(QP-01)文件和質(zhì)量記錄控制程序

1、 ISO9001:2000質(zhì)量管理體系程序文件文件和質(zhì)量記錄錄控制程序CDJJ-QPP-01 編制： eq oad(版號號,)： A0 審核： 編制制日期：20002年6月月25日 批準(zhǔn)： 生效效日期：20002年8月1日1 目的 為確確保本公司質(zhì)質(zhì)量管理體系系相關(guān)文件均均被審查、核核準(zhǔn)、分發(fā)，并并維持使用文文件版本的正正確性，以避避免不適用作廢文件遭遭誤用，并能能為使本公司司質(zhì)量管理體體系相關(guān)活動動的記錄被有有效控制，特特制訂本程序序。范圍 21凡本公司司質(zhì)量管理體體系相關(guān)的文文件，包含外外來文件。22質(zhì)量記錄錄的識別、儲儲存、防護(hù)、取取用保存期限限等。參考文件3.1 ISOO 90011:

2、20000 Secttion 44.2.33.2 質(zhì)量手手冊【QM】名詞及定義4.1 文件件：凡被引用用作為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)規(guī)范、作業(yè)指指引等的文件件均屬于。4.2 控制制文件：被使使用為作業(yè)依依據(jù)的書面文文件，須隨時時保持最新版版次，具有分分發(fā)控制、修修訂版本時須須重新分發(fā)以以確保文件正正確性者。4.3 外來來文件：指取取自外部的法法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、或客戶戶提供的圖面面、規(guī)定等，被被本公司用來來作為質(zhì)量管管理體系流程程中引用的標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。4.4 文件件定義的質(zhì)量量記錄：屬質(zhì)質(zhì)量活動的記記錄，但被用用來作為其它它相關(guān)活動的的標(biāo)準(zhǔn)時，該該項(xiàng)質(zhì)量記錄錄應(yīng)被視為文文件，依記錄錄控制過程控控制。權(quán)責(zé)文件類別制定

3、、變更、廢廢止審查會簽核準(zhǔn)發(fā)行編號原稿管制質(zhì)量手冊總經(jīng)理各單位主管總經(jīng)理文控中心文控中心方針目標(biāo)總經(jīng)理高層管理總經(jīng)理文控中心文控中心程序文件責(zé)任單位各單位主管管理者代表文控中心文控中心外來文件責(zé)任單位責(zé)任單位主管管理者代表文控中心文控中心工作指導(dǎo)文件責(zé)任單位責(zé)任單位主管責(zé)任單位主管文控中心文控中心記錄表單責(zé)任單位責(zé)任單位主管責(zé)任單位主管文控中心文控中心作業(yè)流程說明6.1 文件版版本、版次編編訂原則： 6.1.1 初初制訂為A版，版次為為A0，修訂訂時版次依AA1A100的順序遞增增。6.1.2文件件經(jīng)過10次次修訂至第110版時，則則將原文件版版本換為B版版，同樣修訂訂時版次依BB1B100的

4、順序遞增增，版本號按按AZ的順順序遞增。版版本號、版次次號和修改頁頁次在封面頁頁上注明。6.1.3外部部文件的版次次依原始文件件的版次方式式，若外部原原始文件無版版次時，則依依該文件發(fā)行行日期作為版版次。6.2文件制訂訂：6.2.1依組組織任務(wù)與管管理運(yùn)作的需需求，由相關(guān)關(guān)部門草擬文文件內(nèi)容送文文件控制人員員以文件標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)格式打字及及賦予文件編編碼、版次。6.2.2文件件控制人員打打字完成后，依依權(quán)責(zé)規(guī)定呈呈管理者代表表審查、總經(jīng)經(jīng)理核準(zhǔn)。6.2.3審核核過程中，權(quán)權(quán)責(zé)人員若對對文件有疑義義時，應(yīng)與制制訂部門或或人員溝通了了解，必要時時對文件內(nèi)容容進(jìn)行適當(dāng)修修正，以符合合本公司質(zhì)量量管理體系運(yùn)運(yùn)

5、作的需要。6.2.4審查查核準(zhǔn)后管理理者代表及總總經(jīng)理于文件件封面頁上簽簽章，即可依依規(guī)定頒布發(fā)發(fā)行。6.3文件編號號6.3.1所有有質(zhì)量體系文文件都應(yīng)進(jìn)行行編號，有利利于分類管理理。6.3.2質(zhì)量量手冊和程序序文件按本司司規(guī)定編制，然然后匯編成冊冊，其編號分分為以下，格格式為： CDYL QM QQP QQC） XX 文件件順序號 規(guī)范范標(biāo)準(zhǔn)等代號號 程序序文件代號 質(zhì)量量手冊代號 公司司標(biāo)志代號其中：版號用A0、AA1A10標(biāo)識，表表示版本更改改次數(shù)，若換換版應(yīng)為B0、B1B10。文件順序號按公公司策劃的文文件數(shù)依次往往下編號碼。文件類別中QMM表示質(zhì)量手手冊，QP表表示程序文件件，QC表

6、示示標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、作作業(yè)指導(dǎo)書等等，F(xiàn)R表文文件記錄或表表單。公司標(biāo)志用CDDYL表示：成都市第一一預(yù)應(yīng)力鋼絲絲有限公司。6.3.3對已已有編號的外外來文件直接接采用原編號號，對沒有編編號的外來文文件以該文件件出版日期為為編號。6.3.4與質(zhì)質(zhì)量體系有關(guān)關(guān)的質(zhì)量記錄錄或表單一般般用如下格式式進(jìn)行編號： FR XXX XX 該質(zhì)量量記錄或表單單編號 程序文文件順序號 表單記記錄代號 質(zhì)量記錄或表單單編號為三段段FR為質(zhì)量記錄錄或表單代號號該質(zhì)量記錄或表表單所隸屬的的程序文件順順序號質(zhì)量記錄或表單單編號也取兩兩位數(shù)，如001-99。（對于同一類型型的質(zhì)量記錄錄，有多個不不同格式的記記錄，可加第第四段序

7、號），文文件序號可根根據(jù)需要確定定位數(shù)，最少少兩位數(shù)，做做到一個文件件有一個唯一一的編號。6.3.5 部門代號為了便于各部門門文件發(fā)放及及登記受控，特特給部門一個個代號用漢語語拼音第一個個字母代替。（11）技術(shù)部JS （22）質(zhì)管部ZG （33）辦公室BG （44）生產(chǎn)部SC（5）供供銷部GXX （6）財財務(wù)部CWW。6.3.6 分發(fā)編號:為了管理按按規(guī)范規(guī)定如如下：發(fā)給總總經(jīng)理分發(fā)號號應(yīng)為“01”、管理者代代表為“02”、技術(shù)部為為“JS-1”、辦公室為為“BG”-3。依次次類推。 6.4 文件件修訂：6.4.1文件件若有不符現(xiàn)現(xiàn)狀需要修訂訂、增訂時，由由欲修訂的部部門或人員員研討修訂。6.

8、4.2修訂訂時將欲修訂訂部分草擬內(nèi)內(nèi)容后，填寫寫在文件更更改申請會會簽表內(nèi)經(jīng)經(jīng)相關(guān)部門確確認(rèn)會簽后，送送文件控制人人員對相關(guān)章章節(jié)修改打印印。6.4.3文件件控制人員將將修訂頁打字字完成后，送送回原修訂部部門校稿，再再依版次編訂訂原則賦予新新版次，用新新頁內(nèi)容直接接抽換原頁內(nèi)內(nèi)容后呈管理理者代表及總總經(jīng)理審查核核準(zhǔn)。6.4.4核準(zhǔn)準(zhǔn)后的文件由由文件控制人人員依規(guī)定重重新控制發(fā)行行。6.5 文文件廢止：6.5.1不適適用于本公司司質(zhì)量管理體體系的文件應(yīng)應(yīng)予廢止，由由管理者代表表向總經(jīng)理提提出說明廢止止原因后核準(zhǔn)準(zhǔn)廢止。6.5.2文件件廢止后原文文件編碼不得得再重復(fù)使用用，經(jīng)頒布發(fā)發(fā)行的文件須須由

9、文件控制制人員回收作作廢或銷毀，同同時應(yīng)保管一一份作廢文件件，以便今后后查閱，并予予以記錄。6.6 記記錄控制：6.6.1文件件控制人員應(yīng)應(yīng)編制質(zhì)量量管理體系文文件總覽表，將所有文文件記錄表中中管理，注明明文件編碼、文文件名稱、文文件版次及發(fā)發(fā)行日期或相相關(guān)使用部門門。6.6.2各部部門持有的文文件若發(fā)現(xiàn)有有無效或作廢廢文件未抽換換者，應(yīng)立即即告知文件控控制人員，要要求更換新版版適用文件。6.7文件發(fā)行行：6.7.1文件件發(fā)行控制由由文件控制人人員負(fù)責(zé)執(zhí)行行。6.7.2經(jīng)核核準(zhǔn)頒布發(fā)行行的控制文件件，文件控制制人員視工作作需要性，復(fù)復(fù)印適當(dāng)份數(shù)數(shù)，于文件封封面頁上注明明分發(fā)單位及及分發(fā)編號（無

10、無封面頁者免免），并于每每頁加蓋紅色色受控章章，記錄于文件分發(fā)回回收記錄表或或非檢查文件件記錄，由由受領(lǐng)部門人員簽領(lǐng)后后分發(fā)。6.7.3如因因特殊需要擬擬送外部機(jī)構(gòu)構(gòu)時，應(yīng)由需需求單位填寫寫文件申請請單向管理理者代表提出出申請，經(jīng)核核準(zhǔn)后向文件件控制人員申申請復(fù)印需求求文件份數(shù)，對對外發(fā)行，若若有修訂時不不做換版及回回收控制。6.7.4修訂訂后的換版文文件，由文件件控制人員重重新分發(fā)修訂訂頁及文件封封面頁，并登登錄于文件件分發(fā)回收記記錄表，由由受領(lǐng)部門人員簽領(lǐng)。6.8 文文件回收：6.8.1文件件經(jīng)修訂或廢廢止后，無效效及作廢文件件應(yīng)由文件控控制人員負(fù)責(zé)責(zé)回收，并在在文件分發(fā)發(fā)回收記錄表表上予

11、以記記錄。6.8.2回收收的舊版文件件，由文件控控制人員畫當(dāng)作廢紙紙背面可二次次使用或直接接予以銷毀。6.8.3無效效的文件原稿稿應(yīng)于文件上上加蓋作廢廢章，并與與正確版本文文件區(qū)分隔離離保存。6.9 表表單控制：表單未被記錄使使用前應(yīng)視為為文件，但因因作業(yè)上需復(fù)復(fù)印使用，故故表單分發(fā)時時不須登錄控控制。表單若因適用性性而修訂時，由由A版B版版C版ZZ版，應(yīng)由文文件控制人員員以公告方式式通知使用者者全面改用新新版表單格式式，自公告日日起舊版表單單即正式作廢廢，不得再使使用。外來文件控制：取自外部的標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)或規(guī)范，由由文控登錄于于文件受控控發(fā)放回收收記錄中管管理，并對其其進(jìn)行編號或或加蓋“外來文件”

12、印章，該文文件存放于適適當(dāng)?shù)氖褂脝螁挝换蛉藛T，如如有另外部門門必要時，由由保管人員復(fù)復(fù)印發(fā)行，但但若有換版時時應(yīng)由保管人人員主動追回回舊版文件并并重新發(fā)行新新版文件。應(yīng)應(yīng)有專人負(fù)責(zé)責(zé)收集最新版版本的外來文文件。文件保存：最新版本文件保保存：文件原稿由文控控人員保存管管理。各部門人員領(lǐng)領(lǐng)有的控制文文件應(yīng)妥善保保存，若有遺遺失或破損不不堪辨識，應(yīng)應(yīng)填寫文件件申請單說說明原因呈管管理代表核準(zhǔn)準(zhǔn)后，向文件件控制人員申申請補(bǔ)發(fā)。無效作廢文件件保存：無效作廢文件件原稿，由文文件控制人員員加蓋作廢廢章后留存存，以供對比比新版文件修修訂處之用，該該無效作廢廢的文件原稿稿應(yīng)至少保留留至后續(xù)二版版文件發(fā)行時時才能

13、銷毀。復(fù)印分發(fā)的無效效作廢文件件，回收后不不再保存，畫畫后當(dāng)作廢廢紙再利用或或直接銷毀。 其它規(guī)定：控制文件除控制制人員可依作作業(yè)流程規(guī)定定復(fù)印分發(fā)外外，其余持有有文件人 員均不得得擅自復(fù)印使使用，以確保保文件能有效效控制?？刂莆募钟腥巳瞬坏迷谖募蠒鴮懭魏魏挝淖帧⒎柼?，但若認(rèn)為為必要標(biāo)注重重點(diǎn)時，可于于重點(diǎn)文字上上畫線標(biāo)識。 部份歸類為公公司機(jī)密文件件者，全體員員工應(yīng)確保該該份文件不致致外流到公司司以外的場所所，否則一經(jīng)經(jīng)查獲，當(dāng)予予以嚴(yán)懲。6.12.4控控制文件受領(lǐng)領(lǐng)部門人員調(diào)調(diào)任、離職時時，應(yīng)將保管管的文件列入入移交或繳回回文件控制人人員。文件移移交時，若發(fā)發(fā)現(xiàn)份數(shù)不足足或毀損，應(yīng)

14、應(yīng)由原受領(lǐng)部部門人員提出出申請補(bǔ)發(fā)齊齊全后再交接接。6.13質(zhì)量記記錄控制6.13.1質(zhì)質(zhì)量記錄的收收集凡本公司質(zhì)量管管理體系運(yùn)作作相關(guān)活動所所產(chǎn)生的記錄錄（包括外協(xié)協(xié)廠商提供的的適當(dāng)記錄），均均應(yīng)予以收集集及管理。記錄由各相關(guān)活活動參與人員員或職能人員員負(fù)責(zé)收集，并并加以適當(dāng)?shù)牡恼須w檔。6.13.2記記錄的識別：（1）記錄應(yīng)有有個別的記錄錄名稱（不同同的記錄表單單應(yīng)有不同的的記錄有不同同的編號和名名稱），如適適用時，記錄錄應(yīng)包含日期期、編號、權(quán)權(quán)責(zé)人員等必必要的信息。（2）記錄保存存于卷宗夾時時，卷宗夾的的書背應(yīng)注明明存放記錄的的名稱。（3）為減少資資源浪費(fèi)，任任何作廢的記記錄表單若以以廢

15、紙再利用用，但作廢面面應(yīng)畫識別，以以免誤導(dǎo)記錄錄內(nèi)容。6.13.3記記錄的儲存與與保護(hù)：（1）記錄應(yīng)以以適當(dāng)?shù)沫h(huán)境境分類歸檔儲儲存，原則上上記錄應(yīng)保存存于卷宗夾并并置放于檔案案柜中。（2）記錄如屬屬較不常使用用或需長期保保存者，得于于相當(dāng)數(shù)量后后統(tǒng)一收存于于紙箱中保護(hù)護(hù)，儲存時應(yīng)應(yīng)避免記錄受受潮致使記錄錄毀損。（3）為確保記記錄能清晰易易于辨識內(nèi)容容，如保存期期限超過半年年者，不得以以傳真熱感應(yīng)應(yīng)紙做為記錄錄使用，應(yīng)先先將傳真紙復(fù)復(fù)印后再歸檔檔保存。（4）記錄存放放于卷宗夾中中，應(yīng)以記錄錄發(fā)生日期、或或記錄編號順順序，依序排排列符合邏輯輯方式整理，以以免混亂致使使記錄取用時時找不到。（5）各部

16、門的的記錄于每年年12月30日至元月月5日前整理包包裝標(biāo)識好，交交文控中心統(tǒng)統(tǒng)一保存和處處理。6.13.4記記錄的取用：（1）記錄歸檔檔后，需閱讀讀或使用時應(yīng)應(yīng)避免將記錄錄攜離卷宗夾夾中，如有必必要時，應(yīng)能能于使用后立立即放回原位位歸檔。（2）記錄若因因取用致毀損損或無法辨識識時，應(yīng)立即即通知記錄相相關(guān)單位或人人員，可行時時，應(yīng)重新建建立該項(xiàng)記錄錄歸檔保存。（3）如因客戶戶或利害相關(guān)關(guān)者的要求，產(chǎn)產(chǎn)品的相關(guān)檢檢驗(yàn)記錄可提提供給客戶或或利害相關(guān)者者做為產(chǎn)品符符合要求的證證據(jù)。6.13.5記記錄的保存期期限：（1）記錄表單單的保存期限限依質(zhì)量記記錄保存年限限表（附件一一）上注明明的保存期限限為主。

17、（2）記錄上若若未注明保存存期限者，依依下列規(guī)定保保存：a、一般性記錄錄：與產(chǎn)品質(zhì)量無關(guān)關(guān)，屬行政或或事務(wù)性的記記錄者，應(yīng)保保存至少三個個月以上。上述記錄若有時時效超過三個個月者，應(yīng)依依記錄所述時時間再加三個個月保存。b、與產(chǎn)品質(zhì)量量相關(guān)記錄：與產(chǎn)品檢驗(yàn)相關(guān)關(guān)的記錄，應(yīng)應(yīng)保存至交貨貨后二年以上上。儀器設(shè)備的校驗(yàn)驗(yàn)記錄，應(yīng)保保存至校驗(yàn)的的有效期內(nèi)延延期半年。如因客戶要求者者，應(yīng)依客戶戶要求予以維維持。c、體系管理與與持續(xù)改善相相關(guān)記錄：屬質(zhì)量管理體系系中管理責(zé)任任與持續(xù)改善善相關(guān)的記錄錄（如：管理理審查會議記記錄、內(nèi)部稽稽核記錄、矯矯正及預(yù)防措措施記錄）應(yīng)應(yīng)至少保存二二年以上。除符合上述規(guī)定定外，如有處處理時效的相相關(guān)記錄，應(yīng)應(yīng)保存至該相相關(guān)處理確認(rèn)認(rèn)完成后半年年以上。6.13.6記記錄的處置：（1）超逾保存存期限的各類類相關(guān)記錄，由由文控中心的的相關(guān)人員于于適當(dāng)時機(jī)加加以整理，呈呈報管理者代代表確認(rèn)有無無繼續(xù)保存的的必要性，判判定無保存必必要時，則自自行銷毀或于于記錄上畫做為廢紙紙再利用。（2）管理者代代表認(rèn)為尚有有保存必要時時，應(yīng)再將記記錄保存期限限延長至少三三個月。相關(guān)文件質(zhì)量手冊 CDYLQM1000質(zhì)量管理體系系文件總覽表表 QC0101質(zhì)量記錄保存存年限 QC0102 8 附件和和記錄81 受控文文件的發(fā)放/回收記錄 FFR010182 文件更更改申請/會會簽表 F