（中職）辦公軟件應(yīng)用第8章教學(xué)課件

1、YCF正版可修改PPT（中職）辦公軟件應(yīng)用第8章教學(xué)課件第8章 管理數(shù)據(jù)清單8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單8.2 數(shù)據(jù)排序8.3 數(shù)據(jù)篩選8.4 數(shù)據(jù)分類匯總8.5 數(shù)據(jù)合并計(jì)算8.6 數(shù)據(jù)透視表8.1.1創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單準(zhǔn)備工作1.將數(shù)據(jù)清單用作數(shù)據(jù)庫在執(zhí)行數(shù)據(jù)操作時(shí)，例如查詢、排序或匯總數(shù)據(jù)，Excel 2003會(huì)自動(dòng)將數(shù)據(jù)清單視作數(shù)據(jù)庫，并使用下列數(shù)據(jù)清單元素來組織數(shù)據(jù)。（1）數(shù)據(jù)清單中的列標(biāo)志是數(shù)據(jù)庫中的字段名稱，比如“數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)”就是一個(gè)字段名。（2）數(shù)據(jù)清單中的每一行對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫中的一個(gè)記錄，如圖8-1所示。2.建立數(shù)據(jù)清單注意事項(xiàng)1）每張工作表只能使用一個(gè)數(shù)據(jù)清單在一張工作表上只能建立

2、一個(gè)數(shù)據(jù)清單。某些數(shù)據(jù)清單管理功能，如篩選等，一次只能在一個(gè)數(shù)據(jù)清單中使用。2）遵循將相似項(xiàng)置于同一列原則在設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)清單時(shí)，應(yīng)使同一列中的各行具有相同含義的數(shù)據(jù)項(xiàng)。8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單下一頁返回3）使數(shù)據(jù)清單獨(dú)立工作表的數(shù)據(jù)清單與其他數(shù)據(jù)間至少留出一個(gè)空列和一個(gè)空行。在進(jìn)行排序、篩選或匯總等操作時(shí)，有利于Excel 2003檢測(cè)和選定數(shù)據(jù)清單的范圍。8.1.2使用數(shù)據(jù)記錄單為數(shù)據(jù)清單添加記錄Excel 2003提供了一個(gè)方便的實(shí)用工具，即數(shù)據(jù)記錄單。數(shù)據(jù)記錄單是一個(gè)對(duì)話框，利用它可以很方便地在數(shù)據(jù)清單中輸入、編輯或顯示一行完整的信息或記錄，也可以查找和刪除記錄。在使用數(shù)據(jù)記錄單向新的數(shù)據(jù)

3、清單中添加記錄時(shí)，數(shù)據(jù)清單每一列的頂部必須具有列標(biāo)。Excel 2003使用這些列標(biāo)創(chuàng)建記錄單上的字段。1.添加記錄步驟1：選定需要向其中添加記錄的數(shù)據(jù)清單中的任一單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：?jiǎn)螕簟靶陆ā卑粹o，如圖8-2所示。8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單上一頁下一頁返回步驟4：輸入新記錄所包含的信息。如果要移到下一字段，按Tab鍵。如果要移到上一字段，按Shift+Tab鍵。步驟5：所有字段中的數(shù)據(jù)輸入完成后，按Enter鍵添加記錄。步驟6：?jiǎn)螕簟瓣P(guān)閉”按鈕完成新記錄的添加并關(guān)閉記錄單。2.使用數(shù)據(jù)記錄單在數(shù)據(jù)清單中修改記錄步驟1：?jiǎn)螕粜枰薷牡臄?shù)據(jù)清單中的單元

4、格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：?jiǎn)螕簟吧弦粭l”“下一條”或“條件”按鈕找到需要修改的記錄。步驟4：在記錄中修改信息。步驟5：完成數(shù)據(jù)修改后，按Enter鍵更新記錄并移到下一條記錄。步驟6：修改結(jié)束后，單擊“關(guān)閉”按鈕更新數(shù)據(jù)清單記錄并關(guān)閉記錄單。8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單上一頁下一頁返回3.使用數(shù)據(jù)記錄單在數(shù)據(jù)清單中查找記錄1）移動(dòng)記錄用戶如果要每次移動(dòng)一個(gè)記錄，使用對(duì)話框中的滾動(dòng)條。用戶如果要每次移動(dòng)10個(gè)記錄，在箭頭之間單擊滾動(dòng)條。用戶如果要移動(dòng)到數(shù)據(jù)清單的下一個(gè)記錄，單擊“下一條”按鈕。用戶如果要移動(dòng)到數(shù)據(jù)清單的上一個(gè)記錄，單擊“上一條”按鈕。2）查找記錄步驟1

5、：選定數(shù)據(jù)清單中的單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皸l件”按鈕，字段中的數(shù)據(jù)變?yōu)榭瞻?。步驟3：根據(jù)需要在字段中輸入條件。例如查找“數(shù)據(jù)庫”課程不及格的記錄，應(yīng)在“數(shù)據(jù)庫”文本框中輸入60，如圖8-3所示。步驟4：按回車鍵，該對(duì)話框中將顯示與指定條件相匹配的記錄。單擊“下一條”或“上一條”按鈕，查看其他滿足條件的記錄。8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單上一頁下一頁返回步驟5：?jiǎn)螕簟瓣P(guān)閉”按鈕可退出查詢。4.使用數(shù)據(jù)記錄單從數(shù)據(jù)清單中刪除記錄步驟1：選定數(shù)據(jù)清單中的任意一個(gè)單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“記錄單”命令。步驟3：找到需要?jiǎng)h除的記錄。步驟4：?jiǎn)螕簟皠h除”按鈕。8.1 創(chuàng)建與編輯數(shù)據(jù)清單上一頁返回?cái)?shù)

6、據(jù)清單中的數(shù)據(jù)一般都是隨機(jī)錄入的，為了使數(shù)據(jù)清單中的數(shù)據(jù)更直觀、一目了然，Excel 2003提供了幾種對(duì)工作表區(qū)域的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的方式，即按一般升序、降序的方式或按自定義的數(shù)據(jù)序列進(jìn)行排序。1.默認(rèn)排序Excel 2003在默認(rèn)升序排序時(shí)，遵循如下規(guī)則。（1）數(shù)值從最小的負(fù)數(shù)到最大的正數(shù)排序。（2）字母、數(shù)字、文本按從左到右的順序逐字符進(jìn)行排序。（3）在邏輯值中，F(xiàn)ALSE排在TRUE之前。（4）所有錯(cuò)誤值（如#NUM!和#REF!）的優(yōu)先級(jí)相同。（5）空白單元格總是放在最后。（空白單元格是空單元格，它不同于包含一個(gè)或多個(gè)空格字符的單元格。）在Excel 2003中排序時(shí)可以指定是否區(qū)分大小

7、寫。如果區(qū)分大小寫，在升序時(shí)，小寫字母排列在大寫字母之前。對(duì)漢字的排序，既可以設(shè)置根據(jù)漢語拼音的字母排序，也可以設(shè)置為根據(jù)漢字的筆畫排序。8.2 數(shù)據(jù)排序下一頁返回2.根據(jù)列中的內(nèi)容對(duì)行進(jìn)行排序步驟1：在需要排序的數(shù)據(jù)清單中單擊任意一個(gè)單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框，如圖8-4所示。步驟3：在“主要關(guān)鍵字”下拉列表中，選擇需要排序的列，在“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”中設(shè)置其他字段作為排序依據(jù)。排序時(shí)首先按照“主要關(guān)鍵字”進(jìn)行排序，如果設(shè)置了“次要關(guān)鍵字”和“第三關(guān)鍵字”則在“主要關(guān)鍵字”相同的記錄中再按“次要關(guān)鍵字”排序，“主要關(guān)鍵字”和“次要關(guān)鍵字”

8、都相同的記錄再按“第三關(guān)鍵字”排序。步驟4：設(shè)置排序的方式：遞增或遞減。步驟5：在當(dāng)前數(shù)據(jù)清單中可以選擇“有標(biāo)題行”單選按鈕，或者選擇“無標(biāo)題行”單選按鈕。步驟6：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。8.2 數(shù)據(jù)排序上一頁下一頁返回3.自定義序列排序步驟1：在所要排序的數(shù)據(jù)清單中，單擊任意單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“排序”命令，彈出“排序”對(duì)話框。步驟3：?jiǎn)螕簟斑x項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)對(duì)話框”。步驟4：在“方向”選項(xiàng)區(qū)域中，選擇“按列排序”或“按行排序”單選按鈕，如圖8-5所示。步驟5：在“方法”選項(xiàng)區(qū)域中，選擇“字母排序”或“筆畫排序”單選按鈕，以確定文本的排序依據(jù)。步驟6：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，返

9、回“排序”對(duì)話框。步驟7：排序選項(xiàng)確定后，單擊“確定”按鈕，完成操作。8.2 數(shù)據(jù)排序上一頁下一頁返回4.排序數(shù)據(jù)的恢復(fù)數(shù)據(jù)清單內(nèi)的數(shù)據(jù)經(jīng)過多次排序后，用戶如果要將其恢復(fù)成原來的排列次序，可以在數(shù)據(jù)清單未排序前添加一個(gè)空白列，并錄入數(shù)值編號(hào)，然后用該列排序，這樣就可以使排序的數(shù)據(jù)恢復(fù)成原來的排列次序，操作步驟如下。步驟1：在數(shù)據(jù)清單的最右側(cè)添加一個(gè)空白列。步驟2：在除標(biāo)題行外的第一個(gè)單元格錄入1。步驟3：使用數(shù)據(jù)填充序列命令，將數(shù)據(jù)填充到數(shù)據(jù)清單的最后一個(gè)記錄。步驟4：對(duì)新添加的列進(jìn)行排序，使數(shù)據(jù)清單恢復(fù)原來的排列次序，如圖8-6所示。 8.2 數(shù)據(jù)排序上一頁返回篩選功能可以使Excel 20

10、03只顯示出符合用戶設(shè)定的篩選條件的某一值或符合一組條件的行，而隱藏其他行。在Excel 2003中提供了“自動(dòng)篩選”和“高級(jí)篩選”兩個(gè)命令來篩選數(shù)據(jù)。一般情況下，用戶利用“自動(dòng)篩選”命令就能夠完成大部分的篩選需要。不過，當(dāng)用戶需要利用復(fù)雜的條件來篩選數(shù)據(jù)清單時(shí)，就必須使用“高級(jí)篩選”命令才可以完成。對(duì)于數(shù)據(jù)清單，可以在條件區(qū)域中使用兩類條件：一是對(duì)于單一的列，可以使用多重的比較條件來指定多于兩個(gè)的比較條件，例如，顯示銷售量大于5 000、10 000或50 000的銷售人員；二是當(dāng)條件是計(jì)算的結(jié)果或需要比較時(shí)，可以使用計(jì)算條件，例如，若只顯示總平均分大于單元格D3中的個(gè)人平均分的行，應(yīng)輸入“

11、平均分$D $3”（美元符號(hào)表示單元格引用為絕對(duì)單元格引用）。8.3.1自動(dòng)篩選1.自動(dòng)篩選如果要執(zhí)行自動(dòng)篩選操作，在數(shù)據(jù)清單中必須有列標(biāo)記，其操作步驟如下。8.3 數(shù)據(jù)篩選下一頁返回步驟1：在要篩選的數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“自動(dòng)篩選”命令。步驟3：在數(shù)據(jù)清單中每一個(gè)列標(biāo)記的旁邊插入下拉按鈕，如圖8-7所示。步驟4：?jiǎn)螕舭腼@示的數(shù)據(jù)列中的下拉按鈕，就可以看到一個(gè)下拉列表，如圖8-8所示。步驟5：選擇要顯示的選項(xiàng)，在工作表中就可以看到篩選后的結(jié)果，如圖8-9所示。2.自定義自動(dòng)篩選如果進(jìn)行更復(fù)雜的篩選，可以通過使用篩選字段下拉列表

12、中的“自定義”選項(xiàng)來實(shí)現(xiàn)條件篩選所需要的數(shù)據(jù)。篩選符合一個(gè)條件的記錄，可以按照以下步驟執(zhí)行。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁下一頁返回步驟1：選定要篩選的數(shù)據(jù)清單中任意單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“自動(dòng)篩選”命令。步驟3：在數(shù)據(jù)清單中每一個(gè)列標(biāo)記的旁邊插入下拉按鈕。單擊想顯示的數(shù)據(jù)列中的下拉按鈕，可以看到一個(gè)下拉列表。步驟4：選擇“自定義”選項(xiàng)，出現(xiàn)一個(gè)“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框，如圖8-10所示。步驟5：?jiǎn)螕舻谝粋€(gè)文本框旁邊的下拉按鈕，然后選定要使用的比較運(yùn)算符。單擊第二個(gè)文本框旁邊的下拉按鈕，然后選定要使用的數(shù)值。在本例中設(shè)定的條件為：所有“銷售數(shù)量20”的記

13、錄。單擊“確定”按鈕，就可以看到如圖8-11所示的篩選結(jié)果。8.3.2高級(jí)篩選使用“自動(dòng)篩選”命令查找合乎要求的記錄，既方便又快速，但該命令的查找條件不能太復(fù)雜；如果要執(zhí)行較復(fù)雜的查找，就必須使用“高級(jí)篩選”命令。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁下一頁返回1.建立高級(jí)篩選條件區(qū)使用“高級(jí)篩選”命令前，必須為其指定一個(gè)條件區(qū)域，以便顯示出符合條件的行?？梢远x幾個(gè)條件（稱為多重條件）來選擇符合所有條件的行，或顯示符合一組或另一組條件的行。對(duì)于設(shè)定條件區(qū)域的基本步驟，無論是輸入比較條件還是使用計(jì)算條件都是相同的。可以使用以下的步驟來建立條件區(qū)域。步驟1：在數(shù)據(jù)清單的前方插入幾個(gè)空行。步驟2：在首行選定單元格

14、中輸入字段名稱，例如“銷售數(shù)量”。步驟3：在其下方的單元格中輸入條件，例“=10”，如圖8-12所示。步驟4：在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格，單擊“數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“高級(jí)篩選”命令，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框，如圖8-13所示。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁下一頁返回步驟5：在“方式”選項(xiàng)區(qū)域中選擇“在原有區(qū)域顯示篩選結(jié)果”單選按鈕。在“列表區(qū)域”文本框中，指定數(shù)據(jù)區(qū)域。在“條件區(qū)域”文本框中，指定條件區(qū)域，包括條件標(biāo)記，結(jié)果如圖8-14所示。若要從結(jié)果中排除相同的行，可以選擇“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框。步驟6：最后單擊“確定”按鈕，會(huì)看到如圖8-15所示的顯示結(jié)果。注意：當(dāng)利用比

15、較條件時(shí)，條件標(biāo)記必須和數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)記相同。在列標(biāo)記下面的行中，輸入需要的條件，利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”子菜單中的“高級(jí)篩選”命令來顯示符合指定條件的行。1）顯示符合所有條件的行如果要對(duì)不同的列指定多重條件，在條件區(qū)域的同一行中輸入所有的條件。如果要對(duì)相同的列指定一個(gè)以上的條件，或某一值域，可以通過多次輸入列標(biāo)記來實(shí)現(xiàn)，如圖8-16所示。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁下一頁返回2）顯示符合一個(gè)或另一個(gè)條件的行如果要對(duì)相同的列指定不同的條件，則把條件輸入在不同的行上，如圖8-17所示的設(shè)定。根據(jù)所設(shè)定的條件，它將顯示每一個(gè)特定的行，即滿足“銷售數(shù)量10”或者“銷售數(shù)量18”的所有記錄。該操作也就是

16、滿足邏輯“或”，即符合指定條件中的任一個(gè)即可，結(jié)果如圖8-18所示。2.復(fù)制符合復(fù)雜條件的篩選數(shù)據(jù)將符合復(fù)雜條件的篩選數(shù)據(jù)復(fù)制到一個(gè)新的位置是一個(gè)十分重要的功能。利用該功能，用戶可以整理出各種類型的報(bào)告。例如，可以從數(shù)據(jù)庫中整理出一份銷售大于30套的地區(qū)，其操作步驟如下。步驟1：建立條件區(qū)域。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“篩選”命令，在子菜單中選擇“高級(jí)篩選”命令，彈出“高級(jí)篩選”對(duì)話框。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁下一頁返回步驟3：在“方式”選項(xiàng)區(qū)域中選擇“將篩選結(jié)果復(fù)制到其他位置”單選按鈕。在“列表區(qū)域”文本框中，指定數(shù)據(jù)區(qū)域。在“條件區(qū)域”文本框中，指定條件區(qū)域，包括條件標(biāo)記。在“復(fù)制到”文

17、本框中，指定要將篩選過的行復(fù)制到的位置。若要從結(jié)果中排除相同的行，可以選擇“選擇不重復(fù)的記錄”復(fù)選框；設(shè)置好的對(duì)話框如圖8-19所示。步驟4：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，會(huì)看到如圖8-20所示的結(jié)果。注意：利用這種方法，只可以將篩選過的數(shù)據(jù)復(fù)制到當(dāng)前的工作表中，如果要將篩選過的數(shù)據(jù)粘貼到不同的工作表中，必須先切換到新的工作表，然后在那里執(zhí)行“高級(jí)篩選”操作。8.3 數(shù)據(jù)篩選上一頁返回對(duì)于一個(gè)工作表，如果能夠在適當(dāng)?shù)奈恢眉由辖y(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，將使工作表內(nèi)容更加清晰易懂，Excel 2003提供的分類匯總功能將幫助用戶解決這個(gè)問題。使用“分類匯總”命令，不需要?jiǎng)?chuàng)建公式，Excel 2003將自動(dòng)創(chuàng)建公式，并對(duì)某個(gè)字

18、段提供“求和”或“平均值”之類的匯總函數(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)分類匯總值的計(jì)算，而且能將計(jì)算結(jié)果分級(jí)顯示出來。1.在數(shù)據(jù)清單中建立分類匯總例如統(tǒng)計(jì)超市貨架商品清單中每種產(chǎn)品在近期的銷售量及金額的總和，如表8-1所示。步驟1：選定要進(jìn)行分類匯總的列。步驟2：使用“商品名稱”列對(duì)數(shù)據(jù)清單排序（需要對(duì)哪個(gè)字段分類匯總，就對(duì)其進(jìn)行排序）。步驟3：在要分類匯總的數(shù)據(jù)清單中，單擊任意單元格。步驟4：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“分類匯總”命令，彈出“分類匯總”對(duì)話框，如圖8-21所示。8.4 數(shù)據(jù)分類匯總下一頁返回步驟5：在“分類字段”下拉列表中，選擇需要用來分類匯總的數(shù)據(jù)列，選擇的數(shù)據(jù)列應(yīng)與步驟2中進(jìn)行排序的列相同，即“商

19、品名稱”列。步驟6：在“匯總方式”下拉列表中，選擇所需的用于計(jì)算分類匯總的函數(shù)。本例中選擇“求和”函數(shù)。步驟7：在“選定匯總項(xiàng)”（可有多個(gè)）列表中，選擇需要對(duì)其進(jìn)行匯總計(jì)算的數(shù)值列對(duì)應(yīng)的復(fù)選框。這里選擇“銷售數(shù)量”和“金額”。步驟8：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕。工作表及說明顯示如圖8-22所示。2.清除數(shù)據(jù)清單中的分類匯總步驟1：選定含有分類匯總的數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。步驟2：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“分類匯總”命令。步驟3：在彈出的“分類匯總”對(duì)話框中，單擊“全部刪除”按鈕。8.4 數(shù)據(jù)分類匯總上一頁下一頁返回3.顯示和隱藏細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)（1）分級(jí)顯示可以顯示數(shù)據(jù)清單中細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)，其中每個(gè)內(nèi)部級(jí)別為前面的外部

20、級(jí)別提供細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)。在上面的示例中，包含所有行的總計(jì)的行屬于級(jí)別1，包含各種商品總計(jì)的行屬于級(jí)別2，各個(gè)區(qū)域的細(xì)節(jié)行則屬于級(jí)別3。（2）如果僅顯示某個(gè)特殊級(jí)別中的行，可以在分級(jí)顯示按鈕中單擊想要查看的級(jí)別對(duì)應(yīng)的各個(gè)數(shù)字按鈕。（3）單擊分級(jí)顯示區(qū)中的-按鈕將隱藏該類的細(xì)節(jié)行，并使該按鈕變?yōu)?形式，單擊+按鈕將分級(jí)顯示細(xì)節(jié)行。8.4 數(shù)據(jù)分類匯總上一頁返回合并計(jì)算是指匯總一個(gè)或多個(gè)數(shù)據(jù)源區(qū)中的數(shù)據(jù)。Excel 2003提供了兩種合并計(jì)算數(shù)據(jù)的方法。一是通過位置，即當(dāng)源區(qū)域有相同位置的數(shù)據(jù)匯總；二是通過分類，當(dāng)源區(qū)域沒有相同的布局時(shí)，則采用分類方式進(jìn)行匯總。用戶想合并計(jì)算數(shù)據(jù)，首先必須為匯總信息定義一

21、個(gè)目的區(qū)，用來顯示摘錄的信息。該目的區(qū)可位于與源數(shù)據(jù)相同的工作表上，或在另一個(gè)工作表上或同一工作簿內(nèi)。其次，需要選擇要合并計(jì)算的數(shù)據(jù)源。此數(shù)據(jù)源可以來自單個(gè)工作表、多個(gè)工作表或多個(gè)工作簿中。在Excel 2003中，可以最多指定255個(gè)源區(qū)域來進(jìn)行合并計(jì)算。在合并計(jì)算時(shí)，不需要打開包含源區(qū)域的工作簿。1.通過位置來合并計(jì)算數(shù)據(jù)通過位置來合并計(jì)算數(shù)據(jù)是指在所有源區(qū)域中的數(shù)據(jù)被相同地排列，也就是想從每一個(gè)源區(qū)域中合并計(jì)算的數(shù)值必須在被選定源區(qū)域的相同的相對(duì)位置上。8.5 數(shù)據(jù)合并計(jì)算下一頁返回這種方式非常適用于處理日常相同表格的合并工作，例如，總公司將各分公司的報(bào)表合并形成一個(gè)整個(gè)公司的報(bào)表；再如

22、，稅務(wù)部門可以將不同地區(qū)的稅務(wù)報(bào)表合并形成一個(gè)市的總稅務(wù)報(bào)表等。下面以圖書銷售情況表為例進(jìn)行合并計(jì)算，具體操作步驟如下。步驟1：先建立圖書銷售情況工作簿，如圖8-23所示。步驟2：為合并計(jì)算的數(shù)據(jù)選定目的區(qū)，如圖8-24所示。步驟3：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“合并計(jì)算”命令；彈出“合并計(jì)算”對(duì)話框，如圖8-25所示。步驟4：在“函數(shù)”下拉列表中，選擇所希望用來合并計(jì)算數(shù)據(jù)的匯總函數(shù)，求和（SUM）函數(shù)是默認(rèn)的函數(shù)。步驟5：將光標(biāo)定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”選項(xiàng)卡上選擇“新華一店”選項(xiàng)，在工作表中選定源區(qū)域。該區(qū)域的單元格引用將出現(xiàn)在“引用位置”文本框中，如圖8-26所示。8.5 數(shù)

23、據(jù)合并計(jì)算上一頁下一頁返回步驟6：?jiǎn)螕簟疤砑印卑粹o，對(duì)要進(jìn)行合并計(jì)算的所有源區(qū)域重復(fù)上述步驟；可以看到合并計(jì)算對(duì)話框如圖8-27所示。步驟7：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，就可以看到合并計(jì)算的結(jié)果，如圖8-28所示。2.通過分類來合并計(jì)算數(shù)據(jù)通過分類來合并計(jì)算數(shù)據(jù)是指當(dāng)多重源區(qū)域包含相似的數(shù)據(jù)卻以不同方式排列時(shí)，此命令可使用標(biāo)記、依不同分類進(jìn)行數(shù)據(jù)的合并計(jì)算，也就是當(dāng)選定的表格具有不同的內(nèi)容時(shí)，用戶可以根據(jù)這些表格的分類來分別進(jìn)行合并工作。舉例來說，假設(shè)新華總店共有兩個(gè)分店，它們分別銷售不同的書籍，如圖8-29所示，新華總店要得到完整的銷售報(bào)表時(shí)，就必須使用分類來合并計(jì)算數(shù)據(jù)。下面就以匯總這兩個(gè)分店的銷售

24、報(bào)表來合并計(jì)算。在本例中將對(duì)工作簿新華一店、新華二店進(jìn)行合并操作，其結(jié)果保存在工作簿新華總店中，操作步驟如下。8.5 數(shù)據(jù)合并計(jì)算上一頁下一頁返回步驟1：為合并計(jì)算的數(shù)據(jù)選定目的區(qū)，單擊“數(shù)據(jù)”按鈕，選擇“合并計(jì)算”命令，彈出“合并計(jì)算”對(duì)話框。在“函數(shù)”下拉列表中，選擇用來合并計(jì)算數(shù)據(jù)的匯總函數(shù)，求和（SUM）函數(shù)是默認(rèn)的函數(shù)。步驟2：將光標(biāo)定位在“引用位置”文本框，然后在“工作表”選項(xiàng)卡上選擇“新華一店”選項(xiàng)，在工作表中選定源區(qū)域。該區(qū)域的單元格引用將出現(xiàn)在“引用位置”文本框中；對(duì)要進(jìn)行合并計(jì)算的“新華二店”的源區(qū)域重復(fù)上述步驟。如果源區(qū)域頂行有分類標(biāo)記，則選擇在“標(biāo)題位置”選項(xiàng)區(qū)域的“首

25、行”復(fù)選框。如果源區(qū)域左列有分類標(biāo)記，則選擇“標(biāo)題位置”選項(xiàng)區(qū)域的“最左列”復(fù)選框。在一次合并計(jì)算中，可以選擇兩個(gè)復(fù)選框。在本例中選擇“最左列”復(fù)選框，如圖8-30所示。步驟3：?jiǎn)螕簟按_定”按鈕，就可以看到合并計(jì)算的結(jié)果，如圖8-31所示。8.5 數(shù)據(jù)合并計(jì)算上一頁下一頁返回3.合并計(jì)算的自動(dòng)更新此外，還可以利用鏈接功能來實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)清單的自動(dòng)更新，即如果實(shí)現(xiàn)當(dāng)源數(shù)據(jù)改變時(shí)，Excel 2003會(huì)自動(dòng)更新合并計(jì)算。要實(shí)現(xiàn)該功能的操作是，在“合并計(jì)算”對(duì)話框中選擇“鏈接到源”復(fù)選框，這樣，當(dāng)每次更新源數(shù)據(jù)時(shí)，用戶就不必每次都執(zhí)行一次“合并計(jì)算”命令。還應(yīng)注意的是：當(dāng)源和目標(biāo)區(qū)域在同一張工作表時(shí)，是不

26、能夠建立鏈接的。 8.5 數(shù)據(jù)合并計(jì)算上一頁返回?cái)?shù)據(jù)透視表也是一種表格，是一種對(duì)大量數(shù)據(jù)快速匯總和建立交叉列表的動(dòng)態(tài)工作表，它具有轉(zhuǎn)換行和列來查看源數(shù)據(jù)的不同匯總結(jié)果、顯示不同頁面以篩選數(shù)據(jù)、根據(jù)需要顯示區(qū)域中的細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)、設(shè)置報(bào)告格式等功能。1.數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)透視表的結(jié)構(gòu)如圖8-32所示。（1）行字段：行字段是指來自源數(shù)據(jù)且在數(shù)據(jù)透視表中被指定為行方向的字段。在本例中，“商品名稱”是行字段。（2）列字段：列字段是指數(shù)據(jù)透視表中被指定為列方向的字段。在本例中，“銷售時(shí)間”就是列字段，它包含多項(xiàng)，如“8：40”“8：55”等。（3）項(xiàng)：項(xiàng)是指數(shù)據(jù)透視表字段的子分類或成員。在本例中，“小麗花”

27、和“雪鹿啤酒”等就是“商品名稱”字段中的項(xiàng)。8.6 數(shù)據(jù)透視表下一頁返回（4）頁字段：頁字段是指被分配到頁或篩選方向上的字段。在本例中，“地區(qū)”就是頁字段，它可用來按地區(qū)篩選報(bào)表。通過使用“地區(qū)”字段，用戶可以只顯示“東勝”地區(qū)、“呼市”地區(qū)或其他地區(qū)的匯總數(shù)據(jù)。如果單擊了頁字段中的其他項(xiàng)，整個(gè)數(shù)據(jù)透視表都會(huì)發(fā)生變化，以便只顯示與該項(xiàng)相關(guān)聯(lián)的匯總數(shù)據(jù)。（5）頁字段項(xiàng)：頁字段列表中每一項(xiàng)即為頁字段項(xiàng)。在本例中，“東勝”是頁字段中的當(dāng)前選定項(xiàng)，數(shù)據(jù)透視表將只顯示“東勝”地區(qū)的匯總數(shù)據(jù)。（6）數(shù)據(jù)字段：數(shù)據(jù)字段是指匯總數(shù)據(jù)清單中所指定的數(shù)值型字段。在本例中，“求和項(xiàng)：銷售數(shù)量”和“求和項(xiàng)：金額”均為

28、數(shù)據(jù)字段，它將匯總源數(shù)據(jù)中“銷售數(shù)量”字段和“金額”字段。（7）數(shù)據(jù)區(qū)：數(shù)據(jù)區(qū)是數(shù)據(jù)透視表中包含匯總數(shù)據(jù)的部分。數(shù)據(jù)區(qū)中的單元格顯示了行和列字段中各項(xiàng)的匯總數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)區(qū)的每個(gè)值都代表了源記錄或行中的一項(xiàng)數(shù)據(jù)的匯總。在本例中，單元格I5中的值是東勝地區(qū)暢力源毛巾當(dāng)日的銷售量的總計(jì)。8.6 數(shù)據(jù)透視表上一頁下一頁返回（8）字段下拉按鈕：字段下拉按鈕是指每個(gè)字段右邊的按鈕 ，單擊此按鈕可選擇要顯示的項(xiàng)。2.創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表例如：對(duì)如下數(shù)據(jù)清單按商品名稱和地區(qū)創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表，見表8-2。步驟1：打開要?jiǎng)?chuàng)建數(shù)據(jù)透視表的工作簿。步驟2：選定數(shù)據(jù)清單中的任意單元格。步驟3：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”按鈕，選擇“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖”命令，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А睂?duì)話框，如圖8-33所示。步驟4：在“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)А钡牟襟E1中，選擇“請(qǐng)指定分析數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源類型”選項(xiàng)區(qū)域下的“Microsoft Office Excel數(shù)據(jù)列表或數(shù)據(jù)庫”單選按鈕，再選擇“所需創(chuàng)建的報(bào)表類型”選項(xiàng)區(qū)域下的“數(shù)據(jù)透視表”單選按鈕。8.6 數(shù)據(jù)透視表上一頁下一頁返回步驟5：?jiǎn)螕簟跋乱徊健卑粹o，彈出“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?步驟之2”對(duì)話框。單擊“選定區(qū)域”右邊的工作表按鈕可