確定合作之后未來的 100 天之內(nèi)全面上線，并做到系統(tǒng)運(yùn)行安 全、穩(wěn)定

12、、各種運(yùn)行數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，確保各個(gè)部門及人員基本熟練使用。計(jì)劃簡述進(jìn)程如下：1，2009 年 3 月 31 日之前確定軟件供應(yīng)商；2，2009 年 06 月 30 日之前系統(tǒng)全面上線試運(yùn)行；3，2009 年 07 月 30 日之前完成本公司內(nèi)部 100%人員操作培訓(xùn)；三、費(fèi)用預(yù)算針對(duì)此次信息化管理項(xiàng)目上馬，我們一直在進(jìn)行多方面的了解，對(duì)比同行業(yè)此類項(xiàng) 目的實(shí)施費(fèi)用及根據(jù)本公司的實(shí)際情況，總體預(yù)算應(yīng)該控制在 20-35 萬以內(nèi)，其中包括 幾方面需要支出的費(fèi)用并擬定了一個(gè)匡算表基本情況如下：硬件:公司信息化服務(wù)器2臺(tái)約計(jì)：3-5萬；（專業(yè)級(jí) PC 服務(wù)器此硬件包括公司總部及下屬公司辦公信息化軟件）正版操作系統(tǒng)及大型數(shù)據(jù)庫軟件約計(jì)： 4-10 萬； （此部分如果采用盜版可免） 軟件：公司 OA 信息化辦公管理軟件 1 套約計(jì)： 20-30 萬；（采購標(biāo)準(zhǔn)為可滿足公司內(nèi)部 200 個(gè)用戶以內(nèi)使用的大型系統(tǒng)軟件） 注：以上是根據(jù)幾家軟件供應(yīng)商提供的報(bào)價(jià)方案綜合平均數(shù)據(jù)匡算約計(jì)，等確定具 體軟件供應(yīng)商后再進(jìn)行詳細(xì)商討確定最終價(jià)格。四、項(xiàng)目啟動(dòng)安排 根據(jù)以上項(xiàng)目的總體部署計(jì)劃，