資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)檔案管理制度

1、資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)檔案管理制度為加強*公司的資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)檔案管理，根據(jù)中華人民共和 國資產(chǎn)評估法、資產(chǎn)評估準(zhǔn)那么等要求，制定本制度。第一章工作底稿歸檔制度一、業(yè)務(wù)小組外勤工作完成后，工程負(fù)責(zé)人應(yīng)指定專人（一般為 該工程的報告編制人）對已出具報告的內(nèi)、外勤工作底稿進(jìn)行整理。二、工作底稿應(yīng)按公司業(yè)務(wù)規(guī)程中有關(guān)規(guī)定整理后，移交行政管 理部檔案管理員處存檔。三、各項業(yè)務(wù)工作底稿可分為管理類工作底稿、操作類工作底稿,兩類工作底稿分門別類，按以下順序整理；（一）、管理類工作底稿1、評估業(yè)務(wù)約定書（評估合同書、委托書）由業(yè)務(wù)部門復(fù)印后將 原件送交財務(wù)室，復(fù)印件送交工程組；2、評估基本工作：評估業(yè)務(wù)基本領(lǐng)項調(diào)查表評

2、估工程風(fēng)險評價表評估工程工作計劃表評估過程中重大問題處理記錄評估報告出版信息表（二）、操作類工作底稿1、盡職調(diào)查記錄（主要包括：盡職調(diào)查記錄、市場調(diào)研記錄及收 集的資料、現(xiàn)場調(diào)查照片、會計政策調(diào)查表、盤點表）2、權(quán)屬類文件（資產(chǎn)權(quán)屬類文件）3、評估計算工作過程文件3.1評估對象計算過程及詢價記錄3. 2資產(chǎn)評估說明4、評估提供的其他相關(guān)資料（主要包括：委托方承諾函、企業(yè)關(guān) 于進(jìn)行資產(chǎn)評估有關(guān)事項的說明、各項聲明、被評估單位財務(wù)報表、 被評估單位合同協(xié)議、被評估單位公司簡介章程等相關(guān)文件、重要作 價依據(jù)、各類票據(jù)、以及對重要事項、特殊事項的書面說明等）。以上工作底稿應(yīng)按順序排列整齊，并編寫目錄表

3、，將目錄表及閱 辦報告單放在整理好的工作底稿前并裝訂成冊。業(yè)務(wù)檔案整理完畢 后，必須由檔案管理員與工程人員辦理檔案歸檔交接手續(xù)。提交正式報告后一個月內(nèi)必須歸檔工作底稿，并經(jīng)檔案管理員簽 字確認(rèn)，否那么不能參與工程分配。第二章業(yè)務(wù)檔案（工作底稿）管理制度一、檔案管理人員應(yīng)設(shè)置檔案登記簿按年編制檔案總目錄， 清晰記載各類檔案的委托單位、存檔日期、報告編號、報告種類、檔 案號、保存年限以及借閱等情況。二、檔案管理員應(yīng)對每次歸還的檔案進(jìn)行核對，并簽字確認(rèn)，以 確保檔案的完整性。三、檔案管理人員應(yīng)對其保管期間檔案發(fā)生的喪失或損壞負(fù)責(zé)， 如遇發(fā)生上述情況,應(yīng)及時報告并據(jù)實填寫檔案喪失、損壞情況說明, 經(jīng)調(diào)

4、查核實后，分清責(zé)任，認(rèn)定為檔案管理員責(zé)任的，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕 重，由行政管理部提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后給予相應(yīng)處分和 處理。四、檔案管理人員要做好存檔檔案的防潮、防腐、防蛀、防火、防盜等安全保衛(wèi)工作。五、檔案管理人員要定期向行政管理部部門經(jīng)理和公司領(lǐng)導(dǎo)匯報 檔案保管及使用情況，并對超過檔案保存期限的到期檔案提出處理意 見，經(jīng)批準(zhǔn)后，配合有關(guān)人員，監(jiān)督銷毀過期檔案。六、檔案管理人員要努力學(xué)習(xí)，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平。第三章業(yè)務(wù)檔案使用制度一、業(yè)務(wù)檔案借閱人的職責(zé)（一）、業(yè)務(wù)檔案借閱人在業(yè)務(wù)檔案借閱期間，有義務(wù)對檔案的 其完整性和安全性負(fù)責(zé)。（二）、業(yè)務(wù)檔案在借閱期間，由于借閱人未對借閱檔案妥

5、善保 管（包括本人及其他人對檔案造成損害）而發(fā)生破損、喪失等情況， 借閱人應(yīng)負(fù)全部責(zé)任；行政管理部將根據(jù)實際情況，視情節(jié)輕重，對 直接責(zé)任人提出處理意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后給予相應(yīng)的處分。（三）、業(yè)務(wù)檔案在借閱期間，由于借閱人未對借閱檔案妥善保 管（包括本人及其他人對檔案造成損害）而發(fā)生破損、喪失等情況時, 借閱人應(yīng)及時向行政管理部報告，隱瞞不報的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將加重處分。（四）、業(yè)務(wù)檔案在借閱期間，由于借閱人未對借閱檔案妥善保 管（包括本人及其他人對檔案造成損害）而發(fā)生破損的，借閱人有義 務(wù)對檔案進(jìn)行修復(fù)。（五）、借閱人應(yīng)嚴(yán)格恪守為客戶保密的原那么，不得將借閱檔案 中有關(guān)客戶的重要商業(yè)秘密向他人泄

6、露，如果發(fā)生借閱人泄露客戶商 業(yè)秘密，給客戶造成損失的，泄密人應(yīng)承當(dāng)一切后果，并接受相應(yīng)經(jīng) 濟處分，甚至刑事訴訟。二、業(yè)務(wù)檔案的借閱（一）、業(yè)務(wù)檔案的借閱期限原那么上為不超過15天。（二）、各類業(yè)務(wù)檔案的保管期限按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（三）、工程經(jīng)理以上級別人員可借閱業(yè)務(wù)約定書檔案。其他人員如有特殊情況需借閱須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）、員工借閱各項業(yè)務(wù)檔案時應(yīng)填寫檔案借閱登記表，由檔 案管理員查找后交檔案借閱人。借閱人不得私自進(jìn)入檔案室自行查 找。（五）、借閱人應(yīng)在檔案借閱期限內(nèi)使用，借閱期滿后將檔案歸 還檔案管理員，并辦理檔案歸還手續(xù)。（六）、借閱人如在兩周內(nèi)不能歸還檔案，應(yīng)向檔案管理員說明 原因，

7、經(jīng)同意后方可繼續(xù)使用。（七）、公司所存檔案僅供公司內(nèi)部使用，不得外借。如有特殊 情況，借閱人需填寫檔案借閱登記表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可外借。 外借后，經(jīng)手人應(yīng)及時催還并保證檔案的完整。第四章電子文檔及其他介質(zhì)形成的業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)形成的電子文檔及其他介質(zhì)形成的業(yè)務(wù)檔案按以 下要求進(jìn)行歸檔：資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)形成的電子文檔文件夾命名為報告編號+報告名 稱，文件夾內(nèi)分別建評估報告文件夾和歸檔資料文件夾，評估報告 WORD及EXCEL電子檔放入評估報告文件夾內(nèi)；歸檔資料文件夾內(nèi)分別 建立管理類工作底稿和操作類工作底稿文件夾，并放入電子版歸檔材 料一覽表（電子版目錄），將業(yè)務(wù)檔案中形成的電子文檔

8、，按管理類 和操作類分別放入對應(yīng)的文件夾中。電子版工作底稿按規(guī)定整理后，同該工程的紙質(zhì)版文檔一同移交 行政管理部檔案管理員處存檔，檔案管理員按年份建立文件夾，每年 的電子版按歸檔人員名字分別建立文件夾，分別存檔。定期將電子版 資料拷貝給財務(wù)室相關(guān)管理人員，由財務(wù)管理人員將電子文檔存入光 盤,并存入專門的檔案資料柜中。紙質(zhì)業(yè)務(wù)檔案由檔案管理人員檢查無誤后，放入檔案室，按照年 份和報告編號依次存放。第五章資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)檔案保存時間管理規(guī)定一、資產(chǎn)評估業(yè)務(wù)檔案的保存期限不少于十五年，屬于法定評估 業(yè)務(wù)的，保存期限不少于三十年。二、檔案的保管期限到期后，檔案管理部門應(yīng)填寫檔案到期銷 毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。第六章檔案管理罰那么一、檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行本制度，并定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)管